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1、- 檔 案 管 理 第一章 緒 論 第一節(jié) 檔案管理概述 l 一、檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn) l 二、檔案管理的容 l 三、檔案管理的圍 l 四、檔案管理的根本要求 一、檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn) l 檔案管理工作是用科學(xué)的原則和法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐效勞的一項(xiàng)工作。 l 〔一〕工作性質(zhì) l 是科學(xué)文化事業(yè)的組成局部； l 是部門各項(xiàng)管理工作的組成局部； l 是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的組成局部。 l 〔二〕檔案管理工作的特點(diǎn) l 〔1〕檔案資源積累的緩慢性——重視檔案保管和保護(hù) l 檔案是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)而逐漸積累起來的，不像圖書資料大量印刷并廣泛

2、流通； l 大多數(shù)檔案是“孤本〞，不能隨意復(fù)制； l 檔案比一般圖書更顯珍貴。 唐代開元年間的檔案由省檔案館收藏的形成于公元714年的"唐代開元年間檔案"〔5件〕是中國(guó)檔案部門現(xiàn)存最古老的紙質(zhì)公文檔案 〔2〕檔案管理過程的階段性——在不同階段具有不同的特點(diǎn) 檔案的流轉(zhuǎn)程序，可分為檔案室階段和檔案館兩個(gè)階段。 處于不同階段的檔案所起的作用不同，價(jià)值不同，效勞對(duì)象不同，檔案管理式也存在差異。 檔案在不同階段的特點(diǎn)： 階 段 半現(xiàn)行階段 非現(xiàn)行階段 保存地點(diǎn) 機(jī)關(guān)檔案室 檔 案 館 價(jià)值特點(diǎn) 參考憑證價(jià)值 歷史文化價(jià)值 保管期限 短期、長(zhǎng)期和永久 永 久 效勞

3、對(duì)象 本 機(jī) 關(guān) 整個(gè)社會(huì) 〔3〕檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性——客觀上限制了檔案交流 檔案是在形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史，以及其觀點(diǎn)、經(jīng)歷和成果，包含了與形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。來源原則是這一特點(diǎn)的充分表達(dá)。 〔4〕檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性——造成檔案保管和利用的矛盾 檔案直接關(guān)系到形成者的切身利益，關(guān)系到**，因此，多都實(shí)行封閉期制度。 封閉期是指從檔案形成到開放之間的期限。 l 二、檔案管理的容 l 包括兩個(gè)面： 〔一〕檔案資源管理，也稱檔案實(shí)體管理。包括對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等檔案業(yè)務(wù)工作容。 〔二〕

4、檔案信息組織，對(duì)檔案中所包含的信息的管理。是指對(duì)檔案中所包含的信息容進(jìn)展提醒、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔案信息的開發(fā)利用。 l 三、檔案管理的圍 不同種類的檔案構(gòu)成了檔案管理的不同面。 〔1〕按檔案容：分為普通檔案和專門檔案。 普通檔案：文書檔案。包括黨務(wù)、政務(wù)、機(jī)關(guān)事務(wù)檔案； 專門檔案：在一定專業(yè)領(lǐng)域或?qū)ｉT業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的、反映特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)容的專用文件材料。 l 〔2〕按檔案的載體形式：分為一般檔案、特種檔案 l 一般檔案：以文字為表述形式的紙質(zhì)檔案； l 特種檔案：以圖像聲音等非文字手段為表述形式的非紙質(zhì)檔案，包括古代的甲骨、金、竹木檔案，以及現(xiàn)代的聲像、縮微、數(shù)字

5、檔案。 – 特種檔案的制成材料、載體和信息存貯式都不同于普通檔案 3〕按形成單位：分為公務(wù)檔案和私人檔案。 公務(wù)檔案：機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理、生產(chǎn)建立、科研活動(dòng)中形成的檔案。 私人檔案：各行各業(yè)著名人物在其個(gè)人歷史活動(dòng)中形成的檔案，包括家譜、族譜、手稿、書信、日記、照片及反映其生平事跡的傳記材料。 l 〔4〕按形成時(shí)期：分為古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案三種。 l 古代檔案：1840年以前歷代形成的檔案 l 近代檔案：自1840年至1949年中華人民國(guó)成立以前形成的檔案 l 現(xiàn)代檔案：中華人民國(guó)建國(guó)以后形成的檔案 l 三、檔案管理的根本要求 1、完整性要求 2

6、、平安性要求 3、科學(xué)性要求 4、規(guī)性要求 5、經(jīng)濟(jì)性要求 6、現(xiàn)代化要求 第二節(jié) 全宗理論 l 一、全宗的含義及類型 l 二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則 l 三、立檔單位的變化對(duì)組織全宗劃分的影響 l 四、全宗理論的適用圍 l 五、全宗理論的開展 l 六、我國(guó)關(guān)于全宗理論的探討 l 一、全宗的含義及類型 l 〔一〕全宗的含義 l 全宗是在社會(huì)實(shí)踐中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案集合體。 l 〔1〕全宗是一個(gè)有機(jī)整體。 l 〔2〕全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的。 l 〔3〕全宗是以一定的社會(huì)單位或社會(huì)活動(dòng)工程為根底構(gòu)成的。 l 〔4〕全宗是檔案的根本管理

7、單位。 〔二〕全宗的類型 〔1〕按形成者，分為組織全宗、個(gè)人全宗、工程全宗。 組織全宗：一個(gè)能獨(dú)立行使職權(quán)的社會(huì)組織〔機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等〕在其活動(dòng)中形成的檔案整體； 個(gè)人全宗：社會(huì)著名人物在其活動(dòng)中形成的檔案整體； 工程全宗：在*一項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案集合體。 〔2〕按形成式，分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、聚集全宗、檔案聚集。 獨(dú)立全宗：一個(gè)全宗形成者〔立檔單位〕形成的檔案集合體； 聯(lián)合全宗：兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一管理的檔案集合體； 聚集全宗：按一定特征組成的，檔案數(shù)量很少或殘缺不全的假設(shè)干全宗的集合體； 檔案聚集：由不同立檔單位形成的，按照一

8、定特征集中起來的檔案混合體。 l 例如: l “*省手工業(yè)局、手工業(yè)聯(lián)社聯(lián)合全宗〞 l “國(guó)民政府聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)聚集全宗〞 l “國(guó)民政府東北地區(qū)鐵路交通部門聚集全宗〞 l “國(guó)民政府中國(guó)駐外使領(lǐng)館檔案聚集〞 l “國(guó)民政府各銀行檔案聚集〞 二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則 l 〔一〕立檔單位的構(gòu)成條件 l 長(zhǎng)期以來，組織是構(gòu)成立檔單位的主體，人們通常將一個(gè)社會(huì)組織的全部檔案作為一個(gè)全宗。隨著現(xiàn)代檔案工作領(lǐng)域的擴(kuò)展，以是否屬于同一個(gè)形成單位為唯一標(biāo)準(zhǔn)來區(qū)分全宗，不能完全解決新出現(xiàn)的問題。工程全宗、個(gè)人全宗的出現(xiàn)是傳統(tǒng)全宗理論的開展。 l 與全宗的類型相對(duì)應(yīng)，組織立檔單位、個(gè)人

9、立檔單位、工程立檔單位各有其立檔條件。 〔1〕組織立檔單位的構(gòu)成條件 執(zhí)行了相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能，以自己的名義對(duì)外行文。簡(jiǎn)言之，要有獨(dú)立的人事任免權(quán)、行文權(quán)、財(cái)權(quán)，一般還具有法人資格。 〔2〕個(gè)人立檔單位的構(gòu)成條件 當(dāng)一個(gè)人執(zhí)行了一種相對(duì)獨(dú)立、比擬重要的社會(huì)職能，并積累了足夠數(shù)量的以自己名義署名的文件時(shí)，才有資格構(gòu)成立檔單位。 〔3〕工程立檔單位的構(gòu)成條件 工程在本專業(yè)領(lǐng)域或一定圍自成體系并具有相當(dāng)規(guī)模，圍繞該工程而產(chǎn)生的檔案文件具有相當(dāng)數(shù)量。 l 工程立檔單位與組織立檔單位是穿插的。為了防止檔案分散和不必要的重復(fù)，需明確工程全宗和組織全宗各自的圍及界限。 l 綜合性檔案館為了全

