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企業(yè)ERP系統(tǒng) 系統(tǒng)管理員職責(zé)及要求 1.概述 為了使公司信息化工作沿著健康的軌道繼續(xù)鞏固提高，保證ERP數(shù)據(jù)的安全，防范數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)崩潰等方面的風(fēng)險，避免因為數(shù)據(jù)管理不善帶來的損失，同時滿足領(lǐng)導(dǎo)決策信息和信息披露的需要，特制定如下職責(zé)和要求，以規(guī)范系統(tǒng)管理員的日常工作。 1) 為了加強(qiáng)公司ERP系統(tǒng)的管理，要求在ERP實施過程中，做到崗位責(zé)任明確，人員分工明確，系統(tǒng)管理員應(yīng)由專人擔(dān)當(dāng)。 2) ERP系統(tǒng)日常管理是一項綜合性很強(qiáng)的工作，要求系統(tǒng)管理員根據(jù)分工，在日常工作中必須滿足相關(guān)職責(zé)和技能的要求，從而保證ERP系統(tǒng)的正常、安全運行。 3) 在ERP系統(tǒng)實施過程中，系統(tǒng)管理員應(yīng)全程參與，并協(xié)助各部門制定信息化實施過程中的相關(guān)制度，如：日常操作規(guī)范，操作系統(tǒng)安裝其他應(yīng)用軟件規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)范等。 4) 系統(tǒng)管理員在ERP實施完成后們需要能獨立承擔(dān)軟件、硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等某幾部分的維護(hù)工作，并能在以后業(yè)務(wù)及公司規(guī)模拓展時為其他人員提供相關(guān)培訓(xùn)。 5) 對于信息系統(tǒng)各方面性能的改善，系統(tǒng)管理員有不可推卸的責(zé)任，要保證信息系統(tǒng)長期穩(wěn)定運行，系統(tǒng)管理員必須能夠充分發(fā)揮自己的作用，規(guī)避軟硬件等各方面可能存在的風(fēng)險，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，在出現(xiàn)問題時能快速解決。 6) 系統(tǒng)管理員有責(zé)任對日常工作中遇到的相關(guān)問題進(jìn)行總結(jié)，寫成文檔，進(jìn)行備份，便于后期維護(hù)工作的進(jìn)行。 7) 系統(tǒng)管理員需要根據(jù)各部門操作情況及多發(fā)性問題，定期或不定期在公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布相關(guān)問題處理方法。 8) 建立公司“技術(shù)支持熱線”和“項目管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各種同信息系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)服務(wù)和相關(guān)技術(shù)問題的解答。 以下將從系統(tǒng)日常工作的幾個重點，對其責(zé)任及要求進(jìn)行詳細(xì)說明。 2.硬件管理 1) 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)支持ERP系統(tǒng)日常運行的服務(wù)器硬件的維護(hù)工作 b) 負(fù)責(zé)硬件防火墻等安全設(shè)備的維護(hù)工作 c) 負(fù)責(zé)支持ERP運行的網(wǎng)絡(luò)硬件的維護(hù)工作 d) 負(fù)責(zé)支持ERP運行的各客戶端硬件的維護(hù) e) 負(fù)責(zé)建立支持ERP系統(tǒng)日常運行的硬件設(shè)備的檔案及維護(hù)記錄，并在日常維護(hù)中進(jìn)行登記 f) 定期檢查硬件設(shè)備的運行情況，登記設(shè)備運行記錄，重點管住重要設(shè)備 g) 負(fù)責(zé)硬件設(shè)備的維修，對硬件設(shè)備的擴(kuò)充及購買根據(jù)系統(tǒng)運行需要提出配置建議 h) 在進(jìn)行硬件設(shè)備大的變動，會影響ERP正常運行時，首先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出申請，然后通知相關(guān)部門和操作員，如進(jìn)行交換機(jī)斷電等 2) 崗位要求 a) 熟練掌握所維護(hù)設(shè)備的原理，必須有硬件維修經(jīng)驗，熟悉支持系統(tǒng)運行的硬件設(shè)備的維修、維護(hù)工作，包括服務(wù)器、交換機(jī)、客戶端PC、打印機(jī)等 b) 對硬件設(shè)備出現(xiàn)的故障及時排除 c) 對于設(shè)備出現(xiàn)設(shè)備故障，經(jīng)分析無法獨立解決時，應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)專業(yè)維修人員進(jìn)行，以保障設(shè)備安全 d) 嚴(yán)格遵守公司關(guān)于硬件管理的管理制度 3) 權(quán)限 系統(tǒng)管理員有對服務(wù)器、客戶端機(jī)器、打印機(jī)等設(shè)備管理的權(quán)限 4) 相關(guān)管理制度及文檔 《硬件設(shè)備檔案》 《硬件設(shè)備運行記錄》 《硬件設(shè)備維護(hù)計劃》 《硬件設(shè)備維護(hù)記錄》 《硬件設(shè)備使用規(guī)范》 3.