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1、第六章 文書的整理與歸檔 知道文書整理的含義 、 整理歸檔的條件范圍和質(zhì)量 要求 ， 了解文書整理與歸檔的重要意義 。 熟悉文書整理工作的改革的內(nèi)容和具體要求理解文書 整理的原則及文書工作改革的意義 ， 認(rèn)識和區(qū)分文書 “ 件 ” 和 “ 卷 ” 、 “ 案盒 ” 、 與 “ 案卷 ” 的區(qū)別 。 掌握文書整理與歸檔的方法和步驟 。 掌握分類方案編制要求 ， 會編制文書整理分類 。 掌握文書系統(tǒng)整理的方法要求 ， 會對案盒內(nèi)文件進(jìn)行 排列 、 編號 ， 會填寫文件目錄 、 備考表等 。 4 5 3 2 1 文書整理與歸檔的本質(zhì)是： 便于保管和查找利用。

2、 第一節(jié) 文書整理歸檔及 意義 第二節(jié) 文書整理歸檔的 范圍和原則要求 第三節(jié) 文書整理歸檔的 方法和步驟 第一節(jié) 文書整理歸檔及意義 一、文書整理歸檔的含義 二、文書整理歸檔的意義 三、文書整理歸檔工作的改革 一、文書整理歸檔的含義 文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用 價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過 程中的聯(lián)系，以 “ 件 ” 為單位，進(jìn)行裝訂、分類整理，并 進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過程。 文 書 文件盒 檔案館 所謂 “ 辦理完畢 ” ，并不是說文書內(nèi)容所涉 及的事情已經(jīng)全辦完，而是指文書處理

3、程序上已 經(jīng)辦理完畢。確定各類不同文書的整理歸檔時間 時應(yīng)把握以下四點(diǎn)： （一）歸整的文書，必須是辦理完畢 文書整理不能 “ 有文必檔 ” ，沒有查 考利用價值的文書材料可以不整理歸檔。 （二）歸整的文書，有查考利用價值 有查考利用價值的文書材料 歸整文書材料是指各種紙質(zhì)文件材料，特殊 性文書如音像、錄音等不屬此整理范圍 。 （三）歸整文書材料的介質(zhì) 文件材料 文件盒 圖 書 歸整的文書，必須按照它們在形成過程中 的自然聯(lián)系分類整理。應(yīng)把有密切聯(lián)的文件材料 以 “ 件 ” 為單位進(jìn)行分類整理。 （四）歸整文書的分類整理 一份文件 文件分類歸檔

4、一組文件 歸整的文書，應(yīng)進(jìn)行裝盒（即檔盒），以便于 保管和利用，同時將歸整裝盒的文書向檔案部門進(jìn) 行移交，即歸檔。 （五）歸整文書的保管 各種檔案盒 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 規(guī)定：公文辦理 完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù) 中華人民共和國檔案法 和其 他有關(guān)規(guī)定，及時整理、歸檔，以保證檔案的齊全 完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保 管和利用。這就說明了文書整理的法律依據(jù)和意義。 二、文書整理歸檔的意義 文書整理工作長期以來主要是指文書的立卷工作。 立卷的方式及文件整理分類的方式主要是采取按 “ 六 個特征 ” 進(jìn)行立卷。 三、文書整理歸檔工作改革

5、 調(diào)整 定卷 卷內(nèi) 文件 排列 擬寫 案卷 題名 卷內(nèi) 文件 編號 傳統(tǒng)文書立卷的程序 填寫 文件 目錄 填卷 內(nèi)備 考表 填寫 案卷 封面 裝訂 案卷 編制 案卷 目錄 傳統(tǒng)的立卷方法的局限性 1、立卷方法繁鎖、復(fù)雜，主觀隨意性較大， 立卷缺乏的客觀標(biāo)準(zhǔn)，歸檔文件整理工作質(zhì)量難 以得到保證。 2、傳統(tǒng)立卷方法下，文件的查找利用已不適 應(yīng)辦公自動化的要求，尤其是文檔人員專職少、 流動性強(qiáng)。 新方法的優(yōu)越性 國家檔案局 2000年 12月 6日下發(fā) 歸檔文件 整理規(guī)則 （中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T22 2

