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1、信息與檔案管理,文秘專業(yè)職業(yè)核心技能課程,主講教師 cy,檔案的編研,2,內(nèi),容,CONTENTS,認(rèn)識人事檔案和人事檔案工作,1,人事檔案的收集和鑒別,人事檔案的整理,2,3,人事檔案的轉(zhuǎn)遞和查閱,4,第一節(jié)認(rèn)識人事檔案和人事檔案工作,一、人事檔案,人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。,(一)定義,我國人事檔案的主體是干部和工人檔案,(二) 特點,1,現(xiàn)實性,反映現(xiàn)實、具有現(xiàn)實效力,2,真實性,其真實性是相對的,3,動態(tài)性,不斷產(chǎn)生、不斷轉(zhuǎn)遞,4,機(jī)密性,涉及國家機(jī)密和個人隱私,一

2、份檔案21年悲劇,湯國基曾是益陽師專建校以來第一個在諸多報刊上發(fā)表作品的學(xué)生，才華初顯又桀驁不馴的他曾多次向媒體和教育部門寫信，反映自己的學(xué)校師資水平不佳，并稱自己的班主任周某和中文系負(fù)責(zé)人“不學(xué)無術(shù)”。 他沒有想到的是， 1983年畢業(yè)后沒有任何單位接收他，有的單位本擬錄用，但總是到最后突然變卦。 直到2003年6月，一位匿名人將其畢業(yè)鑒定、處分決定復(fù)印件和精神病醫(yī)學(xué)鑒定書的手抄件投到他信箱，他才最終確認(rèn)是檔案里有問題。他曾得罪過的班主任給他加上了“有嚴(yán)重的神經(jīng)官能癥，不宜擔(dān)任教學(xué)工作”的評語。 來源：瞭望新聞周刊,相關(guān)鏈接：,1,是考察、了解員工的重要手段,2,是做好組織、人事工作的依據(jù),

3、3,是澄清個人問題的憑證,4,是編寫人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料,（三）作用,5,可為人才開發(fā)提供信息和數(shù)據(jù),換了4家單位后檔案“失蹤”,張小姐因新錄用單位要查閱她的人事檔案而急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。“我1998年大學(xué)畢業(yè)，之后換過4家單位。期間我從未去過問自己的人事檔案，也不知道人事檔案存放在哪兒。”張小姐表示，她最近跳槽到一家新單位，該單位要了解自己的履歷，因此要查閱她的人事檔案，可自己實在不知道檔案存放在哪里。去過人才中心，也去過就促中心，對方都表示“沒有”。,案例1,1,2,集中統(tǒng)一,分級負(fù)責(zé),人事檔案應(yīng)由各級組織、人事、勞動部門集中統(tǒng)一管理,工人檔案由勞動（人力資源管理）部門管理； 學(xué)生檔案由學(xué)校

4、的有關(guān)部門管理； 軍人檔案由各級政治（干部）部門管理； 干部檔案按干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理。,二、 人事檔案工作,(一)管理體制,人事檔案工作實行集中統(tǒng)一和分級 負(fù)責(zé)的管理體制。,（二）人事檔案工作機(jī)構(gòu),縣以上（含縣）的組織、人事部門，應(yīng)建立相應(yīng)干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)。 每管理1000人的檔案需配備一名專職干部。 流動人員人事檔案管理：縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。,第二節(jié) 人事檔案的收集和鑒別,1.歸檔范圍,一、人事檔案的收集,（一）歸檔,按照干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定（25條）,建立干部人事檔案材料收集歸檔機(jī)制：在材料形成之日起一個月內(nèi)歸檔并履行移交手續(xù)。

5、 人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度 歸檔材料一般應(yīng)當(dāng)為原件 成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時收集補(bǔ)充 干部人事檔案材料的載體使用16開型或A4型的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。 人事檔案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料 符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。,1.歸檔要求,1.組織、人事、勞動及其他人員管理部門 2.員工所在的黨、團(tuán)組織、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的有關(guān)部門 3.紀(jì)檢、行政監(jiān)察、保衛(wèi)和公安、司法、監(jiān)察部門 4.科技、業(yè)務(wù)部門和學(xué)校、培訓(xùn)部門 5.軍隊有關(guān)部門和民政部門,（二）人事檔案

