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1、第六章 文書的整理與歸檔 知道文書整理的含義 、 整理歸檔的條件范圍和質量 要求 ， 了解文書整理與歸檔的重要意義 。 熟悉文書整理工作的改革的內容和具體要求理解文書 整理的原則及文書工作改革的意義 ， 認識和區(qū)分文書 “ 件 ” 和 “ 卷 ” 、 “ 案盒 ” 、 與 “ 案卷 ” 的區(qū)別 。 掌握文書整理與歸檔的方法和步驟 。 掌握分類方案編制要求 ， 會編制文書整理分類 。 掌握文書系統(tǒng)整理的方法要求 ， 會對案盒內文件進行 排列 、 編號 ， 會填寫文件目錄 、 備考表等 。 4 5 3 2 1 文書整理與歸檔的本質是： 便于保管和查找利用。

2、 第一節(jié) 文書整理歸檔及 意義 第二節(jié) 文書整理歸檔的 范圍和原則要求 第三節(jié) 文書整理歸檔的 方法和步驟 第一節(jié) 文書整理歸檔及意義 一、文書整理歸檔的含義 二、文書整理歸檔的意義 三、文書整理歸檔工作的改革 一、文書整理歸檔的含義 文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用 價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過 程中的聯系，以 “ 件 ” 為單位，進行裝訂、分類整理，并 進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程。 文 書 文件盒 檔案館 所謂 “ 辦理完畢 ” ，并不是說文書內容所涉 及的事情已經全辦完，而是指文書處理

3、程序上已 經辦理完畢。確定各類不同文書的整理歸檔時間 時應把握以下四點： （一）歸整的文書，必須是辦理完畢 文書整理不能 “ 有文必檔 ” ，沒有查 考利用價值的文書材料可以不整理歸檔。 （二）歸整的文書，有查考利用價值 有查考利用價值的文書材料 歸整文書材料是指各種紙質文件材料，特殊 性文書如音像、錄音等不屬此整理范圍 。 （三）歸整文書材料的介質 文件材料 文件盒 圖 書 歸整的文書，必須按照它們在形成過程中 的自然聯系分類整理。應把有密切聯的文件材料 以 “ 件 ” 為單位進行分類整理。 （四）歸整文書的分類整理 一份文件 文件分類歸檔

4、一組文件 歸整的文書，應進行裝盒（即檔盒），以便于 保管和利用，同時將歸整裝盒的文書向檔案部門進 行移交，即歸檔。 （五）歸整文書的保管 各種檔案盒 國家行政機關公文處理辦法 規(guī)定：公文辦理 完畢后，應當根據 中華人民共和國檔案法 和其 他有關規(guī)定，及時整理、歸檔，以保證檔案的齊全 完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保 管和利用。這就說明了文書整理的法律依據和意義。 二、文書整理歸檔的意義 文書整理工作長期以來主要是指文書的立卷工作。 立卷的方式及文件整理分類的方式主要是采取按 “ 六 個特征 ” 進行立卷。 三、文書整理歸檔工作改革

5、 調整 定卷 卷內 文件 排列 擬寫 案卷 題名 卷內 文件 編號 傳統(tǒng)文書立卷的程序 填寫 文件 目錄 填卷 內備 考表 填寫 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 傳統(tǒng)的立卷方法的局限性 1、立卷方法繁鎖、復雜，主觀隨意性較大， 立卷缺乏的客觀標準，歸檔文件整理工作質量難 以得到保證。 2、傳統(tǒng)立卷方法下，文件的查找利用已不適 應辦公自動化的要求，尤其是文檔人員專職少、 流動性強。 新方法的優(yōu)越性 國家檔案局 2000年 12月 6日下發(fā) 歸檔文件 整理規(guī)則 （中華人民共和國行業(yè)標準 DA/T22 2