10、面反映和地區(qū)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，應(yīng)以組織全宗為主； l 專門檔案館以反映本專業(yè)概況和專業(yè)技術(shù)的開展和變化為目的，應(yīng)以工程全宗為主； l 不止一個(gè)單位參加的科技、生產(chǎn)和工程工程，可設(shè)置臨時(shí)機(jī)構(gòu)立檔單位，或?qū)⒃摴こ虣n案歸入其牽頭單位或主管部門的全宗中去。 〔二〕全宗劃分的原則 〔1〕獨(dú)立性：構(gòu)成全宗的單位必須具備相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能。 〔2〕關(guān)聯(lián)性：構(gòu)成一個(gè)全宗的檔案之間必須具有在的密切聯(lián)系。不能人為地、隨意地分合。 〔3〕便性：為了保管和利用的便，全宗的規(guī)模一般應(yīng)控制在一定圍。 〔4〕一致性：對(duì)于一樣類型立檔單位或檔案，其全宗劃分要保持一致，劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一。 三、立檔單位變化對(duì)組織全宗

11、劃分影響 組織立檔單位的變化有兩種情況：根本性變化、根本職能的變化。 〔一〕所謂根本性變化是指立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)上的變化。在發(fā)生根本性變化時(shí)，各個(gè)歷史時(shí)期的不同政權(quán)、建國(guó)前后的政府機(jī)關(guān)、官僚資本主義企業(yè)與社會(huì)主義國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案，各自構(gòu)成全宗。 〔2〕單位根本職能變化的影響 新成立單位符合立檔單位條件的，其檔案構(gòu)成新的全宗； 由假設(shè)干撤銷單位合并成一新的立檔單位，分別構(gòu)成全宗； 從*一單位別離出去的單位，其檔案構(gòu)成新的全宗； 原為一獨(dú)立單位，后改為一單位的部組織機(jī)構(gòu)，改變前為一全宗，改變后是另一全宗的組成局部； 臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般應(yīng)納入其主管單位檔案全宗。但臨時(shí)機(jī)構(gòu)執(zhí)行的

12、是獨(dú)立的社會(huì)職能，為期時(shí)間長(zhǎng)，檔案數(shù)量多，可單獨(dú)構(gòu)成全宗。 四、全宗理論的適用圍 〔1〕在收集工作中的應(yīng)用。機(jī)關(guān)檔案室的歸檔工作要求遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；檔案館對(duì)檔案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的檔案作為一整體統(tǒng)一進(jìn)館，不得隨意分散； 〔2〕在整理工作中的應(yīng)用。在檔案整理工作中，一個(gè)全宗的檔案作為一個(gè)整體，進(jìn)展系統(tǒng)化整理、分類和排列，檔案管理的完整性、系統(tǒng)性得到表達(dá)； back 〔3〕在鑒定工作中的應(yīng)用。檔案鑒定以全宗為根底來權(quán)衡全宗案卷和文件的價(jià)值，假設(shè)離開全宗孤立地鑒別一份文件，則難以判定其價(jià)。 〔4〕在保管和統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用。全宗是檔案保管和統(tǒng)

13、計(jì)的重要單位。 〔5〕在編目工作中的應(yīng)用。多檔案檢索工具都是以全宗為對(duì)象編制的。 〔6〕在根底工作中產(chǎn)生的全宗理論不可防止地利用工作產(chǎn)生影響，如閱覽室調(diào)卷、檔案展覽、檔案編研等都離不開全宗。 五、全宗理論的開展 1、檔案管理最初采用的是事由原則，即以檔案文件容來整理組織檔案，隨著檔案數(shù)量和種類的增加，來源原則逐漸取代了事由原則。 2、來源原則的表現(xiàn)形式是“全宗理論〞。 3、全宗理論的發(fā)端——法國(guó)最先提出“尊重全宗原則〞〔1841年〕。 4、在法國(guó)“尊重全宗原則〞根底上，普士提出了“登記室原則〞〔1881年〕。 5、荷蘭檔案學(xué)家謬?yán)铡⑴崴?、福羅英于1898年發(fā)表"檔案的管理和整理

14、手冊(cè)"〔又稱"荷蘭手冊(cè)"〕，從理論上論證了來源原則。 back 20世紀(jì)以來，來源原則進(jìn)入廣泛傳播和開展時(shí)期： 英國(guó)：20世紀(jì)20年代提出了“檔案組合〞〔Archive Group〕； 美國(guó)：20世紀(jì)30—40年代提出了“文件組合〞〔Record Group〕； 聯(lián)：20世紀(jì)20—30年代提出了“統(tǒng)一檔案全宗〞概念，后俄羅斯使用“俄聯(lián)邦檔案全宗〞概念。并在其2004年檔案事業(yè)法中規(guī)定，檔案全宗是“相互之間具有歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系的檔案文件的總和〞。這意味著非同一來源而在容上具有邏輯聯(lián)系的檔案文件集合體也可構(gòu)成全宗。 德國(guó)：布倫克對(duì)來源原則的修正：提出“自由來源〞原則，在整理檔案時(shí)要兼顧

15、“來源〞和“事由〞。 六、我國(guó)關(guān)于全宗理論的探討 問題一：檔案數(shù)量劇增，全宗規(guī)模過大，假設(shè)拆分全宗，則違背了同一全宗檔案不可分散的原則； 問題二：科技檔案等專門檔案怎樣按全宗原則管理； 問題三：檔案館類型增多，出現(xiàn)綜合性檔案館和專門檔案館之間館藏接收圍的穿插問題，以及全宗的歸屬問題； 問題四：社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制、機(jī)構(gòu)改革給全宗劃分造成困難和混亂； 問題五：計(jì)算機(jī)技術(shù)更加廣泛和深入地滲透到檔案管理中，電子文件的大量產(chǎn)生，對(duì)全宗理論的挑戰(zhàn)。 l 我國(guó)學(xué)者關(guān)于全宗理論的觀點(diǎn) l 〔1〕關(guān)于全宗概念 l 三種觀點(diǎn)：“主體決定說〞 “過程決定說〞 “全宗集合說〞 l 〔2〕關(guān)于全宗

16、分類 l 三種分類法：主體全宗、客體全宗 理論全宗、實(shí)體全宗 機(jī)關(guān)全宗、檔案館全宗 〔3〕關(guān)于全宗的構(gòu)成條件 在3個(gè)根本構(gòu)成條件：行文權(quán)、人事任免權(quán)、財(cái)權(quán)的根底上，增加一個(gè)條件：有無法人資格 〔4〕關(guān)于全宗理論的實(shí)質(zhì) 來源聯(lián)系.有機(jī)聯(lián)系. 須根據(jù)檔案形成規(guī)律，既按照來源聯(lián)系又按照邏輯聯(lián)系來構(gòu)成全宗。 在特定情況下，為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，可突破單一的來源原則疇，按照邏輯聯(lián)系來構(gòu)成全宗。對(duì)不同形成規(guī)律的檔案采用不同的管理法，表達(dá)了全宗理論的實(shí)質(zhì)。 討論題 如全面認(rèn)識(shí)和理解全宗理論" 全宗理論最先是由哪個(gè)首先提出的" 全宗的根本含義. 全宗是依據(jù)什么來組成的" 全

