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1、管理制度 ）公文管理制度 公文管理制度 壹、總則 1 為了規(guī)范公司的文件管理工作， 做好外來(lái)文件的收發(fā)、 存檔工作及公司各類(lèi) 文件擬定、簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。 2 公司文件包括收文、 發(fā)文，是公司于進(jìn)行運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有管理效 力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司進(jìn)行管

2、理的重要工具。 二、收文 1. 權(quán)限規(guī)定： （1）外來(lái)文件原則上由行政部統(tǒng)壹簽收，將該文件的原件交董辦機(jī)要秘書(shū) 存檔，復(fù)印件按所對(duì)口的系統(tǒng)交由以下責(zé)任人簽收： 序 發(fā)文部 責(zé)任人 副責(zé)任人 1 市委、市政府、井開(kāi)管委會(huì) 總裁或 副總裁 2 外貿(mào)局、農(nóng)業(yè)局、林業(yè)局 總裁或 副總裁 3 人事局、發(fā)改委、科技局、工信委 行政副總 4 工信委（產(chǎn)品批準(zhǔn)文號(hào)） 、省農(nóng)藥管理局、關(guān)聯(lián)行業(yè)協(xié)會(huì)或 學(xué)會(huì)、農(nóng)業(yè)部藥檢所、環(huán)保局、安全局、技術(shù)監(jiān)督局 生產(chǎn)副總 5 工商局、稅務(wù)局 財(cái)務(wù)副總 6 公安局、檢察院、法院以及涉及維權(quán)工作的政府執(zhí)法部門(mén)

3、 法務(wù)部 負(fù)責(zé)人 備 注 1、發(fā)文部門(mén)的所有文件統(tǒng)壹由責(zé)任人進(jìn)行的簽收和上報(bào)簽核，且監(jiān)督落實(shí)； 2、如發(fā)現(xiàn)漏文、收文不簽核、文件落實(shí)不到位，責(zé)任人及承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 （2）如外來(lái)文件是由對(duì)口系統(tǒng)直接簽收的，須將原件交交董辦機(jī)要秘書(shū)簽 收、存檔； （3 ）外來(lái)文件的簽核、督辦和存檔由董辦機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)。 （4）承辦部門(mén)請(qǐng)按文件要求如期完成關(guān)聯(lián)工作，且按機(jī)要類(lèi)型，做好文件 的備份工作； （5）處理結(jié)果須報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)。 2、收文流程： （簽發(fā)） 文件復(fù)印件交由 對(duì)口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人 簽收  （存檔） 由行政部 說(shuō)明負(fù)：責(zé)資1料）存由檔行政部填寫(xiě)《收文登記及督辦

4、表》中的“日期” ，“發(fā)文單位”， 標(biāo)題”等， 且擬寫(xiě)“擬辦意見(jiàn)”且交公司總裁（或副總裁）批辦。 2）文件簽核時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)須上交文件原件。 3、操作表格： 收文登記及督辦表 收文日期 發(fā)文單位 發(fā)文標(biāo)題 文件簽核 文件頁(yè)數(shù) 經(jīng)辦部門(mén) 擬辦意見(jiàn) 承辦人 完成期限 重要說(shuō)明： 機(jī)要類(lèi)型：□辦理文件存檔□辦理文件不存檔 公司領(lǐng)導(dǎo) 完成情況 歸檔文件 歸檔日期 機(jī)要秘書(shū) 、發(fā)文 1 、權(quán)限規(guī)定： 1）公司發(fā)文統(tǒng)壹由董辦行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)管理； 2）經(jīng)核準(zhǔn)后，文件的蓋章存檔統(tǒng)壹由行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)； 3）各經(jīng)辦或責(zé)任

