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,你還在為顧客誤解你的表達而苦惱嗎？,,你還在為英文郵件寫作而抓狂嗎,,,EMAIL,,Reporter:曹夢琪,商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式,Contents,3/64,據(jù)調查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務領域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務。,英文電子郵件的重要性,商務英語電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務活動中起著重要作用。,商務往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務電子郵件的寫作在業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。,4/64,商務英語電子郵件由五部分組成：,Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址Subject--主題Salutation--稱呼、Opening--開頭、Body--正文、Ending--結尾句ComplimentaryClose--禮貌結束語Writer’sFullName--寫信人全名、Writer’sTitleandDepartment--寫信人職務及所屬部門、Address--地址、Tel--電話號碼、Fax--傳真,商務英語電子郵件的格式(1/16),5/64,,Address–地址,收信人地址To:抄送收信人地址Cc:密送收信人地址Bcc:,Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopy,To:12@Cc:456@Bcc:789@,多個收信人地址用半角的逗號或者分號隔開。,商務英語電子郵件的格式(2/16),6/64,Subject–主題(1/3),1.主題(Subject)框的內(nèi)容應簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但長度一般不超過35個字母。,YES：SupplierTrainingNO：ProfessionalTraineesfromSisterCompanyShouldAbidebyRuleofLocalCompany,商務英語電子郵件的格式(3/16),7/64,,Subject–主題(2/3),2.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。,YES：TomorrowsmeetingcanceledNO：Newsaboutthemeeting,3.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供參考),例如：URGENT:Submityourreporttoday!,商務英語電子郵件的格式(4/16),8/64,Subject–主題(3/3),4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。,YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation,商務英語電子郵件的格式(5/16),9/64,Salutation--稱呼(1/4),根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關系而定。,在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。,TomHanks,Dear/HiTom,DearMrHanks,收信人的名字千萬不要寫錯。,商務英語電子郵件的格式(6/16),Jennifer,Miss/Mrs/MsAniston,10/64,Salutation--稱呼(2/4),收信人是多個男性用Messrs；多個女性用Mesdames,Mmes,或Mses；有男有女，弄清楚每個人的稱呼。已婚Mrs,未婚Miss,最好用Ms.,Messrs.Smith,Wyatt,andFury,有榮譽學位多不喜歡用一般的頭銜。,Mses.Dicaprio,Lionel,andGreen,Mr.HaroldWrightandMissMargaretWright,Dr./Prof./General/SenatorWright,商務英語電子郵件的格式(7/16),11/64,Salutation--稱呼(3/4),老外的名字有時有Jr.或Sr.,羅馬數(shù)字I，II等,MartinLutherKing,Jr.,JohnParker,Sr.isthefatherofJohnParker,Jr.,GeorgeBushSr.,GeorgeVI,WhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.,商務英語電子郵件的格式(8/16),12/64,Salutation--稱呼(4/4),如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：,DearCommitteeMember:,DearColleagues:,DearMeetingPlanner:,ToAllSalesReps:,ToWhomItMayConcern:,商務英語電子郵件的格式(9/16),DearMadamorSir:,DearPurchasingAgent:,LadiesorGentlemen:,DearCustomers，,13/64,Opening–開頭(1/3),澄清你的意圖,在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。,商務英語電子郵件的格式(10/16),記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。,14/64,Opening–開頭(2/3),商務英語電子郵件的格式(11/16),如果回復客戶的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝,Thankyouforcontactingus.,如果對方已經(jīng)回復過你的一封郵件了，感謝回復,Thankyouforyourpromptreply.,Thanksforgettingbacktome.,如果你主動給別人寫郵件，表明意圖,Iamwritingto…,15/64,Opening–開頭(3/3),商務英語電子郵件的格式(12/16),如果有人給了你特別的幫助,Thankyouforallyourassistance.,某個客戶或是經(jīng)理寫對你的工作提出了一定的質疑,Itrulyappreciate…,Thankyouforyourfeedback.,如果你詢問一些信息，對方花了點時間才發(fā)送給你,Thankyouforprovidingtherequestedinformation.,16/64,Body–正文,正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話。正文由兩三個或三四個簡短的段落構成。,商務英語電子郵件的格式(13/16),正文書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節(jié)省時間，提高工作效率。,稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。,17/64,Ending–結尾,在郵件結束之前，應再次感謝收信人。,商務英語電子郵件的格式(14/16),Thankyouforyourpatienceandcooperation.或Thankyouforyourconsideration.,Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don’thesitatetoletmeknow.或Ilookforwardtohearingfromyou.,18/64,商務英語電子郵件的格式(15/15),ComplimentaryClose–禮貌結束語(1/2)結尾致意要留意，弄清大家的關系才選擇用詞。1.VeryFormal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,,ComplimentaryClose–禮貌結束語(2/2),商務英語電子郵件的格式(15/16),LessFormal不太正規(guī)的(例如親人，好朋友),Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,,Informal非正規(guī)的(例如朋友，同事之間),Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!,20/64,Signature–簽名,郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。,商務英語電子郵件的格式(16/16),簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。,LocalOrganizingCommitteePhone:+7-3822-491-776Fax:+7-3822-492-410E-mail:isdeiv2012@hcei.tsc.ru,21/64,商務郵件模板,DearMr.Lin,IreceivedyourletteronMay18.Iagreewithyouthatthedealwasamutuallybeneficialone.WehavegainedgreatprofitsthroughthecooperationwithChineseexportersinrecentyears,andwearekeenlydesirousofexpendingourtradewithyouinhomeappliance.Wereallyhopewecouldhavefurthercooperationwitheachotherandachievegreaterdevelopmenttogether.Withbestregards.Yourssincerely,JohnSmithsignature,,親愛的林先生：我收到了您5月18日的來信。