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. **企業(yè)家協(xié)會秘書處 日常工作管理制度 秘書處工作職責(zé) 主要職能是執(zhí)行協(xié)會決議，分配、落實協(xié)會部署的各項工作任務(wù)。負(fù)責(zé)協(xié)會文秘工作，包括做好協(xié)會會議記錄，制定各項規(guī)章制度、擬訂會議通知等。其具體職能為： 1、負(fù)責(zé)組織召開會員大會、理事會、會長辦公會、秘書處工作會議； 2、負(fù)責(zé)處理日常工作，向會長提出建議； 3、負(fù)責(zé)協(xié)會內(nèi)文件、工作計劃、總結(jié)材料等秘書工作； 4、負(fù)責(zé)協(xié)會的會議考勤、會議記錄 5、整理、保存會員檔案，辦理會員統(tǒng)計； 6、負(fù)責(zé)做好會員發(fā)展工作，會員證的注冊及管理工作，做好會員登記、會費收繳、會員退會等工作； 7、熟悉掌握會員情況，及時了解會員動態(tài)； 8、做好會員服務(wù)工作。及時收集匯總會員需要協(xié)會及政府相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決的問題或建議，并給予以及時落實解決；收集相關(guān)政府部門的惠企政策并全面及時地傳遞給廣大會員，使其了解并充分利用。 9、負(fù)責(zé)組織并協(xié)調(diào)好每周的周活動； 10、負(fù)責(zé)做好各種榮譽評選及表彰活動； 11、負(fù)責(zé)制定獎懲制度和會員管理機制； 12、負(fù)責(zé)做好協(xié)會推廣宣傳工作。做好線上及線下的推廣宣傳，便于廣大企業(yè)家及時了解協(xié)會動態(tài)、政策等信息；做好微信公眾號、訂閱號、工作簡報、網(wǎng)站、專欄等窗口宣傳工作，并做好會員單位和非會員單位在協(xié)會平臺上宣傳的審核工作。 13、負(fù)責(zé)管理協(xié)會內(nèi)部的采購與財務(wù)工作； 14、對接上級指導(dǎo)單位、監(jiān)管部門和會長單位聯(lián)絡(luò)事宜，做好與協(xié)會外部的交流溝通工作。 秘書處日常工作管理制度 一、會議制度 　　每月第一個周周末前，由會長召集會長辦公會議，總結(jié)、部署工作，溝通交流情況。遇有特殊情況，可隨時召開或不召開。 每周周日前，由秘書長（或秘書處主任）組織秘書處召開周例會，總結(jié)匯報上周工作任務(wù)完成情況、安排布置本周工作計劃。遇有特殊情況，可隨時召開或不召開。原則上每次會長辦公會議前，召開一次由會長、輪值會長、秘書長及秘書處全體工作人員參加的秘書處工作會議。 凡召開會員代表大會、理事會議、會長辦公會，秘書處須在一周前向參加會議人員發(fā)出通知，列明會議時間、地點、會議內(nèi)容。如緊急情況召開會議，須在一天前向參加會議人員發(fā)出通知； 每次會議制作會議紀(jì)要，會議紀(jì)要必須在會議召開后三個工作日內(nèi)發(fā)出，特殊情況除外； 　　二、內(nèi)部事務(wù)督辦制度 　　1、督辦人員針對協(xié)會的主要工作，對相關(guān)部門、人員承辦的事項進(jìn)行檢查、督促。 　　2、承辦部門和督辦人員按照“交必辦、辦必果、果必報”的要求，對所承辦的事項負(fù)責(zé)，并及時反饋完成情況。 　　三、請銷假制度 　　全體工作人員因事、因病不能到崗的要請假，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報知秘書長；返崗后及時銷假。 　　四、來信來訪處理制度 　　來信由秘書處根據(jù)來信內(nèi)容、時限要求及時處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門；來訪由秘書處統(tǒng)一接待、處理。重要情況及時匯報。 　　五、大事記制度 　　秘書處對協(xié)會發(fā)生的重大事情要及時整理、篩選，按時間順序編進(jìn)《大事記》里，按年份予以公布。 　　六、失誤追究制度 　　全體工作人員要恪盡職守，精益求精，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成各自工作。對因不負(fù)責(zé)、粗心大意、推諉扯皮，造成較大失誤或損失的，要追究當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。 　　七、安全保密制度 　　對需要保密的文件、材料要妥善保管，防止泄密、失密，不經(jīng)秘書長或會長同意，禁止私自泄漏企業(yè)家協(xié)會資料，因此造成的不良后果自負(fù)。 各自對所用電腦等貴重物品要加強管理，謹(jǐn)防丟失。 八、文檔及公章管理制度 文檔是指文書、檔案等紙質(zhì)版或電子版材料。文檔是協(xié)會工作信息的重要載體。