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聯(lián)想集團財務(wù)管理制度 第一部分 商務(wù)會計總則 一、為適應(yīng)集團公司發(fā)展需要，使集團公司資金做到合理分配及有效運用，規(guī)范集團公司財務(wù)行為、加強財務(wù)管理和經(jīng)濟核算，以不斷提高經(jīng)濟效益，特制定本商務(wù)會計制度實施細則。 二、本制度根據(jù)中華人民共和國頒發(fā)《企業(yè)會計準則》和《企業(yè)財務(wù)通則》，遵循集團公司管理制度、發(fā)展目標和管理要求，并結(jié)合集團公司實際情況制定細化。 三、集團公司實行總裁辦領(lǐng)導(dǎo)下的財務(wù)總監(jiān)負責(zé)制財務(wù)管理體制，統(tǒng)一安排部署會計核算，負責(zé)資金的籌集、使用，進行財務(wù)管理，實行總經(jīng)理負責(zé)制。 四、集團公司實行全面預(yù)算管理，財務(wù)管理應(yīng)做到規(guī)范性、計劃性、效益性，以最小投入，獲得最大收益，要做好各項財務(wù)收支計劃、監(jiān)督、核算、分析和考核工作。 五、加強財務(wù)管理和會計核算基礎(chǔ)工作，以提高會計核算與財務(wù)管理質(zhì)量，在經(jīng)營活動中產(chǎn)量、質(zhì)量、工時、銷量、存貨消耗、收發(fā)、領(lǐng)退、轉(zhuǎn)移以及各項財產(chǎn)物資毀損等，都應(yīng)做好完整原始記錄。集團公司財會部和商務(wù)管理部門應(yīng)定期進行財產(chǎn)檢查。 六、加強對財務(wù)核算電算化管理，以保證會計信息及時性、準確性、安全性。 七、集團內(nèi)部各經(jīng)營公司根據(jù)管理要求和實際情況，建立各種責(zé)任中心，實行內(nèi)部獨立核算和業(yè)績考評。 八、集團公司會計年度是按照《企業(yè)會計準則》規(guī)定，以自然年度作為會計年度，每年一月一日至十二月三十一日。集團公司財政年度為每年三月二十六日至次年三月二十五日。 九、本細則適用于本集團公司管理所有經(jīng)營公司。 十、本細則由集團公司財務(wù)部負責(zé)解釋。 第二部分 預(yù)算管理 一、預(yù)算管理要點。 （一）預(yù)算部署。 集團公司總裁辦根據(jù)總裁確定的工作目標和任務(wù)，于每年2月部署集團公司下年度＋＋全年預(yù)算工作，集團公司財務(wù)部設(shè)計細化預(yù)算方案、表格，填報說明并下發(fā)各編報公司和部門。 （二）組織保障。 各編報公司要成立預(yù)算編制領(lǐng)導(dǎo)小組，總經(jīng)理親自掛帥，銷售業(yè)務(wù)部門、職能部門負責(zé)人共同參與，分工負責(zé)，完成本公司或部門預(yù)算編制工作。 （三）編報范圍。 集團公司范圍內(nèi)所有經(jīng)營公司、內(nèi)部核算考核部門、管理部門均應(yīng)編制預(yù)算，包括各分公司及其下設(shè)經(jīng)營網(wǎng)點和辦事處、銷售業(yè)務(wù)部門、各職能部門、運作機構(gòu)等。 （四）編報方法。 編制預(yù)算采用上下結(jié)合、綜合平衡方法，自上而下分解目標、明確任務(wù)，自下而上層層填報、逐級審核把關(guān)、匯總，最終進行綜合平衡。 （五）預(yù)算審批。 集團公司財務(wù)部收集匯總總體預(yù)算，呈集團公司總裁辦平衡論證、上報集團公司總裁批準，各基層公司或部門預(yù)算由各分公司平衡、論證、審批。 （六）預(yù)算控制。 各編報部門要發(fā)揮預(yù)算指導(dǎo)、約束作用，根據(jù)審批后的預(yù)算開展日常經(jīng)營管理活動，集團公司根據(jù)各公司部門預(yù)算和實際執(zhí)行情況進行分析、考核、評價。 （七）編制原則。 1、必須考慮到逐步逼近集團公司發(fā)展中長期目標。 2、當年指標增長必須高于市場容量增長。 3、要保證自己增長要高于主要競爭對手增長。 4、在綜合考慮投入前提下，利潤增長必須高于費用增長。 5、要考慮人工成本占利潤合適比例，保證具有競爭力人均創(chuàng)利水平。 第二部分 預(yù)算管理 二、預(yù)算內(nèi)容。 （一）集團公司預(yù)算種類：集團公司實行全面預(yù)算管理。 1、產(chǎn)品、商品盈利預(yù)算。 （1）集團公司主要產(chǎn)品、商品盈利預(yù)算表。 （2）集團公司主要產(chǎn)品、商品銷售地區(qū)分布盈利預(yù)算表。 2、成本預(yù)算。 （1）集團公司主要產(chǎn)品、商品單位成本預(yù)算表。 （2）集團公司制造費用預(yù)算表。 （3）集團公司技術(shù)服務(wù)成本預(yù)算表。 3、期間費用預(yù)算。 （1）集團公司營業(yè)費用預(yù)算表。 （2）集團公司管理費用預(yù)算表（分公司填列） （3）集團公司管理費用預(yù)算表（職能部門填列） （4）集團公司科研開發(fā)成本預(yù)算表。 4、資本預(yù)算 （1）集團公司固定資產(chǎn)添置預(yù)算表。 （2）集團公司新項目投入預(yù)算表。 5、集團公司資金預(yù)算：現(xiàn)金流量預(yù)算表。 6、財務(wù)預(yù)算。 （1）集團公司損益預(yù)算表。 （2）集團公司資產(chǎn)負債預(yù)算表。 （3）集團公司經(jīng)營指標預(yù)算表。 （二）各經(jīng)營公司應(yīng)編制預(yù)算表格式樣（管理費用預(yù)算表同營業(yè)費用預(yù)算表）填表說明及要求。 1、分公司損益預(yù)算表：規(guī)劃編制分公司全年損益狀況。 （1）產(chǎn)品、商品銷售收入：填列各產(chǎn)品、商品銷售收入，考慮到各分公司現(xiàn)狀，其產(chǎn)品、商品銷售收入可以合填。 （2）對內(nèi)銷售收入填列本公司內(nèi)不同銷售業(yè)務(wù)部門之間內(nèi)銷收入。 （3）折扣銷售填列給代理客戶返點、獎勵等金額。 （4）回傭收入填列從集團公司各銷售業(yè)務(wù)部門取得銷售返點、獎勵金額。 （5）遞延毛利：由于欠款銷售，賬面所反映而因未收款而沒有真正事實毛利金額。 （6）預(yù)提獎勵基金 暫不填列。 （7）預(yù)提遞延毛利準備金：遞延毛利中，毛利金額為負金額部分毛利合計金額。 （8）對外銷售凈折扣折讓：給零售客戶購貨折扣折讓，一般情況該款項只允許客戶繼續(xù)購貨使用。各分公司根據(jù)情況有發(fā)生則填列。 （9）上年數(shù)據(jù)根據(jù)前十一個月實際情況和三月預(yù)計情況之和填列。 2、分公司資產(chǎn)負債預(yù)算表。 規(guī)劃編報公司全年平均資產(chǎn)，負債、權(quán)益結(jié)構(gòu)及狀況，填按各財年十二個月平均資產(chǎn)負債情況填列各項目。 3、分公司主要產(chǎn)品、商品銷售方式構(gòu)成預(yù)算表：反映各分公司內(nèi)銷、外銷以及外銷中代理，行業(yè)、零售分布情況。 （1）產(chǎn)品、商品類別根據(jù)具體情況進行增減，原則是同集團公司各銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)營產(chǎn)品、商品類別相同，主要產(chǎn)品、商品列示要達到預(yù)算損益表銷售收入80％，剩余20％列入其他項目。 （2）集團內(nèi)部銷售：向其他分公司銷售或返銷集團公司。 （3）代理銷售：產(chǎn)品、商品銷往同公司簽定代理協(xié)議或合同貿(mào)易性經(jīng)營單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)，一般需開具增值稅發(fā)票。 （4）行業(yè)銷售：產(chǎn)品、商品銷往某行業(yè)或系統(tǒng)大用戶，其購貨目的是直接使用經(jīng)濟業(yè)務(wù)，一般購貨金額、數(shù)量較大，次數(shù)較少，開具普通發(fā)票即可。 （5）進貨額在100萬元以上代理客戶詳細清單。清單內(nèi)容為代理客戶進貨產(chǎn)品、商品名稱、進貨數(shù)量、進貨金額。 4、分公司從集團公司主要產(chǎn)品、商品進貨情況預(yù)算表。 體現(xiàn)分公司作為集團公司主銷售渠道管理原則和產(chǎn)品、商品構(gòu)成情況。 （1）分公司從集團公司進貨包括從各地進貨。 （2）產(chǎn)品、商品類別預(yù)算表。 （3）從集團公司取得返點、獎勵金額等按上年各銷售業(yè)務(wù)部門政策測算。 （4）進貨金額數(shù)據(jù)為不含稅金額。 （5）欠款規(guī)模金額為含稅金額。 （6）填列數(shù)量、金額要考慮市場降價因素，保持其數(shù)據(jù)合理性。 5、分公司主要產(chǎn)品、商品盈利預(yù)算表：產(chǎn)品、商品類別預(yù)算表，主要反映主要產(chǎn)品、商品盈利水平和構(gòu)成情況。 6、分公司營業(yè)費用預(yù)算表：主要反映銷售業(yè)務(wù)部門費用開支水平。 （1）預(yù)算銷售業(yè)務(wù)部門費用。 （2）預(yù)計人數(shù)為全年平均人數(shù)。 （3）表中各項目按表中填列說明項填列。 （4）預(yù)計不發(fā)生項目不填列。 7、管理費用預(yù)算表：主要反映職能部門費用開支水平。 （1）預(yù)算非銷售業(yè)務(wù)部門（如財務(wù)部、商務(wù)部、總經(jīng)辦等）費用。 （2）預(yù)計人數(shù)為全年平均人數(shù)。 （3）表中各項目按表中填列說明項填列。 （4）預(yù)計不發(fā)生項目不填列。 8、分公司固定資產(chǎn)添置預(yù)算表：反映固定資產(chǎn)添置情況。 新添固定資產(chǎn)單位價值在5000元以上，附詳細清單，清單內(nèi)容包括：名稱、單價、數(shù)量、金額、用途。 9、分公司財務(wù)考核及經(jīng)營指標預(yù)算表：主要反映考核經(jīng)營指標情況。按表中計算公式填列。 10、現(xiàn)金流量預(yù)算表：現(xiàn)金指會計概念中貨幣資金。 第三部分 資金管理 一、資金籌集制度 （一）資金籌集管理規(guī)定。 1、集團公司各級財務(wù)部門根據(jù)總裁辦批準財務(wù)預(yù)算，結(jié)合公司經(jīng)營規(guī)模和投資計劃編制資金籌集計劃，并按照經(jīng)總裁辦批準年度籌資計劃分層次、多渠道地組織籌資工作。 2、集團公司籌集資金采取逐筆審批制度，各級公司未總裁辦批準不得對外舉債（經(jīng)營性結(jié)算資金如應(yīng)付賬款、預(yù)收款除外），不得內(nèi)部職工集資，違反規(guī)定者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)報總裁辦嚴肅處理。 3、集團公司對外統(tǒng)一籌資，由集團公司財務(wù)部提交計劃方案，辦理相關(guān)手續(xù)。各經(jīng)營公司確因經(jīng)營需要，并且在當?shù)鼐邆浠I資條件和能力，可向集團公司財務(wù)部提出申請，經(jīng)財務(wù)部評估論證簽署建議并報總裁辦審批后，方可辦理短期流動資金借款。 4、各經(jīng)營公司、部門未經(jīng)總裁辦書面批準一律不得用公司名義或資產(chǎn)對外提供擔(dān)保和抵押。對違反規(guī)定者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即報總裁辦嚴肅查處。 （二）資金需要量預(yù)測： 財務(wù)部根據(jù)公司年度預(yù)算和經(jīng)營計劃測定公司全年經(jīng)營資金需要量，根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃確定當年投資規(guī)模。 （三）籌資渠道。 1、銀行等金融、非金融機構(gòu)借入。 2、吸收結(jié)算資金。 3、靠集團公司信譽和實力，爭取國家優(yōu)惠貸款。 4、股市融資。 （四）資金成本管理：各籌資公司應(yīng)本著節(jié)約原則，努力降低籌資成本，減少資金籌集費用。 1、利率：各分公司、銷售業(yè)務(wù)部門貸款利率隨國家利率調(diào)整而調(diào)整。 2、計息方法：按月計息，即利息＝貸款本金＊年利率＊占用天數(shù)／360 3、為了加強內(nèi)部管理和核算，內(nèi)部存款按銀行活期存款利率計算利息。 4、各核算公司由于超計劃完成責(zé)任利潤所形成各分公司、銷售業(yè)務(wù)部門發(fā)展基金不計利息。 二、資金使用管理。 集團公司資金使用采取統(tǒng)一管理、調(diào)劑原則，各銷售業(yè)務(wù)部門或公司用款必須由財務(wù)部門統(tǒng)一操作，針對集團內(nèi)部不同組織形式和特點采用不同方法。 （一）各分公司、銷售業(yè)務(wù)部門內(nèi)部貸款。 1、財務(wù)部根據(jù)年度各分公司、銷售業(yè)務(wù)部門財務(wù)預(yù)算、經(jīng)營指標、周轉(zhuǎn)次數(shù)，確定各部門資金額度，報總裁辦批準后，由財務(wù)部辦理內(nèi)部貸款手續(xù)。 2、根據(jù)各分公司、銷售業(yè)務(wù)部門月（季）度經(jīng)營計劃，銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理確定當期資金需要量，于每月10日前向財務(wù)部報下月（本月11日到下月10日）內(nèi)部貸款增減變化情況及貸款規(guī)模 內(nèi)部貸款計劃表 。 3、為有利資金計劃管理，銷售業(yè)務(wù)部門貸款超過100萬元／次以上時，上次還款與下次借款期間不得少于15天，100萬元／次以下時，上次還款與下次借款期間不得少于一周。 4、銷售業(yè)務(wù)部門每周周一報本周回款及用款計劃表，未上報計劃用款不能保證資金供應(yīng)。 資金流量表 付款超過30萬元、逐筆填列，不足30萬元、合計填列。 5、銷售業(yè)務(wù)部門借款審批制度。 財務(wù)部在核定銷售業(yè)務(wù)部門年度資金額度內(nèi)發(fā)放貸款，銷售業(yè)務(wù)部門應(yīng)在月度資金計劃內(nèi)借款。按照銷售業(yè)務(wù)部門年度經(jīng)營預(yù)算，對于存貨、欠款超過合理規(guī)模部門，財務(wù)部有權(quán)停止其貸款，直至其改善為止。 （二）各分公司向集團公司借款。 1、各分公司資金籌措，應(yīng)在集團公司總裁辦批準資金規(guī)模下，以各分公司為主對外取得借款。集團公司對初建、經(jīng)營效果良好方予以借款支持。已正常運轉(zhuǎn)分公司，由分公司自行籌措借款，集團公司可以給予擔(dān)保。 2、分公司向集團公司借款、擔(dān)保等，統(tǒng)一上報分公司管理部門，由分公司管理部門提出意見，負責(zé)辦理借款等手續(xù)。分公司向集團公司借款、擔(dān)保等，由財務(wù)總監(jiān)審批。財務(wù)部負辦理借款相關(guān)手續(xù)，由財務(wù)部負責(zé)計算借款利息。分公司管理部門負責(zé)催促分公司歸還借款本息。集團公司出具擔(dān)保借款到期不能歸還，所造成損失由分公司管理部門承擔(dān)，并影響分公司管理部門完成業(yè)績指標。 3、分公司資金來源渠道。 （1）集團公司投入。 （2）分公司、銷售業(yè)務(wù)部門貨款支持。 （3）發(fā)展基金投入、小額流動資金貸款。 （4）吸收經(jīng)營性結(jié)算資金。 （5）集團公司臨時借款。 （6）經(jīng)批準對外借款，集團公司向投資者借支要有收入證明單。 4、借款手續(xù)、規(guī)定和流程。 （1）手續(xù)：各分公司向集團公司臨時性借款，需提交書面申請，注明借款金額、歸還時間、借款原因和用途，統(tǒng)一上報分公司總經(jīng)理，由分公司總經(jīng)理簽署意見，財務(wù)總監(jiān)審批。財務(wù)部負責(zé)辦理借款相關(guān)手續(xù)，計算借款利息。 （2）規(guī)定：分公司總經(jīng)理負責(zé)催促分公司歸還借款本息，對分公司借款改變用途要追究分公司總經(jīng)理責(zé)任，分公司不能按期歸還借款，超期部分利息加收50％，對借款因管理使用不當不能歸還造成直接經(jīng)濟損失除追究分公司總經(jīng)理責(zé)任外，其借款金額計分公司資金額度當中并承擔(dān)歸還義務(wù)。 第四部分 對外投資管理 1、集團及所屬公司對外投資，必須經(jīng)有關(guān)部門評估論證后，逐級上報總裁辦簽署意見，經(jīng)總裁辦批準后才執(zhí)行。未經(jīng)總裁辦審批，任何公司、部門均不得以任何方式對外投資。 2、財務(wù)部會同各主管部門按投資協(xié)議監(jiān)控投資回報，對投資效益做出評價，未經(jīng)總裁辦批準，任何其他部門無權(quán)減免投資回報。 3、各所屬公司必須在工商局注冊三十天內(nèi)向集團公司財務(wù)部提交批準證書、營業(yè)執(zhí)照、合同、章程等文件復(fù)印件。公司生產(chǎn)經(jīng)營期間，投資人增資、轉(zhuǎn)讓投資權(quán)益或改變合作條件，需經(jīng)總裁辦批準。在辦完相關(guān)法律文件后，向集團公司財務(wù)部提交變更文件復(fù)印件。 4、集團分公司開業(yè)或投資要有會計師事務(wù)所的注冊會計師的驗資證明和銀行送款回執(zhí)。 第五部分 采購商務(wù)（接受訂單－申請編碼－在途監(jiān)控－提貨或接貨－辦理入庫） 一、采購原則：具備條件，方能進行采購。 1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。 2、依據(jù)市場分析和預(yù)測，確能保障銷路。 3、依據(jù)總公司任務(wù)或者月季預(yù)算。 二、采購審批規(guī)定。 1、商品購入一律實行訂單管理制，凡是采購商品（無論是主營商品或外購商品或公司內(nèi)部進貨還是當?shù)夭少彛┚枰顚懖少彾▎巍? 2、各分公司采購商務(wù)根據(jù)本公司庫存、銷售情況，以及隨時收集的儲運和銷售人員提出采購建議，及時填寫請購?fù)ㄖ獑?，并上報至主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。 