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數字化在后勤服務和管理中的積極作用 發(fā)表日期 2008 年 1 月 4 日 出處 陜西師范大學后勤集團 作者 楊曉東 編輯錄入 hqjt 點擊 5965 陜西師大后勤集團成立于 1999 年 6 月 現有員工 1700 余人 集團 11 個服務部門獨 立核算 自負盈虧 每個部門都是一個獨立的服務經營實體 從 2001 年起 相繼托管了 13 所院校的餐飲服務和部分超市業(yè)務 學校非常重視數字化校園建設 在后勤服務和管理中積極推進數字化管理和應用 廣泛采用智能化設備和計算機網絡 已經建立了一套較為完善的數字化管理服務體系 并日益彰顯出在后勤服務中的積極作用 后勤集團的健康發(fā)展 成績的取得在很多方面 得益于后勤數字化建設 是數字化建設圓了后勤人科學化管理的夢 數字化在后勤服務和管理中的應用 我校的后勤數字化建設分為兩個方面 一是覆蓋后勤集團整個服務范圍的以公眾服 務信息為主要內容的后勤集團網站建設 二是分行業(yè)內部管理使用的管理信息系統(tǒng)建設 第一 數字化網絡服務平臺的應用 延伸了管理觸角 完善了服務 架起了與服務 對象溝通的橋梁 提高了工作效率 通過數字化服務平臺的建設 一方面為服務對象提 供了全天候不間斷的服務 服務對象無論何時何地只要登錄后勤網站 就可以享受到后 勤服務 從而使后勤服務更加完善和周到 另一方面 網絡 OA 系統(tǒng)的應用 進一步延伸 了管理的觸角 無論身處何處 只要身邊有計算機和網絡 就可以隨時了解到各個部門 的工作狀況 與各級管理者交換工作意見 指導并處理工作事務 有效地提高了工作效 率 集團網絡服務平臺 集團網絡服務平臺建設的定位是 突出民主 通過后勤網站 師生可以對后勤服務和后勤管理工作暢所欲言 師生不需注冊便可以自由登錄發(fā)表意見 和建議 體現人性化 突出服務屬性 該平臺內容豐富 有物業(yè)維修 供暖測溫 網絡 會議 網上超市 網上訂餐 網上考試等系統(tǒng) 同時 也是學生和教職工對后勤服務暢 談心聲的地方 深受全校師生擁護和歡迎 另外 我們通過把學生家長網站與學生公寓管理相結合 使學生家長通過網絡可以 查詢子女在校的各類學習和生活信息 如餐飲信息 消費信息 公寓出入信息 圖書館 出入和借閱信息 校醫(yī)院就醫(yī)信息等學生在校信息 更重要的是通過家長網站 使學生 家長參與到我們對學生的管理中來 從而實現了學校和學生家長對學生的全方位管理 物業(yè)維修平臺 物業(yè)維修管理系統(tǒng)實行網絡報修并公開維修進度等信息 收到了良 好的效果 維修系統(tǒng)分為總值班臺 各專業(yè)維修接待平臺 公眾監(jiān)督網站三部 師生可 以通過網絡報修 也可以通過電話報修 網絡報修電腦會自動將信息分配給各維修點 電話報修信息總值班臺受理后 按業(yè)務屬性通過網絡調度到各維修點 由于其整個進程 是完全透明 使得維修工作時間進度 收費數額 用戶滿意度等整個置于師生和管理人 員監(jiān)督之下 通過該系統(tǒng)的使用 師生對維修工作的服務態(tài)度 維修速度 維修質量和 收費價格基本上達到了百分之百的滿意率 第二 數字化管理系統(tǒng)的應用 規(guī)范了管理流程 堵塞了管理漏洞 提高了管理效 益 數字化在餐飲管理中的應用 餐飲管理系統(tǒng)一是規(guī)范了原材料的采購和供應過程 管理人員通過互聯網可以查閱采供數據 將采購進價 供應價透明化 原材料價格的調 整數據都有案可稽 采購的進出貨量 庫存品種的進價 存量和存貨金額通過數字化平 臺可以一目了然 從根本上解決了原材料采供過程的 暗箱操作 問題 二是改變了庫 存管理混亂的狀況 餐飲數字化管理系統(tǒng)的使用 為管理者建立了完備的原料庫臺賬 原材料統(tǒng)一編碼 并具備安全庫存信息警示功能 