《行政部規(guī)范化管理工具箱(DOC 99頁)》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《行政部規(guī)范化管理工具箱(DOC 99頁)（160頁珍藏版）》請?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、 行政部規(guī)范化管理 安徽國建鋼結(jié)構(gòu)股份有限公司 2012-06-11 目 錄 第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) 5 第一節(jié) 行政部職能與組織結(jié)構(gòu) 5 一、行政部職能 5 二、行政部組織結(jié)構(gòu) 5 第二節(jié) 行政部責(zé)權(quán) 6 一、行政部職責(zé) 6 二、行政部權(quán)力 8 第三節(jié) 行政部管理崗位職責(zé) 8 一、行政總監(jiān)崗位職責(zé) 8 二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé) 10 第二章 前臺接待管理 11 第一節(jié) 前臺接待崗位職責(zé) 11 一、接待主管崗位職責(zé) 11

2、 二、接待專員崗位職責(zé) 11 第二節(jié) 前臺接待管理制度 12 一、前臺接待禮儀規(guī)范 12 二、來訪人員接待管理制度 15 三、前臺電話接聽管理制度 17 第三節(jié) 前臺接待管理表格 19 一、客人來訪登記表 19 二、函件收發(fā)登記表 20 三、前臺接待日志表 20 第三章 辦公事務(wù)管理 22 第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé) 22 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 22 二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) 22 三、行政辦公秘書崗位職責(zé) 23 第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度 24 一、辦公設(shè)備管理制度 24 二、辦公用品管理制度 27 三、辦公文書管理制度 31 七、圖書資料管理

3、制度 34 第三節(jié) 辦公事務(wù)管理表格 36 一、辦公設(shè)備登記表 36 二、辦公用品領(lǐng)用表 36 三、辦公文書會簽單 36 四、檔案借閱審批表 38 五、信件領(lǐng)取登記表 38 六、印章使用登記表 39 七、圖書資料借閱表 39 第四章 行政人事管理 41 第一節(jié) 行政人事崗位職責(zé) 41 一、行政人事主管崗位職責(zé) 41 二、行政人事專員崗位職責(zé) 42 第二節(jié) 行政人事管理制度 43 一、員工考勤管理制度 43 二、員工出差管理制度 48 三、公司會議管理制度 51 四、公司提案管理制度 55 五、日常紀(jì)律管理制度 58 第三節(jié) 行政人事管理表格 62

4、 一、員工考勤登記表 62 二、年度考勤匯總表 62 三、員工請假申請單 62 四、員工加班申請表 63 五、員工出差申請表 63 六、差旅費(fèi)報(bào)銷清單 64 七、公司會議記錄表 64 八、提案管理記錄表 66 九、員工提案評定表 66 十、員工獎(jiǎng)懲記錄表 66 十一、員工違紀(jì)處理表 67 第五章 安全管理 68 第一節(jié) 安全管理崗位職責(zé) 68 一、安全主管崗位職責(zé) 68 二、安全專員崗位職責(zé) 69 第二節(jié) 安全管理制度 70 一、公司值班管理制度 70 二、員工出入管理制度 72 三、車物出入管理制度 75 四、安全保衛(wèi)管理制度 79 五、消防安全

5、管理制度 83 六、公司保密管理制度 86 第三節(jié) 安全管理表格 92 一、值班登記日志表 92 二、保安執(zhí)勤日志表 92 三、外出員工登記表 93 四、來賓出入登記表 93 五、安全狀況檢查表 93 六、防火設(shè)施檢查表 94 七、突發(fā)事故報(bào)告表 95 八、事故統(tǒng)計(jì)匯總表 95 第六章 車輛管理 97 第一節(jié) 車輛管理崗位職責(zé) 97 一、車輛主管崗位職責(zé) 97 二、司機(jī)崗位職責(zé) 98 第二節(jié) 車輛管理制度 99 一、公司車輛管理制度 99 二、車輛安全管理制度 103 三、公司司機(jī)管理制度 105 第三節(jié) 車輛管理表格 109 一、車輛登記表

6、109 二、車輛檢查表 110 三、車輛請修表 111 四、保養(yǎng)記錄表 111 五、車輛加油表 112 六、用車申請表 113 七、派車記錄單 114 八、車輛事故單 114 九、用車記錄表 116 十、車輛費(fèi)用表 118 第七章 總務(wù)后勤管理 120 第一節(jié) 總務(wù)后勤崗位職責(zé) 120 一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé) 120 二、宿舍管理專員崗位職責(zé) 120 三、食堂管理專員崗位職責(zé) 121 四、保潔專員崗位職責(zé) 122 五、綠化專員崗位職責(zé) 123 第二節(jié) 總務(wù)后勤管理制度 124 一、員工食堂管理制度 124 二、員工宿舍管理制度 127 三、清潔衛(wèi)

7、生管理制度 130 四、環(huán)境綠化管理制度 133 第三節(jié) 總務(wù)后勤管理表格 138 一、食堂衛(wèi)生檢查表 138 二、住宿人員管理表 139 三、清潔衛(wèi)生管理表 141 第八章 公關(guān)事務(wù)管理 143 第一節(jié) 公關(guān)事務(wù)管理崗位職責(zé) 143 一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé) 143 二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé) 143 第二節(jié) 公關(guān)事務(wù)管理制度 144 一、公關(guān)管理辦法 144 二、參觀管理規(guī)定 146 三、公務(wù)接待制度 147 四、對外宣傳制度 150 第三節(jié) 公關(guān)事務(wù)管理表格 152 一、商務(wù)接待安排表 152 二、公司參觀申請表 153 三、公關(guān)接待審批表 1

