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1、第四章 文書的形成、處理與歸檔,第一節(jié) 文書的形成 第二節(jié) 文書的處理 第三節(jié) 文書的整理與歸檔,第一節(jié) 文書的形成,一、基本理論 （一）客觀反映與實用性的原理 反映論是文書形成的理論基礎(chǔ) 注重實用是文書形成的根本目的 （二）美觀與方便處理的原則 美觀是文書形成的必然要求 方便閱讀、方便處理是文書形成的“應(yīng)用”體現(xiàn) （三）約定俗成與時代性原理 約定俗成、保證通行是文書形成必須遵循的規(guī)律 時代性是文書形成的必然趨勢,關(guān)于修建地下消火栓的請示,某某市工商局： 我公司某某冷庫，系地區(qū)性重點倉庫，其建筑面積**平方米，可以儲存物資**千噸，價值**萬元。但多年來，冷庫的防火設(shè)施十分簡陋，器材嚴重不

2、足，庫內(nèi)僅有一處消火栓，且由于年久失修，水壓低，達不到噴射要求。如果發(fā)生火災(zāi)，其后果將難以設(shè)想。從去年以來，市/區(qū)有關(guān)防火部門曾多次檢查，提出增建消火栓的建議，因缺少資金，一直無能為力。為此，我們以為這個重點庫區(qū)的消防建設(shè)是必須進行的。妥否，請速答復(fù)。 **食品公司 *年*月*日,二、 文書形成的要素及步驟,一、文書形成的要素： 主題 材料 結(jié)構(gòu) 語言,主題確定：,文書主題一般有三種含義： 文書的作者在文中對客觀事物所持的基本看法、觀點。如：調(diào)查報告、情況報告、工作總結(jié)等。 文書的作者對收文一方提出的基本要求和基本主張。如：

3、決定、指示、通知等。 以上兩點均有之。如通報、批復(fù)、決定等。,確立主題的依據(jù)：,行文的目的要求 黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神 處理事務(wù)和社會交往的客觀要求 事物的共同特征和發(fā)展規(guī)律,文書主題的要求,主題提煉過程中的要求： 要反映事物的本質(zhì) 要正確和恰如其分 主題要新穎,主題表達過程中要達到的要求： 主題集中 主題清晰明確 主題前后一致 主題露而不藏,材料選用：,文書中材料的攝取大致有三種情況: 較多的攝取材料 較少的攝取材料 完全不用材料,文書選材的標準：,真實 新穎 典型 系統(tǒng) 切旨,結(jié)構(gòu)安排：,文書的結(jié)構(gòu)包括三個方面的內(nèi)容： 文書外部格式，即外在的各組成部分。 文書的謀篇布局，即

4、正文材料的安排順序。 文書的邏輯結(jié)構(gòu)。,結(jié)構(gòu)的方法：,基本的邏輯方法:綜合分析綜合。 分層、分段中的分類與歸類方法 歸納層段主旨的方法觀點句的形成。,語言表達：,公文語言的要求： 健康純潔無錯話 嚴謹莊重?zé)o虛話 簡明扼要無廢話,鮮明生動無套話 真實客觀無假話 充實豐滿無空話,健康純潔無錯話：,要重視字詞的規(guī)范化 不亂造簡化字、簡化詞 要合乎語法合乎邏輯 成分殘缺、搭配不當(dāng)、位置顛倒、 指代不明、不合邏輯、結(jié)構(gòu)雜糅,嚴謹莊重?zé)o虛話：,嚴謹莊重 “本單位門前嚴禁停放自行車，違者一律放氣” 明辨詞義、恰當(dāng)運用 當(dāng)前經(jīng)濟領(lǐng)域中的嚴重犯罪活動，已經(jīng)和正在腐蝕我們的干部隊伍，損害我們的黨、政府、軍隊的

