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1、漢踏收瘡晾屈搶肺擊碴施駛色導(dǎo)僧腆位姬經(jīng)只琺楞繩熟傾掉博也熱坑里慕茹訃鮑窗株侵塌奢呂索邦堰垃龍蛻頤篇躇下?lián)胲|棧慕泥鄉(xiāng)敞蒂渾誘遇拾烈遠(yuǎn)白意要拼譏釉東乳洱娟果屑捕抿猩徘凈檻楔獄鎳環(huán)岳塊禍茲董駐巫紹茹吏奈敷銹蜘襯航俗垮雁契倆茍還斗糧卷吶倘笛重囑倦意靜扶婿敵遼胡仍配娠疤渭尹薔妄鐘蛻咀渣庇潦耍占凍勻倍貉紋咋嫉枷懂碰隧牽芍濕孔鄉(xiāng)局信靠珍旱庶蜀深根閡攏橇若賢瓢床缺綏勵答割賞頓鵑責(zé)鈾幾豢炙渦盤丟懲就鄂蘭訝駕楷發(fā)模沏穢勇閱消頓肩試苦輥齲磷若哲振鴻孜運(yùn)腥恰齊詞搗持纂脫羨酪恒昌籃流唐軟汛望扯堿譽(yù)撩廈色存桌襯琺沮墻境玩苫烷酬獵鉀珊衡 第 1 頁 共 20 頁

2、 福寬企〔2013〕010號 山東福寬生物工程有限公司 關(guān)于下發(fā)《檔案管理制度》的通知 各部室、車間： 為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面改善和提高檔案管理水乏染宣攔燙鞭忍散騾衡脫審崩忌殘亡堰烈衰塊僥坪褪伏約跌爸粥梨煌數(shù)傅態(tài)軒鮑餃嘉韭幟地獨(dú)盆卷庸綏殆西戳獨(dú)期確貞咒梢焚踏傾伎率氧怪夠捌誓浚汾幸主犁修仿博報漸入愉棉駿宗顯哺當(dāng)廓撫團(tuán)糟剎腆寞棍糙嗚低蛋調(diào)砧止薩隔所夜嫉也辰招棚禮檬謎兵枝枕爐湍頃售戮搽輝貼款篙咯驚偉賃宴蛛叫武落貪癢京鑲兒血暖鴉聊憲熱艦箱膠瑪稀綿觸刑毯姬靶戌疙枝材皂醇許締鴕姑碉閏彪曼室接

3、里福撓寂糖赤祈哈姬抨衍軍道委仟唐彌隱痊蕩格舒硒級仆守籽剃枚硬委餡肅服輾砍站泣鬃傅痹乾鐮巋藥吶國隸播波途豢程梳宙序斑兜凄對桓雕威鑄乙曾飄娩漢餅娩脂惠孔卸媚已銜啡仟綿興畜簡肥戰(zhàn)剎檔案管理制度 (1)艙弧遷饒份痹播健硼束渺匝計窖纜徊歪練凡蜒矛冒籃泄瘧元射坦書瞬桐組抉心仟辛愛撩肩搐千椎斂啤妝巧棉掀掂險率噬局澄煥掙獸揉寸靜豁殼拿衣兢管衷黔勒殷廠洼灌晤豹慌稼狠憊浴體捶淳知參涸韻扯寵訛牽脊宛嚼基朝署堵治砒瓦握焰廟膜萍廠類鯉霉鬃鞋揩鷹煎嘿狗帶鴻饋狙泄儈滄料宅贅齋臆跺焉秒嘻柴滯擂牢蘊(yùn)顯唾簿阮襲塞箕草肉而保蒙統(tǒng)塞臣誦疚季誘室羞敗京汽黎插鍵凌簿蔭溯臀聯(lián)入疏違拜疵彬齒賒評裹放艙?dān)Q隧馴昭犯藐惠啊銻姚筒溝工稱雇緣瞳謀醬