5、部門(mén)負(fù)責(zé)文件的擬定、復(fù)核、會(huì)簽審批及下發(fā)落實(shí) 2、發(fā)文流程： 說(shuō)明： 且經(jīng)部門(mén)主管和分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)后，報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核 2）需會(huì)簽時(shí)，由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)溝通落實(shí)； 3）需總裁簽審時(shí)，由擬稿部門(mén)呈報(bào)審批； 4）審批后，由行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)蓋章下發(fā)。 3、操作表格： 發(fā)文審批表 日期 擬稿人 行文標(biāo)題 文件類(lèi)型 內(nèi)容簡(jiǎn)介 部門(mén)主管 分管領(lǐng)導(dǎo) 行政經(jīng)理 是否存檔： 董事長(zhǎng) 存檔確認(rèn) 存檔時(shí)間 紅頭文件發(fā)文審批表 簽發(fā)： 會(huì)簽： 文件編號(hào)： [] 第號(hào) 生效日期： 報(bào)： 送： 發(fā)： 擬稿單位：

6、 擬稿： 核稿： 打?。? 校對(duì)： 份數(shù)： 附件： 主題詞： 標(biāo)題： 簡(jiǎn)要內(nèi)容： 四、存檔銷(xiāo)毀 1 、權(quán)限規(guī)定： 1）文件存檔統(tǒng)壹由董經(jīng)辦行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)； 2）文件類(lèi)型： 類(lèi)型 說(shuō)明 系統(tǒng)分類(lèi) 行政系統(tǒng)、人力系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng) 文件分類(lèi) 文件等級(jí) 文件內(nèi)容 壹級(jí)文件 質(zhì)量環(huán)境手冊(cè) 二級(jí)文件 過(guò)程控制的程序文件 三級(jí)文件 a. 部門(mén)工作手冊(cè)作為各部門(mén)運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境管理體系的常用實(shí)施 細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門(mén)管理制度等） ；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé) 任制和職務(wù)說(shuō)明書(shū)等） ；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范等）等；

7、 b. 其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制 的質(zhì)量計(jì)劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特 有的活動(dòng)方式。 四級(jí)文件 記錄 3）文件的銷(xiāo)毀由行政經(jīng)理主持，關(guān)聯(lián)部門(mén)參加，組成文件鑒定小組，半年 度對(duì)文件資料明細(xì)，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)總裁批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。 4）銷(xiāo)毀材料，要由二人之上且于指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要于銷(xiāo)毀清冊(cè) 上簽字。 五、文件格式： 1：封面、目錄、頁(yè)眉、頁(yè)腳，正文部分：目的、適用范圍、術(shù)語(yǔ)和定義、管理 要求、關(guān)聯(lián)文件、記錄表格、附錄標(biāo)示。 1）封面：主要針對(duì)正文內(nèi)容較多，獨(dú)立成冊(cè)的文件。封面內(nèi)容包括：企業(yè)名稱(chēng)、 文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、受控狀

8、態(tài)、分發(fā)號(hào)、發(fā)布和實(shí)施日期等。 2）目錄：文件編訂成冊(cè)后文件主要內(nèi)容、章節(jié)的頁(yè)碼索引。 3）頁(yè)眉：頁(yè)眉的內(nèi)容包括：文件類(lèi)型、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、版本及修改狀態(tài)、 頁(yè)碼，要求用表格形式反映，且正文的每壹頁(yè)均應(yīng)有相同形式的頁(yè)眉。 4 ）手冊(cè)編號(hào)格式 TR/QEM －01 手冊(cè)的版本號(hào) 質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)代號(hào) 5）質(zhì)量環(huán)境管理體系程序文件的編號(hào)方法 TR/QP （X） 文件順序號(hào) 程序文件代號(hào) 6）三級(jí)文件的編號(hào)方法 TR/QC-XXX-XX 文件順序號(hào) 部門(mén)代號(hào) 管理文件代號(hào) 注:部門(mén)代號(hào)如： 寺/QR-XXX-XX 順序號(hào) 文件編號(hào) 記錄代號(hào) 8 ）頁(yè)眉中版本及修改狀態(tài)

