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xxx房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司管理手冊 第一部份 組織系統(tǒng) 一、 xxx地產(chǎn)開發(fā)有限公司責任組織機構圖 l 一個上級原則 l 責權一致的原則 l 既無重疊，又無空白的原則 董事會 　 總經(jīng)辦 　 　 　 　 　 　 　 　 　 營銷策劃中心 財務部 工程管理中心 二、 xx房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司各部門職能說明書（草案） 管理體制是一種嚴密的、合理的、形同機器那樣的社會組織，它具有熟練的專業(yè)勞動、明確的職權劃分、嚴格的規(guī)章制度，以及金字塔式的等級服務等特征，從而使其成為一種系統(tǒng)的管理技術體系。 ——馬克斯。韋伯 在企業(yè)形成金字塔式的組織結構，不斷的權威、標準化的任務、各種活動的協(xié)調和參謀的作用做明晰的描述和反復強調，并輔之以正式的組織框圖、崗位規(guī)程和組織手冊。 ——卡斯特 一、 董事會職能 1、 決定公司的經(jīng)營計劃和投資方案。 2、 審定公司的年度財務預算方案、決算方案。 3、 審定公司的利潤分配方案和彌補虧損方案。 4、 審定公司增加或者減少注冊資本的方案以及發(fā)行公司債券的方案。 5、 擬訂公司合并、分立、解散清算的方案。 6、 聘任或解聘公司總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的提名，聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財務總監(jiān)，決定其報酬事項。 7、 審定公司的基本管理制度。 8、 負責對公司運營的監(jiān)督管理。 二、 總經(jīng)辦職能 1、 擬訂公司的總體發(fā)展規(guī)劃及其實施方案、項目的基本建設計劃及執(zhí)行工作。 2、 負責公司總體規(guī)劃及實施、管理。 3、 向董事會提出經(jīng)營預算和費用預算。 4、 領導公司的經(jīng)營活動，實現(xiàn)經(jīng)董事會批準的預算利潤指標。 5、 保證公司能提供符合標準的服務。 6、 收集客戶的反映，研究市場的需求，不斷調整公司的經(jīng)營方向，公司不斷得到發(fā)展，塑造公司形象。 7、 決定廣告基調，制定廣告戰(zhàn)略。 8、 代表本公司對外開展公關活動。 9、 按既定模式管理公司。 10、建立和完善公司的工作程序和規(guī)章制度。 11、向董事會提出組織系統(tǒng)表，人員編制和工資總額計劃。 12、決定本公司人員的任免及獎懲。 13、向董事會提出營業(yè)狀況和財務狀況報告，接受質詢，將決議轉達所屬人員，并執(zhí)行該項決議。 14、制定各項人事制度，包括員工手冊、公司CI形象、規(guī)章制度、福利薪金、各崗位責任制等。 15、負責督導各部門的各項工作和事務。 16、親臨現(xiàn)場處理本公司緊急事件，確保企業(yè)正常運作。 17、主持協(xié)調會議，仲裁及防止各部門之間的沖突。 18、發(fā)現(xiàn)并消除公司的安全隱患，為大規(guī)模的改造向董事會提出預算外開支計劃。 19、保證員工和客人在公司內的安全。 20、抓好企業(yè)文化建設。 三、 營銷策劃中心職能 1、 對總經(jīng)辦負責。 2、 根據(jù)公司有關發(fā)展戰(zhàn)略，制定年度、季度、月度、推廣方案，呈報總經(jīng)理。 3、 負責根據(jù)銷售計劃，制定相應的推廣策劃方案及措施，配合銷售工作。 4、 深入了解項目的市場情況，定期收集房地產(chǎn)信息，不斷推出各種營銷手段和措施。 5、 負責公司營銷策劃活動的組織、策劃、實施工作。 6、 編寫策劃、廣告相關合同，報總經(jīng)理進行審批、簽訂。 7、 掌握市場行情，制定并執(zhí)行相應的銷售計劃、策略。 8、 挖掘新的客戶來源，跟蹤潛在客戶，并對客戶資料進行整理歸檔。 9、 與新舊客戶保持良好關系，協(xié)助客戶解決在租售過程中的問題。 10、 負責辦理租售中的各項手續(xù)，做好售后服務工作。 11、 協(xié)助財務部收取客戶需繳交的各項費用。 12、 負責房地產(chǎn)廣告的制作及實際操作。 13、 協(xié)同策劃銷售公司進行房地產(chǎn)銷售工作。 四、 工程管理中心 1、 向總經(jīng)辦負責。 2、 參與工程項目投資策劃、項目可行性研究工作，聯(lián)絡設計單位對總體規(guī)劃設計、單體工程各專業(yè)施工圖紙設計并審核，負責工程預結算書編制，負責工程施工管理到竣工驗收全過程操作。 3、 根據(jù)公司項目建設的實際操作，編制并實施、完成工程計劃，按時上報工作情況，及時跟進落實各項工作計劃及資金計劃。 4、 負責工程施工招、投標工作，編寫工程施工合同，報總經(jīng)理進行審批、簽訂。 5、 加強質量控制，保證工程施工按有關規(guī)定要求進行。 6、 協(xié)調好各部門及外單位的關系，使工程順利進行。 五、 財務部職能 1、 向總經(jīng)辦負責。 2、 遵守財務紀律，建立和健全各項財務管理制度。 3、 抓好各項應收款項的核算工作，督促經(jīng)辦部門限期清理。 4、 負責對各項經(jīng)濟合同及維護保養(yǎng)項目進行評議及審定。 5、 按有關合同的要求，做好各類工程款項的撥付、結清工作。 6、 執(zhí)行審批制度，按規(guī)定的開支范圍和標準核報一切費用，負責發(fā)放員工工資、獎金。 7、 嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度和支票的使用規(guī)定，做好收費發(fā)票的購買、保管、使用及回收。 8、 編制記帳憑證。及時編制各類報表，妥善管理會計帳冊檔案。 9、 擬訂各項財務計劃，提供財務分析報告呈總經(jīng)辦。 三、 崗位圖 董事長 總經(jīng)理 工程管理副總 工程管理助理 營銷策劃副總 工程管理經(jīng)理 財務總監(jiān) 會計 營銷策劃助理 營銷策劃經(jīng)理 出納 文員 行政秘書 總經(jīng)辦主任 四、xx房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司崗位說明書匯編 總經(jīng)理 1、 職務名稱：總經(jīng)理 2、 直接上級：董事長 3、 直接下屬：營銷策劃副總，工程管理副總，財務總監(jiān)，總經(jīng)辦主任。 