17、宗理論為什么能取代事由原則成為占據(jù)主導(dǎo)地位的檔案管理理論. 事由原則適用于種檔案的組織. 傳統(tǒng)的全宗理論在當(dāng)代有突破和開展" 案例分析： 在*市的一項(xiàng)大型基建活動(dòng)中，該市的規(guī)劃局、建立局、***、*大型建筑公司等參與其中，請(qǐng)問在該工程建立過程中形成的檔案應(yīng)如按全宗理論進(jìn)展管理. 第三節(jié) 檔案管理工作的開展與檔案管理系統(tǒng) 一、現(xiàn)代檔案的特點(diǎn) ? 數(shù)量激增，種類多樣 ? 來源廣泛，容繁雜 ? 載體形式多樣化 ? 社會(huì)對(duì)檔案的需求增加 二、檔案管理工作的開展 1、檔案業(yè)務(wù)工作復(fù)雜化 不同門類、不同載體的檔案有不同特點(diǎn)，無法采用通用的法。使檔案管理、保管和利用工作復(fù)雜化。

18、2、檔案效勞式多樣化 效勞圍、效勞對(duì)象擴(kuò)展，由被動(dòng)效勞轉(zhuǎn)向主動(dòng)效勞 3、檔案管理手段現(xiàn)代化 計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段得到應(yīng)用 4、檔案管理法科學(xué)化 三、檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)及其性質(zhì) 系統(tǒng)：同類事物組成的整體 檔案管理系統(tǒng)，是指為滿足利用者需要而建立的，收集和存貯檔案材料及經(jīng)過加工的檔案信息，并通過一定的技術(shù)裝備與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息傳遞功能的相對(duì)獨(dú)立的有機(jī)整體。 檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成要素：系統(tǒng)目標(biāo)、檔案資源、設(shè)備、法和功能。 檔案管理系統(tǒng)具有開放性、主觀能動(dòng)性〔自我調(diào)整和優(yōu)化〕、與其他信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性等特點(diǎn)。 檔案管理系

19、統(tǒng)的構(gòu)造和功能 輸入子系統(tǒng)：收集和鑒選檔案。 存貯加工子系統(tǒng)：對(duì)檔案信息進(jìn)展提醒、加工與組織，進(jìn)展系統(tǒng)整理，便于檢索和利用。 輸出子系統(tǒng)：以借閱、檢索、咨詢等式向社會(huì)提供檔案信息效勞。 反應(yīng)子系統(tǒng)：通過統(tǒng)計(jì)和用戶研究等式掌握系統(tǒng)運(yùn)行及用戶需求狀況，使檔案管理系統(tǒng)不斷完善和優(yōu)化。 輸 入 子 系 統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng) 收集 鑒定 篩選 存 貯 加 工 子 系 統(tǒng) 整理 保管 編目 編研 輸 出 子 系 統(tǒng) 借閱 檢索 報(bào)導(dǎo) 反 饋 子 系 統(tǒng) 統(tǒng)計(jì) 用戶 研究 檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制： 統(tǒng)一規(guī)劃，整體協(xié)調(diào)。

20、 通過系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化提高其工作效率。 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，提高其自動(dòng)化水平。 科學(xué)地評(píng)價(jià)現(xiàn)有系統(tǒng)。 保持與外界的聯(lián)系和溝通。 通過對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制，可以使檔案管理系統(tǒng)到達(dá)構(gòu)造合理、運(yùn)行可靠、技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合算、效率提高的理想效果。從而將檔案管理納入系統(tǒng)管理的科學(xué)軌道。 復(fù)習(xí)題 一、檔案管理工作有特點(diǎn).二、檔案管理包括哪兩個(gè)面容.三、檔案管理的圍. 四、全宗理論的根本含義及實(shí)質(zhì).五、檔案管理系統(tǒng)的根本構(gòu)成及功能. 第二章 檔案資源管理 l 檔案資源管理，也稱檔案實(shí)體管理，是對(duì)檔案資源進(jìn)展有方案的收集、整理和鑒選，建立科學(xué)合理的館藏體系，以滿足社會(huì)需要的活動(dòng)。 第一節(jié) 檔案

21、的收集 一、檔案資源狀況與檔案的流向 二、檔案收集工作的容和要求 三、歸檔制度 四、檔案館對(duì)檔案的收集 一、檔案資源狀況與檔案的流向 〔一〕檔案資源狀況 ? 館藏?cái)?shù)量缺乏；容單一；種類不全；時(shí)間跨度短；構(gòu)造不合理；質(zhì)量得不到保證。 ? 在檔案資源構(gòu)造面，存在“三多三少〞的現(xiàn)象： l 普通檔案多，專門檔案少； l 一般檔案多，特種檔案少； l 現(xiàn)代檔案多，歷史檔案少； l 此外，私人檔案缺乏控制。 〔二〕原因分析 長(zhǎng)期以自給自足的小農(nóng)經(jīng)濟(jì)為主，工業(yè)經(jīng)濟(jì)不興旺，限制了檔案的產(chǎn)生能力； ? 近代以來戰(zhàn)事頻繁，檔案損毀重，致使遺留至今的檔案很少。 ? 十年文革使檔案遭到

22、破壞； ? 檔案館收集檔案的圍側(cè)重于文書檔案，而無視了對(duì)他種類檔案的收集； ? 對(duì)進(jìn)館檔案沒有進(jìn)展格控制，影響了檔案的質(zhì)量。 〔三〕檔案的根本流向 文書部門立卷歸檔→本機(jī)關(guān)檔案室→歸口檔案館 "檔案館工作通則"、"各級(jí)檔案館收集檔案圍的規(guī)定"，各級(jí)各類檔案館收集檔案的總的圍如下表所示： 檔案館 級(jí)別 接收圍 進(jìn)館檔案保 管期限 機(jī)關(guān)類型 中央級(jí) 本級(jí)機(jī)關(guān) 永久 現(xiàn)行撤銷 省級(jí) 本級(jí)機(jī)關(guān) 永久 現(xiàn)行撤銷 省轄市 本級(jí)機(jī)關(guān) 永久長(zhǎng)期 現(xiàn)行撤銷 專門性 專業(yè)對(duì)口 永久長(zhǎng)期 現(xiàn)行撤銷 企事業(yè) 本單位 永久長(zhǎng)期 ? 二、檔案收集工作的容和要

23、求 檔案收集工作，是按法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的方法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地的檔案，集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)。 〔一〕檔案收集工作的容 〔1〕對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收工作； 〔2〕對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作； 〔3〕對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。 〔二〕檔案收集工作的要求 1、豐富和優(yōu)化館藏 要求：數(shù)量充足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、構(gòu)造合理 2、加強(qiáng)館〔室〕外調(diào)查和指導(dǎo) 了解立檔單位的歷史、建檔情況，全宗調(diào)查 3、推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 案卷驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、封面及卷格式和容標(biāo)準(zhǔn)等 4、保持全宗和

24、全宗群的不可分散性 三、歸檔制度 歸檔是指各機(jī)關(guān)的文書部門或業(yè)務(wù)部門將其在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料處理完畢后整理立卷，定期移交給檔案室集中保存。 在我國(guó)，歸檔通過"檔案法"及其他法規(guī)性文件確立為一項(xiàng)通行的制度，稱為歸檔制度。 歸檔制度包括三個(gè)面：歸檔圍、歸檔時(shí)間、歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。 建立和健全歸檔制度非常重要，它是檔案收集工作的基，是積累檔案財(cái)富的重要保證。 〔一〕歸檔圍 原則上，但凡反映本單位工作活動(dòng)，具有保存價(jià)值的各種文件，包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的各種形式和載體的文件，均屬歸檔圍。 歸檔文件材料，從來源上看，大體包括四個(gè)局部：上級(jí)機(jī)關(guān)、本

25、機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。 注意：除了正件以外，還應(yīng)包括；文書檔案與科技檔案分別歸檔；除了辦理完畢的文件以外，還包括已經(jīng)辦理但無結(jié)果的文件；有關(guān)刊物、簡(jiǎn)報(bào)和圖書一般不立卷歸檔。 〔二〕歸檔時(shí)間 歸檔時(shí)間是指文書處理部門或業(yè)務(wù)部門將需歸檔的文件材料向檔案室移交的時(shí)間。 辦理完畢的文件，一般應(yīng)在第二年由文書部門整理后向檔案室歸檔。 科技文件材料應(yīng)根據(jù)其形成規(guī)律和滿足其工作需要，靈活確立其歸檔時(shí)間，一般可分為“隨時(shí)〞和“定時(shí)〞兩種。 〔三〕歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求 總體要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。 具體要求： 1、

