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1、如何了解部屬的工作職責 大綱n組織的基本概念n職位分析n職位說明書n實際演練 組織的基本概念 組織運作的原理 n組織運作是透過一群人，在不同功能部門里承擔不同的任務(wù)與職責，完成組織的使命，促使組織不斷成長與發(fā)展，創(chuàng)造最大利潤，也給予組織內(nèi)人員成長與發(fā)揮其才能的空間。n而任何一個組織皆須具備下列四大要素：明確的工作目標。清晰的職位層次序列。流暢的意見溝通路線。 有效的協(xié)調(diào)與合作體系。 組織設(shè)計的原則 n監(jiān)督幅度n剔除重復n權(quán)責一致n授權(quán)原則n命令統(tǒng)一n名稱統(tǒng)一n充實職能n職掌明確n報告系統(tǒng)明確n組織彈性n職能配置標準化n程序方法標準化 n職位分析、職位說明書建立、職位評價作業(yè)的實施是提供公司一個

2、檢核及管理的工具，以有效地達成下列目的 ：建立職級架構(gòu)評估與控制員額數(shù)目落實部門職責劃分厘清個人工作之上下游關(guān)系建立人員征聘基準界定人員訓練需求訂定績效評估的評核標準奠定薪資制度建立的基礎(chǔ) 職位分析 什么是職位分析？n職位分析是將企業(yè)組織內(nèi)部各崗位工作的內(nèi)容、責任性質(zhì)，以及員工應(yīng)具備的基本條件，包括知識、能力等加以研究分析的過程，又稱為工作分析n職位分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活動，專注于收集、分析、整合工作相關(guān)資訊，以提供組織規(guī)劃與設(shè)計、人力資源管理及其他管理機能的基礎(chǔ) 職位分析的目的n是指全面了解、獲取與工作有關(guān)的詳細信息的過程n是對組織中某特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述

3、和研究了解過程n是指定職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程n職務(wù)分析為確定職務(wù)內(nèi)容提供了主要依據(jù)n是任何為了證明人員選擇方法和工作績效之間 關(guān)系的研究中所不可缺少的部分 職位分析帶來的效益增加高附加價值的工作減少低效益的工作創(chuàng)造整體性整合效益的工作利用外部資源優(yōu)化效益的工作 基本概念與相關(guān)術(shù)語要素任務(wù)職責職務(wù)職位要素 職位分析的內(nèi)容n職位分析在于了解工作的五大特征：工作的輸出特征工作的輸入特征工作的轉(zhuǎn)換特征工作的關(guān)連特征工作的動態(tài)特征 工作分析的用途 n工作說明書建立n工作流程之厘清n甄選標準之訂立n教育訓練之安排n績效目標之設(shè)定n工作職務(wù)之設(shè)計n職務(wù)類別之訂定n生涯前程之分析n組織規(guī)劃之基礎(chǔ)n人力需

4、求之預(yù)估n工作評價之基礎(chǔ)n獎懲標準之訂定 何時做職位分析n建立一個新的組織n工作內(nèi)容、性質(zhì)發(fā)生變化n重新定崗定員n制度建立的需要 職位分析的前置作業(yè)n成立項目小組外部專家顧問、人力資源部、公司高階主管n準備相關(guān)資料組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責說明書、工作流程圖n設(shè)計相關(guān)工具及表格工作日志、調(diào)查問卷、訪談表、現(xiàn)場觀察、工作說明書格式 誰來做工作分析n人力資源管理者n組織內(nèi)的主管人員n在職員工透過三者的共同努力與合作來完成 一般部門在職位分析中起的作用 n員工及其直接上級主管需協(xié)同人力資源部門人員觀察和分析正在進行的工作，填寫問卷、接受訪談等，然后編寫出一份工作說明和工作規(guī)范。n最后，由承擔工作的員工及其

5、上級主管來審核和修改能反映出他們工作活動和職責的那些結(jié)論性描述。 常用的職位分析方法n問卷調(diào)查法n觀察法n工作日志法n訪談法n關(guān)鍵事件法 職位說明書 職位說明書的來源和目的n職務(wù)說明書是根據(jù)職務(wù)分析所得到的資料，而對工作的職務(wù)、所負的責任、以及應(yīng)具備的條件所做成的書面文件n即：職位分析的直接結(jié)果，就是產(chǎn)生職位描述、職位規(guī)范，進而形成職位說明書n目的：確認工作職責，并說明工作的范圍和內(nèi)容。 職位描述和職位規(guī)范的編寫n職位描述(Job Description)：對有關(guān)工作職責、工作活動、工作條件以及工作安全等方面的書面描述文件。n職位規(guī)范(Job Specification)：全面反映對工作承擔者

