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1、采 購(gòu) 手 冊(cè) 第一章 采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的 采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的 為了使公司有關(guān)采購(gòu)事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時(shí)間、在可能范圍內(nèi)以最低價(jià)格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購(gòu)買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，特制訂本手冊(cè)。 第二章 采購(gòu)的定義 采購(gòu)的定義 企業(yè)根據(jù)需求提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過(guò)程。

2、 第三章 適用范圍 適用范圍 1．原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分。通常，原料是在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項(xiàng)目。 （1） （2）、 （3） （4） 2．輔料：在產(chǎn)品的制造過(guò)程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。 （1）油漆： （2）膠粘劑 （3）包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機(jī)用打包帶、透明膠帶、鋼卷帶、打包扣、托盤 3．燃料：煤 4．其它： （1）砂帶 （2）刀具

3、 第四章 采購(gòu)政策 一．采購(gòu)政策 1．本公司物料供應(yīng)采用集中采購(gòu)制度。 2．本公司物料采購(gòu)計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。 3．本公司對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購(gòu)備用方式采購(gòu)，對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)方式采購(gòu)。 4．本公司采購(gòu)人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù)。 5．本公司采購(gòu)得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。 6．每一購(gòu)案之供應(yīng)商或制造商，除因采購(gòu)金額微小或因事實(shí)上不可能外，應(yīng)以指定兩家或兩家以上詢價(jià)為原則。 7．本公司采購(gòu)在必要時(shí)以訂立長(zhǎng)期合約或短期采購(gòu)合約方式辦理。是否以訂約為

4、宜，及訂約有效期限之長(zhǎng)短，應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。 8．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能，以增進(jìn)效率，降低成本。 9．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù)。 10．本公司對(duì)物料采購(gòu)工作之進(jìn)行，應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度，以增進(jìn)工作效能。 11．本公司對(duì)物料采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持完整之記錄，以供充分參考運(yùn)用。 二．采購(gòu)政策之評(píng)估與修訂 采購(gòu)政策之評(píng)估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購(gòu)政策，對(duì)各采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)來(lái)源展開(kāi)研究，并列出其優(yōu)、缺點(diǎn)；其次再以“采購(gòu)項(xiàng)目”為主，針對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)政策，予以檢討修正，進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目所既存的缺點(diǎn)。在檢討修

5、正采購(gòu)政策時(shí)，同時(shí)應(yīng)以業(yè)種別、廠商別及零件別為基準(zhǔn)，進(jìn)行檢討其影響購(gòu)入成本的變動(dòng)因素，例如：目前及日后的經(jīng)濟(jì)動(dòng)向市場(chǎng)變化等因素，加以思考分析，才決定是獨(dú)家采購(gòu)，還是多家分散采購(gòu)或一般性訂購(gòu)方式，以使購(gòu)買政策具有高度彈性。 在評(píng)估采購(gòu)政策時(shí)，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行檢討： 1．采購(gòu)政策是否具有可配合市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向或其交易內(nèi)容變異之彈性？ 2．中、長(zhǎng)期或年度的采購(gòu)執(zhí)行方式是否明確？ 3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購(gòu)等方法的優(yōu)缺點(diǎn)？ 4．交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用，以降低采購(gòu)成本？ 5．改變訂貨量對(duì)于采購(gòu)成本會(huì)有影響嗎？ 6．是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)鑒？ 7．是否依供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行

6、訂貨？ 8．是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠？ 9．對(duì)協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購(gòu)成本上？ 第五章 采購(gòu)制度 采購(gòu)制度 采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作之管理。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等采取中央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的“混合制”。 一．集中制 將采購(gòu)工作集中一個(gè)部門辦理，做到極點(diǎn)時(shí)，總公司各部門、分公司及各工廠均無(wú)采購(gòu)權(quán)責(zé)。 （一）優(yōu)點(diǎn) 1．集中采購(gòu)可使數(shù)量增加，提高對(duì)賣方的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù)。 2．只有一個(gè)采購(gòu)部門，因此采購(gòu)方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實(shí)施。

7、 3．采購(gòu)功能集中，減少人力浪費(fèi)；便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購(gòu)作業(yè)成本降低，效率提升。 4．建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡(jiǎn)化種類，互通有無(wú)，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作時(shí)間。 5．可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過(guò)多存貨，各部門過(guò)剩物資，亦可相互轉(zhuǎn)用。 （二）缺點(diǎn) 1．采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)，延誤時(shí)效；零星、地域性及緊急采購(gòu)狀況難以適應(yīng)。 2．非共同性物料集中采購(gòu)，并無(wú)數(shù)量折扣利益。 3．采購(gòu)與使用單位分離，采購(gòu)績(jī)效較差。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時(shí)。 （三）使用狀況 1．企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購(gòu)量值小，全公司只要一個(gè)采購(gòu)單位來(lái)辦理，即可充分滿足各部門對(duì)物品或勞務(wù)的需求

8、。 2．企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購(gòu)工作并無(wú)因地制宜之必要?；虿块T與需用部門雖非同處一地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購(gòu)工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時(shí)效。 3．企業(yè)雖有數(shù)個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購(gòu)可以達(dá)到“以量制價(jià)”的效果。 二．分散制 將采購(gòu)工作分散給各需用部門分別辦理。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。此類企業(yè)，若采用集中制，則容易產(chǎn)生采購(gòu)上的遲延，且不易應(yīng)付緊急需要，而購(gòu)用部門的聯(lián)系相當(dāng)困難，采購(gòu)作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長(zhǎng)復(fù)雜。 除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏設(shè)備、社區(qū)的經(jīng)濟(jì)

9、責(zé)任等，具有獨(dú)特的差異性時(shí)，亦以采用分散制較為適宜。 三．混合制 兼取集中、分散制優(yōu)點(diǎn)而成。凡屬共同性物料，采購(gòu)金額較大者，或進(jìn)口品等，均集中由總公司采購(gòu)部辦理；小額、因地制宜、臨時(shí)性的采購(gòu)，則授權(quán)分公司或各廠執(zhí)行。 公司組織架構(gòu)圖參見(jiàn)后附圖 第六章 采購(gòu)授權(quán) 采購(gòu)授權(quán) 為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo)，采購(gòu)部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)： 1． 供應(yīng)商之選擇。 2． 交易價(jià)格及條件之決定。 3． 采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)。 4． 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。 再就采購(gòu)部門而言，為實(shí)施分層負(fù)責(zé)，提高工作效率，通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施： 內(nèi)部授權(quán) 采購(gòu)主管秉承上級(jí)主管或公司制度，在

