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總經(jīng)理辦公室秘書崗位職責(zé) 崗位職務(wù)：總經(jīng)理辦公室秘書 負(fù)責(zé)對(duì)象：總經(jīng)理辦公室主任 聯(lián)絡(luò)對(duì)象：各部門秘書 一、崗位職責(zé)： 有良好的素質(zhì)，待人接物態(tài)度和藹可親，處理事務(wù)機(jī)敏、有條理，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。根據(jù)總經(jīng)理和辦公室主任的指示，完成各項(xiàng)文字工作，作好會(huì)議記錄，起草各種公文，整理有關(guān)資料，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作。 二、工作內(nèi)容： 1、 熟悉總經(jīng)理室及各部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和它們之間的聯(lián)系。掌握總經(jīng)理或部門經(jīng)理的工作規(guī)律及活動(dòng)特點(diǎn)。 2、 了解中心的一些重要設(shè)備和設(shè)施，熟悉中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，能夠準(zhǔn)確地反映情況。 3、 處理客戶信函、投訴電話、傳遞需批示的公文，作好上傳下達(dá)工作。 4、 收到工行、物業(yè)公司以及其他上級(jí)單位的文件，統(tǒng)一收文登記或報(bào)總經(jīng)理批轉(zhuǎn)，按批轉(zhuǎn)要求分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門閱辦。 5、 按規(guī)定手續(xù)嚴(yán)格管理和使用印章，對(duì)需要用印的文件、材料、報(bào)表，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可用印。 6、 嚴(yán)格按照保密制度和簽收制度辦事，落實(shí)有關(guān)文書檔案管理制度。 7、 堅(jiān)持按手續(xù)辦理借閱，保證無檔案遺失。 8、 完成辦公室主任交辦的各項(xiàng)事務(wù)工作，做好接待、布置、催辦、落實(shí)等工作。 9、 做好信息收集和處理，為總經(jīng)理和辦公室主任等提供參考，當(dāng)好參謀。 三、崗位素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)： 1、23歲以上，具有大專以上學(xué)歷。 2、有良好的教育程度，知識(shí)豐富，判斷、領(lǐng)會(huì)及表達(dá)能力較強(qiáng)，辦事可靠。能熟練掌握英語的聽、說、寫技能。 3、熟悉和掌握秘書工作知識(shí)和專業(yè)技能。會(huì)速記、打字、處理公文檔案。有一定的寫作能力和較好的文字處理能力，能熟練操作各種辦公自動(dòng)化設(shè)備。 4、具有一定的協(xié)調(diào)能力、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及高度的責(zé)任感。 C 工作程序與標(biāo)準(zhǔn) 各崗位工作項(xiàng)目、程序、標(biāo)準(zhǔn)與協(xié)作關(guān)系 項(xiàng)目 程序 標(biāo)準(zhǔn) 協(xié)作關(guān)系 會(huì)務(wù) 工作 1.了解會(huì)議的主題； 2.確認(rèn)會(huì)議日期、出席者 和主持人； 3.通知會(huì)期（電話、信函 傳真、請(qǐng)柬）； 4.準(zhǔn)備會(huì)議所需材料及物 品，預(yù)先安排布置會(huì) 場；5.會(huì)前接待、簽到和分發(fā) 會(huì)議材料。 1.將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題、主持人及時(shí) 傳達(dá)到各部室，并將傳達(dá)情況進(jìn)行記錄； 2.認(rèn)真做好會(huì)議記錄并在48小時(shí)之內(nèi)歸納整理，形成會(huì)議紀(jì)要，下發(fā)各部室； 3.記錄內(nèi)容、格式要標(biāo)準(zhǔn)、無遺漏，詳實(shí) 總辦各部門 接轉(zhuǎn) 電話 1.認(rèn)真聆聽對(duì)方講話,并將重要事項(xiàng)記錄在登記本上； 2.凡給總經(jīng)理、副總經(jīng)理打電話要問清對(duì)方姓名事由，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再接轉(zhuǎn)； 3.領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),將電話內(nèi)容詳細(xì)記錄送領(lǐng)導(dǎo)辦公室。 1.電話鈴聲不得超過3聲 2.使用文明禮貌用語，接轉(zhuǎn)電話時(shí)要說"您好"， 掛電話前要說"先生/小姐，再見"。 各部門 接待 賓客 1.凡欲與管理中心領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的賓客,先請(qǐng)到接待室內(nèi)等候，然后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，安排會(huì)面的時(shí)間、地點(diǎn)； 2.管理中心領(lǐng)導(dǎo)外出，要代為接待來訪賓客，記錄談話內(nèi)容。 1.熱情、周到、有禮貌； 2.主動(dòng)迎送客人； 3.做到記錄準(zhǔn)確，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 對(duì)外 熱線電話服務(wù)工作程序及標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目 程序 標(biāo)準(zhǔn) 協(xié)作關(guān)系 接聽報(bào) 修電話 1.接到工行部室報(bào)修電話后，記好報(bào)修時(shí)間、報(bào)修人姓名、聯(lián)系電話，填寫維修單； 2.屬緊急維修，電話通知迅速到現(xiàn)場處理。 接到報(bào)修后，要記清維修地點(diǎn)、維修內(nèi)容，并在5分鐘內(nèi)通知工程部，維修人員在5-10分鐘到達(dá)現(xiàn)場 總辦 分配 登記 1. 電話通知工程部并記好時(shí)間； 2. 維修單一式二聯(lián)待維修后簽字驗(yàn)收，第一聯(lián)交承修部門自存，第二聯(lián)交工程部。 填寫維修單要清楚，維修項(xiàng)目要明確。 工程部 各專業(yè) 整　理 維修單 1. 將已完成的維修單按專業(yè)整理好； 2. 未完成的項(xiàng)目填寫表格，注明未完成原因； 3. 每天完成情況匯總并上報(bào)管理中心總經(jīng)理。 下班前一天的維修記錄收齊，未完成的項(xiàng)目寫明原因，交總經(jīng)理。 總辦