8、53 四、公關(guān)活動(dòng)策劃表 154 第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) 第一節(jié) 行政部職能與組織結(jié)構(gòu) 一、行政部職能 行政部是公司的綜合辦事部門。其核心職能主要包括以下四個(gè)方面。 1．參謀職能。行政部不僅應(yīng)在日常事務(wù)方面做好上級領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”和“助手”，更應(yīng)在經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化及用人政策等重大問題上有自己的見解，從而真正成為上級領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的“高參”與“臂膀”。 2．溝通職能。行政部應(yīng)清晰傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)指令，溝通、協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。 3．管理職能。行政部擔(dān)負(fù)著文件歸檔、辦公自動(dòng)化、人員接待、車輛調(diào)度、總務(wù)后勤（衛(wèi)生、食堂、員工宿舍）、安全保

9、衛(wèi)等工作。 4．服務(wù)職能。行政部應(yīng)積極為各職能部門提供后勤保障。 二、行政部組織結(jié)構(gòu) 由于公司所屬行業(yè)和規(guī)模的不同，公司的組織結(jié)構(gòu)也不盡相同。圖1-1是依據(jù)行政部的職能分類而設(shè)計(jì)的組織結(jié)構(gòu)。 行政部經(jīng)理 辦公事務(wù) 主 管 總 務(wù) 后 勤 主 管 前 臺 接 待 主 管 公關(guān)事務(wù) 主 管 前 臺 接 待 專員 公關(guān)事務(wù)專員 辦公事務(wù)專員 秘書 宿管管理員 食堂管理專員 保潔 綠化人員 行政人事主管 行政專員 車輛 主 管 司機(jī) 安全保密 主 管 安全 專員 行政總監(jiān) 圖1-1 行政部組織結(jié)構(gòu)示例

10、 第二節(jié) 行政部責(zé)權(quán) 一、行政部職責(zé) 行政部負(fù)責(zé)管理公司的日常行政事務(wù)，做好上傳下達(dá)、溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調(diào)工作，確保公司各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。其具體職責(zé)如圖1-2所示。 職責(zé)14 職責(zé)13 督促檢查各職能部門對公司有關(guān)決議、計(jì)劃及各項(xiàng)行政管理制度的執(zhí)行情況 做好公司內(nèi)部的聯(lián)絡(luò)溝通工作，及時(shí)向上反映情況，向下反饋信息 職責(zé)11 職責(zé)12 協(xié)調(diào)各部門間的工作，督辦檢查各項(xiàng)工作和計(jì)劃 安排各種文體活動(dòng) 職責(zé)1 制定公司各項(xiàng)行政規(guī)章制度，保證各項(xiàng)工作規(guī)范化進(jìn)行 負(fù)責(zé)公司行政工作計(jì)劃、工作總結(jié)及行政公文等文件的起草工作 負(fù)責(zé)接待來訪人員及對外聯(lián)系工作 負(fù)

11、責(zé)管理公司辦公設(shè)施，做好辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管和維護(hù)管理工作 負(fù)責(zé)員工考勤、出勤統(tǒng)計(jì)、報(bào)表制作及分析等人事管理工作 負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作 負(fù)責(zé)全公司資料、信息的管理以及宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作 負(fù)責(zé)公司會議組織、記錄及歸檔工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 負(fù)責(zé)公司公務(wù)車輛的管理調(diào)度工作 負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作 職責(zé)9 職責(zé)10 圖1-2 行政部職責(zé) 二、行政部權(quán)力 為了保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的良好運(yùn)行及行政管理工作的高效展開，行政部擁有6項(xiàng)工作權(quán)限力，如圖1-3

12、所示。 權(quán)力1 根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經(jīng)營計(jì)劃有建議權(quán) 依照制度，對行政檢查中發(fā)現(xiàn)的問題有處理權(quán) 依照制度，按規(guī)定程序，對其他部門有處罰建議權(quán) 依照制度，對公司員工違反行政制度有處罰建議權(quán) 有權(quán)要求公司內(nèi)部其他相關(guān)部門配合行政部的工作 對部門內(nèi)部員工的聘任、解聘有建議權(quán) 權(quán)力2 權(quán)力3 權(quán)力4 權(quán)力5 權(quán)力6 圖1-3 行政部權(quán)力 第三節(jié) 行政部管理崗位職責(zé) 一、行政總監(jiān)崗位職責(zé) 行政總監(jiān)負(fù)責(zé)對公司行政人事日常工作進(jìn)行監(jiān)督、管理。其具體職責(zé)如圖1-4所示。 職責(zé)1 組織制定、完善并監(jiān)督執(zhí)行公司的行政管理制度 做好行政、

13、人事部門的總體預(yù)算管理工作 負(fù)責(zé)公司行政方面重要會議和重大活動(dòng)的組織籌備工作 定期組織辦公職能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，同時(shí)督促采取糾正和預(yù)防措施 管理公司的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)行政部門與公司其他部門的工作，確保部門之間的良好協(xié)作 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)及低值易耗品的統(tǒng)籌管理工作（包括管理員工宿舍、員工食堂和公務(wù)車輛等） 接待公司重要來訪客人，處理行政方面的重要函件 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 代表公司與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)，并保持良好的合作關(guān)系 負(fù)責(zé)宣傳企業(yè)文化，提升公司內(nèi)外部形

