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神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)解決方案 一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與應(yīng)用結(jié)構(gòu) 1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu) l 系統(tǒng)采用Lotus Domino作為系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫平臺。 l 用戶使用公司的Notes辦公自動化平臺作為客戶端與管理端。 l 使用公司已有的辦公自動化系統(tǒng)用戶權(quán)限作為系統(tǒng)的權(quán)限控制。 2 應(yīng)用結(jié)構(gòu) l 系統(tǒng)設(shè)置檔案條目庫、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫、卷宗庫、借閱管理庫、檔案目錄庫、系統(tǒng)配置、檔案庫等幾種功能模塊。 l 用戶在檔案條目庫中創(chuàng)建檔案條目。 l 通過已在檔案目錄庫中定義好的檔案目錄，設(shè)定檔案的分級目錄。 l 通過卷宗庫選擇檔案放置的卷宗，如果無卷宗，則需對卷宗庫進行維護。 l 通過設(shè)定檔案的權(quán)限，從檔案權(quán)限庫中得到此檔案的閱讀者權(quán)限。 l 完成檔案條目信息填寫后，根據(jù)系統(tǒng)配置中指定的目標檔案庫，將檔案的附件存放在目標檔案庫中。 l 用戶借閱通過借閱管理庫，進行檔案借閱審批。 3 檔案管理系統(tǒng)功能 大類 需求描述 目錄管理 1、 目錄由公司檔案管理員創(chuàng)建 2、 目錄修改必須在無相關(guān)文檔時才可進行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作（后期做） 3、 刪除必須在無相關(guān)文檔時才可進行 檔案類型管理（目的由類型決定是否立卷） 1、 類型由公司檔案管理員創(chuàng)建 2、 類型修改必須在無相關(guān)文檔時才可進行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作 3、 刪除必須在無相關(guān)文檔時才可進行 創(chuàng)建表單維護類型（類型名、創(chuàng)建年限、創(chuàng)建人、是否建立卷宗 （文件）（必須創(chuàng)建卷宗） /實物（音像）實物/照片/實物證書…… 實物＋電子（相同） 實物＋電子（不同） 電子（文件） 檔案錄入及歸檔 1、 檔案可由各級檔案管理員直接錄入，也可由員工投檔或從公司知識庫中投檔產(chǎn)生。必須選擇檔案類型（以便根據(jù)類型決定是否創(chuàng)建卷宗）。（暫時不做） 2、 檔案條目需具備關(guān)鍵字段描述以反映檔案的主要內(nèi)容，并便于檔案的查詢及定位。 3、 歸檔內(nèi)容不能更改。 4、 投檔后由所屬本部級檔案管理員負責(zé)審批。并填寫必要的歸檔字段后歸檔，按三級目錄+年度的方式。按類型不同決定是否立卷，如需要立卷的文檔歸檔時必須已有相應(yīng)卷宗，如無卷宗需新建才可實現(xiàn)歸檔功能，并只能放入未滿卷宗并要求檔案管理員具有管理權(quán)限的卷宗，即錄入時自動過濾已滿卷宗及無管理權(quán)限的卷宗。 5、 關(guān)鍵字段必填才能審核通過。