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⑤,主講：司有和教授 (經濟與工商管理學院信息管理系) ★ E-mail：siyouhe@,重慶大學經濟與工商管理學院本科專業(yè)課,企業(yè)信息管理學 Enterprise Information Management,,（教材：司有和《企業(yè)信息管理學(第二版)》科學出版社）,,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內容,非計算機信息系統(tǒng)，又稱非在線信息系統(tǒng)，指不需要使用計算機或只有部分工作需要使用計算管理的信息系統(tǒng)。 非計算機信息系統(tǒng)管理的內容包括： 1．企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的運行與維護 2．企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的修補與審計 3．企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 4．企業(yè)信息活動的管理 5．企業(yè)非在線信息系統(tǒng)內人員的管理,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,所有不使用計算機的正式信息系統(tǒng)的工作就屬于非在線信息系統(tǒng)的工作。比如： ▲企業(yè)內各種會議的管理 ▲企業(yè)內職能科室發(fā)布和傳遞紙質文件的工作 ▲企業(yè)非計算機系統(tǒng)信息職能機構的組建和運作 ▲企業(yè)信息非網上發(fā)布的管理 ▲企業(yè)信息保護的管理 ▲企業(yè)各種非數字化文獻信息系統(tǒng)的建設和管理等,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,▲這些工作是企業(yè)信息管理中不可缺少的工作內容，計算機對它們無能為力，它們還得依靠手工方式或管理者直接參與的方式來完成,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務,（1）學會利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務 尤其是那些需要全體員工執(zhí)行、但員工中又有不同意見的工作，在實施前通過非正式信息系統(tǒng)，與員工溝通思想，了解員工真實想法，對統(tǒng)一員工思想認識會有很好的效果。,（2）學會利用非正式信息系統(tǒng)塑造良好的自身形象 管理者在這種場合下與員工的親切交流往往會在個人形象塑造、第一手信息獲取等方面獲得很好的收獲。,,,第四章 思考題與案例分析,2,案例 2005年8月的一天晚上，聯新機械公司的CIO何其昌一個人在喝悶酒，下午和生產部經理李凱軍吵了一架，到現在心里還很不爽快。他想，公司投巨資建起來的ERP系統(tǒng)上線已經3個月了，原以為系統(tǒng)一上線，我也可以借此大功告成，在公司里揚眉吐氣一下，沒想到如今落得這個下場，現在生產部、采購部不用，最可恨的是生產部的李凱軍，從系統(tǒng)建設初期就和我們對抗，如今系統(tǒng)上線了竟然鼓動員工“罷工”，不使用新系統(tǒng)。下午還和我吵架，差點動起手來。他除了扳手，還會用什么？整個一個電腦白癡，再傻瓜的界面和功能也不會用。可是生產部門是核心部門，他們不用，系統(tǒng)怎么運轉起來呢？還有那個采購部的許銘天，官腔十足，也是抵制著不用系統(tǒng)。這個部門問題大，當初讓他們準備基礎數據，就老是拖著。后來才知道，他根本沒有入庫賬、出庫賬的完整數據，漏洞很大?，F在頂著不使用系統(tǒng)，肯定有鬼。章總這個人，還是有魄力，手一揮，就決定上ERP。他倒是很支持我的工作，可是對生產部李凱軍也是太寬容了，還要我尊重他們，說什么上ERP的資金是他們生產部門賺來的。真不知道章總下一步怎么打算。照這樣下去，我不干了…… (164頁),▲不了解，不熟悉 ▲抵觸與懈怠 ▲反對 ▲信息部門和業(yè)務部門不配合,從系統(tǒng)建設初期,就和我們對抗,再傻瓜的界面和功能也不會用,,,,沒有入庫賬、出庫賬的完整數據，漏洞很大,系統(tǒng)應用管理阻力的化解 （1）更新觀念，強化宣傳 （2）抓緊培訓員工 （3）區(qū)別阻力性質，堅決堵住漏洞 （4）做好部門之間的協(xié)調工作,：解決“抵觸與懈怠”的阻力,：解決“不了解、不熟悉”的阻力,：解決“反對”的阻力,：解決“不協(xié)調”的阻力,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務,3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設,（1）提高對軟件信息系統(tǒng)作用的認識 軟件系統(tǒng)哪怕一點微小的改進，都可能引起效益的重大突破。如：改革開放政策。,（2）做好軟件系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的協(xié)調 指對文件、備忘錄、報表、操作程序、管理制度等軟件信息系統(tǒng)，要與在線信息系統(tǒng)的進行整體協(xié)調。,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務,3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設,4.加強企業(yè)管理者自我提高，提高主體系統(tǒng)水平,雖然主體系統(tǒng)不能脫離客體系統(tǒng)發(fā)揮作用，但是，客體系統(tǒng)并不能代替管理者的思維，不能決定管理者的行為，有效的管理決定于主體系統(tǒng)對客體系統(tǒng)所發(fā)出信息的理解、接受和使用，即決定于主體系統(tǒng)的努力和主體系統(tǒng)的水平。