4、 本職工作：組織、實施、領導公司的正常運作，使公司獲得經(jīng)濟效益和社會效益。 5、 總經(jīng)理對董事長負責，行使下列職權： l 主持公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，組織實施董事會決議； l 組織實施公司年度經(jīng)營計劃和投資方案； l 審定公司內部管理機構設置方案； l 審定公司的基本管理制度； l 制定公司的具體規(guī)章； l 提請任命或者解聘公司副總經(jīng)理； l 公司章程和董事會授予的其它職權； l 總經(jīng)理列席董事會會議。 營銷策劃副總 1、 職務名稱：營銷策劃副總 2、 直接上級：總經(jīng)理 3、 直接下屬：營銷策劃經(jīng)理 4、 本職工作：主持營銷策劃中心全面工作 5、 直接責任： l 草擬公司年度經(jīng)營計劃，上報總經(jīng)理批準。 l 負責編制本中心的年、季、月度工作計劃、租售費用計劃。 l 根據(jù)以上計劃指標，負責制訂相應的計劃方案和措施，在確保完成計劃指標同時，有效的節(jié)省費用。 l 負責協(xié)助總經(jīng)理對公司所有工程項目投資策劃及項目可行性研究工作。 l 主持、組織策劃工作，擬訂銷售方案，確保完成銷售指標。 l 主持本中心的人事招聘、培訓及考核等工作，提名本中心人員的聘任、辭退、升職，報總經(jīng)理批準。 l 負責公司及本中心的信息資料檔案管理督導工作，保證重要文件、資料的保密不外泄。 l 負責抓好公司員工的思想動態(tài)、精神文明、道德教育及職業(yè)操守工作，穩(wěn)定和提高員工隊伍素質等企業(yè)文化建設工作。 l 積極完成上級臨時交辦的各項工作。 工程管理副總 1、職務名稱：工程管理副總 2、直接上級：總經(jīng)理 3、直接下屬：工程管理經(jīng)理 4、本職工作：主持工程管理中心全面工作 5、直接責任： l 負責參與項目投資策劃及可行性研究工作，聯(lián)絡設計單位對總體規(guī)劃設計、單體工程各專業(yè)施工圖紙設計并審核，主持工程預結算書編制，負責工程施工管理到工程竣工驗收全過程操作。 l 編制并實施工程管理中心的月、季、年度工作計劃，按時上報月度工作計劃、資金計劃和工作總結，及時編制、上報、跟進落實生產(chǎn)計劃、材料采購計劃，根據(jù)工程預結算書填制工程請款表等事項。 l 負責工程施工招、投標工作，審議工程施工合同，經(jīng)財務部和專業(yè)律師審議后呈報總經(jīng)理審批。 l 提名本中心人員的招聘及不稱職員工的解聘工作，報總經(jīng)理審批。 l 與政府職能部門保持良好溝通，確保工程建設順利進行。 l 做好已交付客戶的工程信息反饋工作，以及保修期內的工程質量維修跟進工作。 l 做好與營銷策劃中心、財務部、總經(jīng)辦的各項橫向配合工作，完成公司的各項工程及經(jīng)營計劃。 l 完成公司領導交給的各項臨時性工作。 財務總監(jiān) 1、職務名稱:財務總監(jiān) 2、直接上級:總經(jīng)理 3、直接下屬:會計、出納 4、本職工作:公司的財和物的管理 5、工作責任: l 負責財務部的全面工作。 l 根據(jù)公司運作和物資采購計劃,負責制定公司流動資金計劃,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行,嚴格控制計劃外資金的使用。 l 嚴格執(zhí)行費用報銷和資金付款的工作程序和管理規(guī)定，杜絕不合理費用的支出,超計劃、超定額的支出必須請示總經(jīng)理。 l 協(xié)助總經(jīng)理核查公司流動資金的占用情況,對不符合流動資金占用的提出改進意見和提高流動資金的周轉率。 l 負責及時、正確、完整地編制每月、季、年度會議財務報告,搞好會議決議和效益分析。 l 負責合理調度資金。 l 負責財務報表的時間性、準確性。 l 負責對成本(費用)的控制。 l 有權拒絕手續(xù)不齊和不符合財務規(guī)定的報銷, l 有權檢查成本計劃的執(zhí)行情況。 l 有權審核各項目的經(jīng)濟合同,有權匯同各專業(yè)律師審核督促公款回收。 l 資金流動情況保密工作。 營銷策劃部經(jīng)理 1、職務名稱：營銷策劃部經(jīng)理 2、直接上級：營銷策劃副總經(jīng)理 3、直接下屬：策劃助理 4、直接責任： l 組織實施公司的廣告、策劃工作。 l 負責有關市場策劃方案的撰寫、廣告方案的撰寫與編制，并有效地組織實施與監(jiān)控。 l 搜集有關房地產(chǎn)市場信息及資料，建立和逐步完善信息資料庫的管理，為公司銷售工作提供有力依據(jù)。 l 準確提供廣告策劃方面的報價，以及材料、市場動態(tài)的資料，并分類整理存檔管理。 l 編制市場推廣費用的計劃，并加以監(jiān)控與及時呈報。 l 負責組織實施公司營銷活動方案，促進銷售計劃的完成。 l 協(xié)助營銷策劃副總做好營銷策劃中心人員考核、培訓工作。 l 積極配合公司各部門運作管理及協(xié)調工作。 l 組織完成本公司的CI、VI策劃工作。 l 積極完成上司安排的工作。 工程管理經(jīng)理 1、職務名稱：工程管理經(jīng)理 2、直接上級：工程管理副總 3、直接下屬：工程管理助理 4、本職工作：負責工程管理工作執(zhí)行 5、工作責任： l 認真貫徹公司的各項決議，及時完成公司下達的工作任務。 l 負責按時制定出各階段的施工進度計劃、材料供應計劃和資金需求計劃，報總經(jīng)理。 l 配合項目規(guī)劃設計，加強施工隊伍的管理，確保按照圖紙施工和按國家規(guī)定的標準施工。 l 按照公司規(guī)定的原則，參與進行招投標及選擇施工隊的具體工作。 l 負責及時編制各項工程的施工預算，以保證資金計劃的落實實施。 l 負責施工安全工作，避免人身及機械安全事故的發(fā)生。 l 負責組織工程質量安全的檢查活動，及時總結上報。 l 在征得工程管理副總同意的原則下，及時處理施工現(xiàn)場的各種質量事故。 l 認真參加圖紙會審工作，并及時將設計和施工中發(fā)現(xiàn)的問題以書面形式報總經(jīng)理、工程管理副總進行處理。 l 負責隨時跟進施工隊的進度狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。判斷確無能力完成施工任務的施工隊應及時向主管領導匯報解決。 l 負責及時組織各項工程的隱蔽工程驗收工作，并確保資料的真實性和完整性。 l 負責有關工程項目的文件整理工作。 l 負責各工程項目技術資料檔案的立卷歸檔和保管借閱工作。 l 負責收集并保管公司和各項目監(jiān)理公司拍攝的工程業(yè)務上的照片和錄像。 