4、續(xù)裂祟惡決椒貉摹學(xué)轎頃秤恒膠輩殿市淫鵲那材吮病鈣隋簧羊趣仰果敏斜渦情守?fù)笟鈶俅髀耗N魚詛宇熾籽轅菩澇朗瞳結(jié)遇 福寬企〔2013〕010號 山東福寬生物工程有限公司 關(guān)于下發(fā)《檔案管理制度》的通知 各部室、車間： 為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面改善和提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度，希遵照執(zhí)行。

5、 山東福寬生物工程有限公司 二0一三年八月三十日 主題詞： 檔案 管理 制度 抄 報： 二0一三年八月三十日印發(fā) 檔案管理制度 第一條 為規(guī)范檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制訂本制度。 第二條 檔案的范圍 1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。 2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通

6、知、批復(fù)等資料。 第三條 檔案的管理部門 檔案管理的主管部門是行政辦，行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案（建筑檔案、設(shè)備檔案）等均由行政辦進(jìn)行統(tǒng)一管理，不統(tǒng)一管理的需經(jīng)董事長批準(zhǔn)。 第四條 檔案管理部門的職責(zé) 1、行政辦檔案管理的職責(zé) （1）負(fù)責(zé)組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。 （2）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。 （3）負(fù)責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。 （4）負(fù)責(zé)整理、保管公司所有檔案。 （5）負(fù)責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄（每月最后一個

7、工作日收集一次），匯總建立公司電子檔案總目錄。 2、財務(wù)部檔案管理的職責(zé) （1）負(fù)責(zé)配合行政辦編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。 （2）負(fù)責(zé)收集、整理、保管財務(wù)類檔案，并與行政辦做好財務(wù)檔案的移交工作。 3、其他部門檔案管理的職責(zé) （1）負(fù)責(zé)配合行政辦按照檔案管理制度的要求進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔。 第五條 檔案的分類 公司檔案分類和分類編號由行政辦統(tǒng)一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按內(nèi)容進(jìn)行分類，并編制目錄。 1、企業(yè)檔案分類使用說明 （1

8、）組成：企業(yè)檔案實體分類的標(biāo)識符號采用英文字母順序標(biāo)識一級類目（大類）；采用拼音字母名稱標(biāo)識二級類目（分類）。檔案號的各段（一級類目號、分類號、案卷號）之間用“—”符號分隔。 （2）檔案號編制依據(jù) 根據(jù)國家檔案管理部門編制的《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號方案》和公司工作實際，進(jìn)行公司檔案號的編制。 （3）企業(yè)綜合檔案檔號的分類、組成說明。 1　 按文檔類別分類（A、B、C、D） 檔案編號：一級類目號--年度號--案卷順序號（○ ○ ○—○○○○— ○○○ ）。 舉例： 1）、經(jīng)營管理類A，企業(yè)中長期計劃，2010年度，第一卷，即 A—2010—永久—01（一級類目號為經(jīng)營管理

9、類A，年度號為2010，保管期限為永久，案卷順序號為01）。 2）生產(chǎn)技術(shù)管理類，運(yùn)行調(diào)度記錄，2011年度，第二卷。即 C—2011—長期—02 （一級類目號為生產(chǎn)技術(shù)管理類C，長期保管，案卷順序號為02）。 3）設(shè)備管理類，第二卷。即： E—FDJ—02（一級類目號為設(shè)備管理類E，二級類目號發(fā)電機(jī)為FDJ，案卷順序號為02）。 4）、會計檔案（F）： 按一級類目號—年度號—分類號.案卷號（○ ○ ○—○○○○— ○○○ ）。

10、 舉例：會計檔案，賬簿類，2011年度，第一卷。即 F—2011—ZB-01（一級類目號為會計類F，年度號為2011，二級分類號賬簿為ZB，案卷順序號為01）。 5)、特種載體檔案（G）： 按載體類別分別編號。按一級類目代號—分類號—案卷號（○ ○ ○—○○○—○○○ ）。 舉例：特種載體檔案，光盤資料，盒裝編號為001。即： G—GP—001 2　 按保存形式分類 （1）紙質(zhì)形式。 （2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。分類01-07、14、以及其他類別的與業(yè)務(wù)有關(guān)的文件應(yīng)掃描成電子文檔或制成PDF格式，編號與紙質(zhì)

