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1、“再看OA”系列講座之一：為OA正本清源 中國軟件行業(yè)協(xié)會副秘書長 ??吳克忠???2002-7-29 伴隨著企業(yè)ERP建設(shè)、政府電子政務(wù)建設(shè)的熱潮，曾經(jīng)淹沒在Internet、.com中的一個名詞——OA（辦公自動化 Office Automation，簡稱OA）開始再次頻頻牽動人們的眼球。此次OA回潮，裹挾著電子商務(wù)、電子政務(wù)甚至知識管理的內(nèi)容。有人認為OA（即廣義OA）包含了電子政務(wù)和電子商務(wù)，有人認為電子政務(wù)和電子商務(wù)包含著OA，對于知識管理，它是OA的新衣,還是OA真正長大了？借助近日召開OA’2002辦公自動化國際學(xué)術(shù)研討暨展覽會召開之際，《中國計算機用戶》特邀相關(guān)領(lǐng)域的多

2、位專家，與我們共同探討OA這個話題，希望通過OA發(fā)展過程、實踐應(yīng)用、技術(shù)演變等方面的系列講座，梳理一下OA的脈絡(luò)，勾畫一個OA的新形象。 　　OA是集成的辦公環(huán)境 　　辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。現(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能： 　　

3、(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。 　　(二)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。 　　(三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項

4、工作，提高單位協(xié)同工作的效率。 　?。ㄋ模崿F(xiàn)文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這

5、個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。 　?。ㄎ澹┹o助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。 　?。┬畔⒓伞Ｎ覀兠恳粋€單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。 　?。ㄆ撸崿F(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域

6、的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。 　　OA的這些功能也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內(nèi)實現(xiàn)辦公自動化應(yīng)用軟件在短短10多年時間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，實現(xiàn)了兩個革命性的飛躍。 　　第一代OA 　　從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。 　　第二代OA 　　從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通信技

7、術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。 　　第三代OA 　　隨著21世紀知識經(jīng)濟時代的來臨，知識成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與政府信息化建設(shè)的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。與前兩代相比，第三代OA是集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。它把現(xiàn)有的“決策支持系統(tǒng)”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”，并以知識管理為核心，

8、提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機制，確保使用者能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向單位現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的被動地位轉(zhuǎn)向主動，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力?？梢哉f，第三代OA是一個幫助用戶從“如何做”轉(zhuǎn)到“知道如何做”的過程。 　　電子政務(wù)與OA 　　電子政務(wù)基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用主要包含：政府部門內(nèi)部的電子化辦公；政府各部門之間以及與金融、電力等重要營運部門之間通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行的信息共享和實時通信；政府部門與民眾之間通過網(wǎng)絡(luò)的雙向信息交流。 　　政府電子化辦公（OA）包括：第一，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享、內(nèi)部資源整合、內(nèi)部決策支持

9、；第二，對外提供公眾服務(wù)方面，只要是當前政府應(yīng)該做的事情，電子政務(wù)都應(yīng)該涵蓋，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等。概括起來，網(wǎng)上業(yè)務(wù)的模式應(yīng)包括G to B、G to C和G to G。所以，電子政務(wù)的第一方面是OA的范疇。第二方面，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等具體業(yè)務(wù)就不屬于它的范疇了。由此可見，OA是電子政務(wù)的主要內(nèi)容之一。 　　與OA相關(guān)的信息技術(shù)包括Web應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫、全文信息檢索、數(shù)據(jù)倉庫與挖掘分析、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)通信、安全技術(shù)等。這就需要建立OA處理流程的規(guī)范標準，使數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)自動處理能夠在異構(gòu)平臺中實現(xiàn)，做到靈活、有效、多元化的信息流管理。電子政務(wù)同樣需要這些技術(shù)的支持。

10、所以O(shè)A為電子政務(wù)建立了應(yīng)用平臺，OA是電子政務(wù)的基礎(chǔ)。 　　企業(yè)信息化與OA 　　在網(wǎng)絡(luò)時代里，企業(yè)的管理重點已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實際上又是通過單位內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)單位整體目標的過程。因此，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助我們對信息流進行科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以O(shè)A是管理信息系統(tǒng)(MIS)的基礎(chǔ)。OA 要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。 　　一個理想的企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)具備以

11、下平臺： 　　企業(yè)通信平臺: 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。 　　信息發(fā)布平臺: 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。 　　協(xié)同工作平臺: 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團隊化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。 　　公文流轉(zhuǎn)平臺: 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案

12、管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。 　　日常辦公平臺: 改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。 　　信息集成平臺: 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。 　　知識管理平臺：系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，

13、改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)。 　　OA的外延應(yīng)與國際接軌 　　雖然伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了電子政務(wù)和電子商務(wù)等新的IT應(yīng)用，但是OA并沒有死亡，它也在發(fā)展。因此，我們不能將OA取代電子商務(wù)，提出所謂的“廣義的OA”，也不應(yīng)把OA看成一成不變。目前在國外延，OA技術(shù)在不斷發(fā)展，OA的新產(chǎn)品層出不窮。因此，我們對OA的內(nèi)含應(yīng)該與國際接軌，同時也使我們對OA有恰當?shù)恼J識。 “再看OA”系列講座之二：OA為何用不好？ 中共中央對外聯(lián)絡(luò)部信息化工作辦公室主任??任錦華 ???2002-8-11 　　每一罐牛奶都有保鮮期，每一個學(xué)位也都有

