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1、采購部檔案資料管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司采購部各類文件的收集、整理、歸檔、利用、檔案價值鑒定及銷毀等各項流程，結合公司實際工作情況，特制定本制度。二、范圍本制度適用于公司采購部在工作過程中產(chǎn)生的各類有保存價值的文件資料。三、檔案管理組織機構圖 部長綜合管理部檔案管理工作第一負責人科級領導 采購部管理科負責人 科員采購部管理科兼職檔案員四、歸檔范圍4.1 歸檔范圍、歸檔時間及相關責任人（見附件一）。4.2 各相關責任人應對歸檔范圍中的文件進行動態(tài)維護，如因工作流程或其他原因導致文件類別發(fā)生改變、責任人發(fā)生變化等情況，應及時將信息告知綜合管理科檔案員，以保持公司采購部歸檔資料的完整性和歸檔及時性。

2、五、職責和權限公司綜合管理部負責人為本公司檔案管理第一責任人，采購部管理科為采購部檔案管理的直接單位。各部門負責人為本部門檔案管理第一責任人，各部門領導應監(jiān)督本部門員工配合完成檔案管理工作。5.1綜合管理部職責：5.1.1負責公司檔案管理制度的制定、完善及執(zhí)行，并對公司各部門的檔案收集、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查和考核。5.1.2 對歸檔范圍內的所有文件資料的收集、整理、歸檔、利用、檔案價值鑒定及銷毀等進行統(tǒng)一歸口管理。5.2 采購業(yè)務一部：采購人員負責各自經(jīng)辦的設備類商務文件（包括技術協(xié)議、招議標報告、價格清單、問題反饋等合同附件）及其所有招標資料的收集和與采購管理部的交接。5.3采

3、購業(yè)務二部：采購人員負責各自經(jīng)辦的工程、土建類商務文件（包括技術協(xié)議、招議標報告、價格清單、問題反饋等合同附件、工程結算書及資料、竣工圖）及其所有招標資料的收集、整理、歸檔和與綜合管理部的交接。采購部管理科職責5.1.3負責將招議標部交接的合同及招標資料等文件交至綜合管理部。5.4.2負責各類驗收單據(jù)、外來文件、項目報告等文件接收與綜合管理部的交接。5.5材料采購科：各采購員負責詢價記錄、年度協(xié)議、試用報告等協(xié)議類資料及外來文件的收集和與綜合管理部的交接。5.6 供應商管理科：負責供應商管理相關資料的收集和與綜合管理部的交接。5.7倉儲科：負責倉儲日常生成文件及財務類文件的收集和與綜合管理部的

4、交接，并設置兼職檔案員。六、檔案歸檔流程及要求6.1歸檔流程6.1.1 各部門相關責任人在日常工作中應做好歸檔范圍內各類文件的收集工作，并按照規(guī)定時間、頻次與綜合管理部進行交接。6.1.2 交接時檔案員應逐一核對移交的文件資料是否完整，準確無誤后交接雙方在資料交接清單（見附件三）上簽字確認。資料交接清單一式兩份，交接雙方各留存一份。6.1.3 綜合管理部檔案員對各部門移交的文件按照控制部檔案管理操作規(guī)定進行整理、編號、編頁碼、填寫電子版目錄、裝盒、編寫盒內目錄等歸檔操作。6.1.2 檔案歸檔要求6.1.2.1 原則上要求所歸檔的各類文件均為原件（供應商資料除外）。6.1.2.2 文件上不允許出

5、現(xiàn)三筆現(xiàn)象，即鉛筆、圓珠筆、非碳素墨水。對于已形成三筆現(xiàn)象的文件，需用黑色墨水筆描寫。6.1.2.3 將所有非A4 大小的文件材料統(tǒng)一手風琴式折疊方法折疊成A4 大小，以便于裝盒存檔。6.1.2.4 在合同及招標資料的封面上需加蓋“商密”的印章，以標示文件密級。6.1.2.5 存放時應按照文件的類別及生成的時間順序排放，便于查找與利用。6.1.3 電子檔案：為了更充分地利用檔案，需要對重復性使用的檔案進行電子掃面存檔；6.1.3.1掃描內容：所有投資項目的合同、技術協(xié)議需要進行掃面后存檔，并按照合同號檢索方式刻錄成光盤進行儲存，同時在涉密載體內備份。6.1.3.2掃描時間：在合同交接后的10個

