《鄭州市失業(yè)保險業(yè)務檔案管理.doc》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《鄭州市失業(yè)保險業(yè)務檔案管理.doc（13頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。

1、附件1鄭州市失業(yè)保險業(yè)務檔案管理實施辦法（試行）第一章 總 則第一條 為規(guī)范失業(yè)保險業(yè)務檔案管理，維護失業(yè)保險業(yè)務檔案真實、完整和安全及有效開發(fā)利用，發(fā)揮失業(yè)保險業(yè)務檔案在服務民生、保障權益方面的重要基礎作用，促進業(yè)務檔案管理工作規(guī)范化、標準化、科學化，依據中華人民共和國檔案法、社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）等有關法律、法規(guī)及規(guī)章，制定本辦法。第二條 本辦法所稱失業(yè)保險業(yè)務檔案是指失業(yè)保險經辦機構在辦理失業(yè)保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受失業(yè)保險待遇的重要依據，是實現為

2、參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映失業(yè)保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。任何部門、個人不得據為己有或隨意處置。第三條 業(yè)務檔案管理工作納入年度工作計劃，工作情況納入分管領導、失業(yè)保險經辦機構負責人、專、兼職檔案人員考核和各失業(yè)保險經辦機構工作考核的內容。第四條 業(yè)務檔案管理就是用科學的原理和方法管理檔案，并積極為本單位各項業(yè)務工作服務。各部門必須切實加強檔案工作領導，按本辦法的要求，實行科學管理，并積極提供業(yè)務檔案資料，發(fā)揮檔案的作用，為實現失業(yè)保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展提供重要的保障和支撐。第五條 失業(yè)保險經辦機構在辦理各項業(yè)務過程中形成的專業(yè)性文字

3、材料、電子文檔、圖表、聲像等文件材料立卷整理，均在檔案室統(tǒng)一指導下進行，歸檔后交由檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散保存或個人保存，以維護檔案的完整與安全。第二章 檔案工作機構和任務第六條 失業(yè)保險業(yè)務檔案工作是失業(yè)保險經辦機構工作的重要組成部分，由檔案室負責失業(yè)保險業(yè)務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。第七條 各失業(yè)保險經辦機構專設檔案室，配備兼、專職檔案員，負責對全部業(yè)務檔案進行統(tǒng)一集中管理，健全失業(yè)保險經辦機構業(yè)務檔案管理網絡。各有關業(yè)務科室，應定期或不定期向檔案室移交歸檔文件、業(yè)務材料，并以此作為考核各部門管理工作的重要內容。第八條 檔案室的任務和職責（一）貫徹執(zhí)

4、行業(yè)務檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，集中統(tǒng)一管理失業(yè)保險經辦機構各類業(yè)務檔案，維護業(yè)務檔案的完整與安全，有效地開展業(yè)務檔案的利用工作。（二）制定檔案的保管、立卷、歸檔、鑒定銷毀、安全、保密、利用等各項管理制度，逐步實現業(yè)務檔案管理的規(guī)范化、標準化和現代化。（三）對失業(yè)保險經辦機構文件、業(yè)務材料的形成、分類整理、立卷歸檔工作進行統(tǒng)一監(jiān)督指導。（四）編制檢索工具，編輯各類檔案材料，積極開發(fā)檔案信息資源，搞好業(yè)務檔案利用工作。第九條 檔案員職責（一）認真學習和鉆研檔案管理有關法律、法規(guī)、規(guī)章和業(yè)務技術，熟悉失業(yè)保險經辦機構文件、業(yè)務材料的形成過程和內部規(guī)程，搞好本職工作。（二）定期收集各有關業(yè)務科

5、室在辦理業(yè)務過程中形成的文件、業(yè)務材料，定期指導和檢查各科室立卷歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。（三）編制系統(tǒng)、科學的檢索工具，做好檔案的借閱、利用登記和統(tǒng)計工作，不斷提高檔案的利用率，努力使檔案最大限度地發(fā)揮社會和經濟效益。（四）做好檔案的“防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防霉、防高低溫、防光、防污染”等工作，管理好檔案庫房，管好、用好檔案的防護設備，保證檔案的安全與完整。（五）切實做好檔案的分類、整理、編制索引目錄工作，逐步實現檔案管理的規(guī)范化和標準化，形成比較完善的科學管理系統(tǒng)。（六）全面熟悉室藏檔案情況，積極開發(fā)檔案信息資源，提供檔案利用，做好咨詢工作，嚴格執(zhí)行保密利用