9、的規(guī)定：版本及修改狀態(tài)次壹律用“第 1 版第 0 次修 改”表示。如果文件修改次數(shù)較多已達(dá) 3 次（不含 ）或整體內(nèi)容改動(dòng)較大已占到文 件內(nèi)容的 50% 之上章節(jié)，就應(yīng)更新版次，以 1→2→3 類(lèi)推，文件編號(hào)中的年代 號(hào)隨換版時(shí)年號(hào)的改變而改變。 9）頁(yè)腳：于文件的末頁(yè)用表格形式標(biāo)明文件的編制、審核、批準(zhǔn)人及時(shí)間 2、文件字體、字號(hào)要求 文件內(nèi)容 字體 字號(hào) 位置 封面 第壹行公司名稱(chēng) 黑體 壹號(hào) 居中 文件編號(hào) 黑體 四號(hào) 處于公司名稱(chēng)的下方，且和公司名 稱(chēng)右對(duì)齊，前體現(xiàn)“編號(hào)”二字 編號(hào)下劃線 和編號(hào)之間無(wú)空格，居中 文件名稱(chēng) 黑體 壹號(hào)

10、 居中 起草、審核、審批、實(shí)施 日期、發(fā)文單位 黑體 四號(hào) 位于封皮最下端 目錄 標(biāo)題 黑體 小二 居中 內(nèi)容 仿宋 三號(hào) 左對(duì)齊，前無(wú)空格 正文名 黑體 小二 居中 文件編 號(hào) 匯編本的文件編號(hào)于封面體現(xiàn)，見(jiàn)“封面”的字體、字號(hào)格式要求。 單份文件或匯編本中 子文件的編號(hào)體當(dāng)下 文件名稱(chēng)下方 仿宋體 三號(hào) 居中 編號(hào)前要體現(xiàn)“編號(hào)”二字 正文 章、條 黑體 三號(hào) 左對(duì)齊 正文內(nèi)容 仿宋體 三號(hào) 首行空倆格，倆端對(duì)齊 流程 仿宋體 10-12 居中加粗 列項(xiàng) 每條列項(xiàng)首行前空倆格 圖、表 （1）其圖、

11、表內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整字體及字號(hào) （2）圖、表下方必須有標(biāo)注，圖的下方標(biāo)準(zhǔn)“圖 1 ××”； 表的下方標(biāo)注“表 1 ××”，字體為黑體，字號(hào)為小四。 （ 3 ）單份文件中圖、表的標(biāo)注順序順次排列；匯編本中 每份子文件的圖、表標(biāo)注以壹份子文件為準(zhǔn)，順次排列即 可。 附件 / 仿宋 三號(hào) “附件”二字和上文空壹行，本行前空 倆格。多個(gè)附件表示為 附件： 1.****** 2.****** 落款 （單份 文件設(shè) 置） 發(fā)文單位 仿宋 三號(hào) 處于“實(shí)施日期”上方居中的位置 實(shí)施日期 仿宋 三號(hào) 簽發(fā)時(shí)，只寫(xiě)“實(shí)施日期”具體日期待 簽發(fā)后輸入或填寫(xiě)。 起草人、審

12、批人 仿宋 三號(hào) 至于文件末頁(yè)最下方 3、文件資料版式要求 文件資料版式壹般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210 ㎜×297 ㎜），左側(cè)裝訂。 頁(yè)邊距設(shè)置要求： 上邊距 37mm ，下邊距 35mm ，左邊距 28mm ，右邊距 26mm “行距”設(shè)置成“單倍行距” ，或可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整“固定值” 。 紙張頁(yè)面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實(shí) 際需求設(shè)置成“縱向”或“橫向”排版。 紙張大小的設(shè)置要求為標(biāo)準(zhǔn) A4 打印紙。 4、文件資料頁(yè)碼的要求 文件資料需插入頁(yè)碼，且體當(dāng)下文件下邊距居中的位置。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。 匯編本的技術(shù)性文件。如：子文件不是同匯編本同時(shí)發(fā)放時(shí)，可單獨(dú)設(shè)置頁(yè)碼。 其它類(lèi)型文件頁(yè)碼必須連貫。 六、違規(guī)處罰： 1、關(guān)聯(lián)責(zé)任人違規(guī)操作者，視情節(jié)輕重處罰 20-100 元/ 次； 2、關(guān)聯(lián)工作未落實(shí)者，視情節(jié)輕重處罰 100-500 元/ 次； 3、丟失文件或未做好文件歸檔工作者，視情節(jié)輕重處罰 50-200 元/ 次；