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1、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔操作方法 一、 會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)檔案的重要組成部分，是記錄和反映各企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。所謂會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案保管好。 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是指會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案資料當(dāng)初產(chǎn)生的直接目的和主要原因，不是為了供人查閱而專門形成的，而是作為一種核算手段，為了處理某種會(huì)計(jì)事項(xiàng)的需要，在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的，由于其中某些資料具有保留價(jià)

2、值，因而進(jìn)行系統(tǒng)地整理，形成了會(huì)計(jì)檔案。因此，一般地說，與會(huì)計(jì)核算無(wú)關(guān)的其他資料不是會(huì)計(jì)檔案。 作為會(huì)計(jì)信息主要載體的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等，不是隨意留存下來而成為會(huì)計(jì)檔案的，而是按照一定程序和方法集中保存起來，才能成為會(huì)計(jì)檔案。 如果組成會(huì)計(jì)檔案的各種會(huì)計(jì)資料未經(jīng)整理、隨意組合或任意堆放、保存，就不能稱為會(huì)計(jì)檔案。 二、會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷 為了更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行挑選、整理、分門別類，按序存放，集中保管。整理會(huì)計(jì)檔案是整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。應(yīng)當(dāng)注意，不同保管期限以及規(guī)定必須另

3、行組卷的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)分別裝訂立卷。 由于各類會(huì)計(jì)檔案保管的期限不盡一致，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類，達(dá)到便于查找和調(diào)閱，也有利于各種會(huì)計(jì)檔案的分類和定期銷毀。下面按會(huì)計(jì)檔案的類別，分別敘述一下整理、歸檔的有關(guān)內(nèi)容。 （一）、會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷的總體要求 會(huì)計(jì)憑證類包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證，它是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固、妥善保管，便于查閱。憑證以冊(cè)為保管單位，每月裝訂一冊(cè)或數(shù)冊(cè)。 1、會(huì)計(jì)檔案整理、立卷使用的物品 （1）、憑證封面 憑證封面中各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)最基礎(chǔ)的索引，不同的憑證封面有不同的內(nèi)容，表2—1

4、是我們目前推薦使用的一種封面。 表2—1：憑證封面 記 賬 憑 證 封 面 年 月份 單位名稱 冊(cè) 別 本月份共 本 本冊(cè)第 本 保管期限 年 憑 單 號(hào) 次 自第 號(hào)至第 號(hào)止 共計(jì) 張 憑證起訖日期 自 年 月 日至 年 月 日止 備 注 會(huì)計(jì)主管人員： 檢查復(fù)核人： 裝訂人： （2）、憑證封底 憑證封底也有很

5、多種類，我們推薦使用的是具有封底功能又具有一定備考功能的封底。如表2—2格式的封底。 表2—2：憑證封底 復(fù)制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄 日 期 記賬憑證號(hào)碼 名稱 理由 經(jīng)辦人蓋章 單位負(fù)責(zé)人蓋章 是否歸還及其他（備注） 年 月 日 （3）、憑證包角 憑證包角種類很多，規(guī)格也不一致，目前使用較多的是長(zhǎng)條形粘

6、貼性包角，但從牢固安全的角度，我們推薦使用表2—3—1（正面），表2—3—2（反面）格式的方形包角。 表2—3—1：憑證包角（正面） 年 月 憑證號(hào) 冊(cè) 號(hào) 卷 號(hào)

7、 表2—3—2：憑證包角（反面） （4）、三角襯墊 三角襯墊是指在原始憑證折疊、裝訂過程中，為避免厚薄不一，憑證裝訂部位過于薄，影響裝訂而使用的一種材料（用紙板制成），是一種新推薦使用的檔案材料（同表2—4） 表2—4：三角襯墊 （5）、憑證盒 憑證盒是為了裝訂后的憑證不折角、不折邊，使憑證便于堆放整齊和尋找而使用的一種檔案材料（見表2—5）。 會(huì) 計(jì) 憑 證 年 度 年 全宗號(hào) 目錄號(hào)

8、案卷號(hào) 表2—5：憑證盒 會(huì) 計(jì) 憑 證 盒 立檔單位： 憑證名稱： 啟啟用日期： 年 月 日至 年 月 日 冊(cè) 數(shù)：本月共： 冊(cè) 本盒是第 冊(cè) 憑證號(hào)數(shù)：自 號(hào)至 號(hào) 保管期限 年 財(cái)會(huì)主管 經(jīng)辦會(huì)計(jì) 全宗號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào)

9、2、會(huì)計(jì)憑證整理的程序及方法 （1）、要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證的不同種類，按順序號(hào)逐張排放好； （2）、整理記賬憑證的附件（原始憑證或原始憑證匯總表），剔除附件中不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料； 整理中如果附件太大的，應(yīng)將原始憑證按記賬憑證的大小折疊好，并在右上角加粘上三角襯墊；原始憑證不整齊的應(yīng)進(jìn)行修剪；原始憑證太小的，應(yīng)使用原始憑證粘貼單進(jìn)行粘帖，并注意避開裝訂位。凡需要單獨(dú)保存的原始憑證，如需經(jīng)常查閱的工資單、獎(jiǎng)金表，可單獨(dú)裝訂成冊(cè)；如領(lǐng)料單、發(fā)票、醫(yī)院轉(zhuǎn)來的賬單等，數(shù)量過多的，應(yīng)歸類匯總后單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并填制一式兩