保證了庫存管理信息的準確 完整 庫管人員告別了傳統(tǒng)的管理方式 庫存信息一 點 便知 實現了規(guī)范管理 三是實現 了菜價智能監(jiān)控 在管理系統(tǒng)中預先設定了各個餐廳的毛利率標準以及毛利率區(qū)間范圍 比如最低不能低于 5 最高不能高于 30 餐飲系統(tǒng)隨時自動報告目前各餐廳的合 理萊價 同時對各個餐廳每個菜品的實際售價進行智能診斷 通過單菜核算給管理者合 理確定飯菜價格提供了參考依據 四是餐飲成本核算及時做到了日清月結 數字化在學生公寓管理中的應用 學生公寓管理系統(tǒng)一是實現了公寓信息共享 各 級管理者根據不同權限可以通過網絡系統(tǒng)清楚地了解公寓的房間數量 床位數量 空閑 床位狀況等基本情況 公寓管理者和學生管理干部都可以準確查詢某個學生所在公寓 房間和床位 學生的姓名 性別 出生年月 院系 年級 專業(yè) 班級 職務以及家庭 所在地 家長聯系電話等詳細情況 實現了公寓信息資源的共享 二是實現了床位自動 分配 只要操作人員提出待分房的學生名單和計劃分配的公寓房間號碼 點擊自動分房 按鍵 系統(tǒng)會自動將每一個學生分配到具體床位 大大提高了工作效率 減輕了公寓管 理人員的工作量 三是實現了智能門禁管理 利用學生飯卡來識別學生的身份 學生出 入公寓時刷卡 計算機屏幕便顯示刷卡人的照片 姓名 院系 專業(yè) 年級 值班人員 通過觀察計算機屏幕就可以識別進入學生公寓的人員身份 準確辨別外來人員 該系統(tǒng) 設置了報警功能 管理者根據需要可以設定報警時間 學生在設定的時間內不刷 卡系 統(tǒng)會自動提示 該系統(tǒng)還具有房態(tài)實時監(jiān)控功能 房態(tài)床位圖上即時顯示著每一個學生 出入公寓的狀態(tài) 房態(tài)圖上每個房間的床位用星圖來表示 使用鼠標點擊這些星圖 各 個星圖所代表的學生基本信息則以表格形式顯示出來 并且清楚地反映出學生最后一次 出入公寓的日期和時間 以便管理者及時掌握學生的出入信息 防止意外事件的發(fā)生 四是實現了管理信息統(tǒng)計全面系統(tǒng) 該系統(tǒng)具有較完善的統(tǒng)計報表功能 如 學生信息 報表 公寓信息報表 公寓人員出入報表 個人出入公寓統(tǒng)計報表 外來客人出入報表 夜不歸宿學生統(tǒng)計報表 早出晚歸學生統(tǒng)計報表 退房統(tǒng)計報表 各院系違禁情況評比 表 公寓門禁值班統(tǒng)計報表 畢業(yè)生信息查詢表等 全面詳實的報表為管理者提供了極 大的方便 五是實現了公寓異地遠程管理 由于該系統(tǒng)為網絡版管理系統(tǒng) 管理者隨時 可以通過互聯網實施管理活動 掌握公寓內的全面情況 有效地解決了異地遠程管理的 問題 另外 門禁刷卡器具有脫機運行功能 既便是在計算機暫時出現故障時也能使用 數字化在人力資源與工薪管理中的應用 內部數字化管理中的核心內容是人力資源 管理與工薪管理 人力資源與工薪管理系統(tǒng)實現了一是人力資源管理規(guī)范化 在系統(tǒng)中 的崗位管理功能方面 設計了崗位聘任程序和崗位管理模式 明確了崗位設置 崗位職 責 為各部門按需設崗 以崗定薪提供了依據 人員聘任時系統(tǒng)可根據崗位用人條件在 人事檔案庫中進行篩選 并提供符合條件的候選人 為決策層確定人選提供依據 此過 程類似于高考以志愿和考分選人一樣 從根本上限制了部門隨意設崗 用人的混亂局面 規(guī)范了人力資源管理 二是工作業(yè)績考核公平化 員工上下班采用指紋刷卡 系統(tǒng)自動 記錄上下班時間 同時所有二線員工通過工作日志對自己當天的工作做出計劃并在下班 前輸入完成情況 上一級管理人員可通過其出勤情況和工作完成情況對其當天的工作做 出量化考核 考核分為 A B c D 四個等級 每個等級均有不同的分值 通過考核結果 可以客觀的反映出每位員工的工作業(yè)績 