本部及以上級別檔案管理員只具有審批歸檔資格，不具有創(chuàng)建檔案權(quán)限（此點由檔案管理規(guī)定來實現(xiàn)） 針對檔案實現(xiàn)狀態(tài)管理 1、 文件狀態(tài)（新建） 2、 審批狀態(tài) 3、 歸檔 4、 借出狀態(tài)（電子無基礎(chǔ)） 5、 銷毀狀態(tài) 跟蹤檔案的創(chuàng)建訪問記錄及時間（按服務(wù)器時鐘管理） 卷宗管理（由檔案類型決定是否歸入卷宗） 1、 檔案卷宗可由各級檔案管理員創(chuàng)建 2、 卷宗修改必須在無相關(guān)文檔時才可進行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作 3、 刪除必須在無相關(guān)文檔時才可進行 4、 如卷宗下文檔完全銷毀，則標記該卷宗為銷毀。 5、 卷宗按照三級分類+年限的規(guī)則創(chuàng)建 6、 卷宗權(quán)限為包含關(guān)系，即本部檔案管理員具有相應(yīng)下級事業(yè)部的卷宗管理權(quán)限 權(quán)限管理 1、 檔案管理員權(quán)限（公司級、本部級、事業(yè)部級）；密級為機密不能設(shè)定為公共級。 2、 各本部及各事業(yè)部之間的檔案內(nèi)容、檔案條目、以及卷宗實現(xiàn)隔離，但是公司檔案管理員在查詢或查看時可以提到公司所有檔案內(nèi)容。 3、 在公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化或業(yè)務(wù)調(diào)整時時，能夠調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限結(jié)構(gòu)，更新相關(guān)檔案權(quán)限，并同時批量修改檔案物理位置，保證檔案的利用。 4、 可以實現(xiàn)權(quán)限分配的批處理修改相關(guān)檔案的權(quán)限更改 檔案移交（權(quán)限不變情況下） 檔案可實現(xiàn)以下移動方式： 1、跨檔案室的單一及批量移交。 查詢管理 1、 具有高級搜索選型功能，檔案管理員可輕松實現(xiàn)匹配查詢 2、 查詢根據(jù)權(quán)限控制表顯示相應(yīng)文檔。 借閱管理 1、 跨事業(yè)部借閱管理 2、 跨本部借閱管理 3、 記錄借閱信息狀態(tài)并反映到相應(yīng)條目（實物類） 銷毀功能 1、 電子無銷毀 2、 實物銷毀更新相應(yīng)卷宗及相關(guān)文檔標識 打印功能 4、 系統(tǒng)可打印以下表格(具體見檔案管理實施細則中的附件)： 表1、歸檔文件封面（卷宗封面） 表2、卷內(nèi)文件目錄 表3、卷內(nèi)備考表 表5、檔案銷毀清冊 表6、檔案移交清單 系統(tǒng)維護 1、 檔案管理員維護 2、 權(quán)限維護 3、 卷宗維護 4、 目錄維護 性能要求 1、 條目（自動作為查詢目錄了）與附件分開存儲 2、 考慮后期平臺拓展 3、 考慮后期的數(shù)據(jù)庫移植 二、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫 1 數(shù)據(jù)庫描述 功能：保存系統(tǒng)管理權(quán)限信息。 角色：公司檔案管理員 權(quán)限：管理者——公司檔案管理員 作者——本部檔案管理員、事業(yè)部檔案管理員 讀者——default 2 維護流程 3 表單 1. 本部信息表 a) 表單 本部信息表 本部名稱： 　 本部長： 　 本部檔案管理員： 本部群組名稱： 　 主管總裁： b) 權(quán)限 創(chuàng)建： 公司檔案管理員 修改： 公司檔案管理員、本部檔案管理員 刪除： 公司檔案管理員 說明： 公司檔案管理員創(chuàng)建完成本部信息后，必須指定本部檔案管理員，指定后，由本部檔案管理員對內(nèi)容進行維護。 c) 描述 字段名稱 類型 值產(chǎn)生 流程 權(quán)限 其他 本部名稱 字符 填寫 1 公司檔案管理員創(chuàng)建。 必填 本部長 姓名 選擇、可多值 2 本部檔案管理員維護。 