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寶信實業(yè)有限公司 管理 制度 標 題 內部溝通制度 文件編號 BSGL0011 版 次 A/1 發(fā)行日期 2004年3月1日 頁 碼 共5頁 第6頁 一、總則 1、制定目的 1.1建立公司內部正常、順暢的溝通管道并形成制度。 2、適用范圍 2.1公司內部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。 3、管理權責 3.1總經(jīng)理室權責 3.1.1總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準備,會議記錄，會議決議追蹤及呈報； 3.1.2總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈； 3.1.3企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行； 3.1.4公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達； 3.1.5有關事務的聯(lián)絡、協(xié)調、催辦。 3.2各部門主管權責 3.2.1出席要求參加的會議、執(zhí)行會議決議； 3.2.2根據(jù)會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等； 3.2.3定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報，及相關業(yè)務狀況的呈報； 3.2.4部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈報； 3.2.5有關事務的聯(lián)絡、協(xié)調、催辦。 二、內容 4、規(guī)定 4.1總則 公司組織內部的正常溝通管道有如下三種形式： 4.1.1正式的文件(含文書)溝通 4.1.2會議溝通(例行會議、臨時性會議) 4.1.3非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個別交談等) 4.2文件(含文書)溝通 4.2.1規(guī)章、制度類文件 A、規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標準并經(jīng)相關權責主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應范圍內必須遵循的基礎性制度； B、公司制訂的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。 4.2.2聯(lián)絡、通知類文書 A、進行各種具體事務聯(lián)絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。 B、各部門之間、公司內部之間具體事務聯(lián)絡、協(xié)調、知會等事宜辦理都可用《聯(lián)絡單》形式體現(xiàn)、傳遞。 C、上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發(fā)布,也都可用《聯(lián)絡單》形式體現(xiàn)。 4.2.3簽（呈）、報告、報表類文書 A、下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總經(jīng)理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務報表等，分為定期及不定期的呈遞； B、須定期呈報有： a. 生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)月報表、品質分析報表、毛利預算表、財務收支預算、采購資金計劃表等； b. 業(yè)務部的業(yè)務報表、銷售及費用月計劃表及相關分析報告等； c. 財務部的財務報表、財務分析報告、責任單位成本績效報告； d. 下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。 C、不定期呈報 a. 專項工作報告； b. 具體事項呈報核準的簽（呈）。 4.2.4會議記錄類文書 A、各類會議由主持人指定人員做《會議記錄》，（副）總經(jīng)理主持召集的會議原則上由（總）經(jīng)理室負責《會議記錄》； B、對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結果，由會議記錄者形成《決議事項追蹤表》，經(jīng)主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總經(jīng)理主持會議的決議事項的追蹤、確認除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負責； C、對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成《聯(lián)絡單》，經(jīng)主持人簽名確認后，發(fā)放相關單位人員； D、重要會議的《會議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認后，由會議記錄者復印分發(fā)或傳閱與會人員或相關人員。 4.2.5文件溝通途徑說明 A、審批、發(fā)布 a. 公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制訂，經(jīng)相關權責主管審核，總經(jīng)理批準后，頒布、發(fā)放； b. 各單位部門內部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制訂，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準后，頒布、發(fā)放； ※ 報批前須送（總）經(jīng)理室會審，確認同公司相關制度無矛盾、抵觸。 c. 發(fā)出的“聯(lián)絡單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認并抄送（復印）上二級主管，須回復者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認，并抄送（復?。┢渖隙壷鞴埽? d. 對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執(zhí)行； e. 