14、保鮮期，每一個應(yīng)用系統(tǒng)更有保鮮期。要能使系統(tǒng)應(yīng)用跟上業(yè)務(wù)工作發(fā)展變化的需求，系統(tǒng)開發(fā)者和應(yīng)用者就要不斷學(xué)習(xí)，才能“保鮮”。 　　作者簡介：任錦華，中共中央對外聯(lián)絡(luò)部信息化工作辦公室主任，中共中央對外聯(lián)絡(luò)部辦公廳信息辦暨機要處處長，兼任“政務(wù)GIS專業(yè)委員會”委員、國家檔案局科研所OA項目高級顧問，以及中共中央國家機關(guān)工委、中共中央文獻研究室、國務(wù)院港澳事務(wù)辦公室辦公自動化顧問。 　　雖然辦公自動化（oa）是個老話題，但它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)，建不好oa、用不好oa，如同沒有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險的。所以，眾多為電子商務(wù)、電子政務(wù)建設(shè)苦惱的單位，可以先考慮一下，oa

15、為何用不好？ 　　沒有把握好定位問題 　　在我國政府機關(guān)建設(shè)OA，必須認識到OA工作是一項綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面工作的服務(wù)與管理行為。只有同步做好各方面工作，并將各方面的需求在軟件開發(fā)中完整地體現(xiàn)出來，OA的優(yōu)勢才能充分地發(fā)揮出來，有價值的信息才能得到充分的共享。但在實際工作中，這一點還沒有得到充分的認識，致使多數(shù)單位都在走重復(fù)的彎路。大家都重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，輕視軟件的開發(fā)?；?00萬元可以買三卡車微機，領(lǐng)導(dǎo)看了也滿意，而花100萬元開發(fā)的軟件，不過就是幾張軟盤或一張光盤，領(lǐng)導(dǎo)看了也覺得不值。然而，知識的價值就體現(xiàn)在其中，這不是人的主觀意志可以改變的。 　　此外，多年來，不少

16、單位是按常規(guī)進行OA建設(shè)的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政領(lǐng)導(dǎo)和高職人員。技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員先進行周密的方案設(shè)計，經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)審批（這也是機關(guān)現(xiàn)有的、不科學(xué)的規(guī)章制度），再根據(jù)已批方案實施軟件開發(fā)。這要求開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握，而且要設(shè)計出一套全新的工作方式，這在實際工作中是根本做不到的。 　　首先，計算機技術(shù)人員僅僅是掌握運用計算機技術(shù)的能力，而不具備快速學(xué)習(xí)掌握其它行業(yè)工作方式的能力，短期內(nèi)技術(shù)人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門原有的工作內(nèi)容，這樣全新工作模式的再創(chuàng)造也就無從談起，做出來的軟件多是簡單的模仿，操作復(fù)雜，

17、沒有什么實用價值。 　　其次，一種新的工作方式的產(chǎn)生與確定，必然要經(jīng)過用戶反復(fù)的試驗、修改與完善，不可能由技術(shù)人員在機房中憑借設(shè)計圖表、編程算法而一次確定，更不可能由計算機自動產(chǎn)生出來。 　　第三，有些單位引進了商業(yè)公司開發(fā)的一些通用OA軟件，想在本單位直接推廣應(yīng)用，但在實際工作中，每個部委都承擔著其他單位所不承擔的工作，即各單位OA工作的業(yè)務(wù)需求不一樣，在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實際需求。要想真正投入應(yīng)用，就必須根據(jù)本單位的實際情況進行二次開發(fā)，而這又涉及軟件源程序有關(guān)問題、技術(shù)水平問題，以及是否全面了解本單位業(yè)務(wù)需求等一系列問題。 　　第四，有個別單位技

18、術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或高職人員以領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疑矸葑跃?，很難做到禮賢下士，于是愚者由于不恥下問而變得聰明，智者由于不屑詢問而變得迂腐，而基層技術(shù)人員又不掌握宏觀情況，個別單位的技術(shù)部門做不出理想的軟件也就是正常的事情。 　　缺乏復(fù)合型人才 　　辦公自動化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來了，系統(tǒng)才能全面運轉(zhuǎn)起來。否則，只要有一個環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車也只能推著走；功能再齊全的軟件，只要有一處存在致命的缺陷，整個軟件系統(tǒng)就不能投入使用。這就需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識的建設(shè)者的培養(yǎng)。我在建設(shè)中聯(lián)部政務(wù)系統(tǒng)的工作

