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MOTOROLA內部控制標準 １．０一般控制要求 ２．０收人周期 ３．０采購周期 ４．０工資周期 ５．０制造周期 ６．０融資周期 ８．０計算機系統(tǒng)控制 一、序言 自１９７９年，摩托羅拉就已正式闡明一項公司完善經營和財務控制制度的政策。內部控制標準的產生，以文件的形式證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規(guī)定，實行可靠的經營和財務報告制度，以及保證本公司業(yè)務活動和記錄的完整?！澳ν辛_拉內部控制制度”及與之相關的外部環(huán)境的概述如下。 此版標準的頒布，旨在保證控制標準符合自上一版以來由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境，新制定的法律規(guī)定以及計算機技術和應用的進步使之成為必需的控制要求。此版亦加強了手冊向使用者傳達內部控制標準和準則的有效性。對風險和標準信息進行了修正，以保證在全公司內得以適當地解釋和應用。對上一版未包括的業(yè)務活動增設了標準。對１９８９版的重大更改的概要見附錄Ｃ。 二、目標 正如總裁和財務總監(jiān)在引言中所述，良好的內部控制是實現我們的主要創(chuàng)意和目標之根本。例如，要達到和超過六個西格瑪質量和不斷地縮短循環(huán)作業(yè)周期，不僅在我們的工廠，而且在維修中心，銷售中心，行政管理部門以及整個組織，都需要良好的程序管理。運用本文件所述的控制標準可以有助于消除瓶頸，冗余和不必要的步驟。內部可以防止資源損失，其中包括固定資產，庫存，專有資訊及現金。內部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內部規(guī)定。按照內部控制準則定期進行審計，可以確保一個控制過程始終是受到控制的。 此文件的目標旨在確保全公司具備基本的和一致的內部控制。摩托羅拉內部控制標準第三版是全公司各職能部門眾多摩托羅拉同事不懈努力的成果。其中的控制標準，是以達到我們內部控制制度的基本目標的方式撰寫的。這一制度認識到，必需符合我們的客戶、股東的期望，遵循我們的法律規(guī)定，例如１９７７年國外反腐敗法案（見附錄Ｂ）和證券交易委員會條例。遵循這些控制是義不容辭的。摩托羅拉董事會審計委員會，公司審計部，以及我們各事業(yè)總部，集團和分部的財務部門將監(jiān)察我們對這些標準的遵守。 三、范圍 這些標準適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團，分部，單位，子公司及各職能部門；適用于所有業(yè)務，無論是設備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當的話，合資企業(yè)經營，均為適用。此標準一般性地反映控制目標，并不試圖描述各組織所需的專門控制技術。這些內部控制標準旨在就有關資源保護、經營和財務信息的可靠性以及遵守法律和規(guī)定等事項，提供合理的、而非絕對的保證。合理保證的概念認為，控制的成本不應超出可產生的效益。這一概念還認識到，忠誠不渝，良好的業(yè)務判斷以及一種良好的控制文化是必不可少的。 就管理人員選擇控制程序和技術而言，實施控制的程度是一個合理業(yè)務判斷問題。如果其中任何控制標準都不切實際或不可行，如在小規(guī)?；蚱h地區(qū)的業(yè)務經營或合資企業(yè)經營，管理人員必須從下列備擇方案中作出選擇： 通過加強監(jiān)察和審計改善現行管理； 制定替代或補償性控制措施；和／或 接受薄弱控制所固有的風險。 四．過程 此文件中的控制標準，正如內部控制盤所表明，不應被視為“孤立的”。內部控制標準，工作程序準則，財務和人力資源政策以及摩托羅拉行為準則均應被視為建立、維護和改進摩托羅拉內部控制制度過程的組成部分。 內部控制的過程，如下文所述，必須以我們的六個西格瑪質量和縮短循環(huán)作業(yè)周期的創(chuàng)意為推動力，發(fā)布反映我們授權于員工和不斷進取的宗旨。所有各級組織必須全力支持。過程本身應包括經營分析，制定控制程序和技術，交流及監(jiān)測。經營分析要求對風險作出評估和確定適當的控制目標。還必須對經營環(huán)境（例如自動化水平，就地授權和資源）予以考慮并進行成本一效益分析，以確?？刂瞥杀静怀^其效益。 根據經營分析，可以選擇專門的控制技術或程序。這些技術或程序可以包括批準，授權，調整帳目，職責分工，審查以及文件記錄。在整個過程中，必須通過培訓，意識和反饋的形式達到廣泛的交流。內部控制一俟就緒，應受到監(jiān)測和評價。這一點可以通行自行審計，內部審計及外部審計在一定程度上的結合來完成。得到的反饋可以用來進一步改進內部控制制度。 五、責任 所有摩托羅拉員工都有責任遵循內部控制標準。每一事業(yè)總部，集團，分部單位，子公司以及設施的總經理、財務經理或財務總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內部控制創(chuàng)造合適的環(huán)境。他們必須保證本手冊所提出的控制準則在其組織內得以確立，適當地形成文件和貫徹執(zhí)行。這些標準的執(zhí)行情況，將由公司審計部的定期審查以及，如果可能的話，以自行審計來監(jiān)督，并將納入各事業(yè)總部和集團呈交公司財務管理部門的報告書。 六、舞弊 舞弊是有意的盜竊、挪用、侵吞摩托羅拉公司的財產。摩托羅拉公司的財產包括，但不限于；現金、產品、原料、設備、用具、廢品、殘品、維修服務、軟件和知識財產。公司員工，客戶，供應商等其他人員均可能有舞弊行為。調查表明，因舞弊給公司造成的損失已占年收入的０．０５％到２％，其中大多數事件或舉報的舞弊行為是業(yè)務關聯單位所為。舞弊行為已發(fā)展到被認為是一種可乘之機或可以接受的合理行為。 在登記和報告公司帳目中也會發(fā)生舞弊。財務報告全國監(jiān)察委員會對報告舞弊有如下定義： 財務報告舞弊屬于有意或疏忽行為，無論是否有意或者疏忽：結果都是產生有重大誤導的財務報表。財務報告舞弊涉及許多因素，以許多形式表現出來，可以是蓄意、嚴重地歪曲公司記錄，例如盤存標簽，或者是虛假的業(yè)務事項，例如虛假的銷售和訂單數字，可以是濫用會計原則。公司任何一級的員工，上至最高級管理人員，到中層管理人員，下至最低層員工均有可能牽涉到舞弊事件中?！? 