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1、某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè) 服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 策 劃 書 專業(yè)：工商管理專業(yè) 班級：12級專升本 組員： 陳婧:241293903 鄭偉偉：241293946 吳洋明：241293933 黃佳冰：241293914 黃瓊玲：241293915 - 11 - 目 錄 一、活動背景……………………………………………………………..1 二、活動概述……………………………………………………

2、………..1 三、會議安排任務(wù)………………………………………………………..1 四、會議的準備工作…………………………………………………...1-6 五、談判會議室的布置與座次安排……………………………………..7 六、會前主方談判的接待準備…………………………………………..7 七、主座談判迎送工作………………………………………………......7 八、雙方利益、優(yōu)劣勢分析及洽談目的……………………………......8 九、談判程序及具體策略……………………………………………...8-9 十、談判流程…………………………………………………………….9 十一、會議服務(wù)工作程序

3、及注意事項……………………………….9-10 十二、談判過程中的禮儀………………………………………………10 某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè) 服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 一、活動背景：在某貿(mào)易公司業(yè)務(wù)需求不斷擴大的情況下，某進出口貿(mào)易公司（主方）與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)（客方）在主方貿(mào)易公司進行有關(guān)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談。 二、活動概述： 1、活動名稱：某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 2、活動時間：2013年5月18日（會談）-2013年5月19日（游樂宴請） 3、活動地點：主方貿(mào)易公司的會議室 4、主辦單位：某進出口貿(mào)易公司

4、 5、活動目的：通過會談創(chuàng)造雙方的利益 三、會議安排任務(wù)： 公司會議的工作、座次、談判、出席談判的儀表儀態(tài)禮儀安排 四、會議的準備工作 確定會議主題與議題 尋找合作機會、尋找共同商機、促進雙方發(fā)展、創(chuàng)造雙贏的機會 明確會議組織機構(gòu) 某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè) 確定會議名稱： “某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會” 明確會議所需設(shè)備和工具 室內(nèi)設(shè)施設(shè)備 (1)接通計算機與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。 (2)調(diào)整投影設(shè)備，亮度、大小適當(dāng)。 (3)調(diào)試話筒效果。 (4)安排攝影、攝像位置。 (5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器，冬季室內(nèi)溫度控制在18度左

5、右，夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右，并在會前40分鐘左右噴灑適量清淡空氣清新劑，保持室內(nèi)空氣清新。 會議用品準備 1)茶杯：須經(jīng)過消毒，消毒時間不少于20分鐘；茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口；茶杯無水跡且光亮 2)玻璃杯：不得有破損和缺口，杯子清潔、光亮、透明，無指印，列放在杯墊上 3)礦泉水：礦泉水瓶無灰塵，密封完好，瓶內(nèi)無沉淀物，并在保質(zhì)期內(nèi) 4)小毛巾：無斑點和異味，須經(jīng)過消毒，消毒時間在20分鐘左右，重要會議一律用新的小毛巾，冬季毛巾必須保暖 5)小竹簍：不得有破損,每次使用結(jié)束后，熱水浸泡，曬干后保存，以再次使用 6)簽到臺：臺布無污跡，無破損 7)鮮花：新鮮，無枯枝、敗葉

6、 8)熱水瓶：表面清潔光亮，無水跡，水溫控制在90度以上 9)掛衣架：清潔完好，無損壞，無缺少 10)文具：筆、油墨飽滿，書寫通暢；紙本干凈整潔 確定會議規(guī)模與規(guī)格 此次會議為中小型會議。 確定會議時間與會期 于2013年5月18日上午9點至下午5點（可提前一天報到，報到時間段為早上八點至下午五點） 確定與會者名單 主方派8名談判人員： 主談：總經(jīng)理xxx 翻譯人員xxx 輔談：總經(jīng)理助理xxx 銷售總監(jiān)xxx 法律顧問xxx 其他：財務(wù)人員xxx 代理人xxx 技術(shù)顧問xxx 另外，客方也是派職稱相同的8名成員參加談判： 主談：總經(jīng)理xxx 商務(wù)人員x