3、主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理根據(jù)市場及經(jīng)營情況審批合理采購計劃，并簽字認可后，報業(yè)務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。 4、經(jīng)總經(jīng)理審批后采購訂單由采購商務(wù)員統(tǒng)一執(zhí)行。 （1）集團內(nèi)部統(tǒng)一購貨，由采購商務(wù)人員統(tǒng)一向集團內(nèi)各分公司訂購，確認采購訂單生效。 （2）集團外部購入，由采購商務(wù)員或指定專人統(tǒng)一購貨，并在確認采購訂單生效后向商務(wù)統(tǒng)計崗申請外購商品編號。 5、分公司采購商務(wù)員確認采購訂單生效后，應(yīng)于當日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲運、統(tǒng)計、財務(wù)主管。 6、財務(wù)人員根據(jù)采購訂單對到貨后入庫金額進行復(fù)核、監(jiān)控。儲運商務(wù)根據(jù)采購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨準備，對貨物到貨周轉(zhuǎn)情況提供信息。財務(wù)主管對資金作出合理安排。 7、對未按定單方式進行管理的商務(wù)及負責(zé)人進行經(jīng)濟處罰。 8、定單按月分類單獨歸檔、備查。 三、接受采購訂單流程。 1、采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。 2、采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單，不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門，發(fā)出合格采購訂單。 3、采購商務(wù)將采購訂單發(fā)給儲運商務(wù)，由儲運商務(wù)做接貨準備。 4、采購商務(wù)負責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。 四、進口商品付稅、付匯流程。 1、銷售業(yè)務(wù)部門發(fā)出付稅或付匯通知。 2、資金商務(wù)填寫支票借款單，到財務(wù)部審批備案。 3、資金商務(wù)傳遞數(shù)據(jù)，通知財務(wù)部當日用款。 4、資金商務(wù)持簽字后借款單到財務(wù)部借支票。 5、資金商務(wù)將支票送到海關(guān)或銷售業(yè)務(wù)部門。 6、每周由資金商務(wù)報給財務(wù)部資金計劃，每季報銷售業(yè)務(wù)部門作資金盤點。 五、聯(lián)系供應(yīng)商和貨運公司、進口商品報關(guān)、在途商品監(jiān)控管理。 1、目的。 （1）開展在途商品管理，監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計劃情況，明確各自責(zé)任和關(guān)系。 （2）監(jiān)控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。 （3）在途商品管理工作側(cè)重于對貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額及供應(yīng)商發(fā)運能力控制。 （4）跟蹤集團公司和供應(yīng)商及分公司之間調(diào)撥商品在途時間、數(shù)量和金額，為相關(guān)部門提供真實和準確在途信息。 2、國內(nèi)在途意義。 （1）為貫徹集團公司物資管理目標，在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物，商務(wù)部開展了國內(nèi)在途業(yè)務(wù)。 國內(nèi)在途：主要指分公司之間因內(nèi)部銷售而產(chǎn)生在途商品。 （2）在途商品定義：貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)，正在運輸途中或已運達企業(yè)但未驗收入庫商品。 3、國內(nèi)在途目的。 （1）監(jiān)控分公司在途商品管理，明確銷售業(yè)務(wù)部門、運輸公司、分公司各方面責(zé)任。 （2）對分公司在運輸途中產(chǎn)生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進行監(jiān)控，縮短運輸時間，加快物資流通速度，提高資金周轉(zhuǎn)速度。 （3）收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù)，掌握物流信息，根據(jù)在途數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。 4、在途商品確認。 集團公司財務(wù)部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據(jù)和商務(wù)部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時傳送到相應(yīng)分公司商務(wù)統(tǒng)計崗并經(jīng)對方確認生效后，即視為在途商品。 第五部分 采購商務(wù) 5、在途商品管理。 分公司商務(wù)統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后，根據(jù)實際到貨數(shù)量統(tǒng)計本公司在途情況，并逐日向集團公司商務(wù)部傳送在途數(shù)據(jù)。對超出正常期限在途商品標注、說明，便于供應(yīng)商及時協(xié)調(diào)與解決。對未按規(guī)定進行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時準確提交在途信息而造成損失分公司，其損失由分公司分擔(dān)，同時責(zé)任人應(yīng)寫出書面報告上報總經(jīng)理。 6、國內(nèi)操作流程。 （1）集團公司商務(wù)部采購商務(wù)員將到貨清單遞交商務(wù)統(tǒng)計。 （2）商務(wù)統(tǒng)計根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計算在途時間。 （3）商務(wù)統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達商品差異表傳遞財務(wù)部。 （4）財務(wù)部依據(jù)商務(wù)統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。 （5）商務(wù)統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關(guān)部門。 （6）對在途時間監(jiān)控：掌握商品貨運周期。同時，注重發(fā)現(xiàn)長期未到，滯留途中貨物情況，促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決提高物流周轉(zhuǎn)速度，加快資金周轉(zhuǎn)，搶占市場。 （7）對商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控：使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小，促使銷售業(yè)務(wù)部門加緊運輸力度，加速資金周轉(zhuǎn)。 （8）對供應(yīng)商監(jiān)控：體現(xiàn)在運輸貨物能力和返款速度，供應(yīng)商發(fā)運能力高低直接影響貨物周轉(zhuǎn)速度，周轉(zhuǎn)速度越快越有助于分公司降低貨物風(fēng)險系數(shù)，返款速度快慢，影響分公司資金周轉(zhuǎn)及利潤取得 （9）生成結(jié)果：對分公司在途商品管理，側(cè)重于從商品在途數(shù)量、在途金額；在途時間，供貨商運作能力方面提供在途信息。 7、國內(nèi)在途程序所需數(shù)據(jù)：財務(wù)數(shù)量＋以銷未提＝統(tǒng)計結(jié)存。 （1）銷售數(shù)據(jù)：資金商務(wù)收款臺銷售庫數(shù)據(jù)（已銷數(shù)）和庫房提貨數(shù)據(jù)（已提數(shù)）進行核對后，生成已銷已提商品數(shù)據(jù)庫，包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。 （2）入庫數(shù)據(jù)：各分公司商品入庫數(shù)據(jù)包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。 8、核對依據(jù)：以銷售方發(fā)票號作為核對依據(jù)，依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號，同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進行核減生成各地在途商品信息。 