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公文寫作培訓(xùn)提綱 第一節(jié) 公文的概念及種類第二節(jié) 各類文種的概念及特征第三節(jié) 公文擬寫的步驟與方法第四節(jié) 公文范例第五節(jié) 課堂討論 引言在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn) 經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈 人類社會(huì)快步走向信息時(shí)代的今天 公文在為黨政機(jī)關(guān) 人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo) 處理公務(wù) 溝通信息 聯(lián)系事務(wù) 傳達(dá)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用 公文的寫作也正在從舊模式中解放出來 逐步走向科學(xué)化 規(guī)范化 制度化 第一節(jié)公文的概念及種類一 什么是公文 所謂公文 它是公務(wù)文書的簡稱 它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料 二 公文的分類根據(jù)形成的作用及公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域 公文可分為通用公文和專用公文兩類 通用公文 指各類各級機(jī)關(guān)普遍使用的文件 如請示 報(bào)告 函等 專用公文 指在一定專業(yè)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)專門 使用的文件 如外交文件 司法文件 軍事文件會(huì)計(jì)文件等 1 根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程序 公文可分為對外公開 限國內(nèi)公開 內(nèi)部使用 秘密 機(jī)密 絕密六類 2 制發(fā)公文的機(jī)關(guān)根據(jù)行文方向 可將公文分為上行文 下行文 平行文三類 3 根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì) 公文可分為規(guī)范性 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性 公布性 陳述呈請性 商洽性 證明性文件等 4 根據(jù)處理時(shí)限的要求 公文可分為平件 急件 特急件三類 5 根據(jù)來源 在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文 發(fā)文兩類 三 通用公文的文種 種類 文種 又稱公文的名稱 用以表明公文的性質(zhì) 適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等 在公文中正確標(biāo)明文種 有利于維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性 并為公文的撰寫 處理提供便利 1 我國行政系統(tǒng)的通用公文文種主要有 1 規(guī)范性文件 條例 用于對某一方面的行政工作作比較全面 系統(tǒng)的規(guī)定 國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱 條例 2 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件 命令 令 決定 指示 批復(fù) 通知 通報(bào) 3 公布性文件 公告 通知 4 陳述呈請性文件 議案 請示 報(bào)告 調(diào)查報(bào)告 5 商洽性文件 函 6 會(huì)議文件 會(huì)議紀(jì)要 2 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)的通用公文文種主要有 1 規(guī)范性文件 條例 規(guī)定 2 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件 決議 決定 指示 意見 通知 通報(bào) 批復(fù) 3 公布性文件 公報(bào) 4 陳述呈請性文件 報(bào)告 請示 5 商洽性文件 函 6 會(huì)議文件 會(huì)議紀(jì)要 3 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有13類 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報(bào) 議案 報(bào)告 請示 批復(fù) 意見 函 會(huì)議紀(jì)要 第二節(jié)各類文種的概念及特征 命令 令 一 含義命令 令 是國家權(quán)力機(jī)關(guān) 行政機(jī)關(guān) 軍事機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人頒布的 