10、一定金額內(nèi)有決定采購(gòu)之權(quán)。超過(guò)此一權(quán)限，仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。 外部授權(quán) 除了采用混合式采購(gòu)制度之外部授權(quán)狀況外，尚有對(duì)于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán)（不受公司原有采購(gòu)制度之約束），或采購(gòu)部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。金額較大之外部授權(quán)，采購(gòu)部門應(yīng)保留查核之權(quán)，以免發(fā)生流弊。 公司采購(gòu)核決表 負(fù) 責(zé) 人 權(quán) 項(xiàng) 目 限 供應(yīng)部負(fù)責(zé)人 技術(shù)部負(fù)責(zé)人 質(zhì)量部負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人 公司副總經(jīng)理 公司總經(jīng)理 原輔材料 采購(gòu)合同 復(fù)審 復(fù)審 復(fù)審 復(fù)審 復(fù)審 核決 原輔材料 采購(gòu)訂單 復(fù)審 核決 零星材料

11、采購(gòu) 復(fù)審 復(fù)審 復(fù)審 核決 采購(gòu)計(jì)劃 及預(yù)算 復(fù)審 核決 入庫(kù)單 核決 檢驗(yàn)單 核決 退貨單 核決 結(jié)算單 復(fù)審 核決 稅票 復(fù)審 核決 第七章 作業(yè)流程 作業(yè)流程 凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購(gòu)金額偏高者，對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購(gòu)作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)，列述如下： 1．先后順序及時(shí)效控制 即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如，避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購(gòu)案件，

12、在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個(gè)采購(gòu)案件會(huì)簽部門太多，影響作業(yè)時(shí)效。 2．關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置 即為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購(gòu)作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。 3．劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) 即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如，請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。 4．作業(yè)過(guò)程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂 即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法則。 5．繁簡(jiǎn)或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng) 即凡涉及數(shù)量較大，價(jià)值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。 6．程序應(yīng)合時(shí)宜 即應(yīng)注意程序的及

13、時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實(shí)際需要。 由上述采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn)，可以了解采購(gòu)流程對(duì)采購(gòu)作業(yè)的影響及重要性。采購(gòu)作業(yè)基本步驟如下： 1．需求 即在采購(gòu)之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時(shí)買？由誰(shuí)決定等？ 2．需求說(shuō)明 即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均須加以明確說(shuō)明，以便來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。 3．選擇可能的供應(yīng)來(lái)源 即就需求說(shuō)明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績(jī)良好廠商，通知其報(bào)價(jià)。 4．合宜價(jià)格的決定 即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格的談

14、判。 5．訂單安排 即于價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有法律效力的書(shū)面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。 6．訂單追蹤與稽核 即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促?gòu)S商 按規(guī)定交運(yùn)，并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)。 7．核對(duì)發(fā)票 廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門核對(duì)，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。 8．不符與退貨處理 即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購(gòu)，予以結(jié)案。 9．結(jié)案 即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理

15、結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書(shū)面資料有無(wú)缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 10．紀(jì)錄與檔案維護(hù) 即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購(gòu)，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問(wèn)題之查考。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）。 第八章 采購(gòu)表單 XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號(hào): 年 月 日 編 碼 品 名 規(guī) 格 單

16、位 數(shù) 量 單 價(jià) 金 額 備 注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　合 計(jì) 　 　 　 送貨人： 制表人： 三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達(dá)聯(lián) XXXXX有限公司入庫(kù)單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號(hào): 年 月

17、 日 編 碼 品 名 規(guī) 格 單 位 數(shù) 量 單 價(jià) 金 額 備 注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　合 計(jì) 　 　 　 記帳人： 經(jīng)辦人： 庫(kù)管： 四聯(lián)①存根聯(lián)②倉(cāng)庫(kù)聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián) XXXXX有限公司退貨單 NO 000084

18、 退貨單位： 鉤稽單號(hào): 年 月 日 編 碼 品 名 規(guī) 格 單 位 數(shù) 量 單 價(jià) 金 額 備 注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　合 計(jì) 　 　 　 記帳人： 經(jīng)辦人： 庫(kù)管： 四聯(lián)①存根聯(lián)②倉(cāng)庫(kù)聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)

19、 62 請(qǐng) 款 單 請(qǐng)款金額 請(qǐng)款部門 請(qǐng)款人 請(qǐng)款日期 合同編號(hào) 合 同 經(jīng) 辦 人 簽 訂 付款額 已付款額 欠付款 入庫(kù)驗(yàn)收人 入庫(kù)時(shí)間 財(cái) 務(wù) 部 審核意見(jiàn) 付款時(shí)間 收款單位 開(kāi) 戶 行 帳 號(hào) 請(qǐng)款理由： 供 應(yīng) 部 審核意見(jiàn) 審批意見(jiàn)： 編號(hào) 請(qǐng) 購(gòu) 單 年 月 日 編 號(hào) 品 名 規(guī) 格 單位 數(shù)量 需

20、用日期 請(qǐng)購(gòu)原因 及 用 途 備 注 核準(zhǔn)： 供應(yīng)部負(fù)責(zé)人： 請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)人： 請(qǐng)購(gòu)人： XXXXX有限公司貨款結(jié)算單 NO： 供應(yīng)商： 合同號(hào)：

21、 時(shí)間： 收貨單號(hào)： 驗(yàn)收單號(hào)： 品種 規(guī)格 結(jié)算規(guī)格 換算率（每片） 計(jì)算單位 數(shù)量（片） 面積 含稅單價(jià) 不含稅單價(jià) 稅率（%） 金額 稅額 價(jià)稅合計(jì) 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　

22、 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 合 計(jì) 　 　 　 　 　 　 　 預(yù)付金額： 實(shí)付金額（大寫(xiě)）： 備注： 經(jīng)辦人： 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人： 制表人： 四聯(lián)①存根聯(lián)②財(cái)務(wù)聯(lián)③客戶聯(lián)④供應(yīng)聯(lián) 有限公司聯(lián)絡(luò)單 NO： 供方： 聯(lián)絡(luò)內(nèi)容 品 種 規(guī) 格 （mm） 等 級(jí) 數(shù) 量 （

23、㎡） 交貨時(shí)間 備 注 合 計(jì) 我公司向貴公司采購(gòu)如下業(yè)務(wù)： 要求： 敬請(qǐng)貴公司收到本單后，簽署一份傳回本公司。 經(jīng)辦人： 負(fù)責(zé)人： 時(shí) 間： 回復(fù)內(nèi)容 品 種 規(guī) 格 （mm） 等 級(jí) 數(shù) 量 （㎡） 交貨時(shí)間 備 注 合 計(jì)

24、 經(jīng)辦人： 負(fù)責(zé)人： 時(shí) 間： 第九章 采購(gòu)部門之隸屬 采購(gòu)部門之隸屬 總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 人事部部長(zhǎng) 行政部部長(zhǎng) 財(cái)務(wù)部部長(zhǎng) 質(zhì)管部部長(zhǎng) 供應(yīng)部部長(zhǎng) 生產(chǎn)部部長(zhǎng) 研發(fā)部部長(zhǎng) 銷售部部長(zhǎng) 第十章 采購(gòu)部門之建立 采購(gòu)部門之建立

