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企業(yè)ERP系統(tǒng) 系統(tǒng)管理員職責及要求 1.概述 為了使公司信息化工作沿著健康的軌道繼續(xù)鞏固提高，保證ERP數(shù)據的安全，防范數(shù)據丟失和系統(tǒng)崩潰等方面的風險，避免因為數(shù)據管理不善帶來的損失，同時滿足領導決策信息和信息披露的需要，特制定如下職責和要求，以規(guī)范系統(tǒng)管理員的日常工作。 1) 為了加強公司ERP系統(tǒng)的管理，要求在ERP實施過程中，做到崗位責任明確，人員分工明確，系統(tǒng)管理員應由專人擔當。 2) ERP系統(tǒng)日常管理是一項綜合性很強的工作，要求系統(tǒng)管理員根據分工，在日常工作中必須滿足相關職責和技能的要求，從而保證ERP系統(tǒng)的正常、安全運行。 3) 在ERP系統(tǒng)實施過程中，系統(tǒng)管理員應全程參與，并協(xié)助各部門制定信息化實施過程中的相關制度，如：日常操作規(guī)范，操作系統(tǒng)安裝其他應用軟件規(guī)范、網絡安全規(guī)范等。 4) 系統(tǒng)管理員在ERP實施完成后們需要能獨立承擔軟件、硬件、數(shù)據庫、網絡等某幾部分的維護工作，并能在以后業(yè)務及公司規(guī)模拓展時為其他人員提供相關培訓。 5) 對于信息系統(tǒng)各方面性能的改善，系統(tǒng)管理員有不可推卸的責任，要保證信息系統(tǒng)長期穩(wěn)定運行，系統(tǒng)管理員必須能夠充分發(fā)揮自己的作用，規(guī)避軟硬件等各方面可能存在的風險，并做好相關準備工作，在出現(xiàn)問題時能快速解決。 6) 系統(tǒng)管理員有責任對日常工作中遇到的相關問題進行總結，寫成文檔，進行備份，便于后期維護工作的進行。 7) 系統(tǒng)管理員需要根據各部門操作情況及多發(fā)性問題，定期或不定期在公司內網發(fā)布相關問題處理方法。 8) 建立公司“技術支持熱線”和“項目管理網絡系統(tǒng)”，負責協(xié)調各種同信息系統(tǒng)相關的技術服務和相關技術問題的解答。 以下將從系統(tǒng)日常工作的幾個重點，對其責任及要求進行詳細說明。 2.硬件管理 1) 崗位職責 a) 負責支持ERP系統(tǒng)日常運行的服務器硬件的維護工作 b) 負責硬件防火墻等安全設備的維護工作 c) 負責支持ERP運行的網絡硬件的維護工作 d) 負責支持ERP運行的各客戶端硬件的維護 e) 負責建立支持ERP系統(tǒng)日常運行的硬件設備的檔案及維護記錄，并在日常維護中進行登記 f) 定期檢查硬件設備的運行情況，登記設備運行記錄，重點管住重要設備 g) 負責硬件設備的維修，對硬件設備的擴充及購買根據系統(tǒng)運行需要提出配置建議 h) 在進行硬件設備大的變動，會影響ERP正常運行時，首先向相關領導提出申請，然后通知相關部門和操作員，如進行交換機斷電等 2) 崗位要求 a) 熟練掌握所維護設備的原理，必須有硬件維修經驗，熟悉支持系統(tǒng)運行的硬件設備的維修、維護工作，包括服務器、交換機、客戶端PC、打印機等 b) 對硬件設備出現(xiàn)的故障及時排除 c) 對于設備出現(xiàn)設備故障，經分析無法獨立解決時，應及時聯(lián)系相關專業(yè)維修人員進行，以保障設備安全 d) 嚴格遵守公司關于硬件管理的管理制度 3) 權限 系統(tǒng)管理員有對服務器、客戶端機器、打印機等設備管理的權限 4) 相關管理制度及文檔 《硬件設備檔案》 《硬件設備運行記錄》 《硬件設備維護計劃》 《硬件設備維護記錄》 《硬件設備使用規(guī)范》 3.