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1、“再看OA”系列講座之一：為OA正本清源 中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)副秘書(shū)長(zhǎng) ??吳克忠???2002-7-29 伴隨著企業(yè)ERP建設(shè)、政府電子政務(wù)建設(shè)的熱潮，曾經(jīng)淹沒(méi)在Internet、.com中的一個(gè)名詞——OA（辦公自動(dòng)化 Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）開(kāi)始再次頻頻牽動(dòng)人們的眼球。此次OA回潮，裹挾著電子商務(wù)、電子政務(wù)甚至知識(shí)管理的內(nèi)容。有人認(rèn)為OA（即廣義OA）包含了電子政務(wù)和電子商務(wù)，有人認(rèn)為電子政務(wù)和電子商務(wù)包含著OA，對(duì)于知識(shí)管理，它是OA的新衣,還是OA真正長(zhǎng)大了？借助近日召開(kāi)OA’2002辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討?hù)哒褂[會(huì)召開(kāi)之際，《中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶(hù)》特邀相關(guān)領(lǐng)域的多

2、位專(zhuān)家，與我們共同探討OA這個(gè)話題，希望通過(guò)OA發(fā)展過(guò)程、實(shí)踐應(yīng)用、技術(shù)演變等方面的系列講座，梳理一下OA的脈絡(luò)，勾畫(huà)一個(gè)OA的新形象。 　　OA是集成的辦公環(huán)境 　　辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。我國(guó)的OA經(jīng)過(guò)從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動(dòng)化到底要解決什么問(wèn)題呢？我們說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。具體來(lái)說(shuō)，主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能： 　　

3、(一)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。 　　(二)建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。 　　(三)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)

4、工作，提高單位協(xié)同工作的效率。 　　（四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。可使各類(lèi)文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說(shuō)，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這

5、個(gè)單位積累下來(lái)的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。 　?。ㄎ澹┹o助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。 　?。┬畔⒓伞Ｎ覀兠恳粋€(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。 　　（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域

6、的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來(lái)講，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。 　　OA的這些功能也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動(dòng)化并輔助工作人員辦公。國(guó)內(nèi)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件在短短10多年時(shí)間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)革命性的飛躍。 　　第一代OA 　　從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。 　　第二代OA 　　從20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通信技

7、術(shù)的長(zhǎng)足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。 　　第三代OA 　　隨著21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，知識(shí)成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和社會(huì)發(fā)展及企業(yè)成長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識(shí)越來(lái)越成為企業(yè)與政府信息化建設(shè)的核心。對(duì)知識(shí)前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)始提升到以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。與前兩代相比，第三代OA是集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。它把現(xiàn)有的“決策支持系統(tǒng)”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”，并以知識(shí)管理為核心，

8、提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識(shí)共享機(jī)制，確保使用者能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向單位現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的被動(dòng)地位轉(zhuǎn)向主動(dòng)，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過(guò)程中，大大提高企業(yè)與機(jī)關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力?？梢哉f(shuō)，第三代OA是一個(gè)幫助用戶(hù)從“如何做”轉(zhuǎn)到“知道如何做”的過(guò)程。 　　電子政務(wù)與OA 　　電子政務(wù)基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用主要包含：政府部門(mén)內(nèi)部的電子化辦公；政府各部門(mén)之間以及與金融、電力等重要營(yíng)運(yùn)部門(mén)之間通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的信息共享和實(shí)時(shí)通信；政府部門(mén)與民眾之間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的雙向信息交流。 　　政府電子化辦公（OA）包括：第一，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享、內(nèi)部資源整合、內(nèi)部決策支持

9、；第二，對(duì)外提供公眾服務(wù)方面，只要是當(dāng)前政府應(yīng)該做的事情，電子政務(wù)都應(yīng)該涵蓋，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等。概括起來(lái)，網(wǎng)上業(yè)務(wù)的模式應(yīng)包括G to B、G to C和G to G。所以，電子政務(wù)的第一方面是OA的范疇。第二方面，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等具體業(yè)務(wù)就不屬于它的范疇了。由此可見(jiàn)，OA是電子政務(wù)的主要內(nèi)容之一。 　　與OA相關(guān)的信息技術(shù)包括Web應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫(kù)、全文信息檢索、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與挖掘分析、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)通信、安全技術(shù)等。這就需要建立OA處理流程的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)自動(dòng)處理能夠在異構(gòu)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)，做到靈活、有效、多元化的信息流管理。電子政務(wù)同樣需要這些技術(shù)的支持。

10、所以O(shè)A為電子政務(wù)建立了應(yīng)用平臺(tái)，OA是電子政務(wù)的基礎(chǔ)。 　　企業(yè)信息化與OA 　　在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，企業(yè)的管理重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實(shí)際上又是通過(guò)單位內(nèi)部人與人、人與部門(mén)、部門(mén)之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)單位整體目標(biāo)的過(guò)程。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動(dòng)化能夠幫助我們對(duì)信息流進(jìn)行科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以O(shè)A是管理信息系統(tǒng)(MIS)的基礎(chǔ)。OA 要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。 　　一個(gè)理想的企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)具備以

11、下平臺(tái)： 　　企業(yè)通信平臺(tái): 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。 　　信息發(fā)布平臺(tái): 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。 　　協(xié)同工作平臺(tái): 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí)，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。 　　公文流轉(zhuǎn)平臺(tái): 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案

12、管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。 　　日常辦公平臺(tái): 改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，用戶(hù)可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。 　　信息集成平臺(tái): 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。 　　知識(shí)管理平臺(tái)：系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專(zhuān)家技能，

13、改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)。 　　OA的外延應(yīng)與國(guó)際接軌 　　雖然伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了電子政務(wù)和電子商務(wù)等新的IT應(yīng)用，但是OA并沒(méi)有死亡，它也在發(fā)展。因此，我們不能將OA取代電子商務(wù)，提出所謂的“廣義的OA”，也不應(yīng)把OA看成一成不變。目前在國(guó)外延，OA技術(shù)在不斷發(fā)展，OA的新產(chǎn)品層出不窮。因此，我們對(duì)OA的內(nèi)含應(yīng)該與國(guó)際接軌，同時(shí)也使我們對(duì)OA有恰當(dāng)?shù)恼J(rèn)識(shí)。 “再看OA”系列講座之二：OA為何用不好？ 中共中央對(duì)外聯(lián)絡(luò)部信息化工作辦公室主任??任錦華 ???2002-8-11 　　每一罐牛奶都有保鮮期，每一個(gè)學(xué)位也都有