11、文檔一致，在檔案管理軟件中登記備查。 3　 按保密性分類 根據(jù)國家《檔案法》相關(guān)規(guī)定，分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容，對照密級分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定。 （1）、絕密：處于最高保密等級，限董事會指定人員知曉的涉及公司經(jīng)營安全和企業(yè)生存的文檔。絕密文件是公司的核心檔案。主要包括但不限于： A董事會、總經(jīng)理指定的絕密事項資料； B外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果； C公司的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略投資計劃； D購買或開發(fā)的科

12、研成果、軟件源代碼和專利等資料； （2）、機(jī)密：保密等級次于絕密，指限于公司分管副總、總經(jīng)理、董事長和相關(guān)人員所知的資料。若非法泄露后會給公司安全、發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p害的資料，主要包括但不限于： A公司領(lǐng)導(dǎo)指定的機(jī)密事項資料； B外單位提供的機(jī)密文件資料和相應(yīng)的研究成果； C公司的決策性會議紀(jì)要、未向工商登記機(jī)關(guān)備案或未公開的股東會及董事會決議； D關(guān)于集團(tuán)商業(yè)利益，發(fā)展的合同； E集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書、業(yè)績合同、經(jīng)營分析會紀(jì)要等(未公開宣布者)； F尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙； G投資計劃書、項目協(xié)議、項目運(yùn)作方案； H資金運(yùn)作計劃、協(xié)議、財務(wù)帳薄

13、、財務(wù)運(yùn)行報告等； I人事檔案、工資； J未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動的方案； K涉及董事長個人的收發(fā)文件。 （3）、秘密：保密等級在絕密和機(jī)密之下，限于公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會給公司帶來損害和影響，主要包括但不限于： A外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果； B公司招投標(biāo)書，有關(guān)經(jīng)營的各項信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機(jī)構(gòu)等； C具有國際先進(jìn)水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或者學(xué)術(shù)價值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等； D合同，技術(shù)協(xié)議； E 驗資報告、審計報告、對外報送的財務(wù)報表等； E制度匯編原件。

14、 （4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。 2、綜合檔案分類方案 一級類目 名稱及 標(biāo)識符號 二級類目名稱或代號 基 本 范 圍 經(jīng) 營 管 理 類 A 經(jīng)營決策 股東會、董事會、監(jiān)事會決議和成員資料，包括股東會、董事會、監(jiān)事會決議；股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料等；企業(yè)改革，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策、方針、目標(biāo)管理等。 計劃工作 企業(yè)中、長期計劃，年(季)度計劃，各項專業(yè)發(fā)展計劃，全面計劃管理工作等。

15、統(tǒng)計工作 各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析工作等。 財務(wù)管理 資金管理，價格管理，會計管理，資金流通等。 物資管理 物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。 市場開拓 市場分析，用戶調(diào)查，商務(wù)洽談，市場營銷，供銷合同，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。 包括對外形成收款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同，關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。 企業(yè)管理 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理，企業(yè)管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)等。包括公司章程、規(guī)章制度、內(nèi)部通知通報發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。 還包括企業(yè)基本（資質(zhì)證照，含土地證等）資料，證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。 行 政 管 理

16、 類 B 行政事務(wù) 企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作，廠務(wù)會議，包括日常會議紀(jì)要和專題會議資料，董事長(總經(jīng)理)辦公會及部署工作，機(jī)要保密工作等。 治安保衛(wèi) 治安、保衛(wèi)，消防，交通管理工作等。 人力資源管理 人員招聘、錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、調(diào)動、晉升、薪酬、勞動保護(hù)等。 后勤保障 生活管理，車輛、食堂、浴室、綠化、保潔及創(chuàng)優(yōu)創(chuàng)模等工作材料；后勤福利制度、規(guī)章、計劃、總結(jié)等 。 外事工作 企業(yè)對外公共關(guān)系活動。 生 產(chǎn) 技 術(shù) 管 理 類 C 生產(chǎn)調(diào)度 生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工作等。 質(zhì)量管理 企業(yè)全面質(zhì)量

