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1、 2 Question： 為 什 么 要 建 立 檔 案 ？ 檔 案 有 何 作 用 ？ 檔 案 的 利 用 3 一 、 立 卷 （ 一 ） 立 卷 的 概 念 和 含 義 1 立 卷 的 概 念 文 書 處 理 部 門 或 人 員 將 辦 理 完 畢 的 ，具 有 保 存 價 值 的 文 件 材 料 ， 根 據(jù) 其 固 有的 聯(lián) 系 及 形 成 的 規(guī) 律 ， 組 成 案 卷 的 過 程稱 為 立 卷 。 第 二 節(jié) 立 卷 工 作 4 一 、 立 卷2 立 卷 的 含 義 （ 1） 必 須 是 辦 理 完 畢 的 文 件 材 料 才 可以 立 卷 。 （ 2） 必 須 是 具 有 保 存

2、價 值 的 文 件 材 料才 能 歸 檔 保 存 。 （ 3） 必 須 按 照 文 件 在 形 成 過 程 中 的 聯(lián)系 和 一 定 的 規(guī) 律 組 成 案 卷 。 5 Question： 立 卷 的 過 程 是 怎 么 樣 的 ？ 立 卷 程 序 6 （ 二 ） 立 卷 特 征 在 立 卷 過 程 中 ， 按 文 件 的 基本 特 征 確 定 文 件 分 類 和 組 卷的 原 則 和 依 據(jù) 。 具 有 共 同 特 征 的 和 密 切 聯(lián) 系的 文 件 組 合 在 一 起 。 立 卷 特 征 就 是 按 文 件 特 征 分類 和 組 卷 。 7 8 （ 二 ） 立 卷 特 征 立 卷 特 征

3、 的 分 類 （ 1） 按 文 件 的 問 題 特 征 立卷 不 同 的 事 件 、 項 目 、 專 案 。 eg: 1、 人 事 類 、 業(yè) 務 類 、 會 計 類 、 科研 產(chǎn) 品 類 2、 科 研 開 發(fā) 產(chǎn) 品 檔 案 （ N72、 N75、N85、 N97） 9 立 卷 特 征 的 分 類 （ 2） 按 文 件 的 作 者 特 征 立卷 文 件 責 任 者 Eg:1、 人 事 檔 案 類 2、 圖 書 著 作 類 （ 圖 書 館 ） 10 立 卷 特 征 的 分 類（ 3） 按 文 件 的 名 稱 特 征 立 卷 按 文 種 進 行 分 類 和 組 卷 通 知 、 報 告 、 通 報

4、 、 計 劃 、 安 排 11 立 卷 特 征 的 分 類 （ 4） 按 文 件 的 時 間 特 征 立卷 按 年 度 分 類 按 月 份 分 類 按 日 期 分 類 （ 5） 按 文 件 的 地 區(qū) 特 征 立卷 省 市 區(qū) 縣 鎮(zhèn) 12 立 卷 特 征 的 分 類 （ 6） 按 文 件 的 通 訊 者 特 征立 卷 業(yè) 務 聯(lián) 系 單 位 Eg:1、 客 戶 資 料 2、 業(yè) 務 檔 案 3、 會 計 檔 案 13 立 卷 特 征 的 分 類 （ 7） 其 他 特 征 立 卷 1、 重 要 程 度 2、 姓 名 筆 畫 3、 文 件 載 體 （ 文 書 、 圖 片 、 音 頻 、 視 頻

5、、 磁 盤 、 光 盤 ） 14 （ 二 ） 立 卷 特 征 的 運 用 立 卷 就 把 零 散 無 序 的 文 件 按文 件 之 間 固 有 的 共 同 點 和 聯(lián)系 點 分 門 別 類 、 有 機 結(jié) 合 、組 成 案 卷 。 15待 立 卷 的 文 書 16 17 （ 二 ） 立 卷 特 征 的 運 用 常 用 ： 按 問 題 特 征 立 卷 按 制 發(fā) 者 特 征 立 卷 按 時 間 特 征 立 卷 18 （ 三 ） 立 卷 特 征 結(jié) 合 運 用 形 式 “年 度 組 織 機 構(gòu) ” 分 類 eg:2009人 事 檔 案 2010會 計 檔 案 “組 織 機 構(gòu) 年 度 ” 分 類