14、保鮮期，每一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)更有保鮮期。要能使系統(tǒng)應(yīng)用跟上業(yè)務(wù)工作發(fā)展變化的需求，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者和應(yīng)用者就要不斷學(xué)習(xí)，才能“保鮮”。 　　作者簡(jiǎn)介：任錦華，中共中央對(duì)外聯(lián)絡(luò)部信息化工作辦公室主任，中共中央對(duì)外聯(lián)絡(luò)部辦公廳信息辦暨機(jī)要處處長(zhǎng)，兼任“政務(wù)GIS專(zhuān)業(yè)委員會(huì)”委員、國(guó)家檔案局科研所OA項(xiàng)目高級(jí)顧問(wèn)，以及中共中央國(guó)家機(jī)關(guān)工委、中共中央文獻(xiàn)研究室、國(guó)務(wù)院港澳事務(wù)辦公室辦公自動(dòng)化顧問(wèn)。 　　雖然辦公自動(dòng)化（oa）是個(gè)老話題，但它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)，建不好oa、用不好oa，如同沒(méi)有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險(xiǎn)的。所以，眾多為電子商務(wù)、電子政務(wù)建設(shè)苦惱的單位，可以先考慮一下，oa

15、為何用不好？ 　　沒(méi)有把握好定位問(wèn)題 　　在我國(guó)政府機(jī)關(guān)建設(shè)OA，必須認(rèn)識(shí)到OA工作是一項(xiàng)綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面工作的服務(wù)與管理行為。只有同步做好各方面工作，并將各方面的需求在軟件開(kāi)發(fā)中完整地體現(xiàn)出來(lái)，OA的優(yōu)勢(shì)才能充分地發(fā)揮出來(lái)，有價(jià)值的信息才能得到充分的共享。但在實(shí)際工作中，這一點(diǎn)還沒(méi)有得到充分的認(rèn)識(shí)，致使多數(shù)單位都在走重復(fù)的彎路。大家都重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，輕視軟件的開(kāi)發(fā)?；?00萬(wàn)元可以買(mǎi)三卡車(chē)微機(jī)，領(lǐng)導(dǎo)看了也滿(mǎn)意，而花100萬(wàn)元開(kāi)發(fā)的軟件，不過(guò)就是幾張軟盤(pán)或一張光盤(pán)，領(lǐng)導(dǎo)看了也覺(jué)得不值。然而，知識(shí)的價(jià)值就體現(xiàn)在其中，這不是人的主觀意志可以改變的。 　　此外，多年來(lái)，不少

16、單位是按常規(guī)進(jìn)行OA建設(shè)的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政領(lǐng)導(dǎo)和高職人員。技術(shù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員先進(jìn)行周密的方案設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)層層領(lǐng)導(dǎo)審批（這也是機(jī)關(guān)現(xiàn)有的、不科學(xué)的規(guī)章制度），再根據(jù)已批方案實(shí)施軟件開(kāi)發(fā)。這要求開(kāi)發(fā)者不僅要在短時(shí)間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握，而且要設(shè)計(jì)出一套全新的工作方式，這在實(shí)際工作中是根本做不到的。 　　首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員僅僅是掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，而不具備快速學(xué)習(xí)掌握其它行業(yè)工作方式的能力，短期內(nèi)技術(shù)人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門(mén)原有的工作內(nèi)容，這樣全新工作模式的再創(chuàng)造也就無(wú)從談起，做出來(lái)的軟件多是簡(jiǎn)單的模仿，操作復(fù)雜，

17、沒(méi)有什么實(shí)用價(jià)值。 　　其次，一種新的工作方式的產(chǎn)生與確定，必然要經(jīng)過(guò)用戶(hù)反復(fù)的試驗(yàn)、修改與完善，不可能由技術(shù)人員在機(jī)房中憑借設(shè)計(jì)圖表、編程算法而一次確定，更不可能由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生出來(lái)。 　　第三，有些單位引進(jìn)了商業(yè)公司開(kāi)發(fā)的一些通用OA軟件，想在本單位直接推廣應(yīng)用，但在實(shí)際工作中，每個(gè)部委都承擔(dān)著其他單位所不承擔(dān)的工作，即各單位OA工作的業(yè)務(wù)需求不一樣，在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實(shí)際需求。要想真正投入應(yīng)用，就必須根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，而這又涉及軟件源程序有關(guān)問(wèn)題、技術(shù)水平問(wèn)題，以及是否全面了解本單位業(yè)務(wù)需求等一系列問(wèn)題。 　　第四，有個(gè)別單位技

18、術(shù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)或高職人員以領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疑矸葑跃樱茈y做到禮賢下士，于是愚者由于不恥下問(wèn)而變得聰明，智者由于不屑詢(xún)問(wèn)而變得迂腐，而基層技術(shù)人員又不掌握宏觀情況，個(gè)別單位的技術(shù)部門(mén)做不出理想的軟件也就是正常的事情。 　　缺乏復(fù)合型人才 　　辦公自動(dòng)化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當(dāng)于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來(lái)了，系統(tǒng)才能全面運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。否則，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車(chē)也只能推著走；功能再齊全的軟件，只要有一處存在致命的缺陷，整個(gè)軟件系統(tǒng)就不能投入使用。這就需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識(shí)的建設(shè)者的培養(yǎng)。我在建設(shè)中聯(lián)部政務(wù)系統(tǒng)的工作

19、過(guò)程中，深感學(xué)習(xí)的重要，一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)工作，涉及多學(xué)科的知識(shí)，對(duì)各方面工作不僅要精通或熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國(guó)的政府機(jī)關(guān)目前普遍缺乏精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才，各單位在OA系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，普遍比較重視掌握單一學(xué)科知識(shí)的技術(shù)人員培養(yǎng)，容易忽視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。這是OA應(yīng)用效果有限的另一個(gè)重要原因。 　　需要不斷自我“否定” 　　一位學(xué)者曾說(shuō)過(guò)：“每罐牛奶都有保鮮期,一個(gè)工程學(xué)位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識(shí)，你的個(gè)人價(jià)值會(huì)不斷下降?！蔽艺J(rèn)為這一觀點(diǎn)非常適用于機(jī)關(guān)軟件建設(shè)工作。信息化軟件建設(shè)需要相關(guān)責(zé)任者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，并將各學(xué)科新知識(shí)有機(jī)地集成