必填 本部檔案管理員 姓名 選擇、可多值 1 公司檔案管理員維護 公司檔案管理員必填 本部群組名稱 群組 從通訊錄選擇 本部檔案管理員 主管總裁 姓名 選擇、可多值 本部檔案管理員 2. 事業(yè)部信息表 a) 表單 事業(yè)部維護表 本部名稱： 　 本部長： 　 本部檔案管理員： 事業(yè)部名稱： 　 事業(yè)部總經(jīng)理： 　 事業(yè)部檔案管理員： 事業(yè)部群組名稱： 　 本部群組名稱： 　 總裁： b) 權(quán)限 創(chuàng)建： 本部檔案管理員 修改： 事業(yè)部檔案管理員 刪除： 本部檔案管理員 說明： 本部檔案管理員創(chuàng)建完成事業(yè)部信息后，必須指定事業(yè)部檔案管理員，指定后，由事業(yè)部檔案管理員對內(nèi)容進行維護。 c) 描述 字段名稱 類型 值產(chǎn)生 流程 權(quán)限 其他 本部名稱 字符 選擇 3 本部檔案管理員選擇。 必填 本部長 姓名 3 必填 本部檔案管理員 姓名 公司檔案管理員必填 本部群組名稱 群組 主管總裁 姓名 事業(yè)部名稱 事業(yè)部總經(jīng)理 事業(yè)部檔案管理員 事業(yè)部群組名稱 3. 操作 l 創(chuàng)建本部信息 l 創(chuàng)建事業(yè)部信息 l 編輯 l 刪除 4 權(quán)限分配規(guī)則 　 條目查詢 檔案閱讀 卷宗管理 IV 同檔案閱讀權(quán)限 事業(yè)部員工、本部長、總裁、本部檔案管理員、本事業(yè)部檔案管理員 本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員 III 同檔案閱讀權(quán)限 事業(yè)部總經(jīng)理、本部長、總裁、本部檔案管理員、本事業(yè)部檔案管理員 本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員 II 同檔案閱讀權(quán)限 本部長、總裁、本部管理員 本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員 I 總裁 總裁 本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員 三、檔案目錄庫 1 數(shù)據(jù)庫描述 功能：保存檔案目錄結(jié)構(gòu)信息。 角色：公司檔案管理員 權(quán)限：管理者——公司檔案管理員 作者——公司檔案管理員 讀者——default 2 表單 1. 權(quán)限 檔案條目管理只能由公司檔案管理員創(chuàng)建、編輯、刪除，其他人員只有閱讀權(quán)限 2. 內(nèi)容 l 用戶按級別維護目錄 l 在維護下一級目錄時，需要先選擇上一級目錄。 l 目錄編號按目錄編碼規(guī)則完成，用戶自行填寫。 一級目錄信息 一級目錄名稱： 一級目錄編號： 二級目錄信息 一級目錄名稱： 一級目錄編號： 二級目錄名稱： 二級目錄編號： 三級目錄信息 一級目錄名稱： 一級目錄編號： 二級目錄名稱： 二級目錄編號： 三級目錄名稱： 三級目錄編號： 3. 操作 l 創(chuàng)建一級目錄 l 創(chuàng)建二級目錄 l 創(chuàng)建三級目錄 l 刪除 l 編輯 四、檔案條目庫 1 數(shù)據(jù)庫描述 功能：保存檔案條目信息。 角色：公司檔案管理員 權(quán)限：管理者——公司檔案管理員 作者——default 讀者——default 2 檔案投檔 1. 流程： 員工創(chuàng)建檔案文件——>事業(yè)部檔案管理員歸檔 2. 內(nèi)容： l 普通員工創(chuàng)建投檔文檔，填寫內(nèi)容（紅色部分）： 檔案條目 檔案編號 頁數(shù) 　1 文件號 文件名稱 1 備注 1 目錄 產(chǎn)生日期 1 產(chǎn)生部門 1 保存期限 　 權(quán)限 歸檔部門 承辦人 　 特殊權(quán)限 是否存檔 密級　 項目檔案信息（如是項目或合同填寫以下信息） 客戶名稱 1 歸屬地 1 項目名稱 1 金額 1 項目周期 1 結(jié)項日期 1 服務(wù)期 1 檔案文件 檔案類型 1 附件 1 檔案庫信息 創(chuàng)建人 創(chuàng)建日期 歸檔日期 審批信息 審批人： 2 審批時間： 2 l 提交事業(yè)部檔案管理員歸檔。 