6、000，簡稱 “ 規(guī)則 ” ），作為改革傳統(tǒng)立卷方式 的一個新標準，其 核心在于適應辦公現代化條件 下計算機管理文檔的新形勢 ,比傳統(tǒng)的方法有如 下優(yōu)點： 歸檔文件整理規(guī)則 是我國文書檔案工作特 別是文書整理工作改革的一項重大舉措，主要包括 以下內容。 歸檔文件整理十步驟 （適用于紙質文書檔案） 第一步：確定歸檔和不歸檔范圍 第二步：分 年度 第三步：確定分類法 第四步：劃分保管期限 第五步：歸檔文件的排列（按事由原則進行排列） 第六步：蓋歸檔章及填寫其項目 第七步：裝訂 第八步：編目（歸檔文件目錄） 第九步：裝盒 第十步：檔案排列上架

7、 新的 規(guī)則 以 “ 簡 化整理，深化檢索 ” 為宗 旨，即以 “ 件 ” 為單位進 行整理，取代以 “ 卷 ” 為 單位進行整理。 （一）以 “ 件 ” 取代 “ 卷 ” 整理的文書以 “ 案 盒 ” 取代 “ 案卷 ” ， 看 起來只是形式問題 ， 實 質上具有重要的意義 。 （二）以 “ 案盒 ” 取代 “ 案卷 ” 第二節(jié) 文書整理歸檔的范圍 和原則 一 、 文書整理歸檔的范圍 二、文書整理歸檔的基本 原則和質量要求 文書整理的范圍是指機關在工作中 形成的可以歸檔的文書材料。 一、文書整理歸檔的范圍 應該

8、整理歸檔 的文件材料 無需整理歸檔 的文件材料 你認為校園網上這些 文書哪些需要整理歸 檔？為什么？ 你認為校園網上這些 文書哪些需要整理歸 檔？為什么？ （一）應該整理歸檔的文件材料 （二）無需整理歸檔的文件材料 案例分析： 剛參加工作的小王，在對文書進行歸檔整理 時 ,認為文書整理歸檔的重點應該是以本機關單位 直接產生的文書為主，而上級的批復和下級的請 示都不是本機關的文件，因此都不屬于歸檔范圍， 所以就沒有對這些檔案進行整理，歸檔時也沒向 檔案室移交。 問題：你認為小王的做法正確嗎？為什么？ 文書整理歸檔的基本原則是：遵循文件形 成的客觀規(guī)律

9、，保持文件之間的有機聯系，區(qū) 分文書的不同價值，便于保管和查找利用。 二、文書整理歸檔的基本 原則和質量要求 1. 遵循文件形成的客觀規(guī)律。 文書是機關工作活動的客觀、自然的反映。 2. 保持文件之間的有機聯系。 機關內部之間聯系各個部門，每個機關都有自己 的工作職能在整個國家機構的組織體系中處于一定的 地位。 一個機關不是孤立地進行活動的，就算是機 關內部之間也是有聯系的。 機 關 內 部 之 間 聯 系 活動和工作過程中的聯系，決定了文件之間自 然的、歷史的聯系。 3. 區(qū)分文書的不同價值。 文書的區(qū)分 文書的歸檔 文書

10、的銷毀 4. 便于保管和查找利用。 文書整理的根本目的，是便于保管和利用。所 以，文書整理歸檔時，除了要保持完整、系統(tǒng)外， 還要考慮保管和利用的方便。 （二）文書整理歸檔的質量要求 1. 整理歸檔的文書應齊全完整。 2. 整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求， 主要指整理歸檔的文書材料所使用的書寫材料、紙 張、裝訂材料等要符合經久、耐用等要求，以利于 能夠妥善的保管。 3. 整理歸檔的文書材料的保管期限應界定， 根據文書檔案保管期限的規(guī)定，文書的保管期限分 為永久、長期、短期三種。 第三節(jié) 文書整理歸檔的方法 和步驟 二、初步整理 一、編制分類方

11、案類目 四、歸檔 三、系統(tǒng)整理 公司文書歸檔工作程序 分類方案類目是指在一年的實際文書沒有 形成之前，事先根據機關工作活動的規(guī)律，在研 究機關的工作性質、職權范圍、內部組織機構及 分工情況的基礎上，預測下年度可能形成的文書， 按照文書整理的原則，擬制出來的歸檔文書的類 別和條目。 一、編制分類方案類目 （一）按保管期限分類 保管期限一般分為三種。 第六條 機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般 分為 30年、 10年。 第七條 永久保管的文書檔案主要包括： (一 )本機關制定的法規(guī)政策性文件材料； (二 )本機關召開重要會議、舉