20、在一起。有一種說(shuō)法，在北京中關(guān)村三個(gè)月不學(xué)新東西，就成為知識(shí)的落伍者。機(jī)關(guān)信息化軟件建設(shè)工作是一項(xiàng)綜合性高科技工作，要求主要承辦者不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)來(lái)更新自己原有的知識(shí)。否則，建設(shè)一個(gè)適用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)只能是一種良好的主觀愿望。 　　由于信息化軟件建設(shè)是一種管理思想與工作方式的再創(chuàng)造，就難免存在許多問(wèn)題，需要經(jīng)常改進(jìn)。另外，一個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用軟件隨著應(yīng)用工作的深入，用戶(hù)會(huì)提出許多新的需求和意見(jiàn)，這就要求承辦者要勇于經(jīng)?！胺穸ā弊约旱膭趧?dòng)成果，不斷完善系統(tǒng)的功能。而做到這一點(diǎn)又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習(xí)慣是認(rèn)定自己總是正確的。沒(méi)有改進(jìn)，當(dāng)然不能接近成功。 　　用人制度導(dǎo)致瓶頸

21、 　　軟件開(kāi)發(fā)既是一項(xiàng)高科技的腦力勞動(dòng)，又是一種較辛苦的體力勞動(dòng)。做好軟件開(kāi)發(fā)工作需要經(jīng)常加班加點(diǎn)連續(xù)工作，要付出比常人更多的艱辛勞動(dòng)。但我國(guó)機(jī)關(guān)目前難以做到按需分配。而看重學(xué)歷、職稱(chēng)的用人和衡量人的標(biāo)準(zhǔn)，也使眾多機(jī)關(guān)行政干部忙于考 職稱(chēng)、考證書(shū)，想方設(shè)法在仕途或職稱(chēng)上發(fā)展，所學(xué)知識(shí)是否屬于業(yè)務(wù)急需就難以顧及。 　　可是，要做好信息化軟件建設(shè)工作，就必須要求主要責(zé)任者對(duì)軟件系統(tǒng)建設(shè)所有涉及各學(xué)科的知識(shí)“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國(guó)現(xiàn)在沒(méi)有任何一所大學(xué)能培養(yǎng)這樣的復(fù)合型人才，這就要求承辦者以沒(méi)有文憑的自學(xué)方式為主，攻克所有相關(guān)學(xué)科知識(shí)并將其融匯貫通，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再創(chuàng)造。在事業(yè)與

22、仕途面前魚(yú)與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級(jí)職稱(chēng)。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA工作只見(jiàn)投入不見(jiàn)產(chǎn)出的原因之一。  “再看OA”系列講座之三：反思檔案管理 國(guó)務(wù)院信息化辦公室電子政務(wù)信息安全體系研究組副組長(zhǎng)??陳拂曉???2002-8-14 ????作者簡(jiǎn)介：陳拂曉，原任國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)一局政務(wù)專(zhuān)員、科技部國(guó)家八六三計(jì)劃信息安全技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略研究專(zhuān)家組成員、全國(guó)政府系統(tǒng)辦公自動(dòng)化技術(shù)咨詢(xún)組組長(zhǎng)，現(xiàn)為國(guó)務(wù)院信息化辦公室電子政務(wù)信息安全體系研究組副組長(zhǎng)。自1986年6月至2001年6月在國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局從事辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和全國(guó)政府系統(tǒng)辦公自動(dòng)化的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作。作為技術(shù)

23、總負(fù)責(zé)人主持設(shè)計(jì)并負(fù)責(zé)實(shí)施了國(guó)務(wù)院辦公廳第一、第二代辦公業(yè)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和全國(guó)政府系統(tǒng)第一、第二代數(shù)據(jù)通信網(wǎng)及網(wǎng)間互聯(lián)工程。因構(gòu)建重要的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)，曾兩次獲得國(guó)家科學(xué)技術(shù)進(jìn)步三等獎(jiǎng)，多次獲得部委級(jí)科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)。????? ????自1990年以來(lái)，采用計(jì)算機(jī)管理檔案就成為政府OA建設(shè)的主要課題之一。經(jīng)過(guò)不懈的努力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)經(jīng)歷了從微機(jī)單機(jī)版、海量光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版等不斷發(fā)展的漸進(jìn)過(guò)程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對(duì)絕密檔案的計(jì)算機(jī)管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理

24、工作不斷得到創(chuàng)新。記得當(dāng)時(shí)吉林省人民政府辦公廳開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)和上海市人民政府辦公廳開(kāi)發(fā)的公文、檔案一體化管理系統(tǒng)都曾在全國(guó)引起廣泛、熱烈、積極的反響。2001年8月，在“國(guó)家863計(jì)劃十五周年成就展覽會(huì)”上展出的“國(guó)務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標(biāo)志著政府公文、檔案管理信息化進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。 ????當(dāng)前，我國(guó)已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期國(guó)家信息化的重點(diǎn)，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機(jī)遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項(xiàng)目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過(guò)程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠(yuǎn)。 ????

25、 ????創(chuàng)新與安全的矛盾 ???? ????由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于那個(gè)時(shí)代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門(mén)完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。 ????原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢(xún)、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點(diǎn)，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國(guó)務(wù)院辦公廳的檔案管理系

26、統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無(wú)法改變，檔案的安全是第一位的。 ????檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類(lèi)整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項(xiàng)目與檔案管理特有的、獨(dú)立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對(duì)文件標(biāo)題有權(quán)改動(dòng)，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。 ???? ????標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn) ???? ????在我國(guó)，檔案管理信息范的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共

27、享性大大下降。主要原因歸納起來(lái)有以下幾點(diǎn): ????一是管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國(guó)初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。 ????二是在具體管理細(xì)節(jié)上，各級(jí)政府和政府各機(jī)構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，使本來(lái)能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對(duì)統(tǒng)一的檔案分類(lèi)主題詞表都很難提出。 ????三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級(jí)、換代，標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了

28、檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲(chǔ)介質(zhì)的革命都帶來(lái)存儲(chǔ)格式和標(biāo)準(zhǔn)的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級(jí)或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。 ????四是關(guān)于檔案的立法相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過(guò)五十年的歷史檔案必須解密都沒(méi)有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問(wèn)題，而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。 ????標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。 ???? ????電子

29、政務(wù)的更高要求 ???? ????當(dāng)前，我國(guó)正在加緊實(shí)施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過(guò)去OA、信息化在名稱(chēng)上的改變，它具有特定的含義。利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時(shí)代特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面。 ????一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，因而能夠直接為社會(huì)和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標(biāo)，使政府實(shí)現(xiàn)了直接通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標(biāo)。 ????另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最

30、基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進(jìn)行有關(guān)社會(huì)活動(dòng)便有了可信的安全保障。正因?yàn)槿绱?，?guó)際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標(biāo)志，使推進(jìn)電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場(chǎng)深刻的革命。 ????推進(jìn)電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個(gè)意義出發(fā)，今后開(kāi)展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問(wèn)題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新。 ????從跨國(guó)企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國(guó)9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說(shuō)明當(dāng)前檔案管理系