26、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全，并按文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)展分類整理、立卷。 2、注意區(qū)分文件價(jià)值，將永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件分開立卷。 3、歸檔案卷在技術(shù)加工面：卷文件排列要系統(tǒng)，并按排列順序編號(hào)，案卷標(biāo)題規(guī)。 4、向檔案室移交的所有案卷應(yīng)系統(tǒng)排列，并編定案卷順序號(hào)和數(shù)份案卷目錄。 四、檔案館對(duì)檔案的收集 〔一〕接收——檔案館收集檔案的最主要式 指通過例行制度和手續(xù)，將符合本館收藏圍的一定機(jī)構(gòu)的檔案集中進(jìn)館。 1、現(xiàn)行單位檔案的接收 〔1〕檔案館接收現(xiàn)行單位檔案的期限〔現(xiàn)行單位向檔案館移交檔案的期限〕 中央級(jí)、省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)檔案館：檔案自形成之日起在本機(jī)關(guān)保存20年 縣級(jí)：

27、檔案自形成之日起在本機(jī)關(guān)保存10年 〔2〕接收法 逐年接收、定期接收 〔3〕接收要求 ? 現(xiàn)行單位在實(shí)際移交檔案前，應(yīng)與檔案館聯(lián)系，雙商定接收日期； ? 進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一單位的全部檔案應(yīng)作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不得任意分散； ? 規(guī)定移交的檔案，應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好，正確劃分保管期限； ? 與檔案有關(guān)的資料、立檔單位的全宗介紹等檢索工具，應(yīng)隨同檔案一并歸檔。 2、撤銷單位檔案的接收 撤銷單位檔案的接收法與現(xiàn)行單位檔案的接收一樣，但應(yīng)注意以下幾個(gè)問題： 〔1〕由撤銷單位負(fù)責(zé)組織人力，整理好檔案，然后再向有關(guān)檔案館移交。 〔2〕撤銷

28、單位原全宗不得分散。撤銷單位的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)單位的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原單位檔案的一局部，按全宗整體移交檔案，或由其中的一個(gè)單位完整地代管。 〔3〕代管單位須對(duì)檔案負(fù)完全責(zé)任，并承當(dāng)原撤銷單位向檔案館移交檔案應(yīng)負(fù)責(zé)的全部工作。 〔4〕單位撤銷或合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，應(yīng)移交給接收單位繼續(xù)處理，并作為新單位檔案加以保存。 3、對(duì)保存在各部門的歷史檔案的接收 〔1〕保存在一般現(xiàn)行機(jī)關(guān)的歷史檔案，根本上可以按照接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位檔案同樣的方法處理； 〔2〕*些檔案與圖書、文物具有雙重性或多重性，一些圖書館、博物館、紀(jì)念館等文化部門所保存的文物、資料同時(shí)是檔案的，可

29、以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。檔案館應(yīng)與上述單位互通有無，搞好協(xié)作。 〔3〕多通過考古開掘出來的古代檔案和文件，如甲骨、金、玉帛、簡(jiǎn)牘等，具有檔案和文物的雙重性，保存在文物部門的由其依法自行管理，保存在檔案館的則應(yīng)繼續(xù)妥善保管。 〔二〕征集歷史檔案 指檔案館對(duì)應(yīng)該由其保管，但由于種種原因散失在社會(huì)上的歷史檔案進(jìn)展收集。 具體包括無償征集、有償征集、征收、征購(gòu)等式。 ? 無償征集：無償捐贈(zèng)、捐獻(xiàn)。 ? 有償征集：補(bǔ)償性、獎(jiǎng)勵(lì)性的捐贈(zèng)或捐獻(xiàn)。 ? 征收、征購(gòu)：檔案館依法采取強(qiáng)制性手段強(qiáng)行征集進(jìn)館。 ? 對(duì)保存在個(gè)人手中的歷史檔案的征集 由于歷史造成的復(fù)雜原因，大

30、批歷史檔案散失在不同的人群之中，包括老革命同志、文物愛好者、古董商人、曾經(jīng)在舊政權(quán)任職的官吏、職員及其繼承人等。 ? 對(duì)少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集 ? 建國(guó)前少數(shù)民族地政權(quán)、士官、個(gè)人和歷代封建朝統(tǒng)治者在社會(huì)歷史開展過程中直接形成的，反映少數(shù)民族政治、歷史、**、經(jīng)濟(jì)、軍事、天文、歷法、醫(yī)藥、教育、文藝、哲學(xué)、倫理和民俗等各面情況，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 · 應(yīng)了解不同少數(shù)民族地區(qū)在文字、容形式、保存地點(diǎn)上的特點(diǎn)，區(qū)別對(duì)待。如： ? 納西族東巴經(jīng)文歷史檔案 ? 是用納西族古老的東巴文字記載的**典籍，被譽(yù)為“古代納西族的百科全書〞。

31、 ? 東巴文是世界上唯一的圖畫向象形過渡的文字，也是世界上唯一還在使用的“活著的文字〞。 ? 東巴古籍文獻(xiàn)被列入"世界記憶遺產(chǎn)名錄" ? 應(yīng)正確貫徹的民族政策、統(tǒng)戰(zhàn)政策和**政策 〔三〕承受捐贈(zèng) ? 對(duì)所有權(quán)不屬于的私人檔案，在個(gè)人自愿的根底上承受無償捐贈(zèng)。 ? 一般而言，檔案館接收捐贈(zèng)的大多數(shù)為著名人物的檔案，以及局部私營(yíng)企業(yè)檔案。捐贈(zèng)者可以優(yōu)先利用其捐贈(zèng)的檔案。 ? 根據(jù)"檔案法"16條的規(guī)定，應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。 〔四〕購(gòu)置 ? 指檔案館將所有權(quán)歸個(gè)人所有，屬本館館藏圍而其所有者又不愿意無償捐贈(zèng)的檔案購(gòu)入館。 ? 檔案館對(duì)私人檔案具有優(yōu)先購(gòu)置權(quán)。 〔五〕存放 ? 指將集體或

32、個(gè)人所有的具有意義的檔案，在集體或個(gè)人無力保管時(shí)，暫時(shí)寄放在檔案館。 ? 包括個(gè)人形成的，民營(yíng)、中外合作、合作企業(yè)形成的檔案。 〔六〕交換 ? 同其他檔案館或有關(guān)部門建立檔案交換關(guān)系。 討論題：①我國(guó)私人檔案的管理問題。②什么是私人檔案.③國(guó)外對(duì)私人檔案采取的管理式有哪些.④我國(guó)私人檔案管理現(xiàn)狀.⑤你認(rèn)為應(yīng)如有效開展我國(guó)私人檔案的管理. 第二節(jié) 檔案的整理 一、檔案整理工作的容 二、全宗的組織與編號(hào) 三、全宗檔案的分類 四、案卷的編立、排列與案卷目錄 五、檔號(hào) 六、檔案整理改革 一、檔案整理工作的容 〔1〕全宗的組織及排列；〔2〕全宗檔案的分類；〔

33、3〕案卷的編立和排列；〔4〕案卷目錄的編制 這也是檔案整理工作的根本程序。但在實(shí)際工作中，并非一一進(jìn)展，具體存在三種情況。 〔1〕在正規(guī)工作條件下，檔案室和檔案館接收的是已經(jīng)整理好的案卷。所以，它們的工作主要是在更大圍進(jìn)一步系統(tǒng)整理，如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工等。 〔2〕對(duì)整理不善的檔案進(jìn)展局部調(diào)整。 〔3〕對(duì)零散檔案的整理。在這種情況下，須進(jìn)展全過程的整理工作。 二、全宗的組織與編號(hào) 〔一〕全宗的組織——全宗群 我國(guó)一般按照全宗群來組織全宗。 1、全宗群是指*些具有歷史聯(lián)系的全宗的群體。 2、全宗群的劃分：以立檔單位的存在時(shí)期、地區(qū)和職能性質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)館藏的特