網絡管理 1) 崗位職責 a) 負責支持ERP系統(tǒng)日常運行的網絡的維護工作，保證網絡的安全，不受病毒的危害 b) 負責支持ERP系統(tǒng)日常運行的網絡環(huán)境配置 c) 負責定期對網絡環(huán)境進行檢測，登記網絡檢測記錄，保證網絡暢通 d) 負責及時解決網絡環(huán)境問題，登記網絡維護記錄 e) 負責培訓各子公司或分公司系統(tǒng)管理員，進行網絡維護 f) 負責定期檢查網絡安全情況，特別要監(jiān)控內部人員惡意傳播病毒的現(xiàn)象，并登記網絡檢測記錄 g) 負責定期檢測包括服務器和各種中段設備的防病毒軟件使用情況，防護病毒、木馬程序、黑客攻擊等 h) 負責殺毒軟件安裝和配置，檢查服務器防火墻及殺毒軟件是否運行正常以及是否升級到最新防病毒版本 2) 崗位要求 a) 系統(tǒng)管理員需具有一定網絡管理及維護經驗 b) 系統(tǒng)管理員需熟悉相關網絡維護知識，能快速檢測網絡故障原因，及時排除網絡故障 c) 系統(tǒng)管理員必須具備防范病毒意識，確保網絡不會因病毒入侵癱瘓 d) 嚴格遵守公司關于網絡管理及網絡安全的其他管理制度 3) 權限 系統(tǒng)管理員有對服務器和終端設備安全監(jiān)察的權限 4) 相關管理制度及文檔 《網絡檢測記錄》 《網絡維護記錄》 《員工上網及病毒防范規(guī)定》 4.操作系統(tǒng) 1) 崗位責任 a) 負責支持ERP系統(tǒng)日常運行的各站點及服務器操作系統(tǒng)的安裝和維護工作 b) 負責定期檢查服務器操作系統(tǒng)運行情況，填寫服務器操作系統(tǒng)運行記錄 c) 負責客戶端網絡連接配置 d) 負責制定客戶端及其軟件安裝制度，禁止客戶端刪除操作系統(tǒng)文件，并定期對客戶端機器運行軟件進行檢查和清理 e) 負責監(jiān)督客戶端軟件安裝及網絡訪問情況，禁止安裝游戲軟件和訪問非法網頁 f) 負責服務器操作系統(tǒng)的安裝和備份，要求ERP相關的服務器嚴格禁止安裝任何游戲和瀏覽可能感染病毒的網頁 g) 負責制定客戶端軟件安裝的相關懲罰措施 2) 崗位要求 a) 系統(tǒng)管理員必須熟悉操作系統(tǒng)基礎知識、服務器配置對操作系統(tǒng)要求，能對數(shù)據庫服務器進行安裝和部署 b) 能夠處理操作系統(tǒng)的日常問題，如打印機的添加和共享，日常辦公軟件的安裝等 c) 服務器系統(tǒng)進行重做前必須進行相關文件的備份和遷移，確保不影響ERP業(yè)務的正常進行 d) 系統(tǒng)管理員有責任對服務器及客戶端的相關文檔資料進行保密 e) 嚴格遵守公司的軟件安裝管理辦法、機房管理制度和其他管理制度 3) 權限 系統(tǒng)管理員具有操作服務器和各客戶端的權利 4) 相關管理制度及文檔 《服務器運行記錄》 《客戶端軟件安裝管理制度》 《客戶端操作系統(tǒng)檢查記錄》 《客戶端安裝游戲等的懲罰措施》 5.數(shù)據庫系統(tǒng) 1) 崗位職責 a) 負責數(shù)據庫的用戶與口令的管理 b) 負責系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據的安全，防止數(shù)據庫系統(tǒng)文件遭到破壞 c) 制定數(shù)據備份方案，負責系統(tǒng)數(shù)據庫的備份，備份后的數(shù)據文件應存放在單獨的硬盤或光盤、磁帶中 d) 公司帳套擴建或者業(yè)務規(guī)模擴充時，負責數(shù)據庫建賬和帳套維護 e) 