《第四章文件的整理與歸檔PPT優(yōu)秀課件》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《第四章文件的整理與歸檔PPT優(yōu)秀課件（40頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、 2 Question： 為 什 么 要 建 立 檔 案 ？ 檔 案 有 何 作 用 ？ 檔 案 的 利 用 3 一 、 立 卷 （ 一 ） 立 卷 的 概 念 和 含 義 1 立 卷 的 概 念 文 書(shū) 處 理 部 門(mén) 或 人 員 將 辦 理 完 畢 的 ，具 有 保 存 價(jià) 值 的 文 件 材 料 ， 根 據(jù) 其 固 有的 聯(lián) 系 及 形 成 的 規(guī) 律 ， 組 成 案 卷 的 過(guò) 程稱(chēng) 為 立 卷 。 第 二 節(jié) 立 卷 工 作 4 一 、 立 卷2 立 卷 的 含 義 （ 1） 必 須 是 辦 理 完 畢 的 文 件 材 料 才 可以 立 卷 。 （ 2） 必 須 是 具 有 保 存

2、價(jià) 值 的 文 件 材 料才 能 歸 檔 保 存 。 （ 3） 必 須 按 照 文 件 在 形 成 過(guò) 程 中 的 聯(lián)系 和 一 定 的 規(guī) 律 組 成 案 卷 。 5 Question： 立 卷 的 過(guò) 程 是 怎 么 樣 的 ？ 立 卷 程 序 6 （ 二 ） 立 卷 特 征 在 立 卷 過(guò) 程 中 ， 按 文 件 的 基本 特 征 確 定 文 件 分 類(lèi) 和 組 卷的 原 則 和 依 據(jù) 。 具 有 共 同 特 征 的 和 密 切 聯(lián) 系的 文 件 組 合 在 一 起 。 立 卷 特 征 就 是 按 文 件 特 征 分類(lèi) 和 組 卷 。 7 8 （ 二 ） 立 卷 特 征 立 卷 特 征

3、 的 分 類(lèi) （ 1） 按 文 件 的 問(wèn) 題 特 征 立卷 不 同 的 事 件 、 項(xiàng) 目 、 專(zhuān) 案 。 eg: 1、 人 事 類(lèi) 、 業(yè) 務(wù) 類(lèi) 、 會(huì) 計(jì) 類(lèi) 、 科研 產(chǎn) 品 類(lèi) 2、 科 研 開(kāi) 發(fā) 產(chǎn) 品 檔 案 （ N72、 N75、N85、 N97） 9 立 卷 特 征 的 分 類(lèi) （ 2） 按 文 件 的 作 者 特 征 立卷 文 件 責(zé) 任 者 Eg:1、 人 事 檔 案 類(lèi) 2、 圖 書(shū) 著 作 類(lèi) （ 圖 書(shū) 館 ） 10 立 卷 特 征 的 分 類(lèi)（ 3） 按 文 件 的 名 稱(chēng) 特 征 立 卷 按 文 種 進(jìn) 行 分 類(lèi) 和 組 卷 通 知 、 報(bào) 告 、 通 報(bào)

4、 、 計(jì) 劃 、 安 排 11 立 卷 特 征 的 分 類(lèi) （ 4） 按 文 件 的 時(shí) 間 特 征 立卷 按 年 度 分 類(lèi) 按 月 份 分 類(lèi) 按 日 期 分 類(lèi) （ 5） 按 文 件 的 地 區(qū) 特 征 立卷 省 市 區(qū) 縣 鎮(zhèn) 12 立 卷 特 征 的 分 類(lèi) （ 6） 按 文 件 的 通 訊 者 特 征立 卷 業(yè) 務(wù) 聯(lián) 系 單 位 Eg:1、 客 戶(hù) 資 料 2、 業(yè) 務(wù) 檔 案 3、 會(huì) 計(jì) 檔 案 13 立 卷 特 征 的 分 類(lèi) （ 7） 其 他 特 征 立 卷 1、 重 要 程 度 2、 姓 名 筆 畫(huà) 3、 文 件 載 體 （ 文 書(shū) 、 圖 片 、 音 頻 、 視 頻