19、過程中，深感學(xué)習(xí)的重要，一個系統(tǒng)的建設(shè)工作，涉及多學(xué)科的知識，對各方面工作不僅要精通或熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國的政府機關(guān)目前普遍缺乏精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才，各單位在OA系統(tǒng)的建設(shè)過程中，普遍比較重視掌握單一學(xué)科知識的技術(shù)人員培養(yǎng)，容易忽視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。這是OA應(yīng)用效果有限的另一個重要原因。 　　需要不斷自我“否定” 　　一位學(xué)者曾說過：“每罐牛奶都有保鮮期,一個工程學(xué)位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識，你的個人價值會不斷下降?！蔽艺J為這一觀點非常適用于機關(guān)軟件建設(shè)工作。信息化軟件建設(shè)需要相關(guān)責任者不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，并將各學(xué)科新知識有機地集成

20、在一起。有一種說法，在北京中關(guān)村三個月不學(xué)新東西，就成為知識的落伍者。機關(guān)信息化軟件建設(shè)工作是一項綜合性高科技工作，要求主要承辦者不斷地學(xué)習(xí)新的知識來更新自己原有的知識。否則，建設(shè)一個適用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)只能是一種良好的主觀愿望。 　　由于信息化軟件建設(shè)是一種管理思想與工作方式的再創(chuàng)造，就難免存在許多問題，需要經(jīng)常改進。另外，一個系統(tǒng)的應(yīng)用軟件隨著應(yīng)用工作的深入，用戶會提出許多新的需求和意見，這就要求承辦者要勇于經(jīng)?！胺穸ā弊约旱膭趧映晒?，不斷完善系統(tǒng)的功能。而做到這一點又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習(xí)慣是認定自己總是正確的。沒有改進，當然不能接近成功。 　　用人制度導(dǎo)致瓶頸

21、 　　軟件開發(fā)既是一項高科技的腦力勞動，又是一種較辛苦的體力勞動。做好軟件開發(fā)工作需要經(jīng)常加班加點連續(xù)工作，要付出比常人更多的艱辛勞動。但我國機關(guān)目前難以做到按需分配。而看重學(xué)歷、職稱的用人和衡量人的標準，也使眾多機關(guān)行政干部忙于考 職稱、考證書，想方設(shè)法在仕途或職稱上發(fā)展，所學(xué)知識是否屬于業(yè)務(wù)急需就難以顧及。 　　可是，要做好信息化軟件建設(shè)工作，就必須要求主要責任者對軟件系統(tǒng)建設(shè)所有涉及各學(xué)科的知識“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國現(xiàn)在沒有任何一所大學(xué)能培養(yǎng)這樣的復(fù)合型人才，這就要求承辦者以沒有文憑的自學(xué)方式為主，攻克所有相關(guān)學(xué)科知識并將其融匯貫通，實現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在事業(yè)與

22、仕途面前魚與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級職稱。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA工作只見投入不見產(chǎn)出的原因之一。  “再看OA”系列講座之三：反思檔案管理 國務(wù)院信息化辦公室電子政務(wù)信息安全體系研究組副組長??陳拂曉???2002-8-14 ????作者簡介：陳拂曉，原任國務(wù)院辦公廳秘書一局政務(wù)專員、科技部國家八六三計劃信息安全技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略研究專家組成員、全國政府系統(tǒng)辦公自動化技術(shù)咨詢組組長，現(xiàn)為國務(wù)院信息化辦公室電子政務(wù)信息安全體系研究組副組長。自1986年6月至2001年6月在國務(wù)院辦公廳秘書局從事辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)和全國政府系統(tǒng)辦公自動化的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作。作為技術(shù)

23、總負責人主持設(shè)計并負責實施了國務(wù)院辦公廳第一、第二代辦公業(yè)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和全國政府系統(tǒng)第一、第二代數(shù)據(jù)通信網(wǎng)及網(wǎng)間互聯(lián)工程。因構(gòu)建重要的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)，曾兩次獲得國家科學(xué)技術(shù)進步三等獎，多次獲得部委級科技進步二等獎。????? ????自1990年以來，采用計算機管理檔案就成為政府OA建設(shè)的主要課題之一。經(jīng)過不懈的努力，計算機檔案管理系統(tǒng)經(jīng)歷了從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版等不斷發(fā)展的漸進過程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理

24、工作不斷得到創(chuàng)新。記得當時吉林省人民政府辦公廳開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)和上海市人民政府辦公廳開發(fā)的公文、檔案一體化管理系統(tǒng)都曾在全國引起廣泛、熱烈、積極的反響。2001年8月，在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發(fā)展階段。 ????當前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠。 ????