6、000，簡稱 “ 規(guī)則 ” ），作為改革傳統(tǒng)立卷方式 的一個新標(biāo)準(zhǔn)，其 核心在于適應(yīng)辦公現(xiàn)代化條件 下計算機(jī)管理文檔的新形勢 ,比傳統(tǒng)的方法有如 下優(yōu)點(diǎn)： 歸檔文件整理規(guī)則 是我國文書檔案工作特 別是文書整理工作改革的一項重大舉措，主要包括 以下內(nèi)容。 歸檔文件整理十步驟 （適用于紙質(zhì)文書檔案） 第一步：確定歸檔和不歸檔范圍 第二步：分 年度 第三步：確定分類法 第四步：劃分保管期限 第五步：歸檔文件的排列（按事由原則進(jìn)行排列） 第六步：蓋歸檔章及填寫其項目 第七步：裝訂 第八步：編目（歸檔文件目錄） 第九步：裝盒 第十步：檔案排列上架

7、 新的 規(guī)則 以 “ 簡 化整理，深化檢索 ” 為宗 旨，即以 “ 件 ” 為單位進(jìn) 行整理，取代以 “ 卷 ” 為 單位進(jìn)行整理。 （一）以 “ 件 ” 取代 “ 卷 ” 整理的文書以 “ 案 盒 ” 取代 “ 案卷 ” ， 看 起來只是形式問題 ， 實 質(zhì)上具有重要的意義 。 （二）以 “ 案盒 ” 取代 “ 案卷 ” 第二節(jié) 文書整理歸檔的范圍 和原則 一 、 文書整理歸檔的范圍 二、文書整理歸檔的基本 原則和質(zhì)量要求 文書整理的范圍是指機(jī)關(guān)在工作中 形成的可以歸檔的文書材料。 一、文書整理歸檔的范圍 應(yīng)該

8、整理歸檔 的文件材料 無需整理歸檔 的文件材料 你認(rèn)為校園網(wǎng)上這些 文書哪些需要整理歸 檔？為什么？ 你認(rèn)為校園網(wǎng)上這些 文書哪些需要整理歸 檔？為什么？ （一）應(yīng)該整理歸檔的文件材料 （二）無需整理歸檔的文件材料 案例分析： 剛參加工作的小王，在對文書進(jìn)行歸檔整理 時 ,認(rèn)為文書整理歸檔的重點(diǎn)應(yīng)該是以本機(jī)關(guān)單位 直接產(chǎn)生的文書為主，而上級的批復(fù)和下級的請 示都不是本機(jī)關(guān)的文件，因此都不屬于歸檔范圍， 所以就沒有對這些檔案進(jìn)行整理，歸檔時也沒向 檔案室移交。 問題：你認(rèn)為小王的做法正確嗎？為什么？ 文書整理歸檔的基本原則是：遵循文件形 成的客觀規(guī)律

9、，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū) 分文書的不同價值，便于保管和查找利用。 二、文書整理歸檔的基本 原則和質(zhì)量要求 1. 遵循文件形成的客觀規(guī)律。 文書是機(jī)關(guān)工作活動的客觀、自然的反映。 2. 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。 機(jī)關(guān)內(nèi)部之間聯(lián)系各個部門，每個機(jī)關(guān)都有自己 的工作職能在整個國家機(jī)構(gòu)的組織體系中處于一定的 地位。 一個機(jī)關(guān)不是孤立地進(jìn)行活動的，就算是機(jī) 關(guān)內(nèi)部之間也是有聯(lián)系的。 機(jī) 關(guān) 內(nèi) 部 之 間 聯(lián) 系 活動和工作過程中的聯(lián)系，決定了文件之間自 然的、歷史的聯(lián)系。 3. 區(qū)分文書的不同價值。 文書的區(qū)分 文書的歸檔 文書