6、工作日內完成掃描及歸檔工作。七、檔案的編號規(guī)則部門生成的各類文件，均應編寫相應的文件編號，以便于存檔及檢閱查詢。7.1部門內部生成文件編號規(guī)則7.1.1部門會議紀要編號規(guī)則：MPD-xx（年份）-Hxx（順序號），例如：MPD-2010-H0017.1.2部門供應商考核單：MPD-xx（年份）-Kxx（順序號），例如：MPD-2010-K0017.2檔案盒脊背格式及編號規(guī)則7.2.1檔案盒脊背格式檔號案卷提名7.2.2各類文件檔號編寫規(guī)則7.2.2.1 業(yè)務類文件資料盒號編寫規(guī)則7.2.2.1.1合同：xx（年份）-HT（合同類別）-xx（順序號），例如：2010-HT(A)-01注：合同類別

7、為項目類合同（A），材料類合同（B）,銷售類合同（C），維修類合同（D），補充協(xié)議合同（BC）7.2.2.1.2招標資料：xx（年份）-ZL（合同類別）-xx（順序號）, 例如：2010-ZL(A)-017.2.2.1.3詢價記錄：xx（年份）-xx（采購員）-xx（順序號），例如：2010-陳斐-017.2.2.2部門綜合管理類文件檔號編寫規(guī)則部門綜合管理類文件均按照xx（年份）-BM（文件類別）-xx（順序號）編寫注：部門文件代碼采用前兩個漢字的大寫字母，例如：供應商資料（GY）、通知（TZ）、會議資料（HY）等八、檔案的利用8.1 商密檔案的利用8.1.1 本部門人員借閱商密檔案，需在綜

8、合管理部檔案員處登記，填寫檔案借閱登記單（見附件七），并簽字確認。歸還時，檔案員應審核檔案文件的狀態(tài)，確認其完整、無損后，放回原處。8.1.2 外部門人員借閱商密檔案，需填寫檔案借閱申請單（見附件八），經(jīng)申請部門部長及綜合管理部領導簽字確認后，方可借閱。商密檔案原則上不提供復印件，若需要復印，需在申請表中注明，并承擔檔案內容的保密責任。8.2 一般檔案的利用8.2.1 借閱一般檔案需在綜合管理部檔案員處登記。8.2.2 調閱人員需維護檔案的本來面貌，不得丟失、污損、拆換，禁止在檔案原件上涂改、剪裁。8.2.3 在文件調閱過程中，若有違反制度中相關規(guī)定的，綜合管理部檔案員有權終止和拒絕檔案利用，

9、并報相關部門和領導追究其責任。8.3 若檔案在借閱過程中丟失，借閱人需填寫檔案遺失處理單（見附件九），并根據(jù)情節(jié)的輕重，給予處罰。九、檔案價值的鑒定和銷毀9.1 檔案價值的鑒定9.1.1 各類檔案需明確其保管期限。9.1.2 定期對庫存檔案進行整理，對于保管期限到期的檔案挑出來單獨存放。9.2 檔案的銷毀9.2.1經(jīng)認真鑒定后，根據(jù)中華人民共和國國家檔案法及公司檔案工作有關規(guī)定條例精神并結合我部門實際確認沒有保存價值的檔案應進行銷毀。9.2.2檔案銷毀規(guī)定9.2.2.1由管理部保存的各類檔案，應根據(jù)其所定的保管期限，定期進行鑒定或向控制部移交。有關檔案工作人員須根據(jù)實際時效先行預檢，列出已到期

