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1、第 6章 辦公中的電子郵件辦公中的電子郵件與桌面信息管理與桌面信息管理 1驕陽書屋本章內(nèi)容介紹 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動的管理效率。本章介紹利用Outlook組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務(wù)，使用日歷對約會、會議等日常事務(wù)進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。下一頁上一頁返回2驕陽書屋【本章主要知識點】nOutlook用戶的賬號設(shè)置n聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護n電子郵件的創(chuàng)建與收發(fā)n電子郵件的管理n任務(wù)的創(chuàng)

2、建與應(yīng)用n利用日歷創(chuàng)建約會n利用日歷安排會議n日記和便箋的使用下一頁上一頁返回3驕陽書屋 Outlook的啟動 啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：1雙擊Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”圖標(biāo)。2選擇單擊“開始”“程序”“Microsoft Outlook”命令。初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向?qū)В崾居脩暨M行賬戶設(shè)置。下一頁上一頁返回4驕陽書屋Outlook的界面組成 下一頁上一頁返回5驕陽書屋Outlook的退出 n單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等 下一頁上一頁返回6驕陽書屋聯(lián)系人的創(chuàng)建Outloo

3、k中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務(wù)請求發(fā)送給聯(lián)系人。下一頁上一頁返回7驕陽書屋創(chuàng)建郵件(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內(nèi)容。(2)按要求對郵件的正文進行格式設(shè)置。(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用“聯(lián)系人”文件夾自動填寫。下一頁上一頁返回8驕陽書屋發(fā)送郵件 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊“發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送。下一頁上一頁返回9驕陽書屋接收郵件 n單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，然后

4、選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶可以隨時閱讀郵件。下一頁上一頁返回10驕陽書屋郵件排序 n在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會被標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示：重要性；郵件類型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對郵件作有標(biāo)記時顯示該圖標(biāo)；附件，當(dāng)郵件有附件時郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)；顯示郵件的發(fā)件人；顯示郵件的主題；顯示郵件的接收時間；顯示出郵件的大小。下一頁上一頁返回11驕陽書屋郵件篩選 n郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：n

5、（1）在“Outlook 面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“視圖”/“當(dāng)前視圖”命令。n（2）在出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需要可以進行選取。n（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏.下一頁上一頁返回12驕陽書屋郵箱管理 n用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。下一頁上一頁返回13驕陽書屋電子郵件使用注意事項 n預(yù)防電子郵件病毒 n電子郵件的使用技巧與建議 下一頁上一頁返回14驕陽書屋預(yù)防電子郵件病

6、毒 n因特網(wǎng)是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。n對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結(jié)合。下一頁上一頁返回15驕陽書屋電子郵件的使用技巧與建議（1）盡量使用專門的郵件管理程序（2）正確設(shè)置E-mail軟件（3）多申請幾個不同站點的免費信箱（4）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物（5）公共場合盡量少填寫個人信息（6）及時整理信箱（7）注

7、意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存下一頁上一頁返回16驕陽書屋任務(wù)的創(chuàng)建和使用n任務(wù)是一項與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個新任務(wù)要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務(wù)項目。n下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：n假設(shè)某某公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報名參加。n下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。下一頁上一頁返回17驕陽書屋日歷的使用 n利用日歷創(chuàng)建約會 n利用日歷安排會議 下一頁上一頁返回18驕陽書屋日記和便箋的使用 n利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒 n日記的使用 n便箋的使用 下一頁上一頁返回19驕陽書屋日記的使用 n創(chuàng)建日記條目 n自動記錄日記條目 n打開日記條目 下一頁上一頁返回20驕陽書屋便箋的使用 n創(chuàng)建便箋 n編輯便箋 下一頁上一頁返回21驕陽書屋