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1、標書制作流程制作
一、投標項目報名及招標文件購買
1.1、投標人的選定。依照招標公告及招標文件中規(guī)定的合格投標人所具備的條件和采購設備所屬的醫(yī)療器械類別,選定符合合格投標人條件及具有該設備經(jīng)營資格的1-3名投標人。
1.2、招標文件的購買。詳細閱讀招標文件規(guī)定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用,并準備報名所需的資料及報名費用。注意報名截止日期。
報名方式分為:現(xiàn)場報名或資質(zhì)文件傳真報名(詳見各招標文件具體要求)。
現(xiàn)場報名,需攜帶報名所需的資質(zhì)文件及報名費用到指定地點進行報名。提交資質(zhì)文件及繳納報名費用后,向招標代理機構索取招標文件和發(fā)票或收據(jù)。
2、
資質(zhì)文件傳真報名,需將招標文件要求的資質(zhì)文件及報名費用匯款憑證傳真至招標文件指定的傳真號碼,傳真后打電話確認招標代理機構是否收到并索取招標文件。
報名常用資質(zhì)文件包括但不限于:法人代表授權委托書(見附件1)
投標人營業(yè)執(zhí)照
投標人醫(yī)療器械經(jīng)營許可
投標人稅務登記證(國稅、地稅)
報名費用繳納憑證或現(xiàn)金
注:根據(jù)招標文件的具體要求提交資質(zhì)證件的正
3、本或副本、原件或復印件(復印件必須加蓋公章),及其他特殊要求的資質(zhì)文件。
報名費用繳納方式:現(xiàn)金繳納或銀行轉賬。
現(xiàn)金繳納需要委托代理人攜帶招標文件規(guī)定的報名費用到招標文件要求的指定地點進行現(xiàn)場繳納并索取發(fā)票或收據(jù)。
銀行轉賬繳納,提取招標文件中的匯款要求填寫支付申請單(見附件2)交由財務進行匯款(應提醒財務在匯款單備注標明招標編號及用途,方便公司匯款查詢及招標機構收款查詢,如招標文件另有其他要求應嚴格執(zhí)行),匯款后將匯款憑證傳真至招標代理機構,并打電話確認。涉及到陪標單位,需先通過我司的私人賬戶將費用匯至陪標公司指定的私人賬戶,匯款后需通知對方查收并督促、監(jiān)督對方通過陪標公司的公帳將費
4、用匯入招標文件指定賬戶,并索取繳納憑證。電話詢問招標機構是否收到。
二、投標保證金的繳納
詳細閱讀招標文件關于投標保證金的繳納說明,明確保證金提交形式、保證金繳納金額、保證金截止日期,提取重要信息填寫支付申請單,交由財務辦理,具體程序同報名費用繳納相同。
投標保證金繳納方式:銀行轉賬或電匯、現(xiàn)金繳納、銀行匯票等形式。具體操作需嚴格按照招標文件要求執(zhí)行。
注:保證金的繳納預計在截至時間前4天左右繳納,以防特殊情況導致保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。匯款完成后兩個工作日內(nèi)應打電話咨詢招標機構是否保證金已到賬。
保證金匯款回單必須按招標文件要求密封。
三、投標書制作
3.1、
5、投標價格確認:仔細閱讀招標文件提取相關信息填寫“項目情況一覽表”(見附件三),交由項目負責人確認投標報價及其他需要負責人確認的相關事宜。
3.2、資質(zhì)文件的收集:列明招標文件要求的資質(zhì)文件清單,并逐一準備確認證件的有效期、經(jīng)營范圍等關于資質(zhì)文件時效性、經(jīng)營范圍等相關信息,需要他人提供的資質(zhì)文件,需提前告知對方,并規(guī)定對方最晚提供資料的時間。如對方快遞資料,需先所取文件的掃描件再索取快遞公司電話、快遞單號,進行及時跟蹤以確保文件能及時送到。如對方有無法提供的文件,應列舉清楚并及時作出處理決定。如過期資質(zhì)文件需自行整理、修改的,需嚴格按照資質(zhì)文件相應的法律法規(guī)規(guī)定的形式、日期期限進行修改,務必做