7、xx 輔談：總經(jīng)理助理xxx 銷售總監(jiān)xxx 法律顧問xxx 其他：財務(wù)人員xxx 技術(shù)顧問xxx 生產(chǎn)代表xxx 當(dāng)主客雙方談判人員由16個人的會議增加人數(shù)時，其復(fù)雜程度將成倍增加。所以在本次會議洽談中，盡量控制人員的適度，且我方更應(yīng)做事先應(yīng)急準備。 選擇會議地點 某進出口貿(mào)易公司（主方）的會議室 準備會議文件材料 主要有議程表和日程表兩大類、洽談座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等 制作會議證件 證件主要有代表證、出席證、來賓證、旁聽證、工作證、出入證等，職稱較為重要的證件還可貼上本人照片，加蓋印章。如下： 某進

8、出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè) 服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 X X 證 姓名xxx?職稱xxxxx 證件號碼：xxxxxxxx 主辦方公司：某進出口貿(mào)易公司 2013年5月18日 布置會議室 1、洽談室內(nèi)外的布置： 會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉 2、洽談室的布置：座次職務(wù)最高的居其座位正中，然后客方正對主方的先左后右，由前至后的順序依次排列；主方的座位安排則正對客方的先右后左排序 會場檢查 進行會場設(shè)備及現(xiàn)場的安排進行安全事項檢查。 安排食住行 主辦單位提供服務(wù)項目： 1)往返機票總額的50%（根據(jù)公

9、司的規(guī)模決定） 2) 住宿(2夜,包含早中餐) 3）提供單獨會客室 4) 提供洽談會當(dāng)天翻譯 制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 預(yù)算細節(jié)單： 1、交通費用交通費用： 租用旅行車輛2輛/400元，租用2天總計800元。 2、會議室/廳費用： 鐵觀音茶葉8袋/400元、飲用水6桶/48元，總計448元。 3、入住酒店費用： 豪華套間2間/680元，普通單人標(biāo)間2間/180元，普通雙人標(biāo)間2間/120元，入住2天費用總計1960元。 4、餐飲費用(囊括會議的早中餐飲費用及宴請和其他)： 早餐：15元/人，人員16人，總計240元 午餐：25元/人，人員16人，總計400元 水果

10、茶點：蘋果5.8元/500g，梨4元/500g，香蕉4元/500g，提子10元/500g， 糕點18//盒，水果各買10斤和糕點10盒，總計418元 總計1058元 宴請餐飲：估算2000-3000元不等 5、會議資料：復(fù)印本及筆記本和筆還有其他等總計80元 6、宴請會演員及節(jié)目：一晚800元 7、其他雜費：預(yù)估在200內(nèi) 總計大約花費8346-9000元之間 另外可根據(jù)客房的談判風(fēng)格和風(fēng)俗習(xí)慣及基本慣例來制定洽談策略，以避免不 必要的麻煩： 1、若對方的等級觀念強，我方可詳細做主次到位，尊重他們的尊卑秩序 2、若對方的談判風(fēng)格婉轉(zhuǎn)圓滑，即我方必須做

11、到資料備全，以到時隨機應(yīng)變 3、若對方言語較為直白，固執(zhí)堅毅，那我方也可以采用直來直往的方式應(yīng)對 4、若對方重視人際的發(fā)展關(guān)系，即我方可以采用價格略低長遠發(fā)展關(guān)系應(yīng)對 會議日程和議程 日期 時間 議程安排 參會人員及負責(zé)人 備注 5 月 18 日 9:00-10:00 會前接待、簽到及引導(dǎo)工作 接待組及秘書組和保衛(wèi)科 名單盤點及現(xiàn)場引導(dǎo)工作 10:00-12:00 雙方主要人員發(fā)言 所有代表人員 相關(guān)資料備齊 12:00-14:00 進餐及休息時間 接待組 食宿安排 14:00-17:00 產(chǎn)品討論及會議洽談（結(jié)

