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1、計(jì)算機(jī)論文：淺析檔案信息化構(gòu)建的意義與檔案管理完善 摘要：檔案信息化建設(shè)是信息環(huán)境下救援站檔案管理的重要內(nèi)容之一。近年來(lái)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加深了其在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，大大提高了各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)行效率。本文重點(diǎn)介紹檔案信息化和檔案管理的建設(shè)。首先簡(jiǎn)要介紹了本文的背景，然后分析了檔案信息化建設(shè)的重要性，然后從多個(gè)層面著眼于檔案信息化建設(shè)和檔案管理的改進(jìn)。分析并討論了該策略。 關(guān)鍵詞：文件信息建設(shè)；文件管理;完善的策略； 一，引言 對(duì)于救援站而言，其傳統(tǒng)檔案主要以文本，圖片，音頻，物理對(duì)象等形式存在。在組織的長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)中，檔案已成為組織的重要無(wú)形資產(chǎn)之一。隨著信息技術(shù)在救援站檔案管理工

2、作中的不斷應(yīng)用，組織的文件管理模式發(fā)生了相應(yīng)的變化，文件信息的建設(shè)已成為救援站檔案管理適應(yīng)性的必然選擇。信息時(shí)代的發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，探討了檔案信息建設(shè)與檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。 2.檔案信息建設(shè)的重要性 文件信息建設(shè)是救援站更好地融入當(dāng)前時(shí)代變化并進(jìn)一步改善組織工作的重要選擇。在新形勢(shì)下，隨著救援站的不斷運(yùn)行和救援人員的不斷增加，生成的文件信息量將繼續(xù)增加，傳統(tǒng)的文件管理方式將給文件管理者帶來(lái)工作量和工作壓力。接著說(shuō)。增加。在信息技術(shù)的支持下，它將促進(jìn)組織原始文件管理形式的變化。例如，文件將以數(shù)據(jù)信息的形式存儲(chǔ)，并借助信息管理系統(tǒng)，可以在較短的時(shí)間內(nèi)處理大量的信息內(nèi)容，從而節(jié)省了員工的

3、工作量。大大降低了工作效率。此外，借助信息技術(shù)，救援站的檔案工作實(shí)踐將變得更加正規(guī)。例如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類(lèi)更加合理，檔案信息更加全面，檔案信息的搜索和調(diào)用更加便捷，這也可以為救援站領(lǐng)導(dǎo)提供更高效，可靠的信息參考。相關(guān)決策，對(duì)提高救援站的整體運(yùn)行效率起著重要作用。 3.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的完善策略 （1）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè) 系統(tǒng)是規(guī)范和指導(dǎo)檔案管理的重要保證。因此，在檔案信息化和檔案管理建設(shè)中，必須重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。對(duì)于救援站，有必要能夠真正認(rèn)識(shí)到建立管理系統(tǒng)的必要性，然后使用已建立的系統(tǒng)更好地指導(dǎo)每個(gè)鏈接的文件管理，以便組織的文件管理能夠繼續(xù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化

4、。為此，已建立的管理系統(tǒng)應(yīng)闡明組織的檔案管理和檔案工作鏈接的內(nèi)容，例如檔案信息的建立，檔案信息的保存，檔案的使用等，該組織的檔案工作者必須嚴(yán)格遵循系統(tǒng)內(nèi)容開(kāi)展檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，這樣，使組織的檔案管理工作在嚴(yán)格的系統(tǒng)約束下不斷走向良性循環(huán)。此外，在該機(jī)構(gòu)建立的系統(tǒng)中，必須整合必要的學(xué)科系統(tǒng)。在系統(tǒng)要求的范圍內(nèi)，如果該機(jī)構(gòu)的檔案管理員由于自己的錯(cuò)誤或過(guò)失造成不良后果，則必須追究他們的責(zé)任。如果后果嚴(yán)重，就要認(rèn)真對(duì)待有關(guān)人員，并用這種方法形成預(yù)警效果，促使檔案管理人員樹(shù)立高度責(zé)任心，嚴(yán)格要求自己從事檔案工作，并不斷提高文件管理工作的實(shí)際效果。 檔案信息建設(shè)的意義與檔案管理的完善。 （2