14、象 職責(zé)9 職責(zé)10 做好行政管理的統(tǒng)籌安排，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理部門內(nèi)部及公司各部門人力資源和行政工作 掌握公司行政管理工作的運(yùn)行情況，適時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào) 職責(zé)11 職責(zé)12 圖1-4 行政總監(jiān)崗位職責(zé) 二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé) 行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)全面規(guī)劃、指導(dǎo)，協(xié)調(diào)公司內(nèi)相關(guān)行政支持服務(wù)。其主要職責(zé)如圖1-5所示。 職責(zé)1 組織制定及執(zhí)行公司行政制度、流程和工作計(jì)劃 組織、協(xié)調(diào)公司的各種會議及大型活動(dòng) 做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告后起草工作 審核、修改以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件，做好文書歸檔和用印管理工作

15、 負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各種行政費(fèi)用的審核和控制工作，擬訂行政費(fèi)用的預(yù)算并監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行 合理調(diào)度公務(wù)用車，安排車輛的維修與保養(yǎng) 定期召集員工建議審議委員會成員對合理化建議進(jìn)行評審 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部、外部公共關(guān)系管理工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 做好員工、各部門及上級之間的溝通工作 根據(jù)工作計(jì)劃和目標(biāo)，定期檢查落實(shí)情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和其他部門反饋信息 職責(zé)9 職責(zé)10 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理、監(jiān)督本部門人員的業(yè)務(wù)工作，改善工作質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度 職責(zé)11 圖1-5 行政部經(jīng)理崗位職責(zé) 第二章 前

16、臺接待管理 第一節(jié) 前臺接待崗位職責(zé) 一、接待主管崗位職責(zé) 接待主管在行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，全面監(jiān)督前臺接待、文件處理等各項(xiàng)工作，及時(shí)解決前臺工作中出現(xiàn)的問題，保證公司上下信息暢通，提高公司的運(yùn)行效率，確保實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。其具體崗位職責(zé)如圖2-1所示。 職責(zé)1 協(xié)助行政部經(jīng)理制定前臺接待處的崗位職責(zé)、操作規(guī)程等制度和文件，并監(jiān)督執(zhí)行 做好公司重要客人的接待工作，跟蹤戶留言的落實(shí)情況 檢查前臺接待專員的儀容儀表、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率 協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司內(nèi)部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)以及公司外部公共關(guān)系的處理等工作 培訓(xùn)、考核前臺接待專員，不斷提高前臺接待專員的業(yè)務(wù)

17、水平和服務(wù)質(zhì)量 檢查前臺辦公區(qū)域的安全、清潔和消防工作 妥善處理前臺接待中出現(xiàn)的各種突發(fā)事件 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 圖2-1 接待主管崗位職責(zé) 二、接待專員崗位職責(zé) 接待專員在接待主管的領(lǐng)導(dǎo)下，全面做好前臺的日常接待、電話函件的接轉(zhuǎn)、員工考勤的監(jiān)督及匯總、報(bào)刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位職責(zé)如圖2-2所示。 職責(zé)1 負(fù)責(zé)來賓的登記接待工作 負(fù)責(zé)接收轉(zhuǎn)發(fā)電話、郵件和信函，并做好記錄、整理和建檔等工作 配合接待主管完成備忘錄、通訊錄、出差憑證等文件的制作、打印和復(fù)印工作 負(fù)責(zé)前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)

18、工作 幫肋出差員工預(yù)訂機(jī)票、火車票和客房等，登記出差人員行程 負(fù)責(zé)分發(fā)公司文件、通知，并做好分發(fā)記錄 執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總和外出登記工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)8 接受、反饋并協(xié)助接待主管處理客戶及公眾投訴，維護(hù)公司形象 職責(zé)9 職責(zé)7 保持前臺區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生 圖2-2 接待專員崗位職責(zé) 第二節(jié) 前臺接待管理制度 一、 前臺接待禮儀規(guī)范 以下是某公司的前臺接待禮儀規(guī)范，供讀者參考。 制度 名稱 前臺接待禮儀規(guī)范 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的

19、 為規(guī)范前臺接待人員的職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺接待工作的窗口作用，維護(hù)良好的公司形象，特制定本規(guī)范。 第2條 適用范圍 公司前臺接待人員均應(yīng)遵守本規(guī)范。 第2章 前臺接待儀態(tài)規(guī)范 第3條 前臺接待儀表要求 前臺接待人員應(yīng)注重儀表，工作期間一律著職業(yè)裝，具體要求如下表所示。 前臺接待人員儀表要求表 總體要求 1．適合性：服裝、修飾要與容貌、體型、年齡、個(gè)人氣質(zhì)相符合 2．整體性：各部位的修飾要與整體協(xié)調(diào)一致 3．適度性：在修飾程度、飾品數(shù)量、修飾技巧上，要自然適度，注意分寸 男士 著裝 要求 1．西裝：款式簡潔，單色為宜，西褲的長度應(yīng)正好觸及鞋面，并注意與其他配件