9、國外在途商品管理。 （1）定義。 〈1〉在途存貨：包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)正在運輸途中或已運達公司尚未驗收各種存貨。 〈2〉商務(wù)部在途商品：進口商對集團公司進行銷售并開制發(fā)票，貨物尚未運抵各目的地商品。商務(wù)部對在途商品管理主要通過核對進口商發(fā)票和分公司入庫單據(jù)，監(jiān)控公司在途物資狀況，多角度、多側(cè)面反映物資流通狀況。 （2）意義。 〈1〉開展進出口商在途管理，跟蹤進出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計劃情況，明確各自責(zé)任和關(guān)系。 〈2〉監(jiān)控進出口商至集團公司或分公司物資流通過程，對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控，檢查進、出口商運作能力，降低風(fēng)險系數(shù)。對在途商品管理工作，側(cè)重于對長期在途商品及進出口商發(fā)運能力控制。 第五部分 采購商務(wù) 10、具體物控工作流程。 （1）工作內(nèi)容：依據(jù)進口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息，獲取在途數(shù)據(jù)。 （2）進口商發(fā)貨，商務(wù)部采購商務(wù)接收各種發(fā)貨資料流程。 〈1〉商務(wù)部采購商務(wù)每日接收進口商和銷售業(yè)務(wù)部門各種發(fā)貨資料。進口商涉及單據(jù)有：發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務(wù)部門單據(jù)：貨物清單。 〈2〉商務(wù)部采購商務(wù)整理各種單據(jù)，并分別在登記本中詳細記錄。 〈3〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數(shù)量、金額，保證單據(jù)配套性、一致性。 〈4〉核對裝箱單與銷售業(yè)務(wù)部門貨物清單。檢驗單據(jù)中發(fā)票號、發(fā)運編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致，還有貨物清單、銷售業(yè)務(wù)部門制定分貨計劃，還提供貨物運抵不同目的地、運輸方式、預(yù)計到貨時間。 〈5〉依據(jù) 進口商發(fā)貨單 核查每周進口商發(fā)貨規(guī)模。 〈6〉單據(jù)核對過程中，針對有問題單據(jù)向有關(guān)各方（進口商、銷售業(yè)務(wù)部門）進行必要信息反饋，補充、更正單據(jù)信息，最終進行存檔、備查。 〈7〉各種單據(jù)審核無誤后，將進口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。 （3）貨物抵庫，商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計核減在途流程。 〈1〉貨物抵庫，采購商務(wù)人員填寫到貨登記單和入庫單。 實物運抵集團公司，采購商務(wù)按到貨、入庫流程，依據(jù)實到貨數(shù)量填寫相應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 實物運抵各分公司，銷售商務(wù)開制 銷售小票 和內(nèi)容相對應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫，采購商務(wù)在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。 〈2〉每日采購商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單，在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應(yīng)交接手續(xù)，記錄在冊。采購商務(wù)在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關(guān)內(nèi)容，檢驗單據(jù)中各項填制內(nèi)容是否一致。 〈3〉審核過程中注重進口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應(yīng)關(guān)系（一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應(yīng)一張或多張到貨登記單；一張發(fā)票對應(yīng)一張入庫單；一張到貨登記單可對應(yīng)多張入庫單），將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。 〈4〉錄入到貨登記單后，程序自動核減發(fā)票信息，通過報表顯示在途變化情況。 （4）單據(jù)查詢流程。 （5）報表預(yù)覽、打印流程。 （6）在途數(shù)據(jù)傳輸流程。 （7）分析流程。 〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。 〈2〉分析角度：在途時間、在途數(shù)量、金額、進出口商運作能力。 〈3〉分析重點：統(tǒng)計長期在途商品（在途時間超過一個月），定期向銷售業(yè)務(wù)部門反饋，促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決。 11、損失調(diào)賬：貨物在運輸過程中，因丟失、損壞而產(chǎn)生差異情況，在途崗與銷售業(yè)務(wù)部門協(xié)商后，進行賬面調(diào)整。 （1）屬于進出口商責(zé)任，造成貨物丟失調(diào)賬方法。 〈1〉貨物丟失，銷售業(yè)務(wù)部門查清責(zé)任，落實賠償事宜。 〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門開制銷售小票，將丟失貨物進行銷售，即視同銷售給索賠責(zé)任人。 〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫，采購商務(wù)在途崗核減在途商品。 （2）屬于運輸公司責(zé)任，致使貨物丟失調(diào)賬方法。 〈1〉銷售業(yè)務(wù)部門在確認貨物丟失的同時通知商務(wù)部。 〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門落實賠償、獲得索賠款后，將填制索賠通知單，并傳真給商務(wù)部（要求通知單有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽章，附有賠償款的證明資料） 〈3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計依據(jù)索賠通知單，核減在途差異。 12、代運商品：索賠、贈品、配件、樣機等貨物。 （1）辦理原則：所有權(quán)屬于集團公司銷售業(yè)務(wù)部門，無價格或價格為零代運商品，運抵目的地后，需辦理入庫手續(xù)。 （2）具體操作方式：提供該類商品在途信息，同時，定期反饋代運商品在途情況，督促銷售業(yè)務(wù)部門盡快辦理入庫。 13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。 （1）分公司各銷售業(yè)務(wù)部門在途商品一覽表。 控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品，應(yīng)及時提請銷售業(yè)務(wù)部門重視，確定貨物滯留原因，加速運輸，縮短貨物周轉(zhuǎn)時間，降低或減少貨物風(fēng)險。 （2）分公司銷售業(yè)務(wù)部門主要商品進貨概況（按商品大類）。 按銷售業(yè)務(wù)部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額，比較不同商品占用資金量大小。 14、匯總分公司在途時間一覽表。 （1）分公司入庫商品貨運周期一覽表。 （2）分公司在途商品在途時間一覽表。 〈1〉控制入庫商品運輸周期，加快運輸力度。 〈2〉明確在途商品在途時間，及在途商品占壓資金量大小。 〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運能力，加速貨物周轉(zhuǎn)，降低風(fēng)險系數(shù)。 第五部分 采購商務(wù) 六、商品到貨、驗收、入庫管理。 （一）商品到貨、接貨和驗收管理。 商品到貨是庫房管理工作開始，是商品驗收前期準備工作，其工作好壞直接影響到商品驗收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗收工作及時準確完成，提高驗收效率，要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運輸情況進行檢查和確認。