31、統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來(lái)的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項(xiàng)建設(shè)的進(jìn)度，就會(huì)事倍功半，還會(huì)給國(guó)家造成巨額浪費(fèi)。 ????電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過(guò)去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時(shí)部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書(shū)以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴(lài)性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急

32、響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報(bào)，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴(yán)密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅(jiān)固的安全屏障。 ???? ????新形勢(shì)下的基本策略 ???? ????必須看到，在今天的形勢(shì)下開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開(kāi)展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動(dòng)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)?，電子政?wù)的實(shí)施將帶來(lái)政府管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢(shì)下搞好電

33、子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明以下策略十分重要。 ????1、積極納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺(jué)納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來(lái)自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國(guó)家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。 ????2、與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。在推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會(huì)層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問(wèn)題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問(wèn)題，可以毫不夸大地說(shuō)，我國(guó)政府機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒(méi)有符合嚴(yán)格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個(gè)政府機(jī)構(gòu)都建立復(fù)

34、雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場(chǎng)的方法可以解決企業(yè)和相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)的問(wèn)題。但是黨政等重要機(jī)構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國(guó)各有關(guān)機(jī)構(gòu)必須結(jié)合國(guó)情，從實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機(jī)構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。 ????信息化產(chǎn)生的一些問(wèn)題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門(mén)都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機(jī)構(gòu)有可能通過(guò)分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動(dòng)承擔(dān)起新職能?；蛘咴趪?guó)家有關(guān)主管部門(mén)協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級(jí)政府的涉密文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。 ????3、遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)

35、標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。曾有過(guò)高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無(wú)法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。 ????采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力

36、量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。 ????4、注重信息安全。政府的檔案涉及國(guó)家利益，特別是涉及國(guó)家秘密的檔案關(guān)系到國(guó)家安全。政府機(jī)構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個(gè)人或部門(mén)行為，而是國(guó)家行為。要按照國(guó)家制定的信息安全框架從總體上開(kāi)展信息安全建設(shè)。在建設(shè)中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)的指導(dǎo)下，按照國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作。 ????5、綜合利用檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)是長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合

37、、集成應(yīng)用是檔案管理的特點(diǎn)。就電子文檔而言，時(shí)至今日，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存它的風(fēng)險(xiǎn)一點(diǎn)也不比其它介質(zhì)少。保存電子文檔風(fēng)險(xiǎn)巨大，至少是由于它不符合越是簡(jiǎn)單就越是可靠的原則。烏龜殼上的文字可以流傳數(shù)千年，而電子數(shù)據(jù)能否有效地長(zhǎng)期保存還有待時(shí)間的檢驗(yàn)。所以，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，積極構(gòu)建電子檔案時(shí)必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢(shì)。由于人們對(duì)真跡的尊重和渴望，無(wú)紙化只具有相對(duì)意義?？s微技術(shù)等都是永不會(huì)消亡的檔案管理應(yīng)用技術(shù)。  “再看OA”系列講座之四：OA為何走彎路？ 中共中央對(duì)外聯(lián)絡(luò)部信息化工作辦公室主任??任錦華?

38、??2002-8-25 ????書(shū)店有很多成功學(xué)的書(shū)，指導(dǎo)人們采取成功人士的思維和生活方式；生活中有很多失敗的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)借鑒，避免陷入失敗的誤區(qū)。無(wú)論成功還是失敗，總是有一些關(guān)鍵點(diǎn)，如同路遙所說(shuō)“是一些岔路”，成功和失敗都因?yàn)樵诓砺房谏线x擇不同。OA建設(shè)也有不少岔路口。 ????配備軟件與硬件 ????軟件、硬件兩輪并行多年來(lái)，黨政軍機(jī)關(guān)OA工作都是先建硬件系統(tǒng)，再做軟件系統(tǒng)（多數(shù)單位還忽視了安全保密問(wèn)題），這一現(xiàn)象普遍存在。由于軟件的開(kāi)發(fā)涉及許多因素，即使能開(kāi)發(fā)出一套說(shuō)得過(guò)去的應(yīng)用軟件，投入實(shí)際應(yīng)用也需要一定的時(shí)間，周期相對(duì)較長(zhǎng)。事實(shí)上，無(wú)論多先進(jìn)的硬件設(shè)備，也就是四到五年的使

39、用周期。一個(gè)硬件系統(tǒng)的建設(shè)相對(duì)較為簡(jiǎn)單，而應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)的周期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)硬件系統(tǒng)建設(shè)的周期，開(kāi)發(fā)好的應(yīng)用程序真正投入全面運(yùn)行大約又得需要1～3年的時(shí)間。這使許多單位的硬件系統(tǒng)還沒(méi)有真正發(fā)揮作用，就已到了淘汰更新的期限。 ????目前，國(guó)際上通常的做法是軟硬件投入比例各占50％左右，而我國(guó)政府機(jī)關(guān)OA軟件費(fèi)投入一般都在5～20%左右，屬于明顯偏低的比例。從軟、硬件經(jīng)費(fèi)投入順序方面，應(yīng)注意最好能同步進(jìn)行，如能先做軟件的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)就更理想?？梢哉f(shuō)，什么時(shí)候在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)工作中軟件費(fèi)用能占總經(jīng)費(fèi)的40％，我國(guó)政府機(jī)關(guān)OA工作的春天就真正到來(lái)了。 ????硬設(shè)別等需求來(lái)由于OA工作是個(gè)新生事物，沒(méi)有系

40、統(tǒng)的理論和成功的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒。因此，在制定建網(wǎng)方案、確定配備設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和采購(gòu)設(shè)備時(shí)，最突出的問(wèn)題是片面追求技術(shù)最先進(jìn)、容量最大。設(shè)計(jì)設(shè)備的配置時(shí)，將一二十年以后可能的需求都考慮到，將根本不可能出現(xiàn)的需求也考慮到。唯恐買(mǎi)了落后的設(shè)備受領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、同行的嘲笑。盲目追求設(shè)備的先進(jìn)性的結(jié)果是導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支過(guò)大，浪費(fèi)過(guò)大。 ????另外，一個(gè)系統(tǒng)就算軟、硬件同步建好，應(yīng)用、管理工作也做得很好，數(shù)據(jù)入庫(kù)也是有一個(gè)較長(zhǎng)周期的。所以，系統(tǒng)的設(shè)備配備沒(méi)有必要追求很先進(jìn)，容量很大，能滿(mǎn)足二至三年的需要即可。因?yàn)橛布?jí)、降價(jià)的周期要比應(yīng)用后升級(jí)、更新的周期快得多。 ????開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件 ???