20、搭配 2．領(lǐng)帶：顏色必須與西裝和襯衫協(xié)調(diào)，干凈，平整不起皺；長度合適，領(lǐng)帶尖應(yīng)恰好觸及皮帶扣，領(lǐng)帶寬度應(yīng)該與西裝翻領(lǐng)寬度協(xié)調(diào) 3．襯衫：領(lǐng)型、質(zhì)地、款式都要與外套和領(lǐng)帶協(xié)調(diào)，注意領(lǐng)口和袖口要干凈 4．鞋：最好穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清潔 5．襪子：寧長勿短，以坐下后不露出小腿為宜；襪子顏色要和西裝顏色協(xié)調(diào) 女士 著裝 要求 1．保持衣服平整，職業(yè)裝質(zhì)地要好，但不要過于華麗 2．襪子的顏色，以透明近似膚色或與服裝搭配得當(dāng)為宜 3．配戴飾品要適量，應(yīng)盡量選擇同一色系，注意與整體的服飾搭配協(xié)調(diào) 第4條 前臺接待儀容要求 前臺接待人員的儀容應(yīng)整潔，并能夠通過

21、恰到好處的修飾突出個(gè)人修養(yǎng)及自信心，具體要求如下表所示。 前臺接待人員儀容要求表 總體要求 大方整潔，凸顯職業(yè)性 細(xì)節(jié)要求 1．勤洗頭發(fā)，并梳理整齊 2．勤剪指甲，不要過長，不留污垢 3．香水味不宜過于濃烈 4．不要戴墨鏡或變色鏡 第5條 前臺接待儀態(tài)要求 前臺接待人員應(yīng)舉止文明、殷勤有禮、尊重他人，并善于控制自己的情緒，塑造完美儀態(tài)，具體要求主要有以下幾點(diǎn)。 1．站姿要求 男士站姿應(yīng)體現(xiàn)出陽剛之美，頭正、頸直、收下頜、挺胸、收腹，收臀，雙腳大約與肩膀同寬，重心自然落于腳中間，肩膀放松，兩眼平視前方，表情自然，面帶微笑；女士站姿則主要體現(xiàn)出柔和與輕盈，丁字步站立。

22、2．坐姿要求 （1）肩部放松，雙手自然下垂，交握于膝上，五指并攏，或一只手放在沙發(fā)或椅子扶手上，另一只手放在膝蓋上。 （2）雙腿、雙膝并攏，腳自然著地，一般不要翹腿，兩腳踝內(nèi)側(cè)互相并攏，兩足尖距離10厘米左右。 （3）坐下后上半身應(yīng)與桌子保持一拳左右的距離，坐在椅子的2/3處，不要只坐一個(gè)邊或深陷椅中。 （4）坐姿應(yīng)盡量保持端正，身體不要前傾或后仰，雙肩齊平。 （5）移動(dòng)位置時(shí)，應(yīng)先把椅子搬到相應(yīng)位置，然后再坐下。身體不能在座位上來回晃動(dòng)。 （6）與人交談時(shí)，雙眼應(yīng)平視對方，但時(shí)間不宜過長或過短；也可使用手勢，但手勢不可過多或幅度過大。 3．走姿要求 （1）走路時(shí)頭正頸直，上身

23、挺直，挺胸收腹，兩臂收緊，前后自然擺動(dòng)，前擺稍向里折約35度，后擺向后約15度。 （2）身體重心在腳掌前部，盡量走在一條直線上。 （3）靠道路的右側(cè)行走，遇到同事要主動(dòng)問好；上下樓梯時(shí)，應(yīng)讓長者、女士先行。 （4）在行走的過程中，應(yīng)避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。 4．手勢要求 前臺接待人員可通過手勢，表達(dá)介紹、引領(lǐng)、請、再見等含義。這些手勢也有一定的規(guī)范要求，具體規(guī)定如下表所示。 前臺接待人員手勢禮儀要求表 手勢禮儀要求 詳細(xì)說明 大小適度 手勢的上界一般不超過對方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)，左右擺的范圍應(yīng)在人的胸前或右方。一般場合，手勢動(dòng)作的幅度不宜過大，次

24、數(shù)不宜過多和重復(fù) 自然親切 多用柔和的手勢，少用生硬的條手勢，以求拉近雙方的心理距離 避免不良手勢 1．在與人交談的過程中，講到自己時(shí)不要用手指自己的鼻尖，而應(yīng)用手掌按在胸口 2．談到別人時(shí)，不可用手指別人，更忌諱背后指指點(diǎn)點(diǎn)等不禮貌的手勢 3．避免交談時(shí)指手劃腳或手勢動(dòng)作過多過大 4．不可在接待客人時(shí)出現(xiàn)抓頭發(fā)、玩飾物和剔牙齒等行為 指向目標(biāo) 在指引方向時(shí)，手指應(yīng)自然并攏，手掌以肘關(guān)節(jié)為軸指向目標(biāo)，同時(shí)要看目標(biāo) 5．傳遞物品要求 前臺接待人員在遞物時(shí)須使用雙手，以示對對方的尊重，并要考慮接物人員是否方便；在接物時(shí)，身體應(yīng)向前傾，用雙手接住，并表達(dá)謝意。 第3章 違紀(jì)

25、處理 第6條 前臺接待人員如違反本規(guī)范，公司將視情節(jié)提出批評，或處 元以上 元以下的罰款。 第7條 經(jīng)多次批評、罰款仍屢教不改者，公司可視情節(jié)嚴(yán)重程度給予降級、辭退處理。 第4章 附則 第8條 行政部對本規(guī)范擁有解釋權(quán)。 第9條 本規(guī)范自公布之日起實(shí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、來訪人員接待管理制度 以下是某公司來訪人員接待管理制度，供讀者參考。 制度 名稱 來訪人員接待管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的 為規(guī)范前臺接待人員對來訪