網(wǎng)絡(luò)管理 1) 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)支持ERP系統(tǒng)日常運行的網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作，保證網(wǎng)絡(luò)的安全，不受病毒的危害 b) 負(fù)責(zé)支持ERP系統(tǒng)日常運行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境配置 c) 負(fù)責(zé)定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測，登記網(wǎng)絡(luò)檢測記錄，保證網(wǎng)絡(luò)暢通 d) 負(fù)責(zé)及時解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境問題，登記網(wǎng)絡(luò)維護(hù)記錄 e) 負(fù)責(zé)培訓(xùn)各子公司或分公司系統(tǒng)管理員，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù) f) 負(fù)責(zé)定期檢查網(wǎng)絡(luò)安全情況，特別要監(jiān)控內(nèi)部人員惡意傳播病毒的現(xiàn)象，并登記網(wǎng)絡(luò)檢測記錄 g) 負(fù)責(zé)定期檢測包括服務(wù)器和各種中段設(shè)備的防病毒軟件使用情況，防護(hù)病毒、木馬程序、黑客攻擊等 h) 負(fù)責(zé)殺毒軟件安裝和配置，檢查服務(wù)器防火墻及殺毒軟件是否運行正常以及是否升級到最新防病毒版本 2) 崗位要求 a) 系統(tǒng)管理員需具有一定網(wǎng)絡(luò)管理及維護(hù)經(jīng)驗 b) 系統(tǒng)管理員需熟悉相關(guān)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)知識，能快速檢測網(wǎng)絡(luò)故障原因，及時排除網(wǎng)絡(luò)故障 c) 系統(tǒng)管理員必須具備防范病毒意識，確保網(wǎng)絡(luò)不會因病毒入侵癱瘓 d) 嚴(yán)格遵守公司關(guān)于網(wǎng)絡(luò)管理及網(wǎng)絡(luò)安全的其他管理制度 3) 權(quán)限 系統(tǒng)管理員有對服務(wù)器和終端設(shè)備安全監(jiān)察的權(quán)限 4) 相關(guān)管理制度及文檔 《網(wǎng)絡(luò)檢測記錄》 《網(wǎng)絡(luò)維護(hù)記錄》 《員工上網(wǎng)及病毒防范規(guī)定》 4.操作系統(tǒng) 1) 崗位責(zé)任 a) 負(fù)責(zé)支持ERP系統(tǒng)日常運行的各站點及服務(wù)器操作系統(tǒng)的安裝和維護(hù)工作 b) 負(fù)責(zé)定期檢查服務(wù)器操作系統(tǒng)運行情況，填寫服務(wù)器操作系統(tǒng)運行記錄 c) 負(fù)責(zé)客戶端網(wǎng)絡(luò)連接配置 d) 負(fù)責(zé)制定客戶端及其軟件安裝制度，禁止客戶端刪除操作系統(tǒng)文件，并定期對客戶端機(jī)器運行軟件進(jìn)行檢查和清理 e) 負(fù)責(zé)監(jiān)督客戶端軟件安裝及網(wǎng)絡(luò)訪問情況，禁止安裝游戲軟件和訪問非法網(wǎng)頁 f) 負(fù)責(zé)服務(wù)器操作系統(tǒng)的安裝和備份，要求ERP相關(guān)的服務(wù)器嚴(yán)格禁止安裝任何游戲和瀏覽可能感染病毒的網(wǎng)頁 g) 負(fù)責(zé)制定客戶端軟件安裝的相關(guān)懲罰措施 2) 崗位要求 a) 系統(tǒng)管理員必須熟悉操作系統(tǒng)基礎(chǔ)知識、服務(wù)器配置對操作系統(tǒng)要求，能對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行安裝和部署 b) 能夠處理操作系統(tǒng)的日常問題，如打印機(jī)的添加和共享，日常辦公軟件的安裝等 c) 服務(wù)器系統(tǒng)進(jìn)行重做前必須進(jìn)行相關(guān)文件的備份和遷移，確保不影響ERP業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行 d) 系統(tǒng)管理員有責(zé)任對服務(wù)器及客戶端的相關(guān)文檔資料進(jìn)行保密 e) 嚴(yán)格遵守公司的軟件安裝管理辦法、機(jī)房管理制度和其他管理制度 3) 權(quán)限 系統(tǒng)管理員具有操作服務(wù)器和各客戶端的權(quán)利 4) 相關(guān)管理制度及文檔 《服務(wù)器運行記錄》 《客戶端軟件安裝管理制度》 《客戶端操作系統(tǒng)檢查記錄》 《客戶端安裝游戲等的懲罰措施》 5.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 1) 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的用戶與口令的管理 b) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)文件遭到破壞 c) 制定數(shù)據(jù)備份方案，負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份，備份后的數(shù)據(jù)文件應(yīng)存放在單獨的硬盤或光盤、磁帶中 d) 公司帳套擴(kuò)建或者業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)充時，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫建賬和帳套維護(hù) e) 