41、?硬件的價(jià)值最終也依靠軟件的應(yīng)用來(lái)體現(xiàn)。應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)和使用方面應(yīng)注意下列問(wèn)題： ????補(bǔ)丁不是丑一般說(shuō)來(lái)，凡是系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、搞軟件開(kāi)發(fā)的人員都希望自己經(jīng)手開(kāi)發(fā)出來(lái)的應(yīng)用軟件是最先進(jìn)的，功能是最齊全的。但在實(shí)際工作中，最先進(jìn)的軟件根本就做不出來(lái)，任何軟件系統(tǒng)都存在著各種問(wèn)題，世界上著名的軟件公司開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件，其補(bǔ)丁版也是接二連三地推出。判斷一個(gè)軟件系統(tǒng)是否先進(jìn)只能是相對(duì)而言，我們更應(yīng)強(qiáng)調(diào)軟件的適用性，只要某一應(yīng)用軟件能解決本單位的業(yè)務(wù)需求，業(yè)務(wù)人員能很輕松地學(xué)會(huì)，系統(tǒng)能穩(wěn)定地運(yùn)行，就可以認(rèn)為它是先進(jìn)的。因此，建設(shè)OA系統(tǒng)，要把軟件的先進(jìn)性與適用性的問(wèn)題考慮清楚。 ????何必一個(gè)也不少軟

42、件開(kāi)發(fā)部門(mén)都希望自己開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件有很強(qiáng)的通用性，這固然有一定的商業(yè)因素在內(nèi)，但是我認(rèn)為，機(jī)關(guān)OA應(yīng)用軟件的通用性只能是相對(duì)而言。從軟件的總體設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)而言，應(yīng)該遵守國(guó)家的有關(guān)規(guī)范，但由于各單位主管的業(yè)務(wù)不同，其需求也就不完全相同，對(duì)應(yīng)用程序的需求必然有一定的差異。因此，一套軟件只要能解決本單位的各項(xiàng)需求也就可以了，不需要強(qiáng)調(diào)通用性“一個(gè)也不少”。否則，片面追求通用性，只能減少軟件的功能，降低其生命力。注意軟件通用性與相對(duì)專(zhuān)用性問(wèn)題，可以少走彎路。 ????完美是改出來(lái)的開(kāi)發(fā)一套OA應(yīng)用程序，要經(jīng)過(guò)需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)程序、測(cè)試程序、試運(yùn)行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級(jí)、再修改再完

43、善等環(huán)節(jié)。在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，由于種種原因，人們不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題考慮周全。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴(kuò)大，上機(jī)人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會(huì)暴露出各種各樣的問(wèn)題。同時(shí)，當(dāng)人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會(huì)提出新的需求,這就要不斷地對(duì)應(yīng)用程序進(jìn)行修改與完善，一套應(yīng)用軟件除非報(bào)廢不用，否則修改完善永無(wú)止境。明確軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級(jí)，就不會(huì)因?yàn)槌霈F(xiàn)問(wèn)題而盲目悲觀。 ????處理各方關(guān)系 ????單純開(kāi)發(fā)一套系統(tǒng)不是難題，但任何系統(tǒng)只有處理好各種矛盾，才會(huì)是一套“高可用”的系統(tǒng)。 ????安全“溫度”要適中黨政軍機(jī)關(guān)的信息關(guān)系到國(guó)家利益，因而系統(tǒng)的安全性很

44、重要，要加強(qiáng)系統(tǒng)的安全管理。但是如果一味重視安全，而不注重信息資源的共享就會(huì)違反當(dāng)初建立OA系統(tǒng)的初衷。這里就有一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的問(wèn)題，控制在一個(gè)適當(dāng)“度”的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當(dāng)大的一部分是由技術(shù)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在實(shí)際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計(jì)方案、軟件開(kāi)發(fā)方案、安全保密實(shí)現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。這里需強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對(duì)的，任何一家公司的產(chǎn)品，無(wú)論是軟件還是硬件，都會(huì)給自己留有后門(mén)。就是我們自己開(kāi)發(fā)的中聯(lián)部OA應(yīng)用程序也給自己留有足夠的后門(mén)。 ????說(shuō)的清楚才能做的清楚業(yè)務(wù)需求與計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，是個(gè)看似最簡(jiǎn)單、實(shí)際最難做的環(huán)節(jié)。最終

45、投入使用的應(yīng)用軟件是用于實(shí)際工作的，而一個(gè)單位約一、二十個(gè)局，幾十或一百多個(gè)處，各種數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，有各種處理的可能性和需求。而編制計(jì)算機(jī)程序就必須將“所有”的需求和關(guān)系都搞清楚，給程序員一個(gè)“肯定”的要求或說(shuō)明。如果需求沒(méi)有做透、沒(méi)做清楚，就會(huì)傳遞給程序員錯(cuò)誤的信息，那程序編出來(lái)就會(huì)似是而非，讓最終用戶(hù)無(wú)法使用，造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整體失敗。因此，一個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的主要負(fù)責(zé)人、應(yīng)用的主要管理者可以不懂計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)技術(shù)，但必須精通業(yè)務(wù)工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，做不到這一點(diǎn)，系統(tǒng)建成后就很難投入正常運(yùn)行，不失敗就不正常了。 ????需要注意的是，一個(gè)單位建設(shè)OA，不要貪大求洋，只要能滿(mǎn)足

46、本單位的實(shí)際需求，就是最好的。如果單純追求高、新、尖，到頭來(lái)準(zhǔn)是雞飛蛋打。因此，系統(tǒng)建設(shè)之前與建設(shè)過(guò)程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務(wù)，多向業(yè)務(wù)人員和文秘人員請(qǐng)教，才能做好需求分析工作。 ????保質(zhì)保量監(jiān)管不可少OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，一定會(huì)遇到程序的高效率與可讀性及易擴(kuò)展之間的矛盾，這主要是指軟件的編制和管理監(jiān)督的問(wèn)題。當(dāng)系統(tǒng)的需求確定后，就要實(shí)施編程工作，只有采取適度的監(jiān)督措施，才能保證程序的質(zhì)量。這就要求管理人員不僅統(tǒng)籌管理，保持一定的工作進(jìn)度，即“量”的要求，還要考慮如何編程以保證應(yīng)用程序的效率、程序的可讀性及擴(kuò)展性等問(wèn)題，即“質(zhì)”的要求。 ????文檔一體化OA系統(tǒng)需要協(xié)調(diào)好文