6、的收集渠道,收集,有關(guān)人事檔案材料,收集,黨團(tuán)材料,處分材料,收集,收集,收集,學(xué)歷科研材料,參軍轉(zhuǎn)業(yè)材料,1.判斷材料是否屬于人事檔案 2.判斷是否本人的檔案材料 3.判斷材料是否處理完畢和手續(xù)齊全 4.判斷材料是否真實、準(zhǔn)確、完整 5.查對材料是否重復(fù),取之有據(jù)，舍之有理 以有關(guān)政策為依據(jù)； 實事求是； 要有嚴(yán)格的制度,二、人事檔案的鑒別,（一）鑒別原則,（二）鑒別的內(nèi)容和方法,王娜娜事件,王娜娜是周口沈丘縣人，2003年高考后，因未收到大學(xué)錄取通知書，以為落榜便外出打工，之后結(jié)婚生子。2015年，她發(fā)現(xiàn)自己當(dāng)年考上了周口職業(yè)技術(shù)學(xué)院，但被張瑩瑩頂替了。 2016年2月下旬，部分媒體王娜娜

7、被冒名頂替上學(xué)一事，引發(fā)社會關(guān)注。 事件處理結(jié)果：13名相關(guān)責(zé)任人受到嚴(yán)肅處理，3人涉嫌違法已移交司法機(jī)關(guān)。,案例,15,轉(zhuǎn)出,退回,留存,銷毀,（三）剔除材料的處理,材料是否齊全、完整、真實 手續(xù)是否完備、填寫是否規(guī)范 有無錯裝、混裝 整理是否合乎要求,信息準(zhǔn)確無誤 對缺少的主要材料要登記并補(bǔ)充 對審核出的問題要登記并解決,要求,內(nèi)容,（四）人事檔案材料的審核,第三節(jié) 人事檔案的整理,10類： 履歷，自傳，鑒定、考核、考察，學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)，政治歷史審查，入黨入團(tuán)，獎勵，處分，錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議代表的材料，其他,一、分類,(一)正本,(二)副本,7類,按

8、時間順序排列,二、排列,(一)履歷材料,(二)自傳材料,包括履歷表、登記表、簡歷表、更改姓名的報告及批件等,按時間順序排列,歷年的鑒定，出國、出境調(diào)動、畢業(yè)鑒定，考核表、干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料等,(三)鑒定、考核、考察材料,按時間順序排列,按時間順序排列,(四)學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù) 與評定崗位技能的材料,(五)政治歷史審查材料,學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)習(xí)成績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、評定崗位技能情況的材料,按批復(fù)-結(jié)論-本人對結(jié)論的意見-調(diào)查報告-證明材料順序排列,凡是對員工政治歷史、精力、出身、社會關(guān)系、黨紀(jì)、參加工作時間等問題進(jìn)行審查形成的材料,先團(tuán)后黨，然后按志愿書-申請書-轉(zhuǎn)

9、正申請-登記表排列,(六)入黨入團(tuán)材料,(七)獎勵材料,包括履歷表、登記表、簡歷表、更改姓名的報告及批件等,按時間順序排列,包括違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國法受到紀(jì)檢、監(jiān)察、或其他審查部門對其所犯錯誤進(jìn)行調(diào)查處理形成的材料,(八)處分材料,按批復(fù)-結(jié)論-本人意見-調(diào)查報告-證明順序排列,包括對在工作或?qū)W習(xí)中有突出成績的員工給予獎勵或表彰的材料,先團(tuán)后黨，然后按志愿書-申請書-轉(zhuǎn)正申請-登記表排列,(九)錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議代表的材料,包括辦理任免、選舉、調(diào)動、是剖線、晉級、錄用、聘用、招用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、離退休及退職材料、各種代表會登記表等,包括殘疾體檢表、確定殘