6、到前后一致(原則上修改前后要征得公司同意和認可)。搜集整齊的資料,按順序放好,編排整齊方便標書最后的順序整編。
資質(zhì)文件分為:投標人資質(zhì)文件、產(chǎn)品供應商資質(zhì)文件及貨物證明文件。
投標人資質(zhì)文件包括但不限于:
投標人營業(yè)執(zhí)照副本
投標人醫(yī)療器械生產(chǎn)或經(jīng)營許可證副本
投標人稅務登記證副本(國稅、地稅)
投標人組織代碼證副本
投標人近期財務報表或審計報告(資產(chǎn)負債表、現(xiàn)金流量表、損益表)
投標人近期納稅證明
投標人近期社會保險繳納證明
投標人獲獎證書、榮譽證書、ISO認證證書等其他提升投標人形象的相關文件
項目負責人及主要技術人員
7、的學歷證明或職稱等級證明
產(chǎn)品供應商資質(zhì)文件包括但不限于:
針對投標項目的產(chǎn)品授權書(如供應商為經(jīng)銷商,需出具產(chǎn)品生產(chǎn)商或總代理出具的經(jīng)銷授權)
供應商營業(yè)執(zhí)照副本
供應商醫(yī)療器械生產(chǎn)或經(jīng)營許可證副本
供應商稅務登記證副本(國稅、地稅)
供應商組織代碼證副本
供應商獲獎證書、榮譽證書、ISO認證證書等其他提升供應商形象的相關文件
貨物證明文件包括但不限于:
醫(yī)療產(chǎn)品注冊證、登記表(注冊證過期,應提供藥監(jiān)局出具的延期受理證明)
進口、出口產(chǎn)品應有EN認證、FDA認證或CE認證
國產(chǎn)產(chǎn)品屬于強制性產(chǎn)品目錄的應具有CCC強制性產(chǎn)品認證
8、 其他特殊產(chǎn)品應具有該產(chǎn)品所屬行業(yè)領域的相關認證和注冊證明
注:請根據(jù)招標文件具體要求提供相應資質(zhì)證明文件,及其他特殊的資質(zhì)證明文件。
3.3、投標書格式文件的填寫:按照招標文件提供的格式逐一順次填寫,邊填寫邊檢查。
價格文件的填寫:注意價格大、小寫、單價、總價、總計是否一致。
資格文件的填寫:注意語句描述是否通順、是否有錯別字以及標點符號。
商務和技術偏離表的填寫:應對招標文件的商務條款、技術條款逐一填寫響應,主標設備勿出現(xiàn)負偏離。陪標設備勿出現(xiàn)正偏離。根據(jù)招標文件中的評分標準,粗略計算得分,不得出現(xiàn)陪標得分高于主標得分。
產(chǎn)品配置:嚴格依據(jù)廠家提供的配置。不能任意多
9、加,也不能隨意刪減(除非有意改動要征得公司同意)。
3.4、投標書的初步整理:將3.3項內(nèi)所有格式文件與資質(zhì)文件編排制一起。進行目錄的初步編排,并檢查主標與陪標文件勿出現(xiàn)交叉及雷同現(xiàn)象。
3.5 如果招標文件沒有要求,頁碼最好手寫。
3.6 根據(jù)手寫的頁碼,來完善目錄頁碼
注:對招標文件個別條款不明確的,應及時與招標機構溝通,以確保及時有效的完成投標文件的編制。
四、投標文件的檢查工作
在投標文件編排完整自檢之后及沒有出現(xiàn)明顯錯誤的前提下,將投標文件交由項目負責人審查(采取交叉審核的方法)。投標文件審查時間定在投標代表索要投標書日期的前2天交由負責人審查。
五、投標文
10、件的簽字蓋章
對審查及修改完畢的投標文件進行簽字蓋章。
5.1、簽字應注意法定代表人簽字、授權代表簽字及見證人簽字的名字。法定代表人為投標單位營業(yè)執(zhí)照上的法人代表。授權委托人為代表投標單位參加投標的委托人。見證人為證明法人代表及授權委托人的其他人。
注:委托代理人或見證人要與辦理項目報名事宜的委托代理人一致,主標與陪標文件勿出現(xiàn)人名交叉及雷同現(xiàn)象(建議提前草擬好簽字人名單,防止時間緊急時簽字失誤)。
5.2、對投標文件的蓋章。投標文件應逐頁蓋章,如該頁標明“蓋章”的位置,章應蓋在指定位置之上。如未標明“蓋章”位置,應蓋在有投標人名稱的位置上。如未有投標人名稱,應壓住文字蓋在頁面的右下方
11、。