26、人員的接待行為，提高接待效率，樹立公司形象，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本制度適用于公司所有前臺接待人員。 第2章 人員來訪接待 第3條 接待預(yù)約來訪人員時(shí)，接待人員應(yīng)禮貌大方、熱情周到。 第4條 客人到來進(jìn)行來后，接待人員要立即通知被訪者；如需引導(dǎo)，則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢，具體如下表所示。 引導(dǎo)規(guī)范表 引導(dǎo)方法 詳細(xì)說明 在走廊的引導(dǎo)方法 接待人員在客人兩三步之前，配合步調(diào)，請客人走在內(nèi)側(cè) 在樓梯的引導(dǎo)方法 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面；若是下樓時(shí)，應(yīng)由接待人員走在前面，客人走在后面。上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的

27、安全 在電梯的引導(dǎo)方法 引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員應(yīng)先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門；到達(dá)時(shí)，由接待人員按“開”鈕，請客人先走出電梯 客廳里的引導(dǎo)方法 當(dāng)客人走入客廳，接待人員應(yīng)用手指示，請客人坐下；看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人誤坐下座，接待人員應(yīng)請客人改坐上座 第5條 安排時(shí)接待地點(diǎn)，接待人員主要遵循以下原則。 1．對于普通來賓，一般安排在公司會議室內(nèi)接待。 2．對于貴賓，應(yīng)由具體接待者安排接待地點(diǎn)。 3．對于面試人員，如果會議室條件允許，應(yīng)盡量安排在會議室接待。 4．對于來公司學(xué)習(xí)培訓(xùn)的人員，由行政部協(xié)助相關(guān)部門安排接待。 第6條 預(yù)約人員到達(dá)后，

28、若被訪者由于種種原因不能馬上接見，接待人員一定要說明理由與等待時(shí)間，若來訪人員愿意等待，則應(yīng)向其提供飲料和雜志，如有可能，還應(yīng)該不時(shí)為來訪人員更換飲料。 第7條 如果預(yù)約來訪人員要找的負(fù)責(zé)人不在，接待人員要明確告知負(fù)責(zé)人的去向及回公司的時(shí)間，請來訪人員留下電話、地址，并明確是來訪人員再次來公司，還是本公司人員回訪來訪者單位。 第8條 如果采訪人員未預(yù)約，接待人員應(yīng)首先明確對方姓名，委婉詢問對方來意，并初步判斷能否讓他與相關(guān)人員見面。 第9條 接待人員經(jīng)過初步判斷，如果不能直接回答，應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時(shí)與相關(guān)人員溝通，最后決定是否安排接待。 第3章 附則 第1

29、0條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 三、前臺電話接聽管理制度 以下是某公司前臺電話接聽管理制度，供讀者參考。 制度 名稱 前臺電話接聽管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的 為規(guī)范前臺接待人員接、打電話的禮儀和行為，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，展示公司良好的形象，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本制度適用于公司所有前臺接待人員。 第2章 接聽電話管理 第3條 迅速、準(zhǔn)確接聽 1．電話鈴響兩聲后，接聽人員必須接聽。如果超過三聲再接

30、電話，接聽人員必須先說：“對不起”或“對不起，您久等了?！? 2．電話鈴響時(shí)，如果接聽人員正在與客人交談,應(yīng)先向客人打聲招呼，然后再去接電話。 3．接聽電話時(shí)，接聽人員首先應(yīng)該說：“您好！”接著報(bào)出自己的工作單位及姓名，一為禮貌，二為幫助對方確認(rèn)自己是否撥錯(cuò)電話號碼。 第4條 使用規(guī)范用語 接聽電話時(shí)，接聽人員應(yīng)恰當(dāng)使用規(guī)范用語，常見用語如下圖所示。 1．您好，××××公司。 2．請問有什么可以幫到您？ 3．請問您找哪位？ 4．請稍等。 5．我再重復(fù)一遍，您看對不對？ 6．請您再查證一下，好嗎？ 7．好的，再見！ 第5條 保持愉快心情 接聽電話時(shí)，態(tài)度應(yīng)熱情

31、、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和，音量要適中，避免語氣過于生硬。如遇對方撥錯(cuò)號碼，接聽人員不可大聲怒斥或用力掛電話，應(yīng)禮貌告知對方。 第6條 謹(jǐn)慎接聽電話 1．轉(zhuǎn)接電話 （1）對于任何要求轉(zhuǎn)接到管理者的電話，接聽人員必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)人員的秘書或助理那里，以避免公司領(lǐng)導(dǎo)被某些無關(guān)緊要的電話打擾。 （2）若來電者要找的人電話占線，接聽人員需詢問來電者是否愿意繼續(xù)等待；若來電者不愿等待，則應(yīng)詢問其來電事由，是否可以轉(zhuǎn)告，避免貽誤重要事情。 （3）若來電者要找的人暫時(shí)不在辦公室，接聽人員應(yīng)向來電者說明情況，并詢問其來電事由，是否可以轉(zhuǎn)告等，避免貽誤重要事情。 2．代接電話 （1）代接電話時(shí)，對