6、eg:人 事 檔 案 2009 會 計 檔 案 2010 19 （ 三 ） 立 卷 特 征 結(jié) 合 運 用 形 式 “年 度 問 題 ” 分 類 法 eg:2009M10產(chǎn) 品 專 案 2010N10產(chǎn) 品 專 案 “問 題 年 度 ” 分 類 法 。 eg: M10產(chǎn) 品 專 案 2009 N10產(chǎn) 品 專 案 2010 20 （ 二 ） 立 卷 特 征 及 其 運 用 （ 2） 立 卷 特 征 在 組 卷 中 的 具 體 運 用 一 般 應 以 按 問 題 特 征 組 卷 為 主 。 按 文 件 的 主 要 共 同 特 征 組 卷 。 根 據(jù) 文 件 的 類 型 ， 靈 活 運 用 相 應

7、 的文 件 特 征 組 卷 。 21 二 、 立 卷 的 組 織 工 作 （ 一 ） 立 卷 環(huán) 節(jié) 的 選 擇 1 文 書 處 理 部 門 立 卷 （ 1） 集 中 式 。 （ 2） 部 門 式 。 （ 3） “ 誰 辦 誰 立 卷 ” 。 2 文 件 處 理 部 門 與 機 關 檔 案 室 結(jié) 合 立 卷 （ 1） 組 織 型 。 （ 2） 分 工 型 。 （ 3） 兼 職 型 。 22 二 、 立 卷 的 組 織 工 作（ 二 ） 立 卷 的 準 備 工 作 1 立 卷 工 作 會 議 2 立 卷 業(yè) 務 培 訓 3 文 件 材 料 的 收 集 和 清 理 4 機 關 檔 案 室 在 立

8、 卷 工 作 中 的 作 用 23 二 、 立 卷 的 組 織 工 作（ 三 ） 平 時 歸 卷 1 平 時 歸 卷 的 概 念 2 平 時 歸 卷 的 目 的 3 平 時 歸 卷 的 主 要 措 施 （ 1） 建 立 和 健 全 平 時 歸 卷 制 度 。 （ 2） 要 有 平 時 歸 卷 的 物 質(zhì) 條 件 。 （ 3） 注 意 平 時 的 清 查 和 歸 卷 。 24立 卷 工 作 25 三 、 具 體 立 卷 程 序（ 一 ） 擬 訂 （ 或 修 訂 ） 立 卷 類 目 （ 二 ） 文 件 的 歸 類 和 組 卷 （ 三 ） 確 定 案 卷 的 保 管 期 限 （ 四 ） 擬 寫 案

9、卷 標 題 （ 五 ） 案 卷 的 編 目 與 編 號 （ 六 ） 填 寫 與 裝 訂 （ 七 ） 歸 檔 26立 卷 程 序 27 28 29 案卷標題 30卷 內(nèi) 文 件 的 編 號 31 32 33 四 、 案 卷 質(zhì) 量 （ 一 ） 案 卷 質(zhì) 量 要 求 的 總 原 則 案 卷 質(zhì) 量 必 須 符 合 立 卷 的 基 本 原 則 ， 即 遵 循文 件 材 料 的 形 成 規(guī) 律 和 特 點 ， 保 持 文 件 之 間 的 有機 聯(lián) 系 ， 區(qū) 別 不 同 價 值 ， 便 于 保 管 和 利 用 。 （ 二 ） 案 卷 質(zhì) 量 的 一 般 要 求 1 要 符 合 規(guī) 范 化 、 標 準

