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1、 密級： 編號： XXX文件歸檔制度 編制： 審核： 會簽： 批準： 1、目的 加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理

2、體系有效運行的證據(jù)。 2、適用范圍 適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。 3、 術(shù)語和定義 3.1檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 3.2檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。 4、 職責 4.1辦公室檔案管理員 4.1.1負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導(dǎo)部門檔案管理和項目檔案管理。 4.1.2學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法

3、令、政策、規(guī)定； 4.1.2建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況； 4.1.3收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料； 4.1.4負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。 4.2各職能部門負責人 4.2.1負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識，及時上交辦公室存檔。負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知辦公室檔案管理員； 4.2.2生產(chǎn)部、化驗室、財務(wù)部負責管理運營過程中質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄及文件保存。 4.3常務(wù)副總經(jīng)理 負責對公司檔案日常管理工作監(jiān)督檢查以及相關(guān)制度

4、流程、方案、報告的審批。 4.4 總經(jīng)理 負責公司檔案管理工作的決策和考核。 5、 內(nèi)容 5.1文件、資料的來源和范圍：接收、發(fā)放，內(nèi)部文件和外來文件 5.1.1接收到文件時須填寫《文件接收登記表》 5.1.2發(fā)放的文件須填寫《文件發(fā)放登記表》 5.2公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類 5.2.1行政類：公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀要、公司各類證照。 5.2.2經(jīng)營業(yè)務(wù)類：公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。 5.2.3人事類：勞動人事檔案、勞動工資檔案、社保繳納明細、獎懲情況等。

5、 5.2.4政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件（分類依據(jù)：以政府職能部門劃分）。 5.2.5財務(wù)類：在、各種財務(wù)票證、票據(jù)，財務(wù)審計檔案、會計檔案、統(tǒng)計資料等。 5.2.6音像類：公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。 5.3公司文件歸檔的編制及編號：公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合：統(tǒng)一歸類、輕重有別、一案一號、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。 5.3.1編號：公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料，一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號。如：公司辦公室文件編號FNB（分部、內(nèi)部、辦公室），燃氣公司人事

6、部文件SWR（公司、外部、人事部） 5.3.2分類：代碼1--行政類、2--經(jīng)營業(yè)務(wù)類、3--人事類、4--政府類、5--財務(wù)類、6--音像類。 5.3.3日期：按照文件入檔時間先后，以年月日加十進行歸編。 5.3.4密級：文檔分為C--一般級、B--重要級、A--機密級 “C”一般級文檔包含：公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和方針、各類通知、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般會議資料等。 “B”重要級文檔包含：公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、人事薪資檔案資料、勞動合同、技術(shù)資料、財務(wù)資料等。 “A”機密級文檔包含：內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱計劃、戰(zhàn)略性合

7、作協(xié)議及其合同。 5.3.5完整編號：文件來源、文件范圍、部門+類別+年月日+歸檔序號+密級程度。如:2013年5月6日公司辦公室公開發(fā)布的第一號通知，編號：FNB120130506(C） 5.4檔案資料的日常管理 5.4.1文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。 5.4.2文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。 5.4.3電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。 5.5檔案借閱 5.5.1借閱權(quán)限：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。

8、 機密級：機密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準。 重要級：重要級檔案需經(jīng)副總經(jīng)理批準。 一般級：一般級檔案借閱由部門經(jīng)理批準，借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理審核外，還需其他部門經(jīng)理審核。 5.5.2借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準； 5.5.3檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級； 5.5.4借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)； 5.5.5借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損

9、、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞； 5.5.6外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室； 5.5.7外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。 5.6檔案資料的歸檔時間 5.6.1即時歸檔 下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔： a) 公司規(guī)定的密級文件； b) 重要文件，如政府批文、核準文件、證照等； c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料； d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

10、 e) 其他認為需要即時歸檔的資料。 5.6.2定期歸檔 a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交辦公室。 b) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室。 5.6.3電子聲像檔案的歸檔 a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。 b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。 c) 每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。 5.7歸檔保存期限 文件保存期限依下列規(guī)定辦理： a) 永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不