32、方如有留言，接聽人員應(yīng)用紙筆記錄。 （2）電話接聽完畢之前，接聽人員不要忘記復(fù)誦一遍來電要點(diǎn)，防止由于記錄錯(cuò)誤或者偏差而引起誤會。 第7條 做好電話記錄 接聽人員在接電話時(shí)，要隨時(shí)記錄電話內(nèi)容，記錄內(nèi)容應(yīng)簡潔完整，最好具備以下六點(diǎn)內(nèi)容：When（何時(shí)）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（為什么）、How（如何進(jìn)行）。 第8條 禮貌掛斷電話 通話完畢后，接聽人員可以詢問對方：“請問還有什么事嗎？”或者“還有什么要吩咐的嗎？”既是尊重對方，也是提醒對方。談話結(jié)束時(shí)，接聽人員要表示謝意，并讓對方先掛斷電話，不要忘了說“再見”。 第9條 當(dāng)接聽人員正在通電

33、話而又有客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快向通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，如果電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，接聽人員應(yīng)請客人稍等，然后繼續(xù)通話。 第3章 撥打電話管理 第10條 前臺工作人員應(yīng)在打電話前準(zhǔn)備好通話內(nèi)容，若怕遺漏，可擬出通話要點(diǎn)，理清講話順序，備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文件和資料。 第11條 電話接通后，接打電話人員應(yīng)首先通報(bào)自己的姓名、職位。必要時(shí)，應(yīng)詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。 第12條 電話用語應(yīng)文明、禮貌，電話內(nèi)容要簡明、扼要?！澳谩保罢垺?，“謝謝”等詞語應(yīng)不離口。同時(shí)注意語音、語調(diào)。 第4章 附則 第13條

34、 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。 第14條 本制度自公布之日起實(shí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 第三節(jié) 前臺接待管理表格 一、客人來訪登記表 1．客人來訪登記表（范本一） 年 月 日 序號 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 是否預(yù)約 被訪人 事由 時(shí)間 備注 姓名 部門 到達(dá) 離開 1 2 3 … 編制：

35、 審核： 2．客人來訪登記表（范本二） 來訪人 姓名 來訪人 單位 來訪 時(shí)間 接待人 接待 內(nèi)容 簡況 處理意見： 處理結(jié)果： 編制： 審核： 二、函件收發(fā)登記表 1．信函與快件寄送登記表 日期 寄送部門 編號 數(shù)量 密級 送達(dá)單位 接收人 寄送人 （簽字）

36、 編制： 審核： 2．信函與快件簽收登記表 日期 來件單位 編號 數(shù)量 密級 接受部門 簽收人（簽字） 編制： 審核： 三、前臺接待日志表 1．接待工作日記表 日期 記錄人 考

37、 勤 記 錄 姓名 簽到時(shí)間 姓名 簽到時(shí)間 收發(fā)記錄 接待記錄 電話記錄 備注 編制： 審核： 2．來電備忘錄 日期： 年 月 日 序號 來電單位/人 聯(lián)系方式 來電事由 被訪人 處理結(jié)果 備注 1 2 3 編制：

38、 審核： 160 第三章 辦公事務(wù)管理 第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé) 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提升公司的綜合競爭力。其主要職責(zé)如圖3-1所示。 職責(zé)1 組織制定公司辦公用品、固定資產(chǎn)、資料和檔案管理等制度，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴(yán)格執(zhí)行 擬訂辦公事務(wù)季度、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門經(jīng)理審核后，組織實(shí)施并監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行

39、 組織做好辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制成本費(fèi)用等工作 負(fù)責(zé)公司的各種公章證照、文書檔案資料的登記、管理工作 負(fù)責(zé)做好本部門的安全、衛(wèi)生和消防等各項(xiàng)工作 負(fù)責(zé)向行政部經(jīng)部經(jīng)理提請對辦公事務(wù)人員績效考核的建議 組織做好公司往來信件、傳真和郵件等相關(guān)資料的處理工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 按照公司經(jīng)費(fèi)預(yù)算，嚴(yán)格監(jiān)督和控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶? 圖3-1 辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) 辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是公司日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備和檔

40、案管理等工作。其主要職責(zé)如圖3-2所示。 職責(zé)1 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草似各項(xiàng)辦公事務(wù)管理制度，并監(jiān)督、檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況 統(tǒng)一協(xié)調(diào)、購買公司辦公物資，并對其進(jìn)行登記、造冊、盤點(diǎn)、維護(hù)和保養(yǎng) 協(xié)助辦公事務(wù)主管嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶? 協(xié)助辦公事務(wù)主管做好公司重要會議籌備、重要來賓接待等工作 負(fù)責(zé)管理公司計(jì)算機(jī)信息資料，確保信息資料準(zhǔn)確無誤 提出辦公事務(wù)方面的合理化建議，不斷改進(jìn)工作 負(fù)責(zé)登記、歸檔和管理公司圖書、合同等資料 監(jiān)督檢查其他部門的辦公事務(wù)性工作，對不符合辦公事務(wù)管理規(guī)定的行為提出修改建議 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5

41、 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 圖3-2 辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) 三、行政辦公秘書崗位職責(zé) 行政辦公秘書的工作內(nèi)容包括收發(fā)公文、接待來訪、協(xié)調(diào)公司內(nèi)外關(guān)系等。其主要職責(zé)如圖3-3所示。 職責(zé)1 安排接待來賓 處理電話、郵件和傳真等 組織、安排各類會議，撰寫和整理會議紀(jì)要 負(fù)責(zé)收發(fā)公司內(nèi)、外各種來往文件 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成對外聯(lián)絡(luò)事宜，跟進(jìn)各項(xiàng)事務(wù)性工作的進(jìn)層情況并及時(shí)整理匯總 負(fù)責(zé)有關(guān)文書資料的起草、打印、登記和存檔等工作 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)與公司各部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7