10、的銷毀 4. 便于保管和查找利用。 文書整理的根本目的，是便于保管和利用。所 以，文書整理歸檔時，除了要保持完整、系統(tǒng)外， 還要考慮保管和利用的方便。 （二）文書整理歸檔的質(zhì)量要求 1. 整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整。 2. 整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求， 主要指整理歸檔的文書材料所使用的書寫材料、紙 張、裝訂材料等要符合經(jīng)久、耐用等要求，以利于 能夠妥善的保管。 3. 整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)界定， 根據(jù)文書檔案保管期限的規(guī)定，文書的保管期限分 為永久、長期、短期三種。 第三節(jié) 文書整理歸檔的方法 和步驟 二、初步整理 一、編制分類方

11、案類目 四、歸檔 三、系統(tǒng)整理 公司文書歸檔工作程序 分類方案類目是指在一年的實際文書沒有 形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動的規(guī)律，在研 究機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及 分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測下年度可能形成的文書， 按照文書整理的原則，擬制出來的歸檔文書的類 別和條目。 一、編制分類方案類目 （一）按保管期限分類 保管期限一般分為三種。 第六條 機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般 分為 30年、 10年。 第七條 永久保管的文書檔案主要包括： (一 )本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； (二 )本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉

12、辦重大活動等形成的主要文件材料； (三 )本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； (四 )本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的 報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； (五 )本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； (六 )本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑 證性文件材料； (七 )上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； (八 )同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān) 的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 第八條 定期保管的文書檔案主要包括： （一）本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

13、 （二）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示， 一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等； （六）上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （七）上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí) 行的文件材料； （八）同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與 本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （九）下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要 專題報告等文件材料。 第九

14、條 機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸 檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 按保管期限分類注意事項 (1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。 (2) 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管 期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。 (3) 一個問題的文件，有保管期限不完全相同的情況， 為了保持問題的完整性，可本著就高不就低的原則。 （二）按年度分類 年度分類符合整理歸檔的時間規(guī)律，便于 查找。 年度以年為單位，歸檔文書按保管期限分 開后，再考慮按年度分開，如： 2005年、 2006 年等。 紙質(zhì)檔案

15、歸檔文件整理工作步驟 （某高校） 3.文件有多個時間特征 一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日 期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期 等等。分年度時，一般來說就以文件簽發(fā)日期（或落款日期） 為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。取消原有的按針對年度歸類 的做法，對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法 規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā) 日期（或落款日期）判定文件所屬年度。 4.跨年度形成的文件 機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案 件等，跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時 也都?xì)w入辦結(jié)年度。如

16、： 跨年度的會議文件材料，統(tǒng)一歸在閉幕年； 跨年度的案件形成的文件材料，統(tǒng)一歸在結(jié)案年； 跨年度的請示與批復(fù)，統(tǒng)一歸在批復(fù)年，原已分開歸檔 的，應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明； 回顧紀(jì)念性文件，歸入定稿或發(fā)表年； 法規(guī)性文件，歸入公布的年度； 跨年度的計劃歸開始年； 跨年度的總結(jié)歸最后一年，等等。 5.幾份文件作為一件時， “ 件 ” 的日期 按照規(guī)定，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等 也可作為一件，這時判定 “ 件 ” 的日期，應(yīng)以裝訂時排在前 面的文件的日期為準(zhǔn)。具體地說， 正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)； 正文與附件為一件，

17、以正文為準(zhǔn)； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)； 來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)； 多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信、學(xué)籍材 料等）作為一件的，可標(biāo)起止時間。 6.無落日期的文件要標(biāo)注日期 此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件），需要分 析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通 過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期， 并據(jù)此按年度合理歸類。 7.專門年度的分類方法 如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行 的，如教學(xué)等，采用年度分類法時，對這部分工作中形 成的文件，就按照專門年度進(jìn)行分類。如： 2002-2003學(xué)