對舞弊的威攝和預防 摩托羅拉的每一位經理都有職責創(chuàng)造一個控制體制和環(huán)境，它能夠防止員工、供應商、客戶等其他人員所處的地位不同時具備舞弊的方法和機會。摩托羅拉的管理當局已經建立了一種結構，通過推行內部控制，將其作為良好的商業(yè)行為，防止公司存在舞弊的機會。這一結構包括：摩托羅拉行為準則，內部控制標準的培訓、工作程序準則，財務準則，電子資訊安全標準和公司的其它標準和政策。 舞弊的檢查和報告 摩托羅拉每一位員工都有職責協(xié)助預防舞弊的發(fā)生。如果員工發(fā)現可能發(fā)生舞弊的情形，應向其管理部門報告。如果員工懷疑已經發(fā)生舞弊行為，必須向當地財務總監(jiān)和保安經理報告。所有實際發(fā)生的舞弊行為，必須向總公司保安部部長報告。 對于懷疑的舞弊行為，員工不應試圖進行個人調查。調查工作將由保安部、法律部和審計部進行 舞弊報告熱線電話 如果員工懷疑有舞弊行為，應使用美國電話８００－５－ＥＴＨＩＣＳ報告。 七、修訂 根據需要，將對內部控制標準加以修訂。修改建議通過摩托羅拉內部控制委員會提出。所有有關標準的修訂，均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認可。 八、控制標準的例外 在極少數情況下，從成本的觀點出發(fā)，或對規(guī)模較小的機構和偏遠場所，內部控制標準的某些部分可能不切實際，在這類情況下，該組織應請求準許遵循不同的控制程序。 要求采用替代控制程序，應按照各事業(yè)總部／集團的政策予以審查和批準。 內部控制標準 導論 本文件中的基本控制目標是按業(yè)務周期的模型分別闡述的，以便于實施，參考和后續(xù)評估。業(yè)務周期的定義是一系列相關的事件或過程。通常，一個周期包含一項業(yè)務從開始到完成的全過程。例如，一項業(yè)務的收入周期包括；接受客戶定單，裝運材料，為客戶開具票據，保持應收帳款記錄，以及記錄客戶的支付。 每一周期內部的控制準則，旨在符合我們內部控制制度的基本目標和外部要求，其中包括公認會計原則以及適用的法律和規(guī)定。然而控制標準之根本是： （ｉ）按照管理部門一般或特定的授權處理業(yè)務事項； （ii）業(yè)務事項要予以正當的說明和準確及時的記錄； （ｉｉｉ）公司的資產和記錄要予以妥善的保護。 下面的控制矩陣是按照上述標準處理所有業(yè)務事項的一般準則： 控制矩陣 控制矩陣 目標 輸入 處理 輸出 授權 來源是否經過授權？ 程序是否被批準？ 是否與所批準的相符？ 記錄 是否準確和完整？是否及時？是否有文件證明？ 由誰處理？何時處理？是否遵循程序？是否可恢復？管理人員的審查是否充分？ 是否準確和完整？是否有審計線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護／安全 應由誰控制？責是否劃分？ 誰可進入？職職責是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰應持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗證 來源是否正當？ 關于差異的調查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求 下列一般控制目標適用于所有業(yè)務周期，摩托羅拉的所有經營均應予以采納。 內部控制標準 １．１所有雇員必須遵守摩托羅拉行為準則（見本文附錄Ａ）。高級雇員需定期確認對行為準則的遵守。 １．２所有有關組織必須奉行摩托羅拉有關政策和程序指南。摩托羅拉各經營單位內部制定的政策和程序最低限度必須符合公司政策所規(guī)定的控制要求，不得與其沖突。政策和程序必須予以定期審查和更新。 １．３必須在公司所有的職能領域建立和維護充分的職責和管理責任劃分。一般而言，保管、處理／經營和會計等責任應予以劃分，以便獨立地審查和評估公司的運作。如果充分的責任劃分無法實現，必須建立其他補償性控制，并形成文件。 １．４任何人不得直接或間接偽造或促使偽造公司的任何帳冊，記錄和帳目。 １．５所有組織必須制定一項內部控制制度，確保公司的資產和記錄得以妥善的保護，以防丟失、破壞。被盜，更改或未經授權的接觸。 １．６公司的記錄必須按照既定和認可的記錄保管政策予以維護。 1．７所有經營單位的成本和費用必須保持在預算控制以下。必須定期對實際費用與預算進行比較，所有重大出入均須予以調查。 1．８必須就公司信息的敏感性／保密性對雇員進行教育，未經授權雇員不得向公司以外的個人或“無需知道”的公司雇員泄露此類信息。處理保密／專有信息亦需具備充分的安全措施。 １．９所有經營單位和設施必須制定向經營管理部門證明和報告舞弊，貪污及違反法律和商業(yè)道德行為的程序。任何重大事件的報告必須送交公司的法律，審計和保安部門。 １．１０公司業(yè)務循環(huán)中的重要業(yè)務事項，必須是可追查的，經授權的，經鑒定的，完整的，并必須按照既定和批準的記錄保管政策加以保存。 ２．０收人周期 收入周期包括如下職能：收取客戶訂單；給客戶確定資信；裝運或交付貨物、設備或勞務；開具銷售和租賃業(yè)務帳單井予以記錄；維護和監(jiān)督應收帳款；建立有效的收帳程序；記錄和控制現金收入；以及恰當地估價應收款余額。 管理人員選擇控制程序和技術過程中，實施控制的程度是一個合理的業(yè)務判斷。決定內部控制實施程度的一般準則是，控制成本不應超出所產生的效益。 收入循環(huán)包括的具體職能或部門是： ２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應收帳款 ２．２資信 ２．６收帳 ２．３裝運 ２．７現金收入 ２．４開具帳單 ２．１１訂單必須予以記錄，記錄的依據只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據。 參照風險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ．３ ２．１．２在接受或裝運新客戶訂貨之前必須對其資信加以審查。 參照風險：Ａ－４ ２．１３客戶要求的貨物或勞務，如未作專門規(guī)定或與客戶購貨承諾不符，須經財務管理部門批準之后才可處理。 參照風險：Ａ－５ ２．１．４接受訂單的正式確認書必須及時送至客戶，除非合理的業(yè)務慣例另有其他規(guī)定。 參照風險：Ａ－６ ２．１．５訂單在送交生產及或裝運之前，必須有適當的證明并全面審核。需經審查的項目包括：有關的合同格式，購貨訂單條件，裝運和支付條件，資信批準，適用稅賦單據及計算，價格總金額，產品的適當性以及是否遵守聯邦，州及地方政府的法律和規(guī)定及出口管制要求。 