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四川路橋怡達投資有限公司 合同管理辦法 （討論稿） 四川路橋怡達投資有限公司 2016年6月 四川路橋怡達投資有限公司 合同管理辦法（討論稿） 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司合同管理，防范與控制合同風險，保障公司合法權益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合公司合同管理的實際情況，制定《四川路橋怡達投資有限公司合同管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。 第二條 本辦法所稱合同是指公司與自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議，包括公司對外簽訂或出具的具有法律約束力的一切協(xié)議、協(xié)定、會議紀要、備忘錄、聲明書、承諾書、訂單、招標書、投標書以及其他類似法律文件，也包括這些文件的補充文件，但勞動合同除外。 第二章 合同分類 第三條 為規(guī)范合同管理，便于建立臺帳、歸檔管理、清晰查閱，本辦法結合實際情況對所有合同進行分類管理。 第四條 結合公司管理與項目管理特點，將合同分為以下九個類別：總承包類（ZB）、監(jiān)理類（JL）、科研類（KY）、設計類（SJ）、征遷類（ZQ）、咨詢類（ZX）、辦公類（BG）、財務類（CW）、其它類（QT）、協(xié)議類（XY）等十個類別。 第三章 合同的談判與訂立 第五條 關于合同對方的確定，應按照本公司招標管理辦法進行選擇，并嚴格執(zhí)行國家與廣東省的相關法律法規(guī)及相關規(guī)定。 第六條 合同的協(xié)商與談判 （一） 合同經辦部門或人員應按照公司利益，就合同所涉及的交易事項與對方充分協(xié)商，力爭達成對公司最為有利的成果。 （二） 合同條款必須完整齊備、覆蓋交易的整個流程和各個節(jié)點，尤其是必須在充分預判各種可能出現(xiàn)情況的基礎上建立切實有效的風險防范與應變處理機制，避免公司的日常經營活動受到不良影響。 第七條 合同的訂立是指雙方當事人就合同條款達成協(xié)議的法律行為。訂立合同，必須主體和客體合法、確定，雙方意思表示一致，內容合法，主要條款齊備，權利義務明確，責任分明，并應符合法律規(guī)定的形式。在協(xié)商、訂立合同過程中，應堅持自愿、平等、誠實信用原則，防止發(fā)生締約過失。 第八條 合同應具有以下主要內容： （一）當事人的名稱或者姓名、住所、電話、傳真、聯(lián)系人或經辦人員； （二）合同標的簡介； （三）合同標的數(shù)量； （四）合同標的質量； （五）合同的價款或酬金（含支付或收取方式）； （六）詳細的費用組成； （七）合同的履行期限、地點和方式； （八）違約責任； （九）解決爭議的方法； 根據(jù)有關交易的具體情況，合同還應該包括其他相應的條款，使雙方權利義務關系得到全面、準確的界定，避免在履約中產生分歧或發(fā)生糾紛。 第九條 對與同一家單位簽定的需按項目分攤費用的合同，原則上應按項目分別簽定合同。 第十條 除零星采購等即時清結者外，合同均應采取書面形式。國家有關部門推行示范文本的，可采用或參考使用該文本。對于不能采用“示范文本”而自行擬定的合同文本，應由甲、乙方雙方共同討論起草合同。 第四章 合同的審查與審批 第十一條 簽訂合同前，合同經辦部門應詳細了解對方的主體資格、簽約代表的身份與授權范圍、資質許可、經營范圍、資信情況、從業(yè)經驗、履約能力。對方資信不明的，可要求對方提供有效擔保，并簽訂擔保合同，明確擔保責任。 第十二條 合同主要條款形成后，合同經辦人員應將合同草案報本部門負責人初審。對于權利義務關系比較復雜的合同，還應由公司行政部聯(lián)系有關律師進行審查。 第十三條 合同經辦人員應按合同審批流程、權限劃分、合同立項會簽的要求送相關部門會簽，呈送公司常務副總經理、總經理或董事長審批。 第五章 合同的簽訂 第十四條 公司董事長作為公司的法定代表人，代表公司對外簽訂重大的合同，并根據(jù)《四川路橋怡達投資有限公司章程》的規(guī)定，授權公司高級管理人員對外簽訂其他合同。除董事長和董事長授權的總經理或常務副總經理外，任何他人無權代表公司簽訂合同。 第十五條 完成合同立項會簽審批流程后，由公司董事長或授權的總經理或常務副總經理簽字、加蓋公章，一般應請對方單位先行在合同上簽字、蓋章。嚴禁未按審批程序簽訂、履行、變更或解除合同，嚴禁持有蓋章的空白合同。 第十六條 對在自然災害、搶險等緊急情況下發(fā)生的先履行、后補簽的合同事宜，須及時告知公司主管領導，并及時補簽《合同立項會簽表》，報相關領導審簽同意后，再簽訂合同。 第六章 合同的履行、變更和解除 第十七條 公司實行合同事宜經辦部門負責制。合同經辦人員應本著“重合同、守信譽”的原則，負責代表公司嚴格履行合同、防止我方違約，并積極督促對方履行合同，維護公司權益，確保合同實際履行和全面履行。 