12、辦重大活動等形成的主要文件材料； (三 )本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料； (四 )本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的 報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等； (五 )本機關機構演變、人事任免等文件材料； (六 )本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑 證性文件材料； (七 )上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料； (八 )同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關 的復函、批復等文件材料。 第八條 定期保管的文書檔案主要包括： （一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；

13、 （二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本機關一般性事務管理文件材料； （五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示， 一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等； （六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料； （七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí) 行的文件材料； （八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與 本機關的復函、批復等文件材料； （九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要 專題報告等文件材料。 第九

14、條 機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸 檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。 按保管期限分類注意事項 (1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。 (2) 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管 期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。 (3) 一個問題的文件，有保管期限不完全相同的情況， 為了保持問題的完整性，可本著就高不就低的原則。 （二）按年度分類 年度分類符合整理歸檔的時間規(guī)律，便于 查找。 年度以年為單位，歸檔文書按保管期限分 開后，再考慮按年度分開，如： 2005年、 2006 年等。 紙質檔案

15、歸檔文件整理工作步驟 （某高校） 3.文件有多個時間特征 一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日 期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期 等等。分年度時，一般來說就以文件簽發(fā)日期（或落款日期） 為準，據以判定文件所屬年度。取消原有的按針對年度歸類 的做法，對于計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法 規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā) 日期（或落款日期）判定文件所屬年度。 4.跨年度形成的文件 機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案 件等，跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結年度歸檔，分類時 也都歸入辦結年度。如

16、： 跨年度的會議文件材料，統(tǒng)一歸在閉幕年； 跨年度的案件形成的文件材料，統(tǒng)一歸在結案年； 跨年度的請示與批復，統(tǒng)一歸在批復年，原已分開歸檔 的，應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明； 回顧紀念性文件，歸入定稿或發(fā)表年； 法規(guī)性文件，歸入公布的年度； 跨年度的計劃歸開始年； 跨年度的總結歸最后一年，等等。 5.幾份文件作為一件時， “ 件 ” 的日期 按照規(guī)定，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等 也可作為一件，這時判定 “ 件 ” 的日期，應以裝訂時排在前 面的文件的日期為準。具體地說， 正本與定稿為一件，以正本為準； 正文與附件為一件，

17、以正文為準； 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，以轉發(fā)文為準； 來文與復文為一件，以復文為準； 多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信、學籍材 料等）作為一件的，可標起止時間。 6.無落日期的文件要標注日期 此類情況見于內部文件（也叫白頭文件），需要分 析文件內容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通 過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期， 并據此按年度合理歸類。 7.專門年度的分類方法 如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行 的，如教學等，采用年度分類法時，對這部分工作中形 成的文件，就按照專門年度進行分類。如： 2002-2003學

18、 年的計劃歸入起始年； 2002-2003學年的教學工作總結歸 入辦結年。 8.臨時機構（如 “ 三講辦 ” 、 “ 普查辦 ” 等），存在時 間不長（即兩年以內），文件材料又比較少，工作雖然跨年 度，形成的文件可以不分年度，放在工作結束年度歸檔，如 果每年文件數量較多，亦可分散在各個年度內歸檔。 按組織機構分類，即按機關部門名稱劃分， 可采用各個組織機構的名稱作為類名。每類可以 編制一定的條目，每類形成的文件如果不多，也 可不編條目。組織機構可分為多種。 （三）按組織機構分類 這種分類方法能客觀地反映立檔單位及其各個組織機 構分工活動的狀況，較好地保持全宗內文件之間