參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－４，Ａ－７，Ａ－８ ２．１．６折扣和折讓如超出事業(yè)總部／集團管理人員所規(guī)定的數額，需經市場營銷部和財務管理部門批準。 參照風險：Ａ－８ ２．１．７客戶訂單信息必須嚴加保護，未經授權不得接觸。 參照風險：Ａ－９ ２．１．８未結清訂單必須定期予以審查，以查明有無拖欠訂單。拖欠訂單應予以研究和解決。 參照風險：Ａ－１０ ２．１．９在接受銷售和租賃合同之前，必須制定審查和批準政策和程序，并編制成文件。 參照風險Ａ－１１ Ａ－１可能在沒有有效的客戶承諾的情況下制造和裝運產品，或履行勞務。 Ａ－２制造訂單上的產品、數量、售價、付款條件、銷售或運送地址可能有誤。 Ａ－３可能根據無效訂單支付銷售傭金。 Ａ－４產品或勞務可能售給一未經核準或資信不足的客戶，結果導致帳款無法收回。 Ａ－５裝運的產品可能與客戶訂單不符，并可能由客戶轉為個人使用。 Ａ－６在制造和裝運之前可能無法查明和更正訂單Ｌ的錯誤（如產品、數量、價格） Ａ－７不遵守政府規(guī)定可能導致巨額罰款、處罰及或出口優(yōu)先權的喪失。 Ａ－８可能接受、處理了管理部門不能接受的價格及或條件的訂單。 Ａ－９銷貨訂單可能丟失、銷毀或更改。保密資訊可能被利用，給公司造成損失。 Ａ－１０可能無法表明拖欠訂單，結果導致客戶不滿及或撤銷訂單。 Ａ－１１銷售和租賃合同在定價、條件、處罰條款或資信風險方面可能為管理部門所不能接受。 ２．２資信 ２．２．ｌ摩托羅拉的每個單位內部均須制定正式的書面資信政策和程序，并已必須由事業(yè)總部／集團財務管理部門審查和批準。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ．２ ２．２．２必須對每一客戶確立資信限額。在適當的情況下，“無限”資信額度是可接受的。必須在客戶的資信記錄上記入資信限額，資信限額必須以對于客戶支付能力的審查為依據。應使用可靠的外部信息來確定這種限度。 參照風險：Ｂ－２ ２．２．３在接受及或裝運客戶追加訂貨之前，必須審查經批準的資信限額和現有應收帳款余額。超出資信限額，需先經財務管理部門認可。 參照風險：Ｂ-2 ２．２．４既定的客戶資信限額必須至少按年度審查，以查明是否充分。在適當情況下，資信限額的調整必須由財務管理部門作出和批準。 參照風險：Ｂ－２ Ｂ一1資信審查方法不一致及或不充分。Ｂ－２產品或勞務可能售給未經核準的客戶，或售給不能接受的資信風險對象，結果導致壞帳。 ２．３裝運 ２．３．1所有從摩托羅拉設施裝運的產品或設備均需正當的授權。 參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４ ２．３．２銷售訂單或裝運授權應定期予以登記（至少每月一次）。 參照風險：Ｃ－３，Ｃ－５，Ｃ．９ ２．３．３所有發(fā)貨必須準備適當準確的單據。 參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２ ２。３．４所有裝運的貨物單據必須有編號控制。貨運證明必須送交會計或開帳單部門。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貨運單據必須預先編號。 參照風險：Ｃ－３，Ｃ－７，Ｃ－８ ２．３．５必須從承運人那里獲取貨運證明，例如簽字的提單，以確定產品或設備的實際和合法轉讓。這類單據必須始終反映實際裝貨日期。 參照風險：Ｃ－３，Ｃ－６，Ｃ．７ ２．３．６待裝運的產品的類型和數量必須至少以抽查的方式予以核實。 參照風險：Ｃ－２，Ｃ－４ ２．３．７如良好的業(yè)務慣例所規(guī)定的。裝運部門地點應與生產和驗收設施劃分開。 參照風險：Ｃ－４ ２．３．８進入裝運地區(qū)必須僅限于被授權的人員。 參照風險：Ｃ－４ ２．３．９每一裝運場所必須建立同銷售截止程序，該程序必須經經營管理部門和有關財務管理部門批準。 參照風險：Ｃ．７ ２．３．１０空白裝運核準單，數控裝運票據以及提單必須加以保護，防止未經授權的接觸和使用。 參照風險：Ｃ－８ ２．３．１１裝運職能部門必須獨立于開票和應收帳款職能部門。 參照風險：Ｃ－３，Ｃ－１０ Ｃ－１貨物可能發(fā)往錯誤的或未經核準的客戶，或發(fā)往錯誤的客戶地點。 Ｃ－２裝運的產品或數量可能出現誤差；或者產品的裝運可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關要求。 Ｃ－３產品或貨物可能已經裝運，但未予開票據或未予記錄。 Ｃ－４客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。 Ｃ－１貨物可能發(fā)往錯誤的或未經核準的客戶，或發(fā)往錯誤的客戶地點。 Ｃ－２裝運的產品或數量可能出現誤差；或者產品的裝運可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關要求。 Ｃ－３產品或貨物可能已經裝運，但未予開票據或未予記錄。 Ｃ－４客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。 Ｃ－５經核準裝運的產品可能未裝運。 Ｃ－６摩托羅拉可能無法向承運人追償其丟失的產品。 Ｃ－７由于完整的和準確的信息可能來送到會計或開票部門，收入和與之相關銷售成本可能記入錯誤的會計期間。 Ｃ－８關于已裝運的產品無法進行會計處理。未開票及或被盜用的發(fā)貨可能無法查明。 Ｃ－９可能無法及時查明和解決拖欠或丟失的銷貨訂單。 Ｃ－１０可能發(fā)生有意制造差錯或資產私吞問題。 ２．４開票據 ２．４．１銷售業(yè)務的會計責任屬于財務部門的職責，不得授于任何其他職能部門。如果發(fā)票是由計算機制作的，財務部門必須確保發(fā)票制作的全面控制。 參照風險：Ｄ-1，Ｄ－２，Ｄ－３ ２．４．２開票職能部門必須獨立于裝運和應收帳款職能部門。 參照風險：D-３ ２．４．３開票業(yè)務必須依據發(fā)貨和訂單／審核單據及時處理。如果序號的完整性不是由計算機控制的，所有發(fā)票必須預先編號。 參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５ ２．４．４必須建立程序以確保所有裝運的貨物均已開出帳單，例外事項得以及時解決。 參照風險：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－４ ２．４．５必須具備充分的審查或計算機審核，以確保發(fā)票記錄準確，收入記入有關會計期間。 