3. 操作： l 創(chuàng)建檔案 l 編輯 l 刪除 3 檔案歸檔 1. 內(nèi)容： l 檔案管理員創(chuàng)建檔案流程： l 創(chuàng)建檔案時，選擇檔案一級目錄、二級目錄、三級目錄、卷宗。 l 如果從卷宗庫中選擇已存在的卷宗，則自動產(chǎn)生卷宗中已有的分類，并根據(jù)已有的卷宗號和同一卷宗號中的文件號，自動形成完整的檔案號。 l 如果沒有卷宗，則需先維護卷宗庫中的卷宗內(nèi)容，然后創(chuàng)建檔案。 l 在文件加入檔案庫時，如果不選擇卷宗，只選擇檔案分類，可作為文件放置。 l 檔案在系統(tǒng)中需填寫以下內(nèi)容，形成檔案條目。 檔案條目 檔案編號 頁數(shù) 文件號 文件名稱 備注 目錄 卷宗名稱 卷宗編號： 產(chǎn)生日期 產(chǎn)生部門 保存期限 權(quán)限 　 歸檔部門 承辦人 特殊權(quán)限 是否存檔 密級　 項目檔案信息（如是項目或合同填寫以下信息） 客戶名稱 歸屬地 　 項目名稱 　 金額 項目周期 　 結(jié)項日期 　 服務(wù)期 檔案文件 檔案類型 附件 檔案庫信息 創(chuàng)建人 創(chuàng)建日期 歸檔日期 4 檔案編碼規(guī)范 一位　　　三位　　兩位　　兩位　　　一位　　 四位　　　三位 36 0 2 0 0 1 0 3 A Ⅱ 一級目錄　　　　　　　年度 年限 級別 卷序號 文件序號 二級目錄 三級目錄 　　　　　　　　　　　　　　　案卷號 檔案編號 一級目錄編碼 按 A/B/C/D……編碼，按選擇的目錄名稱自動生成。 二級目錄編碼 三位數(shù)字，按選擇的目錄名稱自動生成。 三級目錄編碼 兩位數(shù)字，按選擇的目錄名稱自動生成。 年度編碼 兩位數(shù)字，系統(tǒng)自動生成。 年限編碼 一位羅馬數(shù)字，對應(yīng)關(guān)系如下： 5年　 Ⅰ 10年　 Ⅱ 15年　　Ⅲ 30年　?、? 永久　 Ⅴ 級別編碼（權(quán)限） 按權(quán)限級別選擇 卷序號編碼 當系統(tǒng)組卷時，根據(jù)原有序號，自動排序號。 文件序號編碼 當系統(tǒng)組卷時，根據(jù)原有序號，自動排序文件號。 5 條目庫配置文檔 l 在檔案條目庫中對檔案文件附件存放的檔案庫進行配置，設(shè)置附件存放的數(shù)據(jù)庫。 l 當檔案庫數(shù)據(jù)庫大小超過一定的數(shù)據(jù)量，管理員可新建檔案庫。 l 配置文檔只能編輯、不能刪除，配置文檔只有一個。 文件庫名稱： 文件庫路徑： 6 檔案查詢 l 檔案條目查詢權(quán)限與檔案相同閱讀權(quán)限相同。 l 提供模糊查詢功能，通過輸入關(guān)鍵字，可與檔案條目中的所有字段匹配。 五、檔案卷宗 1 數(shù)據(jù)庫描述 功能：保存檔案卷宗。 權(quán)限：管理者——公司檔案管理員 作者——事業(yè)部檔案管理員、本部檔案管理員 不能存取者——default 2 檔案卷宗維護 卷宗內(nèi)容： 卷宗名稱 一級分類 二級分類 三級分類 填寫 從目錄庫中選擇（必選） 從目錄庫中選擇（如空則編碼為零） 從目錄庫中選擇（如空則編碼為零） 卷宗描述： 對此卷的描述 卷宗號： 根據(jù)卷宗選擇的目錄，根據(jù)編碼規(guī)則自動產(chǎn)生。 排架號： 所屬本部： 已有頁數(shù)： 根據(jù)已創(chuàng)建的卷內(nèi)文件的文件頁數(shù)總和計算得出。 卷內(nèi)內(nèi)容： 自動獲得卷內(nèi)每個文件的文件名稱與文件號。并有檔案內(nèi)容鏈接。 