25、 ????創(chuàng)新與安全的矛盾 ???? ????由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。 ????原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系

26、統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。 ????檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權(quán)改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。 ???? ????標準化、法制化的挑戰(zhàn) ???? ????在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共

27、享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點: ????一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構(gòu)亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。 ????二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。 ????三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了

28、檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。 ????四是關(guān)于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。 ????標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。 ???? ????電子

29、政務(wù)的更高要求 ???? ????當前，我國正在加緊實施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。 ????一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)為社會、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標。 ????另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最

30、基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進行有關(guān)社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場深刻的革命。 ????推進電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實需要創(chuàng)新。 ????從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說明當前檔案管理系

31、統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項建設(shè)的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。 ????電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急

32、響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅固的安全屏障。 ???? ????新形勢下的基本策略 ???? ????必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點和目標，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動國家電子政務(wù)建設(shè)。因為，電子政務(wù)的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢下搞好電

33、子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。 ????1、積極納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當自覺納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。 ????2、與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構(gòu)都建立復(fù)

34、雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構(gòu)的問題。但是黨政等重要機構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機構(gòu)必須結(jié)合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。 ????信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動承擔起新職能?；蛘咴趪矣嘘P(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的涉密文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。 ????3、遵循標準，推進

35、標準，加強法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。 ????采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力

36、量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。 ????4、注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關(guān)系到國家安全。政府機構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在建設(shè)中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下，按照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標準開展工作。 ????5、綜合利用檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)是長期堅持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合

37、、集成應(yīng)用是檔案管理的特點。就電子文檔而言，時至今日，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存它的風險一點也不比其它介質(zhì)少。保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。烏龜殼上的文字可以流傳數(shù)千年，而電子數(shù)據(jù)能否有效地長期保存還有待時間的檢驗。所以，在進行檔案管理信息化建設(shè)，積極構(gòu)建電子檔案時必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。由于人們對真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對意義?？s微技術(shù)等都是永不會消亡的檔案管理應(yīng)用技術(shù)。  “再看OA”系列講座之四：OA為何走彎路？ 中共中央對外聯(lián)絡(luò)部信息化工作辦公室主任??任錦華?

38、??2002-8-25 ????書店有很多成功學(xué)的書，指導(dǎo)人們采取成功人士的思維和生活方式；生活中有很多失敗的經(jīng)驗，通過借鑒，避免陷入失敗的誤區(qū)。無論成功還是失敗，總是有一些關(guān)鍵點，如同路遙所說“是一些岔路”，成功和失敗都因為在岔路口上選擇不同。OA建設(shè)也有不少岔路口。 ????配備軟件與硬件 ????軟件、硬件兩輪并行多年來，黨政軍機關(guān)OA工作都是先建硬件系統(tǒng)，再做軟件系統(tǒng)（多數(shù)單位還忽視了安全保密問題），這一現(xiàn)象普遍存在。由于軟件的開發(fā)涉及許多因素，即使能開發(fā)出一套說得過去的應(yīng)用軟件，投入實際應(yīng)用也需要一定的時間，周期相對較長。事實上，無論多先進的硬件設(shè)備，也就是四到五年的使

39、用周期。一個硬件系統(tǒng)的建設(shè)相對較為簡單，而應(yīng)用軟件開發(fā)的周期遠遠超過硬件系統(tǒng)建設(shè)的周期，開發(fā)好的應(yīng)用程序真正投入全面運行大約又得需要1～3年的時間。這使許多單位的硬件系統(tǒng)還沒有真正發(fā)揮作用，就已到了淘汰更新的期限。 ????目前，國際上通常的做法是軟硬件投入比例各占50％左右，而我國政府機關(guān)OA軟件費投入一般都在5～20%左右，屬于明顯偏低的比例。從軟、硬件經(jīng)費投入順序方面，應(yīng)注意最好能同步進行，如能先做軟件的設(shè)計與開發(fā)就更理想?？梢哉f，什么時候在計算機系統(tǒng)建設(shè)工作中軟件費用能占總經(jīng)費的40％，我國政府機關(guān)OA工作的春天就真正到來了。 ????硬設(shè)別等需求來由于OA工作是個新生事物，沒有系

40、統(tǒng)的理論和成功的經(jīng)驗可供借鑒。因此，在制定建網(wǎng)方案、確定配備設(shè)備標準和采購設(shè)備時，最突出的問題是片面追求技術(shù)最先進、容量最大。設(shè)計設(shè)備的配置時，將一二十年以后可能的需求都考慮到，將根本不可能出現(xiàn)的需求也考慮到。唯恐買了落后的設(shè)備受領(lǐng)導(dǎo)的批評、同行的嘲笑。盲目追求設(shè)備的先進性的結(jié)果是導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費開支過大，浪費過大。 ????另外，一個系統(tǒng)就算軟、硬件同步建好，應(yīng)用、管理工作也做得很好，數(shù)據(jù)入庫也是有一個較長周期的。所以，系統(tǒng)的設(shè)備配備沒有必要追求很先進，容量很大，能滿足二至三年的需要即可。因為硬件升級、降價的周期要比應(yīng)用后升級、更新的周期快得多。 ????開發(fā)應(yīng)用軟件 ???