參照風險：Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４ ２．４．６帳單中的項目可絕對不允許錯列。 參照風險：Ｄ－４，Ｄ－６，Ｄ．９ ２．４．７必須按照地方法律在帳單中列明銷售稅或增值稅。如果不開稅票，需有客戶免稅資格證明。必須取得該證明并予以存檔。 參照風險：Ｄ－７ ２．４．８所有“免費”發(fā)票，或為非摩托羅拉單位提供貨運或勞務的其他“兔費”票據，必須具有財務管理部門以及，如果適當的話，市場營銷管理部門的書面批準。 參照風險：Ｄ－８ ２．４．９所有為非摩托羅拉單位提供貨運或勞務開出的“備忘帳單”等文件必須有財務部門的書面批準。 參照風險：Ｄ－Ｉ，Ｄ．３ ２．４．１０發(fā)票開具完畢必須直接送交客戶，不得返回資信／收帳部門修改。 參照風險：Ｄ－１０ ２．４．１１必須建立合適的截止程序，以確保收入入帳的正確。 參照風險：Ｄ－４ ２．４．１２所有向客戶發(fā)送的貸記憑單，必須在發(fā)出之前附有單據證明，并經財務部門批準。 參照風險：Ｄ－３，Ｄ－１１ ２。４，１３貸記憑單必須按序號控制并定期予以登記。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貸記憑單必須預先編號。 參照風險：Ｄ－４，Ｄ－１２ ２．４．１４空白發(fā)票和貸記憑單必須予以安全保護。 參照風險：Ｄ－１３ ２．４．１５所有租賃，工時和材料，勞務以及進度收款帳單必須按照有關的合同或協(xié)議及時予以處理。必須按照公認會計原則對取得的收入予以確認。 參照風險：Ｄ－４，Ｄ－５ ２．４．１６“收帳通知單”或“見下”發(fā)票（沒有直接從工廠給客戶開票，而是分別開具發(fā)票）必須按照事業(yè)總部／集團的政策予以處理。這類發(fā)票需有財務管理部門的事先書面批準。 參照風險：Ｄ－９，Ｄ－１４，Ｄ－１６ ２．４．１７“收帳通知單”或“見下”發(fā)票必須及時與購貨合同或協(xié)議以及有關工廠的發(fā)票核對。 參照風險：Ｄ－９，Ｄ－１５，Ｄ－１６ Ｄ－１銷售業(yè)務的處理可能出現錯誤，帳單和其他條款可能有誤。 Ｄ－２銷售業(yè)務可能已經發(fā)生，但是未予開出帳單及或未作記錄。 Ｄ－３可能發(fā)生有意差錯或資產盜用。其中包括： 產品可能裝運，但未開帳單。 ｂ發(fā)運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。 產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。 Ｄ－４收人和銷售成本記錄可能出現錯誤及或記錄于錯誤的會計期間。 Ｄ－５由于帳單開出不及時，現金流動可能無法達到最大限度，可能形成無法收回的帳款。 Ｄ－６可能違反出口條例要求。公司亦可能由于發(fā)票有誤而受到外界起訴。 Ｄ－７如果檔案中沒有充足的證據證明免稅資格，摩托羅拉將負擔帳單中未列的銷售稅或增值稅。 Ｄ－８“免費”業(yè)務可能無法如實地記入會計帳冊。公司內部往來交易可能無法查明。 Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。 Ｄ－３可能發(fā)生有意差錯或資產盜用。其中包括： ａ產品可能裝運，但未開帳單。 ｂ發(fā)運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。 Ｃ產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。 Ｄ－４收入和銷售成本記錄可能出現錯誤及或記錄于錯誤的會計期間。 Ｄ－５由于帳單開出不及時，現金流動可能無法達到最大限度，可能形成無法收回的帳款。 Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。 Ｄ－１０可能發(fā)生有意更改發(fā)票及或應收帳款問題。 Ｄ－１１貸方業(yè)務事項可能反映不恰當的業(yè)務處理或有悻于良好的業(yè)務慣例。 Ｄ－１２未能將所有貸方業(yè)務事項記入會記帳冊。 Ｄ－14可能發(fā)生未經批準使用單據問題，結果造成收入損失或給摩托羅拉的聲譽造成不利影響。 Ｄ－15帳單錯誤可能無法立即查明和解決，導致收入損失。 Ｄ－１６帳單錯誤可能導致客戶不滿。 ２．５應收帳款 ２．５．1負責應收款帳目的人員不得兼負帳單處理或匯款責任。 參照風險：Ｅ－ｌ ２．５．２應收帳款明細帳必須根據經核對的給客戶的帳單和匯款為依據予以記錄。必須制定程序以保證準確和及時地記錄發(fā)出帳單和客戶付款。 參照風險：Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６ ２．５．３應收帳款明細帳必須按月與總分類帳調節(jié)。應妥善處理任何差額。該項調節(jié)應經上一級會計主管人員批準。 參照風險：Ｅ－４，Ｅ－６ ２．５．４應收款帳齡分析必須由財務部門審查，以查清有無異常或嚴重的拖欠帳款項目。帳齡分析必須準確無誤，不得歪曲客戶債務種類（例如，訂金，預付款，或未分配的現金或資信額度）。 參照風險：Ｅ－３，Ｅ－５ ２．５．５必須采用應收款帳內部管理報告制度。內部報告或檔案包括，應收款收帳周期，帳齡分析，拖欠帳款清單，潛在核銷帳項，以及收帳工作是否健全等等。 參照風險：Ｅ－３ ２．５．６所有對應收帳款余額的調整（例如：貸記通知，銷售退回，折讓，應收款帳的核銷，借記通知）必須根據有關事業(yè)總部／集團的政策經批準后予以調整，并于確定調整時記入當期帳目。已確認的帳款調查不得耽擱或推延。 參照風險：Ｅ－６，Ｅ－７，Ｅ－８ ２．５．７各事業(yè)總部／集團財務總監(jiān)必須制定一套應收款（如果適當的話，應包括長期租賃應收帳款）估價準備政策，以便反映應收款可變現凈值。該政策必須包括壞帳準備，以及，如果適當的話，帳單調整準備的計提規(guī)定。 參照風險：Ｅ－５ ２．５．８必須至少按季度審查估價準備，以查明是否充分合理，并按照要求作出調整。參照風險：Ｅ－５ ２．５．９應收帳款明細帳必須妥善保護，以防丟失，毀損或未經授權擅自接觸。 參照風險：Ｅ－９，Ｅ－１０ ２．５．１０應收雇員及其帳齡分析，包括差旅費借款，必須與客戶應收帳款明細帳分開保管，并且必須按月審查和核對。 參照風險：Ｅ－３，Ｅ－４，Ｅ－６，Ｅ－１１ Ｅ－１可能發(fā)生有意制造差錯或資產私吞問題，例如： 銷售發(fā)票開出，但未記錄。現金一經收訖，即被私吞。 ｂ現金收入入錯客戶帳戶及或被私吞或挪用。 Ｅ－２由于發(fā)票及或現金收入可能未予記錄，記錄錯誤或記錄于錯誤的會計期間，明細分類帳可能不準確。 