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計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 五筆打字與文檔處理實用教程 第十章 Word高級操作 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 學(xué)習(xí)目標(biāo) 為了提高文檔的編輯效率 創(chuàng)建具有特殊效果的文檔 Word2003提供了一些高級格式設(shè)置功能來優(yōu)化文檔的格式編排 如可以設(shè)置頁面版式 應(yīng)用模板對文檔進(jìn)行快速的格式應(yīng)用 可以使用 樣式 任務(wù)窗格創(chuàng)建 查看 選擇 應(yīng)用甚至清除文本中的格式 還可以利用特殊的排版方式設(shè)置文檔效果 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 本章重點 設(shè)置頁面大小設(shè)置頁眉和頁腳插入和設(shè)置頁面使用模板使用樣式特殊排版方式 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 1設(shè)置頁面大小 編輯文檔過中時 可以直接用標(biāo)尺就可以快速設(shè)置頁邊距 版面大小等 但它并不是日常頁面設(shè)置的最佳方法 因為這種方法精確度不高 如果需要制作一個版面要求較為嚴(yán)格的文檔 可以使用 頁面設(shè)置 對話框來精確設(shè)置版面 裝訂線位置 頁眉 頁腳等內(nèi)容 設(shè)置頁邊距及紙張大小設(shè)置紙張大小設(shè)置版式設(shè)置文檔網(wǎng)格 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 1 1設(shè)置頁邊距及紙張方向 在Word2003中 頁邊距主要用來控制文檔正文與頁邊沿之間的空白量 在文檔的每一頁中 都有上 下 左 右4個頁邊距 頁邊距的值與文檔版心位置 頁面所采用的紙張類型等元素緊密相關(guān) 在改變頁邊距時 新的設(shè)置將直接影響到整個文檔的所有頁 紙張方向是頁面設(shè)置的另一個重要功能 通過紙張方向與頁邊距配合 可以編排出賀卡 信封 名片等特殊版面 用戶要設(shè)置頁邊距及紙張方向 可以選擇 文件 頁面設(shè)置 命令 打開 頁面設(shè)置 對話框 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 1 2設(shè)置紙張大小 紙張的大小不僅對打印輸出的最終結(jié)果產(chǎn)生影響 而且對當(dāng)前文檔的工作區(qū)大小能夠產(chǎn)生直接的影響 在默認(rèn)狀態(tài)下 Word2003將自動使用A4幅面的紙張來顯示新的空白文檔 紙張大小為21厘米 29 7厘米 方向為縱向 用戶也可以選擇不同的紙張大小 或者自定義紙張的大小等 要設(shè)置紙張的大小 可以在 頁面設(shè)置 對話框中 打開 紙張 選項卡 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 1 3設(shè)置版式 在一些書籍等出版物中 通常都需要在雙頁頁眉和單頁頁眉上設(shè)置不同的文字 并且在每章的首頁不顯示頁碼 此時 可以在 頁面設(shè)置 對話框中打開 版式 選項卡 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 1 4設(shè)置文檔網(wǎng)格 在 頁面設(shè)置 對話框中打開 文檔網(wǎng)格 選項卡 如圖所示 可以用來設(shè)定每頁的行數(shù) 每行的字?jǐn)?shù) 每頁的垂直分欄數(shù) 以及正文排列是豎排還是橫排等文本排列方式 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 2設(shè)置頁眉和頁腳 頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部 底部和兩側(cè)頁邊距 即頁面上打印區(qū)域之外的空白空間 中的區(qū)域 許多文稿 特別是比較正式的文稿都需要設(shè)置頁眉和頁腳 得體的頁眉和頁腳 會使文稿顯得更為規(guī)范 也會給讀者帶來方便 頁眉和頁腳通常用于顯示文檔的附加信息 例如頁碼 時間和日期 作者名稱 單位名稱 徽標(biāo)或章節(jié)名稱等 Word2003提供了強(qiáng)大的文檔頁眉頁腳設(shè)置功能 使用該功能可以給文檔的每一頁建立相同的頁眉和頁腳 也可以交替更換頁眉和頁腳 即在奇數(shù)頁和偶數(shù)頁上建立不同的頁眉和頁腳 為首頁創(chuàng)建頁眉和頁腳為奇偶數(shù)創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 2 1為首頁創(chuàng)建頁眉和頁腳 通常情況下 在書籍的章首頁 需要創(chuàng)建獨特的頁眉和頁腳 下面以實例來介紹創(chuàng)建獨特的頁眉和頁腳的方法 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 2 2為奇偶頁創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳 通常情況下 需要對很多長文檔設(shè)置頁面和頁腳 而相同的頁眉和頁腳會讓讀者感覺特別單調(diào) 因此 需要對文檔的奇偶頁 創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳 使得文檔看起來內(nèi)容豐富 個性十足 在Word2003中 用戶可以很方便地為奇偶頁創(chuàng)建不同的頁眉頁腳 下面就以實例來介紹為奇偶頁創(chuàng)建不同的頁眉頁腳的方法 