25、 第十一章 采購(gòu)部門之職責(zé) 一． 供應(yīng)部工作職責(zé) 1．審查請(qǐng)購(gòu)單之內(nèi)容，包括是否有采購(gòu)之必要及請(qǐng)購(gòu)單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當(dāng)。 2．與技術(shù)、品管等部門人員共同參與合格廠商之選擇。 3．執(zhí)行采購(gòu)功能，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購(gòu)。 4．交貨之稽催與協(xié)調(diào)。 5．物料之退貨與索賠。 6．物料之開(kāi)發(fā)及價(jià)格調(diào)查。 7．采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算之編訂。 8．供應(yīng)廠商之管理。 9．采購(gòu)制度、流程、表單等之設(shè)計(jì)與改善。 二．供應(yīng)部部長(zhǎng)工作職責(zé) 1．?dāng)M訂采購(gòu)部門工作方針與目標(biāo)。 2．負(fù)責(zé)主要原料之采購(gòu)。 3．編制采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算。 4

26、．簽核合約與訂購(gòu)單。 5．采購(gòu)制度建立與改善。 6．撰寫(xiě)部門月報(bào)。 7．主持采購(gòu)人員教育訓(xùn)練。 8．建立與供貨商的良好關(guān)系。 9．督導(dǎo)采購(gòu)部門全部業(yè)務(wù)及人員考核。 10．主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。 三．部門人員相關(guān)工作職責(zé) 1．協(xié)助部長(zhǎng)工作。 2．請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單之登記。 3．訂購(gòu)單與合約之繕記。 4．交貨記錄及稽催。 5．訪客之安排與接待。 6．采購(gòu)費(fèi)用之申請(qǐng)與報(bào)支。 7．供應(yīng)廠商之考核。 8．電腦作業(yè)與檔案管理。 四．原料采購(gòu)主管工作職責(zé) 1．經(jīng)辦生產(chǎn)原料采購(gòu)。 2．查訪廠商。 3．與供應(yīng)廠商談判價(jià)格、

27、付款方式、交貨日期等。 4．確定交貨日期。 5．一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。 6．監(jiān)督和協(xié)調(diào)原材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行。 7．收集價(jià)格情報(bào)，調(diào)查市場(chǎng)行情。 五．輔料采購(gòu)主管工作職責(zé) 1．經(jīng)辦生產(chǎn)輔料采購(gòu)。 2．查訪廠商。 3．與供應(yīng)廠商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。 4．確定交貨日期。 5．一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。 6．監(jiān)督和協(xié)調(diào)輔料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行。 7．收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。 1 第十二章 采購(gòu)人員之選用 一．才能方面

28、（一）成本意識(shí)與價(jià)值分析能力 采購(gòu)支出系構(gòu)成銷貨成本的主要部分，因此采購(gòu)人員必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算， 錙銖必爭(zhēng)，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買品質(zhì)太好或不堪使用之物品。隨時(shí)將投入“成本”與產(chǎn)出（使用狀況——時(shí)效、損耗率、維修次數(shù)等）加以比較。此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)（包括原料、人工、制造費(fèi)、稅金、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等）加以剖析評(píng)斷。 （二）預(yù)測(cè)能力 在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物品的采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)。采購(gòu)人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，研判貨源是否充裕；與供應(yīng)商的

29、接觸，從其“惜售”的態(tài)度，亦能揣摩物品可能供應(yīng)日絀；從物品原料價(jià)格的漲跌，亦能推斷采購(gòu)成本將受影響的幅度有多少?？傊?，采購(gòu)人員必?cái)U(kuò)充視聞，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物品將來(lái)供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。 （三）表達(dá)能力 采購(gòu)人員無(wú)論是用語(yǔ)言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達(dá)所欲采購(gòu)的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語(yǔ)意含混，滋生誤解。特別是忙碌的采購(gòu)工作，必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說(shuō)，意簡(jiǎn)言賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間?！罢f(shuō)之以理，動(dòng)之以情”來(lái)爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。 （四）專業(yè)知識(shí) 采購(gòu)人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解原料來(lái)源、組合過(guò)程

30、、基本功能、品質(zhì)、用途、成本等，將有助與供應(yīng)商的溝通，并避免“敵暗我明”吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識(shí)，更能主動(dòng)開(kāi)發(fā)新來(lái)源或替代品，有助于降低采購(gòu)成本。 二．品德方面 （一）臨財(cái)不茍得 采購(gòu)人員所處理的“訂購(gòu)單”與“鈔票”并無(wú)太大差異，因此難免被“惟利是圖”的供應(yīng)商所包圍。無(wú)論是威迫（透過(guò)人際關(guān)系）或利誘（回扣或紅包），采購(gòu)人員必須維持“平常心”、“不動(dòng)心”，否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己?！爸乩x”之徒，實(shí)難勝任采購(gòu)職責(zé)。 （二）敬業(yè)精神 “缺貨或斷料”實(shí)為采購(gòu)人員最大之恥辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采購(gòu)人員不能抱持“舍我其誰(shuí)”的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或

31、物料，則公司之損失，必將可觀。 （三）虛心與耐心 采購(gòu)人員雖然較占上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問(wèn)，虛心求教，不可趾高氣揚(yáng)，傲慢無(wú)禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過(guò)程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購(gòu)人員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí)，亦能忍讓求 全，不慍不火，克盡事功。 第十三章 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算是屬于生產(chǎn)計(jì)劃中的一部分，也是企業(yè)年度計(jì)劃與目標(biāo)的一部分。通常，業(yè)務(wù)部門的行銷計(jì)劃（即銷貨收入預(yù)算）為年度營(yíng)業(yè)計(jì)劃之起點(diǎn)，然后生產(chǎn)計(jì)劃才隨之訂定。而生產(chǎn)計(jì)劃系包括采購(gòu)預(yù)算（直接原料成本）、直接人工預(yù)算及制造費(fèi)用預(yù)算。由此可

32、見(jiàn)，采購(gòu)預(yù)算乃是采購(gòu)部門為配合年度的銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，所對(duì)需求的原料、輔料、零件等之?dāng)?shù)量及成本做詳實(shí)的計(jì)劃，以利整個(gè)企業(yè)目標(biāo)之達(dá)成。亦即，采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算雖是整個(gè)企業(yè)預(yù)算的核心，尚若單獨(dú)編訂，不但缺乏使用的實(shí)用的價(jià)值，也失去其他部門的配合。所以，采購(gòu)預(yù)算之編制，必須依循企業(yè)預(yù)算制度為之，而有其一定的流程與步驟。 一．采購(gòu)計(jì)劃 （一）編訂采購(gòu)數(shù)量計(jì)劃的目的 企業(yè)之經(jīng)營(yíng)始自購(gòu)入原料、物料后，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再透過(guò)銷售過(guò)程獲取利潤(rùn)。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購(gòu)數(shù)量計(jì)劃的重點(diǎn)所在。因此，數(shù)量計(jì)劃乃是為維持正常的產(chǎn)銷活動(dòng)，在某一特定的期間內(nèi)，應(yīng)在何時(shí)購(gòu)入何種材