11、動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 b) 長期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。 c) 短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。 d) 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 5.8檔案交接 a) 員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負責人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。 b) 部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職

12、的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。 5.8.1檔案移交公司的流程 a) 經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單； b) 公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對； c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份； d) 檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。 5.8.2檔案交接審核要求 審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標題、編號是否與清單相符： a) 正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補齊； b) 文件的辦理手

13、續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦； c) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 5.9檔案銷毀 5.9.1對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門主管、副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。 5.9.2執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由部門主管和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和副總、總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔并永久保存。 5.10檔案保管 5.10.1已歸檔的公司文件，由檔案管理人員統(tǒng)一編號，根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性做好歸檔保存。 5.10.2已歸檔的公司文件、資

14、料，由檔案管理人員填寫《文檔管理登記表》，并按指定的專柜分類進行存放和保管，并注意防霉、防火、防丟失。 5.10.3檔案管理人員做好文檔的歸檔、發(fā)放、借閱、銷毀等記錄。 6獎勵與處罰 6.1公司定期對檔案管理工作進行檢查，各級檔案管理人員認真落實檔案管理制度，工作表現(xiàn)優(yōu)異的，每月績效考評予以通報表揚并給予績效加2-5分；部門檔案管理工作成績突出的，公司年終給予部門負責人表彰及現(xiàn)金獎勵。 6.2各級檔案管理員未認真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，總裁辦給予責任人通報批評一次，扣績效2分。 6.3經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，公司給予責任人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責人

15、績效2分/次；連續(xù)兩月檢查不達標的，處罰加倍。 6.4部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負責人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責人各績效3分并要求整改；整改不合格的，經(jīng)辦人和部門負責人當月績效按照減半。 6.5檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急、嚴重程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評一次，并各扣罰績效1-5分；涉及公司利益損失的，保留追究責任人相關(guān)法律責任的權(quán)利。 7附則 7.1本辦法由公司辦公室制定并負責解釋。 7.2本制度未提及部分或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善，以前凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準，本公司涉及文檔管理工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。 7

16、.3本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。 8、附件 1、 支持性文件 無 2、 相關(guān)記錄 2.1 《各部門檔案歸檔范圍及名錄》 2.2 《文件檔案移交目錄》 2.3 《檔案借閱審批單》 2.4 《檔案分類編號表》 2.5 《文件（合同）管理記錄目錄》 2.6 《檔案移交清單表》 2.7 《歸檔案卷目錄》 2.8 《檔案催還單》 2.9 《歸檔文件目錄》 2.10 《檔案月度報表》 附表一： 各部門檔案歸檔范圍及名錄 部門名稱 歸檔范圍及名錄 人力資源部 應(yīng)

17、聘人員檔案、離職人員檔案、在職員工檔案 薪資檔案：歷月各公司工資表；社保檔案：歷月員工社?？劭钋闆r 考勤檔案：歷月各分公司考勤情況 員工外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料 勞動合同檔案 反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘 財務(wù)部 財務(wù)憑證、財務(wù)帳薄、稅務(wù)報表 進項發(fā)票、收據(jù) 審計報告（年檢報告） 往來組回單 運營部 司機協(xié)議書 車輛檢查記錄表 回單交接簽收表 總裁辦 質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料 公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

18、 與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等 公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示 對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料 酒水、茶葉等禮品 用印申請表 重要的會議材料 行政部 固定資產(chǎn) 筆記本電腦領(lǐng)用、歸還登記表 臺帳管理 公司執(zhí)照及實物檔案 各種實物檔案如：獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等 信息部 總部電腦故障維護登記表檔案、保修卡、說明書 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像 解決方案部 客戶合同復(fù)印件 招投標資料 合同外包價 采購部 與司機簽訂的運輸類合同原件 客服部

19、 貨物、倉庫保險合同 供應(yīng)鏈戰(zhàn)略管理中心 本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料 公司項目建設(shè)全程檔案 其他 其他具有利用和保存價值的文件資料 2.10.1 單》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準； 2.10.2 檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級； 2.10.3 借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)； 2.10.4 借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得