10、限的案卷目錄清冊和預檢意見，報所檔案鑒定部門9.2.2.2鑒定確認為無保存價值或不須繼續(xù)保存的案卷，在通過一定的審批程序后可予銷毀。擬予銷毀的檔案，由管理部編制銷毀目錄清冊，經(jīng)鑒定部門簽署鑒定意見并報部門主管領導審批后方可施行銷毀。9.2.2.3檔案鑒定小組由部門主管檔案工作負責人、業(yè)務部門的負責人等人員組成，特殊需要的在經(jīng)領導批準后可吸納相關人員參加9.2.2.4檔案銷毀目錄清冊是日后查考檔案銷毀的憑證，也是必須長期保存的檔案材料，必須認真編制備查。9.2.2.4.1銷毀目錄清冊一式兩份存查。9.2.2.4.1銷毀目錄清冊應包括：名稱、歸檔號、立卷部門、存檔時間、銷毀時間、經(jīng)辦人、鑒定人、批

11、準人。9.2.3 檔案銷毀前應編制檔案銷毀清單，列明需要銷毀的檔案材料，并逐一確認，確認無誤后，由專人負責銷毀。完全銷毀后，在檔案銷毀清單（見附件十一）上簽字確認。十、考核10.1 根據(jù)附件1交接時間節(jié)點，每延遲一天考核50元；10.2 所有檔案資料未按照公司簽字權限進行簽字，考核相關責任人及部門負責人500元；10.3 如將檔案丟失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予當事人20-100元的考核處罰。10.4 在文件收集、檔案移交和檔案整理工作中業(yè)績突出的部門和兼職檔案員將依據(jù)獎懲條例給予相應的榮譽和物質獎勵。10.5各部門檔案歸檔時沒有滿足本規(guī)定4.2 條款要求的，且不按照綜合管理部要求的時間內整改并歸檔的

12、，每次除公司內部通報批評外，同時給予該部門第一責任人經(jīng)濟處罰100元。十一、其他及附件11.1附件11.1 .1附件1：檔案歸檔范圍清單11. 1.2附件2：檔案收集整理操作流程11.1.3附件3：資料交接單11.1.4附件4：合同電子目錄、招標資料電子目錄11.1.5附件5盒內目錄11.1.6附件6：總目錄11.1.7附件7檔案借閱登記單11.1.8附件8：檔案借閱申請單11.1.9附件9：檔案遺失處理單11.1.10附件10：檔案銷毀流程11.1.11附件11：檔案銷毀清單11.2 本規(guī)定自簽發(fā)之日起生效。11.3 該規(guī)定由綜合管理部負責解釋。采購部檔案歸檔范圍清單序 號文件 類別文件名稱

13、責任人產(chǎn)生時間固定 格式收集時間移交時間收集人保管期限密級重要性是否歸檔部 門檔案室是否歸檔控制部檔案科1合同 及招 標資 料商務合同采購員/造價員隨時有隨時隨時隨時隨時隨時隨時隨時隨時隨時合同簽訂十日內*長期秘密重要是是2技術協(xié)議采購員/造價員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是3投資項目審批申請表及附件采購員/造價員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是4詢議價技術任務書采購員/造價員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是5詢議價供應商會簽表采購員/造價員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是6詢議價談判記錄表采購員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是7投資項目詢議價結論一覽表（詢價記

14、錄）采購員/造價員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是8技術比較表采購員隨時有合同簽訂十日內*長期秘密重要是是9其他投標過程文件采購員隨時無合同簽訂十日內*長期秘密重要是是9招議標報告采購員隨時有隨時合同簽訂十日內*長期秘密重要是是10項目報告項目管理員隨時有隨時項目執(zhí)行 完十日內*長期秘密重要是是附件一：11開議標記錄及結論表造價員隨時有隨時合同簽訂 后一個月 內 *長期秘密重要是是12投標文件造價員隨時無隨時合同簽訂 后一個月 內 *長期秘密重要是是13工程結算書及資料造價員隨時有隨時結 算 終 審 后 90 日內*長期秘密重要是是14竣工圖造價員隨時無隨時結 算 終 審 后 90 日內