33、料多少的估計(jì)作業(yè)。此項(xiàng)數(shù)量計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列的目的： 1．預(yù)估材料需用數(shù)量與時(shí)間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動(dòng)。 2．避免材料儲(chǔ)存過(guò)多，積壓資金，占用堆積的空間。 3．配合公司生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度。 4．使采購(gòu)部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購(gòu)入材料。 5．確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制用料成本。 （二）采購(gòu)量之決定過(guò)程 1．生產(chǎn)計(jì)劃 由銷售預(yù)測(cè)，加上人為的判斷，即可擬訂銷售計(jì)劃或目標(biāo)。此一銷售計(jì)劃，系表明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷售數(shù)量；而生產(chǎn)計(jì)劃即依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來(lái)擬訂。 2．用料清表 生產(chǎn)計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，并無(wú)法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少

34、，因此必須借助用料清表。本表是由研究發(fā)展或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門所擬訂的，內(nèi)容列是各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組合而成。根據(jù)此表可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。用料清表所列的耗用量，即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，與實(shí)際用量相互比較，作為用料管制的依據(jù)。 3．存量管制卡 若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同理，若材料有庫(kù)存數(shù)量，則材料采購(gòu)數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計(jì)算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的庫(kù)存狀況；再依數(shù)量，然后才開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)單，進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。 茲將采購(gòu)數(shù)量之決定過(guò)程，歸納為如圖所示： 原物料采購(gòu) 計(jì)劃·預(yù)算 采購(gòu)政策與

35、庫(kù)存 政策（存量水準(zhǔn)） 90 材料ABC分析 （存量管制卡） 月份材料 需求計(jì)劃 生產(chǎn)計(jì)劃 銷售計(jì)劃 銷售預(yù)測(cè) 二．采購(gòu)預(yù)算 為了使預(yù)算對(duì)實(shí)際的資金調(diào)度具有意義，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)編制，而非采用傳統(tǒng)上的應(yīng)計(jì)基礎(chǔ)；也就是說(shuō)，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以付款的金額來(lái)編訂，而不以采購(gòu)的金額來(lái)編訂。 三．采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算之影響因素 影響采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素，有下列各項(xiàng)： （一）年度行銷計(jì)劃 除非市場(chǎng)出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃多以行銷計(jì)劃為起點(diǎn)；而行銷

36、計(jì)劃之?dāng)M訂，又受到銷售預(yù)測(cè)之影響。銷售預(yù)測(cè)的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國(guó)內(nèi)、外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況（GNP、失業(yè)率、物價(jià)、利率等）、人口成長(zhǎng)、政治體制、文化及社會(huì)環(huán)境、技術(shù)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。 （二）年度生產(chǎn)計(jì)劃 一般而言，生產(chǎn)計(jì)劃根源于行銷計(jì)劃，行銷計(jì)劃過(guò)于樂(lè)觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)；反之，過(guò)度保守的行銷計(jì)劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤(rùn)的機(jī)會(huì)。因此，生產(chǎn)計(jì)劃常因行銷人員對(duì)市場(chǎng)的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改，也使得采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長(zhǎng)久

37、處于失衡狀況。 （三）用料清表 特別在高科技行業(yè)，產(chǎn)品工程變更層出不窮，致使用料清表難做即時(shí)之反映與修訂。以至根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出來(lái)的物料需求數(shù)量，與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購(gòu)數(shù)量過(guò)于不及，物料規(guī)格過(guò)時(shí)或不易購(gòu)得。因此，采購(gòu)計(jì)劃之準(zhǔn)確性，有賴維持最新、最正確的用料清表。 （四）存量管制卡 由于應(yīng)購(gòu)數(shù)量必須扣除庫(kù)存數(shù)量，因此，存量管制卡之記載是否正確，將是影響采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的因素之一。這包括料賬不一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數(shù)量與倉(cāng)庫(kù)架臺(tái)上的數(shù)量不符；或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確之物料；這將使倉(cāng)庫(kù)的數(shù)量低于實(shí)際上的可取用數(shù)量，故采購(gòu)計(jì)劃中的應(yīng)購(gòu)數(shù)量將會(huì)偏低。 （五）

38、物料標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定 在編訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，對(duì)將來(lái)擬購(gòu)物料之價(jià)格預(yù)測(cè)不易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代之。若此標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定，缺乏過(guò)去的采購(gòu)資料為依據(jù)，亦無(wú)工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造費(fèi)用等組合或生產(chǎn)之總成本，則其正確性不無(wú)疑問(wèn)。因此，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購(gòu)入價(jià)格的差額，即是采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確性的評(píng)估指標(biāo)。 （六）生產(chǎn)效率 生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購(gòu)計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。過(guò)低的產(chǎn)出率，亦會(huì)導(dǎo)致經(jīng)常進(jìn)行修改作業(yè)，而使得零組件之損耗超出正常需用量。所以，當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢(shì)時(shí)，采購(gòu)計(jì)劃必須將此額外的耗用率算計(jì)進(jìn)去

39、，才不會(huì)發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象。 （七）價(jià)格預(yù)期 在編訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，常對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度、市場(chǎng)景氣之榮枯、乃至匯率變動(dòng)等多加預(yù)測(cè)，甚至列為調(diào)整預(yù)算之因素。不過(guò)，因?yàn)閭€(gè)人主觀之判定與事實(shí)的演變常有差距，亦可能會(huì)造成采購(gòu)預(yù)算的偏差。 由于影響采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的因素頗多，故采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算擬訂之后，必須與產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常的聯(lián)系，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)的狀況做必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動(dòng)的目標(biāo)，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門妥善規(guī)劃資金的來(lái)源。 第十四章 采購(gòu)方式 一．合約采購(gòu) 原輔材料之采購(gòu)，供應(yīng)部應(yīng)事先選定廠家，議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購(gòu),以確保

40、料源，簡(jiǎn)稱采購(gòu)作業(yè)。 二．一般采購(gòu) 供應(yīng)部依“請(qǐng)購(gòu)單”逐案辦理詢價(jià)、議價(jià)作業(yè)。 第十五章 詢價(jià) 報(bào)價(jià) 成本分析 一．詢價(jià) 欲有效地執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)流程中之詢價(jià)工作，則其首要之途乃在尋求合格的供應(yīng)商。因?yàn)楹细竦墓?yīng)商，才能提供適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、充分的數(shù)量、準(zhǔn)時(shí)交貨、合理的價(jià)格以及熱忱的服務(wù)，所以如何選擇適合的供應(yīng)商，是采購(gòu)工作最重要的任務(wù)之一。 (一) 供應(yīng)商之評(píng)選 如何選定最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，是許多企業(yè)與機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門最重要的職責(zé)之一。一般而言，供應(yīng)