,5.2.1 企業(yè)競爭情報的概念,5.2.2 企業(yè)競爭情報的基本內容 5.2.3 企業(yè)競爭情報工作的步驟 5.2.4 企業(yè)競爭情報的方法,鑒于企業(yè)競爭情報 將在三年級開設專門課程 本課程就不專門講授了,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,▲國家進行宏觀調控，需要社會經濟指標數據 國民生產總值、固定資產投資、人口就業(yè)率、 社會勞動生產率、資金利稅率、人均消費額等 這些數據都是一個一個企業(yè)具體數值的總和,▲這些數據是各級政府決策部門制定方案的依據 ▲這些數據是各類社會、經濟、管理類的研究機構進行科學研究的重要資料,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,（2）企業(yè)生產經營管理的需要,▲企業(yè)為了推銷產品，必須公開產品信息 ▲企業(yè)為了了解市場需求，必須和消費者交流信息,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,（2）企業(yè)生產經營管理的需要,（3）樹立企業(yè)形象的需要,▲讓消費者了解本企業(yè) ▲讓投資者了解本企業(yè) ▲讓合作者（供應商和銷售商）了解本企業(yè),5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息 報告企業(yè)的有關技術創(chuàng)新、產品開發(fā)、市場營銷、基本建設、人員選聘和培訓等方面的情況和計劃。 ▲國家宏觀經濟管理信息系統(tǒng)中信息的重要來源。 ▲國家實現國民經濟宏觀調控的重要依據之一。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息 向國家統(tǒng)計、審計、銀行等社會監(jiān)督部門提供企業(yè)的總產值、銷售額、利潤率、固定資產、流動資產、無形資產、全員勞動生產率、上繳利稅等數據信息。 ▲這是有關部門對企業(yè)發(fā)展予以支持的需要 ▲國家了解國民經濟發(fā)展狀況、進行宏觀調控和宏 觀決策的需要。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息 向各類網絡、網站、信息中心、咨詢機構、圖書館、檔案館、情報所組成的社會信息網絡，方便用戶和消費者，對企業(yè)的發(fā)展十分有利。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息 ▲向上游的有供應商企業(yè)公開信息 ▲向下游的有經銷商企業(yè)公開信息 ▲向平行的有生產、技術方面合作的企業(yè)公開信息 以便在信息交流中獲得企業(yè)間的最佳配合。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息,（5）向用戶和消費者公布信息 ▲讓用戶和消費者了解本企業(yè)的產品信息，吸引用戶和消費者購買自己企業(yè)的產品。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息,（5）向用戶和消費者公布信息,（6）向股東和股民公開信息 ▲股票持有者了解上市企業(yè)的信息是他們的權利 。企業(yè)應該及時地或定期地、如實地向他們公布有關信息。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,信息發(fā)布會是一種發(fā)布企業(yè)信息的專門會議，由需要發(fā)布信息的企業(yè)職能部門組織，參加會議的主要是新聞媒體的記者，所以又稱新聞發(fā)布會或記者招待會。,向社會各界公開發(fā)布各種生產、經營、服務和社會承諾等信息。 功能：▲以期引起社會各界、用戶和消費者的關注 ▲周知本企業(yè)的相關事項 ▲開辟新的市場 ▲獲得某些有效的支援與合作 ▲企業(yè)管理者與社會公眾對話的雙向溝通方法 ▲要開好信息發(fā)布會，必須事先進行精心的策劃,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,這是指參展的企業(yè)把各自的產品拿到會上展示，供用戶和消費者參觀的集會形式。 由于在產品展覽會上總是要進行商品交易的，所以有時又叫做商品交易會。,優(yōu)點：用戶和消費者在現場能見到產品的實物，直觀，明白，還可現場操作，檢驗產品的性能，所以最能夠顯示本企業(yè)產品的優(yōu)勢。 缺點：展覽的時間有限，不可能一只展覽下去，且到場參觀的人數也有限，所以宣傳效果受到一定限制。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,企業(yè)參加產品展覽會、商品交易會的注意點： ▲慎重選擇對口的展會，不要將展會就上,▲精心布置展臺，備有詳細材料，以備索取 ▲熱情接待，百問不煩 ▲注意獲取競爭對手的情報（在競爭情報課程中再詳細介紹）,▲注意做好反競爭情報工作,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,廣告是企業(yè)向用戶和消費者公開信息的最主要渠道。 廣告與企業(yè)的收入盈利息息相關。,▲管好企業(yè)的廣告，是典型的企業(yè)信息管理工作。 ▲廣告設計可以找廣告企業(yè)。 ▲廣告媒體的選擇、推出的時間、廣告訴求出發(fā)點的確立以及推出前的審查是由企業(yè)管理者決策的。 如果我們企業(yè)管理者不懂，就會鬧出一些笑話來。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道 正式的新聞報道，具有對報道對象的肯定、褒揚、推廣的內涵，企業(yè)能夠在電視、廣播和報紙的新聞中得到報道，比廣告所獲得的效果還要大。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道,5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度 ▲贊助、參與支持希望工程的活動 ▲開展關愛殘疾人的愛心活動 ▲舉辦冠名學術活動、冠名的節(jié)目或報紙專欄 ▲為用戶提供免費學習使用本產品的培訓,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道,5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度,6.企業(yè)網站 網站是企業(yè)信息公開的現代化手段。它具有突破時空限制的極大優(yōu)點，是全天候的、不關門的企業(yè)門市部，是不閉幕的商品交易會，企業(yè)應該知道充分用這個宣傳渠道。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道,5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度,6.企業(yè)網站,7.企業(yè)出版物、書面報告、報表,8.電話、傳真、電子郵件,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,關于企業(yè)信息的公開，僅僅知道方法還不夠，還需要懂得信息公開的策略。 什么是策略？ 因為媒體僅僅是信息公開的工具，如何選擇工具，如何使用工具，在什么時間、什么地點、使用什么工具，才能獲得最好的信息公開效果是有講究的。 