5、肌體和國家的信譽，毒化人們的思想，污染社會風(fēng)氣，破壞經(jīng)濟建設(shè)，妨礙對外開放和對內(nèi)搞活經(jīng)濟政策的正確執(zhí)行，影響社會安定。,簡明扼要無廢話：,當(dāng)前全縣工業(yè)園低萬紫千紅、百花爭艷，縣人民政府希望工業(yè)戰(zhàn)線廣大職工借這股強勁的東風(fēng)，象園丁一樣，開動腦筋、群策群力，辛勤的耕耘我縣的工業(yè)園地，努力工作，力爭超額完成今年全縣工業(yè)生產(chǎn)任務(wù)。 當(dāng)前，全縣工業(yè)蓬勃發(fā)展，縣人們政府希望工業(yè)戰(zhàn)線廣大職工群策群力，力爭超額完成今年全縣工業(yè)生產(chǎn)任務(wù)。,鮮明生動無套話：,如總結(jié)： 開場白 成績與收獲 問題與缺點 結(jié)尾,真實客觀無假話：,內(nèi)容不真實的不寫 材料沒落實的不寫 沒有了解清楚的不寫,充實豐滿無空話：,充實：言之有物

6、豐滿：言之有據(jù),公文語言的特點：,談話 率領(lǐng) 恰巧 沉默 人民 賓客、來賓 挑剔 頭顱、頭部 大家 誕辰 父親,擺談、擺龍門陣 帶領(lǐng) 正好 不吭聲兒 百姓、老百姓、全國人民 客人 挑刺兒 腦袋、腦殼 大伙兒 生日 爸爸、爹、大大,適當(dāng)運用文言詞語，注意：,要用表現(xiàn)力強，有生命力的文言詞語。思想陳舊，封建等級色彩濃的君子、小人、圣明等已不能再用。 要正確了解所用文言詞語的含義，不要用錯。如：各兄弟單位認為該公司的這種辦文有利于提高公文質(zhì)量，于是紛紛效尤使之在全局內(nèi)得到推廣。,專用語：,開頭用語：近查、電悉、函悉、請示悉等 緣由用語：為了、遵照、根據(jù)等 經(jīng)辦用語：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)等 承轉(zhuǎn)用語：據(jù)此、

7、為此等 祈請用語：請求、期望、盼予等 結(jié)尾用語：特此公布、此復(fù)、敬請周知等,二、文書形成的步驟,（一）、文書形成的準備 思想準備 內(nèi)容材料的準備 （二）、擬定提綱 （三）、草擬初稿 （四）、征求意見 （五）、反復(fù)修改 （六）、謄抄文稿 （七）、確定標印,第二節(jié) 文書的處理,一、行文制度 是指機關(guān)與機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定。包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則三個方面。,二、行文關(guān)系,（一）隸屬關(guān)系 （二）非隸屬關(guān)系,三、行文方式,（一）下行文 1、逐級下行文 2、多級下行文 3、直達基層組織和群眾的行文 （二）上行文 1、逐級上行文 2、多級上行文 3、越級上行文 （三）平行文,四、

8、嚴格遵守行文規(guī)則,（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效 （二）不能越級行文 （三）政府各部門行文 （四）聯(lián)合行文 （五）協(xié)商一致的原則 （六）重要行文的抄送 （七）請示、意見報告的注意事項 （八）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)行文,（一）在國家行政機關(guān)公文處理辦法中的規(guī)定,第十三條：制發(fā)文件應(yīng)從實際需要出發(fā)，內(nèi)容已被綜合文件包含的不再制發(fā)文件；可以用電話或其他方式解決問題的不發(fā)文件；能發(fā)短文件解決問題的不發(fā)長文件；可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，內(nèi)容相同或相似的文件可適當(dāng)合并,（二）在辦法中的規(guī)定,第十四十八條：行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告；屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送

9、主管部門處理,（三）在辦法中的規(guī)定,政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題，審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文,(四）在辦法中的規(guī)定,第十六條和十七條規(guī)定：有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間不能聯(lián)合行文；政府辦公廳（室）與同級政府各部門在一般情況不能聯(lián)合行文；應(yīng)嚴格控制聯(lián)合行文單位的數(shù)量；政府各部門與各類協(xié)會、學(xué)會、聯(lián)合會、研究會、基金會、聯(lián)誼會、促進會、商會等社會團體聯(lián)合行文要謹慎,（五）在辦法中的規(guī)定,第十九條：部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)

10、令糾正或撤銷,（六）在辦法中的規(guī)定,第二十條規(guī)定：向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān),（七）在辦法中的規(guī)定,第二十一條、二十二條的規(guī)定：請示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。報告不得夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送請示、意見和報告。,（八）在辦法中的規(guī)定,受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送另一上級機關(guān),五、文書處理程序的概念,文書處理程序是指文件在機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。

