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word在做論文時的心得——內(nèi)容與表現(xiàn)分離 由 于各方面的原因，大家主要還是用Microsoft Word (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經(jīng)常要為不斷地 調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結(jié)一下，拋塊磚。 　　 　　原則: 內(nèi)容與表現(xiàn)分離 　　 　 　一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，前者是指文章作者用來表達自己思　　想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，而后者則是 指論文頁面　　大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不　　同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相 同的表現(xiàn)，例如一個期刊　　上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版軟件普及之前，作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容，文章表現(xiàn)則由出版社 的排版工人完成，當然他們之間會有一定交互。Word 倡導一種所見即所得（WYSIWYG）的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內(nèi)容的同時就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)?？上У氖呛芏嘧髡邽E用 WYSIWYG，將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。 　　 　　本文所強調(diào)的“內(nèi)容與表現(xiàn) 分離”的原則就是說文章作者只要關(guān)心文章的內(nèi)容，所有　　與內(nèi)容無關(guān)的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當?shù)姆绞礁嬖V Word。因為Word不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件，不要只拿它當記事本或?qū)懽职逵?。主要建議如下。 　　 　　1. 一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想 想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會， 如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word 自動生成各種目錄和索引。 　　 　 　2. 一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設(shè)置標題樣式 來實現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪 除新的內(nèi)容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成，但我另有建議，見5。 　　 　　3. 一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。 如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要敲回車來調(diào)整段落的間距。 　　 　　4. 繪圖。統(tǒng)計圖建議使用Execel生成，框圖和流程圖建議使用Visio畫。如果不能忍受Visio對象復制到Word的速度，還可以試試 SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖，最好以插入Word圖片的方式，并適 當使用組合。 　　 　　5. 編輯數(shù)學公式建議使用 MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝MathType后，Word會增加一個菜單項，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。 　　 　　6. 參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參 考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非 常美觀和專業(yè)的參考文獻列表，并且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯機會外，更可以避免正文中對參 考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。并且從長遠來說，本次輸入的參考文獻信息可以在今后重復利用，從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和 Biblioscape。Endnote優(yōu)點在于可以將文獻列表導出到BibTeX格式，但功能沒有Reference Manager強大?？上н@兩個軟件都不支持中文，據(jù)說Biblioscape對中文支持的很好，我沒有用過，就不加評論了。 　　 　　7.使用節(jié)。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并設(shè)置當前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。 　　 　　上述7點都是關(guān)于排版的建議，還是要強調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。　 　　我不懷疑Word的功能，但不相信其可靠性和穩(wěn)定性，經(jīng)常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習慣，這些情況也可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下： 　　 　 　8.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時 間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于 全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。 　　 　　9.及時保存，設(shè)置自動保存，還有一有空就ctrl+s。 　　 　 　10.多做備份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能， 將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實 用。還是多處備份吧 　　 　　11.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。 　　 　　其他建議: 　　 　　12. 使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便 　　 　　13. 使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便的定位章節(jié) 　　 　　14. 使用文檔保護，方便文章的審閱和修改 　　 　　15. Word表格的排序、公式和轉(zhuǎn)換的功能也是很值得學習的 　　 　　上面的建議并不全面，但相信比較管用。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。