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1、根據(jù)筆記整理,多有不足,請與指正 來自09涉外孫雨瑤 第 7 頁 共 7 頁
檔案管理學(xué)
檔案的分類:
1按照來源標(biāo)準(zhǔn),即按其形成的性質(zhì)可分為國家機關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。
2 按照內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)有兩種劃分方法:
1 直接分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等
2 先分為普通檔案【如:黨務(wù)檔案、國家政務(wù)檔案等】和專門檔案【如;公安檔案、訴訟檔案、會計檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等
3按照載體的形式標(biāo)準(zhǔn),有金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡牘檔案、錦帛檔案、紙質(zhì)檔案等;
記錄信息的方式可分為:文字檔案、圖形
2、檔案、音像檔案、電子文件;音像檔案:照片、錄音、錄像、影片檔案。
4按照時間標(biāo)準(zhǔn)劃分:古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案
5按照所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn):國家所有檔案、集體所有檔案、個人所有檔案【國外分為:公共檔案、私人檔案】
6 在中國常見的檔案種類:文書檔案、科技檔案、專門檔案
檔案管理理論分析
1 環(huán)節(jié)論:(最常見的一種形式)六環(huán)節(jié)論:收集→分析→鑒定→保管(保護(hù))→統(tǒng)計→利用;
八環(huán)節(jié)論:收集→分析→鑒定→保管(保護(hù))→統(tǒng)計→利用→檢索→編研
2信息論:(《檔案管理信息論》)輸入→加工→輸出→反饋
3 三階段論:形成→管理→利用
檔案的起源
1 文字產(chǎn)生前的檔案:
①結(jié)繩記
3、事②書契③巖畫
2文字產(chǎn)生后的檔案
①文字
②載體 國外:紙莎草—泥板—貝葉—羊皮(蠟版)
國內(nèi):甲骨—金石—簡牘—綿帛—紙
檔案的定義:
復(fù)雜定義:檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成,保存完備的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。
簡化定義:檔案是原始數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。
1法語國家:檔案是文件
三個方面:2 英語國家:檔案是進(jìn)入到檔案館的文件
3蘇中國家:文件經(jīng)歸檔后即為檔案—文件中心
檔案的屬性:
1 本質(zhì)屬性:原始性
2一般屬性:知識性:儲存?zhèn)鞑ブR
信息性:①擴充性 ②可壓
4、縮性 ③可替代性 ④可傳輸性
文化性:表現(xiàn)為①民主和開放的環(huán)境②檔案機構(gòu)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變③為公眾為社會服務(wù)
檔案的價值和作用
1 價值:憑證、參考→【行政憑據(jù)、法律信任、史料共計】
2 作用:機關(guān)工作的直考依據(jù)、政治斗爭的必要手段、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的優(yōu)秀材料(以上都是國家作用)國家、組織、個人維權(quán)的重要(個人作用)
檔案工作的基本原則
1我國檔案事業(yè)管理體制——集中制
國家所有(立檔單位)
集中管理
分級設(shè)館
館網(wǎng)龐大
2 基本原則(基本原則建立在管理體制上)
①統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分設(shè)管理 :A分設(shè)按行政級別來分級B按
5、專業(yè)來分設(shè)
②維護(hù)檔案的完整與安全 :A數(shù)量要求完整,質(zhì)量保證 B安全性:實體安全、內(nèi)容安全
3便于社會各方面利用:
(1) 以檔案原件提供利用
(2) 以檔案復(fù)制品提供利用
(3) 綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用
收集的定義:
檔案的收集工作,就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定,通過例行的接收制度和專門征集的辦法,把分散在各組織、個人手中和散失在其他地方的檔案,分別集中到各級檔案保管機構(gòu)。
收集的內(nèi)容:
1 對本單位需歸檔文件的收集
2 對現(xiàn)行、撤銷機關(guān)永久文件的接收
3 對歷史檔案的接收和征集工作
收集工作的要求:
1、 館藏現(xiàn)狀:
(1) 范圍上:主要
6、收集一級單位檔案,對于二、三級單位檔案選擇收集