18、 年的計劃歸入起始年； 2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸 入辦結(jié)年。 8.臨時機(jī)構(gòu)（如 “ 三講辦 ” 、 “ 普查辦 ” 等），存在時 間不長（即兩年以內(nèi)），文件材料又比較少，工作雖然跨年 度，形成的文件可以不分年度，放在工作結(jié)束年度歸檔，如 果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。 按組織機(jī)構(gòu)分類，即按機(jī)關(guān)部門名稱劃分， 可采用各個組織機(jī)構(gòu)的名稱作為類名。每類可以 編制一定的條目，每類形成的文件如果不多，也 可不編條目。組織機(jī)構(gòu)可分為多種。 （三）按組織機(jī)構(gòu)分類 這種分類方法能客觀地反映立檔單位及其各個組織機(jī) 構(gòu)分工活動的狀況，較好地保持全宗內(nèi)文件之間

19、來源方面 固有的聯(lián)系，便于從職能活動方面歷史地研究問題 ;也能保 持文件之間在內(nèi)容上的主要聯(lián)系 ,在一定程度上有助于利用 者按照某方面的專題查找和利用檔案。 按組織機(jī)構(gòu)分類，在類目的設(shè)臵和文件的歸類方面有 比較明顯的客觀標(biāo)準(zhǔn)，可以避免或減少因認(rèn)識水平不同而 產(chǎn)生分類不一致的缺點(diǎn)。 它是簡便易行的一種經(jīng)常采用的檔案分類法。 按組織機(jī)構(gòu)分類舉例 按問題分類即按工作性質(zhì)及有關(guān)事項的不同進(jìn) 行劃分。 （四）按問題分類 按問題分類舉例 成都生物研究所 綜合管理類、 綜合統(tǒng)計類、 規(guī)章制度類、 黨群紀(jì)檢類、 人事教育類、 科研管理類、 外事管理類

20、、 技術(shù)基建后勤管理類、 安全保密類、 公司管理類。 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 （ 1991年 7月 4日國家檔案局發(fā)布） 工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置 10個一級類目， 即 黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、 生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究 類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案 類、干部職工檔案類 。 特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)， 有些檔案難以歸入上述 10大類目時，可根 據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。 按組織機(jī)構(gòu)分類和按問題分類兩種法，各機(jī)關(guān) 可視具體情況進(jìn)行選定。 技能訓(xùn)練 1. 某公司是一家老牌制藥企業(yè)。三年前，公

21、司進(jìn)行改制， 改制后公司除設(shè)有行政部、人力資源部、財務(wù)部等職能部門外， 還有第一生產(chǎn)分公司、第二生產(chǎn)分公司和供應(yīng)部、銷售部等生 產(chǎn)經(jīng)營部門。目前，公司各部門職責(zé)分明、機(jī)構(gòu)穩(wěn)定，需要對 改制后形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，請你為公司設(shè)計至少兩 種科學(xué)合理的分類方法。 2某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對本機(jī) 關(guān)的收發(fā)文采用文號、級別分類排列的方法，將本機(jī)關(guān)的收文 全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號依次排列。你認(rèn)為 這種分類方法是否合適？為什么？ 3.某局使用 “ 年代 機(jī)構(gòu) 保管期限 ” 進(jìn)行文 件分類，但同時又單獨(dú)設(shè)計了 “ 統(tǒng)計報表類 ” ，將本局編 制或報送

22、的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸 入其中，這種做法是否正確？ 4. 某公司一個案件的處理工作從 1998年開始至 2003年 結(jié)束，前后整整持續(xù)了 5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員 每年 6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案 文件，這樣做是否正確？為什么？ 5.凌海公司是一小型新建公司，其檔案管理由辦公室秘 書麥彥一人負(fù)責(zé)。麥彥最初采用組織機(jī)構(gòu) 年度 保管期限 分類方案。公司常會做一些部門調(diào)整，由最初的 6個變?yōu)?9個， 后來又變?yōu)?7個。 5年后的某天，公司老總要查找 4年前的一 份文件。麥彥只知道老總所需文件是屬于市場調(diào)查方面的， 但它屬于 4年