20、轉(zhuǎn)借或損壞； 2.10.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室； 2.10.6 外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。 2.11 檔案銷毀 2.11.1 對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。 2.11.2 執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政中心總監(jiān)和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔并永久

21、保存。 3、 檔案管理細則 3.1 檔案資料的歸檔范圍 詳見以下附表一《各部門檔案歸檔范圍及名錄》。 3.2 檔案資料的歸檔要求 3.2.1 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。 3.2.2 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。 3.2.3 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在

22、清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。 3.2.4 電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。 3.2.5 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。 3.3 檔案資料的歸檔主體 3.3.1 技術(shù)部負責公司服務(wù)器、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和歸檔，總裁辦指導(dǎo)公司其他部門的電子文檔及數(shù)據(jù)、電子聲像的歸檔管理。 3.3.2 各部門及高層管理人員負責各自日常工作中形成的檔案資料的收集、管理和歸檔。 3.3.3 供應(yīng)鏈管理中心負責公司對外宣傳、重大活動聲像檔案的制作和相關(guān)檔案的收集、歸檔。 3.3.4 承辦部門

23、負責承辦工作或會議的材料、紀要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會議文件的收集歸檔；負責搜集和匯總由多個部門參與的工作所形成的檔案資料。 3.3.5 員工外出公務(wù)活動的檔案資料歸檔的主體為員工。 3.3.6 其他檔案歸檔和保管主體參見《各部門檔案歸檔范圍和保管期限表》。 3.4 檔案資料的歸檔時間 3.4.1 即時歸檔 下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔： f) 公司規(guī)定的密級文件； g) 重要文件，如政府批文、核準文件、證照等； h) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料； i) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料； j) 其他

24、認為需要即時歸檔的資料。 3.4.2 定期歸檔 c) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交檔案室； d) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室； 3.4.3 電子聲像檔案的歸檔 d) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。 e) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。 f) 每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，總裁辦核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。 g) 每周備份公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。 h) 每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。 3.4.4 歸檔保存期限 文件保存期限

25、依下列規(guī)定辦理： e) 永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 f) 長期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。 g) 短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。 h) 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 3.5 檔案交接 3.5.1

26、 部門內(nèi)檔案交接 c) 員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負責人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。 d) 部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。 3.5.2 檔案移交公司的流程 e) 經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單； f) 公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對； g) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份； h) 檔案管理員按公司檔案保管要求整

27、理建檔。 3.5.3 檔案交接審核要求 審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標題、編號是否與清單相符： d) 正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補齊； e) 文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦； f) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 3.6 檔案保管 3.6.1 建檔立卷 一、 檔案分類 a) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按項目或業(yè)務(wù)、部門分類。 b) 檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。 c) 同一“類”（或小類）的案件

28、以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。 d) 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 二、 案件編號 a) 檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 b) 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。 c) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 d)

29、 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。 e) 檔案分類及編號的增補、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。 三、 案卷編號 a) 新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。 b) 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。 c) 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。 d) 檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 e) 建立“歸檔案卷目錄

30、”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。 3.6.2 檔案整理 a) 歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。 b) 檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 3.6.3 文件整理的原則 a) 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則； b) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢； c) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 3.6.4 檔卷清理 a) 檔案管理人員應(yīng)隨時維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀

31、前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 b) 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。 3.6.5 安全措施 a) 科學(xué)選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險鎖。 b) 嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災(zāi)。 c) 定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進行搶救。 d) 檔案

32、人員外出時，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經(jīng)批準不得進入檔案室。 e) 嚴格執(zhí)行《保密管理制度》所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。 3.7 檔案利用 3.7.1 檔案開發(fā) a) 公司檔案管理員負責根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時在公司部門負責人及以上人員內(nèi)共享該目錄。 b) 部門檔案管理人員負責編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時在部門內(nèi)部共享該目錄。 3.7.2 調(diào)用審批 a) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)部門負責人核準、行政中心批準后向檔案員調(diào)閱。 b) 檔案員審查