負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)及不通服務(wù)器之間的數(shù)據(jù)庫遷移和數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化 f) 負(fù)責(zé)檢查跟蹤數(shù)據(jù)庫是否運行正常，備份是否按時、完整、表空間是否已經(jīng)需要擴(kuò)展，磁盤空間是否滿足數(shù)據(jù)文件擴(kuò)展要求等，并采取相關(guān)措施，保證數(shù)據(jù)庫正常運行 g) 定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，保證備份數(shù)據(jù)的完整有效 h) 負(fù)責(zé)整個數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全與保密 i) 制定數(shù)據(jù)庫操作規(guī)范和數(shù)據(jù)保密制度，并對數(shù)據(jù)庫操作進(jìn)行嚴(yán)格記錄 j) 負(fù)責(zé)客戶端數(shù)據(jù)庫的連接配置，保證暢通 2) 崗位要求 a) 嚴(yán)格遵守公司關(guān)于安全性、保密性的規(guī)章制度，對于違反規(guī)章制度，進(jìn)行泄密的行為，有舉報的義務(wù) b) 熟悉數(shù)據(jù)庫企業(yè)管理器、查詢分析器等工具的使用 c) 熟悉數(shù)據(jù)庫調(diào)優(yōu)、表空間擴(kuò)充、數(shù)據(jù)文件備份、日志清理及操作數(shù)據(jù)庫SQL，并具有一定的數(shù)據(jù)庫維護(hù)經(jīng)驗 d) 嚴(yán)格按照規(guī)定對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，一邊在計算機(jī)發(fā)生故障時可將數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)，備份要采用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)備份和以及雙機(jī)熱備份等多種數(shù)據(jù)備份方案 e) 對備份的數(shù)據(jù)應(yīng)加強(qiáng)管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內(nèi)容及運行環(huán)境（如軟件版本）等進(jìn)行記錄 f) 嚴(yán)禁非系統(tǒng)管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)等操作，保證數(shù)據(jù)庫安全，禁止數(shù)據(jù)文件外泄，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)或轉(zhuǎn)入操作 g) 對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行后臺操作要慎重，操作前一定要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的備份，盡量減少后臺操作數(shù)據(jù)庫的次數(shù)，防止造成數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失和破壞 h) 嚴(yán)格遵守公司的數(shù)據(jù)庫保密制度和其他管理制度，并嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)庫操作規(guī)范進(jìn)行。同時，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫遷移和后臺操作數(shù)據(jù)庫時，需要至少兩名系統(tǒng)管理員配合工作，避免發(fā)生意外 i) 如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤等問題，首先要從業(yè)務(wù)中查找錯誤原因，禁止私自改動數(shù)據(jù)庫，尤其不能刪除表和更改表結(jié)構(gòu) 3) 權(quán)限 系統(tǒng)管理員有操作數(shù)據(jù)庫和修改數(shù)據(jù)庫密碼的權(quán)限 4) 相關(guān)管理制度和文檔 《數(shù)據(jù)庫保密制度》 《數(shù)據(jù)庫操作規(guī)范》 《數(shù)據(jù)庫操作記錄》 6.應(yīng)用軟件 1) 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)軟件的站點管理，為新增站點安裝ERP客戶端軟件 b) 負(fù)責(zé)賬戶管理，嚴(yán)格按照用戶職責(zé)為新用戶分配相關(guān)權(quán)限，對操作員根據(jù)需要進(jìn)行更改密碼或者注銷 c) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理員的用戶與口令的管理 d) 負(fù)責(zé)補(bǔ)丁程序的管理，如：補(bǔ)丁程序如何更新、補(bǔ)丁程序如何存放 e) 負(fù)責(zé)用戶常見問題的整理，定期進(jìn)行總結(jié)、發(fā)布 f) 負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的用戶、數(shù)據(jù)信息的安全，根據(jù)公司的有關(guān)制度，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確 g) 負(fù)責(zé)對整個系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)升級，對于公司規(guī)模擴(kuò)展后新的部門或者子公司，負(fù)責(zé)系統(tǒng)環(huán)境的搭建問題。