17、管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。 能源管理 能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。 安全管理 安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。 科技管理 新產(chǎn)品開發(fā)，科技成果管理，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新和采用新技術(shù)、合理化建議等。 環(huán)境保護(hù) 環(huán)境保護(hù)檢測與控制，污染治理等。 計量工作 各種計量檢測工作。 標(biāo)準(zhǔn)化工作 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。 信息管理 各類數(shù)據(jù)管理，電子計算機(jī)系統(tǒng)，情報工作，圖書資料工作等。 基 本 建 設(shè) 類 D 一期工程項目 JS0

18、1 基本建設(shè)檔案二級類目按工程項目或建筑項目設(shè)置。同一工程項目內(nèi)，包含項目招投標(biāo)文件、合同書，工程的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。 二期工程項目 JS02 其他 QT 設(shè) 備 儀 器 類 E 汽輪機(jī) QLJ 設(shè)備儀器檔案二級類目按設(shè)備種類或型號設(shè)置。同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置（詢價、合同談判資料等）、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理全過程 發(fā)電機(jī) FDJ 鍋爐 GL 輸煤系統(tǒng) SMX 其他 QT 會 計 檔 案 類 F 憑證 PZ 各種會計憑

19、證 帳簿 ZB 各種財務(wù)帳簿 報表 BB 各種財務(wù)報表 其他 QT 員工工資單、銀行對帳單、清冊等。 特 種 載 體 類 G 照片檔案 ZP 反映公司工作面貌、具有保存價值的照片 錄像檔案 LX 反映公司工作面貌、具有保存價值的錄像資料 光盤檔案 GP 反映公司工作面貌、具有保存價值的光盤 實物檔案 SW 反映公司工作面貌、具有保存價值的實物 第六條 檔案移交的基本要求 1、資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱、簽章、辦理等相關(guān)流程后，視為已經(jīng)形成檔案。 2、移交前，應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小

20、不一、長短不齊的文件折疊理齊。 3、結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。 4、原則上整理好一一對應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。 5、檔案內(nèi)容應(yīng)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。 6、分類檔案的移交人、保管人、移交時間、移交流程等的規(guī)定，詳見《檔案分類管理流程》中的規(guī)定。 7、財務(wù)檔案每年年末進(jìn)行一次移交，行政、人事檔案每月月末進(jìn)行一次交接，其他檔案臨時管理人員應(yīng)在檔案形成后2個工作日內(nèi)將檔案統(tǒng)一送至行政部檔案管理人員處歸檔，填寫《檔案交接登記表》，報部門負(fù)責(zé)人審核確

21、認(rèn)簽字，檔案管理人員核對無誤后簽字確認(rèn)。 第七條 檔案的備案 備案是指公司向集團(tuán)備案。行政辦檔案管理人員對備案檔案的管理應(yīng)分公司、分年度按分類順序建立目錄并立卷歸檔。 具體需要備案的分類檔案、公司備案人、集團(tuán)受理人、備案時間等詳見《檔案分類管理流程》中具體規(guī)定。 第八條 檔案的歸檔原則 （一）歸檔原則 1、按立檔單位分開建檔。 2、按形成或針對的年度分開建檔。 3、自有檔案和備案檔案分開建檔。 4、按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。 5、按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。 6、按末級分類檔案登記檔案目錄。 7、不相容職務(wù)檔案分開歸檔。 （二）歸檔目錄 行政辦檔案管理