對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前： 由（總）經(jīng)理室負責審稿，必要時，上呈總經(jīng)理審閱(核)方可； f. 所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。 B、發(fā)放記錄 a.對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在《傳閱記錄表》簽章記錄； b.對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在《文件分發(fā)記錄表》上簽收登錄； c.對《聯(lián)絡單》、《決議事項追蹤表》等的文書，必要時，發(fā)出部門可要求收文者在《文件分發(fā)記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。 C、傳遞規(guī)定 a. 文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，用不同顏色色標區(qū)分文件性質； b. “急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱文件使用黃色色標，部門間傳遞文件或部門內傳閱文件采用綠色色標； c. 收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內著手處理文件中的相關事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時； D、文件存檔由（總）經(jīng)理室負責，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。 4.3會議溝通 4.3.1會議類別 A．例行性會議； B．臨時性會議。 4.3.2例行性會議 NO 單位 會議名稱 周期 會議目的 時間 地 點 主持人 參加人員 01 總公司 月度經(jīng)營會議 月 1、 檢討總結上月經(jīng)營、管理狀況，分析績效指標完成情況 2、 設定下月經(jīng)營、管理重點，擬出工作計劃與重大決議 3、 公司重大經(jīng)營、管理決策討論或發(fā)布 每月第一個 星期二晚 7：00 佳誠公司大會議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理直屬各公司、各部門主管以及董事長、總經(jīng)理指定人員 02 總公司 月度干部會議 月 每月第一個 星期五晚 7：00 佳誠公司大會議室 總經(jīng)理 各科（室）主管或其職務代理人，以及總經(jīng)理指定參加人員 03 資金部 財務會議 周 總結、分析總公司及各公司財務狀況 每周六 總公司四樓會議室 董事長 資金部及各公司會計人員 04 寶誠公司 早會 周 宣傳、頒布有關事項 每周一早上8:30 寶誠公司辦公室 副總經(jīng)理 寶誠公司全體員工 05 寶誠公司 業(yè)務會議 周 總結上周經(jīng)營狀況及本周工作計劃 每周一早上 寶誠公司辦公室 副總經(jīng)理 寶誠公司全體員工 06 弘通公司 早會 周 工作安排 每周一、周三、周五早上8:00 弘通公司會議室 進出口部主管 進出口部全體員工 07 弘通公司 檢討會 周 業(yè)務與財務溝通檢討 每周六 弘通公司會議室 副總經(jīng)理 進出口部/財務室主管 08 佳誠公司 早會 周 總結上周工作，明確改善方向，提出建議 周一早上7:30 佳誠公司辦公室門前 各部門主管輪流 佳誠公司全體員工 09 佳誠公司 產(chǎn)銷協(xié)調會議 周 增強部門之間信息溝通，提升配合度 周一下午 4：00 佳誠公司大會議室 業(yè)務部主管 助理科長（含）以上及總經(jīng)理指定人員 10 佳誠公司 客服經(jīng)營檢討會 月 相互交流，檢討和改善客戶服務 指定時間 佳誠公司大會議室 業(yè)務部主管 指定人員 4.3.3臨時性會議由總經(jīng)理或相關權責主管依需要時動議召集 4.3.4會議管理 A、例行性會議如有變更原則上應提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知； B、臨時性會議原則上應至少提前1小時通知參加人員； C、會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意； D、會議應事先明確主題，與會人員應依據(jù)本職工作做好各種準備(包括資料、數(shù)據(jù))； E、主持人應控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內結束會議； F、會議決議的落實實施情況，應作為下次會議議題之一； G、會議記錄按本制度4.2.4條款執(zhí)行。 4.4非正規(guī)場合、形式的溝通 4.4.1由（總）經(jīng)理室設置總經(jīng)理信箱，并負責定期的收集、呈遞總經(jīng)理； 4.4.2除工作接觸外，各級主管應定期或不定期與下屬進行交談溝通，以增進彼此了解，掌握各層次人員的動態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當準確地制定相關政策，原則上： A、總經(jīng)理、部門經(jīng)（副）理等直接部屬每個月應有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級部屬，每季度應有一次交談溝通； B、經(jīng)（副）理同直接部屬每周應有一次交談、溝通，同其他部屬每月應有一次交談、溝通。 5、參考資料 5.1《人事管理制度》 6、附件 6.1內部聯(lián)絡函 6.2簽呈 6.3會議記錄 6.4工作事項追蹤表 6.5傳閱記錄表 6.6文件分發(fā)回收記錄表 東 莞 寶 信 內 部 聯(lián) 絡 函 聯(lián)絡事項： 受 文 者 CC知會單位 發(fā) 文 者 核 示 □核發(fā) □跨部門 □部門內 □全公司 單位 核準：___________ 主管_____________ 生效日期 奉效準日生效 年 月 日 簽 呈 上 級 主 管 意 見 簽名/日期： 會 議 記 錄 會議名稱 地 點 會議時間 主持人 核準 審核 記錄 出席人員 缺席人員及缺席原因 會議議程及發(fā)言內容 第 頁，共 頁 工 作 事 項 追 蹤 表 項次 工作事項 責任人 工作目標要求 追蹤人 進度結果追蹤 備注 核準： 審核： 作成： 傳閱記錄表 發(fā)文單位： 文件編號 文件（資料）名稱 版本/版次 傳 閱 內 容 要 求 閱 讀 人 意 見 欄 文件分發(fā)回收記錄表 項次 文件編號 文件（資料）名稱 版本/版次 收文單位 收文者 份數(shù) 發(fā)文日期 回收單位 回收者 回收日期