采購商務(wù)認真按照要求填寫單據(jù)，保證商品在途管理工作順利開展，為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。 1、接貨規(guī)定：分公司采購商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息，以到貨通知單形式于當日通知儲運商務(wù)，以便其及時組織人力、物力，調(diào)劑存貨場地。 2、操作流程。 （1）采購商務(wù)必須提前三天將需入庫商品詳細清單交給儲運商務(wù)，確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。 （2）商品抵達指定庫房后，采購商務(wù)和儲運商務(wù)依據(jù)到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質(zhì)量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量，是否破損，把好入庫前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。 （3）商品驗收后，采購商務(wù)立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期，在裝箱單號處填寫供應(yīng)商全稱。詳細填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量，備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。如果發(fā)票未到達，待采購商務(wù)拿到發(fā)票后，填寫 入庫單 備注欄 。單獨注明有外包裝破損或質(zhì)量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認，各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫《到貨登記單》。 （4）《到貨登記單》填寫后，必須由采購商務(wù)、儲運商務(wù)共同簽字確認后方可有效。 （5）商品到庫當日（如晚上到貨，可在次日）必須辦理正式入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內(nèi)辦理入庫手續(xù)，儲運商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當事人寫出書面報告報總經(jīng)理或授權(quán)人對其進行處理解決。 （6）采購商務(wù)和儲運商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單，以便查詢，商務(wù)統(tǒng)計根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性，同時便于核減在途數(shù)量。 3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時，儲運商務(wù)要求采購商務(wù)重新辦理。 （1）有涂改痕跡，內(nèi)容和項目不清楚和不完全。 （2）商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。 （3）數(shù)量不正確。 （4）《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。 第一聯(lián)、采購商務(wù)，第二聯(lián)、儲運商務(wù)，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計，第四聯(lián)、財務(wù)會計。 （二）商品驗收入庫管理。 1、入庫目的。 （1）為加速商品流通速度，保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準確性、及時性、完整性。 （2）為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證在途控制環(huán)節(jié)暢通，更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。 （3）把好審核關(guān)，為財務(wù)成本核算準確及時提供必要條件。 2、入庫操作辦法。 （1）商品驗收完畢，填寫《到貨登記單》后，采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當日（特殊情況，如晚間到貨可在次日）按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單（注意不要將相同商品累加），辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時，根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計處核對商品編號，無誤后及時填寫《商品入庫單》。 （2）入庫單由采購商務(wù)填寫，儲運商務(wù)簽字。 〈1〉按單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)。 〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。 〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。 〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應(yīng)商名稱。 〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間，按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。 〈6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號。 〈7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致，要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確和及時迅速。 （3）批量到貨如果到貨數(shù)量不全，采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實際到貨數(shù)量，隨時辦理入庫手續(xù)，做好該批商品收欠登記手續(xù)。 （4）儲運商務(wù)先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量，再倒擠出到貨數(shù)量。 （5）填寫好入庫單應(yīng)由儲運商務(wù)簽字審核，傳真FAX件與原件核對，到貨登記單與入庫單核對后，并確認后蓋章 貨收訖 后，方能生效。入庫單不得涂改。 （6）消耗品和不必逐個檢驗商品，由采購商務(wù)和儲運商務(wù)共同清點數(shù)量后，當時辦理入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。 （7）儲運商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放，及時建立、增加垛卡，登賬。 3、出現(xiàn)錯誤情況，儲運商務(wù)拒絕辦理。 （1）有涂改痕跡，項目內(nèi)容不清楚，不完全。 （2）缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。 （3）商品項數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。 （4）商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。 （5）《商品入庫單》格式與使用辦法。 第一聯(lián)、儲運商務(wù)記賬，第二聯(lián)、財務(wù)會計存檔，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計記賬，第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。 5、入庫核算：商品、材料入庫后，經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)（即財務(wù)聯(lián)）增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，及時到財務(wù)部辦理付款或報銷手續(xù)。財務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時做商品增加賬務(wù)處理。 第五部分 采購商務(wù) （三）外購商品管理。 1、外購商品規(guī)定：由于經(jīng)營需要而到集團外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。 