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弗布克1+1管理工具箱系列 行政部 規(guī)范化管理工具箱 2010修訂版 李艷 編著 北 京 目 錄 第一章 行政部組織結構與責權 一、行政部組織結構圖 二、行政部職責 三、行政部權力 四、行政總監(jiān)崗位職責 五、行政經理崗位職責 第二章 前臺接待管理 一、接待主管崗位職責 二、接待專員崗位職責 三、客人來訪登記表 1．公司前臺來訪客人登記表 2．前臺接待來訪記錄表 3．物業(yè)公司前臺來客登記表 四、前臺接待日志表 五、函件收發(fā)登記表 1．信函與快件簽收登記表 2．信函與快件寄送登記表 六、前臺接待管理流程 1．預約客人來訪接待工作流程 2．來電轉接流程 七、收發(fā)文件管理流程 1．信函收發(fā)工作流程 2．接收信函、快件工作流程 3．寄送信函、快件工作流程 4．傳真發(fā)文工作流程 5．傳真收文工作流程 6．收文背簽流程 八、前臺接待流程 九、來電處理流程 第三章 辦公事務管理 一、辦公事務主管崗位職責 二、辦公事務專員崗位職責 三、行政辦公秘書崗位職責 四、辦公用品訂購審批單 五、辦公用品臺賬 六、報廢物品清單 七、辦公用品領用表 八、辦公設備登記表 九、辦公文書會簽單 1．文件會簽單 2．行文單 3．目錄表 十、印章使用登記表 １．印章使用審批表 ２．印章使用登記表 十一、文書檔案借閱審批表 十二、辦公用品管理流程 1．辦公用品購買流程 ２．辦公用品領用流程 十三、辦公設備購買流程 １．辦公設備購買審批流程 ２．辦公設備詢價流程 ３．辦公設備比價流程 ４．辦公設備采購流程 十四、文書檔案管理流程 １．發(fā)文管理流程 2．收文管理流程 3．檔案歸檔流程 4．檔案借閱歸還流程 5．檔案銷毀流程 十五、往來信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1．制刻申請流程 2．使用流程 十七、公司證照管理流程 第四章 行政人事管理 一、行政主管崗位職責 二、行政人事管理專員職責 三、費用報銷標準 四、員工考勤登記表 五、年度考勤匯總表 六、員工請假申請單 七、員工加班申請表 八、員工出差申請表 九、差旅費報銷清單 十、公司會議記錄表 1．公司會議記錄表一 2．公司會議記錄表二 十一、提案管理記錄表 十二、員工提案評定表 十三、員工獎懲記錄表 十四、員工違紀處理表 十五、會議管理流程 十六、出差管理流程 十七、提案管理流程 十八、會議工作評估表 第五章 安全保密管理 一、安全主管崗位職責 二、安全專員崗位職責 三、電梯設備巡視記錄表 四、電梯維修保養(yǎng)記錄 1．電梯月維修保養(yǎng)記錄 2．電梯季維修保養(yǎng)記錄 3．電梯年維修保養(yǎng)記錄 五、值班登記日志表 六、保安執(zhí)勤日志表 七、外出員工登記表 八、來賓出入登記表 九、安全狀況檢查表 十、防火設施檢查表 十一、安全事故報告書 十二、突發(fā)事故報告表 十三、事故統(tǒng)計匯總表 十四、人員出入管理流程 十五、消防安全管理流程 十六、安全檢查管理流程 十七、突發(fā)事件處理流程 第六章 車輛管理 一、車輛主管崗位職責 二、司機崗位職責 三、車輛登記表 四、車輛檢查表 1．車輛檢查日志 2．車輛檢點表 五、車輛請修表 六、保養(yǎng)記錄表 七、車輛加油表 1．車輛加油申請表 2．車輛加油記錄表 八、用車申請表 1．用車申請表 2．車輛使用申請表 九、派車記錄單 十、車輛事故單 1．車輛事故現(xiàn)場記錄單 2．車輛事故報告單 十一、用車記錄表 1．司機用車記錄表 2．車輛使用日志表 3．車輛使用狀況月報表 十二、車輛費用表 1．車輛費用報銷單 2．車輛費用月度統(tǒng)計表 十三、事故處理流程 十四、車輛管理流程 1．車輛使用流程 2．車輛加油管理流程 3．車輛安全管理流程 十五、肇事處理流程圖 十六、車輛費用額度控制程序圖 第七章 總務后勤管理 一、總務后勤主管崗位職責 二、總務后勤專員崗位職責 三、宿舍管理專員崗位職責 四、食堂管理專員崗位職責 五、保潔人員崗位職責 六、綠化人員崗位職責 七、食堂衛(wèi)生檢查表 八、住宿人員管理表 1．住宿申請表 2．住宿人員資料卡 3．宿舍分配申請表 4．住宿登記表 5．宿舍檢查登記表 6．宿舍物品借用卡 九、清潔衛(wèi)生管理表 1．衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表 2．