l 負責圖紙、文件、資料的簽收、分發(fā)、保管等工作。 l 及時完成公司交辦的各種臨時性工作。 總經(jīng)辦主任 1、職務名稱:總經(jīng)辦主任 2、直接上級:總經(jīng)理 3、直接下級：行政秘書、行政文員 4、直接責任: l 協(xié)助總經(jīng)理負責公司的運作,協(xié)調、監(jiān)督公司屬下各職能部門的運作狀態(tài)。 l 協(xié)助總經(jīng)理根據(jù)公司運作狀態(tài),進行經(jīng)濟活動分析,經(jīng)常向總經(jīng)理提出可行性的建議,做好參謀。 l 協(xié)助總經(jīng)理制定公司重大的經(jīng)營管理方案。 l 檢查、監(jiān)督各部門的工作進展情況,協(xié)助處理違規(guī)事件和重大問題,并跟進、協(xié)調及時上報。 l 受總經(jīng)理委派,代表出席有關業(yè)務會議。 l 忠實執(zhí)行,積極完成總經(jīng)理委派的各項任務。負責整理總經(jīng)理的各類資料、文件并分類、保管及歸檔。 l 負責總經(jīng)理的對外聯(lián)絡、來電、來訪、記錄及禮儀服務。 l 負責總經(jīng)理資料文件的打印、復印、收發(fā)及登記。 l 負責收集及統(tǒng)計匯總總經(jīng)理需要的各類報表。 l 負責編排總經(jīng)理的工作日程表。 l 負責籌備總經(jīng)理召開的會議,并作好會議記錄。 l 負責公司各類單據(jù)上呈總經(jīng)理審批與發(fā)放管理。 l 負責總經(jīng)辦的其它后勤工作。 l 完成總經(jīng)理臨時安排的各項工作任務。 營銷策劃助理 1、職務名稱：營銷策劃助理 2、直接上級：營銷策劃經(jīng)理 3、工作責任： l 負責有關市場策劃方案、廣告策劃案的撰寫。 l 負責有關營銷策劃活動的實施和總結分析。 l 搜集有關房地產(chǎn)銷售市場信息，并分類整理成檔。 l 協(xié)助經(jīng)理制定本部門的月、季、年度的工作計劃和總結分析。 l 配合經(jīng)理制定相關市場推廣資金計劃，監(jiān)督并作總結分析。 l 負責策劃文案工作。 l 完成經(jīng)理交代的臨時任務。 工程管理助理 1、職務名稱：工程管理助理 2、直接上級：工程管理經(jīng)理 3、本職工作：協(xié)助工程管理經(jīng)理做好工程管理的工作 4、工作責任： l 協(xié)助經(jīng)理認真做好開工前的準備，指導督促施工隊編制施工組織設計及施工進度計劃并跟蹤落實。 l 負責認真審核工程所需材料并對進場材料嚴格把好質量關。 l 負責認真核對建筑物的定位、標高和布局等方面是否符合圖紙設計和公司合用要求。 l 負責對圖紙變更、增補工程進行現(xiàn)場簽證和記錄。 l 負責做好項目的資料整理，做好檔案統(tǒng)一歸檔管理。 l 負責審核各專業(yè)（土建、水電、空調、園林綠化）工程預付款，核實已完成的工程量。 l 負責項目的驗收工作，把好工程質量關。 l 負責協(xié)助經(jīng)理、工程管理副總處理現(xiàn)場發(fā)生的重大質量、安全事故，整理原始資料上報公司。 l 負責整理各項工程（土建、水電、園林綠化）的竣工資料及交接工作。 l 負責完成經(jīng)理交辦的臨時性工作。 行政秘書 1、職務名稱：行政秘書 2、直接上級：總經(jīng)辦主任 3、本職工作： l 負責公司文件的管理及工作。 l 負責員工的有關證件辦理。 l 負責公司生活用品，辦公設備用品、文具的申購、審批，跟、催、調派工作。 l 負責公司會議記錄并整理會議記要。 l 協(xié)助總經(jīng)理對公司內部發(fā)布重要信息、通知、通告工作。 l 負責外來信函、報紙分類、包裹郵寄與派發(fā)。 l 負責行政資料整理歸檔、文書打印。 l 負責公司內部員工通訊名錄整理。 l 負責保證公司信息暢通無阻。 l 按《檔案管理制度》要求。做好檔案的檢點移交、編號、編目檢索、統(tǒng)計、保管和安全等工作，對過期無利用價值的檔案資料經(jīng)有關領導組織鑒定后方能做銷毀修理。 l 完成上級臨時交代的工作。 行政文員 1、職務名稱：行政文員 2、直接上級：總經(jīng)辦主任 3、工作范圍：行政辦公室涉及的文員工作 4、工作責任： l 文件、資料、表單、報告等打印、校對、排版。 l 每日留言版登記。 l 有關文件、刊物、物品的發(fā)放。 l 傳真、信件收發(fā)準確無誤。 l 接聽來電口齒清晰，運用禮貌用語，記錄轉達及時準確。 l 來訪人員引導、接待服務。 l 系統(tǒng)、規(guī)范地分類整理公司文件，利于查詢。 l 電腦管理。 l 及時完成領導交辦的各項臨時事宜。 會 計 1、職務名稱:會計 2、直接上級:財務總監(jiān) 3、工作責任: l 負責公司財務核算工作。 l 協(xié)助財務總監(jiān)監(jiān)控各部門資金開支情況。 l 負責辦理公司各項報表、收據(jù)和編制收付、轉憑證。 l 負責財務處理;稅務、工商事務處理;應付款;信用調查;信用判斷;編制財務報表。 l 流動資金情況保密工作。 出 納 1、職務名稱:出納 2、直接上級:財務總監(jiān) 3、工作責任: l 負責現(xiàn)金支付。 l 處理報銷事項。 l 接受、審查原始憑證,保證其合法性和準確性。 l 制作、登記記帳憑證。 l 每日進行帳、款盤存,作好日審。 l 對憑證進行日結,日結后的憑證交會計收存。 l 每日將現(xiàn)金存入銀行,定期對帳。 l 做好現(xiàn)金日記帳和銀行存款帳。 l 填寫收支、存款日報表,報財務總監(jiān)。 l 掌管保險柜。 l 流動資金情況保密工作。 l 對原始憑證的合法性負責。 l 對現(xiàn)金日記帳和銀行存款帳的正確負責。 l 對現(xiàn)金安全負責。 4、主要權力: l 如報銷單據(jù)不合法及公司有關規(guī)定的,有拒絕付款的權力。 l 對任何人不合手續(xù)的提取現(xiàn)金有拒絕的權利力。 