41、商的家數(shù)愈多，選擇最適當(dāng)供應(yīng)商的機(jī)會(huì)就愈大。因此，如何擴(kuò)大尋找供應(yīng)商的來(lái)源，便是采購(gòu)人員相當(dāng)重要的課題。尋找供應(yīng)商，可由下列各種途徑來(lái)進(jìn)行： 1. 利用現(xiàn)有的資料 在管理比較上軌道的公司，多會(huì)建立合格廠商的檔案或名冊(cè)，因此采購(gòu)人員不必舍近求遠(yuǎn)，應(yīng)該就現(xiàn)有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求——適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、準(zhǔn)時(shí)交貨、合理的價(jià)格及必需的服務(wù)等。 2．透過(guò)同業(yè)介紹 所謂“同行是冤家”是指業(yè)務(wù)人員之間，因?yàn)楸舜碎g競(jìng)爭(zhēng)顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購(gòu)人員之間倒是“親家”，因?yàn)楸舜丝梢月?lián)合采購(gòu)或互通有無(wú)。采購(gòu)人員若能廣結(jié)善緣，同業(yè)必樂(lè)與提供供應(yīng)商的參考名單，因?yàn)椤坝诩簾o(wú)害，于人有利”，何樂(lè)不為

42、。 3．閱讀專業(yè)刊物 采購(gòu)人員可從各種專業(yè)性的雜志或刊物，獲悉許多產(chǎn)品的供應(yīng)商，也可以從“采購(gòu)指南”、“工商名錄”、“黃頁(yè)”——電話分類廣告等，獲得供應(yīng)商的基本資料。 4．協(xié)會(huì) 采購(gòu)人員可以洽詢擬購(gòu)產(chǎn)品的同業(yè)協(xié)會(huì)，提供會(huì)員廠商名錄，此外也可洽詢采購(gòu)專業(yè)顧問(wèn)公司，特別是來(lái)源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。 5．參加產(chǎn)品展示會(huì) 采購(gòu)人員應(yīng)參加有關(guān)行業(yè)的產(chǎn)品展示會(huì)，親自收集適合的供應(yīng)商資料，甚至當(dāng)面洽談。 最后，值得一提的是，供應(yīng)商的尋找不應(yīng)局限于本地，也應(yīng)該利用外地的供應(yīng)來(lái)源。 二．供應(yīng)商之評(píng)選程序 （一）成立評(píng)選小組 供應(yīng)商之評(píng)選，第一步應(yīng)該是成立

43、調(diào)查小組，對(duì)合格廠商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析及審議。小組的成員可包括采購(gòu)部門、工程部門、生產(chǎn)部門、品質(zhì)保證部門、財(cái)務(wù)部門等。 （二）決定評(píng)審的項(xiàng)目 由于供應(yīng)商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評(píng)分項(xiàng)目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評(píng)審項(xiàng)目通常包括： 1．一般經(jīng)營(yíng)情況 （1）公司成立的歷史。 （2）負(fù)責(zé)人的資歷。 （3）登記資本額。 （4）員工人數(shù)。 （5）主要客戶。 （6）財(cái)務(wù)狀況。 （7）營(yíng)業(yè)證照。 2．供應(yīng)能力 （1）生產(chǎn)設(shè)備是否新穎。 （2）生產(chǎn)能力是否已充分利用。 （3）廠房空間是否足夠。 （4）工廠地點(diǎn)是否鄰近買方。 3．技術(shù)能力 （1）技

44、術(shù)是自行開(kāi)發(fā)或依賴外界。 （2）有無(wú)與國(guó)際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作。 （3）現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評(píng)估。 （4）技術(shù)人員人數(shù)及教育程度。 4．管理制度之績(jī)效 （1）生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？ （2）物料管制流程是否以電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變。 （3）采購(gòu)制度是否能確實(shí)掌握材料來(lái)源及進(jìn)度。 （4）會(huì)計(jì)制度是否對(duì)成本計(jì)算提供良好的基礎(chǔ)。 5．品質(zhì)能力 （1）品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠？ （2）有無(wú)品質(zhì)管制手冊(cè)。 （3）是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案。 （4）有無(wú)政府機(jī)構(gòu)的評(píng)鑒等級(jí)。 （三）設(shè)定評(píng)審項(xiàng)目之權(quán)數(shù) 即針對(duì)每個(gè)評(píng)審項(xiàng)目，權(quán)衡彼此的重要性，分別給予

45、不同的權(quán)數(shù)。不過(guò)，無(wú)論評(píng)審項(xiàng)目多少，各項(xiàng)目權(quán)數(shù)的總和必定是1（100%）。 然而每個(gè)評(píng)審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)，在評(píng)選小組各組員之間，仍必須按其專業(yè)程度加以分配。譬如以技術(shù)能力而言，生產(chǎn)人員所占的該項(xiàng)權(quán)數(shù)的分配比率，應(yīng)該比其他組員為高。 評(píng)選小組決定了供應(yīng)商的評(píng)審項(xiàng)目及權(quán)數(shù)后，可將供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷送交相關(guān)廠商填寫(xiě)。然后進(jìn)行訪談或?qū)嵉卣{(diào)查，并定期召集評(píng)選會(huì)議，按照供應(yīng)商資格評(píng)分表（如下表示）進(jìn)行評(píng)定的工作。 供應(yīng)商資格評(píng)分表 公司名稱： 電 話： 地 址： 評(píng)審狀況 （ ）初審（ ）追查（ ）改進(jìn)（ ）核準(zhǔn)（ ）不合格 審查

46、 ① 評(píng)分表 評(píng)核項(xiàng)目 配分 審 查 小 組 分?jǐn)?shù) 工程 品管 采購(gòu) 1 一般經(jīng)營(yíng)狀況 15 ×0.2 ×0.2 ×0.6 2 制造能力 20 ×0.4 ×0.4 ×0.2 3 技術(shù)能力 20 ×0.5 ×0.3 ×0.2 4 管理制度績(jī)效 15 ×0.3 ×0.3 ×0.4 5 品管能力（成品） 20 ×0.3 ×0.4 ×0.3 6 品管能力（原料） 10 ×0.3 ×0.4 ×0.3 100 總 分 注：1 每一評(píng)核項(xiàng)目均予適當(dāng)配分 2 除

47、非另有規(guī)定,否則總分在60分以下視為不合格供應(yīng)商 ② 一般評(píng)語(yǔ) 采購(gòu)部門評(píng)審： 工程部門評(píng)審： 品管部門評(píng)審： （四）合格廠商之分類分級(jí) 合格廠商分類系按各廠之專業(yè)予以歸類，分級(jí)系將各類的合格廠商按其能力劃分等級(jí)。分類的目的，避免廠商包辦各種采購(gòu)條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級(jí)的目的，防止廠商大小通吃，是配合采購(gòu)的需求，選擇適當(dāng)?shù)膹S商。 通常，采購(gòu)人員最不歡迎“什么都能交（物品）”的廠商。因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)的“掮客”，對(duì)貨品的性質(zhì)并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來(lái)源。一旦交貨有問(wèn)題或品質(zhì)出錯(cuò)，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責(zé)任。換言之，在高度分工專業(yè)