總結近幾年來企業(yè)信息發(fā)布的實踐可有五大策略。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,企業(yè)爭奪消費者，始終是信息公開的直接目的。 這里的“爭奪”不是強制，因為企業(yè)不能強制消費者購買自己的產品，但是任何人的行為都是由動機驅動的，企業(yè)可以通過所公開的信息，促使消費者產生購買本企業(yè)產品的動機，然后在這種動機的驅使下產生購買本企業(yè)產品的行為。 于是，“爭奪”就表現為誰的信息能夠搶先進入、并牢固地占領消費者的大腦。 所以，第一個策略就是“攻心”：為您服務，滿足需求,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,企業(yè)的各種生產經營行為從“情”切入，尋求產品對應人的情感樞紐相應的部位與層次，賦予在包裝、廣告、促銷、設計上面，進行定向準確而又有分寸的“切入”。 使消費者受到感染或被沖擊，產生對本企業(yè)的好感。,案例1：農夫山泉：“你購買一瓶農夫山泉飲用天然水，就向貧困地區(qū)捐出一分錢”的廣告語。,案例2：1997年，美國西北航空公司免費空運一位患重病的中國小孩到美國做手術。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,（2）熱點熱炒，投其所好,熱點是在一段時期內整個社會關注的問題、輿論的焦點。 社會熱點對所有企業(yè)都是存在的，某一熱點對哪個企業(yè)會產生作用，即哪個企業(yè)能在熱點上有所作為，并不決定于熱點本身，而完全取決于企業(yè)對熱點的精準把握和恰當發(fā)揮。,案例：神舟5號載人飛船成功發(fā)射之后，新天下電腦公司將其電腦取名“神舟”，借神舟的東風，賣自己的電腦。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,（2）熱點熱炒，投其所好,消費者對具有民族文化要素的產品情感上比較容易接近。 一個消費者選擇一種商品，在一定意義上說，是他對這種商品所含文化的認同，消費者個人在選擇時可能不會意識到，但它確確實實存在。 所以，企業(yè)要“為您服務”，自然就應該是企業(yè)的產品本土化、民族化。,（3）文化滲透，深層接觸,①泰國飲料“紅?！痹谶M入中國市場時宣稱是華裔科學家研究成果。 ②加拿大多倫多的“張飛牛肉”提籃叫賣賣不出去。 ③海爾的冰箱在阿拉伯國家賣不出去。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,為您服務，煽情攻心，是從消費者身上找“刺激物”。 還可以從客觀的社會環(huán)境中尋找可利用的“刺激物”。 企業(yè)的社會環(huán)境中有各種各樣的人物、事件、組織、物品等，都可以作為利用的對象。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,明星：電影明星、戲劇明星、行業(yè)里出名的人物。 明星以他長時間的工作實績，積累了很高的知名度、美譽度、吸引力。社會公眾對明星總有一種崇拜的心理。 喜歡模仿明星的行為是一個普遍現象。 要打開產品的路子，借助明星，聚集人氣，是一條捷徑。,（1）借力明星，引領潮流,▲2003年，搜狐公司出資 200 萬取得攀登珠峰的國家登山隊的獨家冠名權，張朝陽的身影隨著中國搜狐登山隊一起出現在珠穆朗瑪峰的峰頂，并且第一次從8848米的海拔成功地發(fā)出了彩信。,內生明星：張朝陽,外生明星：牛 群,借力明星的注意點： ①明星知名度和美譽度是兩回事。 ②明星的基本特征與企業(yè)產品特征不一致 ③明星的光芒蓋過產品 ④企業(yè)明星形象代言人不宜頻繁更換 ⑤與明星“交情”要深 雙星鞋廠總裁汪海與馬俊仁的關系。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,專家，在社會中具有權威效應，即專家個人或群體的權威性、可信性對消費者的安全心理的作用以及由此產生的對信息公開效果的影響。,（1）借力明星，引領潮流,（2）借力專家，樹立權威,金龍魚的“1∶1∶1”,舒膚佳：中華醫(yī)學會的鑒定,▲金龍魚受到魯花牌花生油的巨大壓力時，在第二代調和油進入市場時，在多種場合請專家說明：人體飲食中飽和脂肪酸、單不飽和脂肪酸和多不飽和脂肪酸達到 1∶1∶1的比例時，最有益于健康。,▲舒膚佳利用“中華醫(yī)學會”的鑒定證實自己的香皂產品可以持續(xù)抑制細菌生長 ▲高路潔牙膏也利用“中華口腔醫(yī)學會”的鑒定，也起到相同的作用。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,這是指通過合同、協(xié)議或其他相互信任的合作方式，將企業(yè)的信息公開的業(yè)務，外包給企業(yè)外的專業(yè)廣告公司。,（1）借力明星，引領潮流,（2）借力專家，樹立權威,（3）借力組織，業(yè)務外包,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,為您服務，是從消費者出發(fā) 善假于物，是從他人出發(fā) 第三個策略就從自己出發(fā)：自我造勢，強化效果,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,企業(yè)信息公開活動都是事先策劃的。 因此，可通過渲染信息公開現場的氣氛來提高現場效果,（1）渲染氣氛，提高效果,富亞涂料公司老板喝涂料的策劃,單項選擇題 1．和行政CIO相比較，下面哪一項不是企業(yè)CIO特點： A 專注本企業(yè)和用戶需求 B 快速反應客戶需求 C 面臨來自本單位高層管理者的壓力 D 面臨社會媒體監(jiān)督的壓力 2．下面選項中哪一項不屬于企業(yè)信息公開的內容： A 參加產品交易會，在會上發(fā)布新產品信息 B 向國家有關部門報送企業(yè)的銷售額、利潤等信息 C 在企業(yè)網站上宣傳企業(yè)的產品信息。 D 申請專利后，企業(yè)的技術信息在專利公報上公布,,第五章 思考題與案例分析,1,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,懸念是文學創(chuàng)作中那種使讀者或觀眾對故事發(fā)展或人物命運產生關切心情的情節(jié)安排手段。 這一手法也可以運用到企業(yè)信息公開中來。,（1）渲染氣氛，提高效果,臺灣三陽摩托車公司 在新產品上市前的做法,（2）制造懸念，吸引注意,▲第一天：今天不要買摩托車，請您稍候6天，有一部意想不到的好車就要來了。 ▲連登四天，內容一樣，只是換一下天數。 ▲第五天：讓您久候的野狼125摩托車就要來了。