Ｅ－３收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。 Ｅ－４總分類帳或明細分類帳的差錯可能無法及時查明并更正。 Ｅ－５應收帳款和長期租賃的估價準備計算可能有誤。應收款凈額和有關的財務報表可能誤報。 Ｅ－６財務記錄和財務報表可能誤報。Ｅ－７所進行的調整可能不符合良好的業(yè)務慣例，或可能無法發(fā)現調整中出現的差錯。 Ｅ－８能夠收回的應收帳款可能被核銷，及或現金收入可能被私吞。 Ｅ－３收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。 Ｅ－４總分類帳或明細分類帳的差錯可能無法及時查明并更正。 Ｅ－５應收帳款和長期租賃的估價準備計算可能有誤。應收款凈額和有關的財務報表可能誤報。 Ｅ－６財務記錄和財務報表可能誤報。Ｅ－９應收款帳目記錄的丟失，毀損或涂改可能導致無法收回應收帳款。 Ｅ－１０未經授權使用客戶應收帳款資料可以給摩托羅拉的競爭地位和聲譽產生不良影響。 Ｅ－１１可能無法向被解雇雇員收回其欠款。 ２．６收帳 ２．６．ｌ各摩托羅拉單位必須制定正式的書面收帳程序并付諸實施。這些程序必須由事業(yè)總部／集團財務管理部門審查和批準。 參照風險：Ｆ－１ ２．６．２收帳部門必須定期審查應收帳款（借方及貸方）余額，并對所有超過銷售條款規(guī)定期限的帳款開展收帳工作。收帳工作應形成文件記錄，妥善地存入客戶資信檔案。 參照風險：Ｆ－２，Ｆ－３ ２．６．３對客戶來信（對帳單／裝運貨物的投訴，勞務問題等等）必須予以及時的調查和解決。參照風險：Ｆ－３，Ｆ４ ２．６．４沖銷客戶應收帳款應按照各事業(yè)總部／集團和融資部門的政策備有充分的文件證明并經過批準。 參照風險：Ｆ－３，Ｆ－４ Ｆ－ｌ實施的收帳政策和程序可能不健全或不一致，結果可能導致收帳工作不恰當、無效率。 Ｆ－２由于不健全的收帳工作，拖欠帳款可能不得不核銷。 Ｆ－３可能無法及時查明和糾正現金收入的挪用或盜用。 Ｆ－３可能無法及時查明和糾正現金收入的挪用或盜用。 Ｆ－４客戶的不滿可能導致喪失客戶。 ２．７現金收人 ２．７．１所有現金收入，一經收訖，必須立刻嚴格背書（劃線）和妥善保管。 參照風險：Ｇ．ｌ ２．７．２現金收入必須每日登記日記帳并存入銀行，或按良好業(yè)務慣例規(guī)定辦理。現金收入日記帳必須與銀行報表核對，并按月記入總帳。 參照風險：Ｇ－２，Ｇ－３ ２．７．３如良好業(yè)務慣例允許，控制和負責支票／現金的收取和存入銀行的人員，不得兼任以下責任： ａ．記錄應收款明細帳； ｂ記錄總分類帳； Ｃ．收回拖欠應收款； ｄ．批準核銷壞帳； ｅ．批準貸記通知，折扣，折讓或客戶退貨； ｆ．準備帳單文件 參照風險：Ｇ－１，Ｇ－２ ２．７．４應鼓勵客戶將付款直接匯至上鎖信箱（如果可行的話）或摩托羅拉在銀行開立的存款帳戶。 參照風險：Ｇ－ｌ，Ｇ－３ ２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應收款明細帳和具體的客戶帳目。未確認的匯款必須立即調查和解決。 參照風險：Ｇ－２，Ｇ－４，Ｇ－５，Ｇ－６ ２．７．６必須制定客戶匯款月截止程序。 參照風險：Ｇ－５，Ｇ－６ ２．７．７必須對客戶的雜項匯款收入制定健全的控制程序。這些程序必須由有關財務管理部門批準。 參照風險：Ｇ－ｌ，Ｇ－２ Ｇ－１現金收入可能丟失及或被盜用。 Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現金收入可能無法及時查明和糾正。 Ｇ－３現金流動可能達不到最大限度。 Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現金收入可能無法及時查明和糾正。 Ｇ－３現金流動可能達不到最大限度。 Ｇ－４由于客戶應收帳款不準確，收帳工作的效率可能不佳。 Ｇ－５應收帳款內部管理報告所列入的應收帳款余額及或應收款帳齡分析可能不準確。 Ｇ－６財務記錄和財務報表可能錯報。 ３．０采購周期 采購周期包括如下職能：保證供應來源并確定供應商資格；提出材料、設備、貨物、用品或勞務請購單；從經批準的供應商處索取貨源和價格資料；發(fā)出訂單；檢查驗收材料或商品；計算應付供應商的款額；以有控和有效的方式辦理支付。 管理人員選擇控制程序和技術的過程中，實施控制的程度是一個合理業(yè)務判斷。決定內部控制實施程度應使用一般準則是，控制成本不應超出所產生的收益。 “采購周期”包括的具體職能或部門是： ３．ｌ選擇和保留供應商 ３．２購貨 ３．３驗收 ３．４應付帳款 ３．５付款 ３．ｌ選擇和保留供應商 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團政策制定供應商選擇和資格確認的程序，并經過批準。事業(yè)總部／集團政策必須明確，選擇供應商過程涉及采購、工程設計和制造，質量保障，財務與銷售等方面。選擇供應商不得只由采購部門或采購人員負責。選擇和確認供應商資格的責任必須與付款和會計業(yè)務劃分。 參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 購貨可能： a.未經授權或授權不當。ｂ．購自未經批準的供應商。 c.由未經授權的人員訂貨和收貨。 Ａ－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公開。司內部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大 Ａ－３ 所購貨物可能不符合質量標準?？赡芙邮芰宋唇浐藴实膬r格或條款。 ３．１．２ 選擇和確認供應商資格過程中所使用的所有標準必須形成文件并妥善保管。選擇／證明資格確認標準應包括： a.到供應商現場進行觀察； ｂ．供應商的技術能力； ｃ．為企業(yè)提供恰當服務的能力，其中包括對需求和變化的反應能力； ｄ．評價供應商現行的質量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動檢查的過程控制，質量管理報告及記錄保管是否完善； ｅ．按時交貨記錄； ｆ．供應商潛在的人力及或能力局限性； ｇ．評價供應商的成本結構和未來成本預測／降低的合理性，其中包括單位數量假設； ｈ．供應商對工程協(xié)助的接受能力； ｉ．供應商設施地點與摩托羅拉的距離； ｊ．供應商在類似情況下與其它客戶進行交易的歷史； ｋ．供應商的財務穩(wěn)定性。 參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．1．