10、份的匯總表，一份附在記賬憑證后，另一份裝訂在另行裝訂的原始憑證上面，匯總表上應(yīng)注明原始憑證的張數(shù)、冊(cè)號(hào)、記賬憑證所屬年月及號(hào)碼等內(nèi)容；某些重要的原始憑證如文件、表冊(cè)、契約、合同、存出保證金收據(jù)等，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)裝訂保管，并在有關(guān)的原始憑證和記賬憑證及封底上相互注明日期和編號(hào)，是文件的應(yīng)注明發(fā)文單位及文號(hào)，是合同的應(yīng)注明合同號(hào)碼及對(duì)方單位； （3）、清除釘書釘、曲別針等金屬物； （4）、按每本1—2cm的厚度分成若干本，分別加具封底、封面及包角； （5）、按包角所標(biāo)注的打孔處打孔，并進(jìn)行裝訂，粘貼。 3、會(huì)計(jì)憑證的立卷 （1）、要認(rèn)真填好憑證封面、封底，必須如實(shí)填寫，不得遺漏。封面上

11、會(huì)計(jì)主管人員、檢查復(fù)核人員、裝訂人員要蓋章，裝訂線應(yīng)有封口，并由裝訂人員加蓋騎縫章； （2）、填寫好卷脊上的項(xiàng)目。即年、月、憑證起訖號(hào)、冊(cè)號(hào)，憑證起訖號(hào)可以使用#1—20表示裝訂的是從第1號(hào)至第20號(hào)，冊(cè)號(hào)用“1—1”、“2—1”，“2—2”分別來代表本月共1本，第一本；本月共2本，第一本及本月共2本、第二本的意思，以便于按順序保存、查找，卷脊上的編號(hào)應(yīng)于封面上內(nèi)容一致； （3）、將裝訂好的憑證裝入憑證盒并填好盒面上的內(nèi)容（應(yīng)于封面上內(nèi)容一致），由專人負(fù)責(zé)保管。 （4）、憑證冊(cè)平時(shí)按月份及冊(cè)號(hào)順序排列存放，卷號(hào)可以根據(jù)不同的情況在平時(shí)及時(shí)編號(hào)或待年末統(tǒng)一編號(hào)。 （二）、會(huì)計(jì)賬簿的整理、

12、立卷的總體要求 會(huì)計(jì)賬簿類包括：總賬、各類明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿等。年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年，建立新賬后，一般都要進(jìn)行集中統(tǒng)一整理。賬簿即可以合并立卷，也可以分別各種賬冊(cè)各自立卷?；铐?yè)式或卡片式的賬頁(yè)，應(yīng)去掉空白頁(yè)，將已記賬的賬頁(yè)依次編號(hào)，立卷成冊(cè)。 1、會(huì)計(jì)賬簿整理、立卷使用的物品 （1）、卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄是用來登記本卷內(nèi)裝訂的資料大致內(nèi)容，以便作為事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)最基礎(chǔ)的索引。我們推薦使用表2—6格式的卷內(nèi)目錄。 表2—6：卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 序號(hào) 編制單位 名 稱 起訖年月 立卷日期

13、起止張?zhí)? 備注 （2）、備考表 備考表是用來登記會(huì)計(jì)資料整理、立卷過程中發(fā)現(xiàn)的本卷內(nèi)存在的缺點(diǎn)和需要說明其他情況。我們推薦使用表2—7格式的備考表。 表2—7：備考表 備 考 表 日期 本 卷 內(nèi) 缺 點(diǎn) 及 其 他 情 況 立卷人蓋章 （3）、會(huì)計(jì)檔案案卷封面 會(huì)計(jì)檔案案卷封面是用來裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)

14、計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料的一種檔案用品。我們推薦使用表2—8格式的案卷封面。 表2—8會(huì)計(jì)檔案案卷封面 自 年 月起至 年 月止 本卷內(nèi)共 頁(yè) 保管期限 年 年 度 年 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 會(huì)計(jì)檔案案卷封面 （4）、長(zhǎng)形

15、襯條 長(zhǎng)形襯條是在裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料時(shí)，由于厚度不夠，為保證會(huì)計(jì)檔案整齊、美觀而使用的一種檔案用品，我們推薦使用表2—9格式的長(zhǎng)形襯條（用紙板作）。 表2—9：長(zhǎng)形襯條 （5）、賬簿盒 賬簿盒是在裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料后，為了裝訂后的資料不折角、折邊，使會(huì)計(jì)資料便于堆放整齊、美觀和尋找方便而使用的一種檔案材料。我們推薦使用表2—10格式的賬簿盒。 自 年 月起至 年 月止 本卷共 頁(yè) 保管期限