第十八條 合同經辦人員應嚴格按照合同條款約定的支付方式，根據(jù)乙方合同任務的完成情況辦理支付。每次支付須填寫《支付審核表》，按程序交相關部門及公司各級領導審核。關于總承包合同、監(jiān)理合同費用的支付方式與程序另行約定。 第十九條 合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結清或無遺留交涉手續(xù)為準。 第二十條 合同經辦人員除具體負責公司的履行事宜外，還必須主動、積極地跟蹤對方的履行情況，防范履約風險。在合同履行過程中，如果發(fā)生雙方無法控制的情況，使雙方任何一方不可能或不能合法履行其合同義務時，或根據(jù)法律導致雙方解除合同而不再繼續(xù)履行時，應在法律規(guī)定或合理期限內，雙方協(xié)商完善變更、解除合同的手續(xù)。 第二十一條 合同的變更或解除，必須采用書面形式，口頭形式一律無效。變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。 第二十二條 因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。 第七章 合同履行的監(jiān)督 第二十三條 合同經辦部門的負責人，承擔監(jiān)督合同履行的直接責任。 第二十四條 公司合同經辦人員，根據(jù)公司領導的授權或指示，對具體合同的履行情況進行監(jiān)督檢查。 第二十五條 公司財務部門從財務管理角度對合同的支付情況實施跟蹤監(jiān)督，并按照合同約定辦理費用結算手續(xù)。發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告公司領導，對于不符合合同約定條件的支付請求，財務部門應拒付并說明理由。 第八章 合同糾紛的處理和責任 第二十六條 合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛時，由合同經辦部門和經辦人負責處理，各有關部門應給予協(xié)助。 第二十七條 發(fā)生合同糾紛后，應先通過協(xié)商方式解決。對經協(xié)商仍無法解決或認為有必要通過法律途徑解決的合同糾紛，由總經理辦公會決定采取訴訟或仲裁措施。訴訟、仲裁案件由公司合同經辦人員根據(jù)公司領導的指示統(tǒng)一辦理案件審查、登記、委托律師、起訴、應訴等事宜。 第二十八條 對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章或合同專用章。 第二十九條 對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，有關主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，經辦部門應派專人負責該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。 第三十條 對方當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，承辦人應及時向主管負責人匯報。經協(xié)商無效者，可向人民法院申請強制執(zhí)行。 第三十一條 合同經辦人員及經辦部門的負責人，依照本辦法的規(guī)定承擔合同管理、監(jiān)督、審查責任。若在合同訂立、履行、變更、解除、管理等過程中存在明顯失職，違反本辦法或者公司領導的指示，以權謀私、損公肥私等行為，導致公司蒙受經濟損失的，應按照公司相關規(guī)定承擔相應的責任。 第九章 合同的編號與保管 第三十二條 計劃合同部設定合同管理人員，負責所有合同資料的匯集、分類、歸檔、保管、建立合同臺帳等工作。 第三十三條 公司合同應由各經辦部門負責合同的編號、報表填制并按以下規(guī)則進行編號，不同合同或協(xié)議的編號不得重復。 ZK-**-**號 合同序號，如：“01” 合同類別拼音縮寫，如：ZB（總承包）、 項目名稱，如：XX（XX） 第三十四條 所有合同，在簽署后應由經辦部門向公司財務部門報送副本一份。 第三十五條 公司計劃合同部建立合同檔案與合同管理臺帳，各經辦部門應向合同部門提供相應資料。 （一）建立合同檔案應附資料 1、合同正本或副本； 2、對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和資質等級證明等資料的復印件； 3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明； 4、合同立項及費用會簽程序文件； 5、補充合同、會議紀要、往來函電； 6、預算等其它重要資料。 （二）建立合同管理電子臺帳應包括以下內容 1、合同名稱； 2、合同主體； 3、合同分類； 4、合同金額； 5、合同支付金額（各期支付金額、累計支付金額、未支付金額）； 6、合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）； 7、其他應當記載的重要內容。 