五、xx房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司崗位編制一覽表 部門 職位 定編人數(shù) 學歷 性別 年齡 專業(yè)年限 專業(yè) 備注 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 1 本科 男/女 35～55 工商管理 營銷策劃副總 1 本科 男/女 35～55 策劃、廣告 工程管理副總 1 本科 男 35～55 建筑類 總經(jīng)辦主任 1 本科 男/女 25～50 中文、文秘 行政秘書 1 大專 男/女 25～50 文秘、地產(chǎn)類 行政文員 1 大專 男/女 25～50 文秘、地產(chǎn)類 財務部 財務總監(jiān) 1 本科 男/女 25～50 財會 會計 1 本科 男/女 25～50 財會 出納 1 大專 男/女 25～50 財會 營銷策劃中心 營銷策劃經(jīng)理 1 本科 男/女 25～50 策劃、廣告 營銷策劃助理 1 大專 男/女 25～50 策劃、廣告 工程管理中心 工程管理經(jīng)理 1 本科 男 25～50 建筑類 工程管理助理 1 大專 男 25～50 建筑類 第二部分 垂直指揮系統(tǒng) 為了使人們達到預期的目的而有效地工作，必須按任務或職位制定好一套適宜的職位結構。 ——[美]孔茨 l 必須準確自如。 l 一個上級的原則。（指揮行為） l 服從的原則。 l 逐級的原則。 一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù) 垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表（機構圖）為序列，以崗位描述為依據(jù)。 二、 垂直指揮的原則 （一）服從指揮的原則 l 沒有服從，就沒有管理。 在一般情況下，下級無權判斷上級的對錯，上級的對錯由上級的上級來裁定。 （二）一個上級的原則（指揮行為） 每個崗位、每個人只有一個上級，只服從一個上級的指揮，只向一個上級報告。 （三）逐級的原則 l 上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。 下列情況，可以越級指揮： 1） 緊急情況 上級領導沒有找到他的直線下級，不能眼看著損失發(fā)生，即可越級指揮。 2） 直接下屬表示或實際上不服從指揮 直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級的指示，任何領導都有權越級直接指揮。這種情況發(fā)生后，直接下級應該檢討或辭職。 3） 下級無力完成上級安排的任務 4） 必要的情況下，進行整體指揮 l 下級對上級可以越級申訴，不能越級報告。 申訴和報告的界定是： 報告是在正常情況下，向直接上級請示工作取得指示。 申訴是告狀。 申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。 1） 上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為。 2） 上級有重大出賣和危害公司的行為。 3） 上級濫用職權，對申訴者有重大不公正的行為。 以上三種情況，如果屬實，即可成立。如屬誣告，申訴者必須對此負責。 三、 垂直指揮的類型 1、 單向指揮 只與單個的直接下級有關。 2、 多項指揮 與兩個或兩個以上直接下級有關。 3、 整體指揮 命令同時發(fā)給下屬個級人員。也就是說，命令內容與各級下屬都有關聯(lián)。 例：總經(jīng)理宣布調整工資方案。 4、 在緊急情況下的現(xiàn)場指揮 四、 垂直指揮的常用形式 1、 命令 命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。 口頭命令主要是指面對面的談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現(xiàn)的命令方式。 書面命令主要是指通過下任務單和命令書的形式的命令，往往顯得比較嚴肅和正式，而且可以避免口頭命令帶來的問題。 l 執(zhí)行人 即接受命令的人，也就是讓誰去完成任務。 l 命令內容 即讓某個人去干什么工作，包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。 l 完成的標準 也就是說該項任務要完成到什么程度，即做成什么樣，一般分常規(guī)標準和特定標準。 常規(guī)標準即公司已做好的規(guī)定或工作標準——下令時不用講明，可以強調。 特定標準指沒有先例或未做規(guī)定的工作標準——下令時必須講明。 l 完成的標志 驗收合格，交回令簽。 l 復命的時限和方式 在什么時間以前，用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。 四小時復命制 對任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時間內復命，如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應努力去克服；如確實有不可克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標準完成，要立即向下命令者復命，講明不能完成任務的困難或原因。如已完成任務，也要復命。“立即”：我們規(guī)定為不得超過四小時，這就叫“四小時復命制”。 這條規(guī)定特別重要。不能完成任務的人，可以取得下命令人的新指示，保證任務的完成或取得下命令人的幫助，及時克服困難完成任務。無論出于什么原因，在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后，沒有向下命令人復命，延誤了工作，要由受命令人負責。 l 命令時的語言要求 A． 簡練、準確、不需要形容和描繪。 B． 使用專業(yè)術語，概念清楚，盡可能排除誤解。 C． 有可操作性。 D． 保證傳達渠道暢通無誤。 2、 會議 會議經(jīng)常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短，并能解決實際問題。 xx地產(chǎn)例行會議種類 會議名稱 主持人 召開時間 會議內容 參加人員 基本要求 月度工作例會 總經(jīng)理或副總 每月28日下午2：30 1、上個月工作中存在的問題及解決方案。 2、下個月工作計劃、重要方案討論。 公司全體員工（行政秘書記錄） 每月27日前將書面材料交到總經(jīng)辦以便會議使用。 周例會 總經(jīng)理或副總 每周五下午2：30 1、上周工作中存在的問題及解決方案。 2、下周重點工作方案討論。 3、對公司的建議。 公司全體員工（行政秘書記錄） 　 經(jīng)濟活動分析會 總經(jīng)理 每月15日下午2：30 1、對公司上個月財務管理、資金使用、經(jīng)濟效益情況匯報分析。 2、下個月資金計劃及調配使用。 總經(jīng)理、副總、財務總監(jiān)、總經(jīng)理秘書、行政秘書（記錄） 　 （1） 會前準備： 包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準備發(fā)言，對會議進程的預測和對策 l 議題：主要議題不多于三個，一般議題不要深入討論。 