16、 年 度 年 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 2、會(huì)計(jì)賬簿整理的程序及方法 （1）、將活頁(yè)賬、卡片賬去掉空白賬頁(yè)，按照會(huì)計(jì)科目的順序（會(huì)計(jì)科目編號(hào)順序，從小到大）排序，并按頁(yè)碼順序排好，再編統(tǒng)一歸檔順序號(hào)（總頁(yè)碼），并在賬簿前面加具會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表后，再加上案卷封面，按每本（卷）1—2cm厚度裝訂成冊(cè)

17、，但一般不宜將某一賬戶分冊(cè)裝訂，如遇厚度不夠的，則加墊長(zhǎng)襯條； （2）、將訂本式賬簿的硬封面、封底打開，比照活頁(yè)賬的長(zhǎng)度載下多余的硬封面、封底，在前面加具會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表，并在剩余的硬封面中間加墊長(zhǎng)襯條后，再加上案卷封面，并裝訂成冊(cè)； （3）、將多余的案卷封面依賬頁(yè)長(zhǎng)短向內(nèi)折疊。 3、會(huì)計(jì)賬簿的立卷 （1）、根據(jù)裝訂后的各種賬簿，分別填寫好啟用頁(yè)及會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容； （2）、按各冊(cè)內(nèi)的內(nèi)容逐冊(cè)填寫封面，封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全，單位名稱、賬戶名稱都要寫全稱，不要只寫代號(hào)；“本卷頁(yè)數(shù)”要寫賬簿的有效頁(yè)數(shù)；保管期限要填寫國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的時(shí)間； （3）、卷脊上必須寫上XX

18、XX年度，XXX賬，以便保存，利用； （4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應(yīng)在盒外注明有關(guān)內(nèi)容，不可省略； （5）、會(huì)計(jì)賬簿排列順序：按現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總賬、明細(xì)賬、各種輔助賬及其他會(huì)計(jì)資料的順序進(jìn)行排序和編號(hào)。 （三）、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理、立卷的總體要求 財(cái)務(wù)報(bào)告是指月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告。包括：會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明以及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。平時(shí)月（季）度報(bào)表，由主管報(bào)表人負(fù)責(zé)人保存，年終將全年會(huì)計(jì)報(bào)表由專人統(tǒng)一收集，按時(shí)間順序整理、裝訂成冊(cè)，并登記會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄（會(huì)計(jì)報(bào)表）及備考表，立卷歸檔。報(bào)表可分別按年度、季度、月度各自立卷，也可將季度、月度報(bào)表合并組卷。 1、財(cái)務(wù)報(bào)告

19、整理、立卷使用的物品 財(cái)務(wù)報(bào)告整理、立卷使用的物品也有以下幾種： （1）、會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄（同表2—6） （2）、備考表（同表2—7） （3）、會(huì)計(jì)檔案案卷封面（同表2—8） （4）、長(zhǎng)形襯條（同表2—9） （5）、報(bào)表盒（同表2—10） 這幾種檔案用品的用途、使用方法同會(huì)計(jì)賬簿的整理、立卷的方法相一致。 2、財(cái)務(wù)報(bào)告整理的程序及方法 （1）、將平時(shí)由主管報(bào)表人負(fù)責(zé)保存的月（季）度報(bào)表由專人負(fù)責(zé)收集齊全、完整、不缺不漏； （2）、將年度決算（年報(bào)）連同附表、附注及文字說明取出； （3）、將年度、季報(bào)、月報(bào)以及所屬單位上報(bào)的報(bào)表分開組卷； （4）、在報(bào)表前面加具會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄，

20、后面加具備考表，再加上案卷封面后，按1cm—2cm厚度裝訂成冊(cè)，如不夠厚的，則加墊長(zhǎng)襯條，如太厚的，則分卷裝訂； （5）、將較大的報(bào)表依照封面的大小進(jìn)行折疊； （6）、將多余的封面，依報(bào)表長(zhǎng)短向內(nèi)折疊。 3、財(cái)務(wù)報(bào)告的立卷 （1）、根據(jù)裝訂后的各種報(bào)表，分別填寫好會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。 （2）、按各冊(cè)內(nèi)容逐冊(cè)填寫封面，封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。 （3）、卷脊上必須寫上XXXX年度，XXXX報(bào)表，以便保存、利用。 （4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應(yīng)在盒外注明有關(guān)內(nèi)容，不可省略。 （5）、會(huì)計(jì)報(bào)表排列順序：按年報(bào)、下屬單位上報(bào)年報(bào)、月（季）報(bào)、下屬單位上報(bào)月（季）報(bào)這一順序排

