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流程圖及流程圖繪制相關(guān)知識 一、什么是流程圖 那什么是流程圖呢？說文解字是一種了解定義的好方法。流程圖=流程+圖，如下圖： 圖1：流程圖的定義 流程：是指特定主體為了滿足特定需求而進行的有特定邏輯關(guān)系的一系列操作過程，流程是自然而然就存在的。但是它可以不規(guī)范，可以不固定，可以充滿問題。所以就會造成看似沒有流程。我們有人經(jīng)常說什么業(yè)務沒有流程，其實嚴格意義上講，如果業(yè)務已經(jīng)開展，不可能沒有流程，只是說沒有固定的流程或者你講不清楚而已。 圖：是將基本固化有一定規(guī)律的流程進行顯性化和書面化，從而有利于傳播與沉淀、流程重組參考。 從定義可以看出，只要有事情和任務，流程就會有，但是并不是所有的流程都適合用流程圖的方式去表現(xiàn)，適合用流程圖去表現(xiàn)的流程是一定程度固定的有規(guī)律可循的，流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)不會朝令夕改的。 二、為什么需要流程圖 （一）流程優(yōu)化與重組 業(yè)務流程重組的存在可以明確反駁：存在即合理。事實上，存在的業(yè)務流程并未是合理的，有可能是參與的多個角色習慣了某種做法，有可能是變革尚未影響到末端的操作，也有可能缺乏對于運行中的業(yè)務流程問題的洞察以及強有力的變革推動。 通過流程圖，我們能夠分析出目前業(yè)務流程的問題：缺失，重復，風險，效率等等。從而制定相應的優(yōu)化方案。 （二）信息化的基礎(chǔ) 信息系統(tǒng)的一項任務就是解放員工的手腳，取代一些重復的人力勞動工作。系統(tǒng)上了之后，不是說業(yè)務流程不需要而是經(jīng)過了一些調(diào)整，其中某個參與者變成了系統(tǒng)，或手持設(shè)備，或打印機而已。 那么在做系統(tǒng)的功能設(shè)計和系統(tǒng)流程設(shè)計時，是不是必須先要了解目前業(yè)務是如何運作的呢？從而更好分析分析，更好說明系統(tǒng)在什么環(huán)節(jié)取代了什么類型的人肉工作？ 所以我們往往也會先以業(yè)務流程圖開始說明，而敘述一個系統(tǒng)建設(shè)的好處時，也可以用以前的業(yè)務流程與系統(tǒng)上了之后的業(yè)務流程進行對比。 三、流程圖要素 流程圖有六個要素： 參與者：誰在這個流程中？可以是系統(tǒng)，可以是個打印機，更多的指什么角色——一般是有某種工種的人。比如客服同時有小A和小B兩人，但是若他們的工作性質(zhì)完全一樣，那么在流程圖里只需要寫一個客服角色就可以了。 活動：做了什么事，比如點餐，結(jié)帳等活動。 次序：這些事情發(fā)生的前后順序如何，哪個任務是其他任務的前置條件？比如客人不結(jié)帳，就不會產(chǎn)生送他優(yōu)惠卡的活動。 輸入：每項活動開始取決于什么樣的輸入物或數(shù)據(jù)，比如做飯的師傅開始做菜時，需要拿到具體的點菜單。 輸出：每項活動結(jié)束后，會輸入什么樣的文檔或數(shù)據(jù)傳遞給下一方，比如師傅做好菜后，如何讓負責傳菜的人知道菜已經(jīng)做好？ 標準化：采用一套標準化的符號用以傳遞你的流程圖，從而使受眾更快明白。 四、流程圖類別 圖3：流程圖的分類 本文著重于上述流程中的“業(yè)務流程圖”——并會分享如何繪制泳道圖。 在工作中，我們經(jīng)常能夠看到兩種業(yè)務流程圖，從表現(xiàn)形式來看，一種很好區(qū)分，俗稱為“泳道圖”的它，在樣子上也確實像個泳道，可以有橫向的泳道，也會有縱向的泳道。泳道圖在某些文檔里會被稱為“以活動為單位的流程圖”，浮在泳道中的都是一個個活動。 另外一種類型是以部門和崗位為單位的流程圖，下圖中的圓形就代表一個個部門或崗位。矩形代表活動。這種流程圖關(guān)注事情如何完成的邏輯，但是在體現(xiàn)各個部門的責任上比較弱。如果是某個崗位的人來看，很難像泳道圖那樣一眼就能看到自己部門的職責和任務。所以現(xiàn)在用得比較少。 五、如何繪制流程圖 在繪制業(yè)務流程圖前，思考如何精美，如何交互，使用什么工具，都不應該是重點。真正重點的是將業(yè)務流程圖的關(guān)鍵要素給搜集一番。請試圖回答清楚以下幾個問題，否則不要開始繪制流程圖： 整個流程的起始點是什么？整個流程的終結(jié)點是什么？ 在整個流程中，涉及到的角色都是誰？ 在整個流程中，都需要做什么事情？（可以是一個會議，可以是一個任務） 這些會議和任務是可選還是必選的？ 分別產(chǎn)出什么文檔？ 這有點像一個頭腦風暴，能夠幫助你將所需用到的原材料獲取到，有了這些“米”和“水”，那就不愁去如何烹飪了。 流程圖的常用圖示 我們常用的就是前兩行的“活動”，“判斷”，“邏輯關(guān)系線”，“起始與終止”，以及第二行的“子流程”，和“文件/表單”。如果你不是符號控，我建議這幾個就足夠了。 其中，“子流程”此圖示就是可以幫助你將流程分解得到的子流程能夠串聯(lián)起來，比如，當在”A流程”中涉及到進一步需要分解的”A1.1流程”時，就可以在”A流程”中用子流程符號代表“A1.1”。然后你的讀者就會明白要想進一步了解”A1.1″應該參考另外一個流程圖。 流程圖的常用結(jié)構(gòu)： 給大家看一些案例： 基本上包含大多數(shù)圖示的流程圖： 以上兩個流程圖案例，從符號的復雜程度上來講，一個是完整流程圖，一個是基本流程圖，但是從表現(xiàn)形式來講，都屬于“泳道圖”，這也是我們最常用的一種表現(xiàn)形式了。泳道圖能夠很好體現(xiàn)部門或者角色在流程中的職責以及上下游的協(xié)作關(guān)系。且流程圖本身的標準容易掌握，達成共識也就更加容易。