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潞安礦業(yè)(集團)有限責任公司辦公自動化系統(tǒng),2012年2月,部門文書及管理員一期培訓,目錄,系統(tǒng)概述系統(tǒng)設置系統(tǒng)登錄方式系統(tǒng)首頁的介紹系統(tǒng)模塊介紹培訓答疑,一、辦公自動化系統(tǒng)概述,辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是覆蓋本公司機關各部室、公司及直屬單位的綜合性辦公信息管理系統(tǒng)是公司推行無紙化辦公、提升信息化管理水平的重要平臺與載體、是進一步提高辦公效率，規(guī)范操作行為，保證文件和信息高效、快速、準確地上傳下達的重要工具是推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。,,C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\,二、系統(tǒng)設置1hosts文件的設置,系統(tǒng)設置2下載ActiveX控件,系統(tǒng)設置,7,“確定”后再點擊“站點”按鈕，將*地址加入到受信任站點中去。,,在IE地址欄中直接輸入：后就可以登錄系統(tǒng)。瀏覽器請使用ie瀏覽器6.0以上版本輸入用戶名和密碼。例如用戶名：鄭良春或zhengliangchun密碼：password,三、系統(tǒng)登錄方式,四、系統(tǒng)首頁介紹,如何進入辦公系統(tǒng),,五、系統(tǒng)的整體模塊介紹,主要包含以下幾類：個人郵箱個人事務公文處理系統(tǒng)信息發(fā)布平臺綜合辦公管理網(wǎng)站管理系統(tǒng)管理Gocom的介紹,1、郵箱功能簡介,郵箱的說明郵件pop3設置:收郵件的地址為:用戶拼音+@郵件附件大小限制為10M如何收發(fā)郵件,郵件配置,主要包含以下幾類：可以根據(jù)自己的使用習慣來設置自己的郵箱，主要包括：IM提醒：當有新郵件時發(fā)送提示信息到GoCom中。使用簽名：可設置三種樣式。自動回復：設定回復標題及內(nèi)容。,郵箱信息,郵箱信息的模塊是方便戶查看郵箱的使用情況，包括郵件總數(shù)和郵箱空間的等信息。（注意壓縮郵箱）,2、個人事務,為用戶提供個人辦公相關的功能,代辦事宜,此模塊下顯示的文檔全部都是需要用戶即時辦理的文件，除收文、發(fā)文、請示報告以外，其他需要審批的文件也會出現(xiàn)在這個模塊中，如：會議申請等,委托辦理,此模塊是當用戶在遇到特殊情況不能處理公文時（如出差等），可以通過該功能設置委托待辦人，暫時代替自己處理公文。,個人設置,此模塊包括“郵箱設置”、“委托辦理”、“個人信息”“修改密碼”、“BBS設置”、“收藏夾設置”模塊設置頁面的鏈接，方便當前用戶快速設置自己在本系統(tǒng)中的相關信息,個人地址簿,此模塊此模塊可以查看當前用戶地址薄中用戶的信息。包括：姓名、Email地址、所在城市、住宅電話等詳細信息?？梢圆榭磦€人、群組、從地址薄導人、查看公司通訊錄。,3、公文處理系統(tǒng),主要講解自動化辦公系統(tǒng)中文書對收發(fā)文、請示報告、流程定義的基本設置以及基本操作。,3.1、發(fā)文管理操作,1、文書看到的發(fā)文界面介紹；2、紅頭樣式定制；3、編號維護及發(fā)文類型定制；4、發(fā)放登記5、發(fā)文流轉(zhuǎn)審批辦理操作：包括編號清稿套打蓋章及發(fā)文操作點擊,文書看到的發(fā)文界面介紹,公文狀態(tài)：待辦、處理中、已發(fā)文、已歸檔；發(fā)放登記；紅頭樣式；編號維護發(fā)文類型；配置外單位。