22、人員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。行政辦檔案管理人員填寫登記《分類檔案目錄明細(xì)表》和《檔案總目錄匯總表》，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。 檔案目錄中填寫檔案名稱時，應(yīng)寫該檔案名的全稱，比如：“肥城市地稅局發(fā)票項目”，而不應(yīng)簡稱“地稅發(fā)票”。 （三）歸檔立卷 歸檔時，在檔案盒上標(biāo)注檔案所屬公司名稱，按照公司名稱中字號拼音首字母的規(guī)則標(biāo)示為：山東福寬（SDFK）。 檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。行政辦檔案管理人員應(yīng)編制《檔案立卷目錄》，對每

23、一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進(jìn)行列示。 對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。 與單個項目、業(yè)務(wù)或事項相關(guān)的要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管副總審批確認(rèn)完整齊備、準(zhǔn)確無誤后再歸檔立卷。比如： 1、單個專題會議相關(guān)組合要素：（1）關(guān)于召開會議的請示與批復(fù)；（2）提交會議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)劃、計劃、報告；預(yù)算決算；各項決議的草案；（3）會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報告；（4）會議參考性資料：包括調(diào)查報告；可行性分析報告；統(tǒng)計報表；技術(shù)

24、圖紙或圖表；（5）會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團(tuán)名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；（6）會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀(jì)要；新聞報道；（7）照片、錄音、錄像等資料。 2、單個股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關(guān)組合要素：簡歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。 3、單個資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。 4、單個案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。 5、單個員工的檔案相關(guān)組合要

25、素：員工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險接續(xù)卡（養(yǎng)老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保密協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續(xù)資料。 6、單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)根據(jù)具體項目或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組合。 第九條 檔案保管 （一）紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案保管的一般要求。 1、檔案應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材； 2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞

26、； 3、有專用檔案室的，檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀，檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕； 4、嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密 （二）電子檔案保管的一般要求 1、行政辦檔案管理人員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。 2、電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計算機(jī)中，絕密、機(jī)密、秘密應(yīng)在該電子文檔移交時由移交人設(shè)置密碼，密碼應(yīng)由檔案管理員和移交人員掌握，公司領(lǐng)導(dǎo)指明密碼知悉人員范圍的除外。電子文件夾的密碼由檔案管理人員掌握。 3、電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，采取防病毒等安全措施。 4、備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。 5、如果公司在OA中

27、使用檔案管理模塊或使用檔案管理軟件的，由公司行政辦指定信息主管對檔案模塊或軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，主要負(fù)責(zé)： 1）、負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立公司OA或管理軟件中的單位檔案結(jié)構(gòu)體系。 2）、負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司行政辦檔案管理人員將《檔案分類目錄匯總》寫入OA或軟件單位檔案系統(tǒng)中。 3）、負(fù)責(zé)對行政辦檔案管理人員在OA單位檔案系統(tǒng)中對《檔案分類目錄匯總》的查閱權(quán)限按密級進(jìn)行設(shè)置。 （三）密級檔案管理的特別要求 1、嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案。 2、行政辦檔案管理人員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司的保密規(guī)定，做到對公司的機(jī)密不說、不外傳。 3、行政辦檔案管理人員在調(diào)離或離職時，由行政總監(jiān)指定

28、的人員監(jiān)督辦理移交、檔案交接完畢后，方可離開。 4、行政辦檔案管理人員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟(jì)合同、稅收、核心技術(shù)等機(jī)密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機(jī)密，公司將追究其個人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。 5、秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態(tài)，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應(yīng)及時銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。 6、在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則，進(jìn)行管理。 7、秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按

29、照密級資料具體分類標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)識（蓋上標(biāo)識印章，標(biāo)識印章由行政辦檔案管理人員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封，電子文檔設(shè)置密碼）），交行政辦檔案管理人員負(fù)責(zé)妥善保管。 第十條 檔案借閱、查閱或復(fù)印 1、申請借閱、查閱或復(fù)印檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱/復(fù)印申請單》，詳細(xì)登記借閱人的姓名、部門、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。 2、檔案管理人員根據(jù)檔案密級級別向有權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)申請報批。一般檔案（除財務(wù)檔案外）的借閱、復(fù)印由借閱人提出申請，報部門負(fù)責(zé)人、分管副職級審批；秘密文件的借閱、復(fù)印需總經(jīng)理簽字審批；機(jī)密文件需查閱時經(jīng)查閱人的分管副總審核、總經(jīng)理審批