19、來源方面 固有的聯系，便于從職能活動方面歷史地研究問題 ;也能保 持文件之間在內容上的主要聯系 ,在一定程度上有助于利用 者按照某方面的專題查找和利用檔案。 按組織機構分類，在類目的設臵和文件的歸類方面有 比較明顯的客觀標準，可以避免或減少因認識水平不同而 產生分類不一致的缺點。 它是簡便易行的一種經常采用的檔案分類法。 按組織機構分類舉例 按問題分類即按工作性質及有關事項的不同進 行劃分。 （四）按問題分類 按問題分類舉例 成都生物研究所 綜合管理類、 綜合統(tǒng)計類、 規(guī)章制度類、 黨群紀檢類、 人事教育類、 科研管理類、 外事管理類

20、、 技術基建后勤管理類、 安全保密類、 公司管理類。 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 （ 1991年 7月 4日國家檔案局發(fā)布） 工業(yè)企業(yè)檔案分類設置 10個一級類目， 即 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、 生產技術管理類、產品類、科學技術研究 類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案 類、干部職工檔案類 。 特大型企業(yè)或生產程序特殊的企業(yè)， 有些檔案難以歸入上述 10大類目時，可根 據實際需要增設一級類目。 按組織機構分類和按問題分類兩種法，各機關 可視具體情況進行選定。 技能訓練 1. 某公司是一家老牌制藥企業(yè)。三年前，公

21、司進行改制， 改制后公司除設有行政部、人力資源部、財務部等職能部門外， 還有第一生產分公司、第二生產分公司和供應部、銷售部等生 產經營部門。目前，公司各部門職責分明、機構穩(wěn)定，需要對 改制后形成的文件材料進行系統(tǒng)整理，請你為公司設計至少兩 種科學合理的分類方法。 2某市某局每年的收文和發(fā)文數量都很大，該局對本機 關的收發(fā)文采用文號、級別分類排列的方法，將本機關的收文 全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號依次排列。你認為 這種分類方法是否合適？為什么？ 3.某局使用 “ 年代 機構 保管期限 ” 進行文 件分類，但同時又單獨設計了 “ 統(tǒng)計報表類 ” ，將本局編 制或報送

22、的各類人員、工資等基本數據報表等歸檔文件歸 入其中，這種做法是否正確？ 4. 某公司一個案件的處理工作從 1998年開始至 2003年 結束，前后整整持續(xù)了 5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員 每年 6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案 文件，這樣做是否正確？為什么？ 5.凌海公司是一小型新建公司，其檔案管理由辦公室秘 書麥彥一人負責。麥彥最初采用組織機構 年度 保管期限 分類方案。公司常會做一些部門調整，由最初的 6個變?yōu)?9個， 后來又變?yōu)?7個。 5年后的某天，公司老總要查找 4年前的一 份文件。麥彥只知道老總所需文件是屬于市場調查方面的， 但它屬于 4年

23、前的哪個部門卻記不得了。于是，她東找西翻， 幾乎把 4年前的檔案都翻了一遍，才找到老總需要的那份文 件。 分析以上案例，回答問題： (1)麥彥在檔案管理過程中存在什么問題？ (2)假如讓你來對凌海公司的檔案進行整理，你將采用 什么樣的分類方法？ (3)這個案例說明了什么問題？ 江夏學院（籌）教學檔案管理實施細則（試行） 寶能集團檔案分類方案 一、編制說明 1、本方案依據 中國檔案分類法 、 工業(yè)企業(yè)檔案 分類規(guī)則 并結合寶能集團文件材料形成的實際情況編制 而成。 2、分類號碼的組號采用字母 數

24、字混合制的標記符號 與層累制的標記方式。 3、本方案適用于寶能投資集團有限公司各部門及所屬 二級公司的檔案分類。 二、 分類方案大類說明 A類 行政管理類； B類 人力資源管理、企業(yè)文化類； C類 財務及審計類； D類 法律事務類 ； E類 工程 項目類 ； F類 物流管理類 ； G類 實物管理類 寶能集團檔案分類方案 一、編制說明 1、本方案依據 中國檔案分類法 、 工業(yè)企業(yè)檔案 分類規(guī)則 并結合寶能集團文件材料形成的實際情況編制 而成。 2、分類號碼的組號采用字母 數字混合制的標記符號 與層累制的標記方式。