42、 圖3-3 行政辦公秘書崗位職責(zé) 第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度 一、辦公設(shè)備管理制度 以下是某公司辦公設(shè)備管理制度，供讀者參考。 制度 名稱 辦公設(shè)備管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的 為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。 第2章 辦公設(shè)備購買 第3條 各部門在年初部門計(jì)劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備的費(fèi)用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。 第4條 對于臨時(shí)需

43、要的辦公設(shè)備，要經(jīng)總經(jīng)理審批通過后方可購買。 第3章 電腦使用管理 第5條 專人專管 1．每臺電腦指定專門人員負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。 2．電腦使用人員要設(shè)置開機(jī)密碼，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。 第6條 操作規(guī)定 1．嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)。 2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，防止公司電腦“感染”病毒。 3．嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。 第7條 病毒防護(hù) 1．尚未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，由電腦室負(fù)責(zé)安裝軟件。 2．任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報(bào)告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。 3．所

44、有電腦不得安裝游戲軟件。 4．?dāng)?shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。 5．在使用軟件前，必須進(jìn)行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。 6．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。 第8條 硬件保護(hù) 1．除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。 2．硬件維護(hù)人員在拆卸電腦時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。 3．硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時(shí)，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。 4．各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。 5．各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。 6．對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、

45、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。 第9條 電腦保養(yǎng) 1．嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴(yán)禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。 2．定期（每月末）對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運(yùn)行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。 3．定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護(hù)公司對電腦進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。 第4章 電話使用管理 第10條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。 第11條 各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。 第12條

46、 長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時(shí)需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。 第13條 禁止因私事?lián)艽蜷L途電話。 第5章 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理 第14條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。 第15條 打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印及復(fù)印的時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)和密級，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可進(jìn)行。 第16條 凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對。 第6章 傳真機(jī)使用管理 第17條 傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。 第18條 不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳

47、真。 第19條 建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。 第20條 每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。 第7章 其他辦公設(shè)備使用管理 第21條 公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后方可使用。 第22條 辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用。 第23條 辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。 第8章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管 第24條 公司辦公事務(wù)部門負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行不定期檢查。 第25條 公司辦公事務(wù)部門對違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員有提請?zhí)幜P的

48、權(quán)力。 第9章 附則 第26條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。 第27條 本制度自公布之日起實(shí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、辦公用品管理制度 以下是某公司辦公用品管理制度，供讀者參考。 制度 名稱 辦公用品管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的 為規(guī)范辦公用品的發(fā)放流程，讓員工按照節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放和管理工作。 第2章 辦公用品的申請 第3條 對于日常易耗品的申請，

49、直接由申請部門填寫“申請單”（如下表所示），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。 公司易耗品申請單 部門 領(lǐng)用人 領(lǐng)用時(shí)間 序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價(jià) 總價(jià) 領(lǐng)用人（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）： 年 月 日 年 月 日

50、 第4條 各部門如需申購辦公用品，還必須另填一份“訂購審批單”（如下表所示），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認(rèn)審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。 公司辦公用品訂購審批單 部門 使用人 填表時(shí)間 序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時(shí)間 訂購原因： 部門主管審批意見： 簽字： 年

51、月 日 行政部審批意見： 簽字： 年 月 日 如果金額超過審批權(quán)限須請行政總監(jiān)簽批 意見： 簽字： 年 月 日 第5條 “申請書”中要寫明所

52、需物品、數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格。 第3章 辦公用品的購買 第6條 辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品訂購審批單”的前提下就近采購，由辦公事務(wù)部審核，并且把審核結(jié)果連同“審批單”一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后《辦公用品使用情況報(bào)告書》的審核與檢查依據(jù)。 第7條 根據(jù)辦公用品的庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。 第8條 辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時(shí)，要貨比三家，選擇其中價(jià)格、質(zhì)量最優(yōu)者。 第9條 辦公事務(wù)部門必須依據(jù)“訂購單”，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”（如下表所示），卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及物品來源等。 訂購進(jìn)度控制卡

53、 項(xiàng) 目 物品名稱 訂購日期 訂購數(shù)量 單價(jià) 物品來源 到貨日期 辦公事務(wù)人員（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）： 第10條 收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要按“送貨單”驗(yàn)收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤后，在“送貨單”上加蓋印章，然后在“訂購進(jìn)度控制卡”上登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。 第11條 收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要對照“訂貨單”與“訂購進(jìn)度控制

54、卡”，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室支付或結(jié)算。 第4章 辦公用品的核發(fā) 第12條 辦公事務(wù)部門依據(jù)申請部門的“申請單”，在所需物品全部到庫后，填寫“辦公用品分發(fā)通知單”。 辦公用品分發(fā)通知單 需求部門 需求人 到貨時(shí)間 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價(jià) 合計(jì) 今物品已于____年____月____日到達(dá)本部門，請于____年____月____日之前領(lǐng)取 接收人員（簽字）：

55、 主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）： 第13條 辦公事務(wù)專員核對后，把全部用品備齊，分發(fā)給各部門。 第14條 辦公用品分發(fā)后辦公事務(wù)專員需做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。將一份“申請單”連同“辦公用品分發(fā)通知單”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為辦公用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。 第5章 辦公用品的保管 第15條 辦公事務(wù)部門必須對所有入庫辦公用品一一填寫臺賬（如下表所示）。 項(xiàng)目 物品名稱 編號 數(shù)量 單價(jià) 入庫時(shí)間 備注