41、?硬件的價值最終也依靠軟件的應(yīng)用來體現(xiàn)。應(yīng)用軟件的開發(fā)和使用方面應(yīng)注意下列問題： ????補丁不是丑一般說來，凡是系統(tǒng)負責人、搞軟件開發(fā)的人員都希望自己經(jīng)手開發(fā)出來的應(yīng)用軟件是最先進的，功能是最齊全的。但在實際工作中，最先進的軟件根本就做不出來，任何軟件系統(tǒng)都存在著各種問題，世界上著名的軟件公司開發(fā)出來的軟件，其補丁版也是接二連三地推出。判斷一個軟件系統(tǒng)是否先進只能是相對而言，我們更應(yīng)強調(diào)軟件的適用性，只要某一應(yīng)用軟件能解決本單位的業(yè)務(wù)需求，業(yè)務(wù)人員能很輕松地學(xué)會，系統(tǒng)能穩(wěn)定地運行，就可以認為它是先進的。因此，建設(shè)OA系統(tǒng)，要把軟件的先進性與適用性的問題考慮清楚。 ????何必一個也不少軟

42、件開發(fā)部門都希望自己開發(fā)出來的軟件有很強的通用性，這固然有一定的商業(yè)因素在內(nèi)，但是我認為，機關(guān)OA應(yīng)用軟件的通用性只能是相對而言。從軟件的總體設(shè)計與開發(fā)而言，應(yīng)該遵守國家的有關(guān)規(guī)范，但由于各單位主管的業(yè)務(wù)不同，其需求也就不完全相同，對應(yīng)用程序的需求必然有一定的差異。因此，一套軟件只要能解決本單位的各項需求也就可以了，不需要強調(diào)通用性“一個也不少”。否則，片面追求通用性，只能減少軟件的功能，降低其生命力。注意軟件通用性與相對專用性問題，可以少走彎路。 ????完美是改出來的開發(fā)一套OA應(yīng)用程序，要經(jīng)過需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)程序、測試程序、試運行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級、再修改再完

43、善等環(huán)節(jié)。在軟件開發(fā)過程中，由于種種原因，人們不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問題考慮周全。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴大，上機人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會暴露出各種各樣的問題。同時，當人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會提出新的需求,這就要不斷地對應(yīng)用程序進行修改與完善，一套應(yīng)用軟件除非報廢不用，否則修改完善永無止境。明確軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級，就不會因為出現(xiàn)問題而盲目悲觀。 ????處理各方關(guān)系 ????單純開發(fā)一套系統(tǒng)不是難題，但任何系統(tǒng)只有處理好各種矛盾，才會是一套“高可用”的系統(tǒng)。 ????安全“溫度”要適中黨政軍機關(guān)的信息關(guān)系到國家利益，因而系統(tǒng)的安全性很

44、重要，要加強系統(tǒng)的安全管理。但是如果一味重視安全，而不注重信息資源的共享就會違反當初建立OA系統(tǒng)的初衷。這里就有一個統(tǒng)籌兼顧的問題，控制在一個適當“度”的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當大的一部分是由技術(shù)工作來實現(xiàn)的，在實際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計方案、軟件開發(fā)方案、安全保密實現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。這里需強調(diào)的一點就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對的，任何一家公司的產(chǎn)品，無論是軟件還是硬件，都會給自己留有后門。就是我們自己開發(fā)的中聯(lián)部OA應(yīng)用程序也給自己留有足夠的后門。 ????說的清楚才能做的清楚業(yè)務(wù)需求與計算機實現(xiàn)，是個看似最簡單、實際最難做的環(huán)節(jié)。最終

45、投入使用的應(yīng)用軟件是用于實際工作的，而一個單位約一、二十個局，幾十或一百多個處，各種數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系錯綜復(fù)雜，有各種處理的可能性和需求。而編制計算機程序就必須將“所有”的需求和關(guān)系都搞清楚，給程序員一個“肯定”的要求或說明。如果需求沒有做透、沒做清楚，就會傳遞給程序員錯誤的信息，那程序編出來就會似是而非，讓最終用戶無法使用，造成計算機系統(tǒng)整體失敗。因此，一個系統(tǒng)建設(shè)的主要負責人、應(yīng)用的主要管理者可以不懂計算機的基礎(chǔ)技術(shù)，但必須精通業(yè)務(wù)工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，做不到這一點，系統(tǒng)建成后就很難投入正常運行，不失敗就不正常了。 ????需要注意的是，一個單位建設(shè)OA，不要貪大求洋，只要能滿足

46、本單位的實際需求，就是最好的。如果單純追求高、新、尖，到頭來準是雞飛蛋打。因此，系統(tǒng)建設(shè)之前與建設(shè)過程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務(wù)，多向業(yè)務(wù)人員和文秘人員請教，才能做好需求分析工作。 ????保質(zhì)保量監(jiān)管不可少OA系統(tǒng)的開發(fā)過程中，一定會遇到程序的高效率與可讀性及易擴展之間的矛盾，這主要是指軟件的編制和管理監(jiān)督的問題。當系統(tǒng)的需求確定后，就要實施編程工作，只有采取適度的監(jiān)督措施，才能保證程序的質(zhì)量。這就要求管理人員不僅統(tǒng)籌管理，保持一定的工作進度，即“量”的要求，還要考慮如何編程以保證應(yīng)用程序的效率、程序的可讀性及擴展性等問題，即“質(zhì)”的要求。 ????文檔一體化OA系統(tǒng)需要協(xié)調(diào)好文