23、前的哪個部門卻記不得了。于是，她東找西翻， 幾乎把 4年前的檔案都翻了一遍，才找到老總需要的那份文 件。 分析以上案例，回答問題： (1)麥彥在檔案管理過程中存在什么問題？ (2)假如讓你來對凌海公司的檔案進(jìn)行整理，你將采用 什么樣的分類方法？ (3)這個案例說明了什么問題？ 江夏學(xué)院（籌）教學(xué)檔案管理實施細(xì)則（試行） 寶能集團(tuán)檔案分類方案 一、編制說明 1、本方案依據(jù) 中國檔案分類法 、 工業(yè)企業(yè)檔案 分類規(guī)則 并結(jié)合寶能集團(tuán)文件材料形成的實際情況編制 而成。 2、分類號碼的組號采用字母 數(shù)

24、字混合制的標(biāo)記符號 與層累制的標(biāo)記方式。 3、本方案適用于寶能投資集團(tuán)有限公司各部門及所屬 二級公司的檔案分類。 二、 分類方案大類說明 A類 行政管理類； B類 人力資源管理、企業(yè)文化類； C類 財務(wù)及審計類； D類 法律事務(wù)類 ； E類 工程 項目類 ； F類 物流管理類 ； G類 實物管理類 寶能集團(tuán)檔案分類方案 一、編制說明 1、本方案依據(jù) 中國檔案分類法 、 工業(yè)企業(yè)檔案 分類規(guī)則 并結(jié)合寶能集團(tuán)文件材料形成的實際情況編制 而成。 2、分類號碼的組號采用字母 數(shù)字混合制的標(biāo)記符號 與層累制的標(biāo)記方式。

25、 3、本方案適用于寶能投資集團(tuán)有限公司各部門及所屬 二級公司的檔案分類。 二、 分類方案大類說明 A類 行政管理類； B類 人力資源管理、企業(yè)文化類； C類 財務(wù)及審計類； D類 法律事務(wù)類 ； E類 工程 項目類 ； F類 物流管理類 ； G類 實物管理類 A類 行政管理類： 包括機(jī)構(gòu)組建、撤并等涉及資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動方面的材料； 股東會、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀(jì)要、 重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下 達(dá)的有關(guān)批復(fù)、決定或各部門上報的材料；公司與外部交 流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證 書、資質(zhì)

26、證書；房地產(chǎn)證書；樓宇商鋪預(yù)售、買賣、租賃 合同。 B類 人力資源管理、企業(yè)文化類： 包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲處等人力 資源管理工作的計劃、實施、總結(jié)報告、考核培訓(xùn)等各類 文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng) 計報表；企業(yè)形象設(shè)計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內(nèi)部 活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽(yù)材料、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人講話及 文章等材料。 C類 財務(wù)及審計類： 包括公司資金管理、成本管理、經(jīng)濟(jì)核算材料、年度 預(yù)決算及各類財務(wù)統(tǒng)計報表，審計資料及相關(guān)制度文件。 D類 法律事務(wù)類： 包括各類經(jīng)濟(jì)訴訟案件、法律公文等相關(guān)

27、資料。 E類 工程項目類： 包括可行性研究文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料文件、各類設(shè)計 文件、工程管理文件、各類批文、意見書等施工文件；工 程往來信函文件、工程竣工文件；市場營銷方案、宣傳方 案等經(jīng)營類文件及工程其他相關(guān)資料。 F類 物流管理類： 包括設(shè)備儀器等物料的購置報批文件、采購合同、隨 機(jī)文件、使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報廢、更新等改造過程中形 成的材料，庫存管理記錄、物品統(tǒng)計資料； G類 實物管理類： 包括光盤、聲像、磁盤、書刊、 報紙等各類實物。 A類 行政管理類： 包括機(jī)構(gòu)組建、撤并等涉及資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動方面的材料； 股東會、