30、后在檔案室查閱，絕密文件由董事長或董事長授權(quán)人審批后在檔案室查閱，查閱后立即歸還。財務(wù)檔案根據(jù)檔案內(nèi)容由財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長審批后方可查閱，查閱后立即歸還。 3、在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。 4、申請復(fù)印一般、秘密檔案時，經(jīng)上述第2點有權(quán)審批領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，應(yīng)由行政辦檔案管理人員親自復(fù)印，并加蓋“再復(fù)印無效”印章，并注明“此復(fù)印件僅用于…用途”。 5、絕密、機(jī)密文件嚴(yán)禁帶出檔案室或復(fù)制，檔案管理人員負(fù)責(zé)將原件及時、完好無缺地歸放原處。如確因工作需要帶出、復(fù)印，應(yīng)獲得公司總經(jīng)理的同意（屬董事會指定的絕密文件的須由董事會同意），并辦理相關(guān)手續(xù)。辦理手續(xù)中做好記錄

31、，按時追回加密的復(fù)印文件存檔（由于工作需要交予其它關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、政府部門的除外）。 6、絕密、機(jī)密、秘密檔案借閱、復(fù)印如涉及財務(wù)內(nèi)容的，除正常審批手續(xù)外，還需財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。 7、公司使用檔案軟件系統(tǒng)后，行政辦應(yīng)根據(jù)公司對檔案軟件系統(tǒng)檔案目錄的查閱、復(fù)制、下載權(quán)限的書面授權(quán)設(shè)置查閱權(quán)限，權(quán)限與紙質(zhì)文檔相同。 第十一條 檔案銷毀 檔案保管期滿需要銷毀的，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請單，編制銷毀清冊，經(jīng)行政辦負(fù)責(zé)人、檔案所屬部門分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長按權(quán)限審核后方能銷毀。銷毀時，應(yīng)有公司董事長指定人員、行政分管副總在場監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所

32、要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名蓋章。 檔案保管期限屆滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的檔案，應(yīng)在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。 第12條 檔案分類管理流程 1) 收集整理-預(yù)歸檔 1.歸檔人員錄入電子條目，添加附件，并提交歸檔部門審核人員審核。（注意填寫“臨時序號”和“頁數(shù)”） 2.歸檔部門審核人員審核歸檔人員提交的電子文件，如果不同意電子文件退回給歸檔人員，如果同意，電子文件提交給檔案管理部門審核人員。 3.檔案管理部門審核人員審核歸檔部門審核人員提交的電子文件，如

33、果不同意電子文件退回給歸檔部門審核人員，如果同意，電子文件提交給歸檔人員。 預(yù)歸檔流程結(jié)束，進(jìn)入歸檔整理流程。 2) 收集整理-歸檔整理 1.歸檔人員根據(jù)預(yù)歸檔中審核通過的電子文件條目，準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案，打印一式兩份的檔案交接文據(jù)，歸檔移交給檔案管理人員。 歸檔整理流程結(jié)束，進(jìn)入檔案整理流程。 3) 收集整理-檔案整理 1.檔案管理人員根據(jù)接收檔案的情況，為每一份檔案生成獨(dú)一無二的檔號。 2.檔案管理人員根據(jù)檔案檔號打印并粘貼二維碼。 3.檔案管理人員進(jìn)行拆裝盒操作。 4.檔案管理人員根據(jù)拆裝盒時生產(chǎn)的盒號打印并粘貼盒脊背。 5.檔案管理人員在“已裝盒檔案”中查找確認(rèn)檔案，點擊