文件號： 文件名稱： 文件號： 文件名稱： 文件號： 文件名稱： 文件號： 文件名稱： …… …… l 當對卷宗中三層分類信息中的任何一級分類做修改后，需要點擊“更新卷宗”操作，對卷宗內(nèi)所有文檔的信息進行更新。 3 檔案卷宗配置文檔 l 當放置在此卷的文件頁數(shù)超過設(shè)定值，不能向此卷宗歸檔，只能重新立卷。 l 配置文檔只能編輯、不能刪除，配置文檔只有一個。 卷宗最大頁數(shù)： 4 操作 l 創(chuàng)建檔案卷宗 l 編輯 l 更新卷宗 六、檔案借閱 檔案借閱分為檔案查詢、檔案借閱，其中檔案借閱分為借閱審批與借閱管理。 1 檔案查詢 l 公司檔案管理員將根據(jù)查詢?nèi)颂岢龅牟樵兩暾垼诓樵兘缑嬷羞M行查詢，并將查詢結(jié)果導(dǎo)出excel表，作為附件發(fā)送給查詢?nèi)恕? l 查詢?nèi)诵柙诓樵兘Y(jié)果中確認需要的檔案條目，記錄檔案編號。 l 查詢單樣式： 檔案查詢單 查詢?nèi)耍? 本部： 事業(yè)部： 查詢?nèi)掌冢? 返回結(jié)果日期： 查詢內(nèi)容： 關(guān)鍵字1： 關(guān)鍵字2： 關(guān)鍵字3： 關(guān)鍵字4： 返回結(jié)果： 2 檔案借閱審批 l 檔案借閱人在查詢流程中獲得檔案編號后，將填寫借閱單，并選擇自己所在的本部、事業(yè)部。 l 系統(tǒng)根據(jù)查詢?nèi)颂顚懙臋n案條目中的權(quán)限信息和本部、事業(yè)部的信息，定義審批流程。 l 當系統(tǒng)中定義的事業(yè)部總經(jīng)理、本部長定義為多人時，系統(tǒng)缺省將定義第一個領(lǐng)導(dǎo)作為審批人。 l 填寫借閱單時，如果該檔案是實物或紙制檔案，且被借出，系統(tǒng)將提示用戶現(xiàn)在不能借閱。 l 檔案卷宗中增加檔案移交標記，當檔案由本部移交事業(yè)部時，將此標記置為“是”。 l 當借閱檔案為紙制或?qū)嵨餀n案，且標記為“是”時，流程中最后流轉(zhuǎn)到本部檔案管理員將變?yōu)榱鬓D(zhuǎn)給公司檔案管理員。 流程：定義借閱人為本部1、事業(yè)部1員工。 4級檔案 3級檔案 2級檔案 本事業(yè)部流程 查詢?nèi)耍?本部1檔案管理員 查詢?nèi)耍?事業(yè)部1總經(jīng)理－>本部1檔案管理員 查詢?nèi)耍?事業(yè)部1總經(jīng)理－>本部長1－>本部1檔案管理員 跨事業(yè)部流程 查詢?nèi)耍?事業(yè)部1總經(jīng)理－>事業(yè)部2總經(jīng)理－>本部1檔案管理員 跨本部檔案 查詢?nèi)耍?事業(yè)部1總經(jīng)理－>本部長1－>本部長2－>本部2檔案管理員 3 檔案借閱管理 當檔案借閱流程流轉(zhuǎn)到本部檔案管理員時，本部檔案管理員根據(jù)檔案類型進行判斷。 l 如果是電子檔案，檔案管理員將向借閱人發(fā)送改檔案條目的鏈接。 l 鏈接會在兩天后自動失效。 l 如果是紙制或?qū)嵨餀n案，管理員將發(fā)送郵件通知，通知員工來領(lǐng)取。 l 在員工領(lǐng)取時，檔案管理員將標記該檔案為借出，歸還時將標記為檔案已歸還。 l 借閱單樣式： 檔案借閱單 借閱人： 本部： 事業(yè)部： 借閱檔案編號： 條目名稱： 檔案類型： 所屬部門： 借閱狀態(tài)： 審批結(jié)果： 七、特殊檔案庫 l 特殊檔案庫只有特定用戶才能進入。 l 特殊檔案庫使用與普通檔案庫相同的目錄庫、權(quán)限庫，但使用獨立的卷宗庫、條目庫、附件庫。 l 特殊檔案庫的其他管理同普通檔案庫。 l 特殊檔案庫無檔案借閱管理，檔案借閱由特殊檔案庫檔案管理員自行處理。 八、檔案庫 l 檔案庫存放檔案文件附件。 l 檔案庫附件閱讀權(quán)限根據(jù)附件所在的檔案條目確定。 l 檔案庫可根據(jù)用戶需要，按模板新建。 l 新建檔案庫后，需要用戶在檔案條目庫中的配置文檔中進行配置修改，才能存放檔案文件附件。