5、）建立文件管理信息系統(tǒng) 信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)。只有借助專(zhuān)業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，我們才能真正實(shí)現(xiàn)組織檔案管理模型的改進(jìn)。因此，對(duì)于救援站，可以將其與技術(shù)公司聯(lián)系的信息進(jìn)行比較，然后圍繞組織的文件管理內(nèi)容建立相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范該機(jī)構(gòu)的檔案管理人員。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案必須以數(shù)據(jù)信息的形式存儲(chǔ)，例如救援站的``救援登記表和``自留聲明，``書(shū)，``上門(mén)服務(wù) ；“離境登記表”，“協(xié)助終止通知”等。已建立的信息管理系統(tǒng)必須設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限。只有專(zhuān)業(yè)的文件管理人員和授權(quán)人員才能訪問(wèn)系統(tǒng)。而且，系統(tǒng)將記錄每個(gè)訪問(wèn)記錄。在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，不允許隨

6、意使用外部硬盤(pán)復(fù)制系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息，以防止系統(tǒng)感染病毒。此外，需要在信息技術(shù)公司的幫助下定期檢查和維護(hù)系統(tǒng)，并且需要及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。而且，還需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，從而為文件管理的發(fā)展提供了良好的保證。 。 （3）文件管理機(jī)制的適當(dāng)創(chuàng)新 在文件管理工作中，根據(jù)組織的傳統(tǒng)管理習(xí)慣，通常由特定的文件管理部門(mén)和檔案管理員參與并負(fù)責(zé)，而組織中的其他部門(mén)則通常不參與。在新情況下，可以借助信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。在組織內(nèi)部共享某些存檔資源的共享，例如救援站的被救對(duì)象的存檔信息，以便組織的所有部門(mén)都可以參與文件管理工作，并且各個(gè)部門(mén)之間的連接是增加。這是針對(duì)整個(gè)組織的。工作效率的提高對(duì)促

7、進(jìn)工作起著重要作用。借助信息環(huán)境中的文件共享機(jī)制，可以減輕組織內(nèi)各個(gè)部門(mén)的相對(duì)分散性。對(duì)于機(jī)構(gòu)管理者來(lái)說(shuō)，為了不斷提高檔案信息的實(shí)際效果，管理者應(yīng)提高檔案管理的重要性，積極提升檔案工作的信息化水平。 （4）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，因?yàn)樵跈n案信息化建設(shè)中，必然會(huì)涉及到大量檔案信息的處理，一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)可以為檔案管理的發(fā)展提供強(qiáng)大的信息支持。 。具體來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是信息獲取功能。對(duì)于檔案管理的發(fā)展，可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)來(lái)保留檔案資源，并且可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)建立完整的檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建過(guò)程中，有必要全面收集各種檔

8、案信息資源，然后獲取信息。對(duì)公司的檔案信息資源進(jìn)行篩選和分類(lèi)，以不斷豐富數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。對(duì)于救援站，有必要鼓勵(lì)所有部門(mén)積極參與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立，例如及時(shí)上傳重要文件信息，并將其用作組織數(shù)據(jù)庫(kù)資源的一部分，以不斷豐富數(shù)據(jù)庫(kù)。內(nèi)容。第二，分類(lèi)功能。為了方便機(jī)構(gòu)管理者將數(shù)據(jù)庫(kù)用于各種類(lèi)型的信息檢索，在數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)的構(gòu)建過(guò)程中必須進(jìn)行分類(lèi)工作。首先選擇標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。例如，救援站可以基于救援者的年齡。根據(jù)檔案信息的分類(lèi)。數(shù)據(jù)庫(kù)是機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。因此，有必要建立一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)。因此，該機(jī)構(gòu)還需要與信息技術(shù)公司聯(lián)系，以定期維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，修補(bǔ)漏洞并充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)際作

9、用。 （5）做好文件信息的使用 在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，許多組織專(zhuān)注于檔案信息的歸檔，但是檔案信息的利用程度不高。在新形勢(shì)下，為了不斷完善檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)完善檔案。信息利用的程度。以救援站中未成年人流浪者和乞g的文件信息為例。首先，我們必須使用此文件信息來(lái)進(jìn)行反人口販運(yùn)活動(dòng)。在信息技術(shù)的支持下，建立了未成年人，流浪乞討者檔案，反販運(yùn)處信息資源的互聯(lián)機(jī)制，及時(shí)共享相關(guān)信息。上述人員的身份信息，家庭信息，語(yǔ)音信息，外表信息，指紋救援站的文件管理系統(tǒng)中包括這些信息，DNA信息等后，便與防毒辦公室共享。及時(shí)獲取信息，使他們能夠在獲得全面信息后更有效地開(kāi)展工作，反人口販運(yùn)辦公室也可以與