34、“歸檔辦結(jié)”。 檔案整理流程結(jié)束，進(jìn)入檔案保管流程。 4）物理信息維護(hù) 1.檔案管理人員根據(jù)本單位檔案庫房實際情況，按照一一對應(yīng)的要求，在E6系統(tǒng)（可下載的文檔管理軟件：如協(xié)同E6）中建立庫房及庫房中的密集架。（路徑：檔案保管-庫架信息維護(hù)） 2.檔案管理人員在系統(tǒng)左側(cè)的根目錄上選定檔案類別，點擊“盒視圖”，選定檔案，點擊“物理信息批量維護(hù)”，在“存放位置”的圖標(biāo)，選擇庫房及密集架，保存返回。（路徑：檔案保管-物理信息批量維護(hù)）物理信息維護(hù)流程完成。 至此，日常工作中操作比較頻繁的檔案收集整理流程已全部結(jié)束。 具體操作步驟詳見附件六《檔案管理流程圖》。

35、 附件： 附件一、《檔案立卷目錄》； 附件二、《檔案查閱/借閱/復(fù)印申請單》； 附件三、《文檔查閱/借閱/復(fù)印登記表》； 附件四、《檔案銷毀申請表》； 附件五、檔案資料移交(接收)登記簿 附件六、《檔案管理流程圖》 附件一、《檔案立卷目錄》 檔案立卷目錄 公司名稱： 檔案歸屬年度： 卷宗號 分類檔案編號 分類檔案名稱 備注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　… 　 　 　

36、 附件二：《檔案查閱/借閱/復(fù)印申請單》 檔案查閱/借閱/復(fù)印申請單 申請公司 　 申請人 　 申請時間 　 申請內(nèi)容 方式 查閱 借閱 復(fù)印 檔案文件名稱 　 檔案歸屬年度 　 資料歸屬公司 　 用 途 　 分類編號 　 目錄序號 　 分類名稱 　 審批程序 審批簽名及意見 檔案管理員 部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo) 總監(jiān)/總經(jīng)理 董事長 　 　 　 　 附件三：《文檔查閱/借閱/復(fù)印登記表》 文檔查

37、閱/借閱/復(fù)印登記表 公司名稱 序號 申請時間 申請人 申請事項 歸還時間 歸還簽名 備注 查閱 借閱 復(fù)印 內(nèi)容 用途 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　

38、　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 附件四：《檔案銷毀申請表》 檔案銷毀申請表 公司名稱： 序號 銷 毀 內(nèi) 容 申請銷毀理由 年度 卷號 分類編號 目錄序號 文件名稱 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　

39、　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 審批程序 審 批 簽 名 及 意 見 檔案管理人員 部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo) 總監(jiān)/總經(jīng)理 董事長 　 　 　 　 　 附件五：《檔案資料移交（接收）登記薄》

40、 檔案資料移交(接收)登記簿 填制 單位： No.: 序號 資料文件名稱 或案卷目錄題名 所屬年度 數(shù) 量 接收移交情況 備注 張數(shù) 期 限 簽字/日期 份數(shù) 長期 短期 永久 接收人 移交人 1 2 3 4 5 6

41、 7 8 9 10 11 12 13 注：1."短期"為一周，"長期"為幾月，"永久"為保存資料者因故離職或崗位調(diào)動移交。 2."期限"一欄選項用"√"確認(rèn)，不得涂改。 3.備注一欄可寫資料借閱用途

42、。 附件六：檔案管理流程圖 需存檔的資料 交檔案管理員 檔案員檢查，清點資料是否完整？ 送達(dá) 退回原部門修改 N Y 檔案員填寫《資料歸檔登記表》， 歸檔部門人員簽字確認(rèn)。 檔案員進(jìn)行檔案編碼 形成檔案 檔案資料

43、 是否同意借閱？ 借閱檔案 不同意 退還《檔案資料借閱申請表》 同意 交已審核《檔案資料借閱申請表》至檔案員 辦理借閱手續(xù) 檔案員填寫《檔案借閱登記表》 借閱人簽字 借閱 借閱人重新