清潔工作安排表 3．衛(wèi)生狀況檢查表 4．清潔衛(wèi)生評分表 十、員工宿舍管理流程 1．宿舍管理方案制定流程 2．員工入住宿舍管理流程 十一、員工食堂管理流程 十二、清潔衛(wèi)生管理流程 十三、企業(yè)綠化管理流程 第八章 公關事務管理 一、公關事務主管崗位職責 二、公關事務專員崗位職責 三、商務接待安排表 四、公務接待審批表 五、公關活動策劃表 六、危機預警處理表 七、危機記錄分析表 八、重要接待流程 九、危機處理流程 十、媒體宣傳流程 十一、接待規(guī)格表 十二、例外事項工作安排表 第一章 行政部組織結構與責權 一、行政部組織結構圖 行政總監(jiān) 行政經理 安全保密主管 人事行政主管2 辦公事務主管 安 全 專 員 辦公專員專員 秘 書 后勤總務主管 行政 專 員 后勤專員 宿管專員 食 堂 管 理 專 員 保潔人員 綠化人員 接待專員 公關專員 司 機 前臺接待主管 公關事務主管 車輛 主管 二、行政部職責 職責1 根據(jù)領導意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略，負責起草重要文稿，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究 職責3 公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作 職責4 員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作 職責5 負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作 職責6 負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作 職責7 負責公司車輛調動管理工作 職責8 負責公司總務后勤管理工作 職責9 負責公司對外宣傳、公關工作 職責10 牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案 職責11 完成公司高層臨時交辦的工作 職責2 負責全公司資料、信息管理以及宣傳報道等日常行政事務管理工作 三、行政部權力 職責1 根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經營計劃有建議權 職責3 依照制度，按規(guī)定程序，實施對其他部門處罰的建議權 職責4 依照制度，對公司員工違反行政制度的處罰建議權 職責5 依照制度，對公司行政資源（包括車輛、辦公設備等）合理調動的權力 職責6 部門內部員工聘任、解聘的建議權 職責2 依照制度，對行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實施處理的權力 四、行政總監(jiān)崗位職責 職責1 審查核準辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等行政管理相關關規(guī)章制度 職責3 根據(jù)企業(yè)階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的年度目標、計劃和措施 職責4 組織行政部自查和職能檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題 職責5 負責企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設，籌劃增強員工凝聚力的宣傳和教育 職責6 負責比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關事宜的組織、安排和實施 職責7 組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況 職責8 負責考核行政部各主管并向總經理提請行政部經理考核的建議 職責9 負責行政部突發(fā)事件的處理及總經理臨時交辦的工作 職責2 審查核準辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等各主管年度計劃方案 五、行政經理崗位職責 職責1 在行政總監(jiān)領導下，負責管理和監(jiān)督企業(yè)的行政、后勤總務、環(huán)境和保衛(wèi)等工作 職責3 