28、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀(jì)要、 重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下 達(dá)的有關(guān)批復(fù)、決定或各部門上報的材料；公司與外部交 流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證 書、資質(zhì)證書；房地產(chǎn)證書；樓宇商鋪預(yù)售、買賣、租賃 合同。 B類 人力資源管理、企業(yè)文化類： 包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲處等人力 資源管理工作的計劃、實施、總結(jié)報告、考核培訓(xùn)等各類 文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng) 計報表；企業(yè)形象設(shè)計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內(nèi)部 活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽(yù)材料、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人講話及 文章等材料。 C類

29、 財務(wù)及審計類： 包括公司資金管理、成本管理、經(jīng)濟(jì)核算材料、年度 預(yù)決算及各類財務(wù)統(tǒng)計報表，審計資料及相關(guān)制度文件。 D類 法律事務(wù)類： 包括各類經(jīng)濟(jì)訴訟案件、法律公文等相關(guān)資料。 E類 工程項目類： 包括可行性研究文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料文件、各類設(shè)計 文件、工程管理文件、各類批文、意見書等施工文件；工 程往來信函文件、工程竣工文件；市場營銷方案、宣傳方 案等經(jīng)營類文件及工程其他相關(guān)資料。 F類 物流管理類： 包括設(shè)備儀器等物料的購置報批文件、采購合同、隨 機(jī)文件、使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報廢、更新等改造過程中形 成的材料，庫

30、存管理記錄、物品統(tǒng)計資料； G類 實物管理類： 包括光盤、聲像、磁盤、書刊、 報紙等各類實物。 初步整理就是平時整理，即機(jī)關(guān)的文書 部門把機(jī)關(guān)一年在工作中逐步形成的應(yīng)當(dāng)歸檔 的文書整理工作放在平時有計劃地進(jìn)行。 二、初步整理 文書人員要養(yǎng)成及時將處理完畢的文件歸整的 習(xí)慣，并應(yīng)積極主動地經(jīng)常催促承辦人清退辦理完 畢的文件，一般有三種情況。 （一）及時的收集已經(jīng)處理完畢 的文書材料 （二）細(xì)心裝訂 裝訂文件應(yīng)按歸檔 要求，對收集來的文件， 以件為單位細(xì)心裝訂， 不符合裝訂要求的要重 新裝訂。 在平時歸整過程中，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查， 通過檢查熟悉歸整的情

31、況，糾正把文件歸錯 類別的現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)有的類別內(nèi)文件數(shù)量已 經(jīng)很多，預(yù)計可能還會產(chǎn)生相當(dāng)數(shù)量的文件 時，可增添一定數(shù)量的檔案盒并根據(jù)條目編 寫新號。 （三）定期檢查 三、系統(tǒng)整理 確定案盒內(nèi)文書是指在平時歸整的基 礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個案盒內(nèi)積累的文件， 按照文書整理歸檔的原則和要求進(jìn)行調(diào)整， 并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號，最后確 定案盒內(nèi)歸檔文書。 （一）確定案盒內(nèi)文書 1. 檢查調(diào)整。 確定案盒內(nèi)歸檔文書前要做好調(diào)整工作。發(fā)現(xiàn) 不合理的地方，就要進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。 檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要?dú)w檔的 和沒有保存價值的文件； 檢查該案盒內(nèi)的文件

32、是否符合保管期限； 檢查歸類是否合理，是否將相同事由的文件集中排列； 檢查是否以 “ 件 ” 為單位；檢查盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜 等。 思考題 某大學(xué)召開第三屆教代會，在整理會議文件時， 將此次會議文件形成的若干文件作為會議決議的附 件來處理，集中裝訂成為一“件”，以保持同一事 由文件的聯(lián)系性。這樣做可以嗎？為什么？ 2. 案盒內(nèi)文件的 排列。 應(yīng)在分類方案的 最 低一級類目 即條款和條 目內(nèi)以 “ 件 ” 為單位進(jìn) 行排列，具體排列有四 種方式。 3. 案盒內(nèi)歸檔文件的編號。 案盒內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)以分類方案和排列順序 逐件編號，用以