25、 3、本方案適用于寶能投資集團有限公司各部門及所屬 二級公司的檔案分類。 二、 分類方案大類說明 A類 行政管理類； B類 人力資源管理、企業(yè)文化類； C類 財務及審計類； D類 法律事務類 ； E類 工程 項目類 ； F類 物流管理類 ； G類 實物管理類 A類 行政管理類： 包括機構組建、撤并等涉及資產產權變動方面的材料； 股東會、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀要、 重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下 達的有關批復、決定或各部門上報的材料；公司與外部交 流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證 書、資質

26、證書；房地產證書；樓宇商鋪預售、買賣、租賃 合同。 B類 人力資源管理、企業(yè)文化類： 包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲處等人力 資源管理工作的計劃、實施、總結報告、考核培訓等各類 文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng) 計報表；企業(yè)形象設計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內部 活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽材料、企業(yè)領導人講話及 文章等材料。 C類 財務及審計類： 包括公司資金管理、成本管理、經濟核算材料、年度 預決算及各類財務統(tǒng)計報表，審計資料及相關制度文件。 D類 法律事務類： 包括各類經濟訴訟案件、法律公文等相關

27、資料。 E類 工程項目類： 包括可行性研究文件、設計基礎材料文件、各類設計 文件、工程管理文件、各類批文、意見書等施工文件；工 程往來信函文件、工程竣工文件；市場營銷方案、宣傳方 案等經營類文件及工程其他相關資料。 F類 物流管理類： 包括設備儀器等物料的購置報批文件、采購合同、隨 機文件、使用、維修、轉讓、報廢、更新等改造過程中形 成的材料，庫存管理記錄、物品統(tǒng)計資料； G類 實物管理類： 包括光盤、聲像、磁盤、書刊、 報紙等各類實物。 A類 行政管理類： 包括機構組建、撤并等涉及資產產權變動方面的材料； 股東會、

28、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀要、 重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下 達的有關批復、決定或各部門上報的材料；公司與外部交 流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證 書、資質證書；房地產證書；樓宇商鋪預售、買賣、租賃 合同。 B類 人力資源管理、企業(yè)文化類： 包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲處等人力 資源管理工作的計劃、實施、總結報告、考核培訓等各類 文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng) 計報表；企業(yè)形象設計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內部 活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽材料、企業(yè)領導人講話及 文章等材料。 C類

29、 財務及審計類： 包括公司資金管理、成本管理、經濟核算材料、年度 預決算及各類財務統(tǒng)計報表，審計資料及相關制度文件。 D類 法律事務類： 包括各類經濟訴訟案件、法律公文等相關資料。 E類 工程項目類： 包括可行性研究文件、設計基礎材料文件、各類設計 文件、工程管理文件、各類批文、意見書等施工文件；工 程往來信函文件、工程竣工文件；市場營銷方案、宣傳方 案等經營類文件及工程其他相關資料。 F類 物流管理類： 包括設備儀器等物料的購置報批文件、采購合同、隨 機文件、使用、維修、轉讓、報廢、更新等改造過程中形 成的材料，庫

30、存管理記錄、物品統(tǒng)計資料； G類 實物管理類： 包括光盤、聲像、磁盤、書刊、 報紙等各類實物。 初步整理就是平時整理，即機關的文書 部門把機關一年在工作中逐步形成的應當歸檔 的文書整理工作放在平時有計劃地進行。 二、初步整理 文書人員要養(yǎng)成及時將處理完畢的文件歸整的 習慣，并應積極主動地經常催促承辦人清退辦理完 畢的文件，一般有三種情況。 （一）及時的收集已經處理完畢 的文書材料 （二）細心裝訂 裝訂文件應按歸檔 要求，對收集來的文件， 以件為單位細心裝訂， 不符合裝訂要求的要重 新裝訂。 在平時歸整過程中，還應定期進行檢查， 通過檢查熟悉歸整的情