5、、 磁 盤(pán) 、 光 盤(pán) ） 14 （ 二 ） 立 卷 特 征 的 運(yùn) 用 立 卷 就 把 零 散 無(wú) 序 的 文 件 按文 件 之 間 固 有 的 共 同 點(diǎn) 和 聯(lián)系 點(diǎn) 分 門(mén) 別 類(lèi) 、 有 機(jī) 結(jié) 合 、組 成 案 卷 。 15待 立 卷 的 文 書(shū) 16 17 （ 二 ） 立 卷 特 征 的 運(yùn) 用 常 用 ： 按 問(wèn) 題 特 征 立 卷 按 制 發(fā) 者 特 征 立 卷 按 時(shí) 間 特 征 立 卷 18 （ 三 ） 立 卷 特 征 結(jié) 合 運(yùn) 用 形 式 “年 度 組 織 機(jī) 構(gòu) ” 分 類(lèi) eg:2009人 事 檔 案 2010會(huì) 計(jì) 檔 案 “組 織 機(jī) 構(gòu) 年 度 ” 分 類(lèi)

6、eg:人 事 檔 案 2009 會(huì) 計(jì) 檔 案 2010 19 （ 三 ） 立 卷 特 征 結(jié) 合 運(yùn) 用 形 式 “年 度 問(wèn) 題 ” 分 類(lèi) 法 eg:2009M10產(chǎn) 品 專(zhuān) 案 2010N10產(chǎn) 品 專(zhuān) 案 “問(wèn) 題 年 度 ” 分 類(lèi) 法 。 eg: M10產(chǎn) 品 專(zhuān) 案 2009 N10產(chǎn) 品 專(zhuān) 案 2010 20 （ 二 ） 立 卷 特 征 及 其 運(yùn) 用 （ 2） 立 卷 特 征 在 組 卷 中 的 具 體 運(yùn) 用 一 般 應(yīng) 以 按 問(wèn) 題 特 征 組 卷 為 主 。 按 文 件 的 主 要 共 同 特 征 組 卷 。 根 據(jù) 文 件 的 類(lèi) 型 ， 靈 活 運(yùn) 用 相 應(yīng)

7、 的文 件 特 征 組 卷 。 21 二 、 立 卷 的 組 織 工 作 （ 一 ） 立 卷 環(huán) 節(jié) 的 選 擇 1 文 書(shū) 處 理 部 門(mén) 立 卷 （ 1） 集 中 式 。 （ 2） 部 門(mén) 式 。 （ 3） “ 誰(shuí) 辦 誰(shuí) 立 卷 ” 。 2 文 件 處 理 部 門(mén) 與 機(jī) 關(guān) 檔 案 室 結(jié) 合 立 卷 （ 1） 組 織 型 。 （ 2） 分 工 型 。 （ 3） 兼 職 型 。 22 二 、 立 卷 的 組 織 工 作（ 二 ） 立 卷 的 準(zhǔn) 備 工 作 1 立 卷 工 作 會(huì) 議 2 立 卷 業(yè) 務(wù) 培 訓(xùn) 3 文 件 材 料 的 收 集 和 清 理 4 機(jī) 關(guān) 檔 案 室 在 立

8、 卷 工 作 中 的 作 用 23 二 、 立 卷 的 組 織 工 作（ 三 ） 平 時(shí) 歸 卷 1 平 時(shí) 歸 卷 的 概 念 2 平 時(shí) 歸 卷 的 目 的 3 平 時(shí) 歸 卷 的 主 要 措 施 （ 1） 建 立 和 健 全 平 時(shí) 歸 卷 制 度 。 （ 2） 要 有 平 時(shí) 歸 卷 的 物 質(zhì) 條 件 。 （ 3） 注 意 平 時(shí) 的 清 查 和 歸 卷 。 24立 卷 工 作 25 三 、 具 體 立 卷 程 序（ 一 ） 擬 訂 （ 或 修 訂 ） 立 卷 類(lèi) 目 （ 二 ） 文 件 的 歸 類(lèi) 和 組 卷 （ 三 ） 確 定 案 卷 的 保 管 期 限 （ 四 ） 擬 寫(xiě) 案

9、卷 標(biāo) 題 （ 五 ） 案 卷 的 編 目 與 編 號(hào) （ 六 ） 填 寫(xiě) 與 裝 訂 （ 七 ） 歸 檔 26立 卷 程 序 27 28 29 案卷標(biāo)題 30卷 內(nèi) 文 件 的 編 號(hào) 31 32 33 四 、 案 卷 質(zhì) 量 （ 一 ） 案 卷 質(zhì) 量 要 求 的 總 原 則 案 卷 質(zhì) 量 必 須 符 合 立 卷 的 基 本 原 則 ， 即 遵 循文 件 材 料 的 形 成 規(guī) 律 和 特 點(diǎn) ， 保 持 文 件 之 間 的 有機(jī) 聯(lián) 系 ， 區(qū) 別 不 同 價(jià) 值 ， 便 于 保 管 和 利 用 。 （ 二 ） 案 卷 質(zhì) 量 的 一 般 要 求 1 要 符 合 規(guī) 范 化 、 標(biāo) 準(zhǔn)