6、在個性特征、技能以及工作背景等方面的要求的書面文件。 職位描述與職位規(guī)范的區(qū)別n編寫目的的區(qū)別：職位描述是以“工作”為中心對職位進行深入的說明，為職位評價、職位分類及人事管理提供依據(jù)。職位規(guī)范是在工作描述的基礎(chǔ)上，解釋什么樣的人才能勝任此一職位的工作，以便為招聘、培訓、考核、選拔、任用提供依據(jù)n內(nèi)容范圍的區(qū)別：職位描述的內(nèi)容很廣泛，包括對職位的性質(zhì)、特征、程序、方法的說明，而職位規(guī)范的內(nèi)容則主要涉及到該職位對任職人員資格條件的要求 職位描述的價值n對員工：工作描述可以幫助員工了解工作的內(nèi)容及義務(wù)，并且讓員工了解組織對他們的期望值。n對管理者：書面的工作描述可以盡可能地減少在工作要求上與員工的沖

7、突。當工作描述中所包含的義務(wù)沒有做到時，管理者就有了采取糾正行動的依據(jù)。 職位規(guī)范的價值n對員工：職位規(guī)范可讓員工了解每一職位所需具備之最低任職要求，從而依自己有興趣之職系或職位，訂定相關(guān)職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。n對管理者：有一清晰標準之招聘標準，可提高人員選拔及任用之適任性。 職位說明書的失敗原因 n員工及部門主管因工作忙碌，配合意愿低，為免麻煩，僅以口頭約定代替，不落書面文字 n工作描述撰寫不清，和實際工作內(nèi)容差異太大n修改增刪不便，工作變動后或因職位之更替頻繁，其內(nèi)容早不合實際，流于形式n對工作說明書編制過程之相關(guān)理念不清楚，格式及形式無法充分發(fā)揮其功能，導致誤用n對工作說明書與整個管理制度之

8、聯(lián)結(jié)，欠缺系統(tǒng)性之構(gòu)想，無法有效支持其它制度之設(shè)計，限制其可能之功能發(fā)揮。 職位說明書職位代碼職位類別所屬單位職位層次職位描主要負責部分支持述 1.職位資格職位2.職能標準基非常重要重要一般 本規(guī)范 職位專長類別 內(nèi)部夥伴 其他操作技能知識 職能項目描述 職位名稱所屬處/部門1.面對內(nèi)外部客戶A主管職 B管理行政職 C技術(shù)職 D生產(chǎn)職B1非專業(yè)人員/助理 B2專業(yè)人員 B3基層主管/資深專業(yè)人員 B4中階主管/高級專案人員外部顧客2.工作內(nèi)容與職責概述要達成的目的 請詳細描述按重要順序依次列出每項職責及其目標負責程度職責範圍(請以動詞開始)部門(或單位、職位) 教育程度與專業(yè)類別(科系)培訓/

9、證照要求資歷與經(jīng)驗 技能主要製表 人主管簽章(人格特質(zhì))A行政管理類 D工業(yè)工程類 E電子類M機械類 S軟件設(shè)計類 I資訊管理類O其他 (可複選) 填寫職位說明書的一般原則n以簡潔而直接的方式填寫職位說明書，用詞力求簡單n系針對“職位”，而非針對“個人”n主管仍有權(quán)指定其他相關(guān)的職責或工作n職位說明書的長度并不能表示該職位的重要程度n職位規(guī)范中需避免種族、性別、年齡、身體殘疾方面的歧視。 基本資料n職位名稱：本職位現(xiàn)行職位名稱。如：人力資源專員、系統(tǒng)分析師、行政助理、財務(wù)經(jīng)理等。n職位代碼：系統(tǒng)中本職位之代碼n職位類別：本職位為管理職或?qū)I(yè)職，及其工作性質(zhì)為何n所屬處部門：本職位所屬之職能組織

10、。如：人力資源部。 n所屬單位：本職位所屬最小功能單位，如：訓練課、電子工程課 n職位層次：本職位所屬之專業(yè)及能力階層 職位描述n面對內(nèi)外部客戶內(nèi)部伙伴外部顧客n工作內(nèi)容與職責概述職責范圍負責程度：主要負責部分支持要達成的目的 職位規(guī)范n職位資格教育程度及專業(yè)類別：本職位需具備之學歷及專業(yè)職位專長類別培訓證照要求：與本職位工作相關(guān)所需必備之培訓經(jīng)歷或?qū)I(yè)證照資歷與經(jīng)驗n職位標準主要知識技能項目描述重要程度 操作技能項目描述重要程度其他人格特質(zhì)項目描述重要程度 職位設(shè)計的主要原則n因事設(shè)崗原則：職位設(shè)置應(yīng)按照企業(yè)各部門職責范圍來設(shè)定職位，而不應(yīng)該“因人設(shè)崗”，“職位”和“人”的關(guān)系應(yīng)是“設(shè)置”和