負責數(shù)據庫的恢復及不通服務器之間的數(shù)據庫遷移和數(shù)據庫的優(yōu)化 f) 負責檢查跟蹤數(shù)據庫是否運行正常，備份是否按時、完整、表空間是否已經需要擴展，磁盤空間是否滿足數(shù)據文件擴展要求等，并采取相關措施，保證數(shù)據庫正常運行 g) 定期對備份數(shù)據進行恢復測試，保證備份數(shù)據的完整有效 h) 負責整個數(shù)據庫數(shù)據的安全與保密 i) 制定數(shù)據庫操作規(guī)范和數(shù)據保密制度，并對數(shù)據庫操作進行嚴格記錄 j) 負責客戶端數(shù)據庫的連接配置，保證暢通 2) 崗位要求 a) 嚴格遵守公司關于安全性、保密性的規(guī)章制度，對于違反規(guī)章制度，進行泄密的行為，有舉報的義務 b) 熟悉數(shù)據庫企業(yè)管理器、查詢分析器等工具的使用 c) 熟悉數(shù)據庫調優(yōu)、表空間擴充、數(shù)據文件備份、日志清理及操作數(shù)據庫SQL，并具有一定的數(shù)據庫維護經驗 d) 嚴格按照規(guī)定對系統(tǒng)中的數(shù)據進行備份，一邊在計算機發(fā)生故障時可將數(shù)據恢復到最近狀態(tài)，備份要采用數(shù)據庫管理系統(tǒng)提供的數(shù)據備份和以及雙機熱備份等多種數(shù)據備份方案 e) 對備份的數(shù)據應加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內容及運行環(huán)境（如軟件版本）等進行記錄 f) 嚴禁非系統(tǒng)管理員進行數(shù)據的備份、恢復等操作，保證數(shù)據庫安全，禁止數(shù)據文件外泄，嚴禁未經授權進行數(shù)據恢復或轉入操作 g) 對數(shù)據庫進行后臺操作要慎重，操作前一定要進行數(shù)據庫的備份，盡量減少后臺操作數(shù)據庫的次數(shù)，防止造成數(shù)據庫數(shù)據丟失和破壞 h) 嚴格遵守公司的數(shù)據庫保密制度和其他管理制度，并嚴格按照數(shù)據庫操作規(guī)范進行。同時，進行數(shù)據庫遷移和后臺操作數(shù)據庫時，需要至少兩名系統(tǒng)管理員配合工作，避免發(fā)生意外 i) 如果出現(xiàn)數(shù)據錯誤等問題，首先要從業(yè)務中查找錯誤原因，禁止私自改動數(shù)據庫，尤其不能刪除表和更改表結構 3) 權限 系統(tǒng)管理員有操作數(shù)據庫和修改數(shù)據庫密碼的權限 4) 相關管理制度和文檔 《數(shù)據庫保密制度》 《數(shù)據庫操作規(guī)范》 《數(shù)據庫操作記錄》 6.應用軟件 1) 崗位職責 a) 負責軟件的站點管理，為新增站點安裝ERP客戶端軟件 b) 負責賬戶管理，嚴格按照用戶職責為新用戶分配相關權限，對操作員根據需要進行更改密碼或者注銷 c) 負責系統(tǒng)管理員的用戶與口令的管理 d) 負責補丁程序的管理，如：補丁程序如何更新、補丁程序如何存放 e) 負責用戶常見問題的整理，定期進行總結、發(fā)布 f) 負責整個系統(tǒng)的用戶、數(shù)據信息的安全，根據公司的有關制度，保證數(shù)據的準確 g) 負責對整個系統(tǒng)軟件進行系統(tǒng)升級，對于公司規(guī)模擴展后新的部門或者子公司，負責系統(tǒng)環(huán)境的搭建問題。