6、制度。第三章 文件、業(yè)務材料的立卷歸檔和整理第十三條 凡失業(yè)保險經辦機構各業(yè)務科室在從事各項管理和辦理業(yè)務過程中形成的具有保存價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等文件、業(yè)務材料均屬歸檔范圍。第十四條 歸檔要求（一）歸檔的文件、業(yè)務材料必須齊全、完整、準確，各業(yè)務科室必須嚴格按照失業(yè)保險業(yè)務材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表明確自身的歸檔范圍。（二）歸檔的文件、業(yè)務材料，應按照失業(yè)保險業(yè)務經辦的規(guī)律和特點自然形成，以方便歸檔整理和檢索利用為原則進行分類、整理。 （三）在一個卷內要按業(yè)務形成的時間，系統(tǒng)地排列。（四）不同年度的業(yè)務資料不得放在一起立卷（五）歸檔的業(yè)務材料嚴禁用鉛筆、圓珠筆、

7、紅藍墨水筆、復寫紙書寫。（六）案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久和定期兩類，定期保管期限分10年、30年、50年、100年。（七）失業(yè)保險業(yè)務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。（八）歸檔范圍遵照失業(yè)保險業(yè)務材料分類方案、歸檔范圍與保管期限表。（九）文件、業(yè)務材料立卷后應按照各門類檔案管理的相應要求編制目錄，并做到規(guī)范、標準。第十五條 整理要求（一）整理單位就是“卷”，將一組互有聯系的文件、業(yè)務材料裝訂在一起，能充分體現業(yè)務材料的來龍去脈和辦理過程，便于利用者按專題查閱和檔案室族性檢索。（二）對已破損的業(yè)務資料應予以修整，字跡模糊或易褪變的文件、

8、業(yè)務材料應予以復制。（三）整理資料時，必須將其中的金屬物全部去掉，以防止日久生銹腐蝕資料。（四）對于裝訂成冊不便拆釘的書籍、刊物，由于其金屬已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。（五）業(yè)務材料紙張小于A4紙的，用A4紙粘貼裝訂，大于A4紙的報表等資料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折痕應盡量位于字跡間隙處，單張折疊。第十六條 裝訂要求（一）歸檔業(yè)務材料應以“卷”為單位逐卷進行裝訂。（二）裝訂時，主件在前，附件在后；（三）裝訂時，應將“卷”內的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側與上側對齊；在左側裝訂的，右側與下側（底邊）對齊。左上角裝訂，右上角打序碼，序碼字

9、跡為黑色。第十七條 頁號編寫方法（一）以“卷”為單位，逐頁編寫順序號，一份文件或一套完整的業(yè)務資料為一個流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號。自身無頁碼的要補編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個組成部分各自編有頁碼的，要重新編寫頁號，即要給這份文件或一套完整的業(yè)務資料以完整連貫的總頁碼。（二）編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，無字不編號，單面印刷的為一頁，編一個號；雙面印刷的為兩頁，編兩個號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個號，雙面有字的為兩頁，編兩個號。（三）不得重編、漏編頁號。第十八條 及時編制卷內目錄、案卷目錄、備考表等。

10、第十九條 裝訂方法線裝法。根據業(yè)務材料的厚薄，選擇粗細適中的棉線進行裝訂。文件、業(yè)務材料頁數較少時，采用“兩孔一線”（細線）左上角裝訂，背后打活結；文件、業(yè)務材料頁數較多時，采用“三孔一線”左側裝訂。第二十條 裝盒要求（一）歸檔材料應嚴格按照業(yè)務的分類和排列順序裝盒。（二）盒脊項目內容應和案卷封面上項目內容設置一致。（三）裝盒時，應將不同年度、不同保管期限、不同類別的歸檔材料分別裝入不同的盒內，不應放入同一檔案盒。跨年度事由形成的資料，在某一年度整理歸檔的，應一起放入歸檔的年度中。（四）裝盒時，應嚴格按照室編件號的順序依次裝盒。（五）裝盒時，應使每盒內的文件數量適宜。既要裝滿，又不能超過盒內容

11、量硬塞，避免損害文件和盒子。（六）文件、業(yè)務材料裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜。檔案盒一般采取側立排放。（七）檔案盒排列入柜后，應按其排列順序依次編制檔案盒號。第四章 文件、業(yè)務材料的移交和接收第二十一條 歸檔時間（一）凡屬于歸檔范圍內的業(yè)務材料，可分為每月由各業(yè)務科室按有關要求歸檔整理，次月10日前經本單位負責人審定后移交檔案室，也可于每年年底前經本單位負責人審定后統(tǒng)一移交檔案室。（二）會計帳薄、財務報告、其它憑證，由會計財務部門整理后保管一年，隔年3月底前移交檔案室。（三）電子版文檔要與紙質檔案同時移交檔案室。第二十二條 移交手續(xù)（一）交接雙方必須當面檢查驗收，不合格者