體現了考核的公平性 另外 系統(tǒng)還提供了工 作意見交換功能 各級管理人員可通過工作意見模塊下達工作指令 無論你是在同一校 區(qū)還是不同校區(qū) 均可在最短的時間內將工作意見傳達到當事人 克服了不同時空條件 下實施同步管理的難度 提高了管理效率 三是工資計算簡捷化 使用該系統(tǒng)的工資管 理功能 不論工資模式多么復雜 工資發(fā)放變得非常便捷 每月月底財會人員只需將本 單位本月的收入輸入到系統(tǒng)中 系統(tǒng)會按照事先設定好的程序自動進行計算 生成工資 報表 集團領導通過網上辦公系統(tǒng)進行審批 在很短的時間就可完成工資申報 審批 發(fā)放工作 大大提高了工作效率 在其它管理領域內投入使用的系統(tǒng)還有 超市管理系統(tǒng) 酒店管理系統(tǒng) 鍋爐測溫系統(tǒng) 網絡會議系統(tǒng) 網上考試系統(tǒng) 學校醫(yī)院管理系統(tǒng) 職工住房管理系統(tǒng) 實臉室投入產出評估管理系統(tǒng) 校園植物資源管理系 統(tǒng) 等 可以說 我校已經基本實現了全方位的后勤數字化管理 后勤數字化建設中的主要做法 領導重視多方支持 高校后勤數字化建設是 一把手 工程 后勤要搞數字化建設 首先離不開學校領導的支持 集團領導也一直非常重視數字化管理的研究和應用 付出 了十分艱辛的勞動 同時 在學校計算機專業(yè)畢業(yè)的學生中和社會上聘任了一批專業(yè)技 術人員從事后勤管理軟件的開發(fā) 集團投入了大量資金購置設備 全力推進數字化管理 的研究和開發(fā)應用工作 轉變觀念大膽實踐 各部門按照集團的統(tǒng)一要求全面使用數字化系統(tǒng) 部門經理以 上人員上崗前要進行計算機考試 考試不通過的 就不允許上崗 雖然在起步階段大家 認識不統(tǒng)一 一些管理人員有不同程度的抵觸情緒 甚至個別人公開反對 但是 集團 領導堅信數字化建設一定要搞 也一定能夠成功 通過一些配套激勵政策 逐步轉變了 各級人員對數字化建設的看法 實踐證明 這一步走對了 嚴格要求全員參與 集團要求所有二線人員每天的工作信息必須在規(guī)定的時間內輸 入到系統(tǒng)中 這一要求也迫使全體管理者努力學習新技術 接受新知識 后勤集團內部 涌現出了學習計算機高潮 不斷提高自己 充實自己 以適應集團發(fā)展的要求 已成為 每一位員工的需求 以點帶面 穩(wěn)步推進 集團在數字化建設中 以核心業(yè)務為骨架 以點帶面 建立 計算機管理系統(tǒng) 穩(wěn)步推進后勤數字化建設 首先選擇數字化建設容易開展 管理人員 素質較高的部門開始推進 通過該部門使用數字化系統(tǒng)產生積極效果來影響其它部門 積極探索 不斷完善 管理軟件 體現 管理思想 在實際運行過程中不斷吸 取經驗教訓 探索更為有效的管理途徑 不斷完善管理系統(tǒng) 隨著時代的進步和科技的 不斷發(fā)展 市場不斷出現新的智能化設備和高科技產品 為進一步發(fā)展提供了有利的條 件 同時 現代化企業(yè)的新的管理模式和思想 也不斷推動著數字化建設步伐 只有不 斷的探索和實踐 才能確保數字化系統(tǒng)的實用性和可靠性 使其真正成為管理的有力助 手 后勤數字化建設中的幾點感受 滿足師生的服務需求 目前 通過后勤網絡服務平臺實現了 24 小時不間斷的后勤服 務 如用戶報修服務 電話號碼查詢服務 消費等各類綜合信息查詢自助服務項目 用 戶隨時登錄后勤網絡服務平臺 就可以立刻享受到便捷服務 強大的服務功能 使得各 類服務更加周到完善 緩解了矛盾 為安全穩(wěn)定保駕護航 集團網絡服務平臺專門開設了 后勤意見 欄 目 師生可以通過這里咨詢后勤服務的相關信息 可以暢所欲言對后勤服務工作發(fā)表個 人評論和建議 對后勤服務工作中存在的問題提出批評 對后勤服務質量和水平進行投 訴等 