升級時要做好記錄 h) 負(fù)責(zé)對其他管理員、各單位系統(tǒng)關(guān)鍵用戶進(jìn)行監(jiān)督和培訓(xùn)，并指導(dǎo)他們完成本職工作 i) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)中各種單據(jù)打印格式的定義和調(diào)整 j) 負(fù)責(zé)通過系統(tǒng)中的保鏢開發(fā)平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)報表定義和維護(hù)，滿足業(yè)務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)查詢的需要 k) 負(fù)責(zé)關(guān)鍵用戶、最終用戶問題解答和數(shù)據(jù)錯誤查找，制定問題反饋流程 l) 負(fù)責(zé)監(jiān)督本單位操作人員，對違反公司信息管理規(guī)章制度和系統(tǒng)規(guī)章管理制度的行為，進(jìn)行處理 2) 崗位要求 a) 嚴(yán)格遵循公司保密制度及其他關(guān)于系統(tǒng)管理的規(guī)章、制度，對于違反規(guī)章制度，進(jìn)行泄密的行為，有舉報的義務(wù) b) 熟悉ERP軟件和企業(yè)業(yè)務(wù)流程，能熟練使用SQL語句和數(shù)據(jù)查詢工具 c) 對即將進(jìn)入系統(tǒng)的物料、用戶等信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，權(quán)限分配一定要按照權(quán)限分配制度進(jìn)行，并且要及時 d) 對保密性和安全性要求較高的數(shù)據(jù)按照規(guī)定格式進(jìn)行錄入、維護(hù)，防止信息泄露 e) 各系統(tǒng)管理員必須對自己所維護(hù)的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，在系統(tǒng)中查詢、修改自己負(fù)責(zé)維護(hù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對維護(hù)的數(shù)據(jù)做好文字記錄 f) 熟悉和掌握本單位使用系統(tǒng)的基本情況，把握操作人員動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的各類問題并能快速解決 g) 熟悉軟件的安裝調(diào)試及計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施的維護(hù)工作，并按系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理小組要求及時更新軟件 h) 能夠熟練使用報表開發(fā)平臺，進(jìn)行報表的開發(fā) i) 做好ERP升級前軟件的備份和最新版本的ERP軟件備份 3) 權(quán)限 系統(tǒng)管理員有查詢和修改本單位系統(tǒng)的數(shù)據(jù)權(quán)限，并根據(jù)公司的有關(guān)制度，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 4) 相關(guān)管理制度和文檔 《問題維護(hù)記錄及解決方案》 《補(bǔ)丁程序一覽表》 《問題反饋流程及辦法》 《權(quán)限分配制度》 7.危機(jī)問題處理 由于系統(tǒng)運行的環(huán)境，錯誤操作等各種因素不可能完全避免，因此不可避免的會產(chǎn)生一些故障和危機(jī)。比如：數(shù)據(jù)庫或者ERP軟件服務(wù)器硬件損壞；數(shù)據(jù)庫或ERP軟件服務(wù)器操作系統(tǒng)損壞；數(shù)據(jù)內(nèi)容遭到破壞或者惡意修改；ERP軟件系統(tǒng)遭到破壞或者惡意修改；其他造成系統(tǒng)不能正常運行的使用的情況。 1) 危機(jī)處理流程 當(dāng)系統(tǒng)陷入危機(jī)時，系統(tǒng)管理員必須在第一時間將問題反饋給公司的IT主管部門，如果有必要可以反饋給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，然后由IT主管部門或者公司領(lǐng)導(dǎo)決定是由系統(tǒng)管理員自行維護(hù)還是申請外部專家的幫助。 系統(tǒng)維護(hù)完后，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)和ERP軟件準(zhǔn)確性、實時性測試。在確信無誤后立即將最新的環(huán)境進(jìn)行備份，然后投入正式運行。具體流程如下： 2) 危機(jī)處理反饋 危機(jī)問題的處理完成后，必須形成書面的報告，記錄危機(jī)發(fā)生的原因，危機(jī)問題的表現(xiàn)、危機(jī)問題的處理過程、危機(jī)問題處理的最終結(jié)果。報告必須發(fā)送給公司的高層以及系統(tǒng)相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)。 為了最大限度的避免危機(jī)問題的產(chǎn)生，減少危機(jī)問題給企業(yè)帶來的損失，要求IT主管部門應(yīng)帶頭建立起企業(yè)ERP系統(tǒng)相關(guān)的規(guī)章制度，主要包括：《系統(tǒng)管理員崗位職責(zé)》、《ERP系統(tǒng)操作管理制度》、《ERP系統(tǒng)維護(hù)制度》、《機(jī)房管理制度》、《數(shù)據(jù)備份制度》、《數(shù)據(jù)保密制度》、《檔案管理制度》。 通過建立和健全企業(yè)ERP項目的規(guī)章制度也將在很大程度上為企業(yè)的系統(tǒng)安全提供保障。