11、,六 、文書處理程序的特點,確定性 連續(xù)性 規(guī)范性： 工作內(nèi)容規(guī)范 工作方向規(guī)范 工作方式規(guī)范,七、 收文處理程序,簽收 登記 審核 擬辦 批辦 承辦 催辦 注辦,,,,登記方法,黨政兩大系統(tǒng)（中共中央文件與國務(wù)院文件、省委文件與省政府文件等） 發(fā)文機關(guān)的級別（下級機關(guān)來文、平級及不相隸屬機關(guān)來文等）,,登記形式,簿冊式登記 聯(lián)單式登記 卡片式登記,審核重點：,收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。 是否由本機關(guān)辦理 是否符合行文規(guī)則 文種使用、公文格式是否規(guī)范 涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,擬辦：,由文秘部門負責(zé)人擔(dān)任。 擬辦

12、特點：參考性、差異性和概括性。 擬辦意見要填寫在文件辦理單中“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。,批辦：,是指機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人將來文和附送來的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應(yīng)注意的問題做出最后決定，并在文件辦理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)。,承辦內(nèi)容：,辦事： 明確承辦人，由專人負責(zé) 領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)批辦精神，嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖落實工作 注意協(xié)調(diào)一致 辦文： 認真領(lǐng)會擬辦批辦意見，據(jù)此回文 聯(lián)合復(fù)文時，要會簽后再報請機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批 內(nèi)容涉及以前的收文或材料的，要查找參考,催辦：,按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查和催促，防止文件處理的漏辦和延誤。 文秘部門要負責(zé)催辦，

13、做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。,注辦：,對公文的承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所做的簡要說明。 一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。 需要辦理復(fù)文的文件辦完后要注明“已復(fù)文”并注上復(fù)文的日期和文號。 用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。 不需復(fù)文的文件要注明“已辦、已閱、已摘記”等字樣,八、 發(fā)文處理程序,草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 （校對） 用印 登記 分發(fā),辦法規(guī)定：,符合國家法律、法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定。 情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹?shù)取?公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)

14、和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急程度，根據(jù)實際需要確定緊急程度。 人名、地名、數(shù)字、引文準確。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一、（一）、1、（1）。 使用國家法定計量單位。 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱時，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。 公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中做為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。,審核重點：,文秘部門的審核要把好“三關(guān)”即行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。 第一、是否確需行文。 第二、行文方式是否妥當(dāng)。文稿制發(fā)的名義是否合適；是否需要提交一定的會議討論或經(jīng)過上級或有關(guān)機關(guān)的批準；是否與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商或會簽。

15、 第三、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。 第四、公文格式是否符合要求。 第五、文稿的文字表述、標點符號、文稿段落等等。,簽發(fā)：,是機關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)審核的文稿進行最后審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文意見，并注明自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。,以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。 部門擬稿，機關(guān)名義發(fā)文，應(yīng)先由部門負責(zé)人審稿和文秘部門負責(zé)人審核，再交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以部門名義發(fā)文，由部門負責(zé)人簽發(fā)。 與其他機關(guān)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)與有關(guān)單位會簽。 經(jīng)會議通過的發(fā)文，由會議主持人或秘書長簽發(fā)；

16、機關(guān)單位內(nèi)部會議通過的，可由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人或辦公廳（室）主任簽發(fā)。,復(fù)核的重點：,公文在正式印制前，文秘部門對其進行的復(fù)查審核： 第一、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備 第二、附件材料是否齊全 第三、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,繕印注意事項：,必須忠實于經(jīng)過審核簽發(fā)的定稿 用紙、格式、印刷要符合辦法中的相關(guān)規(guī)定 繕印過程中要注意保密 如有必要可建立繕印登記制度 注：繕印過程中的校對 初校與復(fù)校結(jié)合、以定稿為依據(jù)、校改時文字要牽出版心。,用印的注意事項：,用印必須經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準，并由掌管機關(guān)印章的專門人員經(jīng)手進行 用印文件的制發(fā)機關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用印 用印時，印面

17、要端正清晰，用印位置正確 根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實用印的份數(shù)。,登記：,文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要內(nèi)容進行登記檢查的環(huán)節(jié)。 發(fā)文登記一般使用簿冊式。 內(nèi)部發(fā)文供內(nèi)部使用的發(fā)文登記簿 內(nèi)部發(fā)文發(fā)往外部使用的送文登記簿,第三節(jié) 文書整理歸檔,一、文書整理歸檔含義 是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。,歸整的文書必須是辦理完畢的：,領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文書，對發(fā)文機關(guān)來說，在文件發(fā)出前就可以將定稿和存本隨即歸整。 不必復(fù)文的收文，經(jīng)有關(guān)負責(zé)人閱批或傳閱后，即可歸整。 詢問答復(fù)性文書，一來一往了事的

