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.談固定資產投資項目的跟蹤管理[摘要]本文通過對固定資產投資項目檔案特點及其管理現(xiàn)狀的分析和闡述，提出了固定資產投資項目檔案跟蹤管理的有效方式和手段，以期為促進固定資產投資項目檔案的全面收集提供保障。一、固定資產投資項目檔案的特點固定資產投資項目檔案(以下簡稱“項目檔案”)是指項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。其特點是由項目本身的特性決定的。首先，它是一個系統(tǒng)工程，圍繞著項目基本建設活動開展而產生的文件自然形成了相互密切聯(lián)系的項目檔案整體，共同反映了整個建設項目活動的全貌。其次，它的收集來源非常廣泛，一個項目的實施往往是多部門、多專業(yè)、多地區(qū)甚至是多國家的綜合成果，而并非一個部門、一個專業(yè)系統(tǒng)能力所能及，這就必然造成了檔案文件材料來源的廣泛性。再者，項目建設包含規(guī)劃、建設、生產、管理、科研等多種實踐活動，這些實踐活動的多樣性也必然造成項目檔案文件材料內容構成及其種類的復雜多樣。另外，由于項目建設包含各個階段，且往往要經過數(shù)年的艱苦奮斗才能竣工，這也導致項目檔案的階段性和延續(xù)性特點。項目檔案自身具有的特點，直接導致了項目檔案管理面臨的現(xiàn)狀。二、項目檔案的管理現(xiàn)狀.1.項目管理普遍存在“重項目輕檔案”的現(xiàn)象各級領導對固定資產投資項目的管理都相當重視，建立了相應的項目管理機構，確定了管理人員，但由于項目多、人手少、任務重等客觀原因，管理人員大多把主要精力放在立項、項目進展情況、中期檢查、經費使用、項目驗收等環(huán)節(jié)，卻未把項目檔案管理納入項目管理程序之中。而且由于歸檔工作處于管理流程的末端，項目檔案的存儲、憑證、情報等作用的發(fā)揮需要一個過程。因此，歸檔工作容易被項目管理部門忽視，雖然項目檔案管理被及時納入管理程序，卻因不能發(fā)揮前期控制、過程監(jiān)控和重要節(jié)點等關鍵環(huán)節(jié)的檔案監(jiān)管作用，使得關鍵性的檔案文件材料未能全部歸檔。2.項目檔案管理人員流動性大部分設計、施工、監(jiān)理單位檔案管理人員無資質或無培訓證書上崗，不具備基本的專業(yè)技能和素養(yǎng)，并且人員流動頻繁，檔案工作缺乏持續(xù)性，導致工程項目文件材料收集不完整、整理不規(guī)范、歸檔不及時，不能做到檔案管理與工程建設管理同步進行。3.項目檔案形成單位的多元化建設項目從立項論證到竣工投產時間周期長，涉及的部門和單位多，包括規(guī)劃、招標、設計、項目管理、物資采購、施工、監(jiān)理、財務、審計等。在項目管理中，各級單位又都設置業(yè)主項目部、施工項目部、監(jiān)理項目部等機構，涉及的方面和業(yè)務面廣，項目施工.中又涉及外包項目、多級承包項目等。項目檔案面臨的以上這些管理現(xiàn)狀無一不給項目檔案的收集增加了難度，成為項目檔案工作的重點和難點，也對項目檔案的跟蹤管理提出了更高的要求。三、項目檔案的跟蹤管理每個項目的實施過程較為漫長，實施內容也較為繁多，且一般情況下建設單位往往同時實施幾個項目，要保證項目檔案文件材料收集的完整性、準確性和系統(tǒng)性，就必須有一套有效的、可操作性強的跟蹤管理辦法。1.著眼重點環(huán)節(jié)，實行跟蹤管理無論是設備管理還基建項目管理，其實施過程中一般會經歷設計評審、合同評審、合同驗收會等幾個主要節(jié)點，項目檔案管理人員可以通過參加這幾個節(jié)點的活動，一方面進行節(jié)點文件材料的收集和質量把關，另一方面也可以了解項目實施的情況。另外，所有項目的實施均會產生合同或技術協(xié)議，項目檔案管理人員在參加合同審查時，應該嚴把合同關，對每一份合同要求設立專門的“技術資料要求”條款，明確乙方需要提交的文件材料的清單、份數(shù)及介質等要求。這樣既可以避免后期相互扯皮推諉，又可以在一定程度上保證項目檔案的完整性。最后，合同驗收會是合同執(zhí)行的最后一個階段，所以一定要嚴格把守。退一步說，如果單位內部產生的文件材料有不符合要求的地方，后期還是有整改到位的余地，但是對于乙方單位需提供的資料，如果不在合同驗收會上把握住，合同款.付出去了，就失去了主動權。因此，項目檔案管理人員在參加合同驗收會時，對于乙方提交的資料一定要嚴格審查，對于不合格、不齊全的資料，必須嚴格要求其補齊、整改完備直至符合歸檔要求，才能在合同驗收表上簽字。2.緊盯薄弱環(huán)節(jié)，實行跟蹤管理項目檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)是指那些因主客觀原因造成的檔案管理的空白區(qū)域?