34、點(diǎn)，按其橫向或縱向的聯(lián)系劃分和組建全宗群。如：“新中國(guó)建國(guó)后的*地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群〞 “解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群〞 3、全宗群的特點(diǎn)：它的組合法及其時(shí)空圍，具有相對(duì)的多樣性和靈活性。 全宗群不像全宗那樣界限清楚，由于全宗之間的關(guān)系具有多維和立體的特點(diǎn)，全宗群也有多種不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)和組合形式。 如：解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期同一地區(qū)黨政機(jī)關(guān)的全宗，可以劃分為一個(gè)全宗群；也可分為“黨群〞、“政府〞機(jī)關(guān)兩個(gè)不同的全宗群；政府機(jī)關(guān)的全宗，也可分為“農(nóng)林〞、“工交〞系統(tǒng)等假設(shè)干全宗群；“工交〞系統(tǒng)的假設(shè)干全宗，還可按“工業(yè)〞、“交通運(yùn)輸〞等系統(tǒng)，各自構(gòu)成全宗群。 4、全宗群的使用 〔1〕全宗群在檔案管理中

35、是一種指導(dǎo)原則，不是對(duì)檔案具體進(jìn)展整理、編目和統(tǒng)計(jì)的一個(gè)固定的實(shí)體單位。 〔2〕全宗群和全宗編號(hào)、全宗在庫(kù)房的排列，有一定的相關(guān)性，但不存在固定的因果關(guān)系。 〔3〕全宗群原則在檔案收集、整理、鑒定工作的組織，檔案目錄、指南和檔案資料的編輯，以及提供利用效勞等多面，都有不同表達(dá)和要求。應(yīng)注意在整體檔案管理中全面發(fā)揮全宗群的組織作用。 〔二〕全宗的編號(hào) 1、全宗編號(hào)規(guī)則 〔1〕考慮館藏全宗的特點(diǎn)及管理的便，根據(jù)全宗的類型和數(shù)量合理編號(hào)； 〔2〕全宗號(hào)力求簡(jiǎn)潔易記，便實(shí)用； 〔3〕具有穩(wěn)定性； 〔4〕具有擴(kuò)展性； 〔5〕具有唯一性，便于統(tǒng)計(jì)和檢索。 2、全宗編號(hào)法 〔1〕流

36、水編號(hào)法：按全宗進(jìn)館的先后順序編號(hào)，適用于全宗量不大，全宗類型較單一。 〔2〕分類編號(hào)法：對(duì)全宗先進(jìn)展一定的分類或分組，再編號(hào)。即在全宗群根底上編號(hào)。 全宗編號(hào)順序與全宗在庫(kù)房的實(shí)際排列順序有時(shí)一致，有時(shí)不一致。 全宗的排列可按全宗號(hào)順序排，也可按全宗群來排列。全宗的排列法和順序?qū)θ诰幪?hào)無決定性影響。 三、全宗檔案的分類 〔一〕分類要求 1、檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性； 2、檔案分類體系應(yīng)該具有邏輯性； 3、全宗檔案的分類應(yīng)該注重實(shí)用性； 4、全宗檔案分類應(yīng)該具有思想性。 〔二〕分類的一般法 1、時(shí)間分類：年度、時(shí)期 2、來源分類：組織機(jī)構(gòu)、作者、通訊者

37、 3、容分類：?jiǎn)栴}、實(shí)物、地理 4、形式分類：文件種類、文件載體形態(tài)、文件形狀規(guī)格 〔三〕組織全宗檔案的分類 最常用的三種分類法：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法 1、年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗檔案分成各個(gè)類別。 按年度分類，可以反映一個(gè)立檔單位每年的工作特點(diǎn)和逐年開展變化的情況。同時(shí)與文書處理工作制度吻合，以年度為單位立卷和移交，自然將檔案劃分成了各種類別。 注意：根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)年度。 2、組織機(jī)構(gòu)分類法 根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)展分類，即按照立檔單位部組織機(jī)構(gòu)將全宗檔案分成各個(gè)類別。 一般以單位第一層機(jī)構(gòu)分類，需要時(shí)可分

38、到第二層機(jī)構(gòu)。機(jī)構(gòu)名為類名。 3、問題分類法 也稱事由分類法，能夠保持檔案在容面的聯(lián)系，比擬突出反映一立檔單位主要工作活動(dòng)面貌，便于按專題查找和利用檔案。 注意：對(duì)問題分類法的使用應(yīng)該慎重，不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問題分類。一般在不可能或不適于按組織機(jī)構(gòu)分類，或者每個(gè)機(jī)構(gòu)文件相當(dāng)多需要再分屬類的情況下，才采用問題分類法。 4、復(fù)式分類法〔聯(lián)合分類法〕 在實(shí)際工作中，單純采用一種分類法的情況很少，一般將兩種分類法結(jié)合使用，構(gòu)成以下4種復(fù)式分類法。 〔1〕年度—組織機(jī)構(gòu)分類法：適用于立檔單位部機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的全宗。 如：1985年辦公廳 組織部 宣傳部 外聯(lián)部 〔2〕組織機(jī)構(gòu)—年

39、度分類法 首先把全宗檔案按組織機(jī)構(gòu)分開，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分年度。 適用于立檔單位的部組織機(jī)構(gòu)多年一直固定，或者在比擬穩(wěn)定的根底上有所調(diào)整的全宗。一般多用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。 如：辦公廳 1980年 1981年 1982 年 〔3〕年度—問題分類法 先把全宗檔案按年度分開后，在年度下面再分問題。 多用于組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，或者沒有部組織機(jī)構(gòu)或部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。 如：1980年綜合類 人事機(jī)構(gòu)類 農(nóng)林水利類 〔4〕問題—年度分類法 先把全宗檔案按

40、問題分開，在每個(gè)問題下面再分年度。 多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。 如：綜合類 1949年1950年 …… 企業(yè)改造類 1949年 1950年 …… 5、多種門類檔案的綜合分類 機(jī)關(guān)的綜合檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類、各種載體的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，需要對(duì)所有的檔案進(jìn)展綜合分類。主要有3種法： 〔1〕門類分類法 門類分類法根本上保持原來檔案門類的劃分，將全部檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等假設(shè)干門類。并給出門類代字或代號(hào)。 優(yōu)點(diǎn)：符合檔案形成的規(guī)律，與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等按年立卷歸檔的制度相吻合。 〔2〕組織機(jī)構(gòu)分類法 組織機(jī)構(gòu)分類

41、法打破原來檔案門類的劃分，將機(jī)關(guān)全部檔案按照形成機(jī)構(gòu)進(jìn)展分類，每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成的各種門類、各種載體的檔案均為一類。在類再按文件的特征分別立卷編號(hào)。 優(yōu)點(diǎn)：保持一個(gè)組織機(jī)構(gòu)全部檔案的完整，檔案歸類簡(jiǎn)便明確。 注意：對(duì)于一個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成的不同門類、不同規(guī)格、不同載體形式的檔案要分別組卷。 〔3〕職能分類法 職能分類法打破原來檔案門類的劃分，將機(jī)關(guān)全部檔案按其容所涉及的職能分工進(jìn)展分類，反映每一項(xiàng)職能活動(dòng)的檔案，不管其載體、門類如均為一大類?！睵130〕 優(yōu)點(diǎn)：可以集中反映同一職能活動(dòng)、同一面容的全部檔案，并保持其間的容聯(lián)系。 注意：類目應(yīng)符合實(shí)際需要，并符合分類的邏輯規(guī)則；遵循各類檔