15、*長期秘密重要是是15供應 商資 料營業(yè)執(zhí)照采購員隨時無隨時每月 10 號*短期無密級重要是是16稅務登記證采購員隨時無隨時每月 10 號*短期無密級重要是是17更名函件采購員隨時無隨時每月 10 號*短期無密級重要是是18申請表采購員隨時有隨時每月 10 號*短期無密級重要是是19組織機構代碼證采購員隨時無隨時每月 10 號*短期無密級重要是是20其他資質證明采購員隨時無隨時每月 10 號*短期無密級重要是是21市場 資料銷售合同采購員隨時無隨時合同簽訂十日內*長期秘密重要是是22協(xié)議 類資 料采購合同（包括年度協(xié) 議）采購員隨時無簽訂完 成以后合同簽訂十日內*短期秘密重要是是23代理合作協(xié)

16、議采購員隨時無簽訂完成以后合同簽訂十日內*短期秘密重要是是24通用協(xié)議采購員隨時有隨時合同簽訂十日內*短期秘密重要是是25試用報告采購員隨時有隨時報告簽訂十日內*短期秘密重要是是26材料年度供貨協(xié) 議采購員隨時有隨時合同簽訂十日內*短期秘密重要是是27財務 類類財務 類供應商大會資料采購員每年年底 或第二年 初無會議召開完畢會議召開 完畢*長期無密級重要是是28領料單(財務聯(lián))采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否29合格品入庫單采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否30供貨清單(財務聯(lián))采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否3

17、1存貨內部調撥單(賬務聯(lián))采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否32盤點原始記錄盤點組織負責人隨時有隨時每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否33盤盈虧分析報告盤點組織負責人隨時有隨時每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否注：歸檔內容每半年修訂一次。采購部資料交接清單序號文件編號文件名稱交接資料清單交接時間移交人接受人 合同電子目錄盒號序 號合 同 編 號投 資 項 目 號合同名 稱簽訂 日期供應商代 碼（合同管 理系統(tǒng)）供應商代碼（ERP）合同對方使用 部門投 資 預 算合同 折合 人民 幣價 格合同總 價（外 幣）（萬 元）合同總價（RMB）（萬 元）簽署經(jīng)

18、辦 人組 別項 目 分 類合 同 本 方頁 數(shù)狀 態(tài)合同付款方式第一 次付 款第二 次付 款 采購部招標資料電子目錄序 號編 號件 號合同號文件名稱供應商名 稱簽訂日期簽訂人頁數(shù)保存期限密級制表人：盒內目錄序 號名稱頁數(shù)/ 起止 頁碼密級保管 期限單位備注填表說明：1、“序號”即盒內所裝載檔案的順序號，為流水號。2、“名稱”為 盒內所裝載檔案的題名。3、“頁數(shù)/起止頁碼”為該份文件的頁碼總數(shù)。4、“單 位”為該份文件的形成單位或歸檔單位名稱。總目錄盒 編 號序 號名稱頁 數(shù)/ 起 止 頁 碼密 級保管 期限單位位置 號備注填表說明：1、“盒編號”為檔案盒編號，“序號”即該盒內所裝載檔案的順序號

19、， 為流水號。2、“名稱”為盒內所裝載檔案的題名。3、“頁數(shù)/起止頁碼”為該份文 件的頁碼總數(shù)。4、“單位”為該份文件的形成單位或歸檔單位名稱。5、“位置號” 為該檔案盒的上架的位置號。采購部檔案借閱登記表序號文件編號名稱借閱內容借閱時間借閱人擬歸還日 期檔案員確 認檔案借閱申請表采購部申請部門：借閱日期：擬歸還日期：是否留存復印件：申請原因：借閱人：批準：采購部意見：檔案借閱登記歸還情況登記序號資料名稱及合同號檔案編號頁數(shù)歸還日期檔案狀態(tài)借閱人確認：檔案員確認： 檔案遺失處理單檔案編號檔案名 稱借閱日期遺失說明檔案管理部門處理意見：遺失人：檔案科：檔案銷毀流程 管理部歸檔檔案檢出屆滿保存年限的檔案 是制作擬銷毀清單 是確認銷毀 否 審核 否 逐件抽取銷毀檔案 改檔案保存期限銷毀繼續(xù)歸檔保存將已銷毀或重新歸檔的資料登記在清 單中附件十一 檔案銷毀清單序號歸檔號立卷部門存檔時間銷毀時間鑒定人：日期：領導：第一負責人意見：銷毀方式：銷毀人：監(jiān)督員：