2、操作流程。 （1）采購商務(wù)或銷售人員進行采購前，應(yīng)填寫 請購?fù)ㄖ獑?由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認后方能到財務(wù)借款外購。 （2）借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗收、報銷手續(xù)。 （3）采購商務(wù)或銷售人員在進行賒銷采購前，應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意，并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ，同時單據(jù)上加蓋本公司公章方能進行欠款采購。 （4）一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù)，辦理時必須持入庫單、與之對應(yīng)銷售單，并持實物進行驗收。 （5）特殊情況不能持實物驗收，應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意，并持用戶收貨證明，方可辦理入庫手續(xù)。 （6）凡外購商品一律辦理入庫手續(xù)，辦理時到儲運商務(wù)處驗收后加蓋 貨收訖 章，方能到財務(wù)報銷。 （7）銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致，銷售金額必須大于入庫金額，確保有合理毛利。 （8）一次性外購商品不允許有庫存積壓。 （9）必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報銷、驗收手續(xù)。 （10）外購商品不允許做欠款銷售。 （11）如不符合規(guī)定，應(yīng)報分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗收手續(xù)。 （12）一次性外購為便于統(tǒng)計與管理，應(yīng)把入庫單與銷售單捏對粘貼，進行入賬和留存。 （13）所有外購商品實行比率控制，一般不得超出當期進貨額（除稅）7％，特殊情況需報分公司管理部門批準。 （14）商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果，均視同個人行為，并不代表公司名義，公司不承擔(dān)任何責(zé)任。 3、有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定：非本公司主營產(chǎn)品，為滿足用戶特殊要求或為銷售合同執(zhí)行，而一次性采購商品。 （四）暫存商品管理。 1、范圍：符合條件，可以辦理暫存手續(xù)。 （1）接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。 （2）由采購商務(wù)負責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題，而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。 （3）公司已經(jīng)處理后積壓及報廢商品。 （4）由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準暫時放置庫房里商品。 （5）待點驗商品：商品已到，尚待驗收入庫商品，當月份終結(jié)，仍應(yīng)包括在 商品采購 賬戶余額內(nèi)。 2、規(guī)定。 （1）暫存商品應(yīng)單獨設(shè)置庫區(qū)，與正式商品區(qū)別碼放。 （2）進入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》，領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。 （3）對于暫存庫貨物，應(yīng)設(shè)立備查賬，隨時登記入庫、出庫情況。 （4）對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失，上報總經(jīng)理或授權(quán)人對當事人進行處理解決。 （5）單據(jù)格式及使用說明：第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查，第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計記賬，第三聯(lián)、儲運商務(wù)記賬。 （五）購入商品計價：按實際價值入賬：買價＋買方負擔(dān)外埠運費、裝卸費、保險費＋途中合理損耗＋關(guān)稅估價。 1、集團公司內(nèi)購入存貨：其估價入庫依據(jù)應(yīng)是集團公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。 2、集團公司外購入存貨，其估價入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。 3、凡是按估價成本入賬，在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實際成本。 （1）如估價金額與實際金額一致，只做賬務(wù)分錄調(diào)整，可用原入庫單復(fù)印件。說明內(nèi)容：原入庫單號、估價賬務(wù)時間、憑證號。 （2）當估價金額與實際金額不一致時，必須沖銷原入庫單，重新辦理入庫手續(xù)，財務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。 4、公司用現(xiàn)金采購進貨要有供應(yīng)商已收款證明，收取供應(yīng)商進貨發(fā)票，沒有發(fā)票則不能入賬。 5、如果供應(yīng)商不開進項發(fā)票，則公司采購進貨費用不能通過銀行結(jié)算，支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。 6、進貨發(fā)票在同一個月內(nèi)入賬，可不受開票日期限制，否則要用暫估價入賬。 7、暫估價入賬需要有上一批次進貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價抵扣憑證。 8、供應(yīng)商銷貨清單即本公司進貨清單，需要有發(fā)票專用章和財務(wù)專用章，填寫不含稅價。 第一聯(lián)、供應(yīng)商存根聯(lián)，第二聯(lián)、附發(fā)票聯(lián)、公司記賬使用，第三聯(lián)、記賬聯(lián)、供應(yīng)商記賬使用，第四聯(lián)、抵扣聯(lián)、公司交稅務(wù)機關(guān)。 第六部分 應(yīng)付賬款管理 一、預(yù)付賬款管理和核算程序。 （一）預(yù)付賬款管理規(guī)定。 1、預(yù)付賬款僅限于使用情況。 （1）各部門采購貨物，經(jīng)驗收入庫后尚未收到發(fā)票對外付款。 （2）采購貨物對外預(yù)付定金。 2、預(yù)付賬款按部門和供應(yīng)商或經(jīng)辦人進行分類明細核算。 3、各公司對外采購付款，堅持貨到付款原則。 4、公司各部門對外采購付款，100萬元以上采購付款，由分公司總經(jīng)理或其在人事部、財務(wù)部授權(quán)人（最多不超過2人）簽字、審批。100萬元以下采購付款，由各部門自行制定簽字權(quán)限，并報人事部、財務(wù)部備案后執(zhí)行。 5、各經(jīng)營公司對外預(yù)付賬款無論金額大小，均需按照原則并經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)副總經(jīng)理審批簽字后方可到財務(wù)部辦理審核、付款手續(xù)。6、各分公司預(yù)付定金、必須提供購貨合同復(fù)印件及定單，經(jīng)總經(jīng)理審批后辦理。100萬元以上由財務(wù)總監(jiān)或其授權(quán)者審批。 7、各分公司支付10萬元以上采購貨款必須具備條件。 （1）入庫單。 （2）采購合同或訂單、銷貨合同。 （3）收款單位驗貨單或入庫單。 8、各經(jīng)營公司對集團公司外支付采購貨款具備條件，經(jīng)總經(jīng)理審批、財務(wù)審核后才可對外付款。 （二）預(yù)付賬款核算。 預(yù)付賬款按發(fā)生部門、經(jīng)辦人、收款單位組織明細分類核算，往來賬核算員定期進行清理和催促報銷，對超過一個月預(yù)付賬款進行跟蹤核對，在合同約定期后五個工作日內(nèi)報銷。 二、應(yīng)付賬款管理和核算程序。 應(yīng)付賬款按部門和供應(yīng)商進行明細核算，按集團內(nèi)外進行分類核算。財務(wù)人員應(yīng)加強對 應(yīng)付賬款 的管理，及時清理入庫未達賬項，確保余額真實反應(yīng)。集團內(nèi)部應(yīng)付賬款必須按月對賬，對賬方法、流程、要求同應(yīng)收賬款管理。按月報送對外長期（三個月以上）應(yīng)付賬款及未付原因。 三、其他應(yīng)付款管理。 