42、案的形成規(guī)律；對(duì)同一類目中不同種類、不同載體的檔案要采取靈活多樣的立卷法。 〔四〕個(gè)人全宗檔案的分類 1、生平傳記材料； 2、創(chuàng)作材料； 3、個(gè)人書信； 4、公務(wù)活動(dòng)材料； 5、經(jīng)濟(jì)材料；6、親屬材料； 7、評(píng)價(jià)材料； 8、音像材料； 9、其他材料。 〔五〕工程全宗檔案的分類 工程全宗檔案分類一般按時(shí)間和容標(biāo)準(zhǔn)。 工程工程：按工程的不同階段分類 生產(chǎn)工程：按產(chǎn)品型號(hào)分類 科研工程：按專題分類 基建工程：按階段分類 四、案卷的編立、排列與案卷目錄 〔一〕案卷的編立〔立卷〕 全宗的文件分類以后，在各類將具有一定聯(lián)系的單份文件組合成一個(gè)或幾個(gè)數(shù)量適中

43、的保管單位，稱“案卷〞或“保管單位〞，將單份文件編立成案卷的過程，稱為“立卷〞，或“組卷〞。 立卷工作的容：組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷文件的排列與編號(hào)，填寫卷文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的封裝。 1、立卷法 〔1〕按問題立卷； 〔2〕按作者立卷； 〔3〕按文種立卷； 〔4〕按時(shí)間立卷； 〔5〕按地區(qū)立卷； 〔6〕按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷 2、卷文件排列和編號(hào) 卷文件可按時(shí)間、問題、地區(qū)、作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)、文種、文件的重要程度、所涉及人物的姓氏筆畫等法排列。 注意：保持問文與復(fù)文、正文與、同一文件不同稿本之間不可別離的聯(lián)系。 卷文件排好后，應(yīng)按統(tǒng)一法編上頁碼，以固定

44、次序。 3、填寫卷文件目錄和備考表。 卷文件目錄置于卷首。 卷備考表放在卷尾，也稱“卷末備考表〞，用于登記卷文件的根本狀況，便于管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況?！簿唧w樣式見P141～P143〕 4、案卷封面編目和案卷封裝 案卷封面工程 〔1〕全宗名稱 〔2〕類目名稱 〔3〕案卷題名 〔4〕卷文件起止時(shí)間 〔5〕保管期限 〔6〕總件數(shù) 〔7〕總頁數(shù) 〔8〕歸檔號(hào) 〔9〕檔號(hào) 〔二〕案卷的排列與編號(hào) 案卷排列的一般法： 〔1〕按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列； 〔2〕按照案卷容所反映的一定問題排列； 〔3〕按照案卷所屬的起止日期〔時(shí)間〕排列； 〔4〕按文

45、件作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件容所涉及的地區(qū)排列； 〔5〕人事檔案、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角等法排列。 案卷排列完畢后，按照排列次序編案卷號(hào)。 〔三〕案卷目錄 案卷目錄是案卷名冊(cè)，是著錄案卷容和成分并按一定次序編排的一覽表。 案卷目錄的根本類型有兩種： 〔1〕一個(gè)全宗編制一個(gè)綜合性的案卷目錄 〔2〕在全宗編制分冊(cè)案卷目錄，包括 以全宗檔案分類的類別為單位編制假設(shè)干案卷目錄； 按保管期限編制案卷目錄； 按保管期限結(jié)合分類案編制案卷目錄〔P152〕; 按**程度編制案卷目錄。 〔3〕案卷目錄的構(gòu)造 封皮、目次、序言或說明、簡(jiǎn)稱表、案卷

46、目錄表、備考表〔P154～155〕 〔4〕案卷目錄編號(hào) 一個(gè)全宗如果有假設(shè)干案卷目錄，則必須以全宗為單位編定各本目錄的順序號(hào)，稱為“案卷目錄號(hào)〞或簡(jiǎn)稱為“目錄號(hào)〞?？蓪?shí)行流水編號(hào)，也可按類編號(hào)。 五、檔號(hào) 檔號(hào)是檔案整理過程中形成的檔案的編號(hào)，是全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、工程號(hào)、案卷號(hào)和卷文件件號(hào)、頁號(hào)的總稱。 全宗號(hào)：檔案館指定給每個(gè)全宗的代碼 案卷目錄號(hào)：全宗每本案卷目錄的代碼 類別號(hào)：館〔室〕藏檔案類目的代碼 工程號(hào)：產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字或代號(hào) 案卷號(hào)：檔案館〔室〕案卷排列的順序號(hào) 件號(hào)：案卷文件的順序號(hào) 頁號(hào)：案卷每頁的順序號(hào) 檔號(hào)的功能 〔1〕固

47、定檔案的排列次序，反映檔案的整理體系和物理位置。 〔2〕檔號(hào)的設(shè)置，使館藏檔案到達(dá)個(gè)別化、次第化，便于檔案的檢索和利用。 〔3〕便于檔案的保管和統(tǒng)計(jì)。 〔4〕檔號(hào)將檔案實(shí)體構(gòu)造體系用代碼式表現(xiàn)出來，有利于計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理檔案信息，便于檔案的現(xiàn)代化管理。 檔號(hào)的構(gòu)造和編制要求 構(gòu)造：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁號(hào) 全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件或頁號(hào) 編制要求： 〔1〕唯一性。一個(gè)編號(hào)對(duì)象只能對(duì)應(yīng)一個(gè)，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。 〔2〕合理性。檔號(hào)構(gòu)造必須與館〔室〕藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。 〔3〕穩(wěn)定性。 〔4〕簡(jiǎn)明性。 〔5〕可延性。 六、檔案整理改革 "歸檔

48、文件整理規(guī)則"〔DA/T22—2000〕 2000年12月6日，檔案局發(fā)布 宗旨：“簡(jiǎn)化整理、深化檢索〞 容重點(diǎn)：倡導(dǎo)文件級(jí)整理理念，改“卷〞為“件〞，簡(jiǎn)化歸檔文件的整理工作容。 意義：結(jié)合計(jì)算機(jī)檔案管理和手工管理的需要，以及文件形成者和檔案館的管理需要，為檔案管理創(chuàng)新，以及電子文件的規(guī)化管理奠定了良好根底。 〔一〕歸檔文件的整理要求 1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 檔案應(yīng)按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)或問題等面的特征集中。 2、區(qū)分不同價(jià)值 劃分歸檔文件的保管期限，對(duì)價(jià)值大、保管期限長(zhǎng)的歸檔文件，實(shí)行重點(diǎn)整理和保管；對(duì)價(jià)值小，保管期限短的歸檔文件，根據(jù)管理?xiàng)l件區(qū)別對(duì)待

49、。表達(dá)了“檔案分級(jí)管理〞思想。 3、便于保管和利用 表達(dá)了檔案文件整理工作的根本目的。 〔二〕歸檔文件整理工作的根本容〔P171~P180〕 1、裝訂 2、分類 3、排列 4、編號(hào) 5、編目 6、裝盒 l 思考題： l 1、檔案整理的根本流程. l 2、列舉并說明幾種檔案分類法的適用情況. l 3、以件為單位的檔案整理法的優(yōu)缺點(diǎn). l 4、檔案立卷是否不再需要. 第三節(jié) 檔案的鑒定 一、檔案鑒定工作的容與意義 二、檔案鑒定工作的原則 三、鑒定檔案價(jià)值的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn) 四、檔案保管期限表 五、館藏體系的優(yōu)化 一、檔案鑒定工作的容與意義 檔案鑒定，是按一定的

50、原則、標(biāo)準(zhǔn)和法，分析和判定檔案的價(jià)值，決定檔案是否需要保存及其保存期限的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。 〔一〕檔案鑒定工作的容 檔案的鑒定一般分館外鑒定、進(jìn)館鑒定、館鑒定三個(gè)階段進(jìn)展，每個(gè)階段有不同工作容。 1館外鑒定 立卷鑒定 1 檔案室鑒定 2進(jìn)館鑒定 對(duì)移交檔案篩選 1 3館鑒定 定期鑒定 期滿鑒定 開放鑒定 銷毀鑒定 〔二〕檔案鑒定工作的意義 1、有利于去粗取精，精煉館藏 2、提高管理效益，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值 3、檔案鑒定關(guān)系檔案存毀，