煩您再稍候兩天。 ▲第六天 對不起，讓您久候的三陽野狼125摩托車，明天就要來了。 ▲第七天，野狼125摩托車正式上市。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,企業(yè)在經營過程中遇到突發(fā)事件時，可以通過信息公開，力挽狂瀾，轉危為安。通常，這時的策略就是喊冤辟謠，喚起消費者的同情和支持。,（1）渲染氣氛，提高效果,（2）制造懸念，吸引注意,（3）喊冤辟謠，喚起同情,▲2002年，格蘭仕在面對國外競爭者關于微波爐有害人體健康的誹謗時，立即果斷做出決策，派出得力人員進京向媒體“喊冤”，在京召開有政府領導和專家出席的大規(guī)?！氨僦{會”，從科學上闡明微波爐的安全性，在各大媒體包括自己的網站上揭露國外競爭對手的險惡用心，對誹謗進行反擊等，終于洗刷了自己的不白之冤。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 （1）創(chuàng)新形象，差異競爭,企業(yè)可采用差別化競爭的策略 這里的關鍵在于尋找“差別”信息。在抓準“差別”信息之后，在不貶低對手的情況下，通過有特色的宣傳活動、靈活的推銷手段、周到的售后服務，贏得消費者的芳心。,▲農夫果園果汁飲料在初入市場時的廣告詞是“農夫果園，喝前搖一搖”和“農夫果園，三種水果的果汁”。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 （1）創(chuàng)新形象，差異競爭,北極絨公司明買養(yǎng)鴨場，暗做鵝絨服，就是這種策略。,（2）明修棧道，暗度陳倉,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢,5.策略五：運用博弈，競爭取勝,運用博弈論的方法，分析判斷別人可能會怎樣做，再來判斷本企業(yè)究竟應該怎么做。 2002級耿華同學本科畢業(yè)論文的《企業(yè)信息發(fā)布投資策略的博弈分析》在這方面作了可貴的探索。,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內涵 企業(yè)會議是企業(yè)管理者有組織有領導地商議事情的集會。 企業(yè)會議是典型的企業(yè)信息活動。,企業(yè)會議缺乏科學管理： ▲議而不決，不僅無助于問題的解決，反而使有待解決的問題復雜化，只好再開會，形成惡性循環(huán)。 ▲前不見頭、后不見尾的會議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢魔。 ▲企業(yè)管理者自己也感到太多的時間花費在無效率的會議上，增加了企業(yè)運營成本，造成了工作效率的低下。,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內涵,2.企業(yè)會議的類型,（1）企業(yè)會議的信息傳播方向類型 ▲傳達型會議 ▲匯報型會議 （2）企業(yè)會議的工作狀態(tài)類型 ▲例行型會議（例會） ▲緊急型會議 （3）企業(yè)會議的思維狀態(tài)類型 ▲創(chuàng)意型會議 ▲執(zhí)行型會議 ▲報告型會議 ▲座談型會議,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內涵,2.企業(yè)會議的類型,3.企業(yè)會議的功能,（1）管理者實施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過會議傳播給被管理者的，又被管理者實施。 （2）企業(yè)實施管理創(chuàng)新的特定條件。會議上與會者集思廣益，通過信息交流，觀念碰撞，可以產生創(chuàng)新的成果。 （3）發(fā)現人才的重要渠道。企業(yè)的會議上，是與會者表現自己水平的極好平臺，優(yōu)秀人才極易發(fā)現。 （4）學習、宣傳、教育的載體。,企業(yè)會議的負面效應有： ①少數或個別人左右會議的進程，使會議得出不符合企業(yè)集體利益的結論。 ②會議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會議流于形式，浪費人力物力，貽誤管理時機。 ③會議組織者一言堂，與會者不能或者不敢充分發(fā)表意見，使會議變成了高層管理者獨斷專行的合法渠道等。,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內涵,2.企業(yè)會議的類型,3.企業(yè)會議的功能,4.企業(yè)會議管理的含義,企業(yè)會議管理是為了實現企業(yè)目標，充分發(fā)揮企業(yè)會議的功能，力求降低或避免會議負面效應的發(fā)生，對企業(yè)會議的計劃、組織、指揮和控制的社會活動的全過程。 這里強調“全過程”，是指對會前準備，會中組織、指揮和控制，會后總結的整個過程的管理。 不能把會議管理僅僅看成是對會議進程的管理 。,5.4.2 企業(yè)會議管理的內容,1.會前準備,（1）會議議題和目標的確定,常見的毛病有： ①缺乏針對性，議題抓得不準； ②議題和目標不具體，達到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。 ③“一會多題”，什么問題都議，什么問題都沒有解決。,（2）會議議程的安排,▲會議應該按照議程進行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個別的原則。,（3）會議人員的確定,▲會議會議人員的確定要遵循相關性原則。與會人員必須與會議議題相關。無關人員參加，會增大會議成本，會對會議造成干擾 。,（4）會議資料和會務的準備,下列情況不宜開會： ①會議所需材料不全 ②會上準備解決的問題可以用電話、備忘錄或個別談話等方式解決 ③會議議題屬于不宜擴大知情范圍的事務 ④會議議題均屬瑣碎小事，或者已經做出決定 ⑤與會人員之間的對立情緒嚴重等,5.4.2 企業(yè)會議管理的內容,1.會前準備,（1）會議開始,2.會中組織、指揮和控制,▲會議開始前，應該由會議主持人進行會議規(guī)則的講解。最好的辦法是提前到達會議室，將會議規(guī)則打在電腦投影屏幕上。,（2）會議的組織和指揮,▲常用的會議規(guī)則有 ①要守時，堅持到底 ②手機處于振動狀態(tài) ③積極發(fā)言，但請針對主題，簡短扼要 ④等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言 ⑤討論中對事不對人，不做人身攻擊，用積極的話代替消極的話 ⑥不要開小會,①按照事先確定的會議議程組織和指揮會議開始 ②用明晰的語言說明會議的議題；主持人要善于引導，充分發(fā)揚民主，提倡各抒己見 ③對各種意見進行綜合,（3）會議的控制 ▲會議安排不當的控制 ▲會議主持者的自我控制 ▲與會者不良傾向的控制,▲會議開始之后，到會議結束之前，發(fā)生與會議事先安排不一致的情況時必須立即處理，及時調整，不能一成不變。