21、列。 （四）、其他會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷 其他會(huì)計(jì)檔案是指銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料和會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 一般地，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料是指除《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確列入文書檔案以外的，與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的會(huì)計(jì)核算資料。 其他會(huì)計(jì)檔案的整理，可按不同的類別進(jìn)行，如銀行余額調(diào)節(jié)表一類，銀行對(duì)賬單一類。單位較小，這類資料數(shù)量較小的，也可以進(jìn)行合并裝訂，按先余額調(diào)節(jié)表后對(duì)賬單的順序排列，并要注意按不同的銀行、不同的賬號(hào)分開或先后裝訂。而會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的整理最好一式兩份，一份由會(huì)計(jì)

22、部門保管，另一份隨會(huì)計(jì)檔案移交給單位檔案部門保管。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)的格式見表2—11。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的格式見表2—12，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的格式見表2—13。 對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)資料最好另行組卷： （1） 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)； （2） 工資名冊(cè)； （3） 債權(quán)債務(wù)單據(jù)； （4） 交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)； （5） 有必要延長(zhǎng)保管的其他會(huì)計(jì)資料。 以上這些會(huì)計(jì)資料的裝訂用品及立卷辦法，可以參照會(huì)計(jì)賬簿，賬務(wù)報(bào)告的整理、歸檔辦法。 表2—11 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) 編 號(hào) 檔案種類名稱 所屬年月 數(shù)量 檔案編號(hào) 應(yīng)保管年限 已保管年限 保存起訖年月

23、 原經(jīng)辦人 備注 年份 月份 卷號(hào) 冊(cè)數(shù) 接收單位（部門）： 經(jīng)辦人： 移交日期： 移交單位（部門）： 經(jīng)辦人：

24、 監(jiān)交人： 表2—12 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 全宗號(hào)碼 全宗名稱 年 案卷號(hào) 案卷名稱 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 憑單起止號(hào) 裝訂人 保管期限 箱 號(hào) 格 備注 審核人： 填表人： 表2—13 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 批準(zhǔn)單位＿＿＿＿＿

25、 批準(zhǔn)文號(hào)＿＿＿＿＿ 編制單位＿＿＿＿＿ 銷毀時(shí)間＿＿＿＿＿ 順序號(hào) 銷毀檔案名稱 本單位編制或其他單位編送 卷號(hào) 起止年月 冊(cè)數(shù) 份數(shù) 編號(hào) 共計(jì)頁(yè)數(shù)（張） 應(yīng)保管年數(shù) 已保管年數(shù) 備注 編制單位負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人員： 編制人員： 監(jiān)銷人員： （五）、各

26、種檔案用品的使用及填制示例 1、會(huì)計(jì)檔案封面的使用 會(huì)計(jì)憑證封面如表2—1所示。具體填寫方法如下： （1）、封面先填上會(huì)計(jì)憑證所屬年、月，如二OO八年十二月； （2）、第一欄是單位名稱：填寫本單位的全稱； （3）、第二欄是冊(cè)別檔：如本單位十二月份有叁本憑證，本冊(cè)是第一本，則在“本月份共 本”處填上“叁”字樣，在“本冊(cè)第 本”處填上“壹”；同時(shí)在“保管期限 年”處填上“壹拾伍”，不要寫阿拉伯?dāng)?shù)字； （4）、第三欄是憑證號(hào)次欄：如本單位采用單一記賬憑證，第一本裝訂的憑證從1號(hào)至26號(hào)，則在“自第 號(hào)”處填上“零壹”字樣，至“第 號(hào)止”處填上“貳拾陸”，如憑證無(wú)分號(hào)的則

27、在“共計(jì) 張”處填“貳拾陸”；如果其中有3張分號(hào)憑證，則在“共計(jì) 張”處填“貳拾玖”； （5）、第四欄是起訖日期欄：如本冊(cè)憑證是從12月1日—12月8日，則應(yīng)在“自 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“一”在“至 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“八”字樣，不要填寫阿拉伯?dāng)?shù)字； （6）、第五欄是備注欄：如無(wú)特殊情況，備注欄可空著。如裝訂的憑證中有丟失、毀損或有重號(hào)、漏號(hào)的，則應(yīng)在備注欄中注明； （7）、最后在裝訂后由裝訂人簽章，檢查復(fù)核人員及會(huì)計(jì)主管人員分別在相關(guān)欄內(nèi)簽章，一般地這三欄應(yīng)分別指定人員擔(dān)任。填列后的憑證封面如

28、表2—14 記 賬 憑 證 封 面 二OO八年十二月份 單位名稱 公司 冊(cè) 別 本月份共叁本 本冊(cè)第壹本 保管期限：壹拾伍年 憑 單 號(hào) 次 自第 零壹 號(hào)至第貳拾陸號(hào)止 共計(jì)貳拾陸 張 憑證起訖日期 自二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日止 備 注 會(huì)計(jì)主管人員： 王五 檢查復(fù)核人：李四 裝訂人：張三 2、會(huì)計(jì)憑證封底的使用 會(huì)計(jì)憑證封底如表2—2 如憑證裝訂正常，則不用填寫封底，如有復(fù)制、抽出或另行裝訂附件的，就要在封底上注明，并辦理有關(guān)手續(xù)，如領(lǐng)導(dǎo)簽字等；同時(shí)還應(yīng)在抽出的憑證上