33、“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項檔案，將檔案交與調(diào)卷人員。 c) 在檔案室當場調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)總裁辦負責人批準。 d) 檔案歸還時，經(jīng)檔案員核對無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)。 3.7.3 調(diào)卷/借閱管理 a) “調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。 b) 調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分內(nèi)容時，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準

34、后，由檔案員負責處理。 c) 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如調(diào)卷人員未按時歸還，檔案管理員填寫“閱檔催還單”（附近六）催調(diào)卷人限期歸還。 d) 調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。 e) 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章，嚴防公司商業(yè)機密外泄。 f) 各部門可提前向總裁辦發(fā)出需借閱的文件資料清單等，按程序辦理借閱手續(xù)。 3.7.4 檔案的銷毀 a) 任何部門或個人

35、非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。 b) 保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報總經(jīng)理批準，由總經(jīng)理辦公室執(zhí)行。 c) 若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須按《保密管理制度》規(guī)定的程序確認無誤后方可銷毀。 d) 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清冊，由專人監(jiān)督銷毀。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。 3.8 獎勵與處罰 3.8.1 總裁辦每月定期檢查通報檔案管理各項工作。各級檔案管理人員認真落實檔案管理制度，工作表現(xiàn)優(yōu)異的，每月績效考評予以通報表揚并給予績效加2-5分；部門檔

36、案管理工作成績突出的，公司年終給予部門負責人表彰及現(xiàn)金獎勵。 3.8.2 各級檔案管理員未認真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，總裁辦給予責任人通報批評一次，扣績效2分。 3.8.3 經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，總裁辦給予責任人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責人績效2分/次；連續(xù)兩月檢查不達標的，處罰加倍。 3.8.4 部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負責人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負責人各績效3分并要求整改；整改不合格的，經(jīng)辦人和部門負責人當月績效按照減半。 3.8.5 檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急、嚴重程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評一次，

37、并各扣罰績效1-5分；涉及公司利益損失的，保留追究責任人相關(guān)法律責任的權(quán)利。 3.9 附則 3.9.1 本辦法由公司總裁辦制定并負責解釋。 4、 支持性文件 無 5、 相關(guān)記錄 5.1 《各部門檔案歸檔范圍及名錄》 5.2 《文件檔案移交目錄》 5.3 《檔案借閱審批單》 5.4 《檔案分類編號表》 5.5 《文件（合同）管理記錄目錄》 5.6 《檔案移交清單表》 5.7 《歸檔案卷目錄》 5.8 《檔案催還單》 5.9 《歸檔文件目錄》 5.10 《檔案月度報表》 附表一： 各部

38、門檔案歸檔范圍及名錄 部門名稱 歸檔范圍及名錄 人力資源部 應(yīng)聘人員檔案、離職人員檔案、在職員工檔案 薪資檔案：歷月各公司工資表；社保檔案：歷月員工社?？劭钋闆r 考勤檔案：歷月各分公司考勤情況 員工外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料 勞動合同檔案 反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘 財務(wù)部 財務(wù)憑證、財務(wù)帳薄、稅務(wù)報表 進項發(fā)票、收據(jù) 審計報告（年檢報告） 往來組回單 運營部 司機協(xié)議書 車輛檢查記錄表 回單交接簽收表 總裁辦 質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料 公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司

39、有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件； 與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等 公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示 對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料 酒水、茶葉等禮品 用印申請表 重要的會議材料 行政部 固定資產(chǎn) 筆記本電腦領(lǐng)用、歸還登記表 臺帳管理 公司執(zhí)照及實物檔案 各種實物檔案如：獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等 信息部 總部電腦故障維護登記表檔案、保修卡、說明書 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像 解決方案部 客戶合同復(fù)印件 招投標資料 合同外包價 采購部 與司機簽訂的運輸類合同原件 客服部 貨物、倉庫保險合同 供應(yīng)鏈戰(zhàn)略管理中心 本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料 公司項目建設(shè)全程檔案 其他 其他具有利用和保存價值的文件資料