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寶信實(shí)業(yè)有限公司 管理 制度 標(biāo) 題 內(nèi)部溝通制度 文件編號(hào) BSGL0011 版 次 A/1 發(fā)行日期 2004年3月1日 頁 碼 共5頁 第6頁 一、總則 1、制定目的 1.1建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。 2、適用范圍 2.1公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會(huì)議溝通及其他形式溝通時(shí)均適用。 3、管理權(quán)責(zé) 3.1總經(jīng)理室權(quán)責(zé) 3.1.1總經(jīng)理召開的會(huì)議、公司例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議的通知、召集，會(huì)議資料的準(zhǔn)備,會(huì)議記錄，會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)； 3.1.2總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈； 3.1.3企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行； 3.1.4公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)； 3.1.5有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。 3.2各部門主管權(quán)責(zé) 3.2.1出席要求參加的會(huì)議、執(zhí)行會(huì)議決議； 3.2.2根據(jù)會(huì)議要求、上級(jí)指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達(dá)會(huì)議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等； 3.2.3定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報(bào)，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報(bào)； 3.2.4部門會(huì)議的通知、召集、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)； 3.2.5有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。 二、內(nèi)容 4、規(guī)定 4.1總則 公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式： 4.1.1正式的文件(含文書)溝通 4.1.2會(huì)議溝通(例行會(huì)議、臨時(shí)性會(huì)議) 4.1.3非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個(gè)別交談等) 4.2文件(含文書)溝通 4.2.1規(guī)章、制度類文件 A、規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對(duì)具體個(gè)人、具體時(shí)間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度； B、公司制訂的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。 4.2.2聯(lián)絡(luò)、通知類文書 A、進(jìn)行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書。一般適用期較短，針對(duì)性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價(jià)值或存檔年限短。另外，有些臨時(shí)性或試行性制度也可采用此類形式。 B、各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會(huì)等事宜辦理都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)、傳遞。 C、上級(jí)主管、上級(jí)部門的事項(xiàng)通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布,也都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)。 4.2.3簽（呈）、報(bào)告、報(bào)表類文書 A、下級(jí)呈報(bào)上級(jí)，下屬部門呈報(bào)直接主管部門、主管部門向公司或總經(jīng)理的述職報(bào)告，專項(xiàng)工作匯報(bào)、簽呈及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，分為定期及不定期的呈遞； B、須定期呈報(bào)有： a. 生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、品質(zhì)分析報(bào)表、毛利預(yù)算表、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、采購資金計(jì)劃表等； b. 業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報(bào)表、銷售及費(fèi)用月計(jì)劃表及相關(guān)分析報(bào)告等； c. 財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、責(zé)任單位成本績效報(bào)告； d. 下級(jí)主管對(duì)上級(jí)主管的述職報(bào)告、工作報(bào)告。 C、不定期呈報(bào) a. 專項(xiàng)工作報(bào)告； b. 具體事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)的簽（呈）。 4.2.4會(huì)議記錄類文書 A、各類會(huì)議由主持人指定人員做《會(huì)議記錄》，（副）總經(jīng)理主持召集的會(huì)議原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)《會(huì)議記錄》； B、對(duì)會(huì)議決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會(huì)議記錄者形成《決議事項(xiàng)追蹤表》，經(jīng)主持人指定專人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會(huì)議的決議事項(xiàng)的追蹤、確認(rèn)除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)； C、對(duì)會(huì)議決議涉及一般事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會(huì)的，由會(huì)議記錄者形成《聯(lián)絡(luò)單》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)單位人員； D、重要會(huì)議的《會(huì)議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會(huì)議記錄者復(fù)印分發(fā)或傳閱與會(huì)人員或相關(guān)人員。 4.2.5文件溝通途徑說明 A、審批、發(fā)布 a. 公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制訂，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放； b. 各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制訂，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放； ※ 報(bào)批前須送（總）經(jīng)理室會(huì)審，確認(rèn)同公司相關(guān)制度無矛盾、抵觸。 c. 發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認(rèn)并抄送（復(fù)?。┥隙?jí)主管，須回復(fù)者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認(rèn)，并抄送（復(fù)?。┢渖隙?jí)主管； d. 對(duì)會(huì)議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執(zhí)行； e. 