29、作好記載。例如：在裝訂2005年12月份憑證時(shí)，把發(fā)放工資的13號(hào)憑證的附件（4張工資單）抽出另行組卷，則除在記賬憑證上注明工資單另行裝訂，卷號(hào)XX號(hào)外，還應(yīng)在封底上注明有關(guān)內(nèi)容，則填列后的封底如表2—15。 表2—15會(huì)計(jì)憑證封底 復(fù)制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄 日 期 記賬憑證號(hào)碼 名 稱 理 由 經(jīng)辦人簽章 單位負(fù)責(zé)人簽章 是否歸還及其他（備注） 年 月 日 2005 12 8 26 12月份工資單（4張） 另行組成年度工資單卷 張三 王六

30、 3、會(huì)計(jì)憑證三角襯墊、包角的使用 （1）、整理好記賬憑證及所附的原始憑證、如原始憑證太大的就需折疊，折疊后會(huì)造成左上角較薄，則可在左上角粘貼三角襯墊，使之與折疊后的原始憑證同一高度；然后再加具封底、封面； （2）、在左上角依邊對(duì)齊放好憑證包角（反面），按所示打孔的位置進(jìn)行打孔； （3）、裝訂時(shí)用雙孔引線法裝訂，注意拉緊裝訂線，裝訂后把線頭塞入孔中、壓平； （4）、然后依虛線折疊包角后，按包角紙與封面紙交匯點(diǎn)，剪去多余的方塊部分后，在剩余部分上涂上膠水，按先

31、從前到后，后從左到右的次序折至反面進(jìn)行粘貼，粘貼后用夾子夾住，等稍干后再去掉夾子，加蓋騎縫章。 （5）、寫卷脊內(nèi)容，按封面內(nèi)容摘錄至卷脊，填寫后的卷脊如表2—16 表2—16 2005年 12月 憑證號(hào) #1----26 冊(cè)號(hào) 3---1 卷號(hào) 4、憑證盒的使用 如為整齊起見使用憑證盒的，不論憑證封面上已填

32、列有關(guān)內(nèi)容，但憑證盒上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略，具體填寫方法可參照憑證封面。填寫后的憑證盒如表2—17 表2—17 會(huì) 計(jì) 憑 證 盒 立檔單位：公司 憑證名稱：會(huì)計(jì)憑證 啟用日期：二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日 冊(cè) 數(shù)：本月共 叁 冊(cè) 本盒是第 壹 冊(cè) 憑證號(hào)數(shù)：自 零一 號(hào)至 貳拾陸 號(hào) 保管期限 壹拾伍 年 財(cái)會(huì)主管：王 五 經(jīng)辦會(huì)計(jì)：張 三 全宗號(hào)

33、目錄號(hào) 卷號(hào) 5、卷內(nèi)目錄的使用 在填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，要注意： （1）、順序號(hào)是指卷內(nèi)內(nèi)容的分類順序，例如賬簿要按賬戶順序排列，月報(bào)表要按月份順序排列； （2）、編制單位是指填寫編制單位的全稱，如“公司”； （3）、名稱是一個(gè)賬戶填一欄或一份報(bào)表填一欄。如月報(bào)表，則可填上“月度財(cái)務(wù)報(bào)告”，如年報(bào)（決算）報(bào)表，則填寫“年度財(cái)務(wù)報(bào)告”或“年度決算報(bào)告”。有的單位有下屬單位上報(bào)的報(bào)表，則應(yīng)單獨(dú)注出。填列后的卷內(nèi)目錄見表2—18——表2—24。 表2—18現(xiàn)金日記賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號(hào) 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)?/p>

34、 備注 1 公司 現(xiàn)金日記賬 2008.1-12 2009.1.12 1-100 表2—19銀行存款日記賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號(hào) 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)? 備注 1 公司 2 表2—20總分類賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號(hào) 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)? 備注 1 公司 總分類賬

35、 2008.1-12 2009.1.12 1-100 表2—21各種明細(xì)分類賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號(hào) 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)? 備注 1 公司 其他貨幣資金明細(xì)分類賬 2008.1-12 2009.1.12 1-2 2 公司 短期投資明細(xì)分類賬 3 公司 應(yīng)收票據(jù)明細(xì)分類賬 6、備考表的使用 備考表必須使用，但其中內(nèi)容可以在歸檔時(shí)填列清楚，也可以在檔案

36、鑒定時(shí)填列，一般地為明晰責(zé)任，及時(shí)明了地記載，備考表應(yīng)在裝訂完畢后填列為宜。如本卷內(nèi)無(wú)需要說明的問題，也應(yīng)在備考表中填明“本卷內(nèi)無(wú)需要說明的問題”，并要寫上立卷人姓名、立卷日期，以分清責(zé)任。填列后的備考表見表2—25。 表2—25 備 考 表 日期 本卷內(nèi)缺點(diǎn)及其他情況 立卷人蓋章 7、會(huì)計(jì)檔案案卷封面的使用 1、會(huì)計(jì)檔案案卷封面在裝訂前先要按賬冊(cè)、報(bào)表的厚度（一般1—2cm）進(jìn)行折疊（一般印有折痕）。