；üこ桃话阍谇捌诠ぷ麟A段和工程開工初期，因機構建設不全，人員配備不到位，工作尚無頭緒，沒有時間收集檔案文件材料；或者出現(xiàn)機構撤銷、合并，人員調離、交接不及時等，都會造成檔案工作的空缺，這樣往往會給項目檔案的管理造成很大的損失。因此，在這個薄弱階段項目檔案管理人員要重點指導，跟蹤服務，出現(xiàn)任何一種情況都要盡快協(xié)調有關部門解決問題，為整個項目的檔案管理工作打下基礎。另外，每個項目建設都不是一成不變的，有的項目在前期規(guī)劃設計后，因為國家政策和周邊環(huán)境等因素的調整和變化，而不得不隨之發(fā)生變化；有的項目在實施過程中遇到客觀條件的限制，不得不改變原來的設計規(guī)劃。尤其很多建設項目建設周期長，技術要求高，在建設期間新技術、新設備、新材料不斷涌現(xiàn)，要采用新的技術、工藝、設備、材料，那就必須要變更原來的設計，甚至有的工程項目還要進行多次變更。這就要求我們的項目檔案管理人員要及時掌握項目變更情況，及時了解施工單位的施工修改情況，一方面保證收集到變更后的檔案文件材料，.另一方面掌握施工情況，確保收集到的檔案文件材料與施工情況一致。有些時候，施工單位在實際工作中不得不現(xiàn)場做一些小小的修改，但往往忽略了備案和匯報，這就需要檔案管理人員及時跟蹤指導，提醒施工單位及時匯報，及時進行檔案文件材料的修正和補充。項目竣工后，項目檔案管理人員要按時參加發(fā)包方、施工方、監(jiān)理方共同進行的竣工圖紙匯總審計。對匯總審計中出現(xiàn)的問題，項目檔案管理人員要及時指導各方進行修正、補充，再進行收集，以確保檔案文件材料的準確、完整。最后，特殊檔案文件材料的收集目前也是相對薄弱的一個環(huán)節(jié)。隨著技術的日新月異，新設備、新材料不斷涌現(xiàn)，檔案文件材料的種類也必然越來越多。除了傳統(tǒng)紙質檔案文件材料，還出現(xiàn)了膠片、照片、光盤、U 盤等新型的檔案材料。例如許多進口設備中，除了普通文字說明材料外，往往還帶有技術安裝光盤，便于工程技術人員安裝調試時參考學習；有些項目在施工過程中，國家、省市等各級領導視察現(xiàn)場，進行一些相關活動，在這些活動中產生很多照片、錄像帶、光盤等，如果當時不指導有關人員及時進行收集，事后可能永遠也無法彌補。3.創(chuàng)新管理手段，實行跟蹤管理有效的管理手段可以高效地促進管理水平的提升，而對于不同類別的項目管理也應“因材施教，因地制宜”地制定不同的管理方法，才能將其成效盡善盡美地發(fā)揮出來。在項目檔案管理過程中，對設備類檔案與基建類檔案的跟蹤管理方法應當有所區(qū)分。首先，.設備項目和基建項目的建設周期不同，一般設備項目建設周期相對較短，而基建項目建設周期相對較長。其次，設備項目實施涉及到的單位幾乎只有建設方(甲方) 和承攬方(乙方) ，而基建項目的實施涉及的單位就比較多，有勘察、測繪、監(jiān)理(包括工程監(jiān)理和投資監(jiān)理)、施工、建設、審計單位等等，且實施環(huán)節(jié)復雜多變。因此，需要分類對其采取不同的管理手段和方法。對于設備項目，一般同時實施的項目會比較多，那么制定“催辦單”不失為一種有效的方法。在合同審查時，就根據(jù)合同和技術協(xié)議把與此合同相關的所有需要歸檔的資料以催辦單的形式下發(fā)給主辦人，等合同驗收時，就以催辦單來對資料進行審查和驗收。這樣就避免了項目檔案管理人員重復審查(如合同審查、合同驗收審查) 的情況，可以節(jié)約時間和精力，也可以保證項目檔案文件材料的完整性。而對于基建項目，應充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用。項目檔案管理人員應會同建設管理部門參加項目開工首次會議，在會議中向施工、監(jiān)理等單位明確項目檔案文件材料的歸檔要求和范圍，明確監(jiān)理單位除了自身形成的項目監(jiān)理檔案文件材料需歸檔外，對施工單位、設計單位在工程建設全過程中形成的文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性也負有監(jiān)督和檢查職責。四、跟蹤管理促進項目檔案全面收集目前，很多單位檔案主管部門的人員配置滿足不了工作要求，項目檔案專職管理人員缺乏，項目檔案的接收、審核、簽章、保管、.利用，檔案隊伍培訓、業(yè)務指導等工作均由一名項目檔案管理人員完成，工作量大、任務繁重。因此，在客觀條件無法改變的情況下，我們必須要抓住重點環(huán)節(jié)以及薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新管理手段，利用好跟蹤管理方法，才能有效保證項目檔案的全面收集。項目檔案管理工作任重而道遠，所有項目檔案管理人員都應在管理實踐過程中不斷積累經驗，創(chuàng)新管理手段，充分進行跟蹤管理，實現(xiàn)項目檔案全面收集的目標和理想。