,發(fā)放登記,點擊【發(fā)放登記】可以查看相應的部門或者個人是否接收了已發(fā)布的文件。,通過“發(fā)文接收反饋信息”下面的狀態(tài)可以查看該文件相應的部門或個人是否已經(jīng)查閱或接收。,紅頭樣式定制,文書預先定制紅頭樣式，在公文套打的時候可以選擇預先制定好的紅頭進行套打操作。點擊相應的發(fā)文管理進入頁面，單擊頁面中的【紅頭樣式】進入紅頭樣式頁面,第一步：點擊紅頭樣式頁面右上方的“新建”按鈕進入新建頁面，如下圖所示：,第二步：填寫“樣式標題”，而后在正文中添加已做好的紅頭文件，填寫完畢后點擊“保存退出”按鈕進行保存操作。,編號維護,文書創(chuàng)建好編號樣式，在允許編號的環(huán)節(jié)通過點擊公文中的“編號”按鈕，將編號加到公文中。點擊相應發(fā)文管理進入頁面，單擊頁面中的【編號維護】進入編號維護頁面，如下圖所示,第一步：點擊編號維護頁面右上方的“新建”按鈕進入新建頁面，如下圖所示,第二步：填寫“字號樣式”，“年度”系統(tǒng)將自動生成，也可以手動修改；“流水號”初始為“0”，同時也可以手動修改；“最新字號”根據(jù)上述幾項填寫自動生成；填寫完畢后點擊“保存退出”按鈕進行保存操作。,發(fā)文類型定制,第一步：點擊發(fā)文類型頁面右上方的“新建”按鈕進入新建頁面，如下圖所示,第二步：填寫“發(fā)文類型”名稱，點擊選擇按鈕選擇默認的流程信息，在“子表單”的下拉框中選擇稿紙樣式（根據(jù)稿紙樣式對照表選擇即可）；設置完畢后點擊“保存退出”按鈕進行保存即可。,辦理公文,以公司發(fā)文為例具體講述一下，當發(fā)文流轉(zhuǎn)到相應的編號清稿套打蓋章環(huán)節(jié)后，就可以看到“編號”、“套打”、“蓋章”按鈕，點擊按鈕即可做相應的操作,編號操作,到了允許編號的環(huán)節(jié)，可以在公文右上方看見“編號”按鈕，點擊“編號”按鈕彈出編號對話框，如下圖所示,根據(jù)所發(fā)文類型選擇相應的編號信息，選擇完畢后點擊“確定”按鈕，選擇的編號樣式自動填寫到發(fā)文稿紙中。,清稿操作,清稿操作就是將正文中的痕跡清除，同時還會生成一個痕跡文檔，對正文的痕跡做一個保留。到了允許清稿的環(huán)節(jié)，在正文選項下面可以看見綠色的“清稿”按鈕，選中要清稿的正文文件，點擊“清稿”按鈕對正文中選中的文件進行清稿操作，清稿后系統(tǒng)自動生成一個帶有“痕跡”字樣的文件，此文件保留正文中修改的痕跡等信息；如下圖所示,注：清稿操作只可以對word（文件格式為.DOC的文件，不能使用格式為.DOCX的文件）格式的文件進行操作所示；,套打操作,流轉(zhuǎn)的公文是沒有紅頭的，套打就是給正文套上一個紅頭。在允許套打的環(huán)節(jié)，公文的右上方可以看見“套打”按鈕，點擊“套打”按鈕彈出紅頭選擇框，如下圖所示,根據(jù)所發(fā)文類型選擇相應的紅頭樣式，選擇完畢后點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會根據(jù)選擇的紅頭對正文進行套打操作。如,套打后的正文文件如下圖所示：,注：1、套打操作只可以對word格式的文件進行操作；2、選中需要套打的正文文件后，再點擊“套打”按鈕；3、套打后，點擊word的保存按鈕進行保存對word文件的操作；,蓋章,以前中國鐵建公文是紙質(zhì)蓋章，現(xiàn)在改用電子蓋章。選中需要蓋章的正文進行電子蓋章操作。,加蓋印章,第一步：在允許蓋章的審批環(huán)節(jié)，審批人打開正文，請插入正確的印章卡，把鼠標點到需要加蓋印章的位置后點擊工具欄上的“加蓋印章”按鈕,加蓋印章,第二步：點擊“加蓋印章”按鈕，彈出“請輸入用戶密碼”對話框：如圖,加蓋印章,第三步：正確輸入用戶密碼后，樣章自動定位到之前選的簽章位置,如需要改變簽章的位置，鼠標左鍵選中樣章，將樣章拖動到要簽署的位置，松開鼠標即可,加蓋蓋章,第四步：右鍵點擊樣章，選擇“文檔簽章”如圖,加蓋蓋章,第五步：提示如下，簽署完成,撤銷印章,右鍵只有簽章人才有權限撤銷簽章，撤銷簽章需插入印章卡。