37、如賬簿太薄，可以加墊長(zhǎng)襯條，達(dá)到至少1cm，但不應(yīng)超過2cm，如賬薄太厚，則分冊(cè)裝訂。裝訂時(shí)用三針引線法，然后在線頭處貼上封條紙，加蓋騎縫章。 2、填寫案卷封面，封面如表2—8。 ①封面上面第一檔是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如“公司”； ②封面中間是案卷標(biāo)題的名稱，要概括全卷內(nèi)的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行填寫。如是月度財(cái)務(wù)報(bào)表，可寫成二OO八年一月至十二月月度財(cái)務(wù)報(bào)告，如是總分類的案卷，可寫成二OO八年度總分類賬，如單位所有明細(xì)賬都裝訂在一起，則可以寫成二OO八度度各種明細(xì)分類賬 ③封面的最后一欄要填寫好起止日期、張數(shù)、保管期限。如本卷內(nèi)資料是從2005年1月——2005年12月，則應(yīng)在自年月處

38、分別填上二OO八一至年月分別填上二OO八十二字樣，不要填寫阿拉伯?dāng)?shù)字。如本卷內(nèi)資料共有50張100頁(yè)，則應(yīng)在本卷內(nèi)共頁(yè)處填寫壹佰字樣。如本卷內(nèi)資料為現(xiàn)金日記賬，則應(yīng)在保管期限年欄中填寫貳拾伍字樣。 ④卷脊的填寫。卷脊是為了歸檔后查找方便而填寫的，因而應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了。 卷脊第一部分應(yīng)填寫案卷的名稱，如月度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度決算報(bào)告、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、XX明細(xì)分類賬等；卷脊第二部分年度欄應(yīng)填寫案卷所屬時(shí)期，如二OO八等；卷脊第三部分應(yīng)填寫案卷的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。 書寫時(shí)要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。 8、會(huì)計(jì)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）盒的使用 會(huì)計(jì)賬

39、簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）盒是為了歸檔時(shí)整齊起見而使用的，不論盒內(nèi)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）的案卷封面上已填列有關(guān)內(nèi)容，但盒面上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略。盒面上第一欄是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如公司；第二欄是案卷標(biāo)題欄，要填寫會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等有效名稱；中間是案卷內(nèi)容，要概括全卷內(nèi)的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行填寫；盒面第四、五欄是起止日期、張數(shù)、保管期限欄。卷脊第一部分應(yīng)填寫案卷的名稱、卷脊第二部分年度欄應(yīng)填寫案卷所屬時(shí)期、卷脊第三部分應(yīng)填寫案卷的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。書寫時(shí)要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。 （六） 、會(huì)計(jì)檔案的分類、編號(hào)及排列方法 會(huì)計(jì)檔案的分類和排列方法大致有

40、三種： 1、年度——形式——保管期限 這一方法是先把一個(gè)年度形成的會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料四大類，然后再把不同的保管期限的會(huì)計(jì)檔案分別組成保管單位。其排列方法是憑證——賬簿——報(bào)告—其他。 2、形式——年度——保管期限 這一方法是先把會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資歷料四大類，然后再在各種形式中分年度，再按不同保管期限進(jìn)行排列。編號(hào)采用代號(hào)法，如賬務(wù)報(bào)告為A，會(huì)計(jì)賬簿為B，會(huì)計(jì)憑證為C、其他會(huì)計(jì)資料為D；或財(cái)務(wù)報(bào)告為1，會(huì)計(jì)賬簿為2、會(huì)計(jì)憑證為3、其他會(huì)計(jì)資歷料為4，并按順序排列。 3、保管期限——年度——形式 這一方法是先把會(huì)計(jì)

41、檔案按不同的保管期限進(jìn)行分類，然后在同一保管期限的會(huì)計(jì)檔案中分年度排列、最后再按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料四大類分開。 以上三種方法有各自的用途，也各有各的利弊。在單位初次整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，各企業(yè)可以根據(jù)各自的特點(diǎn)進(jìn)行選用，但方法一經(jīng)選用，一般不作變動(dòng)。但在實(shí)際工作中，我們建議采用第一種分類排列方法，即按年度——形式——保管期限這一方法結(jié)合年度流水號(hào)進(jìn)行歸檔，在其中再按保管期限的長(zhǎng)短順序排列編號(hào)。例如公司本部2005年共有會(huì)計(jì)憑證30卷，會(huì)計(jì)賬簿20卷，財(cái)務(wù)報(bào)告4卷，其他會(huì)計(jì)資料6卷。按順序會(huì)計(jì)憑證為1——30卷，從1月的第一卷至到12月份的最后一卷為三十卷；會(huì)計(jì)賬簿為31—5