47、書(shū)工作與檔案工作之間的關(guān)系。簡(jiǎn)單地說(shuō)，現(xiàn)行工作的最終表現(xiàn)形式大多是文件信息和行業(yè)信息，而文件、行業(yè)信息的延伸是檔案，檔案又是現(xiàn)行工作的信息源?，F(xiàn)行工作信息與檔案信息兩者既是相對(duì)分離的，又是相互統(tǒng)一的。因此，一個(gè)OA系統(tǒng)，必須考慮文檔一體化問(wèn)題。 ????別把自己變成IT贊助商任何一個(gè)單位建設(shè)系統(tǒng)都應(yīng)精打細(xì)算，盡量少花錢(qián)多辦事，不要將本單位變成IT商家的贊助商。應(yīng)本著實(shí)事求是地分析單位軟、硬件的需求，確定一個(gè)系統(tǒng)建設(shè)最佳的“性?xún)r(jià)比”。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支原則是： ????第一，注重實(shí)際效果的原則。信息化就是要投入、要花錢(qián)的，但錢(qián)換來(lái)的應(yīng)該是實(shí)際效果。 ????第二，業(yè)務(wù)需求優(yōu)先

48、，其它需求次之的原則。其實(shí)，一個(gè)單位的各個(gè)部門(mén)工作都有實(shí)現(xiàn)OA工作的需求，但根據(jù)我國(guó)機(jī)關(guān)單位目前的實(shí)際情況，可能難以一下子將所有方面工作同時(shí)做好，只能分清主次，逐步實(shí)施。因此要業(yè)務(wù)需求優(yōu)先，其它需求次之。 ????第三，相關(guān)經(jīng)費(fèi)集中調(diào)配，相關(guān)工作同步展開(kāi)原則。OA工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其最核心要求是所有相關(guān)工作同步完成，不能零敲碎打分散開(kāi)支，顧前不顧后，顧左不顧右。經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一調(diào)配，相關(guān)工作同步展開(kāi)，避免建設(shè)周期的低效延長(zhǎng)。 ????第四，改變權(quán)、責(zé)分離的狀況，實(shí)行權(quán)力和責(zé)任相統(tǒng)一原則。一個(gè)單位如果對(duì)OA的開(kāi)支擁有計(jì)劃、審批、建議和購(gòu)買(mǎi)權(quán)的部門(mén)較多，難以明確分擔(dān)經(jīng)費(fèi)使用后出現(xiàn)的不同效果的責(zé)任。因

49、此權(quán)力和責(zé)任相統(tǒng)一是OA成功的關(guān)鍵。 ????第五，軟件開(kāi)支優(yōu)先，硬件開(kāi)支其次的原則?？偨Y(jié)一些單位OA不成功的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)主要有二條：一是統(tǒng)籌兼顧，綜合協(xié)調(diào)不到位，二是軟件功能不完善，沒(méi)法用。因此，經(jīng)費(fèi)開(kāi)支應(yīng)首先保障軟件開(kāi)支。 ????真正推廣應(yīng)用 ????從OA工作整體來(lái)看，可分為建設(shè)與應(yīng)用兩個(gè)階段，一套OA系統(tǒng)最終要通過(guò)實(shí)際應(yīng)用才能體驗(yàn)出其價(jià)值，如應(yīng)用不起來(lái)，再好的軟、硬件系統(tǒng)也不過(guò)是個(gè)擺設(shè)。 ????做好推廣應(yīng)用工作應(yīng)反復(fù)宣傳OA工作的性質(zhì)與作用，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： ????擺正系統(tǒng)建設(shè)、管理部門(mén)與應(yīng)用部門(mén)之間的關(guān)系。一個(gè)好的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)既有服務(wù)功能，又有管理功能，但是有效的管理

50、應(yīng)存在于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之中，所以這項(xiàng)工作在表現(xiàn)形式上就是服務(wù)。如果不承認(rèn)這一點(diǎn)，處處以技術(shù)專(zhuān)家自居，再好的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也別想運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。因?yàn)槿魏问虑閺撵o止?fàn)顟B(tài)到穩(wěn)定運(yùn)行狀態(tài)這一過(guò)程是難度最大的，在這一過(guò)程時(shí)期，用戶(hù)就是上帝，無(wú)論其是領(lǐng)導(dǎo)還是剛進(jìn)入單位的大學(xué)生。 ????最重要的是能否做到“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。真正建立“用戶(hù)是上帝”的思想，要認(rèn)識(shí)到建設(shè)者的一切工作成績(jī)，并不能靠領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，而只能在用戶(hù)的實(shí)際應(yīng)用中才能體現(xiàn)出來(lái)。機(jī)關(guān)OA處理“政務(wù)信息”與處理“公共信息”、“行業(yè)管理”和“行政管理”信息等項(xiàng)工作最大的不同在于：后幾項(xiàng)是少數(shù)人、專(zhuān)業(yè)人來(lái)操作，而處理“政務(wù)信息”需多數(shù)人、非專(zhuān)人員來(lái)操作，多數(shù)人共同參與是

51、其最大的特性。機(jī)關(guān)人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平有高有低，這就要求在推廣應(yīng)用中，要制定較科學(xué)的培訓(xùn)、應(yīng)用工作計(jì)劃，不能急于求成，也不可放任不管。要將有效的管理寓于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之中，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員確實(shí)感覺(jué)到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能給自己的工作帶來(lái)很大的便利，能從中享受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用變成其自覺(jué)的、從內(nèi)心身處愿意的、沒(méi)有任何抵觸情緒的行為，只有這樣，一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)才能順利地投入使用。 ????確立分階段實(shí)現(xiàn)的應(yīng)用目標(biāo)與工作計(jì)劃。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理機(jī)關(guān)日常工作，是一項(xiàng)巨大的變革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也應(yīng)制定出分價(jià)段實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，走一步見(jiàn)一步效果，防止欲速不達(dá)。制

52、定計(jì)劃時(shí)要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，找出最佳切入點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，最終實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)投入正常運(yùn)行。 ????注意協(xié)調(diào)好各部門(mén)的關(guān)系，做好公關(guān)工作。一個(gè)部委辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入正常運(yùn)行，需要許多部門(mén)共同配合。作為系統(tǒng)的建設(shè)者、管理者要注間協(xié)調(diào)各有關(guān)部門(mén)的關(guān)系，多聽(tīng)取其它部門(mén)的意見(jiàn)，尊重其它部門(mén)的需求，協(xié)調(diào)好各單位之間的工作關(guān)系，一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能投入運(yùn)行。 “再看OA”系列講座之五 OA如何與管理結(jié)合 中國(guó)施工企業(yè)管理協(xié)會(huì)微機(jī)服務(wù)中心技術(shù)總監(jiān)??王建???2002-8-28 ????目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、

53、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報(bào)表、會(huì)議管理、車(chē)輛管理等，實(shí)現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個(gè)較好的OA系統(tǒng)遠(yuǎn)沒(méi)有這樣簡(jiǎn)單，必需融入管理的思想，引進(jìn)切實(shí)可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實(shí)用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問(wèn)題，本末倒置的緣故。 ????一個(gè)良好的OA系統(tǒng)，應(yīng)該以計(jì)劃為核心、以控制為手段，實(shí)現(xiàn)“以人為本”、“動(dòng)態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢？主要體現(xiàn)在“工作