無法用backspace鍵或delete鍵刪除印章。右鍵點擊印章，選擇“撤銷簽章”，按提示輸入密碼：如圖,撤銷印章,若印章卡不是簽署者的印章卡，則提示：如圖,若印章卡合法則提示：如圖,此時印章恢復為樣章狀態(tài),文檔驗證,右鍵點擊印章，選擇“文檔驗證”，如果文檔內(nèi)容未被篡改，則提示：如圖,如果文檔內(nèi)容已被篡改,文書撤轉(zhuǎn)功能,文書可以對整個發(fā)文流轉(zhuǎn)的過程進行全程監(jiān)控查看，并可以對任何一個沒有流程結(jié)束的文件進行撤轉(zhuǎn)操作，打開流轉(zhuǎn)中的某個文件進入頁面，如下圖所示：,點擊文書撤轉(zhuǎn)按鈕，進入選擇撤轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)頁面，如下圖所示：,根據(jù)需要選擇相應的環(huán)節(jié)，選擇完畢后點擊“確定”按鈕，該文件直接撤轉(zhuǎn)到相應環(huán)節(jié)。,發(fā)文操作,流程結(jié)束后文件發(fā)送給文書進行發(fā)文。打開需要辦理的文件，進入頁面如下圖所示,點擊“發(fā)文”按鈕系統(tǒng)自動下發(fā)到選擇的部門文書處。,發(fā)文撤回操作,對于發(fā)文失誤的文件，在沒有歸檔之前可以對該文件進行撤回操作。打開已發(fā)文的文件，點擊“發(fā)文撤回”按鈕，系統(tǒng)彈出確認對話框，點擊確定即可。撤回后，文件返回發(fā)文狀態(tài)。,流轉(zhuǎn)審批及歸檔操作,文書在文件流轉(zhuǎn)中沒有審批權限，主要承擔的是公文轉(zhuǎn)發(fā)的任務。需要根據(jù)流轉(zhuǎn)信息和審批意見，做出相應的處理。對于已發(fā)文的公文，需要歸檔時，只需進入準備歸檔的公文里，點擊右上方的“歸檔”按鈕即可；歸檔后的公文顯示在已歸檔視圖中。,公文的特殊操作,公文的撤回操作當文書將公文提交出去之后發(fā)現(xiàn)有不妥的地方，那么文書可以在下一環(huán)節(jié)處理人處理之前將公文撤回，在已辦事宜中找到這個文檔，在文檔的右上方有“撤回”按鈕，點擊按鈕可以將公文的編輯全撤回來。如果沒有“撤回”按鈕，證明下一環(huán)節(jié)處理人已經(jīng)處理完此文，那么只能利用駁回的功能了。公文的駁回操作當前審批人如果覺得公文有些地方還不完善，那么在公文的右上角有“駁回”按鈕，點擊按鈕就將文檔駁回給上一環(huán)節(jié)處理人，并讓其完善。,4.2、收文管理操作,主要講解：1、來文接收操作2、收文登記操作3、收文流轉(zhuǎn)審批操作收文步驟：待接收——接收——提交——審批辦理——流程結(jié)束——歸檔,來文接收,對于以發(fā)文形式收到的來文，我們可以進行來文接收操作。文書進入辦公自動化系統(tǒng)后，到相應的部門收文庫中的待接收視圖中查看是否有待接收文件。注：點擊收文頁面右邊的下拉框，選擇“待接收”進入頁面，可以查看該頁面中的所有文檔的處理狀態(tài)為“待接收”，點擊任何一條文檔即可進入待接收頁面；,接收,單擊打開待接收文件進入辦理頁面，點擊右上方的“接收”按鈕就可以進行接收處理。,收文登記,對于以紙質(zhì)方式收到的來文，到收文登記中創(chuàng)建收文登記單，而后添加正文后進行流轉(zhuǎn)審批。