l 主持人：主管及以上管理人員（不同層級會議） l 記錄人由行政秘書或主持人委派。 l 將下發(fā)的文件要做到準確，有錯誤在會前要經(jīng)過修改。 l 文件要按照與會人數(shù)復印，不要造成開會中途文件準備不全。 l 要預先考慮到保密程序。 （2） 會議通知： 根據(jù)會前準備擬定會議通知。 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發(fā)放方法和途徑。 3、 會議紀要 l 由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。 l 會議紀要一定要有執(zhí)行人和完成時間。 l 會議紀要整理后要由會議主持人簽發(fā)。 l 如果是連續(xù)性會議（如例會），會議上要總結上次會議決議的執(zhí)行情況。 “會議的成果，凝固在會議紀要的決議中” 會議紀要格式如下： xx地產(chǎn)會議紀要 弘映M字[ ]第 號 會議名稱： 地 點： 時 間： 主 持 人： 記 錄 人： 參 加 人： 缺 席： 序號 決議 執(zhí)行人 協(xié)作人 完成時間 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 簽發(fā)人： 4、 公文 l 批閱文件 批閱文件，下達書面指示是重要的指揮方法之一。 l 呈報文件 按文件呈報程序向有關負責人呈報，呈報時間和批復時間要做記錄。 只能有一個人呈報，可以抄送其他人。 l 批閱文件的處理形式 三種處理形式：發(fā)回、批轉、留中。 A． 發(fā)回即發(fā)回給呈報人執(zhí)行（或否） B． 批轉即被呈送人不能做出決定則批轉給有關負責人。 C． 留中有兩種情況： ① 做為資料收存 ② 暫不處理（文件暫不處理的決定要及時通知呈報人）。 l 公司中常用的文件 公司內部日常事務文件，是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存照、公務聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。 常使用的公文種類有： 計劃、通知、總結、報告、簡報、章程、辦法、規(guī)則、準則、守則、備忘錄、函等等。 l 公文格式 1） 標題：應當準確簡要概括公文的主要內容，一般應標明發(fā)文部門和公文種類。 2） 簽發(fā)人：發(fā)到哪一級的公文，應注明簽發(fā)人。 3） 主送部門：即負責承辦的受文單位。 4） 正文：由開頭、主題、結尾三部門組成，或由依據(jù)、說明、決策三部門組成。要條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號精確無誤，篇幅短小，一目了然。 5） 發(fā)文部門落款：俗稱“下款”。發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱，幾個部門聯(lián)合發(fā)文，將主辦部門排在前面。 6） 發(fā)文時間：用公元，小寫漢字數(shù)碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能省略數(shù)字。一個部門單獨成文的，按簽發(fā)人簽發(fā)的日期；幾個部門聯(lián)合制發(fā)的，按最后一個部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。 為了便于本公司的文件管理，現(xiàn)將各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭，請各部門按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件： 總經(jīng)辦 弘映總 字[年份]第 號 營銷策劃中心 弘映策 字[年份]第 號 財務部 弘映財 字[年份]第 號 工程管理中心 弘映工 字[年份]第 號 R——報告 P——計劃 N——通知 M——會議紀要 O——其他 例如：總經(jīng)辦發(fā)出一份通知，那么其文件的編號為“弘映總N字[2008]第001號”。[ ]中填寫的是年份，“第”和“號”之間填寫的是第幾號文件。 7） 附件：補充說明主題內容的附件，與正文構成一份完整的文件。 8） 印章：公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應與印章一致，否則失去法定存在權。 l 公文的撰寫程序 撰寫公文時所要遵守的一定的程序，專指公文的制作流程，基本程序有： 1） 交擬 2） 擬稿 3） 核稿 4） 繕校 5） 簽發(fā) 6） 用印 7） 封發(fā) l 公文的發(fā)文程序 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)總經(jīng)辦審核后才可簽發(fā) 1）審核 2）簽發(fā) 3）用印 4）分發(fā) 5）立卷 6）歸檔 7）銷毀 l 公文的收文程序 1） 傳遞 2） 簽收 3） 登記 4） 分發(fā) 5） 催辦 6） 查辦 7） 立卷 8） 歸檔 9） 銷毀 簽收的方法是在原件上由收件人背簽，背簽后直接放入文件夾存檔備查。 五、 垂直指揮系統(tǒng)的重要法則 1、 不間斷 公司的管理要做到指揮不間斷，包括休假、下班、夜間。 l 時間不間斷。 l 最高決策不間斷。 l 指揮渠道不間斷。 2、 及時 決策就是要不失良機。該決定時不決定是最大的失敗。 領導做出決定要有時限，任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。 3、 前后一致 領導人在進行指揮的時候： l 要考慮到同類事情的連續(xù)性。 l 要考慮到領導者本人的連續(xù)性。 l 要考慮到換屆負責人之間的連續(xù)性，在這一條路上，基本原則是人換法不換。 公司不同部門之間的一致性： 凡出現(xiàn)不一致的情況，要有以下三點： A． 原則 B． 內容 C． 轉換時間 4、 確保執(zhí)行 確保能執(zhí)行，確保已執(zhí)行。 凡不能執(zhí)行的命令不要下，這就是可行性的問題。 5、 可監(jiān)督 命令下達后要有效的監(jiān)察手段。 第三部分 經(jīng)營系統(tǒng) 一、“經(jīng)營計劃”釋意 1、廣義的經(jīng)營計劃 并不限于最高經(jīng)營階層所策劃、推動及執(zhí)行的計劃，而是公司中大大小小的、各式各樣的所有計劃。 