,▲會議主持者要思維高度集中，隨時發(fā)現自己主持會議中存在的問題，調整自己主持會議的語氣和行為，調動與會者的積極性。,常見的不良傾向： ①遲到 ②個別人發(fā)言占用時間較多 ③發(fā)言內容偏離會議議題 ④大多數與會者不發(fā)言,5.4.2 企業(yè)會議管理的內容,1.會前準備,2.會中組織、指揮和控制,3.會后總結 一是清理和回收會議文件，以免發(fā)生泄密 二是從會議組織的角度進行總結，總結經驗，汲取教訓,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,（1）明晰、簡潔、清新 （2）注意引導、啟迪 （3）講究語言的感染力,會議主持者在會議所有的場合都要如此： ①開幕詞或開場白時 ②回答與會者提問時 ③在會議發(fā)言偏離會議中心議題時,會議主持者的語言： ①不是在作裁判 ②不是一錘定音，搞一言堂 ③讓與會者明白從哪個方向上進行討論,語言的情感信息是自發(fā)產生的，不管會議主持者是否意識到，只要他在會上說話，就同時傳播出他的情感信息。 講究語言運用藝術，就在于他要有意識地在自己的講話中講究語言情感信息，要富有感染力。,感染力的表現： ①語言中要充滿熱情 ②表現出對工作的高度責任心 ③同全體與會者的平等、融洽的態(tài)度 ④對與會者關懷、友好的心情,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,（1）直接會議成本 （2）會議時間成本 （3）效率損失成本,2.講究對會議成本進行經濟核算,▲有形成本、顯性成本 ▲會議支付的各種費用總和 包括：會議的設施費、場地費、差旅費、食宿費、招待費、文件準備費和水、電、暖、空調費等。,▲整個會議消耗的時間總量 T = R×（T1＋T2＋T3＋T4＋T5） T-時間成本； R-參加會議人數； T1-與會者準備時間； T2-與會者在會時間； T3-與會者赴會路途時間； T4-會議秘書工作時間； T5-會議服務人員工作時間 按與會人員的平均小時工資 把時間成本轉換成貨幣形式,這是主管人員因為開會而離開工作崗位，造成企業(yè)整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失。,▲因為不能及時接聽重要客戶電話可能損失一筆業(yè)務 ▲因為不能及時處理客戶的投訴而得罪的一批客戶 ▲因為不能及時解決自己管轄范圍內的突發(fā)事件而可能造成的停工停產,▲會議組織者對于直接成本比較關注，而對時間成本、效率損失成本不大敏感。,選擇題 1．企業(yè)會議管理中的會中控制包括（可多選）： A．會議安排不當的控制 B．會議主持者的自我控制 C．會議經費的控制 D．與會者不良傾向的控制 2．會議時間成本使用的單位，是（單項選） ： A．小時 B．分鐘 C．人民幣元 D．公里 3.“你購買一瓶農夫山泉飲用天然水，就是向貧困地區(qū)捐出一分錢”，這一廣告語的信息發(fā)布策略，是（單項選） ： A．挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 B．為您服務，滿足需求 C．善假于物，為我所用 D．自我造勢，強化效果,,第五章 思考題與案例分析,2,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,會議效率不高的原因： ▲重要會議時間安排不當：星期五下午，星期一 ▲何時開會，幾乎都不征詢員工的意見 ▲“必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 ▲實際到會的往往與議題關系并不是最密切的人,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,①只在必要時才開的會議； ②只在認真籌劃過后才開的會議 ③一切準備工作就緒后才開的會 ④總是提前擬訂和分發(fā)會議程序 ⑤所有與會者都遵守時間，不遲到，不早退 ⑥會議邀請了在與會者中具有威望的人出席 ⑦會議具有明確的議題和結論 ⑧會議記錄了所有決議、建議和負責人,（1）高效率會議的特征,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應該遵循的規(guī)范 ①會議時間安排的規(guī)范。 ▲2-3天以上的會，安排在主要與會者有時間與會,①上午8-9時，不宜進行業(yè)務分析 ②上午9-10時，比較適合進行一對一會談，業(yè)務會議的最佳時間 ③上午10時-12時， ④下午上班后-3時 比較適合集思廣益類的會議。 ⑤下午3時到下班，不宜安排會議,▲1-2小時的會議，則講究會議時間的選擇,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應該遵循的規(guī)范 ①會議時間安排的規(guī)范。,②會議組織和運作程序的規(guī)范,①會議準備期間 ▲首先了解所有與會者的每周工作安排時間表，以便找出保證所有與會人到會的開會時間 ▲準備會議議程表及相關資料 ▲通知所有與會者準備發(fā)言,②會議召開期間 ▲一定要準時開會 ▲對遲到者要予以批評 ▲所有與會者都應該知道尊重別人的意見 ▲各與會的業(yè)務單位負責人對會議能否達成一致負直接責任。,③會議結束 ▲應該準時結束 ▲不要動輒延長會議時間 ▲結束2-3天后發(fā)出會議紀要 ▲所有與會者應該承擔起對會議質量進行反饋的職責,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應該遵循的規(guī)范 ①會議時間安排的規(guī)范。,②會議組織和運作程序的規(guī)范,③固定的會議流程規(guī)范,▲一個中心 以整個會議的議程為中心，明確的議程可以幫助會議有序進行 ▲兩個基本點 ①會議開始前的準 ②會議結束后的跟蹤,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,（1）傳統(tǒng)紙質文獻信息系統(tǒng)的管理（檔案管理） ①文獻存儲管理 ②文獻服務管理 ③文獻保護 （2）電子檔案系統(tǒng)管理 電子檔案的歸檔、維護、利用和安全管理,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,▲形式：圖紙、圖表、照片、影片、錄像、文字材料以及計算材料、錄音帶、磁帶、光盤等。 ▲功能：,（1）技術檔案系統(tǒng) ▲含義：企業(yè)的技術檔案是企業(yè)在生產工藝設計、產品設計、生產設備設計等活動中形成并積累起來的、經過整理、鑒定、留作歷史記錄的技術文件材料。,▲技術管理功能 ▲借鑒繼承前人成果的認識功能 ▲生產科研原始信息的存儲功能 ▲原始憑證功能 ▲提高經濟效益功能,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術檔案系統(tǒng),▲種類：干部檔案、工人檔案 ▲功能：,（2）人事檔案系統(tǒng) ▲含義：員工個人在社會實踐中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位經過鑒別、整理后保存起來、以備查考的文字材料。,▲考察員工的重要途徑之一 ▲澄清個人歷史問題的憑證 ▲為人才開發(fā)提供信息 ▲編寫人物專記和專業(yè)史的史料,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng) ▲含義：在企業(yè)管理公務活動中形成和使用之后、經過整理歸檔、以備查考的各種書面文字材料。,▲功能：,▲傳達貫徹政府方針和政策 ▲發(fā)布法規(guī) ▲請示和答復問題 ▲指示和接洽工作 ▲報告情況和交流經驗,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng),（4）書、報、刊資料系統(tǒng) ▲圖書是全面、系統(tǒng)地了解某一問題的工具 ▲報紙是了解競爭環(huán)境、競爭對手的極好渠道 ▲期刊可以為企業(yè)管理活動提供有效專業(yè)幫助,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng),（4）書、報、刊資料系統(tǒng),（5）電子檔案系統(tǒng) ▲電子檔案指的是歸檔后的、具有檔案保存價值的電子文件的總稱。,①電子文件的含義 電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質，并能在網絡上傳輸的數字代碼序列。 錄像帶、錄音帶不屬于電子文件。,②電子文件的優(yōu)勢 存儲密度高、傳遞速度快、便于檢索利用，可以大大縮短查檔時間，提高工作效率；不同地區(qū)、不同單位之間很容易實現電子檔案信息資源共享,③電子文件的不足 一是缺乏歷史憑證性，電子文件是數字化的，很容易被修改 二是計算機設備的依賴性，使用者無法從載體直接閱讀 三是網絡傳輸不安全性,▲目前，從技術和管理的角度基本上解決了這個問題。,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,3.企業(yè)文獻信息管理的認識誤區(qū),認為：企業(yè)文獻信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,▲收藏與使用的矛盾,▲圖書館：只注重收藏 利用是讀者的事 ▲企 業(yè)：不僅注重收藏 利用是本企業(yè)的事,▲收藏與清理的矛盾,▲圖書館：收藏越多越古越全越好 現在沒用也可供歷史研究。,5.5.1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內容,2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型,3.企業(yè)文獻信息管理的認識誤區(qū),認為：企業(yè)文獻信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,▲收藏與使用的矛盾,▲收藏與清理的矛盾,▲圖書館：收藏越多越古越全越好 現在沒用也可供歷史研究。,▲企 業(yè)：只能收藏對企業(yè)有用的信息 對企業(yè)無用的信息必須清除,▲服務與責任的矛盾,▲圖書館：如果不能滿足讀者需要 自身沒有責任，也無損失 ▲企 業(yè)：如果不能滿足企業(yè)需要 是工作失職，負有責任 企業(yè)因此可能遭受損失,企業(yè)不能照搬圖書館、檔案館的模式,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,傳統(tǒng)紙質文獻信息管理（檔案管理）中的存儲管理，又稱檔案保管工作。 其內容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié) 。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,▲歸檔的含義,歸檔是指企業(yè)將在生產、經營活動中不斷產生的文獻信息，在活動結束后由相關業(yè)務部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動過程。,歸檔，不只是指文書檔案、人事檔案。 還有企業(yè)在研發(fā)中形成的科研技術檔案、專利檔案，生產活動中形成的產品標準、操作規(guī)程等管理檔案，經營活動中形成的客戶檔案、營銷點檔案。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,▲歸檔的含義,▲歸檔制度的內容,①歸檔范圍 上級主管部門的文件材料 本企業(yè)的文件材料 供應商、經銷商、合作企業(yè)的文件材料,②歸檔時間 一般應在第二年的上半年 有些文書處理和檔案工作由一人兼管的企業(yè)，可以采取隨立卷隨歸檔的作法,③歸檔案卷的內容質量和結構質量 案卷內容質量,▲內容必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同價值，完整無缺、系統(tǒng)有序，加設封面，便于保管和利用。,案卷結構質量,▲結構要種類齊全，份數完整，不缺張少頁，每份案卷可以組成一個保管單位，便于保管和利用。每份案卷的封面符合要求。,④歸檔手續(xù) 移交人員說明立卷情況；檔案室人員進行清點核對，交接雙方簽字，將案卷目錄的副本交于移交單位保存。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,▲登錄的含義,這是建立賬目對加工后的信息進行登記的工作。,▲登錄的類型,①總括登錄，又稱形式登錄 ②個別登錄，又稱內容登錄,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,▲編制案卷目錄（檔案室內全部案卷的目錄）,▲案卷編目（案卷內的文件目錄）,①卷內文件目錄 ②卷內備考表 ③案卷封皮,①封面和扉頁 ②目次 ③序言或說明 ④簡稱對照表 ⑤案卷目錄表 ⑥備考表,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,▲編碼的含義,這是將已經登記的信息按照排序時所確定的體系結構分別歸入各類，并在信息載體上標明該體系結構序號的工作。