(2) 內(nèi)容上:以機關(guān)檔案為核心
(3) 門類上:以紙質(zhì)檔案為主
(4) 時間上:建國以后檔案為主
2、豐富館藏的標(biāo)準(zhǔn):
(1)數(shù)量充分,質(zhì)量優(yōu)化
(2)成分充分,結(jié)構(gòu)合理
(3)內(nèi)容廣泛,層次分明
3、收集工作的要求:
(1)歸檔文件齊全完整
(2)加強歸檔文件的指導(dǎo)
(3)保持全宗的不可分散性
(4)推行入館(室)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化
單位內(nèi)文件的歸檔:
1、 歸檔制度的定義:
歸檔制度:各單位在工作生活中不斷產(chǎn)生的文件,處理完畢以后,經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理,定期移交給檔案室集中保存,稱為“歸檔”。在我國,這是
7、黨和國家規(guī)定的一項制度,即通常所說的“歸檔制度”。
2、歸檔范圍:
老范圍
上級機關(guān)下發(fā)的文件資料
本級機關(guān)形成的文件資料
下級機關(guān)上報形成的文件資料
同級機關(guān)交往形成的文件資料
本機關(guān)主要職能活動文件
以我為“中心”權(quán)益文件
需執(zhí)行的上級機關(guān)的文件
其他有關(guān)查考文件
新范圍
不歸檔范圍
3、歸檔時間:大單位,每年3~4月份;小單位,隨辦隨歸
4、歸檔要求:
①遵循文件材料形成的規(guī)律和特點
②保持文件間的有機規(guī)律
③區(qū)分不同價值,便于保管利用
檔案鑒定:一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定,而經(jīng)常的業(yè)務(wù)工作則是后者
8、。檔案界通常所說的檔案鑒定,是對檔案價值的鑒定。
檔案鑒定步驟:
1、 整理之前:①歸檔→②移交
2、 檔案室鑒定:①接收檔案→②定期鑒定→③入館鑒定
3、 檔案館:①接收鑒定→②定期鑒定
鑒定工作的歷史分期:
【卡林斯基,波蘭人,提出“檔案鑒定的歷史分期”,分為三個歷史階段】
第一分期(1789—1880)——“粗線條”時期
① 頒布檔案鑒定法規(guī)
② 分類:【革命標(biāo)準(zhǔn)】
保存
銷毀
有用文件
歷史文件
封建文件
無用文件
③ 鑒定規(guī)章:明確規(guī)定檔案的保存或銷毀由所有權(quán)決定【普魯七 頒發(fā)】
第二分期(1800—第一次世界大戰(zhàn)前)
① 文
9、件生的速度加快
② 鑒定標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)
③ 禁止銷毀年限出現(xiàn)
第三分期(Ⅰ戰(zhàn)后—Ⅱ戰(zhàn)前)
① 列寧檔案法的頒布
② 檔案鑒定所有權(quán)發(fā)生變化
③ 鑒定理論的出現(xiàn)
第四分期(Ⅱ戰(zhàn)后——)
① 文件數(shù)量激增
② 新的標(biāo)準(zhǔn),層出不窮
③ 檔案類型的新型化
國外鑒定理論分析:
1、 年齡鑒定理論——由邁斯奈爾提出
① 一般標(biāo)準(zhǔn):a 高齡文件應(yīng)受尊重 b 應(yīng)當(dāng)避免極端 c 反對過于抽象d 暫時性目的的文件處理完畢后銷毀
e永遠(yuǎn)性機構(gòu)起源與發(fā)展應(yīng)保存
② 涉及事項的標(biāo)準(zhǔn):A國家行政機關(guān)是不動產(chǎn)權(quán)利的文件 B 私人權(quán)利、地方公共權(quán)利的文件
③
10、 涉及來源的標(biāo)準(zhǔn):A保存與行政機關(guān)任務(wù)有關(guān)的文件
B關(guān)于政策程度及普遍性案卷
C保存 有關(guān)本機關(guān)行政事務(wù)的文件
D下級機關(guān)的特殊文件
E司法機關(guān)保存永久權(quán)利訴訟的文件
2職能鑒定理論:
① 分類:(分為A類和B類)
A類:指高級機關(guān),形成的各種文檔→永久保存,劃分標(biāo)準(zhǔn)以行政權(quán)力劃分
B類:低級機關(guān)形成的各種文檔→選擇保存
② 單份文件鑒定七原則:
1一般依據(jù) 2法律依據(jù) 3行政要求 4歷史依據(jù) 5地理依據(jù)
6替代位置(文件|檔案有一定的重復(fù)性) 7典型全宗 (中小型機關(guān)適用)
3文件雙重價值理論:(現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù))表明對檔案管理最科學(xué)發(fā)展
A 第
11、一價值(原始價值)——對本機關(guān)內(nèi)部的價值:
行政管理價值,法律管理價值,財物管理價值,科研管理價值
B 第二價值(從屬價值):
證據(jù)管理價值,信息管理價值
4檔案優(yōu)化論——對檔案雙重鑒定理論的優(yōu)化
① 信息價值優(yōu)化:a產(chǎn)生環(huán)境b 內(nèi)容分析 c文件用途
② 保管費用:a庫房b 處理c 保護(hù)d 參考
③ 鑒定意見與含義
5 蘇聯(lián)鑒定四原則(黨性原則,全面性原則,歷史,發(fā)展)
6利用決定論:提出了:歷史學(xué)家的利用需求
7宏觀職能鑒定理論:核心:社會職能