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 3插入和設(shè)置頁碼 所謂的頁碼 就是書籍每一頁面上標(biāo)明次序的號碼或其他數(shù)字 用以統(tǒng)計書籍的面數(shù) 便于讀者檢索 通常情況下 頁碼被添加加在頁眉或頁腳中 也不排除其他特殊情況 頁碼也可以被添加到其他位置 插入頁碼設(shè)置頁碼格式 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 3 1插入頁碼 啟動Word2003 打開需要添加頁碼的文檔 選擇 插入 頁碼 命令 打開 頁碼 對話框 如圖所示 在該對話框的 位置 下拉列表框中 可以設(shè)置頁碼位置 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 3 2設(shè)置頁碼格式 在文檔中 如果需要使用不同于默認(rèn)格式的頁碼 例如i或a等 就得對頁碼的格式進(jìn)行設(shè)置 設(shè)置方法很簡單 只需在 頁碼 對話框中 單擊 格式 按鈕 打開 頁碼格式 對話框 如圖所示 在該對話框中 用戶可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行頁碼格式化設(shè)置 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 4使用模板 在Word2003中 模板決定了文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置 所謂的模板 就是一種帶有特定格式的擴(kuò)展名為 dot的文檔 它包括特定的字體格式 段落樣式 頁面設(shè)置 快捷鍵方案 宏等格式 當(dāng)要編輯多篇格式相同的文檔時 可以使用模板來統(tǒng)一文檔的風(fēng)格 還可以加快工作速度 模板簡介使用模板創(chuàng)建文檔創(chuàng)建模板加載和卸載共用模板 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 4 1模板簡介 任何Word文檔都是以模板為基礎(chǔ)的 模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置 模板 實際上是 模板文件 的簡稱 模板文件歸根結(jié)底是一種具有特殊格式的Word文檔 在Word2003中 模板分為共用模板和文檔模板兩種 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 4 2使用模板創(chuàng)建文檔 Word2003自帶了一些常用的文檔模板 使用這些模板可以幫助用戶快速創(chuàng)建基于某種類型的文檔 要想通過模板創(chuàng)建文檔 選擇 文件 新建 命令 打開 新建文檔 任務(wù)窗格 并在 模板 選項區(qū)域中 單擊 本機(jī)上的模板 鏈接 打開 模板 對話框 如圖所示 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 4 3創(chuàng)建模板 在文檔處理過程中 如果需要經(jīng)常使用同樣的文檔結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置 那么可以根據(jù)這些設(shè)置自定義并創(chuàng)建一個新的模板 要創(chuàng)建新的模板 用戶可以根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建 也可以根據(jù)現(xiàn)有模板創(chuàng)建 根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建模板 實際上就是把經(jīng)常重復(fù)使用的文本樣式以模板的形式保存下來 即將用于創(chuàng)建模板的文檔另存為文檔模板 dot 類型 待用戶需要使用該文檔時 只需使用模板打開文檔 Word2003現(xiàn)有模板的自動圖文集詞條 字體 快捷鍵指定方案 宏 菜單 頁面設(shè)置 特殊格式和樣式設(shè)置基本符合大多數(shù)用戶的不同要求 但還需要對其進(jìn)行一些修改時 可以以現(xiàn)有模板為基礎(chǔ)來創(chuàng)建新模板 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 4 4加載和卸載共用模板 公用模板包括Normal模板中的所含設(shè)置 它適用于所有文檔 文檔模板所含設(shè)置僅僅適用于以模板為基礎(chǔ)的文檔 默認(rèn)情況下 啟動Word2003時 共用模板就是Normal模板 如果希望在運行Word后 所有的文檔還可以應(yīng)用其他模板中的設(shè)置 可以將這些模板加載為共用模板 當(dāng)然 如果不需要使用時 還可以將其卸載 要加載共用模板 可以選擇 工具 模板和加載項 命令 在打開的 模板和加載項 對話框中進(jìn)行相關(guān)設(shè)置 卸載不常用的模板和加載項 不但可以節(jié)省內(nèi)存 而且還可以提高Word的運行速度 使用 模板和加載項 對話框可以很方便地卸載共用模板 只需在 所選項目當(dāng)前已經(jīng)加載 列表框中選擇需要卸載的模板 然后單擊 刪除 按鈕即可 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 5使用樣式 所謂樣式就是應(yīng)用于文檔中的文本 表格和列表的一套格式特征 它能迅速改變文檔的外觀 在Word2003中 將針對標(biāo)題 正文 標(biāo)號 圖片和表格等對象 進(jìn)行格式化的具體操作保存 也就形成了樣式 應(yīng)用樣式時 可以在一個簡單的任務(wù)中應(yīng)用一組格式 