48、化的時(shí)代，每一個(gè)供應(yīng)商應(yīng)有其“定位”——最專精的產(chǎn)品或服務(wù)，因此，供應(yīng)商的分類及分級(jí)，可以避免“魚(yú)目混珠”，達(dá)到尋求最適當(dāng)來(lái)源之目的。 合格廠商之分類分級(jí)表(略) 三．詢價(jià)的方式 詢價(jià)通?？煞譃橄铝袃煞N方式： 1．口頭詢價(jià) 由采購(gòu)人員以電話或當(dāng)面向供應(yīng)商說(shuō)明采購(gòu)案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點(diǎn)、付款及報(bào)價(jià)期限等資料。 口頭詢價(jià)的方式相當(dāng)便捷，可以免除以書(shū)面方式詢價(jià)所需耗費(fèi)的郵寄時(shí)間；不過(guò)，詢價(jià)的物品應(yīng)以雙方經(jīng)常交易，且規(guī)格簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)化者為宜。 2．書(shū)面詢價(jià) 鑒于口頭詢價(jià)可能發(fā)生語(yǔ)言溝通上的錯(cuò)誤，且口

49、說(shuō)無(wú)憑，若將來(lái)發(fā)生報(bào)價(jià)或交貨規(guī)格上的差異，不但浪費(fèi)時(shí)間，也容易引起交易糾紛。因此，對(duì)于規(guī)格復(fù)雜且不屬于標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，應(yīng)采用書(shū)面詢價(jià)為宜。但為了節(jié)省雙方通信時(shí)間，目前許多公司皆使用傳真機(jī)或電腦將詢價(jià)單送發(fā)給供應(yīng)商，不但詳實(shí)而且快速。 詢價(jià)單的參考格式如下： 詢價(jià)單/報(bào)價(jià)單 NO：——0310 品種 規(guī)格 結(jié)算規(guī)格 等級(jí) 數(shù)量 單價(jià) 金額 mm mm m2 元/m2 元 980×103×16.5 920×92×15 A 1900×103×16.5 1820×92×15 A

50、 980×103×17 920×92×15 A 1900×103×17 1820×92×15 A 說(shuō)明： 一、報(bào)價(jià)須知 1、 交貨期限：訂購(gòu)后 天內(nèi)交清。 2、 交貨地點(diǎn)：工廠倉(cāng)庫(kù)。 3、 結(jié)算價(jià)格：含稅價(jià)

51、 4、 付款方法：交貨驗(yàn)收合格后付款。 5、 訂購(gòu)方法：簽訂一年期合同，每月20日下達(dá)下月訂單。 二、報(bào)價(jià)期限 報(bào)價(jià)單請(qǐng)于 年 月 日以前惠予報(bào)價(jià)以便洽購(gòu)。 單位：XXXXXXXXXX業(yè)有限公司供應(yīng)部 單位： 地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 地址： 電話：XXXXXXXXX 電話

52、： 傳真：XXXXXXXXXX 傳真： 負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）： 負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）： 年 月 日 年 月 日 四．報(bào)價(jià) （一）報(bào)價(jià)的基礎(chǔ) 一般而言，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)可根據(jù)三種基礎(chǔ)來(lái)推行： 1．成本加成法 指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是以其提供物品或勞務(wù)所必須投入的成本總額（包括材料成本、器具損耗、人員費(fèi)用、運(yùn)銷費(fèi)用、管理費(fèi)用以及稅金等），加計(jì)預(yù)期的利潤(rùn)成數(shù)而訂定。此一定價(jià)方式，即俗稱的“將本就

53、利”。但是賣方削價(jià)求售時(shí)，它的訂價(jià)可能只吸收一部分成本而非全部成本。 2．市價(jià)法 指價(jià)格系以供需雙方的關(guān)系而訂定。當(dāng)賣方市場(chǎng)價(jià)格趨高時(shí)，供應(yīng)商可能獲取暴利，只要一個(gè)愿、打一個(gè)愿挨，交易仍然順利成立；反之，買方市場(chǎng)貨品滯銷時(shí)，供應(yīng)商也會(huì)血本無(wú)歸。由于供需情況變化無(wú)常，價(jià)格往往脫離成本基礎(chǔ)，暴起暴落。 （二）報(bào)價(jià)的種類 供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依付款方式不同，可分為下列幾種： 1． 到廠價(jià)與出廠價(jià) ①到廠價(jià) 系指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，負(fù)責(zé)將物品送達(dá)買方的工廠或指定地點(diǎn)，其間所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用概由賣方承擔(dān)。 ②出廠價(jià) 系指賣方的報(bào)價(jià)不包括運(yùn)送責(zé)任，即由買方雇用運(yùn)輸工具，前往賣方的制造廠提貨。此種情形通常

54、出現(xiàn)在買方擁有運(yùn)輸工具或賣方加計(jì)的運(yùn)費(fèi)偏高時(shí)，或當(dāng)賣方市場(chǎng)時(shí)，供應(yīng)商不再提供免費(fèi)的運(yùn)送服務(wù)。 2．現(xiàn)金價(jià)與期票價(jià) ①現(xiàn)金價(jià) 以現(xiàn)金之方式支付貨款。 ②期票價(jià) 買方以延期付款的方式來(lái)采購(gòu)物品。通常賣方會(huì)加計(jì)延遲付款期間的利息于售價(jià)中。 3．現(xiàn)貨價(jià)與合約價(jià) ①現(xiàn)貨價(jià) 指每次交易時(shí)，由供需雙方重新議定價(jià)格，若有簽定買賣合約，亦以完成交易后即告終止。在眾多的采購(gòu)項(xiàng)目中，采用現(xiàn)貨交易的方式最頻繁；買賣雙方按交易當(dāng)時(shí)行情進(jìn)行，不必承擔(dān)預(yù)立契約或價(jià)格可能發(fā)生巨幅波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)或困擾。 ②合約價(jià) 指買賣雙方按照事先議定的價(jià)格進(jìn)行交易，此一合約價(jià)格涵蓋的期間依契約而定，短者幾個(gè)月，長(zhǎng)者一兩年。由

55、于價(jià)格議定在先，經(jīng)常造成與時(shí)價(jià)或現(xiàn)貨價(jià)的差異，使買賣時(shí)發(fā)生利害沖突。因此，合約價(jià)必須有客觀的計(jì)算公式或定期修訂，才能維持公平、長(zhǎng)久的買賣關(guān)系。 4．定價(jià)與實(shí)價(jià) ①定價(jià) 指物品標(biāo)示之價(jià)格。若商場(chǎng)的習(xí)慣是不二價(jià)，自然牌價(jià)（定價(jià)）就是實(shí)際出售的價(jià)格，但有些商場(chǎng)仍然流行“討價(jià)還價(jià)”的習(xí)慣，例如某些老式的商場(chǎng)或一般的藝品店等，常使不知道內(nèi)情的外地人吃虧上當(dāng)。當(dāng)然，使用牌價(jià)在某些行業(yè)卻有正常的理由。當(dāng)買方叫貨時(shí)，賣方則以調(diào)整折扣率來(lái)反應(yīng)時(shí)價(jià)，亦無(wú)需提供新的報(bào)價(jià)單給買方。所以牌價(jià)只是名目?jī)r(jià)格，而非真實(shí)價(jià)格。 ②實(shí)價(jià) 是指買方實(shí)際上所支付的代價(jià)。特別是賣方為了達(dá)到促銷的目的，經(jīng)常會(huì)提供各