注:投標人公章勿蓋在其他公司公章之上。如現(xiàn)有的投標人公章與文件中原有的投標人公章不一致時,應將文件替換成無公章件再蓋章。如招標文件規(guī)定復印件也需要加蓋紅章,應將投標書復印完再加蓋公章,不可在有公章的復印件上加蓋公章。
六、投標文件的復印、裝訂及密封
6.1、投標文件的復印。將排版完整、簽字、蓋章后的投標文件,按照招標文件規(guī)定的投標文件副本份數(shù)+1(“1”為公司備份件)進行復印。復印后應檢查復印的是否清晰,有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現(xiàn)象。
6.2、投標文件的裝訂。將復印好的投標文件按照招標文件要求的裝訂方式裝訂,如招標文件無要求裝訂方式,可自行選擇裝訂方式。裝訂方式分為打
12、孔、膠裝(建議用打孔,便于發(fā)現(xiàn)錯誤時做改動,但要注意裝訂是否牢固,不得出現(xiàn)活頁、掉頁)。
6.3、投標文件的密封。根據(jù)招標文件要求準備投標文件密封袋。主標與陪標文件應在符合招標文件密封要求的前提下,變換包裝的顏色、形式、字體,勿出現(xiàn)雷同現(xiàn)象。如招標文件未詳細規(guī)定密封要求,可自行進行標書密封,主標與陪標文件應變換包裝的顏色、形式、字體,勿出現(xiàn)雷同現(xiàn)象。
6.4、投標文件的封口。在未得到項目負責人或投標代表同意的前提下,投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口,由投標代表整理后自行密封。
七、開標前的準備工作
在完成投標文件密封準備工作后,應將開標時間、開標地點、招標機
13、構聯(lián)系人、聯(lián)系電話、招標文件、投標文件明細清單及招標文件規(guī)定其他在開標前需要提交的資料(包括但不限于:投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現(xiàn)金、公章、印盒、修改文具等)交由投標代表熟悉和備用。
八、開標后的整理、跟進工作
(備用)投標文件收回存檔。
公司信息、產(chǎn)品信息、文件資料整理歸檔。常用的建立紙質(zhì)資料夾。
召開投標總結會議(開標后的1周內(nèi))。
中標公告公示期滿后,辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構溝通。應及時告知陪標公司注意查詢投標保證金是否退還,如退還應及時督促陪標公司將公司原先
14、匯入陪標公司的投標保證金退還回來,并告知公司財務查收。同時建立保證金往來檔案。
常用法規(guī)查閱:
醫(yī)療器械分類目錄
醫(yī)療器械注冊管理辦法
醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例
醫(yī)療器械經(jīng)營許可證管理條理
中華人民共和國招投標法
中華人民共和國政府采購法
廣東省實施〈中華人民共和國政府采購法〉辦法
日期:2011年8月17日
后附:附件一
附件二
附件三
附件一
法人授權委托書
(法定代表人姓名)作為(投標人名稱)的法定代表人,現(xiàn)授權委托(委托代理人姓名)作為我司代表,辦理(項目名稱及招標編號)報名事宜。
公司名稱(公章):
法定代表人(簽字):
授權時間:
15、 年 月 日
地址:
聯(lián)系人:
聯(lián)系電話:
Email:
附件二
支付申請單
收款單位:
用途 :
開戶銀行:
賬號:
匯款方式:
金額(大小寫):
收款方聯(lián)系人:
收款方電話:
收款方傳真:
備注:
申請人:
日期:
項目負責人:
會計審核:
附件三
項目情況一覽表
項目名稱/
采購單位名稱
項目編號
開標時間
投標地點
主標投標人
投標代表
陪標1投標人
投標代表
陪標2投標人
投標代表
保證金提交形式
保證金金額
保證金截止日期
標書裝訂密封
要求及標書份數(shù)
項目預算
報價要求
付款方式
售后服務期
交貨時間地點
招標采購
設備明細
投標報價
投標文件
索要時間
項目負責人簽字