10、救援站共享丟失的次要信息。分享，以便更快地找到失蹤的未成年人。其次，文件信息可用于幫助未成年人流浪者返回家園和學(xué)校。借助文件信息管理系統(tǒng)，我們可以快速找到有關(guān)未成年流浪人員的相關(guān)信息，例如管轄權(quán)，相關(guān)信息等，以幫助他們更快地返回。盡管在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法掌握一些信息，但隨著調(diào)查工作的不斷深入，將解決許多困難，特別是在檔案信息化后，可以實(shí)現(xiàn)快速查詢(xún)功能，這對(duì)促進(jìn)收益回報(bào)具有重要作用。上述人員。 。 （6）加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理隊(duì)伍建設(shè) 在組織檔案工作的具體安排過(guò)程中，管理人員自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)將直接影響到組織檔案管理的實(shí)際效果。因此，在檔案信息化建設(shè)和檔案管理中，組織必須不斷加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理隊(duì)伍的建

11、設(shè)。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)中，我們必須首先集中于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案管理人員。在具體的培訓(xùn)中，要著重對(duì)檔案人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)正確工作觀念的灌輸，使工作人員能夠以正確的態(tài)度對(duì)待工作，要從培訓(xùn)的兩個(gè)方面著手。不斷提高該機(jī)構(gòu)中檔案工作者的整體水平，包括技能水平和工作意識(shí)。在訓(xùn)練中，還必須注意訓(xùn)練方法的科學(xué)應(yīng)用。機(jī)構(gòu)必須能夠建立完整的培訓(xùn)過(guò)程。整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)必須系統(tǒng)地改進(jìn)。通過(guò)這次培訓(xùn)活動(dòng)，有必要提高學(xué)員的理論水平。它還需要提高其業(yè)務(wù)能力。為了不斷提高整體培訓(xùn)效果，培訓(xùn)講師必須不斷改進(jìn)培訓(xùn)方法，例如將各種實(shí)際案例納入培訓(xùn)活動(dòng)中，以使學(xué)員能夠充分理解檔案管理中遇到的各種問(wèn)題。二是抓好引進(jìn)外來(lái)人才。組織應(yīng)著重于文

12、件信息建設(shè)和文件管理的發(fā)展，并從外部引進(jìn)新型人才。一方面，引進(jìn)的人才需要具有文件管理方面的經(jīng)驗(yàn)，并且必須能夠熟練地操作信息系統(tǒng)，以便他們可以加入組織的文件管理。在工作中，組織文件管理工作的實(shí)際效果不斷提高。 （七）做好監(jiān)督管理 實(shí)施外部監(jiān)督工作，可以幫助機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。為此，機(jī)構(gòu)可以建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督管理團(tuán)隊(duì)，系統(tǒng)地了解機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，然后充分參與其中。在該機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中，通過(guò)比較相關(guān)程序，我們可以及時(shí)了解每個(gè)環(huán)節(jié)的不足并進(jìn)行糾正。這樣，該機(jī)構(gòu)的文件管理問(wèn)題的可能性就控制在最低水平。為了確保監(jiān)督和管理的實(shí)際效果，已建立的監(jiān)督小組需要保持相對(duì)獨(dú)

13、立性，直接服從組織的最高領(lǐng)導(dǎo)，并且不能受到其他管理人員的干預(yù)。 四，總結(jié) 綜上所述，發(fā)展檔案信息化建設(shè)和檔案管理具有重要意義，但從目前的情況看，許多機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作仍然存在一些不足。 ，機(jī)構(gòu)必須能夠清楚地認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并繼續(xù)從多個(gè)層面改進(jìn)其檔案信息化建設(shè)和檔案管理。 參考資料 [1]張繼東。鄧小平，鄧小平。檔案信息建設(shè)的現(xiàn)狀與改進(jìn)策略[J]?？萍冀?jīng)濟(jì)學(xué)報(bào)，2018（33）。 [2]古盡平。大數(shù)據(jù)視角下檔案信息化建設(shè)的新思路[J]。辦公，2018（15）。 [3]鄧斌華。檔案信息建設(shè)與檔案管理探討[J]。管理觀察，2018（12）。 [4]鄭建芬。鄧小平。檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展[J]。檔案科學(xué)研究，2017（S2）。 [5]李明宇。馮建華。檔案信息化管理與促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略研究[J]。才智，2015（05）。