56、 第16條 辦公事務(wù)務(wù)專員必須掌握辦公用品的庫存情況，并經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要做好防蟲等保護(hù)工作。 第17條 辦公用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次。盤點(diǎn)工作由辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)。盤點(diǎn)要求做到賬物相符，如果不相符必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，保證兩者一致。 第18條 印刷制品與各種用紙的管理以盤存的臺賬為基準(zhǔn)，隨時(shí)記錄領(lǐng)用數(shù)量并進(jìn)行加減，計(jì)算余量。一旦用完一批消耗品，應(yīng)立即寫報(bào)告遞交辦公事務(wù)主管。 第19條 非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償。 第20條 非工作原因嚴(yán)禁將辦公用品帶出公司。 第6章 辦公用品的報(bào)廢處理 第21條 對于各部門提交的“報(bào)廢

57、物品清單”（如下表所示），辦公事務(wù)專員要認(rèn)真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可作報(bào)廢處理。 報(bào)廢物品清單 物品編號 物品名稱 數(shù)量 單價(jià) 出廠時(shí)間 使用時(shí)間 報(bào)廢類型 報(bào)廢原因 以上物品本部門申請報(bào)廢處理： 部門主管（簽字）： 辦公事務(wù)專員 □同意報(bào)廢處理 □不同意報(bào)廢處理 辦公事務(wù)專員

58、（簽字）： 辦公事務(wù)主管 □同意報(bào)廢處理 □不同意報(bào)廢處理 辦公事務(wù)主管（簽字）： 第22條 對于決定報(bào)廢的辦公用品，辦公事務(wù)專員要做好登記，在“報(bào)廢處理冊”上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。 第23條 不得隨意丟棄報(bào)廢品，應(yīng)集中存放、集中處理。 第7章 辦公用品使用的監(jiān)督 第24條 辦公事務(wù)部門應(yīng)定期核對“辦公用品申請單”與辦公用品的實(shí)際使用情況。 第25條 辦公事務(wù)部門要不定期核對辦公用品領(lǐng)用傳票與辦公用品臺賬。 第26條 辦公事務(wù)部門要對各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行不定期檢查，杜絕浪費(fèi)辦公用品的行為。 第8章 附則

59、 第27條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 三、辦公文書管理制度 以下是某公司辦公文書管理制度，供讀者參考。 制度 名稱 辦公文書管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的 為確保公司文書事務(wù)能夠正常進(jìn)行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。 第2條 管理原則 準(zhǔn)確、快速。 第3條 適用范圍 本制度適用于對公司內(nèi)部所有公文文書的管理。 第2章 文書的種類 第4條 文書的范圍 本公司文書包含公司業(yè)務(wù)工作中的往來公文、報(bào)告、會

60、議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿和圖標(biāo)參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。 第5條 文書保密等級劃分 1．絕密，指極為重要且不得向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。 2．秘密，指次重要且不能向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。 3．機(jī)密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。 4．普通，指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要資料，則另當(dāng)別論。 第3章 文書制作規(guī)范 第6條 文書的制作要領(lǐng) 1．文書內(nèi)容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 2．起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時(shí)另附相關(guān)材料與文件。 3．必須明確起草文書人的責(zé)任，并正確署名。 4．修改

61、請示提案文書時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱文書原件，修改后必須署名。 第7條 文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進(jìn)行。重要文件還應(yīng)經(jīng)過公證，并在正式文書形成前，附上有價(jià)值的證明文件。 第8條 文書的署名 1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。 2．對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或

62、分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。 第9條 文書的蓋章 1．在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。 2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。 3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。 第4章 文書的收發(fā) 第10條 文書主管部門負(fù)責(zé)接收文書，并按下列要點(diǎn)處置。 1．如果一般文書，予以啟封，分送各部門。 2．將私人信件直接送交收信人。 3．分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即追回。 第11條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上登記。 第

63、12條 需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時(shí)還需交文秘室回復(fù)或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。 第5章 文書的處理 第13條 普通文書處理 1．部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審批、答復(fù)、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。 2．處理中如遇重大問題或異?，F(xiàn)象，需及時(shí)向上級匯報(bào)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。 第14條 機(jī)密文書處理 1．機(jī)密文書原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。 2．親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。 第

64、15條 與多個(gè)部門有關(guān)的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無法達(dá)成一致，則應(yīng)請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級領(lǐng)導(dǎo)裁決。 第6章 文書的整理與保存 第16條 文書的整理與保存 1．全部完結(jié)的文書，應(yīng)在結(jié)辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進(jìn)行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。 2．個(gè)人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，離職員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。 3．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由

65、主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。 第17條 文書的保存年限 1．永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股權(quán)關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2．保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼的有關(guān)文書；財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。 3．保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。 4．保存一年的文書，指無關(guān)緊要或臨時(shí)性的文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。 第18條

66、注意事項(xiàng) 1．對于重要的機(jī)密文件，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。 2．對于保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機(jī)要文件。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。 3．銷毀秘密級以上文件前要進(jìn)行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。 4．如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 5．必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。 第7章 附則 第19條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。 第20條 本制度自公布之日起實(shí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 七、圖書資料管理制度 以下是某公司圖書資料管理制度，供讀者參考。 制度 名稱 圖書資料管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第1章 總則 第1條 目的 為規(guī)范對公司圖書的管理，提高員工的素質(zhì)，特制定本制度。 第2條 適用范圍 本