33、固定位臵，統(tǒng)計數(shù)量，并便于保護(hù)文件和方 便查找利用。文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端 注明。 歸檔章式樣 歸檔章的位臵不限于首頁右上角，首頁上端空白處都可以， 但在整個案盒文件中，其位臵應(yīng)一致。 歸檔章設(shè)置的必備項目及填寫方法 紙質(zhì)檔案歸檔文件整理工作步驟 （高校） 第一步 分類 我校十大類檔案中，黨群、行政類檔案按機(jī)構(gòu)分類法， 教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、出版、外事、財會類等按 類目分類法。 我校原則上采用：年度 機(jī)構(gòu)或項目 保管期限分 類法。 模式：年度 機(jī)構(gòu) 保管期限分類法 示例： 2003年，校長辦公室，永久、長期、短期

34、 模式：年度 類目 保管期限 示例： a、 2003年，教學(xué)類研究生教育中的學(xué)位，永、長、 短 b、 2003年，基建類第 18項工程，永、長、短 紙質(zhì)檔案歸檔文件整理工作步驟 （高校） A、檔號模式和標(biāo)識： 1. 2003 DQ13 Y10 2003年 黨群類組織 永久第 10件 2. 2003 XZ12 C17 2003年 行政類人事、師資 長期第 17件 3. 2003 JX13 2 C8 2003年 教學(xué)類全日制本、專科 招生 長期 第 8件 4. 2003 KY12 3 Y6 20

35、03年 科研類社會科學(xué) 省級項目 永久第 6 件 5. 2003 SB18 C20 2003年 設(shè)備類第 18號儀器設(shè)備 長期第 20件 6. 2003 JJ17 Y16 2003年 基建類第 17項工程 永久第 16件 7. 2003 CP14 D3 2003年 產(chǎn)品類第 14號產(chǎn)品項目 短期第 3件 8. 2003 CB15 D2 2003年 出版類第 15號出版物 短期第 2件 9. 2003 WS12 C9 2003年 外事類出國 長期第 9件 10.

36、2003 CK14 D89 2003年 財會類憑證 短期第 89件 B、各類檔案歸檔章示例 ： （二）填寫案盒事項 1. 填寫案盒內(nèi)文件目錄表。 盒內(nèi)文件排列完畢后，需要另行制作盒內(nèi)文 件目錄，用于介紹盒內(nèi)文件的成分和內(nèi)容。 件號 。件號，即每件編一個號，填寫室編件號來文 與復(fù)文作為、一件，只對復(fù)文進(jìn)行編號。 責(zé)任者 。填文件的署者或發(fā)文機(jī)關(guān)，責(zé)任者名稱過 長，可寫通用的簡稱。 文號 。填寫制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，文號一般由機(jī)關(guān) 代字、年度（用六角括號“ ” 括入）、順序號三部 分組成。 文件標(biāo)題 。填寫文件標(biāo)題，對于原無標(biāo)題的文件應(yīng)根 據(jù)內(nèi)

37、容補(bǔ)擬后填寫，自擬標(biāo)題外加方括號，以示同其他文 件標(biāo)題的區(qū)別。 日期 。文件日期即文件制發(fā)日期，日期用 8位阿拉伯?dāng)?shù) 字來標(biāo)注年月日，如 20030909，此號的含義即為 2003年 9月 9日。 頁數(shù) 。填寫每一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的為 一頁，空白頁不計數(shù)。 備注 。填寫文件的變化和要說明的情況及問題。 文件目錄應(yīng)裝訂成冊，一般一年一本，并編制 封面。 1指出下列 歸檔文件目錄 中項目填寫的不規(guī)范之處， 并予以改正。 2.小李是某公司文件歸檔人員，公司某次重要會議后， 他在將會議文件作為成套文件歸檔后，簡化了整理環(huán)節(jié)，沒 有逐一填