47、書工作與檔案工作之間的關(guān)系。簡單地說，現(xiàn)行工作的最終表現(xiàn)形式大多是文件信息和行業(yè)信息，而文件、行業(yè)信息的延伸是檔案，檔案又是現(xiàn)行工作的信息源。現(xiàn)行工作信息與檔案信息兩者既是相對分離的，又是相互統(tǒng)一的。因此，一個OA系統(tǒng)，必須考慮文檔一體化問題。 ????別把自己變成IT贊助商任何一個單位建設(shè)系統(tǒng)都應(yīng)精打細算，盡量少花錢多辦事，不要將本單位變成IT商家的贊助商。應(yīng)本著實事求是地分析單位軟、硬件的需求，確定一個系統(tǒng)建設(shè)最佳的“性價比”。一般來說，機關(guān)信息化建設(shè)經(jīng)費開支原則是： ????第一，注重實際效果的原則。信息化就是要投入、要花錢的，但錢換來的應(yīng)該是實際效果。 ????第二，業(yè)務(wù)需求優(yōu)先

48、，其它需求次之的原則。其實，一個單位的各個部門工作都有實現(xiàn)OA工作的需求，但根據(jù)我國機關(guān)單位目前的實際情況，可能難以一下子將所有方面工作同時做好，只能分清主次，逐步實施。因此要業(yè)務(wù)需求優(yōu)先，其它需求次之。 ????第三，相關(guān)經(jīng)費集中調(diào)配，相關(guān)工作同步展開原則。OA工作是一項系統(tǒng)工程，其最核心要求是所有相關(guān)工作同步完成，不能零敲碎打分散開支，顧前不顧后，顧左不顧右。經(jīng)費統(tǒng)一調(diào)配，相關(guān)工作同步展開，避免建設(shè)周期的低效延長。 ????第四，改變權(quán)、責分離的狀況，實行權(quán)力和責任相統(tǒng)一原則。一個單位如果對OA的開支擁有計劃、審批、建議和購買權(quán)的部門較多，難以明確分擔經(jīng)費使用后出現(xiàn)的不同效果的責任。因

49、此權(quán)力和責任相統(tǒng)一是OA成功的關(guān)鍵。 ????第五，軟件開支優(yōu)先，硬件開支其次的原則?？偨Y(jié)一些單位OA不成功的經(jīng)驗教訓(xùn)主要有二條：一是統(tǒng)籌兼顧，綜合協(xié)調(diào)不到位，二是軟件功能不完善，沒法用。因此，經(jīng)費開支應(yīng)首先保障軟件開支。 ????真正推廣應(yīng)用 ????從OA工作整體來看，可分為建設(shè)與應(yīng)用兩個階段，一套OA系統(tǒng)最終要通過實際應(yīng)用才能體驗出其價值，如應(yīng)用不起來，再好的軟、硬件系統(tǒng)也不過是個擺設(shè)。 ????做好推廣應(yīng)用工作應(yīng)反復(fù)宣傳OA工作的性質(zhì)與作用，還應(yīng)注意以下幾點： ????擺正系統(tǒng)建設(shè)、管理部門與應(yīng)用部門之間的關(guān)系。一個好的計算機系統(tǒng)既有服務(wù)功能，又有管理功能，但是有效的管理

50、應(yīng)存在于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之中，所以這項工作在表現(xiàn)形式上就是服務(wù)。如果不承認這一點，處處以技術(shù)專家自居，再好的計算機系統(tǒng)也別想運轉(zhuǎn)起來。因為任何事情從靜止狀態(tài)到穩(wěn)定運行狀態(tài)這一過程是難度最大的，在這一過程時期，用戶就是上帝，無論其是領(lǐng)導(dǎo)還是剛進入單位的大學(xué)生。 ????最重要的是能否做到“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。真正建立“用戶是上帝”的思想，要認識到建設(shè)者的一切工作成績，并不能靠領(lǐng)導(dǎo)認可，而只能在用戶的實際應(yīng)用中才能體現(xiàn)出來。機關(guān)OA處理“政務(wù)信息”與處理“公共信息”、“行業(yè)管理”和“行政管理”信息等項工作最大的不同在于：后幾項是少數(shù)人、專業(yè)人來操作，而處理“政務(wù)信息”需多數(shù)人、非專人員來操作，多數(shù)人共同參與是

51、其最大的特性。機關(guān)人員掌握計算機技術(shù)的水平有高有低，這就要求在推廣應(yīng)用中，要制定較科學(xué)的培訓(xùn)、應(yīng)用工作計劃，不能急于求成，也不可放任不管。要將有效的管理寓于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之中，使各級領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員確實感覺到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能給自己的工作帶來很大的便利，能從中享受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用變成其自覺的、從內(nèi)心身處愿意的、沒有任何抵觸情緒的行為，只有這樣，一個辦公自動化系統(tǒng)才能順利地投入使用。 ????確立分階段實現(xiàn)的應(yīng)用目標與工作計劃。利用計算機系統(tǒng)處理機關(guān)日常工作，是一項巨大的變革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的計算機系統(tǒng)也應(yīng)制定出分價段實現(xiàn)的目標，走一步見一步效果，防止欲速不達。制