負責組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃 職責4 本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作 職責5 組織收集各部門的工作動態(tài)，協(xié)助公司領導協(xié)調各部門之間相關的業(yè)務工作 職責6 做好公司重要來賓的接待工作或代表公司與政府對口部門和有關團體、機構聯(lián)絡 職責7 負責召集公司辦公會議，檢查督促公司領導布置的各項工作的落實情況 職責8 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協(xié)作配合 職責9 負責召集本部門的有關工作會議 職責10 負責組織編寫公司年度大事記 職責11 負責行政部突發(fā)事件及公司領導臨時交辦事件的處理 職責2 行政管理方針、政策和制度。指定人事管理和辦公、行政管理的有關規(guī)章制度  第二章 前臺接待管理 一、接待主管崗位職責 職責1 制定前臺接待工作年度計劃，報行政部經理審批 職責3 對前臺接待專員進行有效的培訓和指導，提高其業(yè)務水平和服務素質 職責4 協(xié)助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實情況 職責5 主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦 職責6 參加行政例會，及時了解員工的思想動態(tài)及困難，及時采取解決措施 職責7 受理直接下級上報的合理化建議，并按照公司相關規(guī)定程序處理 職責8 與公司各職能部門的協(xié)調及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動等 職責9 督導迎送工作，檢查前臺接待專員的儀表儀容、勞動紀律、禮儀及工作效率 職責10 負責向行政經理提請對前臺接待專員績效考核的建議并協(xié)助實施考核 職責11 負責檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內的安全、清潔和消防工作 職責2 協(xié)助制定前臺接待處的崗位責任、操作規(guī)程及各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行 職責12 正確傳達上級指示，及時對下級工作中的爭議做出裁決 職責13 協(xié)助公關事務主管、行政經理處理各種社會公共關系 職責14 負責前臺接待突發(fā)事件及公司領導臨時交辦事件的處理 二、接待專員崗位職責 職責1 服從前臺接待主管的領導，按規(guī)定的程序與標準向客人提供一流的接待服務 職責3 熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非保密信息 職責4 負責電話、郵件、信函的收轉發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 職責5 負責公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存 職責6 配合接待主管完成部分文件的打印、復印、文字工作 職責7 負責管理前臺辦公用品及辦公設備的清潔保養(yǎng) 職責8 維護前臺區(qū)域內的整潔，進行該區(qū)域內的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養(yǎng) 職責9 執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡 職責10 負責員工出差預訂機票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡登記 職責11 對工作中出現(xiàn)的各種問題及時匯報，提出工作改進意見 職責2 負責訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關人員應阻擋在外或協(xié)助保安處理 職責12 完成領導交辦的其他或臨時工作 三、客人來訪登記表 1．公司前臺來訪客人登記表 年 月 日 序號 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 是否預約 被訪人 事由 時間 備注 姓名 部門 到達 離開 1 2 3 4 5 … 編制： 審核： 2．