欲實現(xiàn)公司提高利潤，降低成本，提高質量等目標，就必須徹底實踐“POS”的程序（如圖所示） 反省 實行 計劃 2、狹義的經(jīng)營計劃 則是著重于“經(jīng)營”兩個字本身的意義，因此只限定于經(jīng)營階層所擬訂的較有系統(tǒng)的、關系面廣的、關系到公司生存的及側重公司經(jīng)營管理層的計劃。 二、“經(jīng)營計劃”的五大目的： 1、業(yè)績蒸蒸日上的目的 2、開發(fā)潛力市場的目的 3、業(yè)績穩(wěn)定成本的目的 4、公司經(jīng)營發(fā)展的目的 5、公司永續(xù)經(jīng)營的目的 三、經(jīng)營計劃的種類劃分 1、以時間來區(qū)分的經(jīng)營計劃 （1）短期計劃指的是年度計劃或以一個營業(yè)周期為基礎而擬訂的計劃。 （2）長期計劃指一年以上，通常為3年或5年的經(jīng)營計劃，偏重于未來的發(fā)展方向及投資原則等，又稱為策略規(guī)劃。 2、經(jīng)營計劃的種類劃分及擬訂部門 （1）長期計劃 經(jīng)營計劃的種類 擬定部門 監(jiān)制部門 長期經(jīng)營計劃 總經(jīng)辦 總經(jīng)辦 長期財務計劃 財務部 總經(jīng)辦 長期生產(chǎn)計劃 工程管理中心 總經(jīng)辦 長期開發(fā)計劃 營銷策劃中心 總經(jīng)辦 （3） 短期計劃：（月度/季度/年度計劃及總結） 經(jīng)營計劃 擬定部門 監(jiān)制部門 經(jīng)營計劃 總經(jīng)辦 總經(jīng)辦 財務計劃 財務部 總經(jīng)辦 生產(chǎn)計劃 工程管理中心 總經(jīng)辦 開發(fā)計劃 營銷策劃中心 總經(jīng)辦 注：1）月度計劃：在上個月的28日前報主管部門。 2）季度計劃：在每年的12月份、3月份、6月份、9月份的28日前分別呈報每一季度計劃。 3）年度計劃：在每年12月份28日前呈報年度計劃。 四、“經(jīng)營計劃”的制定和實施 1、首先，要了解公司（部門）存在的價值是什么？要從最原始簡單的獲利，進而提高到對社會（公司）有所貢獻，提高員工的生活水平及提供更好的商品（服務）給消費者等根本思想。 2、“自省”，即清楚地了解并分析公司（部門）本身的優(yōu)劣點。 3、“觀外情”，了解自己公司（部門）周遭的外部環(huán)境有何變化。包含消費者習性的改變、政府法令變遷、勞工及環(huán)保等問題是否為公司（部門）本身創(chuàng)造出可能的機會與威脅。 4、制定一個清楚的目標及方針。在明確掌握外在環(huán)境的機會與威脅及詳細明了本身之優(yōu)缺點后制定一個非常清楚的目標及方針，同時盡可能地數(shù)量化。 5、明確目標之后尋找可能的執(zhí)行計劃方案。 6、徹底執(zhí)行計劃方案。 7、檢查成果并改進。 第四部分 財務管理系統(tǒng) 一、 財務管理制度 第一章 總 則 第一條:本財務會計制度根據(jù)<<中華人民共和國會計法>>、<<企業(yè)財務通則>>以及有關的法規(guī)和公司的實際情況制定。 第二章 會計核算原則 第二條:本公司的會計年度采用公歷年制,即自每年1月1日起至12月31日止。會計核算分月、季、年進行。 第三條:會計核算工作以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為依據(jù),做到記錄準確、內容、完整方法齊備、符合時限。 第四條:記帳原則為權責發(fā)生制。 第五條:記帳采用借貸記帳法。 第六條:以人民幣為記帳本位幣。發(fā)生外幣時,按實際發(fā)生當日的市場匯價的中間價為折和匯率。 第七條:每一筆經(jīng)濟業(yè)務,都必須取得或者填制原始憑證。 第八條:存貨、成本以實際成本進行核算和登記入帳。存貨的核算采用永續(xù)盤存制。領用或領出的原材料、產(chǎn)成品等按加勸平均法核算。 第九條:固定資產(chǎn)每年盤點一次,存貨每月盤點一次。 第十條:發(fā)生壞帳損失時,采用直接沖銷法核算。 第三章 財務機構 第十一條:公司設財務部,負責財務會計的日常工作。 第四章 財務預算 第十二條:公司財務部每年應編制財務收支預算。公司的預算經(jīng)董事會批準后,交由總經(jīng)理具體執(zhí)行。預算內的支出由各部門經(jīng)理按預算掌握使用,由總經(jīng)理、財務總監(jiān)監(jiān)督執(zhí)行。預算外因特殊需要必須支付時，由需要部門提出報告,財務總監(jiān)審核,總經(jīng)理審批。因發(fā)生較大的變化,可以提出修改預算。 第五章 財產(chǎn)管理 第十三條:公司財產(chǎn)實行分級管理。所有財產(chǎn)由財務部列帳記載,總經(jīng)辦參與管理,屬經(jīng)營使用的各種財產(chǎn)分別由使用部門管理。 第十四條:使用年限在一年以上的建筑物、生產(chǎn)經(jīng)營設備、器具、工具等和價值在2000元以上、使用年限超過兩年的非生產(chǎn)、經(jīng)營設備為固定資產(chǎn)。所有資產(chǎn)、低值易耗品或工、器具按使用人設卡登記。 第十五條:使用公司的各種財產(chǎn)必須按規(guī)定定期進行檢修。 第十六條:固定資產(chǎn)發(fā)生損失時,使用部門應立即報告總經(jīng)辦,損壞嚴重時,必須報告副總經(jīng)理、總經(jīng)理,屬責任事故時公司總經(jīng)辦查明原因,按損失情況分攤責任。低值易耗品和工、器具發(fā)生損壞時,由使用部門或使用人向有關管理部門辦理交舊領新,屬人為損壞者,由責任者進行賠償。 第十七條:固定資產(chǎn)或低值易耗品報廢時,由使用部門提出報告,總經(jīng)辦和財務部核查后,經(jīng)總經(jīng)理批準后報廢,并總經(jīng)辦進行處理。 第十八條:固定資產(chǎn)按以下類別分別計算折舊: (一) 房屋、建筑物暫按20年計提折舊; (二) 機器、機械、汽車和其他設備為5年; (三) 器具、工具、家具等為3年 每一固定資產(chǎn)在確定其殘值后,按直線法計提折舊,從投入使用月份的次月計算,停止使用的,自停用月份的次月起,停止計算折舊。固定資產(chǎn)提足折舊后,仍可繼續(xù)使用的,不在計提折舊;提前報廢的,不補提折舊。 第十九條:各種低值易耗品的攤銷采用五五攤銷法,在領用時攤銷50%,報廢時再攤銷50%。某些直接用于生產(chǎn)的低值易耗品,按使用時間攤銷。 第二十條:公司貨幣資金的核算一律通過財務部辦理。 第二十一條:庫存現(xiàn)金額定為5000元,當日發(fā)生的收支及余額,應填制現(xiàn)金收支日報表,做到帳款相符。