11、“配置”的關(guān)系n職位的規(guī)范：職位名稱及職責范圍均應(yīng)加以規(guī)范，且職位名稱應(yīng)該很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)n最少職位數(shù)原則：考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，并盡可能地縮短職位之間訊息傳遞時間 n人事相宜原則：根據(jù)職位對人的素質(zhì)要求，選擇相應(yīng)的工作人員，并將人安排到合適的職位上。 職位說明書實例 職位說明書實例n人事行政助理nDSP軟件工程師n產(chǎn)品專員 實際演練 職位類別n A主管職 n B管理行政職 n C技術(shù)職 n D生產(chǎn)職 職位層次n B1非專業(yè)人員/助理 ：單純從事執(zhí)行性、操 作性之工作n B2專業(yè)人員 ：需具備策劃、思考能力，能獨立進行工作n B3基層主管/資深專業(yè)人員：需至少具備在該專業(yè)領(lǐng)域3年以

12、上工作經(jīng)驗n B4中階主管/高級項目人員：需至少具備在該專業(yè)領(lǐng)域5年以上工作經(jīng)驗 面對內(nèi)外部客戶n指擔任本職位者在執(zhí)行工作時，不論對公司內(nèi)、外，以文字或口頭，透過溝通、協(xié)調(diào)、接洽之表達方式，進行其正常而合理接觸之必要性，進而形成良好之人際關(guān)系及工作關(guān)系，有助其任務(wù)之完成。 內(nèi)部伙伴：指本職位因工作需要，需與公司內(nèi)所屬單位以外之那些人員進行聯(lián)系及合作外部顧客：指因工作需與公司外部單位或人員之必要接觸對象 具體寫明接觸內(nèi)容，如資料交換、談判溝通、協(xié)調(diào)等 職責范圍n條理分明：職位之主要工作職責明確而肯定。n工作職責應(yīng)以重要程度為順序排列n每一要點之開始，要以肯定之動詞開始n每一行動動詞后均應(yīng)有其受詞

13、，以及可能之行動目的及結(jié)果。如：培訓專員：執(zhí)行公司教育訓練活動，以提高員工之專業(yè)及管理技能n敘述現(xiàn)在應(yīng)該做的工作，而非過去是怎么做的，也不是將來要怎么做或?qū)碛媱澮龅墓ぷ?n不得有否定的詞句n避免使用縮寫或簡稱n避免含糊、不明確的詞句，如設(shè)法、盡力、嘗試等。n避免使用技術(shù)性的詞句或文字n避免使用敘述式的填寫方式n避免使用“得”或“偶爾”等文字 提供參考之動詞n督導、分析、執(zhí)行、評估、協(xié)助、審核、參加、收集、整合、協(xié)調(diào)、擬訂、指導、編輯、檢查、維護、操作、調(diào)查、規(guī)劃、采購、修訂、記錄、提供、研究、訓練、實施、發(fā)放、追蹤、觀察、比較、提供、等等 教育程度及專業(yè)類別n教育程度：指擔任本職位最低必要

14、之教育層次，而非填寫者目前之教育程度。如初中、高中、?？?、本科、碩士等。n專業(yè)類別：如“電機系”、“會計系”、“資訊管理系”，或較大彈性之“工商管理相關(guān)科系”、“機械工程相關(guān)科系”等，如能與職位描述所需專業(yè)類別越相近越好。 職位專長類別n A：行政管理類n D：工業(yè)工程類n E：電子類n M：機械類n S：軟件類n I：資訊管理類n O：其他 經(jīng)歷與經(jīng)驗n指擔任本職位所需之必要該專業(yè)或相關(guān)經(jīng)驗?zāi)陻?shù)，以便能有相應(yīng)具備之工作經(jīng)驗，執(zhí)行其日常工作，并能達成任務(wù)目標。n若本職位需有主管工作經(jīng)驗，則需注明需具備之擔任主管經(jīng)驗?zāi)陻?shù)。 主要知識技能操作技能n指擔任本職位需已具備的專業(yè)知識及能力；因工作之難易度及復雜度不同。需具備之知識技能如：Oracle資料庫撰寫、C+程序設(shè)計、人力資源管理技能等需具備之操作技能（需以手動操作為主）如：電腦Microsoft Office操作技能、水電管線裝配技術(shù)、 人格特質(zhì)n擔任本職位所需具備之較重要，且與工作相關(guān)之人格特質(zhì)，如：財務(wù)人員嚴謹?shù)?、細心的、正直的業(yè)務(wù)人員具彈性、高挫折容忍力、善溝通研發(fā)人員專心一致、有創(chuàng)造力的生產(chǎn)技術(shù)人員可靠的、有條理的