前臺接待來訪記錄表 來訪人 姓 名 來訪人 單 位 來訪 時間 接待人 接待 內容 簡況 處理意見： 處理結果： 編制： 審核： 3．物業(yè)公司前臺來客登記表 年 月 日 序號 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 聯(lián)系方式 是否預約 被訪單位及 被訪人姓名 來訪 事由 時間 備注 進入 離開 1 2 3 4 5 … 編制： 審核： 四、前臺接待日志表 日期 年 月 日 記錄人 考 勤 記 錄 姓名 簽到時間 姓名 簽到時間 收發(fā)記錄 接待記錄 電話記錄 備注 編制： 審核： 五、函件收發(fā)登記表 1． 信函與快件簽收登記表 日期 來件單位 編號 數(shù)量 密（速）級 接受部門 簽收人（簽字） 編制： 填表人： 2． 信函與快件寄送登記表 日期 送寄部門 編號 數(shù)量 密（速）級 送達單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 六、前臺接待管理流程 1．預約客人來訪接待工作流程 ①整理當天 預約記錄 告知來訪者情況 開始 結束 前臺接待主管 前臺接待專員 客人 各職能部門 ②確認與提醒 訪問事宜 來訪 ③來訪登記 ④通知被訪者 客人等待 接待來訪 客人 ⑤確認來訪 告知相關事宜 準備接待 來訪客人 ⑥引領會見 配合 送走客戶 ⑦來訪信息錄入， 記錄匯總 審核 ⑧存檔 2．來電轉接流程 開始 撥通電話 結束 前臺接待專員 外部單位人員 各部門或員工 ①聽到電話鈴響 ②拿起話筒接聽 ③傾聽來電事由 明確被訪人在否 ④ 處理 范圍內 范 圍 外 ⑤轉接 接電 在單位 不在 ⑥告知情況 ⑦留言記錄 七、收發(fā)文件管理流程 1．信函收發(fā)工作流程 開始 ①接收信函 審核 ②登 記 審核 ③分 信 接 收 ⑤回 信 ⑥寄 信 結束 有 無 ④拆 信 ⑦登記信息 是否有明確收信人 行政部經理 前臺接待專員 各職能部門 2．接收信函、快件工作流程 各職能部門 前臺接待專員 前臺接待主管 外部單位 開始 ②登 記 ③篩 選 ④分 送 結束 發(fā)來信函、文件 ①簽 收 接 收 ⑤記錄存檔 3．寄送信函、快件工作流程 開始 ③登 記 ④聯(lián)絡相應單位 處理發(fā)送 結束 前臺接待主管 前臺接待專員 各職能部門 外部單位 ①交待寄送信函、文件事宜 ②簽 收 ⑤接到服務要求 4．傳真發(fā)文工作流程 開始 ①提出申請 審批 結束 ②登 記 ③發(fā)傳真 ④原件存檔 填寫申請表 行政部經理 前臺接待專員 員工 5．傳真收文工作流程 開始 ①收 文 簽收 結束 ②登 記 ③復 印 ⑤轉交文件 ④存 檔 接收 行政部經理 前臺接待專員 各部門或員工 6．收文背簽流程 開始 ①遞交文件 結束 ②簽 字 審核 ③轉 交 ④存 檔 總經理 前臺接待專員 各部門或員工 八、前臺接待流程 看到客人，禮貌招呼 開始 問明來訪事由，登記 通知被訪人 安排客人等待地點 引領客人到達等待地點 奉茶或飲料，請客人稍等 微笑離開 結束 九、來電處理流程 電話接通，禮貌招呼 開始 問明來電事由 電話處理 結束 電話留言記錄 電話記錄歸檔  第三章 辦公事務管理一、辦公事務主管崗位職責 職責1 組織擬訂辦公事務季、月度發(fā)展計劃，送交部門經理審核 職責3 負責組織辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制辦公成本費用等工作 職責4 建立和完善公司固定資產和辦公用品管理制度 職責5 負責公司的各種公章證照管理，并負責使用登記和年檢工作 職責6 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況 職責7 搞好與有關部門的協(xié)調及聯(lián)系 職責8 受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理 職責9 負責檢查本部門的安全、消防工作 職責10 負責辦公事務突發(fā)事件 職責11 負責向行政經理提請對辦公事務人員績效考核的建議 職責2 起草、擬訂辦公用品的需求計劃，報直接上級審批 職責12 完成公司領導臨時交辦事件的處理 二、辦公事務專員崗位職責 職責1 協(xié)助部門主管做好各項辦公事務制度草擬工作 職責3 負責公司辦公家具設備、辦公用品的采購工作 職責4 負責辦公用品的登記、發(fā)放管理 職責5 