您認為我們上次的生意是互惠的，這點我十分贊同。近年來，我們通過與中國的出口商合作獲利頗豐，我們迫切期望擴大與你們在家電行業(yè)的貿(mào)易合作。我們真心希望能繼續(xù)與您深入合作，將來獲得巨大發(fā)展。獻上最誠摯的祝福！約翰?史密斯敬上,,商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式,Contents,23/64,商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則,Correctness–準確Conciseness–簡潔Complete–完整Clarity–清楚Courtesy–禮貌,五C原則(1/14),24/64,Correctness–準確原則,由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務管理與溝通至關重要。,具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。,五C原則(2/14),25/64,Conciseness–簡潔原則(1/3),簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。,在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。,五C原則(3/14),26/64,Conciseness–簡潔原則(2/3),為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語。,UPlsFYIInfoQtyBTW,Postscript,ASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS,五C原則(4/14),Assoonaspossible,FreeonBoard,LetterofCredit,Inmyopinion,Frequentlyaskedquestions,27/64,Conciseness–簡潔原則(3/3),ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.Price：FOBShanghaiUSD1.96＼PCHopeyoucanacceptit.,舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。,五C原則(5/14),28/64,Complete–完整原則,商務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像報盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。,郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。,五C原則(6/14),29/64,Clarity–清楚原則(1/2),商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在：,結構方面語法方面,盡量使用短段落，必要時使用主題句。,用詞要肯定準確，切忌使用語義模糊、模棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，延誤商務溝通和貿(mào)易。,五C原則(7/14),30/64,Clarity–清楚原則(2/2),Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.,Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec10th.,五C原則(8/14),31/64,Courtesy–禮貌原則(1/6),商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方容易接受。在寫電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。,五C原則(9/14),32/64,Courtesy–禮貌原則(2/6),Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.Notforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.,虛擬語氣：要不是我們接到許多老客戶的大量定單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。,五C原則(10/14),33/64,Courtesy–禮貌原則(3/6),IwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIFshanghai.GivemeyourbestquotationforCIFshanghai.,委婉語氣：如果你能報出成本加運費到上海的最低價，我將非常感激。,虛擬語氣和委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，易為對方接受。,五C原則(11/14),34/64,Courtesy–禮貌原則(4/6),Ithastobestressedthatshipmentmustbeeffectedwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.Wehavetostressthatyoumusteffectshipmentwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.,表示批評、建議、要求時，用被動語態(tài)可以避免直接觸及施動者(自己或對方)，使口氣更加婉轉。,五C原則(12/14),35/64,Courtesy–禮貌原則(5/6),Asyou(seemto)takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice.,使用半動詞表示說話人對所說事情的推測，從而使話語的肯定語氣趨于緩和。,五C原則(13/14),半動詞在功能上介于主動詞與助動詞之間,本身帶有詞義，但詞義模糊。seemappearbelikelyto,36/64,Courtesy–禮貌原則(6/6),Unfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.Iamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier.,如果是寫一些壞消息或是道歉，你就應該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。,五C原則(14/14),37/64,商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式,Contents,38/64,商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式,Contents,39/64,Sometips–文法(1/8),切忌主客不分或模糊,例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.,應改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.,問題：decide的主語是we,而不是report,注意事項(1/12),40/64,Sometips–文法(2/8),句子不要凌碎,例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.,應改為：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.,問題：第二句是第一句的原因，應合并成為一句,注意事項(2/12),41/64,Sometips–文法(3/8),結構對稱,例子：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.,應改為：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.,問題：and連接兩個相同的成分，結構應對稱,注意事項(3/12),42/64,Sometips–文法(4/8),單復數(shù)前后一致,例子：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.,應改為：Authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurityclearance.,問題：anperson與they矛盾,注意事項(4/12),43/64,Sometips–文法(5/8),動詞和主語要呼應,例子：Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunder-budgeted.,應改為：Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunder-budgeted.,問題：functions與is矛盾,注意事項(5/12),44/64,Sometips–文法(6/8),時態(tài)和語氣不要轉變太多,affect動詞，effect名詞；operative（計劃、法律等）實施中的，起作用的operational（機器、設備等）正常運轉的，可使用的；軍事行動的,affect和effect，operative和operational,選詞要正確,注意事項(6/12),45/64,Sometips–文法(7/8),標點要準確拼寫要正確大小寫要注意,非必要的話，整個詞不要都大寫，除非要罵人。