52、定計劃時要根據(jù)本單位的實際情況，找出最佳切入點，以點帶面，最終實現(xiàn)全系統(tǒng)投入正常運行。 ????注意協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，做好公關(guān)工作。一個部委辦公自動化系統(tǒng)投入正常運行，需要許多部門共同配合。作為系統(tǒng)的建設(shè)者、管理者要注間協(xié)調(diào)各有關(guān)部門的關(guān)系，多聽取其它部門的意見，尊重其它部門的需求，協(xié)調(diào)好各單位之間的工作關(guān)系，一個計算機系統(tǒng)才能投入運行。 “再看OA”系列講座之五 OA如何與管理結(jié)合 中國施工企業(yè)管理協(xié)會微機服務(wù)中心技術(shù)總監(jiān)??王建???2002-8-28 ????目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、

53、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進切實可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。 ????一個良好的OA系統(tǒng)，應(yīng)該以計劃為核心、以控制為手段，實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢？主要體現(xiàn)在“工作

54、管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機制管理”四個方面。本文先詳細闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。 ????一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計思想的OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。???? ????做好個人工作管理???? ????在辦公管理中，無論任何工作、任何事情，最終都是通過人來完成的，管理的本質(zhì)是人。“個人工作管理”系統(tǒng)解決個人工

55、作效率的問題，包括個人總結(jié)、任務(wù)備忘、個人助理、日程管理、工作處理。 ????“個人總結(jié)”是個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納。可以按照每日、每周、每月或年度等進行分類總結(jié)，既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié)，也可以按需要的時間段進行分類統(tǒng)計，及時了解員工的工作和任務(wù)的進展情況，把握工作進度，總結(jié)工作得失。 ????“任務(wù)備忘”提醒本人將要做的一些重要任務(wù)，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建。 ????“個人助理”是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類保存

56、，便于以后工作中查找使用，為個人辦公提供更細致的服務(wù)。 ????“日程安排”用來設(shè)置個人的工作日程，并在設(shè)定的時間給予提示，防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領(lǐng)導(dǎo)在“組織日程”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人日程管理”中也能看到。 ????“工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的管理。每項工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。 ????按照工作性質(zhì)，又將個人的工作分為“負責的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”

57、和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類，極大地方便了工作的查詢和處理。 ????目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務(wù)工作落實到個人辦公上，個人工作管理的設(shè)計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務(wù)有機地結(jié)合起來。 ???? ????實現(xiàn)組織管理 ???? ????組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進管理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。工作標準也是人力資源考核的基本標準，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標是將各部門、各個人的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達到預(yù)定管理目標。 ??

58、??組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結(jié)、部門日程及人事管理等。特點如下： ????（1）各級管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門的工作計劃、工作總結(jié)及進度匯報等，同時對與其管理級別相對應(yīng)的計劃、總結(jié)等進行審核和調(diào)整等。 ????（2）部門一級的工作可以采用多種方式進行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖（時標邏輯圖、時標圖、單代號圖和橫道圖）形式、工作分解結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關(guān)系、進度等進行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù)，可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。 ????（3）部門工作可以包含子工作。每項工作可

59、被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負責人、進程時間等，同時又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣，無論多復(fù)雜的工作分解開來處理都會清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用，只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限，可以對所管轄人員進行考核評價。工作考核也是建立在明確內(nèi)設(shè)機構(gòu)和工作崗位職責的基礎(chǔ)上，分類分級明確工作目標，以動態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合，實行全員能力和績效考核，獎優(yōu)罰劣。 ????（4）管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務(wù)的重要性來安排下級人員的日程，同時可以查看部門日程安排、領(lǐng)導(dǎo)公開的日程，需要領(lǐng)導(dǎo)參加的可以通過日程安排給上級

60、領(lǐng)導(dǎo)安排日程。總之，組織日程可以將參與此事務(wù)的相關(guān)人員一次進行安排，并設(shè)有提醒功能，與即時通訊系統(tǒng)緊密結(jié)合，將日程安排通過即時通分發(fā)給相關(guān)人員。 ????（5）人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分，其內(nèi)容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時根據(jù)管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長安排工作。 ????組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員專用的系統(tǒng)，是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復(fù)雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機密，所

61、以用戶進入系統(tǒng)時，必須進行身份認證。 ???? ????完成項目管理 ???? ????日常辦公按類型分為兩種，一種是事務(wù)型辦公，一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務(wù)型處理，很難達到辦公目標，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進行透徹地深入分析，對不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應(yīng)手地應(yīng)用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。 ????項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內(nèi)要做的工作，從目標、任務(wù)、要求到措施預(yù)先作出設(shè)計安排。工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，因此在計劃中針對具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各