第一步：進入收文管理頁面后，點擊【收文登記】進入收文登記頁面,第二步：點擊收文登記頁面右上方的“新建”按鈕，進入收文登記單頁面，在收文登記單中填寫各項信息，如下圖所示,各項信息填寫完畢后，點擊“創(chuàng)建處理單”進入收文流轉(zhuǎn)處理頁面，如下圖所示,點擊頁面下方正文中的引入正文的圖標，把下發(fā)的來文文件添加到處理單中，然后點擊右上方的“提交”按鈕，根據(jù)收文流程提交給下一環(huán)節(jié)審批人進行辦理。,流轉(zhuǎn)審批辦理,收文的流轉(zhuǎn)審批辦理與發(fā)文類似，在此就不再做詳細介紹了。,刪除檢索功能,文書具有刪除權限，可以對本部門的收發(fā)文等信息進行刪除。如果要刪除某個文件，選中該文件后，點擊“永久刪除”按鈕即可刪除。文書可以利用“快速檢索”和“高級檢索”進行查閱文件，輸入關鍵字后，單擊回車鍵即可進行檢索。,請示報告,基本操作與發(fā)文類似，在此就不做贅述！,查看已辦公文的流轉(zhuǎn)信息,查看公文流轉(zhuǎn)信息：到“已辦事宜”模塊打開自己看過的公文；或在相應的模塊打開公文，點擊窗口下方的“流轉(zhuǎn)信息”選項卡，可以根據(jù)下方的流轉(zhuǎn)過程中看到公文的每一步流轉(zhuǎn)情況；也可以點擊窗口右上方的“流程圖”按鈕，打開圖例化的流程圖，可點擊“播放動畫”按鈕觀看動態(tài)的流轉(zhuǎn)過程；點擊窗口下方的“審批意見”選項卡，可以看到已經(jīng)審批過此文的審批人員意見。,流程定制,查看公文流轉(zhuǎn)信息：到“已辦事宜”模塊打開自己看過文書可以定義部門內(nèi)的相關流程，也可以對已經(jīng)定義好的流程進行修改、刪除等操作。流程定義主要有一下幾部分：1、審批常用語2、新建流程,設置審批常用語,為了方面領導對文件的審批，文書可以在系統(tǒng)中預先設定審批常用語。進入“審批常用語”頁面，點擊右上角的“新建”按鈕，如下圖所示：,輸入常用語的內(nèi)容，確定適用范圍，“確定”提交后，新建好的常用語會顯示在“審批常用語”頁面中。,新建流程,查看進入流程定義頁面，單擊“新建”按鈕即可進入新建流程頁面，如下圖所示：,進入頁面后，填寫“審批流程名稱”、“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”，選擇“使用流程數(shù)據(jù)庫”等流程屬性內(nèi)容。在“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”里填好數(shù)字后，頁面下端就會出現(xiàn)相應數(shù)量的環(huán)節(jié)屬性標簽。在“允許套打/清稿/蓋章/編號的環(huán)節(jié)”屬性中輸入對應的環(huán)節(jié)號，則在實際的公文流轉(zhuǎn)過程中該環(huán)節(jié)就具有相應“套打/清稿/蓋章/編號”操作。,查看進入頁面后，填寫“審批流程名稱”、“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”，選擇“使用流程數(shù)據(jù)庫”等流程屬性內(nèi)容。在“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”里填好數(shù)字后，頁面下端就會出現(xiàn)相應數(shù)量的環(huán)節(jié)屬性標簽。在“允許套打/清稿/蓋章/編號的環(huán)節(jié)”屬性中輸入對應的環(huán)節(jié)號，則在實際的公文流轉(zhuǎn)過程中該環(huán)節(jié)就具有相應“套打/清稿/蓋章/編號”操作。