12、，接收人拒絕接收，并限期整改補交。（二）移交時，需填寫失業(yè)保險業(yè)務檔案移交清單一式兩份，并同時上報Excel電子卷內目錄和案卷目錄，交接無誤認可后雙方在移交清單上簽字，雙方各執(zhí)一份備查。第二十三條 檔案保管（一）對接收的文件、業(yè)務材料進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。（二）各種類別的檔案應排列科學、整齊、美觀，一般采用從上到下、從左到右的排列方法。（三）聲像、實物、電子等特殊載體檔案要專柜存放，并采用專門裝具。（四）檔案庫房應按照“十防”的要求配齊必要的技術裝備，溫濕度應符合保管檔案的要求，各類藥物每年更換一次。（五）對庫藏檔案每年進行一次清理核對工作，做到帳、物相符，

13、對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。第五章 檔案的統(tǒng)計和利用第二十四條 檔案室應隨時對各種檔案的收進、移出、保管、歸檔和銷毀等情況定期或不定期進行統(tǒng)計，按照檔案統(tǒng)計制度，及時填寫、上報有關統(tǒng)計報表。第二十五條 檔案的利用是檔案管理的一項重要內容，必須采用多種形式為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便。第二十六條 檔案室應根據實際需要編制和完善全引目錄、案卷目錄等各種檢索工具，以便查找。第二十七條 專職檔案人員要熟悉失業(yè)保險經辦機構所藏檔案內容和成分，主動了解失業(yè)保險各項業(yè)務工作，因工作需要利用檔案的，要積極主動提供利用，并做好利用效果的統(tǒng)計。第二十八條 專職檔案人員調離工作崗位時，必須履行檔

14、案交接手續(xù)，做好檔案的交接工作，對檔案進行核查、列表、登記，交接人及有關領導簽字并存檔備查。第六章 檔案的查閱、借閱第二十九條 失業(yè)保險經辦機構工作人員因工作需要，可持本科室負責人簽過字的查檔介紹信到檔案室查閱業(yè)務檔案材料。如查閱別的業(yè)務科室的業(yè)務檔案資料，必須經需查閱資料業(yè)務科室主管領導簽字后方可查閱。原則上不能離開檔案室，如因特殊原因需要借出的，需辦理借檔登記手續(xù)。第三十條 外單位人員查閱檔案須持單位介紹信或本人身份證等有效證件，并經分管檔案的主管領導批準后，方可查閱檔案資料，但不得借出。對于手續(xù)不全者，檔案工作人員有權回絕。第三十一條 會計檔案查閱、借閱（一）失業(yè)保險經辦機構各業(yè)務科室若

15、因公需要查閱會計檔案時，必須由財務科長簽字同意后，經主管領導審批，方可由檔案管理人員接待查閱。（二）會計檔案只能由財務部門憑借閱手續(xù)外借，其他部門和人員一律不予外借。（三）會計檔案一般不得帶出室外或復制，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經財務科長同意簽字，報主管領導審批后方可辦理。 第三十二條 業(yè)務檔案應當遵守保密原則，確需查閱、借閱的，要履行查閱、借閱手續(xù)，并填寫業(yè)務檔案查閱、借閱登記臺賬。任何人在使用檔案資料時都要保護好檔案，不得拆毀、折疊、涂改或作任何標記。第三十三條 借閱檔案的時限為10天，用完后應及時歸還，如期滿未用完時，應續(xù)辦借閱手續(xù)。第七章 業(yè)務檔案的鑒定、銷毀及永久保存檔

16、案的移交第三十四條 失業(yè)保險經辦機構相關負責人、業(yè)務人員和檔案管理人員，以及社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組，對已到期的失業(yè)保險業(yè)務檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。第三十五條 鑒定中如發(fā)現業(yè)務保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應當重新確定保管期限。第三十六條 對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報社會保障行政部門備案，經失業(yè)保險經辦機構相關負責人批準后銷毀，由兩人以上監(jiān)督銷毀檔案，并在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。第三十七條 需要永久保存的業(yè)務檔案，按照有關規(guī)定，向同級國家綜合檔案館移交。第八章 法律責任第三十八條 失業(yè)保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正

17、，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或個人造成損失的，依法承擔賠償責任：（一）不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；（三）玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；（四）違反規(guī)定提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；（五）違反社會保險業(yè)務檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為的。第九章 獎 懲第三十九條 失業(yè)保險經辦機構干部職工都有依法保護檔案的義務。第四十條 對收集、整理和利用檔案成績顯著的單位（科室）和個人應予以獎勵。對遺失、損毀、涂改、偽造檔案的，視情節(jié)輕重給予行政處分，造成損失的責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。第十章 附 則第四十一條 本辦法自頒布之日起施行。