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四、設計題（每小題10分，共20分） 1．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？ 答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖；如因事外出，須經(jīng)批準交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。 2．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ 答：（1）清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；（4）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；（5）附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 3．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？ 答：1．文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。 對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。在會上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。要求與會者記筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。 4．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：（1）接受任務（2）了解來賓、制訂計劃（3）預訂食宿（4）歡迎來賓、商議日程（5）禮節(jié)性拜訪、宴請（6）正式會談（7）簽訂協(xié)議書（8）陪同參觀游覽（9）互贈禮品（10）歡送來賓、接待小結(jié) 5．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙（2刀），要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應該怎么做? 答:電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊； 新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。 7．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？ 答：（1）會議的名稱；（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。 8．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？ 答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。 9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？ 答：（1）準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和省（州）名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。（6）安排差旅費。（7）建立旅行——旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？ 答;（1）客人的選擇。確定名單，再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。 11．所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應如何應對？ 答：（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度，可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 （2）進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，找一個成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。 12．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？ 答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； （1）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（2）在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（3）還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。（4）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（5）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（6）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（7）文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（8）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 13．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后， 要做好哪些工作？ 答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)， 繼續(xù)放旅行前未完的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關人士、單位等情況做好記錄， 以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 15、某公司成立不久，業(yè)務就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應該怎么設計? 16、安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備e假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案? (1)接受任務; (2)了解來賓; (3)制訂計劃; (4)預訂食宿; (5)迎接來賓; (6)商議日程; (7)安排會談; (8)陪同參觀; (9)送別客人; (10)接待小結(jié)。 17、文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作? (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用; (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案; (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作； (4)把在出差時結(jié)識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用; (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 18、當來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應對? (1)先向來訪者說"是嗎?請稍等一下。"(2)然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。(3)向上司匯報"您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了"。(4)如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說"某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走"。然后引導客人去會見上司。 19、上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話? (1)用便條把所要傳達的內(nèi)容逐項書寫"某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情?"然后將寫好的便條對折折好。(2)走入會客室，在上司背后說4聲"對不起，打攪一下"(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。(4)退一步，等候指示。 20、如何接受對方的名片? (1)在接對方名片時，務必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。 (2)當對方遞出名片時，應點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。 (3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認無誤。 (4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方"很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念?"對方回答后，可按對方發(fā)音，重復一遍"您是某某單位某某，很抱歉!"并行禮致歉。 21．辦公室的清理和清掃方法。 文員應該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作。 (1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。 (2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習慣。 (3)書架上的書籍、文件夾里的資料應該擺放整齊，沒有灰塵。 (4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。 (5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。 (6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當。 (7)掛畫、擺設。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。 (8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。 22.X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。揚副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設計一個合理的應對之策。 (l)辦公室的一項基本職能是為領導（政務）服務，李助理對于徐市長和揚副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。 (2)李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。 (3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。 (4)他人查找完揚副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講下。 23、設計一份電話記記錄表