56、種優(yōu)惠 的條件給買方，例如數(shù)量折扣，免息延期付款，免費(fèi)運(yùn)送與安裝等，這些優(yōu)待都會(huì)使買方真 實(shí)的總成本降低。 （三）報(bào)價(jià)的方式 一般而言，供應(yīng)商在接獲采購(gòu)部門的詢價(jià)后，應(yīng)在買方約定的期限內(nèi)提出報(bào)價(jià)。若以報(bào)價(jià)的方式而言，可分為： 1．口頭報(bào)價(jià) 此即由供應(yīng)商以電話或當(dāng)面向采購(gòu)人員說(shuō)明報(bào)價(jià)內(nèi)容，報(bào)價(jià)之物品則以買賣雙方常交易、規(guī)格簡(jiǎn)單且不易產(chǎn)生錯(cuò)誤者為宜。此種報(bào)價(jià)方式系基于雙方的互信，“言出必行”，可以節(jié)省書(shū)面報(bào)價(jià)所必須的書(shū)寫(xiě)或郵寄時(shí)間。 2．書(shū)面報(bào)價(jià) 供應(yīng)商以自備的報(bào)價(jià)單或采購(gòu)部門的投標(biāo)單或報(bào)價(jià)單，將價(jià)格、交貨日期、付款方式、交貨地點(diǎn)等必要資料填入后，寄給采購(gòu)部門；但金額較大時(shí)，有些公

57、司規(guī)定報(bào)價(jià)單必須以密封方式，寄給稽核或財(cái)務(wù)單位，以便將來(lái)公共拆封比價(jià)。 報(bào)價(jià)單的表格形式見(jiàn)詢價(jià)單 。 五．成本分析 （一）成本分析之工作內(nèi)容 成本分析系指就供應(yīng)商所提報(bào)的成本估計(jì)，逐項(xiàng)作審查及評(píng)估，以求證成本的合理性與適當(dāng)性。通常，成本估計(jì)中應(yīng)包括下列的項(xiàng)目： 1．工程或制造的方法。 2．所需的特殊工具、設(shè)備。 3．直接及間接材料成本。 4．直接及間接人工成本。 5．制造費(fèi)用或外包費(fèi)用。 6．管銷費(fèi)用及稅捐、利潤(rùn)。 換言之，成本分析也就是查證前述各項(xiàng)資料的虛實(shí)，這包含了兩項(xiàng)工作： 1．會(huì)計(jì)查核工作：必要時(shí)，可查核供應(yīng)商的帳簿和記錄，以驗(yàn)證所提供的成本資料的真實(shí)性

58、。 2．技術(shù)分析：系指對(duì)供應(yīng)商的成本資料，就技術(shù)觀點(diǎn)所作出的評(píng)估，包括制造技術(shù)、品質(zhì)保證、工廠布置、生產(chǎn)效率及材料損耗等，此時(shí)采購(gòu)部門需要技術(shù)人員的協(xié)助。 （二）成本分析之運(yùn)用 采購(gòu)人員要求進(jìn)行成本分析，通常以下列情形最為常見(jiàn)： 1．底價(jià)制定困難。 2．無(wú)法確定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理。 3．采購(gòu)金額巨大，成本分析有助于將來(lái)的議價(jià)工作。 4．運(yùn)用制式的成本分析表，可以提高議價(jià)的效率。 至于，采購(gòu)人員如何增進(jìn)自己從事成本分析的能力的呢？下列是可以加強(qiáng)的途徑： 1．利用自己的工作經(jīng)驗(yàn)。 2．和廠商學(xué)習(xí)（了解他們的制程） 3．建立簡(jiǎn)單的制度如成本計(jì)算公式等。 4．養(yǎng)成分析成本

59、、比價(jià)和議價(jià)的觀念。 （三）成本分析表 XX廠家成本分析表 項(xiàng)目 XXXXXXX廠 (年產(chǎn)量3萬(wàn)m2) XXXXXXX廠 (年產(chǎn)量10萬(wàn)m2） （元/m2） （元/m2） 原料(XX) 27.45 63.24 輔料（XXX） 1.80 5.00 燃料動(dòng)力（煤、電、水） 1.50 2.00 人工工資 11.50 8.20 制造費(fèi) 修理費(fèi) 1.00 1.00 折舊費(fèi) 3.00 2.65 管理費(fèi) 3.00 1.50 財(cái)務(wù)費(fèi) 0.40 1.90 林業(yè)規(guī)費(fèi) 15.50 2.00 稅收 11.00 成本合計(jì) 65.1

60、5 98.49 六．價(jià)格分析 就采購(gòu)人員而言，低價(jià)與成本分析表只是提供了將來(lái)議價(jià)的參考價(jià)值，也就是獲得一個(gè)合理的價(jià)格之依據(jù)，它解決“量”的問(wèn)題。至于“質(zhì)”的問(wèn)題，也就是各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，采購(gòu)人員必須先加以分析、審查、比較，才能達(dá)到公平競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)，即所謂“拿蘋果比蘋果”。 （一）價(jià)格分析的效益 事先發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)誤，避免造成將來(lái)交貨的紛爭(zhēng)。確保供應(yīng)商所附帶的任何條件，均為買方可以接受者。 將不同的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)加以統(tǒng)一，以利將來(lái)的議價(jià)及比價(jià)工作，而不會(huì)發(fā)生“拿蘋果和橘子比”的錯(cuò)誤。 （二）培養(yǎng)采購(gòu)人員成本分析能力，避免按照“總價(jià)”來(lái)談判價(jià)格的缺失。 價(jià)格分析是一種參考資

61、料，采購(gòu)人員和廠商談價(jià)一定盡力，不給廠商暴利，但也不給它們虧本，以合理的利潤(rùn)，相輔相成。采購(gòu)主管可以拿分析資料來(lái)查核采購(gòu)人員訂購(gòu)的價(jià)格是否合理。 第十六章 議價(jià)的技巧 一．采購(gòu)談判的“規(guī)劃” 采購(gòu)主管的主要工作之一，就是要降低采購(gòu)成本 ，因此必須懂得如何談判。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。談判的規(guī)劃工作，包括預(yù)測(cè)，學(xué)習(xí)，分析及談判策四項(xiàng)，分析如下： （一）預(yù)測(cè) 好的預(yù)測(cè)包含下列幾項(xiàng)： 1．盡早由供應(yīng)商處得到協(xié)助 供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品的了解，通常較買方為多，要求供應(yīng)商給予技術(shù)、管理、財(cái)務(wù)等方面的協(xié)助。 2．使用量預(yù)測(cè) 收集過(guò)去使用量的資料，作為未來(lái)訂購(gòu)量的