第十章 合同的保密 第三十六條 合同經辦人員、部門負責人以及其他合同事務參與人員，必須嚴格保守公司與合同有關的秘密信息，尤其是各種招投標信息、談判對策信息和糾紛處置方案信息，違反此項義務的應依照有關法律法規(guī)和公司制度承擔責任，構成犯罪的由公司移送司法機關處理。 第十一章 附則 第三十七條 本辦法自下發(fā)之日開始執(zhí)行。由四川路橋怡達投資有限公司 計劃合同部負責解釋。 附件：1.《合同分類基本情況說明》 2.《領導審批權限表》 3.《合同管理流程》 4.《合同立項會簽表》 5.《合同變更審批表》 6.《法定代表人授權委托書》 7.《合同（協(xié)議）支付審核表》 附件1： 合同分類基本情況說明 合同分類 適用合同基本類型 代碼 主要承辦單位 1 施工總承包類 施工合同及補充合同 ZB 計劃合同部、工程技術部 2 監(jiān)理類 施工監(jiān)理合同 JL 計劃合同部、工程技術部 3 科研類 因科研項目而簽訂的合作合同的同 KY 工程技術部、質檢部 4 設計類 勘察設計類等合同 SJ 計劃合同部、工程技術部 5 咨詢類 咨詢、環(huán)評、水保等合同 ZX 計劃合同部 6 協(xié)議類 無具體金額的協(xié)議 XY 歸口部門 7 其它類 除以上工程類未包括的合同 QT 歸口部門 8 征遷類 土地征用及征遷補償類合同 ZQ 綜合辦公室 9 辦公類 辦公環(huán)境、設備建立等相關合同 BG 綜合辦公室 10 財務類 財務審計、貸款等合同 CW 財務資金部 9 / 15 附件2： 領導審批權限表 合同類別 審批領導 列入資本性支出類合同 短期投資、長期股權、債權投資 報股東會審批 固定資產 預算內 總經理 預算外 董事長 基建支出 預算內 總經理 預算外 董事長 列入費用性支出類合同 預算內 單次200萬元以下（含200萬元） 總經理 單次200萬元以上500萬元以下 總經理 （向董事長報備） 單次500萬元以上（含500萬元） 董事長 預算外 報股東會審批 附件3： 合同管理流程圖 合同起草 經辦部門與法律顧問初審 N 是否通過審查 Y Y 合同立項審批 N 是否通過審查 Y 合同編號 是否辦理授權 N 經營層授權 Y 合同簽署 合同蓋章 合同履行 合同履約監(jiān)督 附件4：四川路橋怡達投資有限公司 合同（協(xié)議）立項會簽表 合同名稱 　 合同編號 ［ ］號 合同分類 　 甲方名稱 　 乙方名稱 　 經辦部門 立項意見： 1、合同主要內容、立項理由或依據(jù)； 2、合同費用、費用核定的依據(jù)； 3、其他相關內容等等。 經辦人簽名： 日期： 部門負責人簽名： 日期： 綜合辦公室意見： 工程技術部意見： 計劃合同部意見： 質檢部意見： 財務資金部意見： 分管領導意見： 簽名： 日期： 總工程師（副總經理）意見： 簽名： 日期： 總經理意見： 簽名： 日期： 董事長意見： 簽名： 日期： 說明：1.本表后應附合同原件及相關資料。 2.會簽表格式可根據(jù)合同金額等具體情況進行修改。 附件5：四川路橋怡達投資有限公司 合同變更審批表 合同名稱 合同編號 ［ ］ 號 合同分類 甲方名稱 乙方名稱 經辦部門 意見： 變更內容及說明：（需寫明原合同名稱、編號、金額、已收支金額及變更后合同金額，并說明變更情況。 經辦人簽名： 日期： 部門負責人簽名： 日期： 綜合辦公室意見： 工程技術部意見： 計劃合同部意見： 質檢部意見： 財務資金部意見： 分管領導意見： 簽名： 日期： 總工程師（副總經理）意見： 簽名： 日期： 總經理意見： 簽名： 日期： 董事長意見: 簽名： 日期： 說明： 1.本表后應附合同原件及相關資料。 2.會簽表格式可根據(jù)合同金額等具體情況進行修改。 附件6： 四川路橋怡達投資有限公司 法定代表人授權委托書（格式） 委托人：（法定代表人） 職 務：四川路橋怡達投資有限公司董事長 受托人： 職 務：四川路橋怡達投資有限公司XXX 現(xiàn)委托上列受委托人四川路橋怡達投資有限公司合同（金額在人民幣XX萬元以內）的簽約代表人。 或： 現(xiàn)委托上列受托人四川路橋怡達投資有限公司與[ ]公司所訂[ ]合同的簽約代表人。 委托授權有效期限：自 年 月 日至 年 月 日 委托人： 受托人： 年 月 日 附件7： 四川路橋怡達投資有限公司 合同(協(xié)議)支付審核表 合同名稱： 對方名稱： 合同編號： 第 N+1 次支付 項目 金額 備注 合同總價 調整后合同價 上期末累計支付 第N次支付 本期支付 第N+1次支付 本期末累計支付 本期支付后未支付 本期支付金額（大寫）： 經辦部門意見： 1、 合同完成情況簡述； 2、 本次支付金額人民幣XXX元（大寫：XXX元整） 經辦人： 日期： 負責人： 日期： 綜合辦公室意見： 工程技術部意見： 計劃合同部意見： 質檢部意見： 財務資金部意見 分管領導意見： 簽名： 日期： 總工程師（副總經理）意見： 簽名： 日期： 總經理意見： 簽名： 日期： 董事長意見： 簽名： 日期： 收款單位開戶銀行： 帳號： —————————————————————————————————————————— 說明：審核表格式可根據(jù)合同金額、授權等具體情況進行修改。