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第6章 報表,6.1 報表的概念 (p167) 6.2 創(chuàng)建報表 (p168) 6.3 自己設(shè)計報表(p170) 6.4 美化報表的外觀(p179) 6.5 報表的排序和分組(p180) 6.6 多列報表(p183) 6.7 子報表 (p183) 6.8 交叉表報表(p186) 6.9 在報表中使用計算和匯總(p187) 6.10 打印報表(p188),6.1報表的概念(p167),數(shù)據(jù)庫的主要功能是可對原始的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，并將所需結(jié)果按規(guī)定打印成報表。 報表可以執(zhí)行簡單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能，還可以對大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計。 報表可生成清單、定單、標(biāo)簽、名片和其它所需的輸出內(nèi)容。,6.1 報表的概念,6.1.1 報表的類型(p167) 1．縱欄式報表 2．表格式報表 3．圖表報表 4．郵寄標(biāo)簽,6.1 報表的概念,6.1.2 報表和窗體的區(qū)別(p168) 窗體一般顯示在屏幕上，主要用于用戶數(shù)據(jù)操作，操作方式是交互式的。而報表通常是將數(shù)據(jù)結(jié)果打印在紙上，而且不具有交互性。 在窗體中可以包含更多的具有操作功能控件，如單選按鈕、復(fù)選框、切換按鈕、命令按鈕等，而報表一般不包含這樣的控件，報表中常常包含更多具有復(fù)雜計算功能的文本框控件，這些控件的數(shù)據(jù)來源多數(shù)為復(fù)雜的表達(dá)式，以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分組、匯總等功能。,6.1 報表的概念,6.1.3 報表的節(jié)(p168) 報表由報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳這樣五個節(jié)構(gòu)成 。,6.2 創(chuàng)建報表,Access提供了以下方式來創(chuàng)建報表： 設(shè)計視圖－可以自主設(shè)計新報表或修改已有的報表。 報表向?qū)В鶕?jù)需求逐步引導(dǎo)和幫助用戶創(chuàng)建報表。 自動報表：縱欄式－自動創(chuàng)建縱欄式報表。 自動報表：表格式－自動創(chuàng)建表格式報表。 圖表向?qū)В龑?dǎo)用戶創(chuàng)建帶有圖表的報表。 標(biāo)簽向?qū)В龑?dǎo)用戶創(chuàng)建用于標(biāo)簽上的報表。,6.2 創(chuàng)建報表,6.2.1 自動創(chuàng)建報表(p169) Access提供了多種報表設(shè)計方法，最簡單的方法就是使用自動創(chuàng)建報表和報表向?qū)А?自動報表：縱欄式 自動報表：表格式 報表向?qū)?圖表向?qū)?標(biāo)簽向?qū)?1. 縱欄式自動報表(p169),,單擊,報表預(yù)覽,2.表格式自動報表(p169),例6-2 創(chuàng)建表格式報表（教師基本情況表） 做法： （1）報表---新建—自動創(chuàng)建報表：表格式 選 “教師”表 （2）確定---保存,2.表格式自動報表,單頁報表預(yù)覽,多頁報表預(yù)覽,6.2.2 使用向?qū)?chuàng)建報表,1.報表向?qū)В≒170 例6-3建學(xué)生選課成績報表） 操作步驟： 啟動報表向?qū)?選擇報表所要包含的字段 確定查看數(shù)據(jù)方式 分組 排序和匯總(匯總選項) 選擇報表布局 選擇報表樣式 確定報表標(biāo)題,2.使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽(p172),在工作和日常生活中，有時常常需要向外發(fā)送大量統(tǒng)一規(guī)格的信件，信封上的地址以及書信內(nèi)容都極為相似。