是具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)性 指揮性的下行公文 二 特點(diǎn)命令 令 與別的公文相比較 具有以下幾個(gè)特點(diǎn) 1 內(nèi)容重要 發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施 這些都是重要的內(nèi)容 2 權(quán)威性強(qiáng) 根據(jù) 中華人民共和國憲法 的規(guī)定 只有中華人民共和國主席 國務(wù)院總理 國務(wù)院各部部長 各委員會(huì)主任以及縣以上各級地方人民政府才可以依據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布命令 其他任何單位和個(gè)人均不得發(fā)布命令 3 強(qiáng)制性大 命令具有明顯的強(qiáng)制性 上級機(jī)關(guān)發(fā)布了命令 下級機(jī)關(guān)不管是否同意 不管有什么困難或問題 都必須堅(jiān)決地?zé)o條件地執(zhí)行 決定一 含義及特點(diǎn)決定是各級黨政機(jī)關(guān)普遍使用的一種下行公文 它適用于對重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)做出安排 各級黨政機(jī)關(guān) 企事業(yè)單位經(jīng)常使用決定 比如一些表彰 處分 機(jī)構(gòu)編制 人事安排等事項(xiàng)都可用決定行文 由于決定的內(nèi)容是 對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排 所以決定具有如下兩方面的特點(diǎn) 1 制約性 要求下級機(jī)關(guān)無條件執(zhí)行2 指揮性和指導(dǎo)性 因?yàn)闆Q定是對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排 這對下級機(jī)關(guān)就有指揮性和指導(dǎo)性 二 適用范圍 類型 決定的適用范圍相當(dāng)廣泛 按其內(nèi)容和作用劃分 大體可分為下面三類 1 對某項(xiàng)工作或重大行動(dòng)作出安排的決定 如 國務(wù)院關(guān)于嚴(yán)肅稅收法紀(jì)加強(qiáng)稅收工作的決定 中共中央關(guān)于嚴(yán)厲打擊刑事犯罪活動(dòng)的決定 2 對某一重大問題作出處理的決定 3 對設(shè)置機(jī)構(gòu) 任免人員 召開會(huì)議或表彰 處分等重要事項(xiàng)作出的決定 三 注意事項(xiàng)及與其他文種的區(qū)別 通告一 概說通告是屬于周知性的文種之一 是在一定的范圍內(nèi) 對人民群眾 機(jī)關(guān)團(tuán)體公布應(yīng)當(dāng)遵守和周知事項(xiàng)的文件 通告與布告 公告都同屬于周知性公文 但它們之間相比還有其特點(diǎn) 通告所宣告的事項(xiàng)多屬于專業(yè)性或業(yè)務(wù)性的 多涉及公安 交通 金融方面 而布告內(nèi)容廣泛得多 涉及面較廣 公告為重大事項(xiàng)的發(fā)布 通告適用的范圍 不僅僅限于上級對下級 不相隸屬的單位也可使用 它有具體范圍和時(shí)限性 通告發(fā)布的形式較多 可登報(bào) 可廣播 可張貼 布告以張貼為主 公告多為廣播 登報(bào) 二 種類通告從內(nèi)容上分類 可分兩類 一類為全國范圍內(nèi)的重大法規(guī)性通告 如 中華人民共和國公安部通告 一類為針對某一項(xiàng)工作或?qū)ｉT問題發(fā)布的通告 從通告的效用上分 又可分為制約性通告和周知性通告 前者屬于在一定范圍內(nèi) 為保證某一項(xiàng)工作的開展與某項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)行 而發(fā)布的規(guī)定性措施 例 中華人民共和國公安部通告 通知通知是一種使用范圍較廣的文體 凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道 辦理的事宜 都可以用通知 但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知 通知可分為 批示性通知 指示性通知 一般性通知 會(huì)議性通知 任免通知 五種 這里著重強(qiáng)調(diào)的是 一般性通知 會(huì)議性通知 任免通知 三種 不論哪種類型的通知 都應(yīng)該注意以下三點(diǎn) 1 一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題 三要素 即發(fā)文機(jī)關(guān) 事由 文種 的標(biāo)題 2 被通知單位就是文件的主送單位 3 如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道 可在 通知 之前加 緊急 二字 這就是常見的 緊急通知 通報(bào) 概說通報(bào)是上級把有關(guān)的人和事告知下級的公文 通報(bào)的運(yùn)用范圍很廣 各級黨政機(jī)關(guān)和單位都可以使用 