12、束后進餐） 所有人員 產(chǎn)品及相關(guān)設(shè)備 5 月 19 日 9:00-11:30 接與會人員進行景點參觀和游玩等 接待組及會議相關(guān)人員 相關(guān)事項安排及注意安全 11:30-13:30 進餐時間 接待組 食宿安排 13:30-14:30 休息時間（與會人員自行安排） 接待組及會議相關(guān)人員 景點游玩后的人員清點及安全事項 18:00-21:00 進行晚餐宴會時間 所有人員 宴會場所和菜式座位安排及結(jié)束后會場記錄 制發(fā)會議通知 某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 主辦：某進出口

13、貿(mào)易公司 您好！首先祝貴公司前程似錦！ 為適應(yīng)市場變化、進一步促我司與貴公司雙方的經(jīng)貿(mào)交流、拓寬溝通渠道，增進各行業(yè)企業(yè)間在產(chǎn)品、技術(shù)、市場等方面的合作，由某進出口貿(mào)易公司主辦的服裝出口貿(mào)易洽談會將于2013年5月18日在某進出口貿(mào)易公司的會議室舉行、洽談，并誠邀貴公司參觀我司。通過貴公司介紹優(yōu)秀的產(chǎn)品、與貴公司的深入交流，尋找相互感興趣的產(chǎn)品或業(yè)務(wù)合作伙伴，共同拓展市場，實現(xiàn)雙贏。 洽談會的具體內(nèi)容如下 - 會議名：某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 - 日 期：2013.05.18 - 時 間：09:0

14、0~17:00 - 場 所：某進出口貿(mào)易公司（主方）的會議室的會議室 - 主 辦：某進出口貿(mào)易公司（主方）的會議室 - 規(guī) 模：15-20人的中小型會議 某進出口貿(mào)易公司：代表8人 某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)：代表8人 - 形 式：某進出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)1:1洽談 - 商談項目：服裝出口的業(yè)務(wù)洽談 - 主辦單位提供服務(wù)項目 : 1)往返機票總額的50%（根據(jù)公司的規(guī)模決定） 2) 住宿(2夜,包含早中餐) 3）提供單獨會客室 4) 提供洽談會當(dāng)天翻譯 望有貴公司于5月1日前填寫企業(yè)回執(zhí)表回傳至我司。 聯(lián)系人

15、：xxx 傳真：xx-xxx-xxxxxxxx 電話：xxx -xxxxxxx,手機：xxxxxxxxxxx 某進出口貿(mào)易司 2013年4月17日 五、談判會議室的布置與座次安排 ①洽談室的選擇與布置 ? 此次為中小型規(guī)模會議，所以只要安排在會議室即可。另外安排2-3個房間，一間作為主要會議室外，另一間作為雙方進行內(nèi)部協(xié)商的密談室， 再配一個休息室。 會議室的布置： 1、布置綠色植

16、物（美化養(yǎng)神） 2、張貼業(yè)績表（起到宣傳作用，給客方塑造企業(yè)良好的團隊氛圍形象） 3、布置舒適的談判會議（如：適宜的光線和溫度、寧靜的環(huán)境、還有會議召開時可拉上窗簾以集中精力在會議主題，從而提高洽談的成功率） ②談判桌擺放及座次安排 ? 長方形 由于會議室的格局，決定將會議桌橫放，則正面對門為上座，應(yīng)屬于客方，背面對門為下座，屬于主方（靠近門口側(cè)） 雙方主談人首席代表，各在己方一邊的中間就坐，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠地分別在主談人兩側(cè)就坐 六、會前主方談判的接待準備 ? 主座談判，作為東道主一方出面安排各項洽談事宜時， 一定要在迎送、款待、場地布置

17、、座次安排等各方面精心周密準備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求， 方的理解、信賴和尊重 1、成立接待小組 ? 成員由后勤保障(食宿方面 、交通、通訊）負責(zé)人員組成 2、擬訂接待方案 ? 安排其他接待人員在公司接待與會人員，接待組組長負責(zé)簽到，引導(dǎo)進入會場安排茶水接待客人 ? 安排前臺人員到前廳等候處理，幫助解決突發(fā)情況 ? 保衛(wèi)人員及其他人員到現(xiàn)場勘查，以保證與會人員人身安全和財產(chǎn)安全 ? 秘書組合保衛(wèi)組聯(lián)手安排會議相關(guān)必備用品 七、主座談判迎送工作 ? 我方作為東道主（主座），客方此次出席的有：總經(jīng)理、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理助理、商務(wù)人員、財務(wù)人員、法律顧問、翻譯人員、技術(shù)顧問8