51、是一項(xiàng)難度較大的業(yè)務(wù)工作。 4、有利于在緊急情況下?lián)尵日滟F檔案 二、檔案鑒定工作的原則 根本原則：從黨和的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、開展的觀點(diǎn)鑒定檔案價(jià)值。 1、全面的觀點(diǎn) 〔1〕將檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用需要結(jié)合起來，全面評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值； 〔2〕全面分析檔案各面的特征〔容、來源、形成時(shí)間、文種等〕； 〔3〕從全宗整體而非孤立地鑒定單份檔案文件的價(jià)值； 〔3〕全面分析和預(yù)測(cè)社會(huì)利用的需要〔長(zhǎng)遠(yuǎn)需要、近期需要〕 2、歷史的觀點(diǎn) 根據(jù)檔案形成的時(shí)代背景、歷史條件，結(jié)合檔案的容和形式，以及檔案之間的關(guān)系，客觀分析檔案的價(jià)值。 3、開展的觀點(diǎn) 隨著社會(huì)開展和時(shí)間推移，

52、檔案自身狀況和社會(huì)利用需要都會(huì)發(fā)生變化，檔案的價(jià)值也隨之變化。 要遠(yuǎn)瞻社會(huì)利用需要的動(dòng)態(tài)性，用開展的眼光預(yù)測(cè)檔案的未來價(jià)值。 三、鑒定檔案價(jià)值的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn) 檔案的保存價(jià)值取決于檔案自身特點(diǎn)和社會(huì)利用需要兩面因素。具體依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)包括： 1、檔案的容：重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性和真實(shí)性對(duì)檔案價(jià)值影響較大。 在容上，價(jià)值較大的檔案一般包括： 〔1〕反映立檔單位主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌的檔案； 〔2〕反映社會(huì)歷史開展向的檔案； 〔3〕反映針政策的檔案； 〔4〕反映社會(huì)各階層勞動(dòng)條件和生活狀況的檔案； 〔5〕反映*些根本情況，能說明和證實(shí)*種事實(shí)的檔案。 2、檔案的來源 檔案的來源

53、指檔案形成者〔立檔單位〕和作者。 〔1〕地位較高的檔案形成者和作者，其檔案價(jià)值較大，反之，地位較低的檔案形成者和作者，其檔案價(jià)值就較小。 〔2〕機(jī)關(guān)在鑒定檔案價(jià)值時(shí)，要區(qū)分不同的作者。通常情況下，有隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)的來文比非隸屬機(jī)關(guān)的來文更重要。 〔3〕本機(jī)關(guān)制成的文件中，具體撰寫者、制發(fā)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。機(jī)關(guān)重要職能部門的文件比一般事務(wù)機(jī)構(gòu)、后勤及*些輔助性機(jī)構(gòu)形成文件要相對(duì)重要。 3、檔案的形成時(shí)間 〔1〕一般來說，形成年代越長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案，價(jià)值就越大； 我國(guó)目前保存的“明清〞歷史檔案和革命歷史檔案一般是不銷毀的。 〔2〕重要?dú)v史時(shí)期產(chǎn)生的檔案，價(jià)值相對(duì)較大。如新中國(guó)成立初期

54、，“文化大革命〞時(shí)期形成的檔案文件，記載了特殊歷史時(shí)期的有關(guān)事件，具有重要的歷史研究?jī)r(jià)值。 〔3〕*些檔案的時(shí)效性很強(qiáng)，只在一定期限具有特定效力，如條約、合約、契約等。 4、檔案的文種 檔案的文種標(biāo)志檔案的性質(zhì)和用途，可以在一定程度上表達(dá)檔案的價(jià)值。 〔1〕決定、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等文件往往反映了重要的針政策，重大事件和主要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有權(quán)威性和指導(dǎo)意義，價(jià)值較高； 〔2〕通知、來往信函等文件往往用于處理一般事務(wù)，價(jià)值較低。 5、檔案的文本及可靠程度 〔1〕檔案有草稿和定稿，正本與副本的區(qū)別，不同文本反映了檔案的形成過程，表達(dá)了不同的可靠稱度，價(jià)值不同。 〔 2〕從

55、可靠性和權(quán)威性來講，定稿、正本的可靠程度高，其價(jià)值大于草稿和副本。 〔3〕正本缺失的情況下，副本和草稿的價(jià)值就增大。 〔4〕檔案的草稿能夠表達(dá)文件醞釀、討論和最終形成過程，有較大的歷史研究?jī)r(jià)值。 6、檔案的外形特點(diǎn)和完好程度 〔1〕檔案的外形特點(diǎn)包括：檔案的載體材料、字跡材料、筆跡、圖案等。 〔2〕*些檔案在文字上具有書法、文字學(xué)研究?jī)r(jià)值，或圖案具有藝術(shù)價(jià)值，或有著名人物筆跡等，其價(jià)值得到提升。 〔3〕檔案的損害程度較大難以修復(fù)而無法識(shí)別和利用時(shí)，其價(jià)值下降。 7、檔案信息容的重復(fù)程度 在同一全宗，單份文件容與其他文件重復(fù)，或者被其他文件所包括，其價(jià)值降低。 8、全宗和全宗群

56、檔案的完整程度 〔1〕全宗和全宗群檔案保存完整，各種類型檔案價(jià)值正常； 〔2〕全宗和全宗群檔案不完整，殘缺檔案的價(jià)值相對(duì)提高。 9、檔案的運(yùn)行處理情況 〔1〕在文件運(yùn)行過程中，領(lǐng)導(dǎo)人作了重要批示或經(jīng)著名專家修改，其價(jià)值相應(yīng)增大； 〔2〕文件運(yùn)行過程中，沒有簽署、批復(fù)和執(zhí)行，其價(jià)值降低。 10、檔案的利用情況 檔案的利用情況反映了社會(huì)對(duì)它的需求程度。 〔1〕利用率高的檔案其價(jià)值一般較高； 〔2〕檔案的利用圍越廣，其價(jià)值越大。 l 四、關(guān)于檔案鑒定的法論問題 l 〔一〕研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來利用需要 l 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度以上的總結(jié)、報(bào)告、重大問題的專題報(bào)告應(yīng)“長(zhǎng)期〞保

57、管； l 單位預(yù)算會(huì)計(jì)的各種原始憑證和記帳憑證應(yīng)“長(zhǎng)期〞保管； l 〔二〕研究檔案保存的效益 l 〔三〕掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系 l 〔四〕檔案保存價(jià)值分析中的彈性處理法〔P199〕 l 〔五〕檔案保管期限構(gòu)造的科學(xué)處理 五、檔案的保管期限表 〔一〕檔案保管期限表的含義和作用 1、檔案保管期限表的含義：是以表冊(cè)形式列舉檔案的來源、容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 2、檔案保管期限表的作用 〔1〕為檔案價(jià)值的鑒定提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)； 〔2〕提高工作效率，加快工作進(jìn)度。 〔二〕檔案保管期限表的類型 1、通用檔案保管期限表 "文書檔案保管期限表"〔檔案局

58、〕〔P202〕 2、專門檔案保管期限表 "預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限表" 3、同系統(tǒng)單位檔案保管期限表 "中國(guó)人民解放軍文書檔案保管期限表" 4、同類型單位檔案保管期限表 "學(xué)校文書檔案保管期限表" 5、單位檔案保管期限表 〔三〕檔案保管期限的劃分 三種： 1、永久：來源之一：本單位制成的重要文件材料；來源之二：上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的文件材料； 2、長(zhǎng)期〔16—50年〕：本單位制成和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的一般文件材料。 3、短期〔15年以下〕：在短時(shí)間對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的文件材料。包括本級(jí)關(guān)的一般事務(wù)性文件，下級(jí)機(jī)關(guān)保送的一般工作總結(jié)和報(bào)告。 六、檔案