42、0卷，其中編號(hào)從現(xiàn)金日記賬開始即現(xiàn)金日記賬為31卷；財(cái)務(wù)報(bào)告為51——54卷，其中年度財(cái)務(wù)報(bào)告為51卷；其他會(huì)計(jì)資料為55——60卷。 三、會(huì)計(jì)檔案的保管 （一）、會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)要求 具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，良好的職業(yè)道德，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，能保守本單位和商業(yè)秘密，除法律規(guī)定和單位領(lǐng)導(dǎo)人同意外，不私自向外界提供或泄露單位的會(huì)計(jì)信息。 （二）、會(huì)計(jì)檔案的歸檔 會(huì)計(jì)檔案由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔。以年度為單位整理會(huì)計(jì)檔案，在下一年度的第一季度內(nèi)完成整理歸檔工作。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在整理立卷歸檔過程中要及時(shí)編造保管清冊(cè)（見表2-12），將會(huì)計(jì)檔案的名稱、起止日期、卷內(nèi)張數(shù)、憑

43、單起止號(hào)、裝訂人、保管期限等一一登記入冊(cè)，在登記時(shí)，要將不同名稱的會(huì)計(jì)檔案按卷填寫。 （三）、會(huì)計(jì)檔案移交的辦理 1、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在年度終了后可保管1年。這樣，有利于會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的日常工作，體現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性。保管期限的始算日期，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 2、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案1年期滿后于次年1月1日前應(yīng)當(dāng)移交給單位的檔案管理部門，以便于單位檔案的集中管理，雙方不得拖延不交或推諉拒絕接收。 3、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在向單位檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)要編寫會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)中詳細(xì)登記所移交檔案的種類、名稱、所屬年月、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、檔案編號(hào)、應(yīng)保管

44、年限、已保管年限、保存起訖年月、原經(jīng)手人等各項(xiàng)內(nèi)容，在登記時(shí)，要將不同名稱、種類、不同保管期限及不同經(jīng)手人的會(huì)計(jì)檔案分項(xiàng)填寫。檔案部門要根據(jù)移交清冊(cè)認(rèn)真核對(duì)清楚后，辦理移交手續(xù)。交接雙方和監(jiān)交人員在移交清冊(cè)上簽名、蓋章，這樣便于分清責(zé)任，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。 4、對(duì)沒有檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，并指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行會(huì)計(jì)檔案專門化管理，增加會(huì)計(jì)檔案管理工作的可操作性。在會(huì)計(jì)檔案正式移交檔案管理部門之前，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案管理工作屬會(huì)計(jì)崗位；會(huì)計(jì)檔案正式移交檔案管理部門后會(huì)計(jì)檔案管理工作，不屬于會(huì)計(jì)崗位。 5、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管會(huì)計(jì)檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任。要充

45、分體現(xiàn)內(nèi)部控制制度的要求，有利于會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。 （四）、會(huì)計(jì)檔案的拆封原則 會(huì)計(jì)檔案能否拆封或在是什么情況下拆封，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，是會(huì)計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 1、入檔后的單位會(huì)計(jì)檔案不得隨意拆封。這是對(duì)會(huì)計(jì)檔案拆封的原則性規(guī)定。 2、個(gè)別情況下如保管期滿或單位變更時(shí)會(huì)計(jì)檔案中尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證等可以拆封重新整理，且按組成債權(quán)、債務(wù)余額的每一筆發(fā)生額抽取。 3、在檔案進(jìn)行拆封時(shí)，保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)或保管人，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和有關(guān)檔案的具體經(jīng)辦人共同辦理，不得私自拆封，更不得隨意撤換會(huì)計(jì)檔案內(nèi)的有關(guān)資料。 （五）、會(huì)計(jì)檔案的借閱原則 會(huì)計(jì)檔案借閱是

46、會(huì)計(jì)檔案保管的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生的問題。 1、各企業(yè)保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。 2、遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)方需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證或公檢法等監(jiān)察部門需要查閱與案件有關(guān)的會(huì)計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制原件。 3、批準(zhǔn)后，會(huì)計(jì)檔案查詢或復(fù)制方在查閱或復(fù)制時(shí)，必須辦理登記手續(xù)。檔案室要詳細(xì)登記調(diào)閱、復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案名稱，調(diào)閱日期，調(diào)閱人員姓名和工作部門，調(diào)閱理由，歸還日期等，以便備查。調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案一般不得攜帶外出。 四、單位變更的會(huì)計(jì)檔案管理 （一）單位終止的會(huì)計(jì)檔案管理 因撤銷、解散、破產(chǎn)

47、或其他原因而終止的單位，由于其法定地位消亡，包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)，一般由其主管單位或其財(cái)產(chǎn)所有者按照法定程序進(jìn)行處理。單位因撤消、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主觀部門或其財(cái)產(chǎn)所有者自行代管或委托當(dāng)?shù)貦n案管代為保管。 （二）單位分立或業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出的會(huì)計(jì)檔案管理 1、單位分立一般有兩種情形，一種是派生分立，即單位分立后原單位繼續(xù)存在，而其他部分分出設(shè)立一個(gè)或數(shù)個(gè)新單位；另一種是新設(shè)分立，即單位分立后原單位解散，分立出的各方分別設(shè)立新的單位。 （1）、派生分立情形下，由于單位分立后原單位繼續(xù)獨(dú)立存在，會(huì)計(jì)檔案的保管條件不會(huì)因