是后勤管理者和學校各級領導聽取師生意見的重要渠道 也是集團監(jiān)督自身服務 的有效手段 管理者通過這里了解后勤動態(tài)信息 在第一時間掌握師生意見和需求 在 第一時間解決問題 及時溝通有關情況 化解矛盾 維護了學校的安全穩(wěn)定 規(guī)范管理 強化制度的執(zhí)行力度 制度化是科學管理的基本特征 數字化建設使后 勤集團的制度軟件化 就是把制度轉化為管理軟件 成為一種強制的 必須執(zhí)行的程序 化的規(guī)則 它將紙上的制度流程化 軟件化 通過監(jiān)督考核用數字說話 真正做到了制 度面前人人平等 共享信息資源 規(guī)避決策風險 通過計算機網絡 實現數據共享 管理人員可以根 據各自權限方便地分析經營數據 與基層直接溝通交流 避免了決策的盲目性和風險性 提高了集團的整體管理效益和競爭能力 為集團充分體現高校后勤的公益性和服務性奠 定了基礎 降低服務成本 提高了作效率 通過后勤數字化建設 大大減輕了人工勞動量 同 時 數字化建設縮短了距離 延伸了管理 數字化管理有效地克服了不同時空環(huán)境條件 下的管理難度 把人從傳統(tǒng)簡單重復的管理中解放出來 大大提高了工作效率 堵塞漏洞 提高經濟效益 數字化后勤極大地提高了后勤管理的規(guī)范性 提高了管 理效率 這種魚缸式的透明管理 將一切收入歸為集體 一切經濟往來接受監(jiān)控 堵塞 了漏洞 最大限度地提高了經濟效益 及時成本核算 增強調控能力 近年來 人員工資和農副產品等原材料價格逐年大 幅度上升 高校后勤的生存壓力越來越大 數字化管理系統(tǒng)的建立 實現了細分成本核 算單位 精確成本核算水平 及時提供成本信息等功能 集團通過實行嚴格的成本管理 各級管理人員對服務經營情況有了全面了解 可在自己的管理崗位上有的放矢地開展工 作 增強了企業(yè)的調控能力 提高員工素質 改變服務形象 隨著計算機在管理中的普及 管理人員素質明顯提 高 改變了后勤人只會干粗活 只會出蠻力的落后形象 后勤數字化建設的目的不是數字化本身 而是后勤服務工作自身的需要 集團搞數 字化建設的目的是為了搞好自身工作 是為了更好地為師生服務 今后打算和努力方向 數字化信息交換平臺的完善和應用擴展問題 目前的應用系統(tǒng)基于網絡 OA 實現了信 息共享 但在基礎數據方面仍存在著重復建設的問題 建立核心數據庫信息平臺 信息 交換平臺的完善將帶動更多快捷 方便的擴展應用 這些應用系統(tǒng)產生的數據將自動提 取 匯總 真正實現基礎數據的共享 數字化與國際標準化管理系統(tǒng)相結合的問題 目前 國內部分高校已將國際標準化 管理體系引入到高校后勤管理工作中 通過標準化的建立 進一步規(guī)范服務 提高了服 務質量和水平 管理水平較以前有大幅度提高 去年 我們也將 I SO9 000 質量管理體 系和 ISO2 2 000 HAccP 食品安全管理體系引入到管理工作中 在工作中發(fā)現 在國際標 準化管理體系中大部分管理過程 需要大量的人工和使用紙質文件來完成 每年僅運行 記錄累計就達上千本 而記錄主要是認證公司在審核時使用 這無形中給管理增加了成 本 數字化管理是在標準化基礎上建立的 但是和國際標準化還沒有完全結合 目前 我們正結合國標標準化管理體系運行的過程和模式 開發(fā)數字化與國際標準化管理體系 相統(tǒng)一的后勤管理系統(tǒng) 統(tǒng)一后勤管理服務標準 提供自助服務的問題 在師生需求提交后 工作人員反應還存在一個時間間隔問題 如果將用戶自己可以獨立完成的業(yè)務 做成無人值守的自助式服務平臺 將大大縮短服 務響應和完成時間 用戶可以更自由的享受服務 加強后勤服務育人功能的問題 集團在提供后勤服務的同時 如何教育學生樹立正 確的人生觀 養(yǎng)成良好的生活習慣 我們擬建立一個大學生生活考評系統(tǒng) 用于反映學 生在后勤生活方面的表現情況 為學生綜合考評提供依據