59、鑒定工作制度和組織 〔一〕檔案鑒定工作的制度 – 鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn) – 鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo) – 銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度 〔二〕檔案鑒定工作的組織法 直接鑒定法、現(xiàn)行組織單位檔案價(jià)值的鑒定工作、檔案館檔案價(jià)值的鑒定 〔三〕檔案的銷毀 檔案銷毀清冊(cè)、立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說明、檔案銷毀法 七、檔案館館藏體系 〔一〕建立館藏體系的原則 – 全宗原則 – 特色原則 – 效益原則 – 優(yōu)化原則 – 開放原則 〔二〕館藏體系的根本要求 l 1、數(shù)量充足，門類齊全 l 2、構(gòu)造合理，富有特色 l 3、完整精練，質(zhì)量?jī)?yōu)化 〔三〕館藏體系的優(yōu)化 優(yōu)化館藏，是指用最低限度

60、的館藏量貯存最大限度的檔案信息。 1、樹立優(yōu)化觀念，完善有關(guān)法規(guī)； 2、控制進(jìn)館檔案的數(shù)量； 3、確定館藏檔案的合理比例構(gòu)造； 〔1〕各種門類和載體的檔案比例適當(dāng)； 〔2〕入藏資料與館藏檔案的比例〔2:8〕協(xié)調(diào)； 〔3〕館藏檔案層次清楚。 4、消除館藏檔案的過量重復(fù)； 5、及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。 l 復(fù)習(xí)思考題： l 1、鑒定檔案的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)有哪些.其中最為重要的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是什么. l 2、*一組織單位在同一年了產(chǎn)生或收到了如下幾種文件，如鑒定其價(jià)值，并劃分保管期限. l 1〕直接隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于人事安排的指令； l 2〕下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于本年

61、度的工作匯報(bào)〔報(bào)告〕； l 3〕同級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般事務(wù)的來往信函； l 4〕本機(jī)關(guān)關(guān)于國(guó)慶放假的通知。 第四節(jié) 檔案的管理 一、檔案保管工作的容 二、檔案保管工作的任務(wù)和意義 三、檔案的分等級(jí)管理和異地平安保管 四、檔案的庫(kù)房管理 一、檔案保管工作的容 檔案保管工作的容，包括三個(gè)面： 1、檔案的庫(kù)房管理； 2、檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的平安防護(hù)； 3、保護(hù)檔案的專門措施，即為延長(zhǎng)檔案壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理措施。 二、檔案保管工作的任務(wù)和意義 1、為什么要重視檔案的保管. 檔案自產(chǎn)生時(shí)起，就有可能面臨來自人為和自然因素造

62、成的損害。 2、檔案保管的任務(wù) 妥善地保管好檔案，盡可能延長(zhǎng)檔案壽命，克制自然、社會(huì)對(duì)檔案壽命構(gòu)成的威脅。 3、檔案保管的意義 保護(hù)記憶和社會(huì)記憶，再現(xiàn)歷史，傳承文明。 為檔案信息的開發(fā)利用提供檔案物質(zhì)根底。 三、檔案分等級(jí)管理和異地平安保管 〔一〕檔案分等級(jí)管理的法律依據(jù)及含義 1、檔案分等級(jí)管理的法律依據(jù) 1999"中華人民國(guó)檔案法實(shí)施方法"第三條規(guī)定：“各級(jí)檔案館館藏的永久檔案分一、二、三級(jí)管理，分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理方法由檔案局制定〞。 檔案分等級(jí)管理的具體含義 〔1〕必須建立在對(duì)檔案保存價(jià)值鑒定的根底上； 〔2〕必須有具體的分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的配套管理方法；

63、〔3〕建立在對(duì)相關(guān)因素的綜合評(píng)價(jià)根底上。 包括：檔案的稀有程度、史料價(jià)值、形成時(shí)期、完整程度、形成者的歷史地位、文物價(jià)值及其歷史見證作用等。 〔4〕其實(shí)質(zhì)是對(duì)列入永久保存圍的檔案實(shí)施更有針對(duì)性的重點(diǎn)保管。 〔二〕檔案分等級(jí)管理的意義 1、可以最大限度地保證對(duì)我國(guó)檔案財(cái)富的平安保管。 2、有助于明確區(qū)分檔案價(jià)值，依法治檔。 3、有助于樹立檔案館的新形象，促進(jìn)檔案文化信息的交流和傳播。 4、有助于推動(dòng)檔案鑒定工作的開展。 5、有助于促進(jìn)其他檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)水平的提高。 6、有助于檔案管理人員鑒別能力的提高 〔二〕檔案異地平安保管 是指對(duì)那些列入重點(diǎn)保管圍，一旦失去就會(huì)對(duì)、地、

64、行業(yè)系統(tǒng)及立檔單位的社會(huì)歷史記憶的完整性造成重?fù)p害的檔案，實(shí)行多套留存或備份，并將原件或最珍貴的檔案置于相對(duì)平安的場(chǎng)所，實(shí)行封閉式管理的做法。 檔案異地平安保管的作用在于： 有助于延長(zhǎng)珍貴檔案的壽命； 可以到達(dá)“此失彼存〞的管理效果； 有助于提高檔案管理人員的平安防護(hù)意識(shí) 四、檔案庫(kù)房的管理 〔一〕檔案庫(kù)房的編號(hào) 〔二〕檔案架〔柜〕的排放和編號(hào) 〔三〕檔案的存放和全宗排列 〔四〕檔案存放位置索引 〔五〕檔案代理卡 〔六〕全宗卷 〔七〕溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生 〔八〕保衛(wèi)和** 〔九〕防火 〔十〕檔案在搬動(dòng)中的保護(hù) 〔十一〕檔案的平安檢查 檔案管理學(xué)根底練習(xí)

65、 一、名詞解釋〔每題2分，共10分〕。 1、歷史檔案 2、全宗 3、全宗群 4、檔號(hào) 5、檔案鑒定 二、簡(jiǎn)答題〔每題8分，共40分〕。 1、檔案管理工作的特點(diǎn). 2、檔案館收集檔案的式主要有哪些. 3、檔案整理一般包括哪些根本步驟. 4、比擬“立卷〞與以“件〞為單位管理式各自的優(yōu)缺點(diǎn). 5、檔案鑒定的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)主要有哪些. 三、判斷正誤并說明理由〔每題3分，共24分〕。 1、自古至今檔案整理工作遵循的都是來源原則。 2、全宗群、全宗編號(hào)、全宗在庫(kù)房的排列順序之間存在固定的因果關(guān)系。 3、檔案整理實(shí)行以“件〞為單位的改革之后，檔號(hào)

66、的組成及構(gòu)造保持不變。 4、檔案館必須事先征得檔案存放者同意，才能對(duì)所存放的檔案對(duì)外提供利用。 5、“年度－組織機(jī)構(gòu)〞分類法普遍適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案或歷史檔案的分類。 6、“通知〞作為一種普通的文種，其保管期限應(yīng)定為“短期〞。 7、檔案的保存價(jià)值取決于檔案自身的特點(diǎn)〔狀況〕和社會(huì)利用的需要。 8、檔案的現(xiàn)實(shí)利用率越高說明其價(jià)值越大，反之，檔案的利用率越低，說明其價(jià)值越小。 四、案例分析〔10分〕。 *市檔案館為了吸引利用者，增強(qiáng)檔案的可讀性，以及提高檔案的利用率，決定建立該市的名人檔案全宗，但在建立名人檔案全宗的過程中勢(shì)必要從該名人所在的組織全宗里面抽取有關(guān)檔案材料。這樣就影響了組織全宗的完整性。請(qǐng)你對(duì)建立名人檔案全宗的做法予以評(píng)價(jià)，還可以提出建議。 五、論述題〔16分〕。 1、試述來源原則與全宗理論之間的關(guān)系. 第三章 檔案計(jì)量化管理 l 第一節(jié)檔案計(jì)量化管理概述 l 第二節(jié)檔案登記 l 第三節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查與統(tǒng)計(jì)整理 l 第四節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)分析 一、檔案計(jì)量化管理的容與意義 〔一〕容 檔案計(jì)量化管理，是按照檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案工作領(lǐng)域中各種現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)