54、管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機(jī)制管理”四個(gè)方面。本文先詳細(xì)闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。 ????一切辦公活動(dòng)過(guò)程歸根到底是由“人通過(guò)工作”來(lái)完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問(wèn)題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進(jìn)管理、輔助管理。一個(gè)體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計(jì)思想的OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個(gè)人工作管理、組織工作管理和項(xiàng)目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。???? ????做好個(gè)人工作管理???? ????在辦公管理中，無(wú)論任何工作、任何事情，最終都是通過(guò)人來(lái)完成的，管理的本質(zhì)是人?！皞€(gè)人工作管理”系統(tǒng)解決個(gè)人工

55、作效率的問(wèn)題，包括個(gè)人總結(jié)、任務(wù)備忘、個(gè)人助理、日程管理、工作處理。 ????“個(gè)人總結(jié)”是個(gè)人對(duì)過(guò)去一個(gè)時(shí)期內(nèi)的實(shí)踐活動(dòng)作出系統(tǒng)的回顧歸納?？梢园凑彰咳?、每周、每月或年度等進(jìn)行分類(lèi)總結(jié)，既方便查詢(xún)又便于個(gè)人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié)，也可以按需要的時(shí)間段進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，及時(shí)了解員工的工作和任務(wù)的進(jìn)展情況，把握工作進(jìn)度，總結(jié)工作得失。 ????“任務(wù)備忘”提醒本人將要做的一些重要任務(wù)，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建。 ????“個(gè)人助理”是個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)秘書(shū)，可以按信息種類(lèi)建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類(lèi)保存

56、，便于以后工作中查找使用，為個(gè)人辦公提供更細(xì)致的服務(wù)。 ????“日程安排”用來(lái)設(shè)置個(gè)人的工作日程，并在設(shè)定的時(shí)間給予提示，防止錯(cuò)過(guò)重要工作和活動(dòng)。個(gè)人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時(shí)間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在“組織日程”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個(gè)人日程管理”中也能看到。 ????“工作處理”包括工作描述、工作匯報(bào)、工作考核、參與人員及參與部門(mén)等，將每項(xiàng)工作分解開(kāi)來(lái)，便于工作的管理。每項(xiàng)工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。 ????按照工作性質(zhì)，又將個(gè)人的工作分為“負(fù)責(zé)的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”

57、和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類(lèi)，極大地方便了工作的查詢(xún)和處理。 ????目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務(wù)工作落實(shí)到個(gè)人辦公上，個(gè)人工作管理的設(shè)計(jì)，可使個(gè)人辦公與部門(mén)辦公、企業(yè)業(yè)務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。 ???? ????實(shí)現(xiàn)組織管理 ???? ????組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問(wèn)題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機(jī)制，最終解決部門(mén)自身與部門(mén)之間協(xié)同工作的效率問(wèn)題，系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。工作標(biāo)準(zhǔn)也是人力資源考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶(hù)的部門(mén)目錄樹(shù)和角色目錄樹(shù)，主要目標(biāo)是將各部門(mén)、各個(gè)人的力量通過(guò)組織管理聯(lián)合起來(lái)，最終達(dá)到預(yù)定管理目標(biāo)。 ??

58、??組織管理是針對(duì)各個(gè)企業(yè)中組織類(lèi)的工作管理，分為部門(mén)工作管理、工作總結(jié)、部門(mén)日程及人事管理等。特點(diǎn)如下： ????（1）各級(jí)管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門(mén)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)及進(jìn)度匯報(bào)等，同時(shí)對(duì)與其管理級(jí)別相對(duì)應(yīng)的計(jì)劃、總結(jié)等進(jìn)行審核和調(diào)整等。 ????（2）部門(mén)一級(jí)的工作可以采用多種方式進(jìn)行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計(jì)劃圖（時(shí)標(biāo)邏輯圖、時(shí)標(biāo)圖、單代號(hào)圖和橫道圖）形式、工作分解結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計(jì)報(bào)表形式等。從各個(gè)層面和視角對(duì)工作的時(shí)間、邏輯關(guān)系、進(jìn)度等進(jìn)行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù)，可以即時(shí)、直觀地反映工作計(jì)劃和執(zhí)行情況。 ????（3）部門(mén)工作可以包含子工作。每項(xiàng)工作可

59、被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負(fù)責(zé)人、進(jìn)程時(shí)間等，同時(shí)又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣，無(wú)論多復(fù)雜的工作分解開(kāi)來(lái)處理都會(huì)清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門(mén)工作考核的功能也十分實(shí)用，只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限，可以對(duì)所管轄人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。工作考核也是建立在明確內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和工作崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，分類(lèi)分級(jí)明確工作目標(biāo)，以動(dòng)態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合，實(shí)行全員能力和績(jī)效考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。 ????（4）管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門(mén)、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務(wù)的重要性來(lái)安排下級(jí)人員的日程，同時(shí)可以查看部門(mén)日程安排、領(lǐng)導(dǎo)公開(kāi)的日程，需要領(lǐng)導(dǎo)參加的可以通過(guò)日程安排給上級(jí)

60、領(lǐng)導(dǎo)安排日程?？傊?，組織日程可以將參與此事務(wù)的相關(guān)人員一次進(jìn)行安排，并設(shè)有提醒功能，與即時(shí)通訊系統(tǒng)緊密結(jié)合，將日程安排通過(guò)即時(shí)通分發(fā)給相關(guān)人員。 ????（5）人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門(mén)工作管理中的一個(gè)組成部分，其內(nèi)容包括個(gè)人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時(shí)根據(jù)管理范圍隨時(shí)查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長(zhǎng)安排工作。 ????組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點(diǎn)，是各級(jí)管理人員專(zhuān)用的系統(tǒng)，是各級(jí)管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復(fù)雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡(jiǎn)單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機(jī)密，所

61、以用戶(hù)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行身份認(rèn)證。 ???? ????完成項(xiàng)目管理 ???? ????日常辦公按類(lèi)型分為兩種，一種是事務(wù)型辦公，一種是項(xiàng)目型辦公。項(xiàng)目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務(wù)型處理，很難達(dá)到辦公目標(biāo)，這也是傳統(tǒng)OA所沒(méi)有考慮到的。只有對(duì)辦公工作類(lèi)型進(jìn)行透徹地深入分析，對(duì)不同工作類(lèi)型采用不同的處理方式，才能真正得心應(yīng)手地應(yīng)用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。 ????項(xiàng)目管理中的組織計(jì)劃是單位或部門(mén)對(duì)未來(lái)一定時(shí)間內(nèi)要做的工作，從目標(biāo)、任務(wù)、要求到措施預(yù)先作出設(shè)計(jì)安排。工作有先后、主次、緩急之分，進(jìn)程又有一定的階段性，因此在計(jì)劃中針對(duì)具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各