,▲編碼的基本原則,①預留足夠的位置，具有擴展性 ②編碼的方法合理，具有科學性和可操作性 ③每一編碼代表一個確定的內容，具有惟一性 ④編碼含義清楚，具有明確性 ⑤編碼體系規(guī)范、統(tǒng)一，具有標準性,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,（5）排架,▲常用的排架方法,①按登錄順序排架 ②按編碼號排架 ③按信息來源排架 ④按首字筆畫排架 ⑤按文獻內容分類排架 ⑥按文獻主題排架,▲全宗編號,①全宗編號的要求 ②全宗編號的方法,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,傳統(tǒng)紙質文獻信息服務管理，包括： 文獻的閱覽、報道、檢索和咨詢 目前，企業(yè)內的文獻信息管理機構的人員往往只是扮演著文獻資料保管者的角色。這是不妥當的,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,（1）企業(yè)文獻閱覽服務,這是指企業(yè)文獻管理機構，提供專門的閱覽條件，讓本企業(yè)成員在指定時間和場所閱讀所收藏的企業(yè)文獻資料的信息服務工作。,主要是閱覽室的管理 包括：閱覽室類型定位、閱覽室室藏文獻的組織 閱覽室現場條件的準備 用戶接待,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,（1）企業(yè)文獻閱覽服務,這是指文獻管理機構將自身擁有的文獻信息，經過加工整理、以便于使用的形式、主動及時地向全企業(yè)廣泛傳播，以引導對企業(yè)文獻信息有效利用的服務工作。 文獻報道的方法：口頭報道、直觀報道和媒介物報道。 報道的體裁有：文獻目錄、簡介、文摘、文獻動態(tài)、文獻譯報、文獻匯編、文獻綜述和述評等 。,（2）企業(yè)文獻報道服務,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,（1）企業(yè)文獻閱覽服務,（2）企業(yè)文獻報道服務,這是指文獻管理機構根據企業(yè)用戶的要求，從企業(yè)收藏的文獻信息和社會公共信息庫中尋找所需信息的過程。 文獻檢索服務包括： ①文獻線索檢索， ②數據檢索， ③事實檢索 文獻檢索服務方式：手工檢索、聯機檢索、機器檢索,（3）企業(yè)文獻檢索服務,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,（1）企業(yè)文獻閱覽服務,（2）企業(yè)文獻報道服務,咨詢服務是一個很大的概念。它指的是咨詢機構根據用戶的要求，以專門知識、技能和經驗，運用科學方法和先進手段，進行調研、分析、預測，客觀地提供最佳的或幾種可供選擇的方案，幫助委托方解決疑難問題的服務活動。,（3）企業(yè)文獻檢索服務,（4）企業(yè)文獻咨詢服務,▲企業(yè)文獻咨詢服務是其中的一種，是企業(yè)文獻信息管理機構根據企業(yè)內的用戶對企業(yè)文獻方面的需求，幫助用戶解決疑難問題的服務活動。 咨詢服務類型： ①指導性咨詢服務 ②線索性咨詢服務 ③專題性研究性咨詢服務,填空題 1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理包括對 、文獻報道服務、文獻檢索服務的管理、 。 2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理的內容包括 、登錄、編目、 、排架等環(huán)節(jié)。 3.我國檔案歸檔制度內容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的內容質量和結構質量、 等四大部分。 4.企業(yè)文獻信息的管理與圖書館、檔案館的管理模式的三大矛盾是：收藏與使用的矛盾、 、服務與責任的矛盾。,,第五章 思考題與案例分析,3,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,3.傳統(tǒng)紙質文獻信息的保護,（1）文獻保護的含義,狹義的文獻保護，是指保護文獻實體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質形體的自然壽命。 廣義的文獻保護，除上述內容之外，還包括維護文獻實體的秩序狀態(tài)，使文獻在存放和使用中始終有序，即：文獻信息存儲。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,3.傳統(tǒng)紙質文獻信息的保護,（1）文獻保護的含義,（2）文獻保護的內容,①文獻庫房的建設 ▲庫房選址,▲地勢較高，地基堅硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠離易燃易爆場所和產生大氣污染的工礦企業(yè),▲防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲，設置安全出口，安裝檔案柜等基本設備。,▲庫房質量標準,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,3.傳統(tǒng)紙質文獻信息的保護,（1）文獻保護的含義,（2）文獻保護的內容,①文獻庫房的建設,②文獻庫房管理 ▲第一，進出庫制度 ▲第二，庫房溫濕度控制 ▲第三，“八防”措施,▲非檔案人員不得進入庫房 ▲檔案人員在非工作時間內一般不得進入庫房 ▲不許在庫房中吸煙、喝水和吃東西,▲庫房溫度：14℃～20℃ ▲相對濕度：50 %～65 %,▲防火、防水、防潮、防霉 防蟲、防光、防塵、防盜,5.5.2 傳統(tǒng)紙質文獻信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質文獻信息的服務管理,3.傳統(tǒng)紙質文獻信息的保護,（1）文獻保護的含義,（2）文獻保護的內容,①文獻庫房的建設,②文獻庫房管理,③文獻修復 ▲去污 ▲去酸 ▲加固 ▲修裱 ▲紙質文獻字跡恢復與顯示 ▲計算機修復,▲清除文獻上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑。 ▲方法：機械去污、溶劑去污、氧化去污等,▲紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強度下降。 ▲方法：液相去酸法和氣相去酸法。,▲鉛筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復寫紙的字跡不耐熱，需要加固。 ▲方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網加固。