各公司在經(jīng)營過程中所發(fā)生除進銷貨款以外代收等款項列入其他應(yīng)付款進行管理，各公司應(yīng)定期進行核對，并按月編報明細上報總經(jīng)理及集團財務(wù)部。其核算按集團內(nèi)、外部分類，按款項單位、性質(zhì)進行明細核算。 四、專項支出付款管理和核算程序。 專項支出（如批量購置家具、大型維修、裝修、廣告）借款時，應(yīng)將批準的項目計劃報財務(wù)部。計劃內(nèi)容包括項目總支出、明細項目支出計劃金額、項目完成時間、結(jié)算方式及結(jié)算時間等，財務(wù)部據(jù)此辦理付款。 第七部分 儲運商務(wù) 現(xiàn)代企業(yè)物流是銷售和財務(wù)業(yè)務(wù)的組合，承擔(dān)了銷售部門和財務(wù)部門的基層工作，主要負責(zé)處理商品進銷存原始憑證和編制其匯總分析表等工作。 （由采購、物控、運輸商務(wù)組合，分為管理、調(diào)配、助理、文職、提貨、接貨、送貨、保管等崗位） 一、儲運部各崗位分工。 1、物流經(jīng)理：分管并協(xié)調(diào)部門內(nèi)外整體工作，如運輸監(jiān)督、庫存管理、環(huán)境建設(shè)、信息檔案管理、流程優(yōu)化及創(chuàng)新、人員管理、對外溝通。 2、調(diào)度配貨：安排車輛及發(fā)貨、送貨人員，接聽貨物查詢電話，協(xié)調(diào)部門內(nèi)整體工作。 3、商務(wù)助理：收發(fā)傳真、審核單據(jù)連續(xù)性、抄寫單據(jù)、統(tǒng)-發(fā)送傳真、訂水、訂餐、接聽電活。 商務(wù)文員：協(xié)助客戶自提、運費管理、檔案管理、暫存貨物管理、將單據(jù)輸入電腦、機器機身號管理。 4、車站提貨；提貨、分貨、清點及辦理到貨登記于續(xù)并通知采購商務(wù)，協(xié)助客戶自提、市內(nèi)送貨、外地出貨交接。 5、庫房接貨：接貨、清點及辦理到貨登記手續(xù)并通知采購商務(wù)，協(xié)助客戶自提、市內(nèi)送貨、外地出貨交接。 6、發(fā)貨送貨；市內(nèi)配送、周邊地區(qū)貨物發(fā)送、代收支票。 7、庫存物控：庫存及庫房管理，如庫存日報、積壓及破損商品旬報、協(xié)助庫房發(fā)貨員登記出庫商品機器號、及時與銷售商務(wù)及采購商務(wù)進行庫存商品信息反饋及溝通。 二、存貨管理概述。 （一）存貨含義和范圍。 1、存貨含義：公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)耗用或銷售而儲備各種資產(chǎn)或物資。 2、公司存貨范圍：商品、原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、委托加工材料、待索賠返修商品、材料備件材料等。 3、各經(jīng)營公司存貨：購入存貨，主要是存在于各流通環(huán)節(jié)經(jīng)營商品及原材料、維修備件等。 （二）存貨管理目的。 1、滿足集團公司發(fā)展需要，實現(xiàn)集團內(nèi)規(guī)?；⒔y(tǒng)一化管理需求。 2、規(guī)范存貨管理操作規(guī)程，達到有效地、統(tǒng)一地管理模式。 3、提高進、銷、存速度，減少不必要資源浪費，避免違規(guī)操作，杜絕違法行為。 4、確保集團公司資產(chǎn)安全完整、保值、增值。 第七部分 儲運商務(wù) 三、采購商務(wù)。 1、送貨制：由供應(yīng)商將商品送到本公司指定地點或倉庫交貨。 （1）采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。 （2）采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單，不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門，發(fā)出合格采購訂單。 （3）采購商務(wù)將預(yù)到貨信息或采購訂單發(fā)給儲運商務(wù)，由儲運商務(wù)安排接貨準備。 （4）采購商務(wù)負責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。 （5）采購商務(wù)著手辦理商品進口手續(xù)，準備合同與批文，辦理報關(guān)付稅手續(xù)。 （6）采購商務(wù)與銷售業(yè)務(wù)部門溝通后下達分貨指令，分貨指令以書面形式下達于儲運商務(wù)。 （7）供應(yīng)商發(fā)貨，委托運輸公司送貨或自己派車運送，由供應(yīng)商開具送貨憑證，送本公司銷售業(yè)務(wù)部門。 （8）供應(yīng)商將商品送到本公司指定地點或倉庫。 （9）儲運商務(wù)與供應(yīng)商或貨運公司聯(lián)系交接貨物，采購商務(wù)必須到倉庫檢查商品規(guī)格、質(zhì)量，按合同或協(xié)議商定進貨數(shù)量，同時將貨物信息傳給銷售業(yè)務(wù)部門。 （10）儲運商務(wù)立即將到貨登記單給銷售商務(wù)，便于馬上銷售，最遲在三日內(nèi)將入庫單給銷售商務(wù)，便于計算成本。 2、提貨制：本公司到供應(yīng)商倉庫或指定地點提取商品。 （1）由銷售業(yè)務(wù)部門通知采購、儲運商務(wù)人員憑提貨單等單證提貨。 （2）采購商務(wù)或儲運商務(wù)根據(jù)供應(yīng)商所開出發(fā)票、提單，經(jīng)銷售業(yè)務(wù)部門核對選購品種規(guī)格后，填制一式四聯(lián) 入庫收貨單 。一聯(lián)作存根，其余各聯(lián)連同發(fā)票、提單一并送財務(wù)部，向供應(yīng)商辦理貨款結(jié)算。 （3）儲運商務(wù)驗收后截留一聯(lián)作登記商品賬依據(jù)，其余各聯(lián)連同有關(guān)憑證轉(zhuǎn)交財務(wù)部入賬。 3、發(fā)貨制：由供應(yīng)商根據(jù)合同規(guī)定，將商品委托運輸部門發(fā)送到本公司所在地車站、碼頭交貨。采用 托收承付 或 委托收款 辦理貨款結(jié)算。 （1）供應(yīng)商根據(jù)合同協(xié)議發(fā)運商品，應(yīng)將 發(fā)貨單 （隨貨同行聯(lián)）、 裝箱單 等有關(guān)憑證，交運輸部門隨貨同行，運送本公司。在商品發(fā)運，取得運輸單位證明后，填制托收結(jié)算憑證，連同 發(fā)貨單副本 及運費單據(jù)或代墊費用清單等一并送開戶銀行，辦理托收手續(xù)。 （2）銷售業(yè)務(wù)部門于商品運到后，將供應(yīng)商發(fā)票單據(jù)給采購商務(wù)或儲運商務(wù)到指定地點收貨。 （3）儲運商務(wù)驗收商品后，填制一式四聯(lián) 入庫收貨單 ，留一聯(lián)，據(jù)以登記商品保管賬，其余各聯(lián)分別送銷售業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部等，財務(wù)部作為進貨記賬依據(jù)。 （4）本公司收到銀行轉(zhuǎn)來供應(yīng)商 結(jié)算憑證 及所附有關(guān)單據(jù)，應(yīng)由銷售業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同進行審核，財務(wù)部最后審查單據(jù)內(nèi)容是否符合規(guī)定，數(shù)字是否正確，并根據(jù)付款期承付貨款。 第七部分 儲運商務(wù) 四、物控商務(wù)。 （一）庫房保管工作意義。 公司庫房是儲存和保管各類商品和器材場所，是公司各類商品和器材供應(yīng)中心，搞好庫房商品保管工作，對于確保公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)經(jīng)營進行，加速物資周轉(zhuǎn)、壓縮庫存積壓、降低商品損耗、提高公司經(jīng)濟效益，具有十分重要意義。 （二）庫房保管工作任務(wù)。 從公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)經(jīng)營出發(fā)，及時、準確、保質(zhì)保量的搞好各類商品的收發(fā)工作，為公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)經(jīng)營服務(wù)。 1、嚴格把好入庫驗收關(guān)，確保入庫商品數(shù)量準確、質(zhì)量完好。 2、搞好在庫商品保管工作，壓縮庫存積壓、提供庫存信息。 3、做好商品出庫工作，準確、迅速、安全。 4、加強庫房安全工作。 5、健全物資管理制度，不斷提高業(yè)務(wù)管理水平。 （三）商品借用、歸還、報廢管理。 〈一〉商品領(lǐng)用出庫管理。 1、耗材領(lǐng)用：耗材指一次性消耗不可再利用商品，如色帶、墨粉、墨合、硒鼓等。 （1）規(guī)定。 〈1〉耗材領(lǐng)用需填寫《商品出庫單》。 〈2〉審批權(quán)限：領(lǐng)用人必須是集團公司正式人員，耗材領(lǐng)用必須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字認可。 （2）領(lǐng)用出庫管理。 〈1〉由領(lǐng)用人填寫《商品出庫單》經(jīng)審批簽字認可后持單到庫房辦理領(lǐng)用。 〈2〉《商品出庫單》填寫應(yīng)注明部門、日期、商品編號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、用途、經(jīng)辦人，審批人。儲運商務(wù)審核單據(jù)無誤后照單發(fā)貨，并加蓋 貨已付訖 章和人名章。 〈3〉領(lǐng)用人領(lǐng)用在庫商品必須辦理完出庫手續(xù)后方可使用，否則不允許以任何理由領(lǐng)取在庫商品使用。 〈4〉領(lǐng)用人必須經(jīng)過商務(wù)統(tǒng)計審核后并親自到儲運商務(wù)處辦理手續(xù)和提取商品。 （3）《商品出庫單》票據(jù)格式。 第一聯(lián)、儲運商務(wù)，第二聯(lián)、財務(wù)會計，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計，第四聯(lián)、領(lǐng)用人存查。 2、其他領(lǐng)用。 （1）贈送出庫。 〈1〉審批權(quán)限：贈送出庫商品必須經(jīng)分公司管理部門審批后方可辦理，應(yīng)由財務(wù)人員登記備查賬，詳細、真實地記錄每筆業(yè)務(wù)。 〈2〉單據(jù)使用說明：贈送商品出庫采用《商品出庫單》或零價銷售小票方式。 （2）索賠出庫。 〈1〉索賠包括兩種情況：集團公司內(nèi)部購入商品索賠。自行外購商品索賠。 〈2〉使用單據(jù)及說明：索賠出庫填寫《商品借用單》。借用原因：索賠。 〈3〉索賠手續(xù)。 A、返回同樣商品，填寫《索賠還貨單》辦理還貨手續(xù)。 B、返回不同商品、但價格不變，按還貨，調(diào)賬處理。 C、返回不同商品、且價格變化，按換貨，填寫《商品還貨單》，再沖原入庫單，并重新辦理入庫手續(xù)。 D、對于超過三個月尚未索賠回來商品，財務(wù)部應(yīng)核對上報分公司總經(jīng)理，并督促經(jīng)辦人盡快索回。 （3）調(diào)撥出庫：不同庫別之間商品轉(zhuǎn)移。 〈1〉調(diào)撥單由調(diào)出方加蓋 調(diào)撥付訖 章，由調(diào)入方加蓋 調(diào)撥收汔 章。 〈2〉調(diào)撥單格式。 3、低值易耗品支出。 （1）低值易耗品支出：在固定資產(chǎn)辦公室填制辦理單低值易耗支出。 （2）其它物料消耗：不需要填制低值易耗品辦理單支出。 （3）生產(chǎn)用物料消耗：生產(chǎn)基地線體耗用及維持生產(chǎn)用物料消耗。 （4）低值易耗品購買、領(lǐng)取在預(yù)算內(nèi)。 〈1〉一次購買、領(lǐng)取在1000元以下由各部門具備簽字權(quán)負責(zé)人審批，固定資產(chǎn)管理部門登記后方可報銷。 〈2〉一次購買、領(lǐng)取在1000元以上必須由總經(jīng)理審批，固定資產(chǎn)管理部門登記后方可借款、報銷。 〈3〉一次購買、領(lǐng)取在3000元以上必須由總經(jīng)理室會同簽字審批，固定資產(chǎn)管理部門登記后方可借款、報銷。 （5）超出預(yù)算額度，事先需向集團公司報送增加預(yù)算報告，待批準后方可辦理借款、報銷手續(xù)。 （6）低值易耗品報廢，必須經(jīng)固定資產(chǎn)管理部門鑒定，寫出處理意見，由總經(jīng)理審批后方可做銷賬和作價處理。 第七部分 儲運商務(wù) 〈二〉商品借用管理。 1、借用范圍：商品借用只限于展示、樣機、維修、索賠，禁止銷售借用或其它種類借用。 2、借用原則： 前賬不清，后賬不借 。 （1）集團公司正式員工允許借用商品并親自到儲運商務(wù)處辦理手續(xù)和提取商品，辦理借用手續(xù)人員必須是分公司已經(jīng)備案或辦了手續(xù)正式員工，非分公司正式員工（臨時工、試用人員）一律不辦理借用業(yè)務(wù)。 （2）有銷售傾向商品借用，儲運商務(wù)一律不予辦理借用，辦理人必須首先經(jīng)過商務(wù)統(tǒng)計審核，期限不得超過1個月所有借用必須有總經(jīng)理審批簽字。 （3）每次借用商品數(shù)量：展示樣品不得超過一套（維修借用除外），耗材不允許辦理借用。 （4）持借用單到庫房提貨人員必須是辦理者本人或部門指定專人，否則庫房不辦理提貨業(yè)務(wù)。 （5）已辦理借用尚未歸還員工，不得再次提出借用申請（維修人員除外），特殊情況必須寫出書面材料由總經(jīng)理審批后方可再次辦理借用手續(xù)，若借用人調(diào)動人事關(guān)系，必須到商務(wù)部清理借用商品。 3、借用手續(xù)。 （1）經(jīng)辦人在辦理借用時需填寫《樣品借用單》。 （2）借用單要注明借用部門、庫別、借用日期、計劃借用時間、商品編號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、借用原因、借用地點、經(jīng)辦人、總經(jīng)理或授權(quán)人審批。 （3）《樣品借用單》必須填寫清楚、全面、準確、不允許涂改，按照單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類。借用數(shù)量必須填寫，編碼與名稱須與集團公司一致，借用原因和地點必須真實，借用時間須寫時間段。 （4）儲運商務(wù)審核單據(jù)無誤后照單發(fā)貨蓋 貨已付訖 章和人名章，同時注明所借商品貨號，經(jīng)辦人保留存查聯(lián)。 4、借用商品管理。 （1）商務(wù)統(tǒng)計崗每月月底定期打印借用報表，對借用商品進行核實。 （2）《樣品借用單》借用期限不得超過一個月，對于借用超過一個月不歸還人員，需報總經(jīng)理審批，按比例扣罰借用人工資直到歸還為止。若借用商品在借用期間發(fā)生損壞或借用人調(diào)離公司，根據(jù)損壞情況由借用人及借用批準人按比例進行賠償。 （3）凡作為樣品直接借給用戶單位，為避免出現(xiàn)漏洞，各銷售業(yè)務(wù)部門必須與用戶單位簽訂《樣品借用合同》，在商務(wù)部備案，儲運商務(wù)員對該合同審核無誤后方可辦理提貨手續(xù)。 5、借用管理規(guī)定。 （1）對于超過租賃期限愈期未還商品，按月打印報表上報總經(jīng)理和集團公司總部。 （2）特殊情況需寫明原因，經(jīng)分公司總經(jīng)理審批后，上報分公司管理部門備案。 （3）《租賃（借用）單》單據(jù)格式及使用說明。 第一聯(lián)、儲運商務(wù)存查，第二聯(lián)、財務(wù)會計記賬，第三聯(lián)、借用人存查，第四聯(lián)、統(tǒng)計商務(wù)員。 〈三〉商品歸還管理。 1、歸還原則：誰借誰還，哪借哪還。 2、歸還方式。 （1）以單據(jù)頂物。 （2）用實物歸還。 3、手續(xù)（注意：歸還數(shù)量不能大于借用數(shù)量）。 （1）借用人必須在規(guī)定歸還時間內(nèi)歸還，若以票頂物時，借用人直接到商務(wù)統(tǒng)計審查內(nèi)容即可。 （2）銷售歸還在辦理時必須持相對應(yīng)銷售小票（以票頂物）到庫房辦理歸還手續(xù)。銷售小票開據(jù)要與借用單填寫內(nèi)容相一致，《歸還單》只能填寫一張《借用單》商品。 （3）《樣品歸還單》填寫必須注明部門、庫別、日期、原借用單據(jù)NO號、商品編號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、借用時間和借用人編號，注明商品狀況及其附件是否齊全。 （4）實物歸還必須經(jīng)過維修部門檢驗認可封箱后，由總經(jīng)理簽字才到庫房辦理歸還手續(xù)，先到商務(wù)統(tǒng)計處確認，查詢商品租賃情況，符合要求后再到儲運商務(wù)處辦理手續(xù)，歸還時必須持檢驗單一同辦理。儲運商務(wù)員審核單據(jù)時注意是否與借用單填寫內(nèi)容一致，所還商品貨號是否與借用單登記一致，如符合條件則辦理歸還手續(xù)，并加蓋 貨已收訖 章和人名章。 （5）還貨部門應(yīng)與借用部門相符，商品定義部門、還貨庫別即為商品所屬部門。 （6）相關(guān)人員必須在單據(jù)上簽字或蓋章，填寫人員編號。 第七部分 儲運商務(wù) 〈四〉維修備件管理。 1、備件來源。 （1）根據(jù)銷售比例搭配一定數(shù)量維修散件。 （2）根據(jù)維修業(yè)務(wù)自行采購維修配件。 2、管理原則。 （1）維修備件應(yīng)設(shè)專庫、專人負責(zé)管理。 （2）各分公司維修部指定專人根據(jù)需要，制訂采購計劃，辦理各種備件入庫。 （3）維修人員持規(guī)范手續(xù)辦理備件銷售、借用、以舊換新、索賠等事項。 （4）非維修人員未經(jīng)批準，不得辦理與備件有關(guān)一切事宜。 （5）不允許拆可售整機做維修配件。 3、備件入、出庫管理。 （1）入庫。 〈1〉依據(jù)需求，制訂采購計劃，經(jīng)維修部經(jīng)理及總經(jīng)理或授權(quán)人批準外購，由商務(wù)人員辦理入庫手續(xù)。 〈2〉有各種途徑。 A、外購備件：按發(fā)票