62、項(xiàng)工作的完成時(shí)限及責(zé)任人、參與人等，這樣才能職責(zé)明確、操作有序、執(zhí)行無(wú)誤。 ????上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)項(xiàng)目管理的方式對(duì)所管理單位或部門(mén)進(jìn)行任務(wù)安排、工作安排，任務(wù)、工作安排會(huì)自動(dòng)落實(shí)到部門(mén)的負(fù)責(zé)人。各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排，設(shè)定自已部門(mén)的具體目標(biāo)，通過(guò)管理人員與員工持續(xù)、動(dòng)態(tài)的溝通，明確員工的工作任務(wù)，采用確保完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施，然后各就各位，把詳細(xì)的工作計(jì)劃再分配下去。這樣，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就清楚要完成計(jì)劃須動(dòng)員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過(guò)哪些途徑，做到心中有數(shù)，這既與實(shí)際工作相結(jié)合，又為計(jì)劃提供預(yù)見(jiàn)性信息。只有采用項(xiàng)目管理的方式，對(duì)組織計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，清楚

63、所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)整體管理的目標(biāo)。 再看OA系列講座之六：白動(dòng)化到自動(dòng)化 北京大學(xué)企業(yè)研究中心北企研信息咨詢(xún)部??陳思???2002-9-7 ????業(yè)內(nèi)人士戲言：“只因少了一筆，自動(dòng)化成了白動(dòng)化”。如果采用手寫(xiě)技術(shù)，就可以使無(wú)紙辦公在許多場(chǎng)合顯得更簡(jiǎn)單易用，更符合人們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的傳統(tǒng)習(xí)慣，大大方便了習(xí)慣傳統(tǒng)紙筆的人士。 ????目前，信息化程度的高低已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志。從世界范圍來(lái)看，推進(jìn)政府部門(mén)辦公自動(dòng)化、電子化已是大勢(shì)所趨。值得注意的是，對(duì)于電子政務(wù)用戶(hù)而言，需要計(jì)算機(jī)處理的信息中有大量都是來(lái)自未經(jīng)識(shí)別的

64、紙媒體文件，因此對(duì)紙媒體的低速處理和計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)行之間的矛盾已經(jīng)成為信息化發(fā)展的瓶頸之一。此外，在許多無(wú)紙辦公的場(chǎng)合，如何實(shí)現(xiàn)人性化和方便易用的輸入方式也是一個(gè)重要的問(wèn)題。這些問(wèn)題帶來(lái)了電子政務(wù)對(duì)輸入速度和方便性方面強(qiáng)烈的需求，通過(guò)OCR技術(shù)和手寫(xiě)技術(shù)為核心的漢字通用輸入解決方案來(lái)解決是一套不錯(cuò)的方案。 ???? ????多寫(xiě)一筆，“寫(xiě)”出生動(dòng)OA ???? ????許多政府部門(mén)實(shí)施電子政務(wù)，但OA系統(tǒng)一直沒(méi)有得到很好的應(yīng)用，對(duì)鍵盤(pán)辦公方式的不適應(yīng)是主要原因之一。由于用慣了紙筆，或者對(duì)輸入法、拼音掌握不熟練，使得許多政府的工作人員視OA為畏途。業(yè)內(nèi)人士戲言：“只因少了一筆，自動(dòng)化成了

65、白動(dòng)化”。如果采用手寫(xiě)技術(shù)，就可以使無(wú)紙辦公在許多場(chǎng)合顯得更簡(jiǎn)單易用，更符合人們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的?xí)慣，大大方便了習(xí)慣紙筆的人士。 ????手寫(xiě)辦公功能的核心部分是手寫(xiě)識(shí)別技術(shù)。目前，手寫(xiě)識(shí)別已經(jīng)發(fā)展到了第五代技術(shù)。前四代手寫(xiě)識(shí)別技術(shù)可分為：能夠識(shí)別工整字、繁體字的第一代；能夠識(shí)別連筆字的第二代；能夠識(shí)別倒筆字、簡(jiǎn)化字的第三代；擁有大字庫(kù)的手寫(xiě)識(shí)別技術(shù)為第四代。第五代識(shí)別技術(shù)，不但性能指標(biāo)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，而且還能夠識(shí)別和輸入行草字，更符合用戶(hù)的手寫(xiě)習(xí)慣，其代表產(chǎn)品是漢王的“行草王”。行草王能夠滿(mǎn)足用戶(hù)用連筆、倒筆、簡(jiǎn)化、繁體、行草等多種不同寫(xiě)法，為電子政務(wù)中的實(shí)際應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

66、 ????手寫(xiě)輸入文字和筆跡保留技術(shù)，為真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)的手寫(xiě)批注軟件，提供了用筆圈閱、簽批電子文檔的功能。此外，有的廠商還把手寫(xiě)批注功能模塊做成了控件，客戶(hù)和系統(tǒng)集成商可以應(yīng)用批注控件便捷地開(kāi)發(fā)出符合中國(guó)國(guó)情的中文辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而且即便是已經(jīng)建成的系統(tǒng)，也可以方便地增加手寫(xiě)功能。以手寫(xiě)的方式輸入文字，輕松自然，人們?cè)僖膊粸椴涣?xí)慣打字而犯愁了。 ????通過(guò)設(shè)身處地考慮到了電子政務(wù)的流程和特點(diǎn)，手寫(xiě)技術(shù)為電子政務(wù)提供了許多人性化的應(yīng)用。第一個(gè)引人注目的功能就是提供了手寫(xiě)方式的圈閱、批注功能。在電子政務(wù)中公文流轉(zhuǎn)是一個(gè)重要的難題，而公文從起草、修改到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)修改、圈閱、發(fā)回定稿、發(fā)送給相應(yīng)部門(mén)的過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)任人對(duì)公文的修改是必需而且很頻繁的。目前許多OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的修改是用鍵盤(pán)來(lái)進(jìn)行的，這就帶來(lái)了很多麻煩，例如批注的位置、時(shí)間的先后以及冒名批注等等——用過(guò)WORD文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果我們采用了手寫(xiě)技術(shù)，公文修改時(shí)就可以避免這些問(wèn)題。一方面手寫(xiě)直接在原文上進(jìn)行批注，更符合人們的使用習(xí)慣；另一方面各人的手寫(xiě)筆跡都是不