,▲用粘合劑和選定的紙張對破損文獻進行修補或托裱，恢復文獻原有面貌，增加強度，延長壽命。,▲包括：物理法（攝影） 化學法恢復字跡技術,▲照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質文獻字跡褪變后，可在計算機上用圖像處理軟件進行修復。,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子文件歸檔的含義 它是指企業(yè)將在生產、經營活動中不斷產生的電子文件，在活動結束后，由相關業(yè)務部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動過程。,（2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇 ▲利用磁盤脫機采集數據、然后移交磁盤的方式。這種方式，如果磁盤質量較差，容易造成數據丟失或不可讀。 ▲采用網絡移交、利用光盤存貯的方式。這種方式簡便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務管理機構與檔案部門之間應該建立和開通電子文件歸檔專遞網線（專用電子系統(tǒng)）。,（3）電子檔案存儲載體的選用 ▲常用的載體有磁盤、磁帶和光盤。 磁盤、磁帶對保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數據丟失，一定要把好磁性介質的質量關。 光盤具有對保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長、存取速度快、不易損壞等特點，應作為電子檔案首選的存儲載體，選用時要注意選擇不可擦寫的光盤。,（4）電子文件的歸檔管理 ▲電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時間和電子文件的質量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）保證電子檔案載體物理上的安全 ▲要建立一個適合于磁、光介質保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠離強磁場和有害氣體等。這一點和傳統(tǒng)檔案保護工作的內容是一致的。,（2）保證電子檔案內容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產生它的原計算機軟、硬件平臺就無法顯示其承載的內容，所以電子檔案管理工作，除了對電子檔案本身，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數加以保存或采用其他方法加以轉換，以保證內容的可讀性。,2.電子文件的保存和維護,（3）對電子檔案進行有效的檢測與維護 對電子檔案載體進行定期檢測和拷貝，發(fā)現問題，及時進行有效的修正或更新。操作時，必須嚴格按照規(guī)范程序進行，因為任何一項誤操作，都可能造成難以彌補的損失。 檢測、維護、拷貝等操作過程要進行記錄。,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子檔案提供利用的方式 ▲提供拷貝（拷貝后利用） ▲網絡傳輸（在網上查閱） ▲直接利用（在電子檔案館查閱）,2.電子文件的保存和維護,（2）電子檔案利用管理的內容 ▲電子檔案利用者及利用工作者的管理（使用權限的管理）。 ▲對提供利用載體的管理（拷貝的提供和回收）。 ▲電子檔案利用中的安全管理。,3.電子檔案的利用,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子檔案利用中的安全管理 實行利用權限控制，防止無關人員非法讀取，防止在利用過程中泄密和損傷信息，并對使用過程進行有效的監(jiān)控。 采用網絡傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要加密處理，并對所用的密鑰進行定期或不定期更換。,2.電子文件的保存和維護,（2）電子檔案內容的安全管理 由于電子檔案的內容信息與載體是可以分離的，因而隨時都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險，會因受到電腦病毒的攻擊而損壞。保護的技術途徑：防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等 。,3.電子檔案的利用,4.電子檔案的安全管理,（3）電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質檔案的保護是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 對于電子檔案來說，還要增加防磁、防震、防輻射。,5.6.1 企業(yè)知識管理概述,1.企業(yè)知識及其類型 知識是人類已經認識的、具有一定系統(tǒng)性的信息集合體。 知識的類型： ①顯性知識和隱性知識 ②內部知識和外部知識 ③個體知識和企業(yè)知識 ④核心知識和基礎知識,2.企業(yè)知識管理的含義 企業(yè)知識管理是通過對企業(yè)外部知識和內部知識的采集與存儲、交流與共享、生產與應用，運用集體的智慧提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力，最終提高企業(yè)競爭力的社會管理活動的全過程。 簡稱為：企業(yè)內以知識為核心的管理活動叫知識管理 包括：對知識進行管理 運用知識進行管理,3.企業(yè)知識的功能 （1）提高企業(yè)創(chuàng)新能力 （2）提高企業(yè)應變能力 （3）提高企業(yè)工作效率 （4）提高企業(yè)員工技能水平 （5）實現企業(yè)知識資產的價值,5.6.1 企業(yè)知識管理概述,1.企業(yè)知識的獲取、整序與存儲 （1）企業(yè)知識的獲取 ①用文本資料收集， ②用計算機管理信息系統(tǒng)收集， ③利用互聯網技術收集， ④利用數據挖掘技術收集， ⑤通過與員工的交談、觀察、模仿來收集。,5.6.2 企業(yè)知識管理的內容,（2）企業(yè)知識的整序 知識整序包括對知識進行分類、分析、整理、提煉和初步激活，以求形成對企業(yè)有價值的新的知識。 顯性知識的整序，與信息的整序是一致的。 隱性知識的整序，通過對員工個人、部門團體的整序來對隱性知識間接整序,（3）企業(yè)知識的存儲 常用的知識存儲方法有知識倉庫和知識地圖 知識倉庫 它是存放信息和知識的地點，它存儲知識的條目、事件、知識的使用記錄以及來源線索，各種經驗、備選的技術方案、各種