62、項工作的完成時限及責任人、參與人等，這樣才能職責明確、操作有序、執(zhí)行無誤。 ????上級領(lǐng)導(dǎo)可以通過項目管理的方式對所管理單位或部門進行任務(wù)安排、工作安排，任務(wù)、工作安排會自動落實到部門的負責人。各個部門負責人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排，設(shè)定自已部門的具體目標，通過管理人員與員工持續(xù)、動態(tài)的溝通，明確員工的工作任務(wù)，采用確保完成任務(wù)實現(xiàn)目標的措施，然后各就各位，把詳細的工作計劃再分配下去。這樣，上級領(lǐng)導(dǎo)就清楚要完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑，做到心中有數(shù)，這既與實際工作相結(jié)合，又為計劃提供預(yù)見性信息。只有采用項目管理的方式，對組織計劃進行動態(tài)控制，清楚

63、所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務(wù)，從而實現(xiàn)整體管理的目標。 再看OA系列講座之六：白動化到自動化 北京大學(xué)企業(yè)研究中心北企研信息咨詢部??陳思???2002-9-7 ????業(yè)內(nèi)人士戲言：“只因少了一筆，自動化成了白動化”。如果采用手寫技術(shù)，就可以使無紙辦公在許多場合顯得更簡單易用，更符合人們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的傳統(tǒng)習(xí)慣，大大方便了習(xí)慣傳統(tǒng)紙筆的人士。 ????目前，信息化程度的高低已經(jīng)成為一個國家現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標志。從世界范圍來看，推進政府部門辦公自動化、電子化已是大勢所趨。值得注意的是，對于電子政務(wù)用戶而言，需要計算機處理的信息中有大量都是來自未經(jīng)識別的

64、紙媒體文件，因此對紙媒體的低速處理和計算機的高速運行之間的矛盾已經(jīng)成為信息化發(fā)展的瓶頸之一。此外，在許多無紙辦公的場合，如何實現(xiàn)人性化和方便易用的輸入方式也是一個重要的問題。這些問題帶來了電子政務(wù)對輸入速度和方便性方面強烈的需求，通過OCR技術(shù)和手寫技術(shù)為核心的漢字通用輸入解決方案來解決是一套不錯的方案。 ???? ????多寫一筆，“寫”出生動OA ???? ????許多政府部門實施電子政務(wù)，但OA系統(tǒng)一直沒有得到很好的應(yīng)用，對鍵盤辦公方式的不適應(yīng)是主要原因之一。由于用慣了紙筆，或者對輸入法、拼音掌握不熟練，使得許多政府的工作人員視OA為畏途。業(yè)內(nèi)人士戲言：“只因少了一筆，自動化成了

65、白動化”。如果采用手寫技術(shù)，就可以使無紙辦公在許多場合顯得更簡單易用，更符合人們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的?xí)慣，大大方便了習(xí)慣紙筆的人士。 ????手寫辦公功能的核心部分是手寫識別技術(shù)。目前，手寫識別已經(jīng)發(fā)展到了第五代技術(shù)。前四代手寫識別技術(shù)可分為：能夠識別工整字、繁體字的第一代；能夠識別連筆字的第二代；能夠識別倒筆字、簡化字的第三代；擁有大字庫的手寫識別技術(shù)為第四代。第五代識別技術(shù)，不但性能指標有了長足的進步，而且還能夠識別和輸入行草字，更符合用戶的手寫習(xí)慣，其代表產(chǎn)品是漢王的“行草王”。行草王能夠滿足用戶用連筆、倒筆、簡化、繁體、行草等多種不同寫法，為電子政務(wù)中的實際應(yīng)用奠定了堅實的基礎(chǔ)。

66、 ????手寫輸入文字和筆跡保留技術(shù)，為真正實現(xiàn)電子政務(wù)提供了堅實的基礎(chǔ)。現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)的手寫批注軟件，提供了用筆圈閱、簽批電子文檔的功能。此外，有的廠商還把手寫批注功能模塊做成了控件，客戶和系統(tǒng)集成商可以應(yīng)用批注控件便捷地開發(fā)出符合中國國情的中文辦公自動化系統(tǒng)，而且即便是已經(jīng)建成的系統(tǒng)，也可以方便地增加手寫功能。以手寫的方式輸入文字，輕松自然，人們再也不為不習(xí)慣打字而犯愁了。 ????通過設(shè)身處地考慮到了電子政務(wù)的流程和特點，手寫技術(shù)為電子政務(wù)提供了許多人性化的應(yīng)用。第一個引人注目的功能就是提供了手寫方式的圈閱、批注功能。在電子政務(wù)中公文流轉(zhuǎn)是一個重要的難題，而公文從起草、修改到各級領(lǐng)導(dǎo)修改、圈閱、發(fā)回定稿、發(fā)送給相應(yīng)部門的過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者責任人對公文的修改是必需而且很頻繁的。目前許多OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程中的修改是用鍵盤來進行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時間的先后以及冒名批注等等——用過WORD文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果我們采用了手寫技術(shù)，公文修改時就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進行批注，更符合人們的使用習(xí)慣；另一方面各人的手寫筆跡都是不