升級時要做好記錄 h) 負責對其他管理員、各單位系統(tǒng)關鍵用戶進行監(jiān)督和培訓，并指導他們完成本職工作 i) 負責系統(tǒng)中各種單據打印格式的定義和調整 j) 負責通過系統(tǒng)中的保鏢開發(fā)平臺進行業(yè)務報表定義和維護，滿足業(yè)務及領導查詢的需要 k) 負責關鍵用戶、最終用戶問題解答和數(shù)據錯誤查找，制定問題反饋流程 l) 負責監(jiān)督本單位操作人員，對違反公司信息管理規(guī)章制度和系統(tǒng)規(guī)章管理制度的行為，進行處理 2) 崗位要求 a) 嚴格遵循公司保密制度及其他關于系統(tǒng)管理的規(guī)章、制度，對于違反規(guī)章制度，進行泄密的行為，有舉報的義務 b) 熟悉ERP軟件和企業(yè)業(yè)務流程，能熟練使用SQL語句和數(shù)據查詢工具 c) 對即將進入系統(tǒng)的物料、用戶等信息進行嚴格審查，權限分配一定要按照權限分配制度進行，并且要及時 d) 對保密性和安全性要求較高的數(shù)據按照規(guī)定格式進行錄入、維護，防止信息泄露 e) 各系統(tǒng)管理員必須對自己所維護的數(shù)據負責，在系統(tǒng)中查詢、修改自己負責維護的基礎數(shù)據，對維護的數(shù)據做好文字記錄 f) 熟悉和掌握本單位使用系統(tǒng)的基本情況，把握操作人員動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的各類問題并能快速解決 g) 熟悉軟件的安裝調試及計算機、網絡等硬件設施的維護工作，并按系統(tǒng)數(shù)據管理小組要求及時更新軟件 h) 能夠熟練使用報表開發(fā)平臺，進行報表的開發(fā) i) 做好ERP升級前軟件的備份和最新版本的ERP軟件備份 3) 權限 系統(tǒng)管理員有查詢和修改本單位系統(tǒng)的數(shù)據權限，并根據公司的有關制度，檢查數(shù)據的準確性。 4) 相關管理制度和文檔 《問題維護記錄及解決方案》 《補丁程序一覽表》 《問題反饋流程及辦法》 《權限分配制度》 7.危機問題處理 由于系統(tǒng)運行的環(huán)境，錯誤操作等各種因素不可能完全避免，因此不可避免的會產生一些故障和危機。比如：數(shù)據庫或者ERP軟件服務器硬件損壞；數(shù)據庫或ERP軟件服務器操作系統(tǒng)損壞；數(shù)據內容遭到破壞或者惡意修改；ERP軟件系統(tǒng)遭到破壞或者惡意修改；其他造成系統(tǒng)不能正常運行的使用的情況。 1) 危機處理流程 當系統(tǒng)陷入危機時，系統(tǒng)管理員必須在第一時間將問題反饋給公司的IT主管部門，如果有必要可以反饋給公司的高層領導，然后由IT主管部門或者公司領導決定是由系統(tǒng)管理員自行維護還是申請外部專家的幫助。 系統(tǒng)維護完后，必須進行數(shù)據和ERP軟件準確性、實時性測試。在確信無誤后立即將最新的環(huán)境進行備份，然后投入正式運行。具體流程如下： 2) 危機處理反饋 危機問題的處理完成后，必須形成書面的報告，記錄危機發(fā)生的原因，危機問題的表現(xiàn)、危機問題的處理過程、危機問題處理的最終結果。報告必須發(fā)送給公司的高層以及系統(tǒng)相關部門的領導。 為了最大限度的避免危機問題的產生，減少危機問題給企業(yè)帶來的損失，要求IT主管部門應帶頭建立起企業(yè)ERP系統(tǒng)相關的規(guī)章制度，主要包括：《系統(tǒng)管理員崗位職責》、《ERP系統(tǒng)操作管理制度》、《ERP系統(tǒng)維護制度》、《機房管理制度》、《數(shù)據備份制度》、《數(shù)據保密制度》、《檔案管理制度》。 通過建立和健全企業(yè)ERP項目的規(guī)章制度也將在很大程度上為企業(yè)的系統(tǒng)安全提供保障。