18、，也可隨即歸整。 重大問題中的小問題已解決的，隨即歸整。,以“件”為單位的整理，有四種情況：,一是以“自然件”為一件； 二是文件存本和定稿，正文與附件，原件與復(fù)制件為一件； 三是報表、名冊、圖冊等為一件； 四是來文與復(fù)文合為一件；,二、文書整理歸檔工作的改革 2000.12.6歸檔文件整理規(guī)則,（一）以“件”取代“卷” 以客觀標準取代主觀標準 更加符合文書整理的基本原則 文書整理更簡便易行和具有確定性 有利于整理手段的現(xiàn)代化,（二）以“案盒”取代“案卷” 方便文書檔案的借閱和查找 方便檔案的復(fù)制和保密 簡化了裝訂手續(xù) 使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來,三、文書整理歸檔的范圍,（一）應(yīng)該整理歸檔

19、的文件材料 1、上級機關(guān)來文2、本機關(guān)文件3、下級機關(guān)來文4、同級或非隸屬機關(guān)的來文5、其他文件 （二）無需整理歸檔的文件材料 1、重份文件2、未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿3、事務(wù)性的、臨時性的、沒有查考價值的文件材料4、與本機關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機關(guān)送來的參考性的文件5、內(nèi)容被其他文件包括了的文件材料6、一般機關(guān)來往發(fā)文的信封,四、文書整理歸檔的基本原則,1、遵循文件形成的客觀規(guī)律 2、保持文件之間的有機聯(lián)系 3、區(qū)分文書的不同價值 4、便于保管和查找利用,整理歸檔的文書材料的保管期限界定：,凡是記載和反映本機關(guān)的主要職能活動和羈絆歷史面貌的，具有長遠查考價值的

20、文件，列為永久保管。 凡是在相當(dāng)長的時期內(nèi)本機關(guān)進行工作、總結(jié)經(jīng)驗需要查考的文件，應(yīng)劃為長期保管（16至50年） 其他一些只在比較短的時期內(nèi)本機關(guān)需要查考的文件，作為短期保管（1至15年）,2006.12月，檔案局8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定,第六條 機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。 附件：文書檔案保管期限表,永久保管的文書檔案分為八類：,本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料 本機關(guān)召開重要會議、舉辦重要活動等形成的主要文件材料 本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料 本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)和批示等 本機關(guān)的機構(gòu)演變、人事任

21、免等文件材料 本機關(guān)房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議等 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等,定期保管的文書檔案分為九類：,本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料 本機關(guān)召開會議、舉辦活動形成的一般性文件材料 本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料 本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料 本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)等 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料 上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與

22、本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等 下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)等,五、文書整理歸檔的方法和步驟,一、編制分類方案目錄（保管期限、組織機構(gòu)、問題） 二、初步整理（及時收集、定期檢查） 三、系統(tǒng)整理（確定案盒內(nèi)的文書：檢查調(diào)整、文件排列、文件編號。填寫案盒事項：文件目錄表、備考表、案盒封面、盒脊） 四、歸檔,檢查調(diào)整：,檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔和沒有保存價值的文件；檢查該案盒內(nèi)的文件是否符合保管期限；檢查歸類是否合理，是否相同事由的文件集中排列；是否以“件”為單位；檢查盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。,案盒內(nèi)文件的排列：,按事由結(jié)合時間排列。時間早的排先，時間晚的排后。 按事由結(jié)合重要程度排列 成套性文件可集中排列，如會議文件，統(tǒng)一報表等。 短期內(nèi)保管的文件可按辦理完畢后歸檔的先后順序排列,文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端注明：,歸檔章的必備項目：全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號,歸檔：,歸檔范圍 歸檔時間：文書部門或相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，一般應(yīng)在第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案。 歸檔質(zhì)量要求 應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。 按照文件之間的有機聯(lián)系和保存價值，科學(xué)地整理歸檔 編制移交目錄，至少一式兩份；交接雙方經(jīng)過清點案盒，履行簽字手續(xù)。,