62、參考。同時(shí)有了過(guò)去及未來(lái)的詳細(xì)采購(gòu)資料，有助于在談判時(shí)得到較大的折扣。 3．掌握特殊重大事件 如能掌握有關(guān)罷工、天災(zāi)、壞天氣、關(guān)稅、法令、運(yùn)輸狀況等重大事件，將可更準(zhǔn)確預(yù)測(cè)合理價(jià)格，而于談判桌上居于優(yōu)勢(shì)。這些重大事件除了由報(bào)章雜志收集外，尚可由銷售人員處得知。 4．注意價(jià)格趨勢(shì)： （1）過(guò)去供應(yīng)商有多少產(chǎn)品項(xiàng)目?jī)r(jià)格上漲（何時(shí)、上漲幅度、通報(bào)方式）。 （2）比較供應(yīng)商的價(jià)格上漲模式與該產(chǎn)業(yè)的模式（是否比同業(yè)漲得快，漲得多）。 （二）學(xué)習(xí)談判模式 從所獲得的資訊中學(xué)習(xí)談判的問(wèn)題、對(duì)象及內(nèi)容，是談判成功的關(guān)鍵。下面分為容易得到（少花錢及時(shí)間）的資訊與不易得到（多花錢及時(shí)間）的資訊兩部分

63、敘述之。 1．容易得到的資訊 （1）談判及價(jià)格的歷史資料 a．找出供應(yīng)商談判技巧的傾向。 b．供應(yīng)商處理上次談判的方式。 （2）產(chǎn)品與服務(wù)的歷史資料 價(jià)格的上漲有時(shí)是隱含于品質(zhì)及服務(wù)水準(zhǔn)的降低。工程部門及使用該產(chǎn)品的制造部門不難揭發(fā)實(shí)情，此點(diǎn)可作為談判的籌碼。 （3）稽核結(jié)果 從會(huì)計(jì)或采購(gòu)稽核可發(fā)現(xiàn)待加強(qiáng)控制之處（例如供應(yīng)商常發(fā)生錯(cuò)誤的賬款）。 （4）最高指導(dǎo)原則 挾公司政策、政府法令、和過(guò)去發(fā)生的先例，以增強(qiáng)你的談判力。 （5）供應(yīng)商的營(yíng)運(yùn)狀況 從其銷售人員及競(jìng)爭(zhēng)能力可了解供應(yīng)商的問(wèn)題與優(yōu)劣勢(shì)，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。 （6）誰(shuí)有權(quán)決定價(jià)格 收集談判者的個(gè)人資料加以

64、運(yùn)用。（賣方通常較易對(duì)陌生人抬高價(jià)格） （7）掌握關(guān)鍵原料或關(guān)鍵因素 運(yùn)用80/20原理。（對(duì)非緊要項(xiàng)目可予退讓，對(duì)重要項(xiàng)目緊守談判原則） （8）利用供應(yīng)商的情報(bào)網(wǎng)絡(luò) 可從銷售人員處得到一些有價(jià)值的資訊（例如價(jià)格趨勢(shì)、科技的重要發(fā)明、市場(chǎng)占有率、設(shè)計(jì)的改變等）。 2．不易得到的資訊 （1）尋求更多的供應(yīng)來(lái)源（包括海外） 即使你仍向原來(lái)的供應(yīng)商采購(gòu)，但更多的供應(yīng)來(lái)源可增強(qiáng)你的議價(jià)能力。 （2）有用的成本、價(jià)格資料與分析 良好的成本、價(jià)格分析可提供有效的采購(gòu)談判工具。必要時(shí)應(yīng)借重成本分析師，這是一種投資而非成本。 （3）供應(yīng)商的估價(jià)系統(tǒng) 化整為零——從供應(yīng)商各個(gè)部門的生產(chǎn)

65、過(guò)程來(lái)推估其合理的成本。 （4）限制供應(yīng)商的談判能力 a．提供對(duì)方愈少的資訊愈好。 b．盡量讓對(duì)方發(fā)表意見(jiàn)，仔細(xì)聆聽(tīng)并從中找出對(duì)策。 (5)了解供應(yīng)商的利潤(rùn)目標(biāo)及價(jià)格底線 需耐心地透過(guò)各種管道求得（談判過(guò)程也是管道之一）。 （三）．分析 1．如何建立報(bào)價(jià)系統(tǒng) 利用專業(yè)成本分析師從事成本分析，借以估算底價(jià)。 2．如何比價(jià) （1）價(jià)格分析 相同成分或規(guī)格比較其價(jià)格或服務(wù)。 （2）成本分析 將總成本分為細(xì)項(xiàng)——包含人工、原料、外包、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、利潤(rùn)。賣方與買方估計(jì)的價(jià)差，需要雙方討價(jià)還價(jià)來(lái)達(dá)成協(xié)議。 3．找出決定價(jià)格的主要因素 是人工、原料、或外包？這可作為談判

66、的依據(jù)。 4．價(jià)格的上漲如何影響供應(yīng)商的邊際利潤(rùn) 供應(yīng)商的成本雖然上漲（例如由于通貨膨脹），但其價(jià)格通常不止反應(yīng)成本的增加（常有灌水現(xiàn)象）。 5．實(shí)際與合理的價(jià)格是多少？ 6．對(duì)付價(jià)格上漲的最好對(duì)策 重要的是方法與時(shí)機(jī)的掌握——最好有專家的協(xié)助。 （四）談判策略 1．漲價(jià)時(shí)讓銷售人員當(dāng)面提出 通常書(shū)面通知漲價(jià)比電話通知容易，面隊(duì)面通常是比較難以啟齒的。因此，耐心地等待銷售人員提出漲價(jià)的妥協(xié)意見(jiàn)。 2．雙重退避 當(dāng)銷售人員報(bào)價(jià)時(shí)，買方采購(gòu)人員應(yīng)表示驚訝得難以接受，同時(shí)他的老板也應(yīng)如此。這樣才能讓對(duì)方明白他們無(wú)法接受高報(bào)價(jià)的立場(chǎng)，否則下次賣方可能會(huì)食髓知味。 3．不要馬上談到正題 如此賣方會(huì)承受一股無(wú)形的壓力而變得焦慮，這樣對(duì)你的談判較有利。 4．聲東擊西 先要求對(duì)方給一些不是你真正想要的好處，然后再拿這些來(lái)交換你真正想要的。 5．不要輕易給賣方第一次相對(duì)的好處 當(dāng)你想提供好處給供應(yīng)商時(shí)，最好預(yù)留余地以供討價(jià)還價(jià)，同時(shí)要求對(duì)方有所回報(bào)。 二．采購(gòu)優(yōu)劣勢(shì)之分析 采購(gòu)部門必須評(píng)估與供應(yīng)商談判力量，究竟有哪些優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)，才能夠選擇適當(dāng)?shù)恼勁胁呗耘c方