每個文檔都是基于一個特定的模板 每個模板中都會自帶一些樣式 又稱為內(nèi)置樣式 當(dāng)內(nèi)置樣式的部分樣式定義和需要應(yīng)用的格式組合不相符 可以修改該樣式 甚至可以重新定義樣式 以創(chuàng)建規(guī)定格式的文檔 在文本中應(yīng)用樣式修改樣式創(chuàng)建樣式刪除樣式 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 5 1在文本中應(yīng)用樣式 樣式是應(yīng)用于文本的一系列格式特征 利用它可以快速改變文本的外觀 一般情況下 用戶可以將Normal模板 Word默認(rèn)的模板 中內(nèi)置了多種樣式應(yīng)用于文檔的文本中 還可以將打開并設(shè)置好樣式的文檔應(yīng)用于文檔的文本中 在Word2003中輸入文本內(nèi)容時 默認(rèn)應(yīng)用 正文 樣式 如果用戶要將所輸入的文本應(yīng)用某種內(nèi)置樣式 首先必須選中需要應(yīng)用樣式的文本 然后選擇 格式 樣式和格式 命令 打開 樣式和格式 任務(wù)窗格 進(jìn)行相關(guān)設(shè)置 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 5 2修改樣式 如果某些內(nèi)置樣式無法完全滿足某組格式設(shè)置的要求 則可以在內(nèi)置樣式的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改 這時可在 樣式 任務(wù)窗格中 單擊樣式選項的下拉列表框旁的箭頭按鈕 在彈出的快捷菜單中選擇 修改 命令 然后在打開的對話框中進(jìn)行修改設(shè)置 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 5 3創(chuàng)建樣式 利用樣式對文檔進(jìn)行格式化設(shè)置 除了使用Word提供的樣式外 還可以自己創(chuàng)建一個樣式 選擇 格式 樣式和格式 命令 在打開的 樣式和格式 任務(wù)窗格中 單擊 新樣式 按鈕 打開 新建樣式 對話框 然后進(jìn)行設(shè)置 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 5 4刪除樣式 在Word2003中 對于不需要的樣式可將其刪除 通常情況下 刪除樣式包括刪除單個樣式和刪除多個樣式兩種操作 要刪除單個樣式 選擇 格式 樣式和格式 命令 打開 樣式和格式 任務(wù)窗格 單擊需要刪除的樣式旁的箭頭按鈕 從彈出的快捷菜單中選擇 刪除 命令 如果要刪除多個樣式 可以選擇 工具 模板和加載項 命令 打開 模板和加載項 對話框 單擊 管理器 按鈕 打開 管理器 對話框 并且切換至 樣式 選項卡 從中選擇要刪除的樣式 單擊 刪除 按鈕即可 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 6特殊排版方式 對于報刊雜志而言 使用一些簡單的排版方式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的 而是需要創(chuàng)建帶有特殊效果的文檔 即需要使用一些特殊的排版方式 Word2003提供了多種特殊的排版方式 如首字下沉 中文版式 分欄排版等 這些排版方式能夠幫助用戶創(chuàng)建專業(yè)美觀的中文文檔 首字下沉使用中文版式分欄排版 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 6 1首字下沉 為了使文檔更美觀 更引人注目 常常需要將排版方式設(shè)置為 首字下沉 這種格式在報刊中經(jīng)常見到 首字下沉就是使第一段開頭的第一個字放大 放大的程度可以自行設(shè)定 可以占據(jù)兩行或者三行的位置 其他字符圍繞在它的右下方 要設(shè)置首字下沉 可以選擇 格式 首字下沉 命令 將打開 首字下沉 對話框 如圖所示 在對話框的 位置 選項區(qū)域中 可以選擇首字下沉的方式 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 6 2使用中文版式 Word2003中文版比Word2000中文版更加中國化 它為用戶提供了符合中國人版式的許多功能 其中中文版式是最具特色的一個功能 中文版式提供了 拼音指南 帶圈字符 縱橫混排 合并字符 和 雙行合一 等功能 用戶可在文檔內(nèi)添加 拼音指南 帶圈字符 縱橫混排 合并字符 與 雙行合一 等效果 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 6 3分欄排版 分欄排版 是指按實際排版需求將文本分成若干個條塊 從而使版面更美觀 閱讀更方便 這種格式在報刊雜志中用得更多 一般情況下 用戶在閱讀報刊雜志時 經(jīng)常發(fā)現(xiàn)許多頁面被分成多個欄目 這些欄目有的是等寬的 而有的則是不等寬的 從而使得整個頁面布局顯示更加錯落有致 更易于閱讀 要給文檔設(shè)置分欄 可以選擇 格式 分欄 命令 將打開 分欄 對話框 如圖所示 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 7上機(jī)練習(xí) 本章上機(jī)練習(xí)主要制作日歷和招聘啟事 練習(xí)使用模板快速制作具有業(yè)風(fēng)格文檔及分欄等操作 制作日歷招聘啟事 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 7 1制作日歷 使用模板創(chuàng)建一個日歷 文檔的最終效果如圖所示 計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列 系列叢書官方網(wǎng)站 10 7 2招聘啟事 制作招聘啟事 文檔的最終效果如圖所示