31、況，糾正把文件歸錯 類別的現象。如發(fā)現有的類別內文件數量已 經很多，預計可能還會產生相當數量的文件 時，可增添一定數量的檔案盒并根據條目編 寫新號。 （三）定期檢查 三、系統(tǒng)整理 確定案盒內文書是指在平時歸整的基 礎上，詳細檢查每個案盒內積累的文件， 按照文書整理歸檔的原則和要求進行調整， 并進行案盒內文件的排列、編號，最后確 定案盒內歸檔文書。 （一）確定案盒內文書 1. 檢查調整。 確定案盒內歸檔文書前要做好調整工作。發(fā)現 不合理的地方，就要進行調整和補充。 檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔的 和沒有保存價值的文件； 檢查該案盒內的文件

32、是否符合保管期限； 檢查歸類是否合理，是否將相同事由的文件集中排列； 檢查是否以 “ 件 ” 為單位；檢查盒內文件數量是否適宜 等。 思考題 某大學召開第三屆教代會，在整理會議文件時， 將此次會議文件形成的若干文件作為會議決議的附 件來處理，集中裝訂成為一“件”，以保持同一事 由文件的聯系性。這樣做可以嗎？為什么？ 2. 案盒內文件的 排列。 應在分類方案的 最 低一級類目 即條款和條 目內以 “ 件 ” 為單位進 行排列，具體排列有四 種方式。 3. 案盒內歸檔文件的編號。 案盒內文件經過系統(tǒng)排列后，應以分類方案和排列順序 逐件編號，用以

33、固定位臵，統(tǒng)計數量，并便于保護文件和方 便查找利用。文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端 注明。 歸檔章式樣 歸檔章的位臵不限于首頁右上角，首頁上端空白處都可以， 但在整個案盒文件中，其位臵應一致。 歸檔章設置的必備項目及填寫方法 紙質檔案歸檔文件整理工作步驟 （高校） 第一步 分類 我校十大類檔案中，黨群、行政類檔案按機構分類法， 教學、科研、基建、設備、產品、出版、外事、財會類等按 類目分類法。 我校原則上采用：年度 機構或項目 保管期限分 類法。 模式：年度 機構 保管期限分類法 示例： 2003年，校長辦公室，永久、長期、短期

34、 模式：年度 類目 保管期限 示例： a、 2003年，教學類研究生教育中的學位，永、長、 短 b、 2003年，基建類第 18項工程，永、長、短 紙質檔案歸檔文件整理工作步驟 （高校） A、檔號模式和標識： 1. 2003 DQ13 Y10 2003年 黨群類組織 永久第 10件 2. 2003 XZ12 C17 2003年 行政類人事、師資 長期第 17件 3. 2003 JX13 2 C8 2003年 教學類全日制本、?？? 招生 長期 第 8件 4. 2003 KY12 3 Y6 20

35、03年 科研類社會科學 省級項目 永久第 6 件 5. 2003 SB18 C20 2003年 設備類第 18號儀器設備 長期第 20件 6. 2003 JJ17 Y16 2003年 基建類第 17項工程 永久第 16件 7. 2003 CP14 D3 2003年 產品類第 14號產品項目 短期第 3件 8. 2003 CB15 D2 2003年 出版類第 15號出版物 短期第 2件 9. 2003 WS12 C9 2003年 外事類出國 長期第 9件 10.

36、2003 CK14 D89 2003年 財會類憑證 短期第 89件 B、各類檔案歸檔章示例 ： （二）填寫案盒事項 1. 填寫案盒內文件目錄表。 盒內文件排列完畢后，需要另行制作盒內文 件目錄，用于介紹盒內文件的成分和內容。 件號 。件號，即每件編一個號，填寫室編件號來文 與復文作為、一件，只對復文進行編號。 責任者 。填文件的署者或發(fā)文機關，責任者名稱過 長，可寫通用的簡稱。 文號 。填寫制發(fā)機關的發(fā)文字號，文號一般由機關 代字、年度（用六角括號“ ” 括入）、順序號三部 分組成。 文件標題 。填寫文件標題，對于原無標題的文件應根 據內

