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1、第3章 Excel在會計賬簿中的應用本章學習目標本章主要講解會計賬簿的相關(guān)知識以及如何利用Excel設置和登記會計賬簿。通過本章的學習，掌握以下內(nèi)容：會計賬簿的概念、意義、種類和格式 明細賬的格式設置和登記方法 總賬的格式設置和登記方法3.1 會計賬簿概述3.1.1 會計賬簿的意義3.1.2 會計賬簿的種類3.1.1 會計賬簿的意義會計賬簿是全面記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務，把大量分散的數(shù)據(jù)或資料進行歸類整理，逐步加工成有用會計信息的簿籍，它是編制會計報表的重要依據(jù)。它是由具有一定格式、相互連結(jié)的賬頁所組成，賬頁一旦標上會計科目，它就成為用來記錄和反映該科目所規(guī)定核算內(nèi)容的賬戶。3.1.1 會計

2、賬簿的意義通過設置和登記會計賬簿：（1）能夠把大量的、分散的會計核算資料系統(tǒng)化，為加強經(jīng)濟核算提供資料。（2）可以為正確計算成本、經(jīng)營成果和收益分配等提供必要的會計核算資料。（3）利用會計賬簿所提供的核算資料，既可以為編制會計報表提供主要的依據(jù)，也可以為會計分析和會計檢查提供必要的依據(jù)。（4）既有利于會計核算資料的保存和利用，也有利于會計核算工作的分工。3.1.2 會計賬簿的種類1會計賬簿按用途的分類會計賬簿按其用途，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查（輔助）賬簿。2會計賬簿按外表形式的分類會計賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。3會計賬簿按格式的分類會計賬簿按其格式可

3、分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數(shù)量金額式賬簿。3.2 會計賬簿的登記3.2.1 明細賬的格式和登記3.2.2 總賬的格式和登記3.2.1 明細賬的格式和登記1明細賬的格式明細賬是按照明細分類賬戶開設的，連續(xù)、分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務，提供詳細核算資料的賬簿。它能夠具體、詳細地反映經(jīng)濟活動情況，對總分類賬起輔助和補充作用，同時也為會計報表的編制提供必要的明細資料。明細賬的格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式等，但最基本的格式是有“借方”、“貸方”、“余額”三欄的三欄式。3.2.1 明細賬的格式和登記數(shù)據(jù)庫2數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫是一種有組織、動態(tài)地存儲有密切聯(lián)系的數(shù)據(jù)的集合。一個數(shù)據(jù)庫就是一個數(shù)據(jù)清單，它將反映客

4、觀事物的大量信息進行記錄、分類、整理等定量化、規(guī)范化的處理，并以記錄為單位存儲于數(shù)據(jù)庫中。在Excel中，數(shù)據(jù)清單中的列對應于數(shù)據(jù)庫中的字段，數(shù)據(jù)清單中的列標題對應于數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，數(shù)據(jù)清單中的行對應于數(shù)據(jù)庫中的一個記錄。3.2.1 明細賬的格式和登記數(shù)據(jù)庫在設置數(shù)據(jù)清單和輸入數(shù)據(jù)時必須遵循一定規(guī)則，這些規(guī)則包括：（1）數(shù)據(jù)清單的字段名占一行，且必須是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每個字段的名稱必須惟一；（3）每一列必須有相同的數(shù)據(jù)類型和格式，且每一列必須相鄰；（4）每條記錄占一行，且必須連續(xù)，中間不能有空行；（5）每個單元格輸入的數(shù)據(jù)前面不能有空格；（6）如果工作表內(nèi)除數(shù)據(jù)清

5、單外還有其他數(shù)據(jù)，則數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)之間必須有至少一行或一列的空白單元格；（7）避免在一個工作表上建立多個數(shù)據(jù)清單。3.2.1 明細賬的格式和登記數(shù)據(jù)庫的生成3數(shù)據(jù)庫的生成利用數(shù)據(jù)庫生成明細賬的基本思路是：首先設置數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，其次將所錄入的記賬憑證內(nèi)容通過一定的方法輸入到數(shù)據(jù)庫中，最后對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行篩選，生成明細賬。設置數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的方法是將記賬憑證中的所有項目填寫到工作表中，且數(shù)據(jù)庫中的字段名與記賬憑證中的項目名一致。將記賬憑證的內(nèi)容輸入到“記賬憑證數(shù)據(jù)庫”的最常用的方法是在錄入記賬憑證的同時打開“記賬憑證數(shù)據(jù)庫”，在該數(shù)據(jù)庫中將記賬憑證的所有數(shù)據(jù)填寫到工作表里。要生成一個明細賬，應

6、先設置一個明細賬的格式。生成“應付賬款明細賬”的步驟（1）設置條件區(qū)域。（2）設置篩選結(jié)果輸出的字段。（3）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。（4）執(zhí)行“高級篩選”命令。（5）復制篩選結(jié)果。（6）粘貼篩選結(jié)果。（7）設置余額計算公式。（8）設置余額方向。（9）計算本期發(fā)生額和期末余額。3.2.2 總賬的格式和登記1記賬憑證數(shù)據(jù)庫生成法（1）打開事先已經(jīng)設置好基本格式的“銀行存款總賬”，輸入期初余額及方向。（2）設置篩選結(jié)果輸出的字段。（3）單擊數(shù)據(jù)清單中的任何一個單元格。（4）執(zhí)行高級篩選命令。（6）復制和粘貼篩選結(jié)果。（7）設置余額計算公式和方向。（8）設置本期發(fā)生額和期末余額。3.2.2 總賬的格式和登記2明細賬匯總法（1）設置“應付賬款總賬”的基本格式。（2）打開“應付賬款明細賬”工作簿。（3）匯總各明細賬的月結(jié)，形成總分類賬的本月發(fā)生額。