正是為了通信的需要，Access提供了建立郵件標(biāo)簽的標(biāo)簽向?qū)?，它可以快速地為公司生成通信時所需的信封地址標(biāo)簽或書信內(nèi)容。標(biāo)簽向?qū)У墓δ苁謴?qiáng)大。它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號的標(biāo)簽，也支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。,【例6.4】以教師表中有關(guān)信息來建立郵寄標(biāo)簽 (p172),標(biāo)簽打印預(yù)覽（部分）,6.3 自己設(shè)計報表,使用報表向?qū)е荒苓M(jìn)行一些簡單的操作。有時，需要設(shè)計更加復(fù)雜的報表，以滿足功能上的要求。使用Access提供的報表設(shè)計視圖。它比報表向?qū)У墓δ軓?qiáng)大。利用報表設(shè)計視圖不僅可以從頭設(shè)計一個報表，還可以用來對一個已有的報表進(jìn)行編輯和修改。,6.3 自己設(shè)計報表,6.3.1 報表的視圖 在設(shè)計報表之前，首先來認(rèn)識報表的視圖。報表有兩類視圖，包括一類是報表的設(shè)計視圖，用于對報表的設(shè)計；另一類是打印預(yù)覽和版面預(yù)覽，用于在設(shè)計視圖中創(chuàng)建一個報表后，對其進(jìn)行預(yù)覽。,報表的設(shè)計視圖,打印預(yù)覽和版面預(yù)覽視圖,在“打印預(yù)覽”視圖中，可以看到報表的打印外觀。 在“版面預(yù)覽”視圖中，可以預(yù)覽報表的版式。在該視圖中，報表只顯示幾個記錄作為示例。 使用“打印預(yù)覽”工具欄按鈕可以以不同的縮放比例對報表進(jìn)行預(yù)覽。,6.3.2 使用報表的設(shè)計視圖設(shè)計報表,具體的操作步驟如下： （1）打開報表設(shè)計視圖。 （2）確定報表的記錄源。,,（3）根據(jù)需要設(shè)計報表。 （4）報表預(yù)覽。,6.4 美化報表的外觀(p179),6.4. 1 使用自動套用格式 使用報表的自動套用格式的方法是：當(dāng)報表處于報表設(shè)計視圖時，單擊工具欄上的“自動套用格式”按鈕，打開報表的“自動套用格式”的對話框,從中選擇需要的格式并單擊“確定”按鈕，完成格式的套用。這時報表設(shè)計視圖中的控件和外觀會發(fā)生變化，切換到報表的打印預(yù)覽視圖可以看到整個報表套用了指定的格式。,6.4 美化報表的外觀,6.4.2使用條件格式 設(shè)置條件格式是根據(jù)一個或多個條件，為報表中控件的內(nèi)容設(shè)置格式。 例如，可以將條件格式設(shè)置為：如果選課成績低于60，該字段內(nèi)容的顯示就變?yōu)榧t色粗體?；蛘呖梢栽O(shè)置一種格式，當(dāng)課程的課時值大于72時，將“學(xué)時”字段的背景色顯示為綠色等。這樣作的目的是使?jié)M足條件的值更易于辨別.,6.4美化報表的外觀,【例6.6】 :為學(xué)生選課報表中成績字段設(shè)置條件格式，成績低于60分的顯示為加粗的斜體。 （1）選擇學(xué)生選課成績報表，單擊“設(shè)計”按鈕，打開報表的設(shè)計視圖。 （2）將鼠標(biāo)放在主體節(jié)中的“成績”文本框上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“條件格式”命令。 （3）在打開“設(shè)置條件格式”對話框中按要求設(shè)置。,6.4美化報表的外觀,6.4.3 定制顏色 在Access中可以為報表中的各個節(jié)和控件設(shè)置背景顏色，具體的方法是： 打開一個報表的設(shè)計視圖，選擇要設(shè)置顏色的節(jié)或控件，單擊格式工具欄上的“填充/背景色”按鈕右邊的下拉按鈕，打開調(diào)色板，從中選擇需要的顏色即可。,6.4美化報表的外觀,6.4.4 顯示圖片(p180) 在報表中可以在報表的中加入圖片，也可以為報表添加背景圖片。,在報表中添加圖片的步驟： （1）打開一個報表的設(shè)計視圖，選中控件工具箱中的“圖像”控件，在報表要顯示圖片的位置，單擊鼠標(biāo)。 （2）在打開的“插入圖片”對話框中選擇圖片文件，單擊“確定”按鈕。 （3）可以直接用鼠標(biāo)拖動圖片控件上的控制點來調(diào)整圖片的大小。 （4）打開圖片控件的屬性對話框，調(diào)整屬性。如選擇圖片的縮放方式和圖片類型等等。,背景圖片（p180）,在報表中添加背景圖片的步驟： （1）打開一個報表的設(shè)計視圖，單擊工具欄上的“屬性“按鈕，打開報表的屬性對話框。 （2）選擇“圖片”屬性，單擊“生成器”按鈕，在“插入圖片”對話框中選擇作為背景的圖片文件。 （3）單擊“確定“按鈕，完成報表的背景的設(shè)置。,6.5 報表的排序和分組,在Access數(shù)據(jù)庫中除了可以利用報表向?qū)崿F(xiàn)記錄的排序和分組外，還可以通過報表的設(shè)計視圖對報表中的記錄進(jìn)行排序和分組。 在排序或分組操作上時要涉及組頁眉和組頁腳內(nèi)容。組頁眉用來在記錄組的開頭放置信息，如組名稱或組總計數(shù)； 組頁腳用于在記錄組的結(jié)尾放置信息，如組名稱或組總計數(shù)。,6.5.1 排序記錄 報表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序的步驟如下： （1）在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“報表”對象，在對象列表中選中“學(xué)生成績表”報表后，單擊“設(shè)計”按鈕，打開報表的設(shè)計視圖。 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕 或視圖菜單中的“排序與分組”命令，打開“排序與分組”對話框。 (3) 在對話框中，設(shè)置“成績”為排序字段，在“排序次序”欄設(shè)置為降序。 （4）單擊視圖按鈕，切換到“打印預(yù)覽”視圖，顯示成績按降序排列的結(jié)果。,6.5 報表的排序和分組（p180～183）,分組（p183）,6.5.2 分組記錄 指將具有共同特征的相關(guān)記錄組成一個集合，在顯示或打印時將它們集中在一起，并且可以為同組記錄設(shè)置要顯示的概要和匯總信息，利用分組可以提高報表的可讀性， 提高信息的利用效率。 組由三部分組成，包括組頁眉、組文本和組頁腳。在“排序和分組”的對話框下半部中有關(guān)組屬性設(shè)置相關(guān)的參數(shù)如下： 組頁眉：每組記錄的開始處的信息放置在組頁眉中。如每組的標(biāo)題信息等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁眉。屬性值為“否”時，刪除組頁眉。 組頁腳：每組記錄的結(jié)尾處的信息放置在組頁腳中。如每組記錄的匯總信息等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁腳。屬性值為“否”時，刪除組頁腳。 分組形式：指定對報表記錄值的分組方式。分組方式取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。,6.6 多列報表（p183）,多列報表是在報表的一頁安排打印兩列或更多列。多列報表最常見的形式是郵寄標(biāo)簽,可以用報表向?qū)斫⑧]件標(biāo)簽,也可以將一個設(shè)計好的普通報表設(shè)置成多列報表。 操作步驟： 1. 創(chuàng)建普通報表 2. 對普通報表進(jìn)行頁面設(shè)置將報表設(shè)置成多列報表(頁面設(shè)置-列-列數(shù)),6.7 子報表的創(chuàng)建,子報表是指包含在另一個報表中的報表。 包含子報表的報表稱為主報表。 主報表和子報表的概念主要用于多個報表的結(jié)合。,6.7 子報表的創(chuàng)建（p183）,6.7.1創(chuàng)建子報表 子報表的創(chuàng)建方法有兩種 : 1. 在已有的報表中創(chuàng)建子報表 2.將已有的報表添加到主報表中 1.(1)打開主報表 （2）插入子窗體/報表控件（選字段）,6.7.2主報表與子報表的鏈接 在主報表中加入子報表時,子報表的數(shù)據(jù)源中應(yīng)具有鏈接主報表的相關(guān)字段，由系統(tǒng)參照數(shù)據(jù)庫中表之間的關(guān)系自動建立這種鏈接，該鏈接可以確保在子報表中打印的記錄與在主報表中打印的記錄保持正確的對應(yīng)關(guān)系。