10、 化 2 歸 檔 的 案 卷 應(yīng) 齊 全 完 整 34 四 、 案 卷 質(zhì) 量 （ 三 ） 案 卷 質(zhì) 量 的 一 般 內(nèi) 容 （ 1） 組 卷 合 理 。 （ 2） 保 管 期 限 劃 分 準(zhǔn) 確 。（ 3） 卷 內(nèi) 文 件 的 排 列 合 理 。 （ 4） 卷 內(nèi) 目 錄 清 晰 。（ 5） 備 考 表 填 寫(xiě) 完 整 。 （ 6） 案 卷 封 面 填 寫(xiě) 清 楚 。（ 7） 案 卷 題 名 擬 寫(xiě) 準(zhǔn) 確 。 （ 8） 檔 號(hào) 編 制 正 確 。（ 9） 裝 訂 結(jié) 實(shí) 整 齊 。 （ 10） 字 跡 材 料 符 合 耐 久 性 的 要 求 。 35 一 、 立 卷 改 革 （ 一 ）

11、立 卷 改 革 卷 工 作 的 目 的 與 方 向 1 立 改 革 的 目 的 （ 1） 簡(jiǎn) 化 立 卷 方 法 。 （ 2） 立 卷 技 術(shù) 的 普 及 。 （ 3） 立 卷 工 作 現(xiàn) 代 化 。 2 立 卷 工 作 改 革 的 方 向 （ 1） 改 革 立 卷 的 方 法 ， 與 現(xiàn) 代 科 學(xué) 管 理 的 方 法 和 手 段 相 適 應(yīng) 。 （ 2） 以 電 子 計(jì) 算 機(jī) 輔 助 立 卷 方 式 代 替 手 工 方 式 。 （ 3） 立 卷 工 作 與 檔 案 工 作 一 體 化 。 36 一 、 立 卷 改 革 （ 二 ） 幾 種 簡(jiǎn) 易 立 卷 方 式 的 簡(jiǎn) 介1 “ 一 事

12、一 卷 ” 2 “ 立 純 卷 ” 3 “ 立 薄 卷 ” 4 “ 以 件 代 卷 ” 37 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 一 ） 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 編 制 目 的 與 原 則 1 編 制 目 的 由 國(guó) 家 檔 案 行 政 管 理 部 門(mén) 制 定 統(tǒng) 一 的 標(biāo) 準(zhǔn) 和方 法 ， 對(duì) 歸 檔 文 件 整 理 工 作 加 以 引 導(dǎo) 和 規(guī) 范 。 2 編 制 原 則 （ 1） 簡(jiǎn) 化 原 則 。 （ 2） 兼 容 原 則 。 （ 3） 靈 活 性 原 則 。 （ 4） 前 瞻 性 原 則 。 38 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 二 ） 歸 檔 文 件

13、 整 理 概 述 1 歸 檔 文 件 整 理 歸 檔 文 件 的 整 理 以 件 為 單 位 進(jìn) 行 裝 訂 、 分 類(lèi) 、排 列 、 編 號(hào) 、 裝 盒 ， 使 之 有 序 化 。 2 名 詞 術(shù) 語(yǔ) （ 1） 歸 檔 文 件 。 （ 2） 歸 檔 文 件 整 理 。 （ 3） 件 。 3 歸 檔 文 件 整 理 的 原 則 和 要 求 39 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 三 ） 歸 檔 文 件 整 理 方 法 和 步 驟 1 裝 訂 2 分 類(lèi) 3 排 列 4 編 號(hào) 5 編 目 6 裝 盒 40 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 四 ） 備 考 表 1 備 考 表 結(jié) 構(gòu) 備 考 表 是 記 錄 和 反 映 檔 案 盒 內(nèi) 文 件 檔 案 整 理 情況 和 保 管 狀 況 的 一 種 文 件 材 料 。 備 考 表 的 結(jié) 構(gòu) 包 括盒 內(nèi) 文 件 情 況 說(shuō) 明 、 整 理 人 、 檢 查 人 和 日 期 。 2 備 考 表 的 項(xiàng) 目 及 其 內(nèi) 容 （ 1） 盒 內(nèi) 文 件 情 況 說(shuō) 明 。 （ 2） 整 理 人 。 （ 3） 檢 查 人 。 （ 4） 日 期 。