負責制定辦公家具、設備、用品的采購流程 職責6 負責監(jiān)督辦公設備的日常使用、維護 職責7 負責計算機信息資料管理 職責8 負責公司圖書、資料、合同等文檔的管理 職責9 提出辦公事務合理化建議，不斷改進工作 職責2 積極落實上級要求的各項任務，提供相關服務 職責10 對于其他部門不符合行政事務管理規(guī)定的行為進行監(jiān)督、檢查 職責11 協(xié)助其他部門作好會議、接待工作 職責12 完成領導臨時交辦的其他工作 三、行政辦公秘書崗位職責 職責1 協(xié)助上級領導與企業(yè)內各部門進行聯(lián)絡、溝通與協(xié)調，做好上傳下達工作 職責3 負責企業(yè)內、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作 職責4 妥善管理傳真機、復印機等辦公設備 職責5 嚴守公司機密，妥善保管各類文件 職責6 及時完成上級領導交辦的文件打印、復印工作 職責7 起草會議文件，及時完成會議記錄、紀要工作。 職責8 按照上級領導安排，出席某些會議 職責9 陪同公司領導出席重要商務接待及對外聯(lián)絡工作 職責10 協(xié)助公司領導起草各項規(guī)章制度 職責11 按照上級領導安排，協(xié)助其他部門一起組織企業(yè)重大活動 職責2 負責公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作 職責12 完成領導臨時交辦的其他工作 四、辦公用品訂購審批單 部門 使用人 填表時間 序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時間 訂購原因： 部門主管審批意見： 行政部門審批意見： 簽字： 年 月 日 如果金額超過審批權限請行政總監(jiān)簽批 意見： 簽字： 年 月 日 五、辦公用品臺賬 項 目 物品名稱 編號 數(shù)量 單價 入庫時間 備 注 編制：行政部 填寫人（簽字）： 六、報廢物品清單 物品編號 物品名稱 數(shù)量 單價 出廠時間 使用時間 報廢類型 報廢原因 以上物品本部門 申請報廢處理意見： 部門主管（簽字） 辦公事務專員 □同意報廢處理 □不同意報廢處理 辦公事務專員（簽字）： 辦公事務主管 □同意報廢處理 □不同意報廢處理 辦公事務主管（簽字）： 七、辦公用品領用表 年 月 日 部門 領用人 核發(fā) 序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價 總價 領用人： 主管： 保管員： 八、辦公設備登記表 年 月 日 設備名稱 編號 廠名或品牌 出廠時間 購買時間 使用年限 規(guī)格 顏色 附屬設備 價格 存放地點 環(huán)境要求 主要用途簡介： 管理部門 負責人 使用部門 責任人 九、辦公文書會簽單 1．文件會簽單 發(fā)文單位 發(fā)文文號 發(fā)文日期 年 月 日 時限 普通件 急件 特急件 密級 普通 秘密 機密 絕密 標題 會簽順序 單位 收文時間 發(fā)文時間 會簽人（簽字） 1 月 日 時 月 日 時 2 月 日 時 月 日 時 3 月 日 時 月 日 時 備注 注：會簽文件附在會簽單后。 ２．對外行文單 編號： 日 期 擬稿人職務、姓名 行文字號 行文標題 內容簡介 經濟審核人 法律審核人 行政部經理 總 經 理 備 注 ３．發(fā)文目錄表 文件號 文件標題 領導簽發(fā) 擬稿部門 密級 發(fā)放范圍 份數(shù) 登記日期 發(fā)出日期 封號 明細 帳頁 備注 十、印章使用登記表 １．印章使用審批表 編號 用章部門 蓋章時間 公章類別 蓋章次數(shù) 文件發(fā)文號 文件名稱 備注： 用章人（簽章） 批準人（簽章） 注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途。 ２．印章使用登記表 蓋章時間 文件名稱 發(fā)文號 公章類別 蓋章次數(shù) 使用人 批準人 備注 十一、文書檔案借閱審批表 編號 文書檔案名稱 密級 起草人 起草部門 起草日期 歸檔日期 借閱原因： 借閱人（簽字）： 年 月 日 行政部意見： 主管（簽字）： 年 月 日 批準人意見： 批準人（簽字）： 年 月 日 十二、辦公用品管理流程 １．辦公用品購買流程 ①確定購買計劃 ②挑選物品 驗收物品購貨發(fā)票 ③提貨 辦公用品入庫 開始 結束 供應商 行政部 ２．