３ 必須按照事業(yè)總部／集團的政策制定供應商名錄／數據庫并經過批準。至少每年要對供應商名錄／數據庫進行審查、更新并刪除不常用的供應商。供應商選擇過程和財務驗證一經完成，應將供應商補入供應商名錄／數據庫。 參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－5 未經授權的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅拉及其供應商。 ３．１．４ 如果根據取得貨源政策決定使用獨家或單一供應渠道提供一種產品或商品，必須按照事業(yè)總部／集團的政策編制書面文件，說明其原因，該文件需經批準并妥善保存。如果某供應渠道的中斷可能對一項業(yè)務或摩托羅拉產生重大的消極影響，必須制定業(yè)務中斷準備計劃，編制成文并經過批準，以保證在緊急情況時有充足的材料供應。業(yè)務中斷準備計劃應包括材料和安裝。獨家供應指某種材料／產品只能從唯一的一家供應商那里購進。當有幾家供應商能夠提供產品或材料但僅使用其中一家時，則屬于單一供應渠道。 參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－6 可能提前或拖后收到材料，結果導致業(yè)務中斷或庫存積壓。 3.1.5 必須按照事業(yè)總部／集團的政策定期監(jiān)測供應商以保證實際績效與預期相符?？冃蟾婵砂ǎ? ａ．按時交貨的百分比； ｂ貨物的準確性； Ｃ．產品質量； ｄ．與前一年或公式／目標成本相比的實際成本。 參照風險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3．2購貨 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．2．１ 所有購貨責任必須與付款和會計業(yè)務劃分開。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ-Ｚ B－ｌ 購貨可能： ａ．未經授權或授權不當。 ｂ．購自未經批準的供應商。 Ｃ．由未經授權的人員訂貨和 收貨 ３．2．２ 購貨代理人或采購人員與供應商之間必須保持相互獨立。這種獨立性可通過定期輪換采購人員，公司合同參與或商品采購小組來實現。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實際，必須具備其它補償性控制措施。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ-２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 ３．2．３ 購買貨物或勞務應按照事業(yè)總部／集團政策的規(guī)定填寫進貨訂單／請購單。對于一次性支出，例如培訓研討會，業(yè)務公費等，進貨訂單／請購單有時不合適或不必要。在無紙業(yè)務處理情況下，進貨訂單／請購單井不一定是書面文本，但必須要求有完整的文件，控制授權和記錄保管。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了應該退貨或拒收的項目并支付了款項，包括： ａ．未訂購的貨物或勞務； ｂ．數量超出或合同錯誤； Ｃ．撤銷訂單或訂單復本。 ３．2．４ 采購申請單必須在作出購貨承諾之前由申請部門正式發(fā)出并經過恰當批準。 參照風險：b-1,b-2 B－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．2．5 所有購貨訂單／業(yè)務事項必須能夠單獨確認和查 詢，并且必須定期進行會計處理。如果序號的完整性不是由計算機控制的，購貨訂單必須預先編號。 參照風險：Ｂ－５，Ｂ６ B－5 未經授權的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應商的利益。 ３．2．6 所有購貨訂單或輸入屏幕的地點均必須予以保護，業(yè)務處理和批準過程中的內部控制程序必須完善，以防上未經授權的使用。 參照風險：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－6 貨物和勞務可能已接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。 ３．2．7 購貨訂單／業(yè)務事項必須包括所有正式承諾資料，其中包括數量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。 參照風險：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所購貨物可能不符合質量標準。價格或條件未經批準便予以接受。 ３．2．8 購貨訂單／業(yè)務事項必須指示供應商將其帳單直接送交應付帳款部門。 參照風險：Ｂ一衛(wèi)，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結果導致業(yè)務中斷或庫存積壓。 ３．2．9 所有超過事業(yè)總部／集團財務和經營管理部門規(guī)定和預先確定金額的購貨，必須公開投標。不進行公開招標或接受非最低標價和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，充分說明理由并由管理部門批準。 參照風險：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能發(fā)生重復付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未經批準或不存在的供應商。 ３．2．10 購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進貨核對，還應送至應付帳款部門，以便與供應商帳單核對； 參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無法向外部的法律，稅務或審計部門提供記錄。 ３．2．11 由于價格或數量的提高，購貨訂單超過采購人員批準權限，對購貨訂單進行的修改必須符合事業(yè)總部／集團的政策并經過批準。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購貨及或付款金額可能入錯，還可能入錯帳戶或入錯會計期間。 ３．2．12 修改或撤銷的購貨訂單必須及時通知應付帳款部門。 