10、 化 2 歸 檔 的 案 卷 應 齊 全 完 整 34 四 、 案 卷 質(zhì) 量 （ 三 ） 案 卷 質(zhì) 量 的 一 般 內(nèi) 容 （ 1） 組 卷 合 理 。 （ 2） 保 管 期 限 劃 分 準 確 。（ 3） 卷 內(nèi) 文 件 的 排 列 合 理 。 （ 4） 卷 內(nèi) 目 錄 清 晰 。（ 5） 備 考 表 填 寫 完 整 。 （ 6） 案 卷 封 面 填 寫 清 楚 。（ 7） 案 卷 題 名 擬 寫 準 確 。 （ 8） 檔 號 編 制 正 確 。（ 9） 裝 訂 結(jié) 實 整 齊 。 （ 10） 字 跡 材 料 符 合 耐 久 性 的 要 求 。 35 一 、 立 卷 改 革 （ 一 ）

11、立 卷 改 革 卷 工 作 的 目 的 與 方 向 1 立 改 革 的 目 的 （ 1） 簡 化 立 卷 方 法 。 （ 2） 立 卷 技 術 的 普 及 。 （ 3） 立 卷 工 作 現(xiàn) 代 化 。 2 立 卷 工 作 改 革 的 方 向 （ 1） 改 革 立 卷 的 方 法 ， 與 現(xiàn) 代 科 學 管 理 的 方 法 和 手 段 相 適 應 。 （ 2） 以 電 子 計 算 機 輔 助 立 卷 方 式 代 替 手 工 方 式 。 （ 3） 立 卷 工 作 與 檔 案 工 作 一 體 化 。 36 一 、 立 卷 改 革 （ 二 ） 幾 種 簡 易 立 卷 方 式 的 簡 介1 “ 一 事

12、一 卷 ” 2 “ 立 純 卷 ” 3 “ 立 薄 卷 ” 4 “ 以 件 代 卷 ” 37 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 一 ） 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 編 制 目 的 與 原 則 1 編 制 目 的 由 國 家 檔 案 行 政 管 理 部 門 制 定 統(tǒng) 一 的 標 準 和方 法 ， 對 歸 檔 文 件 整 理 工 作 加 以 引 導 和 規(guī) 范 。 2 編 制 原 則 （ 1） 簡 化 原 則 。 （ 2） 兼 容 原 則 。 （ 3） 靈 活 性 原 則 。 （ 4） 前 瞻 性 原 則 。 38 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 二 ） 歸 檔 文 件

13、 整 理 概 述 1 歸 檔 文 件 整 理 歸 檔 文 件 的 整 理 以 件 為 單 位 進 行 裝 訂 、 分 類 、排 列 、 編 號 、 裝 盒 ， 使 之 有 序 化 。 2 名 詞 術 語 （ 1） 歸 檔 文 件 。 （ 2） 歸 檔 文 件 整 理 。 （ 3） 件 。 3 歸 檔 文 件 整 理 的 原 則 和 要 求 39 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 三 ） 歸 檔 文 件 整 理 方 法 和 步 驟 1 裝 訂 2 分 類 3 排 列 4 編 號 5 編 目 6 裝 盒 40 二 、 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 （ 四 ） 備 考 表 1 備 考 表 結(jié) 構(gòu) 備 考 表 是 記 錄 和 反 映 檔 案 盒 內(nèi) 文 件 檔 案 整 理 情況 和 保 管 狀 況 的 一 種 文 件 材 料 。 備 考 表 的 結(jié) 構(gòu) 包 括盒 內(nèi) 文 件 情 況 說 明 、 整 理 人 、 檢 查 人 和 日 期 。 2 備 考 表 的 項 目 及 其 內(nèi) 容 （ 1） 盒 內(nèi) 文 件 情 況 說 明 。 （ 2） 整 理 人 。 （ 3） 檢 查 人 。 （ 4） 日 期 。