37、容補擬后填寫，自擬標題外加方括號，以示同其他文 件標題的區(qū)別。 日期 。文件日期即文件制發(fā)日期，日期用 8位阿拉伯數 字來標注年月日，如 20030909，此號的含義即為 2003年 9月 9日。 頁數 。填寫每一件文件的總頁數，文件中有圖文的為 一頁，空白頁不計數。 備注 。填寫文件的變化和要說明的情況及問題。 文件目錄應裝訂成冊，一般一年一本，并編制 封面。 1指出下列 歸檔文件目錄 中項目填寫的不規(guī)范之處， 并予以改正。 2.小李是某公司文件歸檔人員，公司某次重要會議后， 他在將會議文件作為成套文件歸檔后，簡化了整理環(huán)節(jié)，沒 有逐一填

38、寫歸檔文件目錄。他這種做法是否正確？為什么？ 3某機關編制歸檔文件目錄時，習慣將項目中的 “ 責 任者 ” 一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是否正確？ 思考題 2. 填寫備考表。 案盒的備考表放在案盒文件最后，說明盒內文件的 狀況，如該盒內文件缺損、補充以及其他需要說明的問 題等。 并填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理 人、檢查人。整理人，即負責整理文件的人員姓名；檢 查人，即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 備 考 表 式 樣 3. 填寫案盒封面、盒脊。 調整后的文件按檔案室編件號順序裝入 檔案盒，并需要填寫檔案盒封面、盒脊。

39、 檔案盒 歸檔就是指文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件 向檔案室進行移交以便集中保管。國家檔案局發(fā)布 的 機關檔案室工作業(yè)務規(guī)范 具體規(guī)定了文書的 歸檔制度。 四、歸檔 歸檔范圍即文書整理的范圍，凡屬整理歸 檔范圍的文件，一律歸檔；不屬于文書整理歸 檔范圍的文件，不需歸檔。不歸檔的文件可按 制度銷毀。 （一）歸檔范圍 文書部門或相關的業(yè)務部門，一般應在 第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案， 對一些專門性的文書或駐地比較分散的個別業(yè) 務單位的文書，為便于日常查找和利用，也可 根據實際情況商定適當的歸檔時間。 （二）歸檔時間 （三）歸檔質量要求 歸檔質量要求

40、應歸檔的文件材收集全、完 整。 按照文件之間的有機聯系和保存價值，科學 地整理歸檔。 歸檔的案盒應符合文書整理歸檔的各項質量 要求。 編制移交目錄，至少一式兩份；交接雙方經 過清點案盒，履行簽字手續(xù)。 思考題： 1.文件為何失蹤？ 大海公司總經理要求辦公室李主任找出去年給鍛接車間 的 “ 批復 ” 件中要求他們減少生產 WWH-6組件的具體數字。 李主任吩咐文檔室小焦查找。結果小焦查遍了去年所有的文 件也沒找到，只查到鍛接車間 “ 要求減少生產 WWH-6組件 ” 的請示。經小焦回憶，當時移交文書時，就曾提出過未見 “ 批復 ” 件的問題，但時間一長就不了了

41、之。因該文件最后 一直未能查到，有關人員包括辦公室主任均受到嚴厲的批評。 分析以上案例，回答問題： (1)上述文件失蹤，問題出在哪一環(huán)節(jié)？ (2)如何防范此類問題的出現？ 2.某局為貫徹 歸檔文件整理規(guī)則 ，于 2001年 3月 18號召開了由 辦公室張主任主持、各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會議， 會上由檔案室的業(yè)務人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個部門將自 身形成積累的文件分為永久、長期、短期三個期限，按照新規(guī)則要求整 理 2000年的文書檔案。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整 理其歸檔文件： （ 1）按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護文件。 （ 2）將其全部歸檔文件分為永久、長期、短期三個期限。 （ 3）將三個期限的文件分別按照本部門、上級領導指導單位、下級 單位、平級單位的文件，依次分類排列。 （ 4）按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。 （ 5）填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔 案盒中作為盒內文件目錄。 （ 6）將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。 請問，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件 的方法是否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請指出并予以改正。