對(duì)須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前： 由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)審稿，必要時(shí)，上呈總經(jīng)理審閱(核)方可； f. 所有簽（呈）報(bào)告、報(bào)表均需層呈至上二級(jí)主管。 B、發(fā)放記錄 a.對(duì)傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對(duì)象在《傳閱記錄表》簽章記錄； b.對(duì)正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在《文件分發(fā)記錄表》上簽收登錄； c.對(duì)《聯(lián)絡(luò)單》、《決議事項(xiàng)追蹤表》等的文書，必要時(shí)，發(fā)出部門可要求收文者在《文件分發(fā)記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。 C、傳遞規(guī)定 a. 文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)； b. “急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，一般性呈閱文件使用黃色色標(biāo)，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色標(biāo)； c. 收文者在接收來文后需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時(shí)限為1小時(shí)，其他文件為4小時(shí)； D、文件存檔由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。 4.3會(huì)議溝通 4.3.1會(huì)議類別 A．例行性會(huì)議； B．臨時(shí)性會(huì)議。 4.3.2例行性會(huì)議 NO 單位 會(huì)議名稱 周期 會(huì)議目的 時(shí)間 地 點(diǎn) 主持人 參加人員 01 總公司 月度經(jīng)營會(huì)議 月 1、 檢討總結(jié)上月經(jīng)營、管理狀況，分析績效指標(biāo)完成情況 2、 設(shè)定下月經(jīng)營、管理重點(diǎn)，擬出工作計(jì)劃與重大決議 3、 公司重大經(jīng)營、管理決策討論或發(fā)布 每月第一個(gè) 星期二晚 7：00 佳誠公司大會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理直屬各公司、各部門主管以及董事長、總經(jīng)理指定人員 02 總公司 月度干部會(huì)議 月 每月第一個(gè) 星期五晚 7：00 佳誠公司大會(huì)議室 總經(jīng)理 各科（室）主管或其職務(wù)代理人，以及總經(jīng)理指定參加人員 03 資金部 財(cái)務(wù)會(huì)議 周 總結(jié)、分析總公司及各公司財(cái)務(wù)狀況 每周六 總公司四樓會(huì)議室 董事長 資金部及各公司會(huì)計(jì)人員 04 寶誠公司 早會(huì) 周 宣傳、頒布有關(guān)事項(xiàng) 每周一早上8:30 寶誠公司辦公室 副總經(jīng)理 寶誠公司全體員工 05 寶誠公司 業(yè)務(wù)會(huì)議 周 總結(jié)上周經(jīng)營狀況及本周工作計(jì)劃 每周一早上 寶誠公司辦公室 副總經(jīng)理 寶誠公司全體員工 06 弘通公司 早會(huì) 周 工作安排 每周一、周三、周五早上8:00 弘通公司會(huì)議室 進(jìn)出口部主管 進(jìn)出口部全體員工 07 弘通公司 檢討會(huì) 周 業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)溝通檢討 每周六 弘通公司會(huì)議室 副總經(jīng)理 進(jìn)出口部/財(cái)務(wù)室主管 08 佳誠公司 早會(huì) 周 總結(jié)上周工作，明確改善方向，提出建議 周一早上7:30 佳誠公司辦公室門前 各部門主管輪流 佳誠公司全體員工 09 佳誠公司 產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會(huì)議 周 增強(qiáng)部門之間信息溝通，提升配合度 周一下午 4：00 佳誠公司大會(huì)議室 業(yè)務(wù)部主管 助理科長（含）以上及總經(jīng)理指定人員 10 佳誠公司 客服經(jīng)營檢討會(huì) 月 相互交流，檢討和改善客戶服務(wù) 指定時(shí)間 佳誠公司大會(huì)議室 業(yè)務(wù)部主管 指定人員 4.3.3臨時(shí)性會(huì)議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依需要時(shí)動(dòng)議召集 4.3.4會(huì)議管理 A、例行性會(huì)議如有變更原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知，如無變更則不另行通知； B、臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1小時(shí)通知參加人員； C、會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席并簽到，因故無法到會(huì)者,事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席(代理人應(yīng)向主持人報(bào)備)，遲到、早退者須向主持人報(bào)備,取得諒解及同意； D、會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備(包括資料、數(shù)據(jù))； E、主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議； F、會(huì)議決議的落實(shí)實(shí)施情況，應(yīng)作為下次會(huì)議議題之一； G、會(huì)議記錄按本制度4.2.4條款執(zhí)行。 4.4非正規(guī)場合、形式的溝通 4.4.1由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)定期的收集、呈遞總經(jīng)理； 4.4.2除工作接觸外，各級(jí)主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談溝通，以增進(jìn)彼此了解，掌握各層次人員的動(dòng)態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當(dāng)準(zhǔn)確地制定相關(guān)政策，原則上： A、總經(jīng)理、部門經(jīng)（副）理等直接部屬每個(gè)月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級(jí)部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通； B、經(jīng)（副）理同直接部屬每周應(yīng)有一次交談、溝通，同其他部屬每月應(yīng)有一次交談、溝通。 5、參考資料 5.1《人事管理制度》 6、附件 6.1內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函 6.2簽呈 6.3會(huì)議記錄 6.4工作事項(xiàng)追蹤表 6.5傳閱記錄表 6.6文件分發(fā)回收記錄表 東 莞 寶 信 內(nèi) 部 聯(lián) 絡(luò) 函 聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)： 受 文 者 CC知會(huì)單位 發(fā) 文 者 核 示 □核發(fā) □跨部門 □部門內(nèi) □全公司 單位 核準(zhǔn)：___________ 主管_____________ 生效日期 奉效準(zhǔn)日生效 年 月 日 簽 呈 上 級(jí) 主 管 意 見 簽名/日期： 會(huì) 議 記 錄 會(huì)議名稱 地 點(diǎn) 會(huì)議時(shí)間 主持人 核準(zhǔn) 審核 記錄 出席人員 缺席人員及缺席原因 會(huì)議議程及發(fā)言內(nèi)容 第 頁，共 頁 工 作 事 項(xiàng) 追 蹤 表 項(xiàng)次 工作事項(xiàng) 責(zé)任人 工作目標(biāo)要求 追蹤人 進(jìn)度結(jié)果追蹤 備注 核準(zhǔn)： 審核： 作成： 傳閱記錄表 發(fā)文單位： 文件編號(hào) 文件（資料）名稱 版本/版次 傳 閱 內(nèi) 容 要 求 閱 讀 人 意 見 欄 文件分發(fā)回收記錄表 項(xiàng)次 文件編號(hào) 文件（資料）名稱 版本/版次 收文單位 收文者 份數(shù) 發(fā)文日期 回收單位 回收者 回收日期