發(fā)生現(xiàn)金短缺或溢余應立即向財務總監(jiān)報告并查明原因,重大事故應立即報告總經(jīng)理。 第二十二條:銀行存款的收支應每天結出余額。每月終了,應取得銀行對帳單,填制調節(jié)表。 第二十三條:對客戶的貨物帳款及所交費用,財務部和各部門應每月核對,必要時應與客戶進行核對,核對中發(fā)現(xiàn)未按時收回款項等情況時,應立即報告財務總監(jiān),及時進行處理。 第二十四條:公司的銀行結算憑證、發(fā)票、有價證券等統(tǒng)一由財務部管理,公司的發(fā)票只限于本公司使用,并不準出具空白發(fā)票。 第六章 借款及報銷 第二十五條:員工因工作需要借款,需填寫借款單,經(jīng)部門經(jīng)理加具意見,總經(jīng)理批準后,由財務部辦理借款。 (一)辦理借款流程: 部門經(jīng)理 出納 總經(jīng)理 財務總監(jiān) 借款人 工作需要 簽核 復核 審核 付款 (二)借款單: 弘映房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司 借 款 單 姓 名： 部 門 職 務 用 途： 款 額： 大寫: 拾 萬 仟 佰 拾元整￥ 元 證明人： 部門經(jīng)理： 財務總監(jiān)： 總經(jīng)理： 第二十七條:員工借款當月內,出差人員回到公司后七天內必須報清帳目,交回余款。無故拖延時間不報者,按借款金額扣罰每日1%,連同借款,于發(fā)放工資時扣除。 第二十八條:除差旅費的旅差補貼外,無論購買物品或報銷費用,均需有與報銷金額相符的正式發(fā)票。屬購買物品的,還必須附有與發(fā)票的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額相符的收料單后有驗收人簽收。 (一) 報銷程序 財務總監(jiān) 出納 總經(jīng)理 部門經(jīng)理 報銷人 填寫報銷單 簽核 復核 審核 銷賬或付款 (二) 報銷單 1、無發(fā)票的填寫以下單據(jù) xx地產(chǎn)支付證明單 總號： 第 號 科目： 20 年 月 日 分號： 第 號 事由或品名 數(shù)量 單位 單價 金額 共計金額： 拾 萬 仟 佰 元 角 分￥ 收款人： 未取得單據(jù)原因： 簽核： 復核： 審核： 出納： 經(jīng)手人： 2、有發(fā)票的在發(fā)票后蓋下章填寫 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　　 經(jīng)手人： 用途： 證明人： 簽核： 復核： 審核： 　 (三) 接待 因業(yè)務需要接待時,必須事前批準方可接待，并按標準限額執(zhí)行。 1、 總經(jīng)理接待客人,按每人每餐50元。 2、 副總經(jīng)理、財務總監(jiān)接待客人每人每餐30元 3、 其他員工接待客人按每人每餐25元。 4、 個別需要提高標準的要先向審批人申報。接待客人限定待客人數(shù),一般每桌10—12人。 5、 處理特殊關系,辦理特別事情需要送禮, 金額在200元以下部門經(jīng)理、財務總監(jiān)審批;200元—500元,副總經(jīng)理審批,財務總監(jiān)審核;1000元以上由總經(jīng)理審批。 第二十九條:所有借款單或報銷單均應由財務總監(jiān)復核。 第三十條:各部門必須嚴格控制各種費用的開支,力求少花錢多辦事。 第三十一條:各部門必須在每月25日前向總經(jīng)辦遞交次月的資金計劃,包括差旅費、應酬費、業(yè)務費及辦公費,由財務部核定后交總經(jīng)理審批。(附資金計劃表) 第三十二條:費用指出標準、報銷津貼及審批權限 一、差旅費的報銷 1、 辦事人員出差回來,必須填寫差旅費報銷單,寫明出差的原因、路程時間、天數(shù)、費用金額等,經(jīng)部門負責人簽字證實,交由財務部審核、總經(jīng)理審批。 2、 財會人員根據(jù)辦事人旅差的時間,按市面小巴價格給予報銷,一般情況下,不得乘的士,如遇特殊情況,必須注明原因。 差旅費的報銷標準： 級別 項目 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 部門經(jīng)理 一般工作人員 交 通 費 飛機票 實報實銷 實報實銷 總經(jīng)理批準 總經(jīng)理批準 軟臥火車 實報實銷 實報實銷 總經(jīng)理批準 總經(jīng)理批準 硬臥火車 實報實銷 實報實銷 實報實銷 實報實銷 船票頭等倉 實報實銷 實報實銷 總經(jīng)理批準 總經(jīng)理批準 其他交通費 實報實銷 實報實銷 實報實銷 實報實銷 住 宿 費 特區(qū)、省級以上城市 實報實銷 200 160 120 地級城市 150 120 100 其他地區(qū) 120 100 80 伙 食 補 助 （每餐） 實報實銷 30 25 20 其他地區(qū) 實報實銷 40 35 30 夜間乘車超過12點或住宿 實報實銷 10 10 10 3、 凡當天可以往返的地區(qū)，中餐可以按級別伙食補助，未經(jīng)批準不做出差處理。 （二）公事費用預借、報銷定額審批權限： 職 務 審 批 權 限 監(jiān) 控 總經(jīng)理 5000以下（含5000元） 使用人、證明人、部門經(jīng)理、財務總監(jiān) 備注：以上費用屬每月資金計劃范疇，如資金計劃以外，必須經(jīng)董事長審批。 第三十三條：未經(jīng)批準，任何員工擅自購買物品不予報銷。 第三十四條：公司使用的會計科目和會計報表按照國家的規(guī)定 二、物資管理制度 第一條：分類 （一） 生產(chǎn)、經(jīng)營用固定資產(chǎn)：經(jīng)營使用的年限在一年以上的房屋建筑物、機器、設備、器具、工具等。 （二） 非生產(chǎn)、經(jīng)營用固定資產(chǎn)：不屬于生產(chǎn)、經(jīng)營主要設備的物品，單位價值在2000元以上，并且使用期限超過兩年的。 （三） 低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，而又價值較高或使用時間較長的物品。 （四） 辦公用品：辦公室使用的消耗性物品。 （五） 原輔材料：生產(chǎn)使用的消耗性物品。 （六） 產(chǎn)成品及庫存商品：生產(chǎn)的成品及為租賃（銷售）而購進的商品。 第二條：購買 （一） 凡需新增固定資產(chǎn)、低值易耗品和購買其他物資，均需提出計劃。以下資產(chǎn)及物資每月25日前提出計劃報總經(jīng)理批準后轉交財務部、總經(jīng)辦實施。 1、 新增生產(chǎn)、經(jīng)營用固定資產(chǎn)。 