它的作用是表揚(yáng)好人好事 批評錯(cuò)誤和歪風(fēng)邪氣 通報(bào)應(yīng)引以為戒的惡性事故 傳達(dá)重要情況以及需要各單位知道的事項(xiàng) 其目的是交流經(jīng)驗(yàn) 吸取教訓(xùn) 教育干部 職工群眾 推動(dòng)工作的進(jìn)一步開展 二 特點(diǎn)1 告知性 把現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們 讓人們知曉 了解 2 教育性 接受教育 警戒錯(cuò)誤 引起注意 接受教訓(xùn) 3 政策性 有理有據(jù) 有法可依 有法必依 通常按內(nèi)容性質(zhì)把通報(bào)分為三類 表彰性通報(bào) 批評性通報(bào)和情況通報(bào) 1 表彰性通報(bào) 著重介紹人物或單位的先進(jìn)事跡 點(diǎn)明實(shí)質(zhì) 提出希望 要求 然后發(fā)出學(xué)習(xí)的號召 2 批評性通報(bào) 通過擺情況 找根源 闡明處理決定 使人從中吸取教訓(xùn) 以免重蹈覆轍 3 情況通報(bào) 就是上級機(jī)關(guān)把現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中出現(xiàn)的重要情況告知所屬單位和群眾 讓其了解全局 與上級協(xié)調(diào)一致 統(tǒng)一認(rèn)識 統(tǒng)一步調(diào) 克服存在的問題 開創(chuàng)新的局面 報(bào)告 概述 報(bào)告 是下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān) 部門向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 執(zhí)行機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 提出意見建議 答復(fù)詢問所使用的陳述性上行公文 報(bào)告 是陳述性文體 寫作時(shí)要以事實(shí)材料為主要內(nèi)容 以概括敘述為主要表達(dá)方式 報(bào)告 是行政公文中的上行文種 撰寫 報(bào)告 的目的就是為了讓上級機(jī)關(guān)掌握本單位的情況 了解本單位的工作狀況及要求 使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持 為上級機(jī)關(guān)處理問題 布置工作 或作出某一決策提供依據(jù) 下情上達(dá) 是制發(fā) 報(bào)告 的目的 所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主 要客觀地向上級反映具體情況 不要過多地采用議論和說明 表達(dá)方式以概括敘述為主 語氣要求委婉 謙和 不宜用指令性的語言 二 報(bào)告的主要特點(diǎn) 概括有四 一是報(bào)告的行文目的是向上級匯報(bào)本機(jī)關(guān)的工作 情況 建議 答復(fù)等 它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問題 所以不帶請示事項(xiàng) 這也是它與請示區(qū)別的重要區(qū)別之一 二是報(bào)告中一般不提出建議或意見 如果確需在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見 可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行 報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn) 便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā) 其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān) 三是報(bào)告在內(nèi)容上不象請示那樣有 一文一事 的要求 它可以在一份公文中綜合報(bào)告幾件事情 層次結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜 四是報(bào)告廣泛用于下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)反饋信息 是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式 向上級及時(shí)匯報(bào)工作 反映問題 提出建議 也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度 二 寫法報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 落款和成文時(shí)間組成 下面分別介紹幾種報(bào)告寫法 1 匯報(bào)性報(bào)告匯報(bào)性報(bào)告主要是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān) 執(zhí)行機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況的報(bào)告 