,MUSTchangetoOSimmediately.,要強調的話，用底線，斜體或者粗體。,注意事項(7/12),46/64,Sometips–文法(8/8),地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了One,127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ070725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street,注意事項(8/12),47/64,Sometips–文體(1/3),可讀性----多用短句注意段落的開頭,一般來說，重要或強調的事情都放在信件或段落的開頭。,Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.,注意事項(9/12),48/64,Sometips–文體(2/3),輕重有分,同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句子里。,轉接詞要留神,but,therefore,also,forexample,furthermore,moreover,修飾詞的位置要小心,例子：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.,注意事項(10/12),49/64,Sometips–文體(3/3),句子開頭不要含糊不清的代詞,例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.,開頭少用this,that,it,they,或which。,用語要肯定準確，切忌含糊立場觀點一致，少用被動句,注意事項(11/12),50/64,Sometips–格調,式樣和句子長度不要太單調弱軟的詞(e.g.was,were,is,are...)可以加強一點,Bayerproductsarehighlyeffectivein...Bayerproductsexcelin...,口語化比較受歡迎,Thisinformationwillbesincerelyappreciated.Wesincerelyappreciateyourinformation.,注意事項(12/12),51/64,商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式,Contents,52/64,Greetingmessage祝福,Hopeyouhaveagoodtripback.Howareyou?Howistheprojectgoingon?,祝旅途愉快。,你好嗎?,項目進行順利嗎?,英語電子郵件常用句式(1/16),53/64,Initiateameeting發(fā)起會議(1/2),IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.,我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。,我建議我們今天下午就A項目的發(fā)展計劃開會討論一下。,英語電子郵件常用句式(2/16),54/64,Initiateameeting發(fā)起會議(2/2),We’dliketohavethemeetingonOct30.Sametime.Let’smakeameetingnextMondayat5:30PMS.L.C.time.,十月三十號，老時間開會。,下周一鹽湖城時區(qū)下午五點半開會。,英語電子郵件常用句式(3/16),55/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(1/4),Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.,如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。,期待您的反饋建議!,英語電子郵件常用句式(4/16),56/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(2/4),Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?,謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。,你對計劃方面有什么想法?下一步我們應該怎么做?,英語電子郵件常用句式(5/16),57/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(3/4),Whatdoyouthinkaboutthis?Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow.Anyquestion,pleaseletmeknow.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.,英語電子郵件常用句式(6/16),58/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(4/4),Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!Feelfreetogiveyourcomments.Pleaseletmeknowwhatyouthink.Doyouhaveanyideaaboutthis?Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.,英語電子郵件常用句式(7/16),59/64,Givefeedback意見反饋,Pleaseseecommentsbelow.Myanswersareinbluebelow.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.,請看下面的評論。,我的回答已標藍。,我就文檔添加了一些備注，僅供參考。,英語電子郵件常用句式(8/16),60/64,Attachment附件(1/2),Ienclosetheevaluationreportforyourreference.Pleasefindanenclosedcopyofourpricelist.Pleasefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.,我附加了評估報告供您閱讀。,隨函附寄我公司價目表一份。,隨信附上你明天開會所需的報告，請查收。,英語電子郵件常用句式(9/16),61/64,Attachment附件(2/2),Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.,設計文檔在附件里，請評閱。,今天的會議記錄在附件里。,其他個人特征方面的信息請見附件。,英語電子郵件常用句式(10/16),62/64,Pointlisting列表(1/2),Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1…….2…….Someknownissuesinthisrelease:1…….2…….OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:1…….2…….,英語電子郵件常用句式(11/16),今天我們要完成的任務:1…….2…….,聲明中涉及的一些問題:1…….2…….,我們閱讀了最新的供應鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….,63/64,Pointlisting列表(2/2),Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1…….2…….Thecurrentstatusisasfollowing:1…….2…….Someitemsneedyourattention:1…….2…….,英語電子郵件常用句式(12/16),以下是對你們團隊的一些問題:1…….2…….,目前數(shù)據(jù)如下:1……2……,以下方面需提請注意:1…….2…….,64/64,Raisequestion提出問題,IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX.FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:……,英語電子郵件常用句式(13/16),我對XX-XXX報告有一些疑問。,就ABC協(xié)議,我有以下幾個問題:……,65/64,Proposal提議,Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing….Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.,英語電子郵件常用句式(14/16),關于平臺啟動的下一步計劃,我有一個提議……,我建議我們就一周項目開一個電話會議。,66/64,Thanksnote感謝信,Thankyousomuchforthecooperation.Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.Thanksforyourattention!Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.Reallyappreciateyourhelp!,英語電子郵件常用句式(15/16),67/64,Apology道歉,Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.,英語電子郵件常用句式(16/16),對造成的誤解我真誠道歉!,很抱歉現(xiàn)在才進行詢問，但是我們需要盡快核實執(zhí)行信息。,68/64,,,TheEnd,thankyouforyourlistening,