協(xié)會各種檔案的管理由秘書處負(fù)責(zé)，并做好文檔的分類、保存等工作。 因工作需要外借文檔的，時間最長不超過一個月，要求繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。秘書處應(yīng)作借出登記，歸還時撤銷登記。借用人在使用過程中應(yīng)保證文檔完好無缺，到期歸還或續(xù)借。每年年底，秘書處應(yīng)清點文檔，督促借出人歸還。 秘書處應(yīng)做好會員檔案建檔的管理工作。及時更新會員信息（含協(xié)會郵箱中的通訊錄）。及時整理匯總參加活動的非會員檔案，以充分掌握了解平度市企業(yè)及企業(yè)家情況，為協(xié)會發(fā)展會員打好基礎(chǔ)。 協(xié)會主要文件資料（及時更新）： （1）協(xié)會章程 （2）協(xié)會成員檔案 （3）日常工作管理制度等 （4）協(xié)會各種工作計劃、總結(jié)、通知、請求、策劃方案等。 （5）各活動的聲像資料 （6）各活動賽事的整體資料 （7）協(xié)會各種會議記錄及總結(jié) （8）協(xié)會的賬目和物品管理簿 （9） 其他相關(guān)文件 公章分**企業(yè)家協(xié)會章、**企業(yè)家協(xié)會財務(wù)專用章、法人代表章，**企業(yè)家協(xié)會章由秘書處負(fù)責(zé)人掌管，財務(wù)專用章及法人代表章由會計掌管。 公章掌管人員在蓋章時要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)禁將印章私自外借使用，嚴(yán)禁私自在危害**企業(yè)家協(xié)會利益的文稿上加蓋公章，嚴(yán)禁在空白紙上加蓋**企業(yè)家協(xié)會公章，嚴(yán)禁私自為個人、單位蓋章開證明、作擔(dān)保等。如有違犯，一經(jīng)查實，將對掌管人處以重罰，由此造成的一切后果由公章掌管人承擔(dān)。 九、作息制度 　　全體工作人員要遵守作息制度，按時上班，遇有特殊情況由有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。無故遲到早退，又屢教不改的，將在秘書處例會上通報批評，直至解除勞動合同。 　　十、文明辦公制度及自律制度 　　工作要嚴(yán)謹(jǐn)、有序、高效，嚴(yán)禁辦公時間出現(xiàn)吃東西、看影視劇、玩游戲、聊天等不良現(xiàn)象。對違規(guī)者提出當(dāng)面警告，屢教不改的將處以100元罰款用于改善午餐。 　　個人要儀表整潔端莊，言行得體大方，待人接物熱情誠懇；注重團(tuán)結(jié)協(xié)作。 嚴(yán)禁利用公共資源謀取私利，嚴(yán)禁說任何有損協(xié)會形象或利益的話，嚴(yán)禁做任何有損協(xié)會形象或利益的事。 　　十一、清潔衛(wèi)生制度 　　講究衛(wèi)生，保持辦公區(qū)域潔凈；文件、資料擺放整齊；禁止隨地吐痰、亂扔紙屑、煙頭、亂倒污水。 　　 十二、活動組織制度 1、所有活動必須在協(xié)會會長辦公會許可范圍內(nèi)開展活動，不得開展與本協(xié)會無關(guān)的活動，自覺接受社會及相關(guān)部門的監(jiān)督，服從市委市政府工作的全局安排。 2、 每次活動都須制定活動計劃，并至少于活動前4天下發(fā)通知，及時傳達(dá)給會員知悉，做好參加活動的報名引導(dǎo)工作，活動中要及時拍照及錄像，活動結(jié)束后及時總結(jié)并編輯成相關(guān)新聞稿發(fā)送給廣大會員。 3、引導(dǎo)各副會長奉獻(xiàn)并組織策劃周活動，秘書處做好協(xié)助工作。 4、對于一些規(guī)模較大的活動，應(yīng)根據(jù)活動的大小成立一個專項活動委員會來具體組織該項活動，以便該活動指揮統(tǒng)一、責(zé)任明確。必要時應(yīng)在活動前召開專項工作會議來安排、部署。對大活動進(jìn)行前期策劃及資金預(yù)算等，形成書面方案經(jīng)會長辦公會或秘書處工作會議討論通過后方可開展。 5、活動結(jié)束后，對相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一整理備檔。 6、相關(guān)機構(gòu)到本會參觀、指導(dǎo)及交流工作，秘書處應(yīng)提前三日通知會長、輪值會長及秘書長； 　　7、秘書處組織的各類考察交流活動，省內(nèi)應(yīng)至少提前10天通知，省外應(yīng)提前20天通知，海外交流應(yīng)提前30天通知會員單位參加。 8、會長、輪值會長、秘書長、副秘書長每月至少抽出一天時間到各企業(yè)開展調(diào)研工作，并與各級政府相關(guān)部門保持良好工作關(guān)系。 **企業(yè)家協(xié)會 二〇一六年五月三十一日 5 可編輯修改