48、單位分立而發(fā)生變動(dòng)，原單位的整個(gè)會(huì)計(jì)檔案由分立后繼續(xù)存在的原單位統(tǒng)一保管，其他方則具有查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案的權(quán)利。 （2）、新設(shè)分立情形下，由于原單位不復(fù)存在，其會(huì)計(jì)檔案一時(shí)沒有可靠的歸屬地，應(yīng)由分立中的各方協(xié)商決定由其中的一方統(tǒng)一保管，或全部委托當(dāng)?shù)貦n案管進(jìn)行代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。 總之，無(wú)論哪種情況下的分立，必須既能保證原單位會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，又不會(huì)影響其他方的利用。 五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀 會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，必須嚴(yán)格規(guī)范有序進(jìn)行。 （一）、基本銷毀程序 單位對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，一般需要履行以下程序： 1、由

49、單位檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)保管期以滿的會(huì)計(jì)檔案和單位讀這些檔案的利用要求，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明所要銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編制單位、卷號(hào)、起止年月、冊(cè)數(shù)、份數(shù)、檔案編號(hào)、共計(jì)頁(yè)數(shù)、應(yīng)保管年限、已保管年限、銷毀時(shí)間、批準(zhǔn)單位、批準(zhǔn)文號(hào)、編制單位的內(nèi)容。 2、單位檔案管理部門和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將編制號(hào)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和銷毀意見報(bào)本單位負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)核后在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署銷毀意見。 3、會(huì)計(jì)檔案銷毀前，需要指定的監(jiān)銷人按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的內(nèi)容對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，監(jiān)銷人員要認(rèn)真核查各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案是否已保管期滿，內(nèi)容和卷號(hào)是否相符

50、，編號(hào)是否連續(xù)等。 4、會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，監(jiān)銷人員根據(jù)不同情況由響應(yīng)的單位派出。對(duì)于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；對(duì)于財(cái)政部門，則由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。 5、會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。 （二）、保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)檔案的處理 在對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理以備銷毀時(shí)，對(duì)于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)（如超過會(huì)計(jì)檔案保管期限但尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)購(gòu)買憑證等）的原始憑證： 1、此類憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到為了事項(xiàng)完結(jié)后方可按規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；

51、 2、在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中注明不予銷毀的原因和單獨(dú)立卷情況（包括存放地點(diǎn)、編號(hào)等） 六、會(huì)計(jì)檔案的移交 會(huì)計(jì)檔案交接是會(huì)計(jì)檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，一般包括單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交和單位之間的會(huì)計(jì)檔案移交。 （一）、單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交 關(guān)于單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交主要是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)間的交接，也包括會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的交接。 1、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)間的交接在“會(huì)計(jì)檔案的保管”中已作了詳細(xì)、明確的規(guī)定，這里不再重述。 2、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的交接是指會(huì)計(jì)人員工作變動(dòng)時(shí)對(duì)所經(jīng)營(yíng)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行的交接。在設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)的單位，則應(yīng)當(dāng)移交檔案機(jī)構(gòu)；對(duì)于一些小單位，由于

52、大都沒有設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，一般地，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員自己保管，因而在會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，便涉及會(huì)計(jì)檔案的移交問題，在移交時(shí)要避免以下幾種做法： ①首先，要避免只移交自己做的那部分，即移交清冊(cè)只填列本人新增（建立）的會(huì)計(jì)檔案部分，以前部分（前人移交的）不提及； ②其次，要避免不辦理移交，憑領(lǐng)導(dǎo)一句話就接替會(huì)計(jì)工作，對(duì)以前會(huì)計(jì)人員所建的會(huì)計(jì)檔案不聞不問； ③要避免“新人不理舊賬”，即將會(huì)計(jì)檔案按年度或按經(jīng)管人一人一包、一年一包封包保存的方法。 （二）、單位之間的會(huì)計(jì)檔案移交 關(guān)于單位之間的會(huì)計(jì)檔案移交，規(guī)定如下： 1、單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，交接雙方必須履行交接手續(xù)，明確會(huì)計(jì)檔案移交責(zé)任； 2、移交會(huì)計(jì)檔案前，移交方必須編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，注明應(yīng)當(dāng)移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管年限等內(nèi)容，以便于接受方在接受時(shí)的清點(diǎn)和移交工作的辦理。 3、會(huì)計(jì)檔案交接時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)明確交接雙方的結(jié)交人即經(jīng)辦人員，并按照移交方編制的會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)移交；同時(shí)，為保證會(huì)計(jì)檔案移交工作的順利進(jìn)行，交接雙方的單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)監(jiān)交。 4、會(huì)計(jì)檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)簽名和蓋章，證明移交工作結(jié)束，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的移交內(nèi)容和有關(guān)程序負(fù)責(zé)。