10、疾等級材料，工傷職業(yè)病證明材料，民事糾紛判決書、調(diào)解書，訃告、悼詞等,(十)其他,按時間順序排列,工資待遇按時間順序排列 ，調(diào)動任免與離退、出國出境、其他按時間順序排列,排好順序，用鉛筆在每份右上角統(tǒng)一編號。 如1-1，1-2；9-1-1，9-1-2。,三、編號,(一)編順序號,(二)編頁碼,用鉛筆在每張右下角編，封面不編，空表編。,類別號,類內(nèi)順序號,可從所管轄兩級副職開始填寫,四、抄寫職務(wù)變動表,(一)裁剪,標(biāo)準(zhǔn)：18.5cm26cm,五、技術(shù)加工,(二)折疊,注意：留足裝訂邊；折痕不被裁住和磨損,(三)托裱,適用于紙質(zhì)較薄、脆，小于16開、折皺損毀的材料,(四)加邊,適用于不需托裱又小于

11、標(biāo)準(zhǔn)的材料,(五)包邊,不能包住字,(六)其他,去金屬物、透明紙粘貼、縫紉等,六、打印人事檔案目錄,人事檔案目錄,(一)目錄與材料核對無誤,七、裝訂,(二)把全卷材料理齊,材料條件好的要做到四邊齊；材料條件差的要保證三邊齊、上邊基本齊。,(三)左側(cè)裝訂,每冊厚度一般不超過2.5厘米。,八、驗收,（一）檢驗卷內(nèi)的檔案材料是否都屬于該人的。 （二）材料分類是否準(zhǔn)確，每類材料的排列是否有序，方法是否得當(dāng)。 （三）檢驗?zāi)夸浀怯浥c實際材料是否相符，材料名稱、制成時間、份數(shù)、頁數(shù)的填寫是否準(zhǔn)確，留下的空格是否適當(dāng)，字跡是否工整、清楚。 （四）材料上的金屬物是否已全部拆除，裱糊、折疊是否合乎要求。 （五）檢

12、驗裝訂的檔案材料是否四邊整齊，有無壓字，傷字現(xiàn)象，卷內(nèi)材料的位置是否準(zhǔn)確，卷夾封面書寫是否規(guī)范整潔。,第三節(jié) 人事檔案的保管范圍、轉(zhuǎn)遞和查閱,一、人事檔案的保管范圍,(一)在職人員的,由主管該人的組織、人事部門保管,由各級黨委統(tǒng)戰(zhàn)部門保管,由學(xué)校的學(xué)生工作部門或人事部門保管,根據(jù)其主要職務(wù)而定,由所在企業(yè)的勞資部門保管,干部的,軍隊和地方互兼職務(wù)的干部的,民主黨派和無黨派愛國人士的,企業(yè)職工的,在校學(xué)生的,(二）離退休人員的,由該人的管理部門保管,由中組部或人事部保管,由所在企業(yè)的勞資部門保管,黨中央、國務(wù)院管理的干部,其他干部的,工人的,是中共黨員的,是民主黨派和無黨派國人士的,由中央統(tǒng)戰(zhàn)部

13、保管,軍隊干部,由總政治部保管,高級干部的,其他干部的,由各大單位或軍、師級單位保管,(三）死亡人員的,其檔案由原管理部門保管5年后，移交機(jī)關(guān)檔案部門保存，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)館,黨中央、國務(wù)院管理的干部,司局級干部、著名人物,其他干部,其檔案由原管理單位保管5年后，移交中央檔案館保存,其檔案由原管理單位保管5年后，移交本機(jī)關(guān)檔案部門保存，并定期移交同級檔案館,軍隊干部,交解放軍檔案館保存,建國前犧牲、病故的排職以上干部的,建國后死亡的正師職以上干部的,交總政治部檔案館保管,建國后死亡的副師職以下的,按隸屬關(guān)系分別交各大單位檔案館保管,死亡5年后交企業(yè)綜合檔案部門保管；特殊的按規(guī)定移交有關(guān)檔案館,企