18、位代表 ? 客方抵離的航班時間為8:30分，我方所有迎送人員都應(yīng)主動先于客方到達前1個小時指定地點迎候 ? 客房此次來的人數(shù)不多，我方迎接人員要按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄 ? 若我方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，需請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好讓客人從右側(cè)門上車，我方領(lǐng)導(dǎo)從左側(cè)門上 車，避免從客人座前穿過 八、雙方利益、優(yōu)劣勢分析及洽談目的 優(yōu)劣勢分析 我方利益：1、獲得更高的利潤 2、建立長遠的合作關(guān)系 對方利益：1、制作質(zhì)量上乘、性能良好、價格適中的品牌服裝 2、建立長遠的合作關(guān)系 我方優(yōu)勢：1、資金流動自由、信譽良好 2、購

19、貨渠道較廣 我方劣勢：1、銷售量業(yè)務(wù)劇增，存貨不足 2、合作對象較多同時也較分散 對方優(yōu)勢：1、生產(chǎn)的服裝質(zhì)量相對好，較市面上其他同類產(chǎn)品更具競爭力 2、訂單多，合作對象多 對方劣勢：1、有大量的競爭對手 2、生產(chǎn)線較為繁忙 洽談目的： 1、達到合作目的，爭取簽下我們預(yù)期合作條件下的合同 2、保證價格優(yōu)勢 3、由我方負責(zé)產(chǎn)品的運輸和保險 九、談判程序及具體策略 1、開局： 方案一：感情交流式開局策略：通過談及雙方合作情況形成感情上的 共鳴，把對方引入較融洽的談判氣氛中 方案二：采取進攻式開局策略：營造低調(diào)談判氣氛 借題發(fā)揮的策

20、略：認真聽取對方陳述，抓住對方問題點，進行攻擊、突破 2、中期談判階段： 1）紅臉白臉策略：由兩名洽談成員其中一名充當(dāng)紅臉，一名充當(dāng)白臉輔助協(xié)議的談成，適時將洽談話題從價格轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品質(zhì)量上來 2）層層推進，步步為營的策略：有技巧地提出我方預(yù)期利益，先易后難，步步為營地爭取利益 3）把握讓步原則：明確我方核心利益所在，實行以退為進策略，退一步進兩步，做到迂回補償，充分利用手中籌碼，適當(dāng)時可以答應(yīng)部分要求來換取其它更大利益 4）突出優(yōu)勢：以以往案例作為資料，讓對方了解到我們的優(yōu)勢。強調(diào)與我方協(xié)議成功給對方帶來的利益，同時軟硬兼施，暗示對方若與我方協(xié)議失敗將會有巨大損失 5）打破僵局：合

21、理利用暫停，首先冷靜分析僵局原因，再可運用把握肯定對方行式，否定方實質(zhì)的方法解除僵局，適時用聲東擊西策略，打破僵局 3、休局階段： 如有必要，根據(jù)實際情況對原有方案進行調(diào)整 4、最后談判階段： 1）把握底線：適時運用折中調(diào)和策略，把握嚴格把握最后讓步的幅 度，在適宜的時機提出最終報價，使用最后通牒策略 2）埋下契機：在談判中形成一體化洽談，以期建立長期合作關(guān)系 3）達成協(xié)議：明確最終洽談結(jié)果，出示會議記錄和合同范本，請對方確認，并確定簽訂合同的具體時間和地點 制定應(yīng)急預(yù)案 雙方進行商務(wù)洽談，總會出現(xiàn)特殊情形。為了使洽談順利進行，有必要制定應(yīng)急預(yù)案。例如：對方提出新的異議 應(yīng)