參照風險：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－1２ 可能對無法收到的貨物或勞務支付了款項。 ３．2．13 必須建立程序確保所有因質量低劣，規(guī)格原因要退回供應商的生產材料，資本或費經過恰當的批準并妥善入帳。 參照風險：Ｂ－１３ Ｂ－1３ 對次品的處理可能不嚴格，誤送回倉庫及或出現記錄錯誤。被盜的可能性急劇增加。 ３．2．14 摩托羅拉負有財務責任的合同，諒解備忘錄以及意向書，必須按照事業(yè)總部／集團政策，經管理部門認可。此類文件還應經過法律部門批準，曾經被批準使用的，常用格式和文字的文件除外。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ－６ ３．2．15 應根據供應管理目標對購貨代理人，采購人員和商品采購小組進行評價，即降低庫存，提高質量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。 參照風險：Ｂ－７，Ｂ．８ 3．3驗收 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．3．１ 驗收部門地點應與生產設施和裝運部門分開，除非良好的業(yè)務慣例另有規(guī)定。 參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２ C－ｌ 購貨可能： ａ．未經授權或授權不當； ｂ．購自未經批準的供應商； Ｃ．由未經授權的人員訂貨和 收貨 C－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 C－３ 應該退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項，包括： ａ．未訂購的貨物或勞務； ｂ．數量超出或合同錯誤； Ｃ．撤銷訂單或訂單復本。 ３．3．２ 未經授權任何人不得進入驗收部門。 參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．3．３ 所有購進的材料、貨物和用品必須在每一設施的指定驗收站驗收，除非按照事業(yè)總部／集團政策另有安排和批準。 參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－5 未經授權的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應商利益。 ３．3．４ 驗收站應只驗收那些有經批準的購貨訂單或類似文件的貨物。所有其他進貨應及時退還供應商或調查其是否正當。 參照風險：Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－5 C－6 貨物和勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。 ３．3．5 每一指定的驗收站必須對驗收所有的材料，貨物或用品進行會計處理并提供驗收憑證。 參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ７ C－7 所購貨物可能不符合質量標準，價格或條件可能未經批準便予以接受。 ３．3．6 如果沒有實際收到貨物或勞務和恰當的提貨證明。不得辦理驗收業(yè)務。參照風險：Ｃ－６ C－8 可能提前或拖后收到材料，結果導致業(yè)務中斷或庫存積壓。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須采用抽樣檢驗方法，對購進的貨物加以清點，稱重或測量，以確定供應商發(fā)貨的準確性。所有數量偏差必須在驗收業(yè)務中記錄，并與供應商妥善解決。 參照風險：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－７ C－9 采購或付款業(yè)務可能記錯金額，入錯帳戶和記錯會計期間 ３．3．8 驗收業(yè)務資料必須保存于驗收部門，并及時送達購貨和應付帳款部門，以便向供應商付款。 參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ－７ ３．3．9 如果沒有行之有效的供應商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須立即檢驗進貨以查明質量特性，產品規(guī)格及毀損情況。 參照風險：Ｃ－４，Ｃ－７ ３．3．10 驗收業(yè)務資料必須要妥善保護，以防被盜，毀損或未經授權任意使用。驗收業(yè)務文件必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。 參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３．3．11 購進貨物一經收到必須予以安全保管。昂貴商品，例如貴重金屬，必須在驗收過程中予以保護。 參照風險：Ｃ一1 ３．3．12 糾正驗收業(yè)務原始文件中的差錯須經事業(yè)總部／集團政策指定人員的授權。參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２，Ｃ．４，Ｃ-７ 3.4應付帳款 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．4．１ 應付帳款職能必須： ａ．與購貨和驗收業(yè)務分開； ｂ．與應付帳款部門內的總帳入帳業(yè)務劃分開。 參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時挪用。差錯和違反規(guī)定的可能性急劇增加。 ３．4．２ 在支付之前，必須按照事業(yè)總部／集團的政策，對供應商發(fā)票或相當于發(fā)票的單據，材料或勞務收入憑證、價格準確性，數量以及帳戶分配等項目是否完善進行審查。缺少任何上述信息或信息之間有任何偏差，均須在付款前予以解決。 參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報告或報告不準確?？赡芪从涁搨瑤齑婧蛻稁た羁赡苠e報。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應商倉庫方案，或電子數據交換，必須具備完善的控制，以確保價格和收貨數量正確。 參照風險：Ｄ－１，Ｄ－３，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ－８ D－３ 貨物或勞務可能由未經授權的人員訂購和收貨。 ３．4．４ 沒有購貨訂單或驗收報告的發(fā)票（如，非生產性勞務，支票申請單，一次性購貨等等），必須在付款之前由管理人員按照事業(yè)總部／集團的審批權限予以批準。 參照風險：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ．８ D－4 應退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。包括： ａ．未訂購的貨物； ｂ．不符合質量標準； C。數量超出或品目錯誤。 ３．4．5 超過事業(yè)總部／集團政策規(guī)定限度的運費發(fā)票，必須在支付之前與裝運證明或驗收單據進行核對。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－７，Ｄ－８ D－5 生產用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務中斷或庫存積壓。 ３．4．6 所有準備付款的發(fā)票包括經批準的費用報表和支票申請單，必須附上充分的證明單據或者與證明單據核對。必須對發(fā)票，支票申請單或費用報表予以審查，然后才能批準付款。 參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ-8 D－6 貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。 ３．4．7 凡使用電子計算機系統(tǒng)管理應付帳款的，系統(tǒng)本身的控制，必須有效，以發(fā)現和防止重復付款。 參照風險：Ｄ－７ D－7 對供應商重復付款，付款中有錯誤，或有舞弊行為。 ３．4．8 應該使用原始發(fā)票作為付款憑證。如沒有原始發(fā)票，應按照事業(yè)總部／集團政策規(guī)定得到恰當批準之后，才可使用發(fā)票副本。 參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７ D－8 記錄可能丟失或毀損。 3.４．９過期的，不相符的購貨訂單，驗收單據和發(fā)票，必須定期予以審查，調查和解決。 參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４ 3.４．１０供應商報表必須至少以抽查的方式予以審查，以查明有無逾期項目，并及時予以解決。 參照風險：D－２，Ｄ－４，D－７，Ｄ－９ 3.４．１１應付帳款余額表必須按月累計，并與總分類帳核對。任何差額均須及時解決。 參照風險：Ｄ－４，D-６ ３．４.1２應付帳款部門應至少按季度檢查借方余額帳目，并要求對超過９０大的未付金額匯款。此種匯款應直接交付出納職能部門。 參照風險：Ｄ－６ 3.4.1３向供應商發(fā)出的借記和貸記憑單必須有文件證明并按照管理人員審批權限經過批準。 參照風險：Ｄ－２，Ｄ－５，Ｄ－６，D-７ 3.4.1４借記和貸記憑單必須能夠單獨確認和查詢。如果序號的完整性不是由計算機控制的，書面文件必須預先編號。 參照風險：Ｄ－６，D-７ 3.4.1５在付款之前，應付帳款部門必須確定供應商已列入經批準的供應商名錄／數據庫中。對于未列入數據庫的供應商必須按照事業(yè)總部／集團政策予以確認。 參照風險：Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７ 3.4.1６零用金業(yè)務應限于小額支出并能夠接受對其合理性的審查。應定期對冬用金進行獨立確認。 參照風險：Ｄ－６，Ｄ－１０ D-２購貨可能已收到，但沒有報告或報告不準確?？赡芪从涁搨瑤齑婧蛻稁た羁赡苠e報。 D-4應退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。包括： A。未訂購的貨物； ｂ．不符合質量標準； ｃ．數量超出或品目錯誤 D-５生產用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務中斷或庫存積壓。 D-６貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。 D-７對供應商重復付款，付款中有錯誤，或有舞弊行為。 D-9記錄可能被濫用或更改，從而損害摩托羅拉及其供應商利益。 D-１０購貨可能： A。未經授權或授權不當； ｂ．購自未經授權的供應商； ｃ．由未經授權的人員訂購和驗收。 ３．５支付 ３．５．１支付職能部門必須對各種職責作如下劃分： ａ．填寫付款憑單與支票簽字和已簽字支票的郵寄分開； ｂ．應付帳款業(yè)務與購貨和驗收業(yè)務分開； Ｃ．支票填寫，印制，簽字和發(fā)送業(yè)務５供應商確認啟用分開，與發(fā)票輸入業(yè)務分開； ｄ．確認和啟用供應商與發(fā)票輸入業(yè)務和支付準備及付款分開。 參照風險：Ｅ－１，Ｅ-Ｚ，Ｅ-３ ３．５．２所有付款必須有據可查，能夠單獨確認并且應該定期進行會計處理。 參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－２，ＥＳ ３．５３支票，電子計算機轉帳，銀行轉帳申請單必須附有購貨訂單，驗收單據，原始發(fā)票，或者按照事業(yè)總部／集團政策規(guī)定，能夠證明為正當支出的憑證。這些文件應發(fā)給支票簽字人，由其進行審查，然后再簽發(fā)支票。 參照風險；Ｅ－３，Ｅ－４，Ｅ－５，ＥＳ ３．５．４必須在摩托羅拉與供應商的議定的條款范圍內支付已批準的款項。 參照風險：Ｅ－９ ３．５．５如果按照購貨訂單或發(fā)票條款予以付款，應計算供應商給予的所有折扣。 參照風險：Ｅ－６，Ｅ－１０ ３．５．６所有大付必須在負債發(fā)生或付款期間恰當準確地記入會計帳冊。絕不能延誤或推遲費用的恰當確認。 參照風險：Ｅ－４，Ｅ－６，Ｆ－７，Ｅ．１０ ３．５．７支票付款不得使用現金支票或不記名支票。參照風險：ＥＩ，Ｅ４，Ｅ-5 ３．５．８帶有摩托羅拉或其財務機構標志的全部空白支票，必須予以保護，以防止毀損，或未經核準的使用。必須定期說明空白支票的填發(fā)，作廢或未用情況。凡有使用簽字印鑒和數控等宇儀的，均須妥善保管。 參照風險：Ｅ－１，Ｅ－４，Ｅ５，Ｅ－８ ３．５．９各務業(yè)總部／集團財務總監(jiān)，必須確定支票，本票和銀行轉帳的有權鑒字人并由公司融資部經理批準。 參照風險：Ｅ一互，Ｅ－２，Ｅ－４，Ｆ－５，Ｅ－８ ３．５．１０超出事業(yè)總部／集團財務總監(jiān)提出，公司融資部經理批準的各業(yè)務單位支付限額時，凡屬于手工簽