14、業(yè)職工的,（四）辭退、開除工職、受刑事處分、出國不歸等人員的,由原單位保管；刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位或移交人才交流中心,辭職、退職、自動離職的,被開除公職的,其檔案交給人才交流中心管理,受刑事處分的,出國不歸、失蹤、逃亡的,未就業(yè)的由原單位保管；已就業(yè)的由有關(guān)人事、勞動部門或人才服務(wù)中心保管,由原單位代管或交人才交流中心管理,二、人事檔案的轉(zhuǎn)遞,1.及時檔隨人走 2.準(zhǔn)確必須以任免文件或調(diào)動通知為依據(jù)。 3.安全杜絕失密、泄密和丟失現(xiàn)象。 （二）轉(zhuǎn)遞工作的方式 1.零星轉(zhuǎn)遞 2.成批移交,（一）轉(zhuǎn)遞工作的要求,案例：人事檔案丟失影響社保 用人單位被判賠償五萬,人

15、事檔案是勞動者就業(yè)和享受社會保障待遇的身份證，一旦丟失會造成許多的困難和麻煩。河南省鄭州市居民王老先生近日(2014-12)為此和自己的單位河南某科貿(mào)公司打了一場勞動爭議官司，法院判決用人單位賠償王老先生各種損失5萬元。,34,1.轉(zhuǎn)出的程序和手續(xù),在轉(zhuǎn)出材料登記簿上詳細(xì)登記,在人事檔案底冊上注銷,填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單,將材料嚴(yán)密包封，加蓋密封章,以密件寄出或派專人送交,收到回執(zhí)，粘貼在存根上,（二）轉(zhuǎn)遞工作程序和手續(xù),2.接收單位的工作程序和手續(xù),檢查是否 屬于本單位,審核轉(zhuǎn)遞人事檔案 材料通知單,查對無誤 在回執(zhí)單上簽字、蓋章,寄還（送還）回執(zhí),登記入庫,文秘教研室 cy,37,轉(zhuǎn)遞人事

16、檔案材料通知單,（第二聯(lián)） 字第號,（三）“無頭檔案”形成的原因及處理辦法,1.“無頭檔案”產(chǎn)生的原因 未及時轉(zhuǎn)遞檔案 2.對“無頭檔案”的處理,指員工不知去向而積存在人事檔案部門的人事檔案材料,三、人事檔案的查閱,寬嚴(yán)適度，內(nèi)外有別，靈活掌握，便于利用。,（一）查閱的原則,利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員； 組織、人事、勞動部門查閱必須有手續(xù)完備的信件； 其他部門查閱應(yīng)有查檔介紹信或?qū)徟恚?不得查閱本人及其親屬的檔案；未經(jīng)允許不得查同級人員的檔案；下級不得查閱上級人員的檔案； 本單位組織、人事、勞動部門一般不得查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)人的檔案； 只準(zhǔn)查閱介紹信或?qū)徟碇刑岬降膬?nèi)容。,（二）查閱的要求,（三）查閱的程序和手續(xù),填寫查（借）閱干部 人事檔案審批表,審核審批表和證件,辦理借閱登記手續(xù),工作人員提取檔案,借閱者閱覽,歸還、清點,提出申請出具證明審批蓋章登記交予,（四）出具證明和復(fù)制的手續(xù),1.出具證明手續(xù),提出申請審批復(fù)制蓋章交予,2.復(fù)制手續(xù),1. 不得寫劃、涂改、拆散、抽出、增添、污損檔案內(nèi)容。 2.注意保密，不得與無關(guān)人員談話或泄露檔案內(nèi)容。 3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制檔案材料；查檔摘抄或復(fù)印的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)，且不得給無關(guān)人員傳看，用完后應(yīng)自行銷毀。非保密本不能記錄干部人事檔案內(nèi)容。 4.嚴(yán)禁在閱檔室內(nèi)吸煙。,（五）查檔注意事項,200910,謝謝,再見,