,點擊任何一個普通環(huán)節(jié)進入頁面如下圖所示：,點擊具體的各項性質(zhì)可參考《潞安集團公文流轉(zhuǎn)使用手冊》進行配置,查看已辦公文的流轉(zhuǎn)信息,查看公文流轉(zhuǎn)信息：到“已辦事宜”模塊打開自己看過的公文；或在相應的模塊打開公文，點擊窗口下方的“流轉(zhuǎn)信息”選項卡，可以根據(jù)下方的流轉(zhuǎn)過程中看到公文的每一步流轉(zhuǎn)情況；也可以點擊窗口右上方的“流程圖”按鈕，打開圖例化的流程圖，可點擊“播放動畫”按鈕觀看動態(tài)的流轉(zhuǎn)過程；點擊窗口下方的“審批意見”選項卡，可以看到已經(jīng)審批過此文的審批人員意見。,4、信息發(fā)布平臺,公司內(nèi)部所有發(fā)布類信息的模塊都在此分類下,5、綜合辦公管理,主要包括：會議管理、圖書管理、車輛管理、電腦熱線、賀卡管理、物品管理,5.1、會議管理,用于對公司內(nèi)部的會議室的管理，并對會議進行有序的安排，使與會人有充分的準備，方便工作開展。,查看配置,點擊查看配置按鈕，設置會議室和服務項的管理人員,會議室的創(chuàng)建,在會議室試圖下點擊新建按鈕，彈出會議室登記單輸入會議室名稱、地點、設備、容納人數(shù)等，點擊保存退出按鈕完成會議室的創(chuàng)建,服務項的創(chuàng)建,在服務項試圖下點擊新建按鈕，彈出服務品信息單輸入服務項的名稱和單位完成后點擊保存退出按鈕完成服務項的新建,5.2、車輛管理,主要處理車輛的使用申請、車輛維護和費用統(tǒng)計；管理員配置好流程庫以及流程文檔后，一般用戶根據(jù)車輛的使用需要填寫用車申請單提交流程審批，審批通過后申請車輛成功。,查看配置,點擊查看配置按鈕，設置車輛管理管理人員,車輛信息的配置,車輛管理員需要對所有的車輛信息進行配置,駕駛員的維護,車輛管理員需要將所有的駕駛員信息錄入系統(tǒng),車輛信息的維護,車輛管理員需要將所有的車輛信息錄入系統(tǒng),5.3、物品管理,主要包括資產(chǎn)采購、入庫、領用、轉(zhuǎn)移、維修、報廢、歸還、資產(chǎn)報表、資產(chǎn)維護這些功能。在這里為每個固定資產(chǎn)分配唯一的資產(chǎn)編號，并根據(jù)此編號在系統(tǒng)中建立資產(chǎn)入庫信息，對資產(chǎn)的領用、轉(zhuǎn)移、維修、報廢、歸還進行管理，方便資產(chǎn)管理員對固定資產(chǎn)的流向進行跟蹤，隨時掌握固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀及雇員領用固定資產(chǎn)的情況。減少固定資產(chǎn)丟失現(xiàn)象，解決查找、盤點困難等問題。提高辦公用品管理員的工作效率,查看配置,點擊查看配置按鈕，設置物品管理、模塊領導以及采購人員,物品類別維護,物品管理員需要對所有的物品信息類別進行配置,物品信息的創(chuàng)建,物品管理員需要將所有的物品信息維護到系統(tǒng)中,6、網(wǎng)站管理,主要包括：網(wǎng)上調(diào)查、圖片新聞。,7、系統(tǒng)管理,主要包括：期刊管理,8、gocom的介紹,登陸gocom：在登陸頁面輸入你oa的用戶名和密碼，點擊“登陸”；Gocom的簡單使用：文本信息交流、文件傳送、視頻語音功能、OA郵件和待辦公文提醒（注：密碼隨oa密碼改變，可單獨更改，oa不會變）。,結(jié)束語,本次培訓內(nèi)容回顧實際操作練習（公文、請示報告）培訓整體結(jié)束后系統(tǒng)將進行試運行,試運行可參考相關的文檔自己回去練習.過程中紙質(zhì)與電子審批并行,在這期間可能在一定程度上還會增加工作量,降低工作效率,但是隨著操作的熟練,信息化建設的深入，辦公系統(tǒng)將會逐步完全替代現(xiàn)有紙質(zhì)辦公模式，成了大家工作，生活中必不可少工具．,聯(lián)系方式,項目組的聯(lián)系方式通信公司西面白樓2層右拐第一間電話：5922599,謝謝！,