這種報(bào)告一般可分為兩種類型 1 綜合報(bào)告 這種報(bào)告是本單位 本部門或本地區(qū) 本系統(tǒng)工作到一定的階段 就工作的全面情況向上級寫的匯報(bào)性的報(bào)告 2 專題報(bào)告 這種報(bào)告是本單位 本部門或本地區(qū) 本系統(tǒng)就某項(xiàng)工作或某個(gè)問題 向上級領(lǐng)導(dǎo)部門所寫的匯報(bào)性報(bào)告 專題報(bào)告內(nèi)容與綜合性報(bào)告差不多 但也有自身的特點(diǎn) 一是內(nèi)容專一 也就是說 一份專題報(bào)告只反映某一方面的情況和問題 除了寫出事件的結(jié)果以外 常常把重點(diǎn)放在情況的闡述 事情的原委 性質(zhì)的分析和自己的看法上 如果是反映成績的報(bào)告 則應(yīng)把重點(diǎn)放在作法 成績 經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)上 也可就某一問題專門提出建議 二是針對性強(qiáng) 主要包括兩個(gè)方面的意思 一種是日常工作中出現(xiàn)的新情況 新問題 向上級匯報(bào)以后可以及時(shí)得到支持或指示 一種是上級部門在安排部署某項(xiàng)工作任務(wù)時(shí) 就要求下級單位在一定期間把工作進(jìn)展情況按期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 領(lǐng)導(dǎo)要求什么 匯報(bào)什么 所以針對性較強(qiáng) 匯報(bào)性報(bào)告主要是便于領(lǐng)導(dǎo)掌握情況 為決策提供信息 除其中少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)下發(fā)外 一般只予呈送 并不要求領(lǐng)導(dǎo)回答或批準(zhǔn)什么問題 2 答復(fù)性報(bào)告答復(fù)性報(bào)告是針對上級領(lǐng)導(dǎo)部門或業(yè)務(wù)管理部門所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告 這種報(bào)告要求問什么答什么 不要涉及詢問以外的問題或情況 3 呈報(bào)性報(bào)告呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級向上級報(bào)送文件 物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告 一般是一兩句話說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件 物件有關(guān)的事宜 4 例行工作報(bào)告例行工作報(bào)告是下級機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位 因工作需要定期向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門所寫的報(bào)告 如財(cái)務(wù)部門定期向業(yè)務(wù)主管部門和財(cái)政 稅收 銀行等業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)所呈送的財(cái)務(wù)報(bào)表 包括日報(bào) 周報(bào) 旬報(bào) 月報(bào) 季報(bào)等 請示 概述 請示 是向上級機(jī)關(guān)請求指示 批準(zhǔn)的上行公文 請示 屬請求性公文 凡屬本單位無權(quán) 無力 無法解決的事項(xiàng) 都需用請示行文 請求上級機(jī)關(guān)給予指示或批準(zhǔn) 從行文目的看 請示 主要有請求指示和請求批準(zhǔn)兩類 1 請求指示 下級機(jī)關(guān)在執(zhí)行政策時(shí)遇到困難或出現(xiàn)新的情況 需要變通 或執(zhí)行政策時(shí)尚有不太清楚明了的地方 或?qū)ι霞墮C(jī)關(guān)某個(gè)決定有看法 可以向上級機(jī)關(guān)請求指示 2 請求批準(zhǔn) 下級機(jī)關(guān)就某項(xiàng)工作 某個(gè)問題請求上級機(jī)關(guān)給予審定 核準(zhǔn) 認(rèn)可 或在人 財(cái) 物方面有困難 需要上級給予幫助解決的 都必須請示 比如 機(jī)構(gòu)設(shè)置 人事變動(dòng) 項(xiàng)目安排 經(jīng)費(fèi)增撥和設(shè)施改善等 都屬請求批準(zhǔn)的請示 二 寫法請示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 落款和成文時(shí)間等部分 報(bào)告與請示結(jié)構(gòu)相同 1 標(biāo)題 一是由請示事項(xiàng)和文種組成 二是由請示機(jī)關(guān) 請示事項(xiàng)和文種組成 請示事項(xiàng)即請示的具體內(nèi)容 一般不使用 申請 請求 一類詞語 避免與文種 請示 在語意上重復(fù) 