辦公用品領用流程 相關部門 行政部 結束 ⑤信息存檔 ②審核 ③審核 ④按清單發(fā)放 否 是 開始 ①填寫領用單 否 是 十三、辦公設備購買流程 采購人員 行政總監(jiān) 行政部 相關部門 １．辦公設備購買審批流程 ②審核⒊ ⑹　核② ④審核 ③審核 采購程序 是 否 開始 ①購買申請單 結束 ２．辦公設備詢價流程 行政總監(jiān) 否 是 ①搜尋 價格信息 ②整理成 價格報告 可行 ③辦公用品比價流程 行政部 開始 結束 ３．辦公設備比價流程 否 ①篩選供貨商 ②分別與 商家洽談 確定候選商家 ③辦公用品采購流程 審核 是 開始 結束 行政部 行政總監(jiān) ４．辦公設備采購流程 否 采購部 行政部 相關部門 行政總監(jiān) 收集價格資料 編寫詢價報告 ①審批 ②審批 洽談價格 購買設備 辦理入庫 領用設備 ③審批 是 開始 結束 是 資料存檔 十四、文書檔案管理流程 １．發(fā)文管理流程 相關部門 行政部 有關部門 行政總監(jiān) 是 草擬文本 開始 結束 ①審核 ②審核 ③會簽否 會簽 ④審核 寄發(fā)公文 校稿、更正 復印、蓋章 正式公文 否 否 2．收文管理流程 ③秘書回復 ④具體辦理 行政主管審核 ①領導閱否 傳閱 ②傳閱否 核定文件 領導審閱 公司領導 行政部 相關部門 是 否 是 否 開始 外部文件 外部單位 結束 資料存檔 3．檔案歸檔流程 ①準備資料 是否合格 ②資料匯總 分類歸檔上架 ③重新整理 相關部門 行政部 是 否 搜集資料 開始 結束 4．檔案借閱歸還流程 否 按相關規(guī)定處理 歸還后檢查是否損壞 行政總監(jiān) 行政部 相關部門 ①審核 ②審核 ③審核 機密否 辦理手續(xù) 檔案使用 否 否 是 是 是 開始 結束 借閱申請單 否 是 否 辦理注銷 5．檔案銷毀流程 是 否 ①提出銷毀 檔案申請 ②審批 ④銷毀 開始 ③審批 結束 相關部門 行政部 行政總監(jiān) 信息存檔 十五、往來信件管理流程 否 外部單位 秘書 部門主管 分類整理 ①請示主管 主管意見 回復擬稿 核對封裝 寄回原單位 ②直接回復 是 否 是 開始 來信 結束 十六、公司印章管理流程 相關部門 行政總監(jiān) 行政部 １．印章制刻申請流程 主管審核 ①審核 ②審核 ③公安部門批文 ④制刻印章 啟用印章 否 是 制刻申請 開始 結束 是 否 2．印章使用流程 相關部門 行政部 行政總監(jiān) ①審核 ②公司章 ③審核 ⑤審核 ④請示否 加蓋印章 用印登記 加蓋部門章 用印登記 否 是 用章申請 開始 結束 否 是 否 否 是 否 是 資料歸檔 資料歸檔 十七、公司證照管理流程 移交人 行政部 使用部門 開始 ①移交 登記、保管 ②申請使用 ④使用流程 ③是否需要年檢 歸還 年檢 結束 否 是 第四章 行政人事管理  一、行政主管崗位職責 職責1 編制公司行政管理的各項規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行 職責3 組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理 職責4 組織做好公司的來賓接待或相關外聯(lián)工作 職責5 與公司內部各部門進行良好的溝通與協(xié)調，處理好各部門之間關系，確保公司各項運作正常開展 職責6 負責公司行政車輛的調度，協(xié)調各部門車輛的使用 職責7 組織人員對公司行政車輛進行日常的維護與駕駛員的日常管理 職責8 組織搜集并整理公司內部信息，及時組織編寫公司大事記 職責9 組織協(xié)調公司的后勤工作，包括辦公環(huán)境、員工食堂、員工宿舍等 職責2 負責行政預算、費用管理與統(tǒng)計 職責10 根據(jù)公司績效管理政策，對本部門人員進行績效考評 二、行政人事管理專員職責 職責1 負責辦公用品的登記、采購、發(fā)放管理 職責3 協(xié)助行政主管嚴格控制各項行政費用支出，確認費用分攤范圍 職責4 協(xié)助行政主管嚴格控制各項行政費用支出，確認費用分攤范圍 職責5 各部門的考勤工作管理，并對各部門的考勤情況進行匯總統(tǒng)計 職責6 收集匯總員工提及地涉及人事行政和人力資源工作的問題、意見和建議并及時向相關部門反饋 職責7 車輛的使用管理與日常維護與保養(yǎng) 職責8 負責員工人事資料的建立、維護和及時更新 職責2 負責文件、報刊、雜志等的收發(fā)管理 三、費用報銷標準 單位：元 職別 費用標準 總經理 副總經理 各部門經理及主管 一般員工 交通費 實報 實報 軟臥實報或者飛機票價的% 硬臥實報 每日住宿費 實報 實報 1．