38、寫歸檔文件目錄。他這種做法是否正確？為什么？ 3某機(jī)關(guān)編制歸檔文件目錄時，習(xí)慣將項目中的 “ 責(zé) 任者 ” 一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是否正確？ 思考題 2. 填寫備考表。 案盒的備考表放在案盒文件最后，說明盒內(nèi)文件的 狀況，如該盒內(nèi)文件缺損、補(bǔ)充以及其他需要說明的問 題等。 并填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理 人、檢查人。整理人，即負(fù)責(zé)整理文件的人員姓名；檢 查人，即負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 備 考 表 式 樣 3. 填寫案盒封面、盒脊。 調(diào)整后的文件按檔案室編件號順序裝入 檔案盒，并需要填寫檔案盒封面、盒脊。

39、 檔案盒 歸檔就是指文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件 向檔案室進(jìn)行移交以便集中保管。國家檔案局發(fā)布 的 機(jī)關(guān)檔案室工作業(yè)務(wù)規(guī)范 具體規(guī)定了文書的 歸檔制度。 四、歸檔 歸檔范圍即文書整理的范圍，凡屬整理歸 檔范圍的文件，一律歸檔；不屬于文書整理歸 檔范圍的文件，不需歸檔。不歸檔的文件可按 制度銷毀。 （一）歸檔范圍 文書部門或相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，一般應(yīng)在 第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案， 對一些專門性的文書或駐地比較分散的個別業(yè) 務(wù)單位的文書，為便于日常查找和利用，也可 根據(jù)實際情況商定適當(dāng)?shù)臍w檔時間。 （二）歸檔時間 （三）歸檔質(zhì)量要求 歸檔質(zhì)量要求

40、應(yīng)歸檔的文件材收集全、完 整。 按照文件之間的有機(jī)聯(lián)系和保存價值，科學(xué) 地整理歸檔。 歸檔的案盒應(yīng)符合文書整理歸檔的各項質(zhì)量 要求。 編制移交目錄，至少一式兩份；交接雙方經(jīng) 過清點(diǎn)案盒，履行簽字手續(xù)。 思考題： 1.文件為何失蹤？ 大海公司總經(jīng)理要求辦公室李主任找出去年給鍛接車間 的 “ 批復(fù) ” 件中要求他們減少生產(chǎn) WWH-6組件的具體數(shù)字。 李主任吩咐文檔室小焦查找。結(jié)果小焦查遍了去年所有的文 件也沒找到，只查到鍛接車間 “ 要求減少生產(chǎn) WWH-6組件 ” 的請示。經(jīng)小焦回憶，當(dāng)時移交文書時，就曾提出過未見 “ 批復(fù) ” 件的問題，但時間一長就不了了

41、之。因該文件最后 一直未能查到，有關(guān)人員包括辦公室主任均受到嚴(yán)厲的批評。 分析以上案例，回答問題： (1)上述文件失蹤，問題出在哪一環(huán)節(jié)？ (2)如何防范此類問題的出現(xiàn)？ 2.某局為貫徹 歸檔文件整理規(guī)則 ，于 2001年 3月 18號召開了由 辦公室張主任主持、各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會議， 會上由檔案室的業(yè)務(wù)人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個部門將自 身形成積累的文件分為永久、長期、短期三個期限，按照新規(guī)則要求整 理 2000年的文書檔案。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整 理其歸檔文件： （ 1）按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。 （ 2）將其全部歸檔文件分為永久、長期、短期三個期限。 （ 3）將三個期限的文件分別按照本部門、上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)單位、下級 單位、平級單位的文件，依次分類排列。 （ 4）按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。 （ 5）填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔 案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。 （ 6）將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。 請問，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件 的方法是否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請指出并予以改正。