文種 請示 也絕不能寫成 請示報(bào)告 2 主送機(jī)關(guān) 請示 的主送機(jī)關(guān)只能寫一個(gè) 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請示 應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容 確定負(fù)責(zé)答復(fù)的上級機(jī)關(guān)為主送機(jī)關(guān) 另一個(gè)則用抄送形式 3 正文 請示 正文通常包括三部分內(nèi)容 1 請示原由 不論篇幅長短 都必須把原因說清楚 為請示事項(xiàng)提出充足的事實(shí)依據(jù) 2 請示事項(xiàng) 把需要上級審批的問題 作出具體明確的說明 提出切實(shí)可行的意見 3 請求批復(fù) 請示的結(jié)尾一般用 以上請示 當(dāng)否 請批復(fù) 或 以上請示 請批復(fù) 收尾 四 寫作要求1 遵守請示規(guī)則 寫請示應(yīng)當(dāng)一文一事 一般不越級請示 只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān) 如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān) 應(yīng)視情況單獨(dú)說明 但不允許出現(xiàn)兩個(gè)主送機(jī)關(guān) 不得抄送下級機(jī)關(guān) 除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外 不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān) 應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級機(jī)關(guān) 抄送另一上級機(jī)關(guān) 2 講清事項(xiàng)和理由 請示事項(xiàng)要明確 理由要充分 可以提出分析意見 設(shè)計(jì)方案 以供上級批復(fù)時(shí)參考 由于請示事項(xiàng)和理由在一定程度上是上級機(jī)關(guān)批復(fù)的依據(jù) 所以把請示事項(xiàng)與理由講得明確 具體 充分就顯得尤為重要 五 請示與報(bào)告的區(qū)別 請示 與 報(bào)告 都是上行文 但兩者絕不能混用 在實(shí)際工作中 仍有不少人把 請示 寫成 報(bào)告 或 請示報(bào)告 給公文處理工作帶來不便 容易誤時(shí)誤事 報(bào)告 與 請示 的明顯區(qū)別主要有 1 行文目的不同 報(bào)告 是匯報(bào)工作 反映情況 提出建議 答復(fù)詢問時(shí)使用的 其行文的目的是讓上級機(jī)關(guān)了解情況 掌握動(dòng)態(tài) 為部署決策提供依據(jù) 報(bào)告并不要求上級機(jī)關(guān)批復(fù) 建議報(bào)告較為特殊 但也不是請求上級批復(fù)本單位 而是要求 批轉(zhuǎn) 其他單位遵照執(zhí)行或提供依據(jù) 請示 是請求上級機(jī)關(guān)指示 批準(zhǔn)時(shí)使用的 其行文目的是要求審核 批準(zhǔn)事項(xiàng) 解決困難 答復(fù)問題 請求上級機(jī)關(guān)批復(fù) 可見 報(bào)告 和 請示 的行文目的是完全不同的 2 行文時(shí)間有別 報(bào)告 的行文時(shí)間大多在事后 也有在事前或在進(jìn)行中報(bào)告的 所報(bào)告內(nèi)容是已出現(xiàn)的情況 已完成了的某一階段或某項(xiàng)工作 請示 要求事前行文 請示的是尚未進(jìn)行和尚待指示的事項(xiàng) 3 格式寫法各異報(bào)告標(biāo)題文種明確為 報(bào)告 正文部分匯報(bào)工作 反映情況 提出建議 答復(fù)詢問 不得夾帶請示事項(xiàng) 結(jié)尾部分用 以上報(bào)告 請審閱 特此報(bào)告 專此報(bào)告 等收文 請示標(biāo)題文種明確為 請示 不能寫成 報(bào)告 或 請示報(bào)告 正文部分提出請示事項(xiàng) 要求上級機(jī)關(guān)給予指示 批準(zhǔn) 結(jié)尾部分用 當(dāng)否 請指示 以上請示 請批復(fù) 等收文 批復(fù) 概述批復(fù)是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的下行公文 下級機(jī)關(guān)遇有本單位無權(quán) 無力 無法解決的事項(xiàng)需要向上級機(jī)關(guān)請示時(shí) 上級機(jī)關(guān)就使用 批復(fù) 這一文種答復(fù)請示事項(xiàng) 批復(fù)的內(nèi)容主要是對請示事項(xiàng)明確表態(tài) 或同意 或不同意 或部分同意 有時(shí)還對請示事項(xiàng)作出修正 補(bǔ)充 批復(fù)具有以下特點(diǎn) 1 批復(fù)與批示的不同點(diǎn) 批示針對的文種較多 有報(bào)告 計(jì)劃 總結(jié) 意見等 而批復(fù)則只針對于請示