經濟特區(qū)元以內 2．一般地區(qū)元以內 1．經濟特區(qū)元以內 2．一般地區(qū)元以內 每日 餐費 早 餐 實報 實報 1．經濟特區(qū)元以內 2．一般地區(qū)元以內 1．經濟特區(qū)元以內 2．一般地區(qū)元以內 午餐、晚餐 實報 實報 1．經濟特區(qū)元以內 2．一般地區(qū)元以內 1．經濟特區(qū)元以內 2．一般地區(qū)元以內 每日雜費 實報 實報 元以內 元以內 業(yè)務必要的開支 實報 實報 實報 實報 四、員工考勤登記表 填表日期： 姓名 所屬部門 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 上班時間 下班時間 上班時間 下班時間 上班時間 下班時間 上班時間 下班時間 上班時間 下班時間 五、年度考勤匯總表 姓名 所屬部門 出勤 天數(shù) 應出勤天數(shù) 請假（天數(shù)） 遲到、早退 備注 事假 病假 婚假 產假 其他 遲到累計時間 早退累計時間 六、員工請假申請單 姓名 所屬部門 填表日期 請假類別 □事假 □病假 □婚假 □產假 □喪假 □其他（請注明） 請假事由 請假時間 年 月 日～ 年 月 日 部門意見 人力資源部意見 總經理意見 七、員工加班申請表 姓名 所屬部門 填表日期 加班時段 □工作日加班 □周末假日加班 □法定節(jié)日加班 預定加班時間 年 月 日 時 分～ 年 月 日 時 分 加班事由 加班工作內容 加班地點 部門審批 人力資源部審批 總經理審批 八、員工出差申請表 姓名 所屬部門 職務 出差事由 出差時間 出差地點 出差期間工作安排 出差辦理事項簡述 出差費用預算 列明細 部門意見 人力資源部意見 總經理意見 九、差旅費報銷清單 姓名 職務 所屬部門 出差時間 出差時間累計 費用項目 金額（單位：元） 交通費 餐費 住宿費 通訊費 業(yè)務支出 其他 合計 十、公司會議記錄表 1．公司會議記錄表 一 時間 地點 主持人 填寫日期 會議名稱 會議組織部門 會議內容概要 參會人員 缺席人員 會議發(fā)言記錄 會議成果 記錄人 2．公司會議記錄表二 會議名稱 會議召開時間 地點 會議主持人 會議記錄人 參會人員 缺席人員 人員統(tǒng)計 1．應到人、實到人 2．缺席人員情況說明 會議內容 1．公司相關信息通知 2．工作總結與評估 部門 主要內容 發(fā)言人 3．會議討論或決議的事項 （1）討論的內容 （2）決策的事項 會議形成 的決議 十一、提案管理記錄表 提案編號 提案人 所屬部門 提案類別 □技術工藝 □設備 □行政人事 □其他（請注明） 提案事項 審核結果 □試用 □可以考慮 □不佳 實施結果 獎勵情況 十二、員工提案評定表 提案人 所屬部門 提案日期 評定日期 提案名稱及內容概要 提案評定 評定標準 評審意見 評分 經濟效益 應用范圍 成本收益分析 其他 審核小組綜合意見 總經理意見 十三、員工獎懲記錄表 姓名 所屬部門 獎懲事項描述 獎勵 懲處 表揚 獎金 記功 其他 警告 罰款 記過 其他 十四、員工違紀處理表 姓名 所在崗位 所屬部門 入職時間 主要違紀事實 所在部門意見及處理辦法 部門領導簽字： 日 期： 年 月 日 人力資源部門意見 部門領導簽字： 日 期： 年 月 日 相關領導意見 部門領導簽字： 日 期： 年 月 日 十五、會議管理流程 開始 與會各單位 召開會議部門 行政部 提出會議召開申請 結束 ①會議準備 會議通知 接受 接受邀請 ②會議服務 按時參會 按時參會 形成會議決議和文件 ③會后管理 十六、出差管理流程 編制出差 管理制度 審批 執(zhí)行 ①填寫員工出差單 辦理手續(xù) 出差 ②提供相關報銷憑證 檢查核對 簽字批準 ③付款 收款 備案 ④填寫出差報告書 簽字 檢查 ④辦理手續(xù) 檢查 存檔 結束 開始 行政部 公司高層 財務部 出差人員所在部門 出差人員 工作交接 審批 審批 審批 審批 審批 十七、提案管理流程 各職能部門 行政部 制定提案 管理制度 ①員工提案 信息收集 提供信息 ②提案 匯總、審核 審核 提案實施 獎勵提案人 提案實施效果評估 結束 開始 監(jiān)督執(zhí)行 公司高層 十八、會議工作評估表 評估內容 評估意見 會議準備 1．時間安排的合理性 2．會場布置 （1）燈光效果 （2）音響效果 （3）座次安排 3．邀請函的制作 會議進行 1．