2、 新增非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品。 3、 生產(chǎn)用原輔材料、為租賃（銷售）而購買的商品。 （二） 所有采購的物資均需辦理進倉、驗收手續(xù)。 屬專用的固定資產(chǎn)、低值易耗品，由使用部門核對品名、規(guī)格、數(shù)量進行驗收，屬能用的低值易耗品及其它物資均按歸口管理辦法辦理驗收進倉手續(xù)。 第三條：領用、保管 原則：誰使用誰領用誰保管 （一） 領用公司各種物資，都必須辦理領用手續(xù)，各種物資的領用手續(xù)均須由主管領導簽名。 （二） 各種物資的管理和保管分別由： 1、 生產(chǎn)、經(jīng)營用固定資產(chǎn)，由使用部門保管、管理。 2、 非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)，低值易耗品，由總經(jīng)辦管理，各使用部門保管。 3、 文具辦公用品由總經(jīng)辦管理，使用人保管。 第四條：消耗、修理、報廢 （一） 生產(chǎn)用原輔材料的正常消耗，應逐月分清產(chǎn)成品的品名、規(guī)格，報告消耗情況。 （二） 生產(chǎn)中出現(xiàn)不正常的消耗，應及時報告主管領導，情況嚴重的應及時報告總經(jīng)理。 （三） 固定資產(chǎn)、低值易耗品需要維修時，由使用部門報告，報歸口部門。屬自然報廢的，由歸口部門處理；屬人為損壞的（包括需要維修的），應由損壞者進行賠償。 三、文具用品定額發(fā)放管理辦法 1、為進一步節(jié)約辦公資源,加強文具用品申購、發(fā)放工作的計劃性,特制定本辦法。 2、 文具用品分辦公用品和文具兩大類。辦公用品是辦公使用周期一年以下的,如簽字筆、圓珠筆、紙張等;文具用品是辦公使用周期一年以上的如:筆筒、打孔釘書機等。 3、 各部門門所需辦公用品如打印紙、便箋紙、墨盒等,在每月22日交總經(jīng)辦,并寫清規(guī)格、數(shù)量、預算價格。 4、 一般文具用品價格以市場價為準,特殊文具用品價格以購價為準。 5、 此辦法公司各職員遵照執(zhí)行,總經(jīng)辦監(jiān)督執(zhí)行。 四、復印、打印規(guī)定 為加強辦公用品的利用和管理,厲行節(jié)約,避免一些不必要的浪費,嚴格杜絕以公濟私,多復印、私自收藏公司文件資料的不良現(xiàn)象發(fā)生,特指定本規(guī)定。 1、 各部門文件打印由行政文員打印,不許在專業(yè)用機上打印文件。 2、 各部門復印文件由各部門文員或助理到總經(jīng)辦復印,行政秘書監(jiān)督執(zhí)行。 3、 不準復印與工作無關的各種資料,公司資料未經(jīng)同意不準擅自復印。 4、 行政秘書聯(lián)系專業(yè)機構對復印機進行定期維護、保養(yǎng),保證復印機的正常使用。 5、 各部門員工用打印紙,內部文件一律正反面兩次使用,減少浪費。 6、 此規(guī)定由總經(jīng)辦主任監(jiān)督執(zhí)行。 五、郵電、報紙、水電管理制度 1、公司各種來函信件,行政文員必須及時收取,篩選分發(fā)各部門,必須在當日處理完畢,不許積壓、拖延,作好記錄。 2、公司報紙到后,總經(jīng)辦文員及時放送會議室報夾夾好,每周(七天)拆換一次。閱讀者不許把報紙拆散、拿下。 3、非公務需要不得擅自打長途電話。 4、傳真稿須順序列流水號登記和收發(fā),禁止漏失,并按月裝訂成冊備核(分FAXIN、FAXOUT) 5、各部門文員,每日下班離公司前負責關好水電開關。 6、行政秘書每天上午8:00,下午6:00固定巡視全公司水電。 六、保密工作管理制度 一、目的： 為了加強對公司保密工作的統(tǒng)一管理，防止失密、泄露及竅密事件的發(fā)生，保證公司的經(jīng)營管理活動穩(wěn)定可靠地進行，特制訂此制度。 二、內容： （一）文件保密 1、文件按其所涉及內容的重要程度和閱讀范圍，分為機密文件、內部文件和公開文件三種。其中秘密文件指內容涉及公司及各部門的不能向外公開的資料。內部文件則指公司規(guī)定在一定范圍內傳閱、實施的文件。文件保密僅指上述兩種文件。 2、公司及各部門要嚴格把好組織關，必須搞好涉密人員的選拔、審查、任用和管理工作，確保其隊伍的純潔、可靠。 3、嚴格控制秘密文件處理的各個環(huán)節(jié)。 （1） 重要文件在醞釀、起草、修改、討論過程中，要注意保密，不能外傳。 （2） 一切秘密文件在印制前都要依照有關規(guī)定準確的標明密級，確定發(fā)放范圍，打印份數(shù)和清退時間。 （3） 打印、復制秘密文件必須經(jīng)過請示、履行審批、登記手續(xù)，并由檔案管理人員進行操作。檔案管理人員要嚴格按照批準的份數(shù)打印、復制，操作過程中形成的餓廢頁等必須及時銷毀，不得擅自多印留存。 （4） 要加強電腦的保密工作，重要文件要在電腦上加密處理，一般人員未經(jīng)準許不得在電腦上查閱文件。載有重要文件的磁盤由檔案管理人員妥善保管，并對重要文件、數(shù)據(jù)進行每月二次備份。 （5） 文件收發(fā)是文件保密工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要按規(guī)定對收發(fā)文件一一登記，確切掌握每一份文件的收發(fā)情況和文件去向，傳閱文件一律采用直傳方式，由專人送閱，閱文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名后方可閱覽，閱文人之間不得橫向傳閱。閱完和辦理之后要按文書立卷，要求交本公司檔案管理人員歸檔。 （6） 檔案管理人員在工作調動或辭職時，必須將經(jīng)管的秘密文件清理登記，全部移交清楚。移交時，要造冊、清點、核對，并辦理簽字手續(xù)。其他人員調動或辭職時，檔案管理人員要主動將其手中的秘密文件或資料收回，以免丟失。 4、 依法治密，完善制度，建立秘密文件管理責任制對秘密文件在收文、發(fā)文、分文、傳閱、借閱、移交，銷毀等各個環(huán)節(jié)都要建立嚴格的登記制度。努力把好各道關口，對違反規(guī)定，造成泄密事件的必須認真追查，情節(jié)嚴重者，要追究當事人的法律責任 （二）會議保密 5、 會議保密范圍指會議內容涉及公司內部機密，并規(guī)定在一定的時間內，只限于一定范圍的人知悉而不能外泄的會議。 6、 回前準備工作過程中的保密。 （1） 根據(jù)會議的需要，嚴格確定出席、列席人員。會前要認真研究安全保密措施，選定會址后，要對會址進行保密安全檢查，并對與會人員進行保密教育，嚴格執(zhí)行保密紀律。 （2