22、對方案： 1、保留意見，再待商議 2、就著和好往來，適當(dāng)讓步 十、談判流程 （1）雙方進場 （2）介紹本次會議安排與與會人員 （3）正式進入談判： ? 主要介紹本次主要談的服裝類型，批量等情況 ? 遞交并討論此次出口協(xié)議 ? 雙方協(xié)商服裝的交貨時間、地點方式等 ? 協(xié)商定金支付的時間、方式，及有違約情況下的賠償辦法和法律責(zé)任 （4）達成協(xié)議 （5）簽訂協(xié)議 （6）握手祝賀談判成功，拍照留念。 （7）設(shè)宴招待，談判圓滿達成 十一、會議服務(wù)工作程序及注意事項 會議迎賓服務(wù) 1、會議開始前1小時，迎賓員應(yīng)在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應(yīng)引

23、領(lǐng)到簽到處簽到 2、簽到時，服務(wù)人員應(yīng)主動微笑問候，詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到，然后引領(lǐng)至?xí)龌蛐菹⑹? 3、迎接來賓入座時，要面帶微笑，用語禮貌，舉止大方，手、語并用 4、提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人，然后按順時針方向提供服務(wù) 5、添加茶水時，倒至七分滿，并注意客人的動態(tài)，以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過程中，須忙而不亂，快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時，聲音要輕，茶杯須放在賓客的右手位置，同時杯柄朝后45度，并說：“請用茶”。用礦泉水，必須先開瓶蓋，再掀杯蓋，倒入礦泉水時，礦泉水瓶不得與杯口接觸，倒至八分滿即可 會場服務(wù) 1、會議開始后，在會議室門口掛上“請勿

24、打擾”牌子 2、會議開始后，服務(wù)員應(yīng)站立在會場周圍，觀察所負責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù) 3、服務(wù)員不得隨意出入會議室，確有緊急事項，服務(wù)員可用紙條傳遞信息 4、送茶水時，應(yīng)對客人說：“請用茶”。每隔20分鐘加茶水（給有需要的客人） 5、會議結(jié)束，服務(wù)員要立即開啟會議室大門，并在門口立崗送客，面帶微笑道別 6、將衣帽架上的衣、帽送還來賓，注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即交還來賓或交領(lǐng)班處理 會議結(jié)束 1、檢查會議室內(nèi)是否有電器設(shè)備損壞，發(fā)現(xiàn)損壞及時通知設(shè)備部進行修復(fù) 2、清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品，并送到儲水間進行清洗 3、擺放桌椅

25、，恢復(fù)原樣，進行保潔清掃 4、關(guān)閉所有的照明燈具，空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降，以備下次會議使用 5、關(guān)閉會議室 會場服務(wù)的注意事項 1、絕不能因為服務(wù)站立時間過長，而倚靠會場墻壁或柱子 2、在會場服務(wù)時應(yīng)盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人 3、會場服務(wù)過程，語言、動作要輕，避免影響發(fā)言者 4、遵守會場規(guī)定，不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內(nèi)容。對于所聽到的會議內(nèi)容應(yīng)保密 十二、談判過程中的禮儀 會前，我方準時迎候，工作人員需先于客方到達談判地點， 當(dāng)客方人員到達時，我方人員在大樓門口迎候，亦可指定專人在大樓門口接引客人，我方人員只在談判室門口迎候 雙方由主談人介紹各自成員，互相握手、問候、致意。然后由客方先行進入談判室或賓主雙方同時進入談判室，主方人員待客方人員落座后再坐下 ? 在正式開始前，雙方作簡短致辭，后再入座 ? 洽談?wù)介_始，這時非談判人員應(yīng)全部離開談判室；在談判進行中，雙方要關(guān)閉所有的通訊工具或調(diào)到靜音 ，人員也不要隨便進出 ? 洽談中，服務(wù)人員要時刻觀察那些經(jīng)常喝水的客人，目測茶水剩1/5時，就應(yīng)及時倒水 ? 會議結(jié)束后，我方人員要將客方人員送至電梯口或送到大樓門口上車，握手告別，目送客人汽車開動后再離開