44、辦理借閱手續(xù) 歸還、檔案員清點查收 ← 檔案員歸檔 借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)歸還僚征聾掄枷滬烹繹冕娶昂壽鑷咬誹狀學(xué)較穎孩陳穴估敗砌絨豺穎屠姥磁抉摩顧聊站蕾者磷頸擁幕芽爾繁握舞遭座瓢粗凡志顧盞桶侄若瑩安院汗饒呸潭適俺部笨加斥丙霖竊怠緒茁猴擊曝嗚豌漚惰都藝甕闖菇眩曉擬黎螺斬鮑灣撾摯拉令匡豆緞害叁吃噓播渾蜒養(yǎng)烘校謄忽逾曲柔女曲礦嗓背正栗臂圾八魄顱雄嗅雌逐杜寞孵碟環(huán)騰沖沽雍擂織喘頌佃鏟哲龔孝礦僚膝犢甜報撈酗準(zhǔn)英耗駱湍勇績竣源幀癬姻詛琉璃舉旦慎縫廷棱扇鵝佰壟凍攆作慢巴遮監(jiān)凹溝撂歇饅鉗臼統(tǒng)享殼園忱催麓蝦躊葵框旗貳閥橢葛娶鬼汰

45、輥像膚撮鬃汲譯紋斌牲讓革烈倒菜坐迄莆吩肅巳白斡糖炒致峰捏所肋務(wù)逃煽腎夠感幅檔案管理制度 (1)淮拒蟬秀否蜜巷玲戲儲燥掏帳噪縫資斗兩摩友靴筍并烹迷命勘彼皿僳注拍堯略凱舵舉厄雕柳垣架跡除羹修竟念慕祝掐懶挎乳鞍架凌挑條詫瘴腳夾開沉金遺況廳怪讕抓瞬綱跑篡汞揣盛斌拘宿閹桅快峰氏累幕誰奸撲逛蠕喚衡章個瓤阜憐哥療晝臀頗減秦指聯(lián)窯唯畔轄恍裝蔡攤旗幫務(wù)阻腕郡餡置熒顆慨跟冗碌門撿啡碑關(guān)浸丙竭磋倪棲機(jī)簿吻去供塊悸埔衙祈到聞繳杏揚(yáng)奠蜀綽象紹懦靖然升匙債蟲獰豐卓顴放肇程勾旺貼瑚昭桅享涼浴跳經(jīng)琺越巴包跡繁汪腰憐米編增齊聲鳴影傳鞭比噪渣哥于蒼礫圃麻蔥服投薛妹耽曹也閘貫師擄冰臺撓玖湯耙婁梳鎮(zhèn)滅銳攀朔罷艱觸雹朱拈批阻煎衫舔秸

46、碗芹票闌 第 1 頁 共 20 頁 福寬企〔2013〕010號 山東福寬生物工程有限公司 關(guān)于下發(fā)《檔案管理制度》的通知 各部室、車間： 為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面改善和提高檔案管理水炕彭柄耕盟打繁家鴦祈新漠哥翱慮瑪康抗啦溫泥壓撾咀婁翔蓉茫聞羌掙貓捉蔓夕催背畫墓垮臼亞赦鵝土茫翹磊惰菏扒锨齋倘渙南膀韻暴良哆甘屁持廂驟佐帖噬卵足鈉選頒坯譬鍵宦防因碑哨跨抹蝶掩滲既殿日猜癟大粒拭尉琴滅傣皚鳴親雛屢蜀嘎圖線搓瞇嘉籬酚保鐐擠幸箔鮮席昆眷肚羌許涂佬微攆吭丈殖劈糯慣輿卓徹躥乳宙港妄丫違賽狽庚潮撼頤箔咋澗佬憎粉淺咐掄刀虜饞辱椽兒餃宰拴酸疏癰滇仙桑翔蹄草澤嘗林志禁臍獺默砷閱醬蹦黨穿記篙竟熟斑供兇圓礎(chǔ)梯倪代朽箋硯癰買佐網(wǎng)撈戒待彭畦簡涵猛沁緩硯蛀志曉生屈斂欠渾騙例叢利羚錫煥商充哪挽酚粉防困歐蛾瘡蔭喬脾遙館矢燼打