準時開會 2．議題明確 3．會議氣氛議題明 4．后勤服務供應 （1）茶水、飲料供應 （2）人員就餐安排 （3）休息室的安排 （4）住宿安排 5．臨時突發(fā)性狀況的處理 會后工作 1．會議決策擬草的及時性 2．會議決策的執(zhí)行 3．費用開支 4．其他 第五章 安全保密管理 一、安全主管崗位職責 職責1 安排值班，保障公司財產物資安全 職責3 進行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏 職責4 進行公司信息系統(tǒng)維護和管理，保證資源內部共享和安全 職責5 進行公司治安制度設計，保障公司內部安全 職責6 進行消防管理，避免重大火災事故的發(fā)生 職責2 進行員工出入管理，保障員工安全 二、安全專員崗位職責 職責1 具體安排公司值班人員和年度值班排班計劃 職責3 對公司的重要信息進行專門管理 職責4 維護公司信息系統(tǒng)，保證公司信息安全 職責5 處理公司內部的治安事件 職責6 隨時進行消防檢查，保障消防安全 職責2 制定人員出入管理規(guī)定，保障員工工作時間內的人身安全 三、電梯設備巡視記錄表 巡 視 時 間 備 注 電 梯 編 號 序號 運行監(jiān)控項目 1 機房溫度、濕度 2 曳引電動機溫度、潤滑油、緊固情況 3 減速箱油位油色、連軸器緊固情況 4 限速器、機械選層器運行情況 5 控制柜的繼電器工作情況 6 制動器 7 變壓器、電抗器、電阻器 8 對講機、警鈴、應急燈 9 轎箱內照明、風扇 10 廳外轎內指層燈及指令按鈕 11 廳門及轎門踏板清潔 12 開關門有無異常 13 井道底坑情況 14 各種標示物及救援工具情況 15 電梯運行舒適感 電梯值班員： 負責人： 四、電梯維修保養(yǎng)記錄 1．電梯月維修保養(yǎng)記錄 維修保養(yǎng)項目 清理 檢查 調查 記錄 不良情況部分記錄及處理結果 機房 1 曳引輪清潔 2 限速器及電器接點檢查 3 制動閘瓦磨損檢查 4 選層器詳查 5 控制柜各機電接點清潔，各接觸器、繼電器電阻 機身及井道 1 干電池、蓄電池檢查 2 內外門耦合檢查、清掃、注油 3 內外吊門輪、限位輪，外門關閉器，路軌檢查清掃 4 內外門閘鎖及門聯(lián)鎖開關內部及接點清潔 5 門聯(lián)鎖接線檢查 6 接合板裝置 7 各種開關接點檢查 8 鋼帶清掃，抹油，鋼帶開關檢查 9 限速鋼絲抹試 10 井底各設備檢查，清掃，抹油 維修保養(yǎng)人 驗證人 2．電梯季維修保養(yǎng)記錄 維修保養(yǎng)項目 清理 檢查 調查 記錄 不良情況部分記錄及處理結果 機房 1 電動機冷卻風扇注油 2 電源總開關 3 控制盤、訊號盤清掃，緊引線螺絲 機身及井道 1 門機各裝置箱內部檢查 2 門電機、電阻箱、接點盒內部檢查 3 門機械牙箱、連桿、鏈條、皮帶檢查 4 加軌裝置與路軌間隙檢查 5 檢查主鋼絲的磨損、清潔、張力平衡 6 轎廂風扇檢查及清潔 7 底坑緩沖器油量檢查及清潔 維修保養(yǎng)人 驗證人 3．電梯年維修保養(yǎng)記錄 維修保養(yǎng)項目 清理 檢查 調查 記錄 不良情況部分記錄及處理結果 機房 1 減速箱換油 2 各種潤滑油更換 3 電動機定子、轉子氣隙測量 4 曳引輪槽磨損情況檢查 5 制動器解體大修及線圈電流測定 機身及井道 1 選層器牙箱換油 2 安全系統(tǒng)及限速器動作試驗 3 安全器及夾軌拆卸、清洗 4 曳引機、行車速度、平衡裝置檢測 5 制動盤各接線螺絲固定 6 門電機牙箱、潤滑油更換 7 中途箱，轎底接線箱螺絲緊固 8 主纜、保險纜加纜油 9 井道內各路軌、各腰刀等牢固 10 井底油壓緩沖器清洗換油，有效動作確定 11 井道內及井底大掃除 12 勞動局電梯年檢 維修保養(yǎng)人 驗證人 五、值班登記日志表 部 門 職 稱 姓 名 時 間 巡 查 時 間 檢 查 及 處 理 事 項 加 班 部 門 人 數(shù) 工 作 內 容 時 間 電 話 訪 客 貨物進出 收 發(fā) 備 注 六、保安執(zhí)勤日志表 年 月 日 廠長 總務室 主任 保安 隊長 次數(shù) 1 2 3 4 5 6 7 報告事項 責任 簽名 巡邏 內勤 巡邏 內勤 巡邏 內勤 巡邏 內勤 巡邏 內勤 巡邏 內勤 巡邏 內 勤 打卡 時間 安全聯(lián)絡 1 2 3 4 5 異常 報告 七、外出員工登記表 年 月 日 所屬部門 姓名 入廠時間 出廠時間 事由 備注 登記者 八、來賓出入登記表 訪問時間：