在通過子報表向?qū)?chuàng)建子報表時，直接對鏈接的屬性進(jìn)行設(shè)置。,6.7 子報表的創(chuàng)建,6.8交叉表報表（p186）,交叉表報表是使用交叉表查詢作為報表的數(shù)據(jù)源。在交叉表報表中由于列標(biāo)題來自于交叉表查詢數(shù)據(jù)源的表的記錄值，當(dāng)記錄數(shù)目發(fā)生變化時，交叉表報表的列標(biāo)題的數(shù)目也會隨查詢結(jié)果的變化而改變。,6.9 在報表中使用計算和匯總,在報表中有時需要對某個字段按照指定的規(guī)則進(jìn)行計算，因為有時報表不僅需要詳細(xì)的信息，還需要給出每個組或整個報表的匯總信息。 6.9.1在報表中添加計算型控件 報表除了可以直接將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)輸出之外，還可以在報表中添加控件，用來輸出一些經(jīng)過計算才能得到的數(shù)據(jù)。文本框則是最常用的顯示計算數(shù)值的控件類型。除了文本框之外 , 其他任何有“控件來源”屬性的控件都可以作為計算控件。,6.9.2在報表中計算記錄的總計值或平均值 在報表中可以計算記錄的總計值或平均值, 如果要計算報表中所有記錄的總計或平均值，需要將顯示數(shù)值的文本控件添加到報表頁眉或報表頁腳中；如果要計算報表中分組記錄的總計或平均值，需要將顯示數(shù)值的文本控件添加到頁面頁眉或頁面頁腳中,6.9 在報表中使用計算和匯總,6.10 報表打印,打印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的“打印“按鈕，即可直接將報表發(fā)送到打印機(jī)上，但是通常在打印之前，用戶需要對頁面進(jìn)行設(shè)置，第一次打印時尤其如此。,6.10.1.頁面設(shè)置,在“打印預(yù)覽“或“設(shè)計視圖“狀態(tài)下打開報表。然后選擇“文件“菜單，單擊其中的“頁面設(shè)置“命令此時，就會彈出一個“頁面設(shè)置“對話框。在“頁面設(shè)置“對話框中有三個選項卡“邊距““頁“和“列“： “邊距“：在這個選項卡中，可以設(shè)置頁邊距的靠上、靠下、靠左、靠右四個方向的間距。還可以選擇是否只打印數(shù)據(jù)。 “頁“：在這個選項卡中，可以設(shè)置打印方向，紙張大小，紙張來源和指定打印機(jī)。 “列“：在這個迭項卡中進(jìn)行網(wǎng)格設(shè)置。并可以設(shè)定列大小和列布局方式。,6.10.2打印報表,在設(shè)置完頁面后，用戶即可以進(jìn)以實際打印了。 打開“文件“命令，單擊“打印“命令，彈出“打印“對話框。整個對話框分成三個部分；“打印機(jī)“、“打印范圍“和“份數(shù)“。 打印機(jī)：用于設(shè)定打印機(jī)型號，對話框顯示相應(yīng)的打印機(jī)狀態(tài)和屬性。 打印范圍：用于設(shè)定打印頁數(shù)范圍，可以為全部內(nèi)容或指定打印的起始頁碼。 份數(shù)：用于設(shè)定打印份數(shù)。 “設(shè)置“按鈕：單擊此按鈕，即進(jìn)入“頁面設(shè)置“對話框。 全部設(shè)定完畢，單擊“確定“按鈕即可開始打印。,本章小結(jié),報表主要用于打印數(shù)據(jù)和對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。報表的設(shè)計方法與窗體的設(shè)計相似，可以使用綁定到表或查詢中的控件顯示數(shù)據(jù)，可以在報表中使用復(fù)雜的表達(dá)式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分組、總計等功能，也可以向填加直線和圖片等美化報表的控件，還可以在報表中使用圖表等。 在設(shè)計報表時，可以采用自動創(chuàng)建報表或報表向?qū)У姆椒ㄍ瓿蓤蟊淼某醪皆O(shè)計，然后在在報表設(shè)計視圖下對報表作詳細(xì)設(shè)計，以使其能夠滿足數(shù)據(jù)輸出的要求。,