檔案的保管期限表:就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式,并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。
通用檔案保管期限表
12、
專門檔案保管期限表
同系統(tǒng)檔案保管期限表
同類型單位檔案保管期限表
單位檔案保管期限表
檔案的保管期限表類型:
檔案的整理工作:就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目,組成有序的體系。
檔案的整理內(nèi)容:
① 區(qū)分全宗——館
② 全宗內(nèi)檔案的分類——案卷
③ 編立保管單位——立卷
④ 案卷的排列
⑤ 編目:對文件的著錄、標(biāo)引
檔案的整理的原則:
1、 充分利用原基礎(chǔ)
2、 保持文件的歷史職能
3、 便于保管和利用
全宗
全宗:全宗是一個獨立的機關(guān),組織或人物在社會活動中形成的檔案的有機
13、整體。
全宗的類型:獨立全宗
全宗的構(gòu)成條件:行政權(quán)、財務(wù)權(quán)、人事權(quán)
立檔單位的變化和全宗劃分:
① 從單位的政治性質(zhì)考察
② 從單位的基本職能情況考察
全宗的補充形式:
1、 聯(lián)合全宗:就是由兩個或幾個聯(lián)系密切的立檔單位形成的難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體,是全宗的一種特殊形式
2、 全宗匯集:是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。也是全宗的一種特殊形式。
3、 檔案匯集:是由不同的立檔單位形成的,按照一定特征集中起來的檔案的混合體。
1 基本形式:是由不明所屬全宗的零散檔案,依其某些特征組成的機關(guān)、組織檔案匯集
2特殊形式,是由某一杰出人物在其一生
14、活動中直接形成的有關(guān)檔案以及從各方面收集的有關(guān)檔案、資料組成的人物檔案匯集。
↓
分類:
全宗內(nèi)檔案分類——案卷
1 單式分類法(往往是小單位形成檔案不多):
A時間分類法 B機構(gòu)分類發(fā) C問題分類法(事由分類法)
2 復(fù)式分類法:
① 年度——機構(gòu)分類法 最為常見,是現(xiàn)行機關(guān)最常使用方法
② 機構(gòu)——年度 針對撤銷機關(guān)
③ 年度——問題 針對專門檔案
④ 問題——年度
《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布標(biāo)志著文件立卷的消失。
文書立卷改革的原因:
1 案卷質(zhì)量得不到保證
五大類:黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類
2 所需人、財物較多
3不
15、利于鑒定
4 不利于利用
檔案文件的保管單位——件(一份文件是一件)
1 正本及不同稿本
2正文與附件
3與文件處理單
4原件與復(fù)制件
5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文
6報表、名冊、圖志等
7來文與復(fù)文
文件的整理:
1修裱破損文件
2褪變文件的復(fù)制
3超大紙張的折疊
4裝訂:粘接式、縫紉式、變形材料
檔案的計算機管理的發(fā)展階段:
1 單機階段:
①自動、編目和檢索
②輔助立卷
③自動索引 (主要指標(biāo)引)
2文檔管理一體化
①公文子系統(tǒng)
②歸檔子系統(tǒng)
③檔案子系統(tǒng)
3 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化階段
電子文件:是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲
16、于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
電子文件的特征:
1、 應(yīng)用發(fā)展的階段性
2、 對設(shè)備的依賴性
3、 信息與載體的相分離性
4、 電子文件的易更改性
5、 多媒體集成性
6、 非實體歸檔性
7、 對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性
雙套制管理——最主要現(xiàn)象
1原因:保證點子文件的遠(yuǎn)距離利用
保護(hù)紙質(zhì)檔案
保證電子文件的法律地位
2注意問題:針對重要文獻(xiàn)
確保電子文件原始性措施:
1、 加強電子文件,制作和人員的管理
2、 制作過程中職責(zé)分明
3、 建立電子文件全過程管理制度
4、 技術(shù)化措施——電子印章
5、 法律措施——2005年《電子簽名法》頒布
檔案利用:
利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案。
檔案利用工作是指檔案館(室)為滿足利用需要向利用者提供檔案材料,也就是為利用者服務(wù)的工作。
檔案利用服務(wù)方式:
1 以檔案原件提供利用。
2 以檔案復(fù)制品提供利用
3 綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用